Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần dệt may hòa khánh đà nẵng

Hiện nay, nghiên cứu về vấn đề này c các đề tài mà tác giả tham khảo như sau : Đề tài của tác giả Bùi Minh Nam 2010: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công t

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu , kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Hải

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của đề tài 4

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP 9

1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 9

1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ 9

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 12

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 14

1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền 14

1.2.2 KSNB chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 16

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 30

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 30

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 31

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán của Công ty 35

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA

KHÁNH ĐÀ NẴNG 39

2.2.1 Môi trường kiểm soát 39

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty 45

2.2.3 Quy trình kiểm soát thực tế chu tr nh án hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng 48

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY 65

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 67

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 68

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 68

3.2 GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG 68

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 68

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 70

3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát 71

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 84

KẾT LUẬN 85

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO).

TK : Tài khoản

Bảng 3.7 Bảng phân tích t nh h nh nợ phải thu khách

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức ộ máy quản lý của công ty 32 Hình 2.2 Sơ đồ ộ máy kế toán tại công ty 35 Hình 2.3 Tr nh tự ghi sổ theo h nh thức chứng từ ghi sổ 39 Hình 2.4 Sơ đồ kiểm soát xét duyệt đơn đặt hàng 49 Hình 2.5 Sơ đồ kiểm soát xét duyệt án chịu 51 Hình 2.6 Thủ tục lập và lưu chuyển H a đơn GTGT 53 Hình 2.7 Thủ tục lập, lưu chuyển phiếu thu (tiền án hàng) 63

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay với sự phát triển của đất nước và xu thế hội nhập toàn cầu đã

mở ra nhiều cơ hội, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước lớn mạnh song n cũng tạo ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp, uộc các doanh nghiệp phải luôn thay đổi cho phù hợp với t nh h nh mới Trong ối cảnh đ các doanh nghiệp n i chung và doanh nghiệp dệt may n i riêng, để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệu quả của công tác quản lý, phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ

để ắt kịp với sự phát triển của xã hội Để thực hiện tốt điều này th việc thiết lập và duy tr một hệ thống kiểm soát nội ộ trong đơn vị là một nhiệm vụ cần thiết

Kiểm soát nội ộ là công cụ quản lý do chính người quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của m nh Trong phạm vi cơ sở, kiểm soát nội ộ là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong tất cả các khâu của quá tr nh quản lý Nhằm đảm ảo cho các hoạt động đúng pháp luật và đạt được các kế hoạch, mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất và ảo đảm sự tin cậy của áo cáo tài chính Một hệ thống kiểm soát nội ộ vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích như giảm ớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai s t vô t nh gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ); ảo vệ tài sản không ị thất thoát, hư hỏng hay sử dụng sai mục đích; đồng thời đảm ảo quản lý, sử dụng tôi ưu các nguồn lực; kế hoạch, mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất và

ảo đảm sự tin cậy, tính chính xác của các số liệu kế toán và của Báo cáo tài chính Đảm ảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các

quy định của luật pháp, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ

Công tác kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng - thu tiền đặc iệt c ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp, tổ chức Bởi chu tr nh án hàng - thu tiền được xem là chu tr nh cuối cùng của quá tr nh sử dụng kinh doanh của doanh nghiệp N không những đánh giá hiệu quả của các chu tr nh trước

đ như chu tr nh tiền, tiếp nhận - hoàn trả vốn, mua hàng và thanh toán…

mà còn đánh giá hiệu quả của toàn ộ quá tr nh kinh doanh của doanh của doanh nghiệp

Công ty cổ phần dệt may Hoà Khánh - Đà Nẵng là doanh nghiệp nhà nước, công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dệt may; kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, phụ liệu, phụ tùng, hoá chất, thuốc nhuộm, thiết bị dùng trong ngành dệt ma

y, các mặt hàng tiêu dùng khác.Cũng giống như các doanh nghiệp dệt may khác, là công ty sản xuất và thương mại nên phát sinh rất nhiều nghiệp

vụ bán hàng - thu tiền Do đ , công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền đặc biệt c ý nghĩa trong hoạt động kinh doanh Vì nó bảo đảm cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, đúng theo mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đặt ra Ngoài ra, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu quả đồng vốn của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị Do đ , kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển, nó sẽ giúp nhà quản trị ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và kiểm soát chặt chẽ hơn

Việc tăng cường kiểm soát nội bộ đối với bán hàng - thu tiền vừa bảo

đảm tuân thủ các qui định của Nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực Kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý của ngành là một yêu cầu mang tính cấp thiết hiện nay

V vậy, tôi chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng” làm đề

tài nghiên cứu

2 Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng Từ đ , tìm ra những hạn chế còn tồn tại, trên cơ sở đ đưa ra những giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền cho Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu

Tìm hiểu và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu

tiền tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng

 Phạm vi nghiên cứu

Không gian nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu của luận văn được giới hạn ở toàn bộ Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng có trụ sở tại Lô B - Đường số 9 - Khu công nghiệp Hoà Khánh - Quận Liên Chiểu - Thành phố Đà Nẵng

Giới hạn nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu của luận văn được giới hạn ở công tác kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thu thập được dữ liệu cần nghiên cứu tôi đã sử dụng các phương pháp: quan sát, nghiên cứu tài liệu, phân tích, để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu, từ đ đưa ra các giải pháp

