Quy chế này quy định trách nhiệm lập, nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ và thời hạn bảo quản tài liệu của các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thống kê sau đây gọi tắt là cơ quan Tổng cục và các
Trang 1Bé kÕ ho¹ch vµ ®Çu t
Tæng côc thèng kª _
Tµi liÖu tham kh¶o
(Lu hµnh néi bé)
QuyÓn E: Chuyªn ngµnh văn thư
(sö dông kÌm víi c¸c v¨n b¶n cña Nhµ níc
trong lÜnh vùc th viÖn, lu tr÷)
Hµ Néi, th¸ng 5 n¨m 2011
Trang 2BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Thống kê
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THỐNG KÊ
Căn cứ Quyết định số 54/2010/QĐ-TTg ngày 24 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thống kê trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT- BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của
Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Thống kê,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này “Bảng thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Thống kê”.
Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế cho phần
Phụ lục “Về thành phần hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thống kê để lập, nộp và thời hạn bảo quản” tại Quyết định số 361/QĐ-TCTK ngày 19 tháng 5 năm
2008 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Thống kê
quan Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Tổng cục Thống kê, Cục Thống kê các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Lưu: VT, VPTC.
KT TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Văn Liệu
Trang 3BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
TỔNG CỤC THỐNG KÊ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _
QUY CHẾ Lập hồ sơ công việc, nộp lưu trữ
và thời hạn bảo quản tài liệu của Tổng cục Thống kê
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 361/QĐ-TCTK ngày 19 tháng 5 năm 2008
của Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê)
_
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Đối tượng và phạm vi áp dụng
1 Quy chế này quy định trách nhiệm lập, nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ và thời hạn bảo quản tài liệu của các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thống kê (sau đây gọi tắt là cơ quan Tổng cục) và các đơn vị trực thuộc Tổng cục Thống
kê (sau đây gọi tắt là đơn vị trực thuộc Tổng cục).
2 Quy chế này được áp dụng đối với tất cả cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Tổng cục, hoạt động trong các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ, đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn TNCSHCM, Hội cựu chiến binh…).
Điều 2 Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:
1 “Bản gốc văn bản” là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt.
2 “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị ban hành Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.
3 “ Tài liệu văn thư” là văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình
Trang 44 “Tài liệu lưu trữ” là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, sách, báo, tạp chí, đĩa CD, phim, ảnh, băng hình hoặc các vật lưu giữ thông tin khác…, được hình thành hoặc có mối liên quan trong quá trình giải quyết một sự việc, một vấn đề hoặc một cá nhân.
5 “Hồ sơ” là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian ban hành văn bản…, được hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.
6 “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
7 “Lưu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của cơ quan, đơn vị có nhiệm
vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các
bộ phận trực thuộc cơ quan, đơn vị
8 “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành
và các nguồn tài liệu khác.
9 “Phông Lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một quốc gia hoặc một cơ quan nhà nước, một tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế…, một dòng họ, một cá nhân Trong đó:
- “Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế
độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó
- “Phông Lưu trữ Thống kê” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của ngành Thống kê.
Điều 3 Phân công trách nhiệm quản lý, điều hành công tác lưu trữ
1 Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê có trách nhiệm chỉ đạo công tác lưu trữ, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.
Trang 52 Chánh Văn phòng Tổng cục trách nhiệm giúp Tổng cục trưởng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác lưu trữ trong phạm vi cơ quan Tổng cục và chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Tổng cục.
3 Trưởng phòng Hành chính cơ quan Tổng cục chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng triển khai thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Tổng cục.
4 Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Tổng cục có nhiệm vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ trong phạm vi đơn vị mình quản lý.
5 Cán bộ văn thư, lưu trữ (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm) các đơn vị thuộc Tổng cục có trách nhiệm giúp thủ trưởng lập danh mục hồ sơ, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc ở đơn vị.
