Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại bệnh viện việt nam cu ba đồng hới

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài - Về mặt lý luận: Luận văn góp phần hệ thống hóa và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong các chu trình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ NHUNG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng - Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Nhung

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC BỆNH VIỆN 7

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 7

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 7

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị 8

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong tổ chức, đơn vị 9

1.1.4 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán .10

1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình 12

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN 13

1.2.1 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện 13 1.2.2 Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện 14

1.2.3 Mối quan hệ giữa các chu trình trong công tác kế toán tại bệnh viện .19

1.2.4 Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện 20

1.2.5 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình tại Bệnh viện 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 37

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI

BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 38

2.1 SƠ LƯỢC VỀ BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI .38

2.1.1 Giới thiệu 38

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 39

2.1.3 Tổ chức kế toán tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam- Cu Ba Đồng Hới .41

2.1.4 Khó khăn trước khi xây dựng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện .44

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 47

2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác kế toán 47

2.2.2 Thực trạng tổ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tại BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới50 2.2.3 Thực trạng công tác xây dựng bộ mã tại bệnh viện 52

2.2.4 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới 53

2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN KHI ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 72

2.3.1 Ưu điểm 72

2.3.2 Một số hạn chế 74

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 76

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 77

3.1 SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU

KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 77

3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CNTT 80

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình khám điều trị 84

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng 86

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình viện phí 89

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình tài chính 90

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 93

KẾT LUẬN CHUNG 94

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

BCTC : Báo cáo tài chính

ERP : Enterprise Resource Planing

(Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) GTGT : Giá trị gia tăng

1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 8

1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị 9

1.8 Sơ đồ dòng dữ liệu Khám- Chữa bệnh nội trú của chu

trình viện phí tại Bệnh Viện

29

1.9 Quy trình mua thuốc, vật tư y tế, vật tư văn phòng… 30

1.10 Sơ đồ cung ứng thuốc- vật tư y tế và hóa chất 32

1.11 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 33

2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý tại BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba

Đồng Hới

40 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Bệnh viện Hữu nghị

Việt Nam- CuBa Đồng Hới

41

2.3 Hệ thống thông tin quản lý trong bệnh viện 48

2.4 Tổ chức các phần mềm quản lý tại bệnh viện 49

2.7 Bảng kê khám chữa bệnh nội trú 56

2.18 Bảng tính lương và phụ cấp cán bộ công nhân viên 68

2.19 Danh sách người bệnh BHYT KCB đề nghị thanh toán 68

2.20 Thống kê tổng hợp dịch vụ kỹ thuật sử dụng quý I cho

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý tổ chức, doanh nghiệp Từ những năm 1990, trước khi

bộ Y tế có định hướng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), nhiều bệnh viện đã sớm đưa CNTT vào công tác quản lý Việc ứng dụng CNTT đối với ngành y tế đang là một nhu cầu thực sự lớn, đặc biệt là trong quản lý tổng thể bệnh viện, phục vụ khám chữa bệnh Theo thống kê của ngành y tế, hiện nay nhiều bệnh viện đã đầu tư, triển khai thực hiện ứng dụng những phần mềm CNTT Nó giúp tránh thất thoát lãng phí, công khai minh bạch tài chính, và nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, góp phần thúc đẩy bệnh viện phát triển toàn diện Hơn nữa, các thông tin được nhập khi bệnh nhân được tiếp nhận khám chữa bệnh sẽ được hệ thống lưu giữ và chuyển thông tin tới các khoa phòng bệnh nhân điều trị mà không cần thao tác nhập lại, quá trình điều trị bệnh nhân cũng sẽ được lưu lại phục vụ cho công tác điều trị sau này (nếu bệnh nhân tái khám) Không chỉ ở Việt Nam, mà ở nước ngoài cũng không ngừng nghiên cứu giải pháp ứng dụng CNTT giúp bệnh viện có thể giảm tải

và nhiều bệnh nhân có thể điều trị từ xa nhằm tiết kiệm chi phí đi lại

Hiện nay tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới đã thực hiện việc sử dụng CNTT trong hệ thống hoạt động quản lý bao gồm cả bộ phận kế toán, mặc dù mang lại những hiệu quả rất lớn nhưng nhìn chung còn tồn tại một số nhược điểm, sử dụng chưa linh hoạt, chưa được khai thác triệt

để, chưa tận dụng chức năng tối đa mà mạng nội bộ có thể cung cấp Vì vậy hoạt động quản lý chưa đạt hiệu quả cao nhất Hệ thống thông tin kế toán hiện nay có những hạn chế nhất định đặt ra yêu cầu phải hoàn thiện để góp phần nâng cao năng lực hoạt động của bệnh viện và phục vụ người bệnh ngày càng tốt hơn

2

Với quy mô ngày càng lớn, lượng bệnh nhân ngày càng đông càng đòi hỏi Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới cần hoàn thiện hơn nữa

hệ thống thông tin kế toán nhằm phục vụ cho việc quản lý các hoạt động của

bệnh viện Chính vì vậy tôi chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế

toán tại Bệnh Viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới” để làm đề tài

nghiên cứu của luận văn

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán

và ứng dụng tại các bệnh viện

- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu mối quan hệ chặt

chẽ về tổ chức thông tin giữa bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng khác của Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

Phạm vi nghiên cứu: luận văn chỉ dừng lại việc trình bày, mô tả các quy trình

và giải pháp phần mềm trong công tác kế toán phục vụ cho quản lý bệnh viện

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của hệ thống thông tin kế toán, xem xét mối quan hệ của các chu trình đối với hệ thống thông tin kế toán

- Phương pháp phỏng vấn: Quan sát, phỏng vấn các nhân viên kế toán phụ trách từng bộ phận (xuyên suốt từ khâu tiếp nhận bệnh nhân đến thời điểm bệnh nhân xuất viện), phỏng vấn nhân viên phòng CNTT để tìm hiểu về