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình

vẽ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng -

thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng

Chương 3: Giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng - thu tiền của Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Ngày nay, kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả, áo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quy định Tuy nhiên, luôn tiềm ẩn rủi ro là có những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay ên thứ ba thực hiện gây ra thiệt hại hay giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức Việc xây dựng

hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong những biện pháp rất quan trọng vì chúng giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu Ở Việt Nam hiện nay là đa số các doanh nghiệp chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ hoặc chưa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu Kiểm soát nội bộ cũng là một nội dung quan tâm của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán hoạt động, kiểm toán báo cáo tài chính hay kiểm toán tuân thủ

Kiểm soát nội ộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai s t, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy tr nh được thiết lập Thông

thường, khi công ty phát triển lên th lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội

ộ cũng trở nên to lớn hơn v người chủ công ty sẽ gặp nhiều kh khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của ản thân

Đối với những công ty mà c sự tách iệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội ộ vững mạnh sẽ g p phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội ộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty c nhà đầu tư ên ngoài Các nhà đầu

tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty c rủi ro thấp hơn

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp cũng

là một nội dung hết sức quan trọng vì chu trình bán hàng - thu tiền là chu trình tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các nghiên cứu trước đây đã nghiên cứu rất nhiều về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh của công ty mà chúng ta có thể xây dựng các chu trình của hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty mà tác giả muốn đề cập đến là công ty sản xuất và thương mại Vì vậy, tác giả nghiên cứu sâu vào chu trình bán hàng và thu tiền của kiểm soát nội bộ Hiện nay, nghiên cứu về vấn đề này c các đề tài mà tác giả tham khảo như sau :

Đề tài của tác giả Bùi Minh Nam (2010): “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Kim khí miền Trung” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Luận văn đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị, chỉ ra mặt đã đạt được và những vấn đề còn hạn chế của công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Từ đ , đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng -

thu tiền tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót, gian lận để góp phần vào sự phát triển của Công ty

Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010): “ Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quảng Ngãi ” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Đề tài này tác giả đã sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng minh để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu Tác giả đã nêu được một số đặc thù trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp viễn thông có ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Ngoài ra, tác giả đi sâu vào nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại trong đơn vị Từ

đ , tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi Nhưng luận văn chỉ chủ yếu tập trung nghiên cứu hoạt động cung cấp dịch vụ và thu cước viễn thông

Đề tài của tác giả Phan Thị Mỹ Liên (2011) : “Tăng cường kiểm soát nội

bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty cổ phần gạch men Cosevco 75 B nh Định” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành

kế toán, Đại học Đà Nẵng Luận văn nghiên cứu tình hình kiểm soát nội bộ, đưa ra những mặt yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ tại đơn vị, từ đ đưa ra những giải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền tại đơn vị

Đề tài của tác giả Phan Thị Diệp Anh (2012): “Hoàn thiện kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dịch vụ hàng không Masco” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Luận văn tổng hợp các lý luận liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dịch vụ hàng không Masco, qua đ đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nộ bộ tại Công ty.Tuy nhiên, hạn chế của đề tài chủ yếu là đi sâu nghiên cứu kiểm soát hoạt động kinh doanh suất ăn tàu ay, vận tải hành khách và kinh doanh bách hóa tổng hợp

Đề tài của tác giảĐỗ Thị Thanh Lan (2012) : “Tăng cường kiểm soát nội

ộ chu tr nh án hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Pymepharco” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Luận văn đã đi sâu nghiên cứu được thực trạng công tác kiểm soát nội ộ chu tr nh

án hàng thu tiền để đưa ra những hạn chế và trên cơ sở đ tác giả đã đưa ra giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng và thu tiền áp dụng tại công ty như : Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng; thủ tục kiểm soát công tác thẩm định khách hàng , công tác lập h a đơn

và giao hàng , ghi nhận doanh thu , nợ phải thu và hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu tiền án hàng

Đề tài của tác giả Trần Thị Thu Phường (2013) : “Tăng cường kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng và thu tiền tại Công ty Sữa đậu nành Việt Nam - Vinasoy” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Đề tài nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội ộ chu

tr nh án hàng thu tiền để đưa ra những hạn chế và trên cơ sở đ tác giả đã đưa ra giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng và thu tiền áp dụng tại công ty như sau : Hoàn thiện môi trường kiểm soát , hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội ộ cũng như hoàn thiện công tác kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng thu tiền tại Công ty

Nhìn chung, hầu hết các luận văn nghiên cứu lĩnh vực hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đều nhằm mục đích đưa ra những vấn đề về rủi ro và những sai sót còn tồn tại trong đơn vị, và từ những vấn đề

đã nghiên cứu được, các tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình này ở các công ty

Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng là một công ty có kênh phân phối lớn, doanh thu cao nên cần phải kiểm soát chặt chẽ nhưng chưa c đề tài nghiên cứu về vấn đề này Do đ , luận văn sẽ tập trung nghiên cứu vấn đề

“Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ

phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng”

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO - Committee of Sponsoring Organization): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản

lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, n được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đ là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự

kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong hoạt động của tổ chức KSNB sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một

bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức

- Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đ là

Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau Một hệ thống

KSNB chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức

- Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB như: sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên

hệ thống KSNB

- Các mục tiêu: mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt

được để từ đ xác định các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị ra thành ba nhóm:

+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

+ Nhóm mục tiêu về BCTC: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp

+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các quy định

Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu trên Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống KSNB của đơn vị

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo định nghĩa trên th hệ thống KSNB được thiết lập nhằm mục đích cuối cùng là kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp để ngăn chặn gian lận, tránh rủi ro, sai sót và hoạt động có hiệu quả Vậy mục tiêu của hệ thống KSNB gồm những nội dung sau:

- Mục tiêu về hiệu quả: Mục tiêu này c nghĩa là hệ thống kiểm soát nội

bộ phải hướng tới việc tối đa h a hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hợp lý nhất các tài sản và các nguồn lực khác đồng thời giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro, thua lỗ Với mục tiêu này, hệ thống kiểm tra nội bộ phải được xây dựng sao cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp sẽ nỗ lực đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các phương thức có hiệu quả nhất, hạn chế các chi phí vượt mức ngoài mong muốn và không đặt quyền lợi khác lên trên lợi ích của doanh nghiệp

- Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp: Một

hệ thống kiểm soát nội bộ phải đưa ra được các biện pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời, n cũng phải đảm bảo sự tương xứng giữa những rủi ro với mức vốn, với phạm vi, qui mô hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và các nguồn lực của doanh nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng trái phép hoặc chống mất mát để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, có hiệu quả

- Mục tiêu về thông tin tài chính-kế toán: Mục tiêu này c nghĩa là hệ

thống KSNB tốt phải bảo đảm cho hệ thống thông tin báo cáo của doanh nghiệp phải chính xác, trung thực, hợp lý, hợp pháp, và cập nhật đầy đủ để doanh nghiệp có thể đưa ra được các quyết định, chính sách kịp thời, đúng đắn và có hiệu quả Cụ thể hơn, hệ thống kiểm soát nội bộ phải bảo đảm sự

tin cậy, chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh, các quyết toán, báo cáo tài chính hằng năm, các hồ sơ, sổ sách kế toán khác, các báo cáo giải

tr nh trước cổ đông, các cơ quan quản lý, các đối tác để khi các thông tin này được gửi tới Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đông, cơ quan quản lý giám sát thì những người nhận thông tin này có thể đưa ra được các quyết định chính xác

- Mục tiêu tuân thủ: Tức là hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo cho

toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật, phù hợp với yêu cầu của việc giám sát cũng như phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của doanh nghiệp

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

Theo COCO, KSNB bao gồm 5 bộ phận hợp thành: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức, tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận (thành phần) còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Nó thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành …

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể

đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, marketing, tài chính và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị Hoạt động kiểm soát bao gồm:

- Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát

- Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát

d Thông tin và truyền thông

- Thông tin: Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải

có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đ

có trách nhiệm kiểm soát) Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải đƣợc xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên một cách kịp thời và thích hợp Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đ chứa đựng những thông tin tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp Một thông tin có thể đƣợc dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, nhƣ để lập BCTC, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay đƣợc dùng để điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- Truyền thông: là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết

tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Bản thân mỗi hệ thống thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có nhƣ vậy thì những thông tin đã đƣợc thu thập và xử lý mới có thể đến đƣợc với các đối tƣợng có nhu cầu để giúp họ thực hiện đƣợc trách nhiệm của mình

e Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lƣợng của hệ thống KSNB theo thời

gian Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB càn được phát hiện kịp thời để

có biện pháp khắc phục Giám sát bao gồm: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN

1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền

a Nội dung của chu trình bán hàng - thu tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sỡ hữu hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán Chu trình bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của khách hàng và chấm dứt bằng sự chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền Vậy, chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng

Nguyên tắc để ghi nhận doanh thu trong chu trình bán hàng và thu tiền: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 - Doanh thu của doanh nghiệp được ghi nhận khi thõa mãn đồng thời các điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền

sở hữu sản phẩm, hàng h a cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như người sở hữu sản phẩm, hàng hóa hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp sẽ thu hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

b.Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền

Theo định nghĩa trên, thì ta có thể khái quát hai chức năng chính của chu trình bán hàng - thu tiền đ chính là cung cấp, thực hiện công việc bán sản phẩm cho khách hàng và chức năng theo dõi thanh toán Trong đ ao gồm các chức năng cụ thể sau:

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu

- Triển khai, thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng

- Chuẩn bị hàng giao

- Giao hàng ( lập phiếu xuất kho, xuất kho, vận chuyển)

- Lập h a đơn

- Nhận tiền ( nếu khách hàng trả tiền ngay)

- Ghi sổ doanh thu, ghi sổ tiền mặt, ghi sổ khoản phải thu (nếu khách hàng chưa thanh toán ngay) Và chuẩn bị lập báo cáo

c Mục đích của chu trình bán hàng - thu tiền

Mục đích thiết yếu của chu trình bán hàng- thu tiền là để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi sản phẩm hay dịch vụ đến khách để thu tiền Những mục tiêu điển hình trong mục đích khái quát này là:

- Ghi lại đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác

- Lập danh sách các khách hàng thích hợp được hưởng ưu đãi tín dụng

- Giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đúng theo thỏa thuận

- Bảo quản hàng h a đến khi giao hàng cho khách hàng

- Xuất h a đơn đúng lúc và đúng cách

- Ghi h a đơn chính xác

- Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu chính xác vào tài khoản, sổ sách

- Theo dõi, quản lý các khoản phải thu chưa thu được

1.2.2 KSNB chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

a Mục tiêu kiểm soát đối với chu trình bán hàng - thu tiền

Bán hàng - thu tiền là một chu trình rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, bởi vì nó là hoạt động thường xuyên,

c liên quan đến tài sản và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, cần có những mục tiêu kiểm soát đặt ra đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp Những mục tiêu kiểm soát như sau:

- Doanh thu được ghi sổ là phải có thật, dựa trên những minh chứng hợp

lý và c căn cứ (tính có thật)