6 Cán bộ, công chức trong cơ quan Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Tổng cục đều phải lập hồ sơ về quá trình giải quyết đối với từng công việc được giao và phải nộp tài liệu lưu trữ khi hoàn thành công việc theo các quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác lưu trữ.
Điều 4 Tổ chức và nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan, đơn vị
1 Mỗi cơ quan, đơn vị phải có Lưu trữ hiện hành của mình để quản lý hồ
sơ, tài liệu lưu trữ.
a) Cơ quan Tổng cục có một Lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Tổng cục b) Các đơn vị trực thuộc Tổng cục, mỗi đơn vị có một Lưu trữ hiện hành.
2 Lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào Lưu trữ hiện hành đúng thời hạn;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ của các đơn vị vào Lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ;
Trang 6đ) Tổ chức việc khai thác, sử dụng có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan, đơn vị;
e) Lựa chọn hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
g) Làm thủ tục sao các tài liệu lưu trữ cho cán bộ trong và ngoài cơ quan, đơn vị theo quy định.
h) Theo dõi tình hình tài liệu lưu trữ trong kho và thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác lưu trữ.
Điều 5 Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp
nhập
Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Tổng cục tuyệt đối không được tự hủy tài liệu khi có quyết định chia tách, sáp nhập hoặc giải thể, mà phải nộp lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và bàn giao cho đơn vị tiếp nhận những hồ sơ đang giải quyết trước khi nhận nhiệm
vụ mới (theo Thông tư số 46/2005/TT- BNV ngày 27/4/2005 hướng dẫn quản
lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính )
Điều 6 Nộp lưu trữ đối với trường hợp cán bộ công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, đi công tác hoặc học tập dài ngày
Cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, chuyển công tác, đi công tác hoặc học tập dài hạn từ một năm trở lên phải nộp hồ sơ, tài liệu những công việc đã giải quyết xong cho Lưu trữ hiện hành của đơn vị (đối với các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục nộp thủ trưởng đơn vị) và bàn giao hồ sơ, tài liệu đang giải quyết cho người được phân công tiếp tục làm công việc đó
Điều 7 Thành phần tài liệu phải lập, nộp lưu trữ và thời hạn bảo quản
1 Thành phần hồ sơ, tài liệu phải lập và nộp bảo quản lưu trữ là những tài liệu về công việc trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị bao gồm:
a) Nhóm tài liệu chung và tài liệu chuyên ngành thống kê: là những tài liệu thực hiện chức năng quản lý hành chính, quản lý nhân lực của cơ quan, đơn vị và hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên ngành thống kê (bao gồm: những tài liệu về phương pháp chế độ thống kê, kết quả thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kết quả thực hiện điều tra và tổng điều tra thống kê, v.v ).
Trang 7b) Nhóm tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội cựu chiến binh của cơ quan, đơn vị
2 Đối với những văn bản do cơ quan khác gửi đến để biết việc, những công văn giao dịch không liên quan đến công việc chính của đơn vị hoặc không có giá trị tham khảo về sau, thì không đưa vào hồ sơ lưu trữ.
3 Chi tiết thành phần hồ sơ và thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ được quy định tại Phụ lục, ban hành kèm theo Quy chế này.
Chương II NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ,
NỘP LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Điều 8 Nội dung và phương pháp lập hồ sơ
1 Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần lập trong năm Danh mục này được làm vào tháng cuối năm
để thực hiện từ đầu năm sau Cuối năm, mỗi cán bộ công chức dự kiến số hồ
sơ mình phải lập theo chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao; Thủ trưởng đơn vị xem xét, điều chỉnh và tổng hợp thành bản danh mục hồ sơ của toàn đơn vị và ký duyệt Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục thì nộp bản danh mục này về Chánh văn phòng Trên cơ sở danh mục hồ sơ đã duyệt ký, Lưu trữ hiện hành cung cấp bìa hồ sơ, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc và nộp
hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành
2 Mở hồ sơ: Dựa vào danh mục hồ sơ đã được duyệt, mỗi cán bộ, công
chức mở hồ sơ ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ theo công việc được phân công lên bìa hồ sơ theo mẫu quy định (mỗi bìa dùng cho 01 hồ sơ).