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về mặt lý luận: Luận văn góp phần hệ thống hóa và làm sáng tỏ những

vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong các chu trình tại bệnh viện

- Về mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân những nhược điểm tồn tại khi ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới, trên cơ

sở đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của đơn vị

5 Bố cục đề tài

Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin trong công tác kế toán tại các bệnh viện

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại bệnh viện hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Môi trường thông tin trong ngành y tế là một môi trường phức tạp và đa dạng Mặc dù hầu hết các bệnh viện đều đã áp dụng các phần mềm quản lý nhưng vẫn chưa giải quyết được vấn đề bệnh nhân phải mất thời gian xếp hàng dài nhiều lần đề chờ đăng ký khám, chờ khám, chờ nhận thuốc, chờ nộp

4

viện phí… và tình trạng thất thoát, nhầm lẫn tài sản tại khâu thu viện phí, mua

và cấp phát thuốc vẫn còn xảy ra Do vậy, nhiều tổ chức, cá nhân đã nghiên cứu về việc ứng dụng thông tin trong công tác quản lý trong đó bao gồm cả việc ứng dụng, tổ chức hạch toán cho bộ phận kế toán

Tác giả Lê Kim Ngọc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở

y tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam, luận án tiến sĩ,

Đại học kinh tế Quốc dân Tác giả trình bày hệ thống và toàn diện về tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp, trong đó tác giả đưa ra vấn đề tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính trong các đơn

vị sự nghiệp Luận án mô tả và phân tích thực trạng công tác quản lý tài chính cũng như tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế một cách có hệ thống Trên cơ sở hệ thống hóa và phát triển các vấn đề lý luận và nghiên cứu thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế Việt Nam hiện nay, luận

án đề ra các nguyên tắc, phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành

y tế Việt Nam cũng như điều kiện thực hiện các giải pháp đó Đặc biệt Luận

án cũng đề cập tới vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin toàn diện nhằm tăng cường thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam

Tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh viện C Đà Nẵng, luận văn thạc sĩ, Đại Học

Đà Nẵng Tác giả đã phân tích đánh giá thực trạng công tác kế toán, hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện C Đà Nẵng, nêu lên những tồn tại cần khắc phục, ứng dụng và phát huy các ưu điểm của ERP để hoàn thiện công tác kế toán bằng việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh hơn trong điều kiện ứng dụng ERP Qua đó hoàn thiện hệ thống thông tin trong công tác

kế toán giúp lãnh đạo bệnh viện có thể quản lý tốt toàn bộ hoạt động bệnh viện,

sử dụng tốt các nguồn lực và hoàn thiện công tác kế toán tại bệnh viện

dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo các chu trình nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin

kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin

Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Tiếp cận theo chu trình- hướng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các Bệnh viện công, Tạp chí khoa

học và công nghệ Đại học Đà Nẵng, số 50, 2012, tr.109- 116 Tác giả đã nêu

ra sự cần thiết tổ chức HTTTKT theo chu trình, tác giả đề xuất việc tổ chức thông tin kế toán trong các bệnh viện công theo các chu trình bao gồm: chu trình viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình tài chính, đồng thời tác giả nhận diện những lợi ích có thể đạt được từ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo những chu trình được đề xuất

Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, Tạp chí khoa

học và công nghệ Đại học Đà Nẵng, số 58, 2012, tr 40- 46 Nghiên cứu này giúp tiếp cận hệ thống thông tin kế toán Bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, đánh giá sự cần thiết cũng như những lợi ích của việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện theo định hướng ứng

sở dữ liệu, tùy theo tính chất công việc mà các phân hệ có thể chia sẻ và sử dụng dữ liệu của nhau

Ngoài các công trình nghiên cứu trên, nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng thông tin trong bệnh viện nên nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này được thực hiện bởi cán bộ nhân viên trong ngành y tế và cả trong lĩnh vực công nghệ thông tin Các bệnh viện cũng không ngừng nghiên cứu phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị mình sao cho hiệu quả nhất

7

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG

CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC BỆNH VIỆN

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức, đơn vị bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng

kỳ nhất định Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra

Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của tổ chức, đơn vị, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong tổ chức, đơn vị Các yếu

tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán có thể được biểu diễn trên hình 1.1

Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong

tổ chức, đơn vị như mua vật tư, hàng hóa, thuốc men, điều trị, thu tiền, các chi phí phát sinh trả lương cho nhân viên…

Quy trình xử lý: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kỹ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lý

Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị

Trong các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán, quy trình xử lý kế toán

là phức tạp nhất, để hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin kế toán ta cần tìm hiểu

và nắm vững về quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị, bao gồm các bước:

Ghi nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tổ chức, đơn vị Các dữ liệu này được thể hiện trên các chứng từ kế toán và được xem là đầu vào của hệ thống thông tin kế toán

Xử lý dữ liệu: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán Trên cơ sở

Dữ liệu

kế toán

Thông tin kế toán

Phần mềm

Con người

Phần cứng

Cơ sở

dữ liệu

Các quy trình, thủ tục

9

các dữ liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lý

Báo cáo: Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lý kế toán với đầu

ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử dụng, bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, ngoài ra còn cung cấp các thông tin nhanh phục vụ cho nhu cầu quản lý và tác nghiệp tại các bộ phận của tổ chức, đơn vị, như báo cáo về tiền, tình hình tồn kho của từng vật tư tại mỗi thời điểm…

Hình 1.2: Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong tổ chức, đơn vị

Hệ thống thông tin trong một tổ chức là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của tổ chức được thực hiện có hiệu quả