- Các nghiệp vụ án hàng trước khi thực hiện phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn)

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ)

- Doanh thu ghi sổ phải được tính đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá)

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại)

- Doanh thu phải được ghi sổ, phản ánh đúng lúc (đúng kỳ)

- Các khoản phải thu khách hàng phải được tính toán và ghi sổ chính xác, được phân loại theo từng khách hàng (sự đánh giá và sự phân loại)

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được chuyển sổ và được tổng hợp chính xác

- Khoản phải thu phải được quản lý chặt chẽ sao cho có thể thu hồi được

nợ nhanh chóng và không thất thoát

b Những rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

* Rủi ro về nhận đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà

có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp Người không có nhiệm vụ nhận đơn đặt hàng lại nhận

* Rủi ro về tín dụng: Nhân viên bán hàng có thể tự ý chấp nhận quá

nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và

do đ làm cho doanh nghiệp phải chịu rủi ro tín dụng quá mức

* Rủi ro về giao hàng: Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng

hàng hoặc quy cách hàng hóa không chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hoá đã giao, vì vậy khách hàng có thể đòi trả lại hàng hoặc đòi giảm giá hàng bán dẫn đến công ty bị thiệt hại do những chi phí đ gây ra Rủi ro giao hàng cũng c thể là nhân viên bán hàng cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy sản xuất của công ty không thể đáp ứng được dẫn đến không thể giao hàng đúng thời hạn như đã cam kết với khách hàng

* Rủi ro về lập hóa đơn: Rủi ro do nhân viên lập h a đơn c thể quên lập

một số h a đơn cho hàng đã giao, lập sai h a đơn hoặc lập một h a đơn thành hai lần hoặc lập h a đơn khống trong khi thực tế không giao hàng

* Rủi ro về thanh toán: Rủi ro này có thể xảy ra khi kế toán không ghi sổ

hoặc ghi chậm số tiền mà khách hàng đã thanh toán, hoặc ghi sai khách hàng

đã thanh toán Rủi ro về thu tiền cũng c thể là do thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt

đ được ghi nhận doanh thu

c Tổ chức thông tin phục vụ KSNB chu trình bán hàng - thu tiền

* Tổ chức hệ thống chứng từ

Để hệ thống chứng từ trong chu trình bán hàng - thu tiền phản ánh các thông tin nghiệp vụ kinh tế chính xác nhất thì doanh nghiệp phải tổ chức một

hệ thống chứng từ khoa học, hợp lý Việc sắp xếp, phân loại, tiếp nhận, xử lý

và xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ là rất quan trọng đối với doanh nghiệp và cũng chính là thủ tục kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Thông tin

số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính

trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong chu trình bán hàng - thu tiền phản ánh vào chứng từ kế toán c ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình này tại doanh nghiệp Cần phải đảm bảo rằng các chứng từ lập ra đúng theo qui định của chế độ kế toán và quy định của doanh nghiêp, các chứng từ phải phản ánh trung thực các thông tin, phải c đầy đủ chữ ký của người lập chứng từ, người ký duyệt, người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền Để đảm bảo việc luân chuyển chứng

từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.Các chứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Lệnh bán hàng

- Phiếu xuất kho

- Vận đơn, h a đơn vận chuyển

- H a đơn án hàng, hoặc h a đơn GTGT

- Các chứng từ liên quan đến việc phê chuẩn bán chịu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chấp nhận hàng bán bị trả lại

- Hóa đơn hàng án trả lại của bên mua, h a đơn điều chỉnh các khoản giảm trừ doanh thu, biên bản trả lại hàng

- Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, séc thanh toán, thư tín dụng (trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa)

* Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản được sử dụng trong chu trình bán

hàng-thu tiền gồm:

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ

- TK 521: Chiết khấu thương mại

- TK 531: Hàng bán bị trả lại

- TK 532: Giảm giá hàng bán

- TK 131: Phải thu khách hàng

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

- TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Ngoài ra, theo yêu cầu quản lý, kiểm soát của từng doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể chi tiết từng tài khoản sao cho phù hợp với đặc điểm quản lý và có thể kiểm soát tốt cho doanh nghiệp mình

Sổ sách kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên

chứng từ và sau đ sẽ là trên sổ sách kế toán Vì thế mà sổ sách kế toán cả chi tiết và tổng hợp đều có tác dụng kiểm soát các nghiệp vụ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp tuy nhiên phải tuân thủ theo quy định của bộ tài chính Mỗi hình thức tuy có khác nhau xong dù sử dụng hình thức nào th cũng đòi hỏi sổ sách sử dụng phải đồng bộ Trình tự ghi sổ phải được quy định trước để tạo thành một yếu tố kiểm soát có hiệu lực Và trong chu trình bán hàng-thu tiền

th cũng phải đảm bảo được những yêu cầu này, c như vậy thì hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mới có tác dụng

* Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong chu trình

Các bảng báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng - thu tiền nhằm cung cấp các thông tin tổng hợp phục vụ cho kiểm soát nội bộ trong chu trình và cho công tác kế toán, công tác kiểm tra, quản lý Các áo cáo này thường được lập vào cuối mỗi tháng, hoặc mỗi quý Các báo cáo trong chu trình bán

hàng - thu tiền gồm:

- Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản trong chu trình

- Báo cáo số lượng hàng bán ra trong tháng (quý)

- Báo cáo số dư công nợ của khách hàng

- Báo cáo doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong tháng (quý)

