BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CUỐI KHÓA TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ BESTPHARM GROUP

Để tạo điều kiện cho sinh viên ra trường và áp dụng thực tế những điều đã học trênsách vở. Bằng việc sắp xếp cho chúng em đi thực tế ở Công Ty Cổ TNHH Quốc TếBestpharm Group để hiểu rõ hơn các quy trình xuất – nhập hàng hóa, cũng như bảoquản thuốc theo tiêu chuẩn GDP.Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến cơ sở thực tập và các anh chị hướng dẫntại Công Ty đã giúp em hoàn thành hai tuần thực tập thực tế vừa qua.Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô khoa DượcTrường Cao đẳng Đại Việt đã tạo điều kiện cho em hoàn thành nhiệm vụ.Cuối cùng em xin kính chúc Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô khoaDược và các anh chị hướng dẫn tại Công Ty lời chúc sức khỏe, đạt nhiều thành côngtrong sự nghiệp trồng người và mang lại sức khỏe choĐể tạo điều kiện cho sinh viên ra trường và áp dụng thực tế những điều đã học trênsách vở. Bằng việc sắp xếp cho chúng em đi thực tế ở Công Ty Cổ TNHH Quốc TếBestpharm Group để hiểu rõ hơn các quy trình xuất – nhập hàng hóa, cũng như bảoquản thuốc theo tiêu chuẩn GDP.Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến cơ sở thực tập và các anh chị hướng dẫntại Công Ty đã giúp em hoàn thành hai tuần thực tập thực tế vừa qua.Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô khoa DượcTrường Cao đẳng Đại Việt đã tạo điều kiện cho em hoàn thành nhiệm vụ.Cuối cùng em xin kính chúc Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô khoaDược và các anh chị hướng dẫn tại Công Ty lời chúc sức khỏe, đạt nhiều thành côngtrong sự nghiệp trồng người và mang lại sức khỏe choĐể tạo điều kiện cho sinh viên ra trường và áp dụng thực tế những điều đã học trênsách vở. Bằng việc sắp xếp cho chúng em đi thực tế ở Công Ty Cổ TNHH Quốc TếBestpharm Group để hiểu rõ hơn các quy trình xuất – nhập hàng hóa, cũng như bảoquản thuốc theo tiêu chuẩn GDP.Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến cơ sở thực tập và các anh chị hướng dẫntại Công Ty đã giúp em hoàn thành hai tuần thực tập thực tế vừa qua.Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô khoa DượcTrường Cao đẳng Đại Việt đã tạo điều kiện cho em hoàn thành nhiệm vụ.Cuối cùng em xin kính chúc Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô khoaDược và các anh chị hướng dẫn tại Công Ty lời chúc sức khỏe, đạt nhiều thành côngtrong sự nghiệp trồng người và mang lại sức khỏe cho

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CUỐI KHÓA TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ BESTPHARM GROUP

Cán bộ hướng dẫn tại công ty: DS Nguyễn Bá Hùng.

Giảng viên hướng dẫn: GV Hồ Thị Quỳnh Như.

Sinh viên : Vòng Mẫn Thanh MSSV:

Lớp: 17CĐH_BKLT4.

Ngành: Dược sĩ, Khóa: 2017-2019.

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2019

Để tạo điều kiện cho sinh viên ra trường và áp dụng thực tế những điều đã học trênsách vở Bằng việc sắp xếp cho chúng em đi thực tế ở Công Ty Cổ TNHH Quốc TếBestpharm Group để hiểu rõ hơn các quy trình xuất – nhập hàng hóa, cũng như bảoquản thuốc theo tiêu chuẩn GDP.