Tất cả các hệ thống thông tin đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, các hệ thống thông tin chức năng (hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin sản xuất, bán hàng…) cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán sẽ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình tùy theo mục đích cung cấp thông tin cần thiết Hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh đảm bảo hoạt động của tổ chức và phục vụ nhu cầu quản trị Các hệ thống thông tin này liên kết

Dữ

liệu kế

toán

Thông tin tài chính

Ghi nhận

Xử

lý

Phân tích

Báo cáo

Hình 1.3: Quy trình xử lý thông tin kế toán

a Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán

Công tác kế toán được thực hiện song hành lâu dài trong suốt quá trình hình thành và phát triển của đơn vị nên quá trình hạch toán và cung cấp thông tin kế toán được phân chia theo các kỳ, thường là hàng tháng, quý và năm Một cách khái quát, có thể xem đầu vào của hệ thống thông tin kế toán bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng và dữ liệu phát sinh trong các kỳ hạch toán Khi bắt đầu sử dụng phần mềm người ta cần thực hiện các công việc:

- Khởi tạo ban đầu: Công tác khởi tạo dữ liệu ban đầu là điểm xuất phát

Đầu ra

Sổ sách kế toán

Báo cáo kế toán

Sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau

11

có một ý nghĩa quan trọng trong quá trình thực hiện triển khai ứng dụng tin học hóa công tác kế toán tại một tổ chức, đơn vị Công tác khởi tạo ban đầu bao gồm 4 nội dung chủ yếu: Xác định và khai báo các thông số của hệ thống; Xây dựng và khai báo các bộ mã; Khai báo các số dư ban đầu; Phân quyền sử dụng phần mềm và quản trị hệ thống

- Bộ dữ liệu làm cơ sở đầu vào trong mỗi kỳ hạch toán: Dữ liệu phát sinh làm cơ sở đầu vào cho mỗi kỳ hạch toán bao gồm các nội dung chính: Dữ liệu tồn cuối kỳ trước; Dữ liệu phát sinh trong kỳ; Xử lý và cập nhật các bút toán

“điều chỉnh” cuối kỳ

b Tổ chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu kế toán

Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như

bộ sổ kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy tính Toàn bộ dữ liệu kế toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biến động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo

c Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán

Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa bao gồm: sổ kế toán, báo cáo kế toán, thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán theo yêu cầu của người sử dụng và các dữ liệu được sao lưu, kết chuyển cho

kỳ hạch toán sau:

- Sổ kế toán: là phương tiện vật chất dùng lưu trữ dữ liệu, là vật chứng chứng minh nghiệp vụ được ghi nhận là thực sự phát sinh, cung cấp thông tin

12

kế toán, bao gồm các chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán tổng hợp và chi tiết Hiểu theo nghĩa hẹp thì sổ kế toán được hiểu

là bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết

- Báo cáo kế toán: Gồm các báo cáo tổng hợp và các báo cáo chi tiết phục vụ quá trình quản lý và tác nghiệp cũng như cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài đơn vị

- Thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán: Phụ thuộc vào cách thức tổ chức dữ liệu, cũng như mức độ liên kết dữ liệu giữa bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng khác của đơn vị, phần mềm kế toán có thể cho phép truy cập các thông tin chi tiết ở mức độ khác nhau Một số báo cáo chi tiết được định dạng sẵn và có thể in ra ngay, một số khác đòi hỏi người sử dụng phải biết cách vận dụng và xử lý để có được thông tin cần thiết

- Sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau: Cuối kỳ kế toán, phần mềm

tự động sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau

1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình

Trong quá trình hoạt động của các tổ chức có những công việc được lặp

đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việc tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình Cách tiếp cận này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở

13

xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình công tác để tổ chức ghi nhận, theo dõi báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó có một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN

1.2.1 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện Với yêu cầu nâng cao chất lượng thông tin và hiệu quả công tác quản lý,

việc đưa ra những định hướng đúng đắn có tính đến yếu tố phát triển trong tương lai là hết sức quan trọng, bởi vậy ứng dụng hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện Việt Nam hiện nay trên cơ sở định hướng ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là hết sức cần thiết ERP hiện đã được triển khai rộng rãi không chỉ trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh

mà đã ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân hàng, giáo dục, y

tế Để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin nói chung, HTTTKT nói riêng, các bệnh viện tại Việt Nam cần từng bước ứng dụng mô hình ERP

trong bệnh viện, còn được gọi là giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin, phần mềm kế toán được tích hợp, kết nối với các phần mềm quản lý của hệ thống chức năng trong toàn đơn vị Khi đó hệ thống thông tin của bệnh viện sẽ chia sẻ và sử dụng chung cho một cơ sở dữ liệu thống nhất Các nghiệp vụ phát sinh tại các

bộ phận ngay lập tức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thống nhất của tổ chức thông qua mạng máy tính

14

1.2.2 Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

a Khái quát chung về giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện có thể được hiểu là Hệ thống hoạch định nguồn lực tại một bệnh viện Là một phần mềm tích hợp tất cả các chức năng của các bộ phận trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu chung Chức năng kế toán không tổ chức độc lập mà phải được tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng khác Giải pháp quản lý tổng thể BV bao gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để hình thành nên một hệ thống thông tin thống nhất và hiệu quả nhằm đem lại sức mạnh tổng lực cho bệnh viện

Đặc trưng của giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện: phần mềm có cấu trúc phân hệ, tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống phần mềm, chúng kết nối với nhau để cập nhật thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Khi bệnh viện sử dụng hệ thống phần mềm này, có thể sử dụng toàn bộ các phân hệ hoặc từng phân hệ như một phần mềm độc lập hỗ trợ cho các hoạt động phân hệ đó cung cấp