- Báo cáo thuế GTGT đầu ra

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán cung cấp các thông tin cho cả bên trong lẫn bên ngoài của doanh nghiệp Người sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và trung thực của các thông tin trên các áo cáo để ra quyết định quản lý, đầu tư Việc này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chính sách và thủ tục KSNB thích hợp để duy trì việc cung cấp thông tin kế toán chính xác và trung thực

Vì vậy nên việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB bán hàng thu tiền cũng không kém phần quan trọng đối với doanh nghiệp Đ cũng là yêu cầu thiết yếu của hệ thống KSNB nói riêng với chu trình bán

hàng-thu tiền và n i chung đối với hệ thống KSNB của toàn doanh nghiệp

d Quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền

* Nhận và kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng

Kiểm soát nội bộ trong giai đoạn này chính là để tránh những trường hợp xảy ra như: ộ phận bán hàng chấp nhận đơn hàng của khách hàng khi các điều kiện ghi trên đơn hàng không rõ ràng, chấp nhận đơn đặt hàng khi hàng không c để đáp ứng, khách hàng đặt hàng là không có thực

Vì vậy, để kiểm soát được những sai sót, gian lận có thể xảy ra, doanh nghiệp cần thiết lập các thủ tục kiểm soát trong giai đoạn này là:

- Kiểm tra đơn đặt hàng phải có chữ ký của người có thẩm quyền của đơn vị mua và có con dấu

- Trường hợp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, điện tín, email, fax thì cần có những thủ tục để đảm bảo tính pháp lý về việc đặt hàng của khách hàng

- Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng thì bộ phận có thẩm quyền phải xem xét số lượng hàng c còn để đáp ứng hay không

- Chỉ bộ phận có thẩm quyền mới được xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã

- Đơn đặt hàng trước khi in ra phải báo lại cho khách hàng và phải được người có thẩm quyền ở doanh nghiệp phê duyệt

- Khi đã chấp nhận đơn đặt hàng hoặc không chấp nhận với các điều kiện trong đơn đặt hàng thì cần áo cho khách hàng để tránh tranh chấp

- Trong trường hợp quan trọng cần ký kết hợp đồng kinh tế

* Xét duyệt bán chịu

Việc mua hàng chưa thanh toán ngay rất phổ biến đối với các doanh nghiệp Việc bán chịu dẫn đến khá nhiều rủi ro cho doanh nghiệp khi khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc cố ý không thanh toán vì vậy nên việc kiểm tra tín dụng, xét duyệt bán chịu là rất quan trọng V lý do đ nên trong thực tế các doanh nghiệp đều rất chú trọng ước này, mỗi doanh nghiệp đều xây dựng cho mình một chính sách bán chịu phù hợp Để kiểm soát trong việc xét duyệt bán chịu này doanh nghiệp cần chú ý các thủ tục sau:

- Doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách bán chịu rõ ràng, nó phải phù hợp với khách hàng, và với từng điều kiện cụ thể

- Cần có bộ phận xét duyệt bán chịu và bộ phận này phải đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng

- Doanh nghiệp nên lập danh sách những khách hàng thường giao dịch, khách hàng có uy tín, cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng để tránh rủi ro khách hàng không thanh toán được

- Doanh nghiệp cũng c thể yêu cầu khách hàng thế chấp hay ký quỹ nếu khách hàng đ là khách hàng mới, doanh nghiệp chưa nắm rõ thông tin tài chính

* Xuất kho và chuyển giao hàng hóa

Kiểm soát nội bộ trong giai đoạn này nhằm để tránh những rủi ro, gian lận xảy ra như: hàng giao không đúng theo yêu cầu trong đơn hàng, người không có thẩm quyền tự ý xuất hàng, thủ kho và người nhận hàng có thể thông đồng với nhau, người không có ủy quyền của người mua lại tự ý đến nhận hàng và doanh nghiệp đã xuất hàng không đúng đối tượng mua Các thủ tục kiểm soát thường áp dụng trong việc chuyển giao hàng hóa này là:

- Cần quy định phải c đầy đủ chứng từ liên quan đến việc xuất kho hàng như đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho thì thủ kho mới được xuất hàng cho bộ phận gửi hàng ( bộ phận bán hàng), hoặc người mua

- Trên phiếu xuất kho phải c đầy đủ chữ ký của người lập, người ký duyệt, người nhận, thủ kho

- Để kiểm soát tốt, phiếu xuất kho ít nhất phải lập được 3 liên: 1 liên lưu

ở bộ phận bán hàng, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi hàng tồn kho Nếu khách hàng có yêu cầu thì cần lập thêm 1 liên để giao cho khách hàng nếu tại đơn vị của khách hàng có yêu cầu đối chiếu giữa H a đơn GTGT và phiếu xuất kho (tại kho người bán ) về số lượng hàng mua

- Bộ phận có nhiệm vụ gửi hàng phải lập chứng từ vận chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng

- Trên chứng từ vận chuyển phải bao gồm các thông tin về quy cách, chủng loại, số lượng hàng và những thông tin có liên quan

- Chứng từ vận chuyển cũng là cơ sở để lập h a đơn

- Để tránh gian lận và sai sót xảy ra trong khâu gửi hàng, thì doanh nghiệp nên lập một bộ phận gửi hàng độc lập

* Lập hóa đơn

Đây chính là chứng từ quan trọng nhất trong chu trình bán hàng - thu tiền này,

nó cung cấp thông tin về tổng giá trị giao dịch và phục vụ cho việc ghi sổ doanh thu, khoản nợ phải thu của kế toán Vậy nên cần kiểm soát quá trình lập hoá đơn Biện pháp này giúp hạn chế được khả năng sai s t trong quá tr nh lập và vào sổ các chứng từ, đồng thời hạn chế gian lận cố tình lập hoá đơn khống Các thủ tục kiểm soát nội bộ thường áp dụng khi lập h a đơn đ là:

- Cần phải kiểm tra các chứng từ liên quan trước khi lập h a đơn

- Giá hàng án ghi trên h a đơn phải được dựa trên bảng giá của đơn vị

để tránh trường hợp gian lận xảy ra Số tiền ghi trên h a đơn phải tính cho từng loại hàng và phải tính tổng số tiền của cả h a đơn

- H a đơn trước khi được xuất cho khách hàng phải có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (bên bán) và của khách hàng Có con dấu của doanh nghiệp Và cuối cùng trước khi gởi cho khách hàng, h a đơn phải được kiểm tra tính lại thử đúng chưa, c đúng số tiền không, c đúng giá với bảng giá của doanh nghiệp không

- Doanh nghiệp có thể lập h a đơn án hàng, h a đơn GTGT, tuy nhiên đều phải lập ít nhất 3 liên: liên gốc lưu tại phòng kế toán để theo dõi doanh thu và nợ phải thu, liên thứ 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng nội bộ, tức là chuyển cho bộ phận án hàng để theo dõi hàng bán ra, doanh thu H a đơn phải được đánh số thứ tự để theo dõi được

* Ghi sổ doanh thu bán hàng

Quá trình ghi sổ doanh thu phải được căn cứ bằng các minh chứng cụ thể như hoá đơn án hàng, chứng từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê chuẩn của khách hàng Các nghiệp vụ bán hàng cần được ghi sổ doanh thu

đúng đắn, trung thực và hợp lý, đúng với quy định Vậy để kiểm soát việc ghi

sổ doanh thu bán hàng thì cần có những thủ tục kiểm soát nội bộ:

- Trước hết cần xem xét tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của doanh thu ghi sổ: doanh thu án hàng được xem là có thật khi nghiệp vụ bán hàng thực

tế có xảy ra Việc ghi sổ doanh thu phải căn cứ vào h a đơn án hàng, chứng

từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê duyệt của khách hàng H a đơn được ghi sổ đã được lập đúng theo quy tr nh, quy định đã được đề ra tại doanh nghiệp hay chưa Nếu các thủ tục kiểm soát việc lập h a đơn đã được thực hiện đầy đủ thì kế toán mới căn cứ vào h a đơn để tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng

- Tất cả các nghiệp vụ bán hàng xảy ra đều phải được ghi sổ, việc ghi sổ phải đúng số lượng, chủng loại của hàng h a đã án và h a đơn án hàng đã được lập Để có thể kiểm soát tốt thì cuối tháng doanh nghiệp phải cho một người kiểm tra độc lập kiểm tra việc ghi sổ của kế toán, tính toán, cộng dồn

c đúng hay không, và c đúng với số trên các h a đơn án hàng trong tháng, đối chiếu định kỳ với sổ cái, sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin Việc đánh số thứ tự các h a đơn cũng rất giúp ích cho việc kiểm soát ghi sổ doanh thu này Và cần phải đối chiếu bảng báo cáo doanh thu bán hàng của bộ phận bán hàng và kế toán doanh thu vào cuối mỗi tháng

- Cần tách biệt chức năng ghi sổ doanh thu bán hàng với chức năng ghi

sổ thu tiền từ doanh thu bán hàng

- Việc ghi sổ doanh thu phải được tiến hành theo nguyên tắc cập nhật đảm bảo ghi sổ đúng theo thời gian phát sinh nhằm ngăn ngừa việc bỏ sót nghiệp vụ Bên cạnh đ nếu doanh thu không được ghi đúng kỳ sẽ ảnh hưởng đến việc kê khai doanh số án để tính thuế dẫn đến sai phạm Nếu có sự chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ thì có thể chứa đựng khả năng gian lận trong việc sử dụng tiền bán hàng

* Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Để tránh gian lận sai s t trong trường hợp này như nhân viên án hàng

đã iển thủ khoản chiết khấu thương mại của khách hàng, nhân viên gian lận biển thủ số tiền giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán hoặc bộ phận bán hàng không ghi sổ các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu, người không có thẩm quyền tự ý duyệt các khoản giảm trừ doanh thu, không c h a đơn hàng trả lại nhưng kế toán vẫn ghi Vì vậy, các thủ tục kiểm soát nội bộ trong trường hợp này đ là:

- Doanh nghiệp cần quy định chính sách chiết khấu thương mại, giảm giá hàng án rõ ràng Trước khi nhân viên bán hàng chiết khấu hay giảm giá hàng bán cho khách hàng thì phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền Phải quy định rõ ràng hình thức chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán là trên

h a đơn hay ngoài h a đơn Nếu phát sinh ngoài h a đơn, doanh nghiệp phải lập h a đơn điều chỉnh và ghi rõ là điều chỉnh theo h a đơn nào

- Doanh nghiệp cần quy định các chính sách liên quan đến hàng bán bị trả lại, khi thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền mới được thực hiện

- Yêu cầu bên mua khi xuất hàng trả lại cho doanh nghiệp phải lập hóa đơn ghi rõ: hàng trả lại cho ên án do không đúng quy cách, chất lượng, hoặc cùng với bên bán lập biên bảng hàng bán trả lại trong đ ghi rõ: loại hàng, số lượng, quy cách, giá trị của số hàng trả lại