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến cơ sở thực tập và các anh chị hướng dẫntại Công Ty đã giúp em hoàn thành hai tuần thực tập thực tế vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô khoa DượcTrường Cao đẳng Đại Việt đã tạo điều kiện cho em hoàn thành nhiệm vụ

Cuối cùng em xin kính chúc Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô khoaDược và các anh chị hướng dẫn tại Công Ty lời chúc sức khỏe, đạt nhiều thành côngtrong sự nghiệp trồng người và mang lại sức khỏe cho mọi người

Sinh Viên

Vòng Mẫn Thanh

Đánh giá về Báo cáo thực tập tốt nghiệp: …………/10 điểm Ngày tháng năm 2019

Ngày tháng năm 2019

HỌ VÀ TÊN CBHD

Nguyễn Bá Hùng

PHẦN 1: TỔNG QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP: 1

1.1.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY: 1

1.2.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN: 1

1.3.CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY: 2

1.4.QUY MÔ TỔ CHỨC: 3

1.5.CƠ CẤU TỔ CHỨC: 4

1.6.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY: 5

1.6.1 Giám Đốc: 5

1.6.2.Phòng tài chính kế toán: 6

1.6.3.Phòng kinh doanh: 7

1.6.4.Phòng kế hoạch- marketing: 9

1.6.5 Phòng Đảm bảo chất lượng (QA) 9

1.6.6.Kho hàng: 10

PHẦN 2: NỘI DUNG THỰC TẬP : 14

2.1.GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY: 15

2.2.QUY TRÌNH NHẬP HÀNG: 22

2.3.CÁCH SẮP XẾP VÀ BẢO QUẢN THUỐC TRONG KHO: 26

2.3.1 Sắp xếp, bảo quản hàng hóa: 27

2.3.2 Vệ sinh, bảo dưỡng kho: 28

2.3.3 Kiểm soát côn trùng, mối mọt: 31

2.3.4 Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho: 31

2.3.5 Thẩm định điều kiện bảo quản trong kho: 34

2.3.6 Xử lý vi phạm điều kiện bảo quản trong kho và khi vận chuyển: 37

2.3.7.Theo dõi chất lượng hạn dùng và số lượng tồn kho: 39

2.3.8 Xử lý hàng bể vỡ hư hỏng: 42

2.3.9 Quản lý hàng trả về 43

2.3.10 Xử lý thuốc giả: 46

2.4.1.Các yêu cầu bắt buộc khi giao hàng: 49

2.4.4.Nguyên tắc vận chuyển hàng thu hồi hay trả về: 51

2.4.5.Bảo quản vệ sinh phương tiện vận chuyển 52

2.4.6.Phòng chống côn trùng, mối mọt gặm nhắm và chim chóc trong xe 54

2.5 QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỒ SƠ VÀ PHẦN MỀM KHO: 55

PHẦN 3: KẾT LUẬN: 64

PHẦN 1: TỔNG QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP:

1.1.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY:

Tên công ty: Công ty TNHH Quốc Tế Bestpharm Group.

Địa chỉ giao dịch: 244/9/10C Tô Hiến Thành, Phường 13, Quận 10, TP Hồ Chí

Minh.

Giám Đốc: Nguyễn Văn Hạnh.

Điện thoại: (028).38634132 Fax: (028).8534125.

Đăng ký kinh doanh số: 2779/HCM- ĐKKDD

Về sản phẩm cung cấp, xuất phát là công ty nhỏ, chuyên mua hàng tù các công

ty dược phẩm trong nước, đến nay công ty đã là nhà phân phối độc quyền chohơn 100 sản phẩm, trong đó có nhiều sản phẩm nhập khẩu và có uy tín thươnghiệu trên thương trường dược phẩm với các bệnh viện khắp cả nước Đây là mộtđiều kiện rất thuận lợi cho việc khai thác và phát triển thị trường sau này

Về việc thị trường tiêu thụ, công ty không ngừng mở rộng thị trường của mình

ra nhiều khu vực trong cả nước Mục tiêu trước mắt mà công ty đang theo đuổi

là làm chủ địa bàn trong nước với trọng điểm là mở rộng thị trường khu vựcphía Bắc

1.3.CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY:

Chức năng: Bán buôn thuốc thành phẩm

Chính sách chất lượng:

Mục tiêu của Công ty là thực hiện sự cam kết từ đầu rằng đảm bảo duy trì chất lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng bằng việc cung ứng các dược phẩm có chất lượng tốt, giá cả hợp lý và đúng thời hạn.