Việc sử dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện trong hoạt động quản lý của đơn vị có tác dụng tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu lãng phí

do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi hoạt động có liên quan đến bệnh nhân đã nhập thông tin, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn nhiều so với việc thực hiện thủ công Đơn vị

có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho dược, chi phí liên quan đến bệnh nhân… đồng thời có khả năng lấy số liệu liên quan đến bệnh nhân, tình hình sử dụng thuốc của bệnh viện… bất cứ lúc nào phục vụ cho việc ra quyết định bổ sung nguồn thuốc, vật tư khám chữa bệnh Các thông tin của bệnh viện được tập trung đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối

15

tượng cần sử dụng thông tin

b Các phân hệ cơ bản và hiệu quả của giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện trong từng phân hệ

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện so với việc áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc như phần mềm khám bệnh, phần mềm cung ứng, phần mềm viện phí, phần mềm kế toán, quản lý nhân sự tính tích hợp

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thường được chia thành 2 hệ thống lớn, Hệ thống quản lý chuyên môn gồm: Phân hệ quản lý bệnh nhân, quản lý đăng ký khám chữa bệnh, quản lý viện phí, quản lý dược, quản lý xét nghiệm, quản lý chẩn đoán hình ảnh, quản lý vật tư- trang thiết bị y tế, và Hệ thống quản lý hành chính gồm: Phân hệ quản lý hệ thống báo cáo, quản lý kế toán- tài chính, quản lý nhân sự, quản lý công văn giấy tờ…

Tổ chức công tác kế toán ứng dụng phần mềm mang lại cho bệnh viện những công cụ quản lý hoạt động hữu hiệu Trong phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

- Phân hệ quản lý tiếp đón: Là đầu vào của hệ thống thông tin bệnh viện, đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động thông suốt từ lúc tiếp nhận người bệnh vào viện cho đến khi bệnh nhân ra viện

Hiệu quả sử dụng phần mềm: Với việc sử dụng phần mềm, thao tác này

sẽ rút ngắn thời gian nhập liệu, giảm thời gian chờ đợi nhưng vẫn đảm bảo thông tin người bệnh theo quy định, tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo, cung cấp thông tin cho phòng kế toán đầy đủ, chính xác

- Phân hệ quản lý khám bệnh: Phân hệ khám bệnh cho phép thực hiện và quản lý thông tin về hoạt động khám bệnh, Bác sĩ phòng khám thực hiện trên một màn hình khép kín các nghiệp vụ: Khám, chỉ định, xử trí và ra kết luận

Hiệu quả phần mềm đưa lại trong phân hệ này: Do thực hiện hoàn toàn

16

trên máy tính nên loại bỏ tối đa mọi ghi chép, tránh nhầm lẫn Các chi phí khám bệnh đều được thực hiện trên máy để kiểm soát Tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo, tổng hợp chi phí Lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra hoạt động và tiếp cận các thông tin liên quan tài chính, nguồn thu, và tình hình sử dụng thuốc, vật tư tiêu hao của bệnh viện tại bất cứ thời điểm nào

- Phân hệ quản lý điều trị nội trú: là phân hệ rất quan trọng trong hệ thống thông tin bệnh viện Phân hệ nội trú quản lý tất cả các thông tin liên quan tới toàn bộ quá trình điều trị của bệnh nhân nội trú từ lúc nhập viện đến lúc xuất viện

Hiệu quả phần mềm mang lại: Giúp cho việc quản lý thông tin bệnh nhân nội trú tại bệnh viện được chặt chẽ, chính xác và chi tiết Hỗ trợ phân hệ viện phí trong việc thanh toán ra viện nhanh, chính xác thông qua việc ghi nhận chi tiết thông tin điều trị trong suốt quá trình nằm viện Tất cả thông tin sử dụng thuốc, dịch vụ được công khai minh bạch, tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo, thống kê điều trị nội trú Lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra hoạt động và tiếp cận thông tin chi phí bệnh nhân nội trú tại bất kỳ thời điểm nào

- Phân hệ quản lý cận lâm sàng: được ứng dụng theo từng giai đoạn khác nhau tùy theo khả năng và hạ tầng cơ sở thông tin từng bệnh viện Với phân

hệ này, phòng kế toán quản lý các chỉ định cận lâm sàng (thống kê và tính viện phí)

Hiệu quả của phần mềm đưa lại: Tiết kiệm thời gian tổng hợp, báo cáo, thống kê hoạt động cận lâm sàng Hỗ trợ cho lãnh đạo theo dõi, kiểm tra và tiếp cận thông tin và chi phí phát sinh của hoạt động cận lâm sàng

- Phân hệ quản lý Dược: Phân hệ Dược quản lý tất cả các thông tin thuốc, hóa chất và vật tư y tế Giúp bệnh viện quản lý hoạt động về công tác Dược của bệnh viện từ lúc đặt hàng, nhập kho cho đến khâu phân phối, cấp phát sử dụng dễ dàng và kịp thời

17

Hiệu quả phần mềm mang lại: quản lý chặt chẽ các nghiệp vụ nhập- xuất- tồn thuốc, đảm bảo thu đúng và thu đủ, tránh thất thoát, hỗ trợ đắc lực cho công tác dự trù thuốc, quản lý tốt hạn dùng của dược phẩm, dự báo được thuốc sắp hết hạn sử dụng Tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo, thống kê hoạt động của công tác Dược, hỗ trợ lãnh đạo theo dõi, kiểm tra và tiếp cận thông tin về tình hình sử dụng thuốc tại bất kỳ thời điểm nào

- Phân hệ tính và quản lý viện phí: Phân hệ viện phí quản lý thông tin toàn bộ chi phí khám chữa bệnh và bảo hiểm y tế của người bệnh Phân hệ viện phí có tính quyết định về hiệu quả của phần mềm quản lý bệnh viện