- Kế toán không được ghi sổ giảm trừ doanh thu các khoản chiết khấu thương mại, gảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại khi chưa c đầy đủ chứng

từ chứng minh như và chưa c sự phê duyệt

- Cần có một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng và kế toán, chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, khấu trừ các khoản nợ phải thu có liên quan đến các khoản giảm trừ doanh thu

* Theo dõi thanh toán

- Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay:

Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong trường hợp này đ là:

- Cần phân chia trách nhiệm rõ ràng đối với người án hàng và người thu tiền

- Nếu tại doanh nghiệp có bán lẻ hàng hóa thì cần yêu cầu bộ phận bán hàng lập báo cáo bán hàng hằng ngày và đối chiếu với số tiền mà bộ phận này nộp vào quỹ trong ngày hôm đ

- Để đảm bảo các khoản tiền đã ghi sổ là thực tế đã nhận được thì cần phải cách ly trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và ghi sổ sách; phân công nhiệm vụ đối chiếu các khoản đã thu tiền với phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng

- Yêu cầu các khoản tiền mặt thu được phải ghi sổ đúng thời hạn để ngăn ngừa việc biển thủ tiền hoặc sử dụng tiền của doanh nghiệp vào mục đích riêng Các biện pháp có thể sử dụng như: đưa ra quy định bắt buộc các nghiệp

vụ thu tiền phải được ghi sổ hằng ngày khi có chứng từ chứng minh và phải

cử nhân viên độc lập kiểm soát việc ghi sổ và thu tiền

- Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi

sổ các khoản phải thu và sổ quỹ; gởi đều đặn các bảng cân đối thu tiền cho khách hàng; đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với sổ nhật ký thu tiền; tiến hành cộng tổng trên các sổ nhật ký thu tiền và sổ quỹ đối chiếu với sổ cái Việc tổng hợp chính xác sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, có thể ngăn ngừa và phát hiện sai phạm

- Đối với nghiệp vụ bán chịu:

Khi xảy ra nghiệp vụ bán chịu ở doanh nghiệp thì sẽ hình thành nên khoản phải thu khách hàng, nên các thủ tục kiểm soát được áp dụng trong việc quản lý các khoản phải thu này như sau:

- Việc ghi sổ các khoản phải thu phải căn cứ vào các chứng từ liên quan Cần tách riêng công việc liên quan đến ghi chép công nợ với việc tiếp cận các khoản thanh toán của khách hàng

- Yêu cầu bộ phận xét duyệt bán chịu, hoặc kế toán công nợ khách hàng định kỳ phải lập báo cáo nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng, từng nhóm tuổi nợ để kiểm soát được nợ quá hạn, nợ đến hạn mà khách hàng chưa thanh toán để có biện pháp đòi nợ

- Đối chiếu số tiền khoản phải thu ghi chép trong sổ với số tiền ghi trên

h a đơn án hàng, với bản giá án đã được duyệt Yêu cầu nhân viên phải ghi chép hằng ngày khi có chứng từ chứng minh nghiệp vụ Để có thể quản lý tốt các khoản phải thu th đòi hỏi phải ghi chép đúng thời gian, quản lý theo dõi thời hạn nợ để thu hồi nợ một cách tốt nhất

- Định kỳ hằng tháng cần gửi thư thông áo t nh h nh nợ cho từng khách hàng để khách hàng đối chiếu với số tiền khách hàng nợ trong sổ kế toán của khách hàng để tránh sai sót xảy ra

- Cần phân công trách nhiệm giữa người lập h a đơn, theo dõi công nợ, đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết công nợ

- Nếu khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản qua ngân hàng hoặc bằng séc thanh toán Cần phân chia trách nhiệm giữa người liệt kê séc nhận được hoặc giấy báo có của ngân hàng với người nộp séc vào ngân hàng, người thu tiền và người ghi sổ các khoản phải thu đã được trả đ (kế toán công nợ)

- Cuối kỳ, cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu còn lại để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Để đảm bảo tính khách quan và chính xác, các bảng cân đối này nên phân công cho người độc lập đến việc ghi sổ doanh thu bán hàng, thu tiền, và

kế toán công nợ để lập ra

* Lập dự phòng phải thu khó đòi

Nếu ở doanh nghiệp khi các khoản nợ đã được thông áo đến khách

hàng nhưng vẫn không nhận được tiền và các khoản phải thu này đã quá hạn

thì cần phải lập dự phòng Biện pháp kiểm soát trong trường hợp này đ là

cần phân loại nợ quá hạn theo độ tuổi.Và sau đ là trích lập dự phòng theo tỉ

lệ quy định cho các khoản nợ kh đòi và quá hạn này, yêu cầu là trước khi

trích lập phải có sự thẩm định của bộ phận theo dõi nợ và tình hình tài chính

của khách hàng, và cần phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền tại

doanh nghiệp Và cuối cùng cần tách biệt chức năng giữa người phân loại nợ

kh đòi, quá hạn với người thẩm định và người trích lập dự phòng cho các

khoản nợ này

* Xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp không

thu được tiền vì thế để tránh sai sót phải c quy định chặt chẽ thủ tục xét

duyệt xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được Những thủ tục đ như là cần