Để thực hiện mục tiêu nêu trên, công ty có các cam kết:

1 Chấp hành tốt những quy định về quy chế Dược, đồng thời thực hiện đầy đủ các hướng dẫn về thực hành tốt phân phối thuốc

2 Luôn làm hài lòng và có trách nhiệm với khách hàng bằng cách cung cấp các sảnphẩm đảm bảo chất lượng và hiệu quả

3 Đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật đáp ứng được các yêu cầu của GDP

4 Phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để đảm bảo tất cả sản phẩm và dịch vụ cungcấp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

1.4.QUY MÔ TỔ CHỨC:

Danh sách nhân sự:

 Giám đốc: Nguyễn Văn Hạnh.

 Phòng tài chính kế toán:

Kế toán trưởng: Nguyễn Thị Lệ Mỹ

Kế toán viên: Lê Trần Thảo Lư, Lê Thị Thu Trang

Thủ quỹ: Nguyễn Thị Kiều Tiên

 Phòng kinh doanh:

Nguyễn Thị Phương, Võ Hoàng Tuân, Nguyễn Thị Kim Thanh

 Phòng Kế Hoạch – Marketing:

Đỗ Quốc Tín, Nguyễn Văn Phi

 Phòng đảm bảo chất lượng (QA): Nguyễn Thị Thu Hồng, Nguyễn Thị Lệ Linh.

Quản lý trình dược vùng

Trình dược

viên bệnh

viện

Trình dược viên nhà thuốc

cộng tác viên

Phòng kế hoạch - marketing

Phòng đảm bảo chất lượng (QA)

Kho hàng - giao hàng

Dược sĩ phụ trách chuyên môn: Nguyễn Bá Hùng.

Thủ kho: Trần Thị Hóa

Nhân viên kho: Võ Cao Thắng

Nhân viên giao hàng: Nguyễn Anh Tuấn, Nguyễn Phan Thuân, Phan Trung Tài, Đinh Viết Thuấn, Trần Vinh Khoa

Và có 32 Trình dược viên ETC, OTC và cộng tác viên

Hoạch định kế hoạch kinh doanh

Báo cáo hoạt động

Đại hội đồng cổ đông

Do Đại hội đồng cổ đông bầu cửHội đồng quản trị

Do Đại hội đồng cổ đông bầu cử

Ban kiểm soát

Do hội đồng quản trị đề cử, có 3 thành viên

Ban cố vấn

Do hội đồng quản trị bổ nhiệmBan giám đốc

 Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.

 Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

 Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên hội đồng quản trị

Quyền hạn

 Bổ nhiệm hay miễn nhiệm các Phó Giám đốc, các trưởng Bộ phận

 Giám sát mọi hoạt động kinh doanh, tài chính, nhân sự trong công ty

 Quyết định khen thưởng hay kỷ luật Cán bộ và Nhân viên dưới quyền

 Trực tiếp phụ trách, quản lý điều hành mọi hoạt động công ty

 Được quyền yêu cầu công ty cung cấp đầy đủ trang thiết bị, phương tiện và điềukiện làm việc

Mô tả công việc

 Trực tiếp điều hành mọi hoạt động công ty

 Xây dựng mô hình hoạt động

 Phân công công việc cho các nhân viên trong công ty

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, các chức danh quản lý trong công ty, trừ chức danhthuộc thẩm quyền hội đồng quản trị

 Ký kết hợp đồng nhân danh công ty,

 Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức

 Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh

 Tuyển dụng lao động

 Báo cáo tình hình tài chính hàng năm cho hội đồng quản trị

Quan hệ công tác:

 Trong Ban Giám đốc: Chủ trì họp giao ban định kỳ hay đột xuất

 Với các Trưởng Bộ phận : Nghe báo cáo hay kiểm tra hoạt động của các Bộ

phận

1.6.2.Phòng tài chính kế toán:

Trưởng phòng Tài chính – Kế toán có trình độ đại học trở lên, được đào tạo về nghiệp

vụ kế toán, trải qua 1 tháng tập sự

Trách nhiệm

 Chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành về lĩnh vực mình phụ trách