3 Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Khi mở hồ sơ, những văn bản đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc được cho vào bìa hồ sơ, kể cả
“công văn đến”, bản lưu “công văn đi”, và các tư liệu quan trọng để giải quyết công việc đó Cán bộ công chức (hoặc nhóm cán bộ công chức) được giao công việc nào, thì có trách nhiệm kịp thời thu đủ các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó.
Trang 84 Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: Tùy theo đặc điểm của từng hồ sơ
mà chọn cách sắp xếp cho phù hợp Các văn bản phải được sắp xếp theo các đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ
Ví dụ: - Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: Tập hợp các loại văn bản như Công văn, Quyết định nâng lương, Quyết định bổ nhiệm …
- Sắp xếp theo đặc trưng của chủ đề: Tập hợp những văn bản gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giả như: Hồ sơ các cuộc điều tra, Tổng điều tra nghiệp
vụ chuyên môn; Hồ sơ chương trình công tác năm; Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm; Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật…
Khi lập hồ sơ phải sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo thứ tự ngày tháng và mối liên hệ giữa các văn bản với nhau, làm cho mỗi hồ sơ phản ánh rõ ràng và có hệ thống của một sự việc, một vấn đề đã giải quyết, xử lý.
Các tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối giống nhau, phải là bản chính, có đầy đủ thể thức và là bằng chứng xác thực về những sự việc, có giá trị tra cứu, tham khảo.
5 Kết thúc hồ sơ: Đối với những công việc định kỳ, kết thúc năm hành chính là kết thúc lập hồ sơ Đối với các công việc không định kỳ hoặc có thời gian kéo dài, kết thúc hồ sơ được xác định khi đã hoàn thành công việc đó Khi kết thúc hồ sơ, cán bộ, công chức (hoặc nhóm cán bộ, công chức) phải làm các công việc sau:
a) Bổ sung đủ tài liệu có liên quan đến hồ sơ;
b) Loại bỏ những văn bản tài liệu trùng, thừa, không có giá trị làm tư liệu nghiên cứu, tham khảo;
c) Sắp xếp lại văn bản trong hồ sơ nhằm bảo đảm tính khoa học;
d) Đánh số tờ liên tục (không lặp lại số) để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ bằng bút chì đen mềm, trên góc phải của mỗi tờ văn bản cho đến hết các văn bản trong hồ sơ;
đ) Ghi mục lục văn bản và viết tờ kết thúc hồ sơ (theo mẫu in sẵn trên bìa hồ sơ).
Điều 9 Nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ hiện hành
1 Hồ sơ, tài liệu sau khi kết thúc được lưu tại đơn vị một năm để theo dõi hoàn chỉnh tiếp hoặc nghiên cứu khi cần thiết, sau đó lập danh sách các hồ
Trang 9sơ đã lập mà đang giữ, trình Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận và nộp cho Lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị Hồ sơ các đề tài khoa học của cơ quan, đơn
vị nộp Lưu trữ hiện hành ngay sau khi được nghiệm thu Hồ sơ các công trình xây dựng, sửa chữa lớn của cơ quan, đơn vị nộp Lưu trữ hiện hành chậm nhất
là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn hoàn thành được duyệt.
2 Căn cứ quy định thành phần hồ sơ lập, nộp lưu trữ và thời hạn bảo quản tài liệu ngành Thống kê ban hành tại phụ lục kèm theo Quy chế này, Thủ trưởng đơn vị xác định tính chất, mức độ, thời gian phải bảo quản, để cán bộ Lưu trữ hiện hành có cơ sở lập hồ sơ và xác định yêu cầu lưu trữ đối với các loại tài liệu như sau:
a) Loại tài liệu bình thường, mật, tối mật, tuyệt mật.
b) Thời gian bảo quản hồ sơ tài liệu: Số năm, lâu dài, vĩnh viễn.