có bộ phận thẩm định về lý do khách hàng không trả được nợ, phải căn cứ vào

những thông tin xác thực về tình hình tài chính hiện tại của khách hàng Sau

khi thẩm định cho thấy các khoản này là khó hoặc không có khả năng thu

được do công ty khách hàng bị phá sản hay vì một lý do bất khả kháng nào đ

th sau đ mới được xóa sổ các khoản nợ phải thu này Việc xóa sổ phải được

sự phê duyệt của hội đồng thẩm định nợ kh đòi được, giám đốc doanh

nghiệp và kế toán trưởng Tuy nhiên, trên thực tế th đối với những hợp đồng

có giá trị lớn doanh nghiệp luôn làm hợp đồng kinh tế và trong đ luôn yêu

cầu khách hàng thế chấp tài sản cho khoản nợ của khách hàng với doanh nghiệp

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, luận văn đã trình bày những vấn đề cơ ản nhất về kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp nói chung Thông qua chương 1, chúng ta có thể thấy được kiểm soát nội bộ đ ng một vai trò hết sức quan trọng trong quản lý và để xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ thật hiệu quả cần xây dựng một môi trường kiểm soát minh bạch, tổ chức thông tin kế toán khoa học, hợp lý và thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp, chặt chẽ Những vấn đề lý luận trong chương 1

là cơ sở quan trọng để tác giả nghiên cứu và phân tích tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng để

từ đ thấy được những hạn chế tồn tại cần khắc phục

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY

HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên Tiếng Việt : Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh - Đà Nẵng

Tên giao dịch quốc tế: Danang-Hoakhanh textile Joint stock company Tên viết tắt : DANATEX

Địa chỉ : Lô B - Đường số 9 - KCN Hoà Khánh - Quận Liên Chiểu - Thành phố Đà Nẵng

để hoàn chỉnh dây chuyền công nghệ, đưa vào sử dụng thêm 5 phân xưởng dệt mới, và nhiều loại thiết ị hỗ trợ khác, với tổng chi phí đầu tư là 37, 7 tỷ đồng, nâng giá trị tài sản cố định lên 46, 051 tỷ đồng Hằng năm Công ty đã thiết kế hơn 200 mặt hàng mới được người tiêu dùng ưa chuộng và thị trường chấp nhận

Vốn điều lệ hiện nay của Công ty là 20 tỷ đồng Việt Nam

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty là:

- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dệt may;

- Kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, phụ liệu, phụ tùng, hoá chất, thuốc nhuộm, thiết ị dùng trong ngành dệt may, các mặt hàng tiêu dùng khác;

- Đại lý về kinh doanh thiết ị, hàng tiêu dùng;

- Thi công lắp đặt hệ thống điện dân dụng, công nghiệp; thiết ị dây chuyền sản xuất; gia công cơ khí và kinh doanh thương mại tổng hợp;

- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty dệt may Hoà Khánh Đà Nẵng là một Công ty cổ phần, nên Đại hội đồng cổ đông là người chủ sở hữu Công ty, từ đ thông qua ỏ phiếu ầu

ra Hội đồng quản trị (cơ quan quản lý) và an kiểm soát, từ Hội đồng quản trị

ầu ra TGĐ (là người điều hành công ty) Trong cơ cấu tổ chức quản lý trên, TGĐ là người chịu sự quản lý trực tiếp của Hội đồng quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh với sự trợ giúp của 2 Ph tổng giám đốc, các Phòng an c chức năng liên quan Những nghiên cứu, đề xuất của các Phòng

an tham mưu cho TGĐ Công ty để ra quyết định truyền đạt từ trên xuống dưới trên cơ sở nhiệm vụ được giao với việc sản xuất kinh doanh và sử dụng các năng lực thực hiện trong phạm vi và quyền hạn của m nh

: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

* Chức năng và nhiệm vụ của công ty

- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan c thẩm quyền cao nhất của công ty

và tất cả các cổ đông c quyền biểu quyết đều được tham dự Đại hội cổ đông thường niên được tổ chức một năm một lần Đại hội cổ đông thường niên do Hội đồng quản trị triệu tập và tổ chức tại một địa điểm do hội đồng quản trị quy định Đại hội cổ đông thường niên quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ của công ty quy định Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua báo cáo tài chính hàng năm của công ty và ngân sách tài chính cho năm tài chính

Đại hội đồng

cổ đông

Hội đồng quản trị

Phó TGĐ kỹ thuật

XNdệt kim (màn tuyn)

Phòng

TC-HC

tiếp theo Hội đồng quản trị có thể triệu tập Đại hội đồng cổ đông ất thường khi cần thiết

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan c đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả

các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng

cổ đông

- Tổng Giám đốc: Là người điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh

doanh, ra các quyết định và người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TGĐ của công ty là kiêm chủ tịch HĐQT

- Phó tổng giám đốc: Là những người trợ giúp giám đốc trong các lĩnh

vực hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên theo dõi tiến độ sản xuất của các phân xưởng và các công tác liên quan đến sản xuất và chỉ đạo trực tiếp trong việc xây dựng kế hoạch giá thành, giá án trong năm kế hoạch

- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát gồm c 3 người, do đại hội đồng cổ

đông ầu ra Nhiệm kỳ làm việc của Ban kiểm soát là 1 năm Ban kiểm soát

cũ c nhiệm vụ phối hợp với Ban kiểm soát mới để giải quyết dứt điểm những công việc tồn đọng trong vòng 30 ngày tính từ ngày hết nhiệm kỳ Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Thẩm định

áo cáo tài chính hàng năm của Công ty; kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông

- Chức năng các phòng ban:

+ Phòng Kế toán-Thống kê: Cung cấp đầy đủ các thông tin kế toán về

hoạt động sản xuất kinh doanh cho Phó tổng giám đốc và lãnh đạo cấp trên như quyết toán tài chính, lập các kế hoạch tín dụng với Ngân hàng, xác định định mức vốn lưu động cho năm kế hoạch, xác định nhu cầu vốn vay phục vụ