 Quản lý điều hành hoạt động tài chính kế toán

 Tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính

 Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán

 Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu

tư của công ty hiệu quả

 Xây dựng các quy chế, quy định về lĩnh vực hoạt động tài chính kế toán

 Xây dựng kế hoạch tài chính công ty

Quyền hạn

 Trực tiếp quản lý phòng kế toán

 Chỉ đạo phân công công việc cho nhân viên thuộc phòng kế toán

 Được quyền yêu cầu công ty cung cấp đầy đủ trang thiết bị, phương tiện và điềukiện làm việc

Mô tả công việc

 Trực tiếp phụ trách phòng kế toán Tổ chức công tác kế toán đúng phương pháp,thủ tục, chứng từ, báo biểu theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành vàcác yêu cầu quản trị của công ty ở phạm vi phụ trách

 Tổ chức định biên nhân sự, phân công giao việc, kiểm soát, huấn luyện và quản

lý nhân sự kế toán thuộc phạm vi phụ trách

 Tổ chức thực hiện hướng dẫn, huấn luyện phổ biến các quy trình thủ tục tácnghiệp, thủ tục quy định của Nhà nước và quy định của công ty cho các nhânviên phòng ban liên quan

 Tổ chức tổng hợp, phân tích báo cáo, cung cấp thông tin tài chính theo luật định

và yêu cầu quản trị công ty

 Tiếp nhận phổ biến triển khai kiểm soát thực hiện các chỉ đạo, chỉ thị, các thôngbáo, các quy định của công ty

 Thường xuyên cập nhật Luật định của Nhà nước, phổ biến, vận dụng phù hợpvào hoạt động kinh doanh của công ty

 Kiểm tra kiểm duyệt hồ sơ thanh toán, thu chi, nộp ngân sách, tiền lương, chế độcho người lao động, các báo cáo định kỳ, đột xuất do nhân viên đệ trình hàngngày, tháng.

 Xây dựng mối quan hệ phối hợp tốt với các khối, phòng ban trong công ty &quan hệ đối ngoại với cơ quan ban ngành

 Tổ chức lưu trữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán và tuyệt đốibảo mật thông tin tài chính

Quan hệ công tác

 Với Ban giám đốc: Thỉnh thị và báo cáo với Ban giám đốc về tài chính Họpgiao ban với Ban Giám đốc Công ty

 Với các bộ phận khác : Phối hợp với phòng tổ chức trong việc quản lý nhân sự

Hỗ trợ phòng kinh doanh quản lý các hóa đơn chứng từ Phối hợp với bộ phậnkho để kiểm soát vòng quay hàng hóa

1.6.3.Phòng kinh doanh:

Trưởng phòng Kinh doanh có năng lực tổ chức và quản lý, đồng thời được đào tạo về thực hành tốt phân phối thuốc, có kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh

Trách nhiệm

 Chịu trách nhiệm trước Giám đốc điều hành về lĩnh vực mình phụ trách

 Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty

 Xây dựng kế hoạch đào tạo kiến thức, kỷ năng cho nhân viên Phòng kinhdoanh

 Tham mưu cho Giám đốc xây dựng chi phí bán hàng và các chính sách bánhàng, tổ chức mạng lưới bán hàng: Trình dược viên, đại lý, khách hàng

 Xây dựng tổ chức nhân sự các bộ phận thuộc Phòng kinh doanh

Quyền hạn

 Trực tiếp phụ trách, quản lý Phòng kinh doanh

 Chỉ đạo phân công công việc cho các nhân viên thuộc Phòng kinh doanh

Mô tả công việc

 Trực tiếp phụ trách quản lý Phòng kinh doanh

 Xây dựng mô hình hoạt động, tổ chức nhân sự của phòng

 Phân công công việc cho các nhân viên Phòng kinh doanh

 Thỏa thuận ký các hợp đồng bán hàng, ký hợp đồng cộng tác viên theo hệ thốngchính sách của công ty

 Quyết định các phương án thúc đẩy bán hàng trong kế hoạch đã được duyệt

 Xây dựng các giải pháp bảo vệ thị phần, chống hàng cạnh tranh

 Phân bổ doanh số theo kế hoạch bán hàng đã được duyệt

 Thường trực việc triển khai sản phẩm mới ra thị trường, lập phương án triểnkhai sản phẩm mới ra thị trường

 Xây dựng, phân bổ kinh phí bán hàng

 Cử nhân viên cấp dưới đi công tác các tỉnh để thúc đẩy bán hàng

 Ký giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ trong hệ thống phân phối, ký báocáo các công việc được phân công theo qui định

 Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác lựa chọn nhà cung cấp sản xuấtcác sản phẩm của Công ty với giá cả hợp lý và đúng theo tiêu chuẩn đăng ký.