3 Khi nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ hiện hành phải lập biên bản, kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp.
4 Cán bộ Lưu trữ hiện hành thực hiện các nhiệm vụ ở khoản 2, Điều 4 của Quy chế này.
Điều 10 Nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ lịch sử
1 Căn cứ quy định về thời hạn bảo quản của từng loại tài liệu, kết thúc năm công tác, Lưu trữ hiện hành trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị các nội dung sau:
a) Danh mục tài liệu nộp về Lưu trữ lịch sử (các trung tâm Lưu trữ Quốc gia) những tài liệu có giá trị.
b) Danh mục tài liệu cần tiếp tục chỉnh lý để giao nộp Lưu trữ lịch sử c) Danh mục những tài liệu đưa vào Lưu trữ hiện hành phục vụ tra cứu khai thác thường xuyên
d) Danh mục tài liệu quá hạn sử dụng cần tiêu hủy
2 Quy định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Trang 10a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học
và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau 10 năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị.
b) Tài liệu phim, ảnh; tài liệu ghi hình (nếu có): sau 02 năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị
3 Quy định đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử:
a) Lưu trữ hiện hành cơ quan Tổng cục nộp hồ sơ, tài liệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
b) Lưu trữ hiện hành các đơn vị trực thuộc Tổng cục tổ chức thu thập, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại đơn vị
3 Việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ phải thực hiện đúng qui định của Nhà nước.
4 Hồ sơ, tài liệu có các độ mật sau khi lập, được thực hiện lưu giữ theo chế độ bảo quản tài liệu mật của Nhà nước.
Điều 11 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị
1 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ yêu cầu công tác của cán bộ, công chức các đơn vị trong và ngoài ngành Thống kê, các đối tượng sử dụng khác Cá nhân, đơn vị muốn khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành đúng quy định về khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị có tài liệu
2 Các cá nhân, đơn vị trong Ngành đến khai thác, sử dụng tài liệu phải
có giấy đề nghị của Lãnh đạo đơn vị Khi đến Lưu trữ hiện hành để khai thác tài liệu có thể đọc, ghi chép, sao chụp tại chỗ Trường hợp cần thiết có thể mượn về đơn vị tra cứu sau khi đã được sự đồng ý của Chánh Văn phòng (đối với cơ quan Tổng cục) hoặc Thủ trưởng đơn vị (đối với các đơn vị trực thuộc Tổng cục) và thời hạn mượn tối đa không quá 05 ngày Tuyệt đối không được mang tài liệu lưu trữ về nhà làm tài liệu riêng, mang sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp cho cá nhân hoặc cơ quan khác.
3 Các cá nhân, đơn vị ngoài Ngành đến khai thác, sử dụng tài liệu phải
có giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản và phải được sự đồng ý của lãnh đạo
Trang 11Văn phòng, lãnh đạo đơn vị, đồng thời phải trả phí khai thác sử dụng theo quy định của Nhà nước
4 Đối với hồ sơ, tài liệu nằm trong quy định danh mục bí mật Nhà nước thuộc Tổng cục Thống kê quản lý, cán bộ lưu trữ và người đến khai thác phải chấp hành nghiêm chỉnh Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và quy định bảo vệ
bí mật tài liệu của Tổng cục Thống kê ban hành
Chương III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 12 Hiệu lực thi hành
Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành và thay thế Quyết định số 163/QĐ-TCTK ngày 24 tháng 10 năm 1972 của Tổng cục Thống kê quy định tạm thời về thời hạn bảo quản tài liệu.