Hiệu quả sử dụng phần mềm: nâng cao chất lượng phục vụ toàn diện trên toàn bệnh viện Tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo, thống kê thu chi viện phí Hỗ trợ lãnh đạo theo dõi, kiểm tra và tiếp cận thông tin về chu trình thu chi viện phí tại bất kỳ thời điểm nào

- Phân hệ quản lý thiết bị y tế: phân hệ quản lý trang thiết bị y tế có chức năng cập nhật, quản lý việc khai thác trang thiết bị y tế tại khoa phòng, bộ phận được giao, tính khấu hao và thanh lý trang thiết bị

Hiệu quả sử dụng phần mềm: Quản lý tốt, bảo đảm TTBYT dùng tốt, bền, hiệu quả, và luôn ở trạng thái sẵn sàng theo nhu cầu sử dụng Giúp lãnh đạo nắm được kịp thời, chính xác tình hình sử dụng TTBYT của toàn BV tại bất cứ thời điểm nào, tiết kiệm thời gian, nhân lực để tổng hợp số liệu, báo cáo, thống kê tình hình sử dụng TTBYT của toàn bệnh viện

- Phân hệ quản lý nhân sự: quản lý thông tin, lý lịch, quá trình công tác, đào tạo của nhân sự trong bệnh viện, đồng thời hỗ trợ tính lương và BHXH, phân hệ này đóng vai trò hỗ trợ, đảm bảo tính tổng thể của hệ thống thông tin bệnh viện

Hiệu quả phần mềm: Quản lý toàn diện các thông tin về công tác nhân sự bệnh viện, hỗ trợ chính sách đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho CBVC, bộ phận tiền lương tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế sai sót, giúp lãnh đạo nắm

18

được kịp thời, chính xác tình hình sử dụng nhân lực của toàn bệnh viện ở bất

cứ thời điểm nào, tiết kiệm thời gian, nhân lực để tổng hợp số liệu, báo cáo, thống kê tình hình nhân sự của toàn bệnh viện

- Phân hệ kế toán tài chính: kết xuất số liệu từ phân hệ viện phí, dược, nhân sự- lương và quản lý trang thiết bị vào hệ thống kế toán, đáp ứng yêu cầu về báo cáo thống kê theo chuẩn mực của kế toán Việt Nam, phù hợp với hoạt động của ngành y tế, phân hệ này đóng vai trò hỗ trợ, đảm bảo tính tổng thể của hệ thống thông tin bệnh viện, quản lý khoản mục kho bạc (đối với bệnh viện công), quản lý thu chi, bảo hiểm, quản lý công nợ, kế toán tổng hợp, kế toán dược, kho

Hiệu quả sử dụng phần mềm: Nắm được nhanh chóng tình hình tài chính, thu chi của toàn bệnh viện, tiết kiệm thời gian, công sức, hạn chế sai sót nhập liệu, tiết kiệm thời gian- nhân lực để tổng hợp số liệu, báo cáo, thống

kê tình hình tài chính kế toán của toàn bệnh viện

- Phân hệ quản lý báo cáo: Cho phép tổng hợp dữ liệu của toàn bộ hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện và kết xuất thông tin ra các nhóm báo cáo phục vụ cho quản lý bệnh viện, quản lý ngành Kết xuất báo cáo hoạt động khám chữa bệnh, báo cáo lãnh đạo điều hành bệnh viện, báo cáo thanh toán BHYT, báo cáo quản lý ngành và Bộ Y tế, có thể chỉnh sữa các biểu mẫu theo quy định, kết xuất ra nhiều định dạng: Doc, PDF…

Hiệu quả sử dụng phần mềm: tiết kiệm thời gian, nhân lực để tổng hợp

số liệu, báo cáo, thống kê toàn bộ hoạt động của toàn BV, số liệu báo cáo chính xác và tin cậy, hỗ trợ lãnh đạo điều hành hoạt động khám chữa bệnh của toàn BV tại bất kỳ thời điểm nào, tại chỗ hoặc từ xa

c Lợi ích của bệnh viện khi sử dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

Đây là một phần mềm hữu ích, hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý, các

19

bác sĩ làm việc trong bệnh viện và còn mang lại nhiều lợi ích cho bệnh nhân Khi

sử dụng phần mềm số liệu về tình hình hoạt động tổng thể của BV được theo dõi đầy đủ, nhất quán, chính xác và kịp thời, luôn sẵn sàng để người sử dụng khai thác Thuận lợi trong việc tổng hợp các báo cáo, nâng cao năng suất quản lý, giảm thiểu tối đa tính tùy tiện trong quản lý thủ công, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng nhân viên Thuận lợi cho người quản lý trong việc kiểm tra các

số liệu, tối ưu hóa quy trình quản lý bệnh viện một cách khoa học, hiện đại

Giúp nhà lãnh đạo tiếp cận thông tin đáng tin cậy: Sử dụng phần mềm có thể tích hợp thông tin tài chính, giúp nhà lãnh đạo tiếp cận được thông tin đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin và đưa ra các quyết định kịp thời, hiệu quả và chính xác Nếu không có hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn, cần thời gian nhất định để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình hoạt động của bệnh viện

Công tác kế toán chính xác hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện giúp giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong các hạch toán thủ công Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ

hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng Cải tiến quản lý thuốc, vật tư y tế, quản lý nhân sự hiệu quả hơn

1.2.3 Mối quan hệ giữa các chu trình trong công tác kế toán tại bệnh viện

Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài chính, phát sinh chi phí

ở các chu trình đều được bộ phận kế toán tham gia hạch toán, quản lý, kiểm soát, theo dõi các khoản phải thu, phải trả, cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động thu, chi tiền