 Tham mưu và giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc xây dựng chiếnlược duy trì và phát triển uy tín, thương hiệu Công ty

 Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc thực hiện các chương trình truyềnthông tiếp thị, quan hệ cộng đồng để quảng bá cho các sản phẩm, thương hiệucủa Công ty nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh về sản phẩm, dịch vụ củaCông ty trên thị trường

 Tham gia vào quá trình nghiên cứu, xây dựng và triển khai các sản phẩm mới

1.6.5 Phòng Đảm bảo chất lượng (QA)

 Tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc Công ty trong việc thiết lập và quản

lý hệ thống đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu và các tiêu chuẩn khác

 Tố chức, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra thực hiện hoạt động đảm bảo chất lượngtrên toàn bộ hệ thống đã được xác lập, đảm bảo mọi sản phẩm phân phối tạiCông ty khi đưa ra thị trường phù hợp với yêu cầu về mặt chất lượng

 Tổ chức thực hiện toàn bộ những hoạt động chuyên môn có liên quan đến côngtác đảm bảo chất lượng

 Xây dựng mối quan hệ phối hợp tốt với các khối, phòng ban trong công ty &quan hệ đối ngoại với cơ quan ban ngành

 Tổ chức lưu trữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán và tuyệt đốibảo mật thông tin tài chính

1.6.6.Kho hàng:

1.6.6.1 Dược sỹ phụ trách chuyên môn:

Người quản lý chuyên môn của công ty phải có trình độ là Dược sĩ đại học, có năng lực

tổ chức và quản lý, đồng thời phải được đào tạo về thực hành tốt phân phối thuốc, với

ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Dược phẩm

Trách nhiệm

 Chấp hành tốt những quy định của Cơ quan quản lý cấp trên (Cục quản lý Dược,

Giám sát mọi hoạt động của công ty có liên quan đến GDP

Quyết định mọi vấn đề về chất lượng thuốc trong công ty

Mô tả công việc

 Chỉ đạo và đôn đốc chung mọi hoạt động GDP

 Thay mặt Công ty quan hệ với Cơ quan quản lý Dược hay Ban ngành

 Quản lý toàn bộ hồ sơ chuyên môn Dược chính trong công ty do Bộ Y tế qui định,kiểm tra việc thực hiện qui chế Dược chính ở các bộ phận

 Chịu trách nhiệm về chất lượng thuốc kinh doanh trong công ty

 Chịu trách nhiệm chính trong việc xử lý khiếu nại về chất lượng sản phẩm, xử lýthuốc giả (hoặc nghi ngờ giả), thu hồi thuốc, quyết định mọi vấn đề liên quan sảnphẩm bị trả về

 Đào tạo, hướng dẫn và kiểm tra, giám sát chặt chẽ các nhân viên trong lĩnh vựcchuyên môn

 Thông báo kịp thời cho Ban Giám đốc và đề xuất các biện pháp giải quyết sự cố khiphát sinh các vấn đề về chất lượng thuốc trong Công ty

Quan hệ công tác

 Trong Ban Giám đốc và các Bộ phận: Tham mưu cho Ban Giám đốc về việcquản lý chất lượng thuốc Thực hiện và báo cáo Ban Giám đốc những nhiệm vụđược giao Chỉ đạo hoạt động về chất lượng thuốc cho các trưởng bộ phận.Nghe báo cáo về chất lượng thuốc và kiểm tra hoạt động GDP của các Bộ phận

 Với các Cơ quan khác: Thường xuyên cập nhật các văn bản, qui định về chấtlượng thuốc từ Bộ Y tế, Sở Y tế địa phương Chịu trách nhiệm trước cơ quanquản lý Dược nhà nước về các hoạt động chuyên môn trong công ty.

1.6.6.2.Thủ kho.