Trang 12
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN
HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA NGÀNH THỐNG KÊ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 556 /QĐ-TCTK Ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Thống kê)
(Đây là phần nội dung thay thế cho phần Phụ lục “Về thành phần hồ sơ, tài liệu của
Tổng cục Thống kê để lập, nộp và thời hạn bảo quản” tại Quyết định số 361/QĐ-TCTK
ngày 19 tháng 5 năm 2008 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Thống kê)
bảo quản
1 Tài liệu tổng hợp
1 Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan
- Chủ chương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ
nguyên tắc)
- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ
ký…)
Đến khi vănbản hết hiệulực thi hành
5 năm
2 Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và Pháp luật
của Nhà nước
Vĩnh viễn
3 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề
chung của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
4 Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì
tổ chức (kỷ niệm ngày thành lập ngành Thống kê vv…)
6 Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm
- Của cơ quan cấp trên
- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
10 nămVĩnh viễn
7 Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng
Trang 13- Của cơ quan cấp trên
- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
5 năm
10 năm
8 Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần
- Của cơ quan cấp trên
- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
5 năm
10 năm
10 Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề
chung của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
12 Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan
- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm
- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi
Vĩnh viễn
10 năm
13 Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/ giải
trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…)
Vĩnh viễn
15 Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban
2 Tài liệu nghiệp vụ thống kê
17 Tập văn bản về nghiệp vụ thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ
nguyên tắc)
Đến khi vănbản hết hiệulực thi hành
18 Hồ sơ trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành
- Luật Thống kê và các văn bản hướng dẫn thi hành
- Hệ thống chỉ tiêu thống kê Quốc gia
Vĩnh viễnVĩnh viễn
Trang 14- Các cuộc Tổng điều tra Thống kê … Vĩnh viễn
19 Hồ sơ trình Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành
- Chế độ báo cáo thống kê tổng hợp áp dụng với các bộ ngành
- Chế độ báo cáo thống kê áp dụng đối với Cục thống kê
- Chế độ báo cáo thống kê cơ sở áp dụng đối với doanh nghiệp nhà
nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài …
Vĩnh viễnVĩnh viễnVĩnh viễn
20 Hồ sơ thực hiện các cuộc tổng điều tra thống kê Vĩnh viễn
21 Hồ sơ ban hành và thực hiện các cuộc điều tra thống kê
- Các cuộc điều tra thống kê năm
- Các cuộc điều tra thống kê Quí, 6 tháng
- Các cuộc điều tra thống kê tháng
Vĩnh viễn
10 năm
5 năm
22 Tài liệu hướng dẫn các nghiệp vụ thống kê chuyên ngành 20 năm
23 Hồ sơ hội nghị về tập huấn các nghiệp vụ thống kê chuyên ngành do
26 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ thống kê
- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm
- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Vĩnh viễn
10 năm
27 Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục
tiêu, dự án chuyên môn
Vĩnh viễn
Trang 1529 Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý nghiệp vụ
30 Các ấn phẩm công bố thông tin thống kê thuộc Hệ thống chỉ tiêu
thống kê Quốc gia
Vĩnh viễn
32 Báo cáo thống kê tổng hợp (báo cáo tình hình kinh tế - xã hội)
- Báo cáo sơ bộ
- Dữ liệu, cơ sở dữ liệu điều tra và tổng điều tra thống kê
- Phiếu điều tra và phiếu tổng điều tra:
+ Phiếu nhập tin bằng bàn phím
+ Phiếu nhập tin bằng công nghệ Scanning
Vĩnh viễn
5 nămVĩnh viễn
2 nămSau thờiđiểm công
bố số liệuchính thức
34 - Các sản phẩm thống kê khác do ngành Thống kê xuất bản Tương
đương vớitài liệu cùngloại
35 Báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và dự báo về tình
hình phát triển kinh tế - xã hội năm và nhiều năm
Vĩnh viễn
36 Báo cáo phân tích chuyên đề các nghiệp vụ thống kê (kể cả các dự
án)
20 năm