20

Các thông tin trong chu trình khám chữa bệnh, chu trình cung ứng, chu trình viện phí, chu trình tài chính không tách biệt nhau mà thường chia sẻ thông tin với nhau và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin

kế toán Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện theo chu trình sẽ xác định được vai trò nhiệm vụ của từng kế toán phần hành trong từng chu trình, xác định được mỗi chuyên viên kế toán sẽ tiếp nhận thông tin bộ phận nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận nào trong cùng chu trình để đảm bảo hoạt động của bệnh viện được tiến hành thông suốt và hiệu quả

1.2.4 Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

a Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện với kế toán truyền thống

Tiêu chí đầu tiên của phần mềm là quản lý đồng bộ, chặt chẽ, khoa học hơn cho toàn bộ thông tin của bệnh viện, trong đó thông tin kế toán là cốt lõi

Để đạt được tiêu chí đó đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp với khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán: Mỗi quy trình, nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động của bệnh viện đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống Cùng với nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau Ví

dụ trong quy trình mua thuốc có bút toán nhận thuốc tương ứng với việc nhập thuốc vào kho, bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua thuốc, bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán…Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ,

hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau

21

Hạch toán tự động: Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các phân hệ khác của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện đều tiến hành hạch toán tự động Điểm khác biệt lớn giữa phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

và các phần mềm kế toán độc lập khác là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra

Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt: Ngoài hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành, đơn vị có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin,

có thể đáp ứng mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của đơn vị với mọi quy

mô Ví dụ bài toán quản lý nguồn thu viện phí và chi phí theo từng khoa phòng sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản

Phản ánh trung thực: Do đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động ở từng khâu trên hệ thống Kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động của đơn vị thông qua số liệu mà hệ thống phản ánh

Khi triển khai phân hệ kế toán, cần thiết phải hiểu rất rõ về những kiến thức kế toán, từ việc bắt đầu hạch toán chi tiết các bút toán, xây dựng báo cáo tài chính… cần phải cập nhật những thay đổi của Bộ tài chính với chế độ kế toán hiện hành

Với đặc tính ưu việt của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện là tính tích hợp các phân hệ và chuẩn hóa quy trình quản lý dựa vào một cơ sở dữ liệu tập trung, nhờ đặc tính tích hợp chặt chẽ mà công tác kế toán được lồng ghép và có mặt ở khắp mọi nơi trong phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện và với phần mềm thì tất cả mọi người đều làm kế toán

b Ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể trong công tác kế toán tại bệnh viện

Một phần mềm kế toán tại bệnh viện sẽ phải thể hiện được tất cả các chu

22

trình hoạt động của bệnh viện từ lúc tiếp nhận bệnh nhân vào cho đến lúc bệnh nhân ra viện, được phân chia thành nhiều phân hệ nghiệp vụ và kết hợp chặt chẽ tạo thành luồng thông tin thống nhất đem lại sức mạnh tổng lực cho bệnh viện Hệ thống thông tin tại bệnh viện được chia làm 2 mảng lớn: quản

lý hành chính và quản lý chuyên môn Tất cả các phân hệ trên 2 hệ thống này được liên kết với nhau trên cùng một cấu trúc cơ sở dữ liệu, tùy theo tính chất công việc mà các phân hệ có thể chia sẻ và sử dụng dữ liệu của nhau

Trong hệ thống thông tin, việc tổ chức công tác kế toán được thực hiện theo chu trình và nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu

đã được cập nhật từ bộ phận khác để tiếp tục xử lý chứ không phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyển đến và kế toán trở thành người kiểm soát hoạt động tác nghiệp thông qua số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh

Tổ chức dữ liệu kế toán theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao hiệu quả công tác kế toán và là cơ sở để tăng cường chức năng trao đổi thông tin giữa các phần hành kế toán cũng như giữa mỗi phần hành

kế toán với các bộ phận khác trong cùng tổ chức

Riêng ở tổ chức các bệnh viện công có thể tổ chức thông tin kế toán trong các bệnh viện thành 4 chu trình sau: Chu trình chuyển đổi (hoạt động khám và điều trị bệnh nhân), Chu trình doanh thu (chu trình viện phí), Chu trình cung ứng (thuốc, hóa chất, y dụng cu tiêu hao…), Chu trình tài chính

1.2.5 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình tại Bệnh viện

a Chu trình khám và điều trị

Tại bộ phận tiếp đón, bệnh nhân đến khám thực hiện đăng ký khám bệnh ở

bộ phận tiếp nhận, sau khi lấy số khám bệnh, nộp thẻ BHYT (nếu có), các thông tin cá nhân, tình trạng lúc nhập viện được khai báo để chỉ định phòng khám cho bệnh nhân Sau khi nhận những chỉ định này, người nhà bệnh nhân tới quầy thu tiền nộp tiền tạm ứng trên cơ sở những chỉ định làm cận lâm sàng của bác sĩ, sau

23

khi có kết quả cận lâm sàng, bệnh nhân quay lại phòng khám để bác sĩ kiểm tra kết quả Tại đây, nếu tình trạng bệnh nhân đơn giản, nhẹ bác sĩ kê đơn thuốc cho bệnh nhân điều trị ngoại trú Thông tin về các dịch vụ bệnh nhân thực hiện sẽ chuyển đến bộ phận kế toán thu viện phí và nhà thuốc bệnh viện

Chu trình khám và điều trị ngoại trú kết thúc khi bệnh nhân thanh toán và nhận thuốc theo đơn của bác sĩ Nếu tình trạng nặng, cần ở lại bệnh viện theo dõi, điều trị bác sĩ sẽ yêu cầu nhập viện điều trị nội trú Bệnh nhân điều trị nội trú thường phải tạm ứng tiền cho bệnh viện trước khi làm thủ tục nhập viện Kế toán thu viện phí sẽ theo dõi khoản tạm ứng này cho đến khi bệnh nhân ra viện