Thủ Kho tối thiểu phải là một dược sĩ Trung cấp được đào tạo GDP căn bản, có kiến thức và năng lực trong lãnh vực quản lý kho, đặc biệt cần có phẩm chất đạo đức tốt và trung thực

Trách nhiệm

 Quản lý Kho

 Chịu trách nhiệm về số lượng tồn trữ của tất cả các thành phẩm

 Đảm bảo thực hiện đúng các quy định về biệt trữ, tồn trữ và bảo quản đối với tất

cả thành phẩm trong kho

 Đảm bảo an toàn lao động và phòng chống cháy nổ tại các khu vực Kho đượcgiao quản lý

Quyền hạn

 Phân công, sắp xếp nhân sự trực thuộc Kho

 Chỉ đạo và kiểm tra, kiểm soát các công việc trong Kho

 Góp ý với Trưởng bộ phận kinh doanh về các vấn đề liên quan đến tồn trữ vàbảo quản

Mô tả công việc

 Bảo quản hàng hóa theo đúng nguyên tắc GDP

 Theo dõi và đảm bảo điều kiện bảo quản theo yêu cầu ghi trên nhãn

 Kiểm tra, ký nhận hàng hóa nhập phòng kinh doanh

 Kiểm tra, đóng hàng, xuất hàng theo hóa đơn chứng từ

 Theo dõi, báo cáo hàng hóa xuất, nhập, tồn hàng tháng, quý năm hoặc theo yêucầu của Ban Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán

Quan hệ công tác

Với Ban giám đốc: Xin ý kiến chỉ thị của cấp trên và báo cáo với Ban Giám đốc

về số liệu xuất, nhập, tồn.

Với Phụ trách chuyên môn: Xin ý kiến chỉ thị của cấp trên và báo cáo với BanGiám đốc về số liệu xuất, nhập, tồn và tất cả các vấn đề liên quan đến bảo quảnthuốc

Với các Trưởng/ Phó Bộ phận khác : Phối hợp với các Trưởng/ Phó bộ phận trongCông ty đối với các vấn đề có liên quan đến Kho

Với các nhân viên thuộc Kho : Chỉ đạo và quản lý tất cả nhân viên thuộc Kho

1.6.6.3.Nhân viên giao hàng:

Nhân viên giao hàng có trình độ tối thiểu 9/12, có kinh nghiệm trong công tác giaohàng, được đào tạo về GDP căn bản, có khả năng giao tiếp và trải qua tập sự 3 tháng

Mô tả công việc:

 Nhận hóa đơn bán hàng từ Phòng kế toán, tổ chức giao thành phẩm theo kếhoạch phân phối cho các đại lý nhanh chóng, đầy đủ và an toàn theo đúng cácqui định của GDP

 Thâu nhận các khiếu nại và hồi khấu từ khách hàng, thực hiện thủ tục hồi khấucho các thành phẩm trả về

 Giám sát việc xuất thành phẩm từ kho cho Ban giao hàng

 Giao hàng quảng cáo tiếp thị đi các Tỉnh - Thành

 Thanh toán chi phí giao hàng và chi phí đội xe.

 Lưu giữ hồ sơ chứng từ liên quan

 Chịu trách nhiệm nâng cao nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp

 Theo dõi, ghi chép và đảm bảo điều kiện bảo quản theo yêu cầu ghi trên nhãn

Quan hệ công tác:

 Với Phụ trách chuyên môn: Thực hiện chỉ đạo của Phụ trách chuyên môn vềphương pháp bảo quản hàng hóa, và phương pháp sắp xếp, giao nhận hàng Ghichép đầy đủ các biểu mẫu được giao để báo cáo cho Phụ trách chuyên môn

 Với Trưởng bộ phận kinh doanh : Nhận kế hoạch và ý kiến chỉ đạo từ Trưởng bộphận kinh doanh Báo cáo tình hình thực hiện

 Với các nhân viên khác : Phối hợp với Nhân viên kho trong việc xuất kho thànhphẩm và hồi khấu.Phối hợp với Nhân viên lái xe để tổ chức vận chuyển hàng.Phối hợp với Nhân viên Kế toán trong việc thanh toán chi phí

 Với khách hàng: Phối hợp với các Đại lý để tổ chức việc giao – nhận thànhphẩm



PHẦN 2: NỘI DUNG THỰC TẬP :

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY:

Kho hàng công ty được chia làm 2 kho hàng:

 Máy in: 1 cái

 Xe gắn máy giao hàng: 4 chiếc

 Xe ô tô giao hàng: 1 chiếc

 Xe tải chuyên dụng chở hàng: 1 chiếc

 Tủ thuốc sơ cứu: 1 cái

 Bình chữa cháy: 4 bình

 Máy hút bụi: 1 cái  Hệ thống báo cháy tự động: 1 hệ thống.

Bản đồ kho hàng:

Sơ đồ kho hàng:

Giấy chứng nhận đạt “Thực hành tốt phân phối thuốc”:

đồ tổ chức kho:

Nội quy kho:

Điều 1: Cán bộ công nhân viên thuộc các phòng ban khác khi có nhu cầu vào kho phải

được sự đồng ý của Thủ kho

Điều 2: Khách đến công tác tại Công ty, muốn vào kho phải có sự đồng ý của ban

Giám đốc và được sự hướng dẫn của Thủ Kho

Phụ trách chuyên môn Nguyễn Bá Hùng

Điều 3: Tuyệt đối không được hút thuốc, bật lửa, mang xăng dầu, chất cháy nổ vào

kho

Điều 4: Trong và ngoài kho phải luôn sạch sẽ, hàng hóa sắp xếp gọn gàng theo chủng

loại, tổ chức bảo quản đúng quy chế, kỹ thuật an toàn về cháy nổ

Điều 5: Trước và sau giờ làm việc thủ kho phải kiểm tra lại toàn bộ hệ thống cửa ngõ,

đèn điện, nếu thấy hiện tượng nghi vấn phá hoại, mất cắp thì phải giữ nguyên hiệntrường báo cáo ngay cho cán bộ phụ trách và bảo vệ để có biện pháp giải quyết

Điều 6: Hết giờ làm việc thủ kho phải kiểm tra trong và ngoài kho: khóa, cửa kho, tắt

đèn, quạt Ngoài giờ nếu cần làm việc trong kho phải được phép của Ban Giám đốc

Điều 7: Không được ăn, ngủ, đùa giỡn trong kho.

Điều 8: Thủ kho và công nhân kho phải biết bảo quản và sử dụng thông thạo các dụng

cụ và phương tiện PCCC

Điều 9: Nhân viên vào kho phải mang trang phục Bảo Hộ lao động, hiểu và thực hành

thông thạo các thao tác sơ cứu tai nạn thông thường

Điều 10: Thủ kho làm việc phải bảo đảm nguyên tắc, thủ tục xuất nhập, nắm chắc số

liệu hàng hóa trong kho và tuyệt đối bảo mật thông tin về số lượng hàng trong kho

Nội quy an toàn lao động trong kho:

1 Mặc trang phục bảo hộ theo đúng quy định

2 Mang găng tay, mặt nạ, mắt kính bảo hộ khi tiếp xúc với độc chất, hóa chất ăn mòn, chất bức xạ,

3 Chỉ bắt đầu khi hiểu rõ công việc và đọc kỹ SOP hướng dẫn

4 Luôn cảnh giác với các mối nguy hiểm

5 Tập trung tinh thần khi đang làm việc

6 Tránh làm việc vội vàng, hấp tấp

7 Không được làm việc khi đầu óc căng thẳng, say rượu hay mệt mỏi

8 Dọn dẹp khu vực làm việc ngăn nắp, sạch sẽ

9 Biết cách xử trí về sơ cấp cứu hay hỏa hoạn

 Hóa chất độc, ăn mòn: acid, kiềm, chất gây kích thích.