Hình 1.4: Sơ đồ khám – điều trị

Tiếp đón bệnh nhân

Khoa khám bệnh

Đóng tiền tạm ứng

Khoa cận lâm sàng

Bác sĩ cho đơn thuốc

Nhập viện điều trị nội trú

Thanh toán viện phí

Về

Kế toán đóng dấu đã thu tiền khám bệnh

Nhận thuốc

24

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hoạt động khám chữa bệnh: Các bệnh viện có thể khác nhau về quy mô, loại hình khám chữa bệnh, cơ chế quản lý tài chính… nhưng với chức năng cơ bản là thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh nên có thể khái quát mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện gắn với hoạt động khám chữa bệnh

Hình 1.5: Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hoạt động khám chữa bệnh

Bệnh nhân đến khám được tiếp nhận hoặc chuyển phòng cấp cứu, sau khi khám hoặc cấp cứu được chuyển đến các khoa điều trị nội trú, hoặc

(2)

Phòng

Xét nghiệm Phòng

cấp cứu

Bệnh nhân điều trị

y tế, hóa chất Thăm dò

chức năng

Các khoa điều trị nội trú

Phẫu thuật Hồi sức

Bệnh nhân xuất viện

25

trường hợp nhẹ được chỉ định điều trị ngoại trú Bệnh nhân được chỉ định thực hiện các xét nghiệm, các dịch vụ kỹ thuật hay phẫu thuật Thuốc men, vật tư y tế, hóa chất được bộ phận quản lý dược cung cấp cho các phòng, khoa

để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn Sau khi điều trị bệnh nhân được xuất viện

và hoàn thành các thủ tục thanh toán ra viện Khi ra viện, thông tin về mọi chi phí điều trị và hồ sơ viện phí được cập nhật vào máy tính, kế toán viện phí có thể có được thông tin để thực hiện thanh toán viện phí cho bệnh nhân

Chức năng chính của chu trình là ghi nhận việc sử dụng thuốc men, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao phục vụ cho quá trình điều trị bệnh nhân tại nơi phát sinh chi phí Chu trình này có liên quan đến phân hệ quản lý kho hàng và kế toán viện phí Yêu cầu đối với hoạt động của chu trình này là ghi nhận kịp thời và chính xác tất cả các chi phí phát sinh cho từng bệnh nhân trong quá trình điều trị đảm bảo tốt việc sử dụng tốt các nguồn lực tại bệnh viện, góp phần hỗ trợ cho hoạt động tài chính của bệnh viện trong cân đối thu chi

Như vậy, trong chu trình này, hàng ngày bác sĩ có thể ra y lệnh vào hồ sơ bệnh án giấy, y tá hành chính sẽ cập nhật thông tin vào máy tính hoặc bác sĩ

ra y lệnh trực tiếp trên máy tính, hệ thống phần mềm sẽ cho phép ghi nhận tất

cả những gì đã chi dùng cho bệnh nhân, những dịch vụ kỹ thuật đã thực hiện cho bệnh nhân Tất cả mọi hoạt động đều thực hiện trên cùng hệ thống mạng, thông tin chi dùng vật tư, thuốc men, vật tư y tế của bệnh nhân được tổng hợp

để đối chiếu với bộ phận kho hàng, kế toán vật tư, kế toán thu viện phí

Mối quan hệ của chu trình này với các bộ phận khác trong bệnh viện rất chặt chẽ, từ dự trù của bộ phận mua hàng mà việc mua hàng của bộ phận mua hàng, kho hàng có mối quan hệ chặt chẽ mật thiết với khoa phòng điều trị, tài chính kế toán, thu viện phí

b Chu trình thu viện phí

Phần mềm kế toán sử dụng đáp ứng yêu cầu theo dõi hoạt động thu viện

26

phí tại bệnh viện Kế toán viện phí có thể theo dõi được tổng chi phí thuốc men, vật tư y tế, các xét nghiệm, dịch vụ kỹ thuật đã thực hiện tại khoa phòng của từng bệnh nhân thông qua mã bệnh nhân vào viện Thông qua việc chia sẻ thông tin qua mạng nội bộ của bệnh viện, kế toán có thể kết xuất được bảng

kê thanh toán viện phí cho từng bệnh nhân

Đối với bệnh nhân ngoại trú, viện phí thường bao gồm phí khám bệnh, phí thực hiện các dịch vụ kỹ thuật thuộc các khoa cận lâm sàng theo chỉ định của bác sĩ Viện phí nội trú thể hiện trên hồ sơ thanh toán ra viện trong đó kê khai đầy đủ các dịch vụ y tế, thuốc men, vật tư y tế, tiền giường bệnh… liên quan đến bệnh nhân, những thông tin này do các khoa điều trị nội trú cung cấp do vậy sẽ cần thông tin từ chu trình khám và điều trị

Khi có y lệnh bệnh nhân được xuất viện, y tá hành chính hoàn thiện bệnh án, tổng hợp chi phí Để tập hợp các chi phí này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các khoa vì bệnh nhân có thế điều trị ở nhiều khoa, hoặc sử dụng các dịch vụ kỹ thuật y tế của các khoa khác Y tá thực hiện lệnh xuất viện chuyển toàn bộ hồ sơ bệnh án về phòng kế toán viện phí và in thêm một bản cứng lãnh đạo khoa ký và đưa xuống phòng thu viện phí thanh toán kiểm tra, người nhà bệnh nhân mang theo giấy tạm ứng đã nộp trước đó, kế toán đối chiếu xác định số tiền còn thừa (trả lại bệnh nhân), thiếu (bệnh nhân nộp thêm) sau khi thu tiền giao hóa đơn đỏ cho người nhà bệnh nhân lên trình khoa điều trị nhận lại thẻ BHYT (nếu có) rồi xuất viện Đối với phòng kế toán, sau khi thu tiền bệnh nhân, cuối mỗi ca trực nhân viên thu viện phí sẽ lập bảng kê nộp tiền viện phí, sau đó chuyển bảng kê viện phí lên kế toán lập phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ

27

Hình 1.6: Thủ tục thu viện phí Hình 1.7 và 1.8 trình bày sơ đồ dòng dữ liệu gồm các nút xử lý tương ứng với các chức năng cơ bản của chu trình doanh thu (chu trình viện phí), đó

là tiếp nhận bệnh nhân, khám bệnh và cho chỉ định điều trị, lập biên lai thu viện phí/ tạm ứng/ thoái trả, thu tiền, thực hiện y lệnh và lập báo cáo thu viện phí

Nhận hóa đơn đỏ trình khoa

điều trị, nhận lại thẻ BHYT

(nếu có)

Người nhà trình phiếu tạm

thu cho phòng kế toán

Thanh toán chênh lệch khoản

Cuối mỗi ca trực lập bảng kê nộp tiền cho thủ quỹ

28 Bệnh nhân

Yêu cầu khám bệnh

Dữ liệu giá thuốc, giá HC, YDC, dịch vụ kỹ thuật

Dữ liệu, kết quả XN, hồ

sơ bệnh án bệnh nhân

Ban giám đốc

1.0 Khám bệnh

2.0 Chỉ định XN, CLS, XQ, nhập viện

5.0 Báo cáo

4.0 Thực hiện XN, CLS, XQ, nhập viện

3.0 Biên lai thu

VP, tạm ứng, thoái trả

29

Hình 1.8: Sơ đồ dòng dữ liệu Khám- Chữa bệnh nội trú của chu trình

viện phí tại Bệnh Viện

Bệnh nhân Dữ liệu bệnh nhân

Mã bệnh nhân, mã vào viện và các dữ liệu hành chính khác

thanh toán/

thoái trả

2.0 Thực hiện

y lệnh

3.0 Tập hợp chi phí

4.0 Báo cáo Vào khoa điều trị

30

c Chu trình cung ứng

Trong bệnh viện, chu trình cung ứng liên quan nhiều nhất đến hoạt động mua thuốc và các vật tư y tế, ngoài ra cũng bao gồm các hoạt động mua sắm vật tư văn phòng Do đó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, việc cung ứng thuốc đầy đủ và kịp thời, đảm bảo chất lượng khoa Dược là một trong những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng công tác khám chữa bệnh của bệnh viện

Đây là quy trình quản lý thông tin từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng: Quản lý yêu cầu mua hàng, quản lý đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

Chu trình cung ứng được thực hiện các bước như sau:

Hình 1.9: Quy trình mua thuốc, vật tư y tế, vật tư văn phòng…

Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp trên hệ thống nên các yêu cầu mua hàng (dự trù) có thể được tạo tự động (từ các khoa phòng theo nhu cầu

Dự

trù

Lập báo cáo

Đặt

hàng

Nhận hàng, bảo quản

Chấp nhận thanh toán

Chi tiền thanh toán

Ghi

sổ cái

TK

Theo dõi

nợ phải trả

Dịch

vụ mua hàng

31

thực tế sử dụng phục vụ điều trị bệnh nhân) Bên cạnh đó, các khoa dược, phòng hành chính cũng có thể tạo yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các nhu cầu mua hàng đột xuất

Quản lý các đơn đặt hàng/ hợp đồng mua hàng: chức năng này có thể lưu các thông tin liên quan đến các đơn hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như tên nhà cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…

Quản lý việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng nhận hàng và đối chiếu đơn hàng, quản lý việc nhận hay trả lại hàng ( khi nhận hàng mua không đúng yêu cầu), đảm bảo số lượng tồn kho là chính xác

Thanh toán: Chức năng này thuộc phân hệ Kế toán thanh toán và thực hiện chức năng lưu trữ chừng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng

Hạch toán kế toán: Việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực hiện tự động khi thao tác các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán

Trường hợp bệnh viện thực hiện việc mua sắm các thiết bị vật tư y tế, các vật tư văn phòng… thì thực hiện tương tự như chu trình mua vật tư, hàng hóa trong các doanh nghiệp Các bộ phận này theo dõi về số lượng, giá trị công nợ phải trả song song với theo dõi của kế toán thanh toán, điều này giúp cho việc kiểm soát các khoản nợ phải trả chặt chẽ

Công tác quản lý và sử dụng thuốc đặc biệt quan trọng, việc sử dụng không hợp lý sẽ gây nên những hậu quả về kinh tế xã hội rất nghiêm trọng Làm tăng đáng kể chi phí cho hoạt động chăm sóc sức khỏe và giảm chất lượng điều trị, tăng nguy cơ xảy ra phản ứng có hại và làm cho bệnh nhân lệ

32

thuộc quá mức vào thuốc Bởi vậy, tại các bệnh viện công tác này thực hiện được quản lý khá chặt chẽ Sau khi nhập thuốc và vật tư y tế từ nhà cung cấp vào kho sẽ tách ra kho lẽ gồm kho thuốc và kho vật tư hóa chất, kho thuốc lẽ phục vụ cho khoa dược ngoại trú và khoa điều trị nội trú, còn kho vật tư y tế

và hóa chất phục vụ cho khoa điều trị nội trú

Hình 1.10: Sơ đồ cung ứng thuốc- vật tư y tế và hóa chất

Sơ đồ dòng dữ liệu gồm có 4 nút xử lý tương ứng với 4 chức năng của chu trình cung ứng gồm: tiếp nhận dự trù và lập đơn đặt hàng; thực hiện các thủ tục nhận hàng, nhập kho, bảo quản; chấp nhận thanh toán, theo dõi công

nợ và chi tiền cho nhà cung cấp; phân tích tình hình cung ứng và báo cáo

Thuốc nhập kho chẵn từ nhà cung cấp

hóa chất