Nhân viên phải thông thạo các thao tác sơ cứu để xử lý kịp thời khi xảy ra sự cố tai nạnngoài ý muốn như: bất tỉnh, gãy xương, bỏng do nhiệt, bỏng do hóa chất, bong gân,choáng,… với các trang thiết bị sơ cứu sẵn có trong tủ thuốc sơ cứu như:

- Bông, băng, cồn, oxy già, garô, nẹp cố định

- Thuốc chống choáng: Long não

Bỏng độ 3: Thương tổn bề mặt lớn: nhanh chóng đưa bệnh nhân đến trung tâm y tế gầnnhất

 Các chấn thương do té ngã, va đập:

 Các chấn thương phần mềm, không chảy máu, không có gãy xương: xoa bóp bằngdầu nóng, uống thuốc giảm đau, kháng viêm.

 Các chấn thương có chảy máu, bầm dập: sát trùng, băng bó vết thương, dùng khángsinh dự phòng nhiễm trùng, chuyển nạn nhân đến trung tâm y tế gần nhất nếu cầnthiết

 Các chấn thương có gãy xương: Giữ nguyên tư thế nạn nhân, cầm máu, nẹp cốđịnh, chuyển đến trung tâm y tế gần nhất

 Phải kiểm tra sức khỏe ban đầu và định kỳ mỗi năm

 Nhân viên không được phép vào Kho nếu mắc bệnh truyền nhiễm hoặc

có vết thương hở, mẩn đỏ da, hoặc nhọt hay các bệnh ngoài da khác

 Nhân viên kho mắc các bệnh kể trên phải trình báo ngay cho cấp trêntrực tiếp

 Sau thời gian vắng mặt do bị bệnh truyền nhiễm, phải được tái khám đểxác định tình trạng sức khỏe đã được bình phục trước khi tiếp tục làm việc

Vệ sinh cá nhân

Rửa tay: Phải rửa tay trước khi vào khu vực kho, sau khi đi vệ sinh

Thay trang phục: Mang trang phục theo quy định trước khi vào kho

 Quần áo: phải luôn được giặt hàng ngày, đảm bảo khô và sạch sẽ

 Giày dép: phải thay dép trước khi vào kho, đảm bảo không mang bẩn vào kho.Tác phong:

 Trong khu vực kho không ăn uống, hút thuốc

 Không sử dụng nước hoa, chải tóc trong khu vực Kho

 Hàng phải được nhận tại khu tiếp nhận hàng

 Thời gian tối đa báo cáo kết quả kiểm hàng kể từ ngày nhận hóa đơn là 15 ngày

 Hàng được nhận theo hóa đơn tài chính

Cách thực hiện:

 Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa với hóa đơn

 Điền các chi tiết kiểm hàng và ký tên vào phiếu nhận hàng gồm: Tênhàng, số lượng, số lô, hạn dùng, và nhóm thuốc được phân loại

Kiểm tra băng keo dán trên mặt hoặc dưới đáy thùng

Kiểm tra chất lượng tại khu nhận hàng

Khu bảo quản Khu biệt trữ

Quyết định

 Nhân viên nhận hàng kiểm tra số lượng bên trong thùng theo xác xuất, sốlượng cần kiểm trong từng thùng phù hợp với từng loại hàng, tổng số lượngthùng hàng được nhận về trong từng đợt.

 Kiểm 100% đối với thùng hàng lẻ, hàng mất dấu niêm phong

 Kiểm 10% đối với các thùng hàng còn nguyên vẹn

 Kiểm các thông tin bên ngoài thùng carton: Tên hàng hóa, số lô, số ĐK, hoặccác số giấy phép còn hiệu lực khác, ngày SX, ngày hết hạn, quy cách thùng với

số lượng bên trong, tên nhà SX và các ghi chú

 Kiểm tra các thông tin bên trong hộp lẻ: Tên hàng hoá, số lô, số ĐK, hoặc các sốgiấy phép còn hiệu lực khác (nếu có in trên hộp lẻ), ngày SX, ngày hết hạn, tênnhà SX và các ghi chú

 Kiểm các thông tin trên đơn vị nhỏ nhất của hàng hóa: vỉ thuốc lẻ, chai đựng cácloại viên thuốc lẻ, chai đựng dung dịch thuốc nước, chai đựng dung dịch thuốcdùng ngoài, lọ thuốc tiêm, lọ thuốc bột pha tiêm hoặc lọ thuốc bột để pha uống,các loại thuốc gói uống hoặc dùng ngoài: Tên hàng hóa, số lô, số ĐK, hoặc cácgiấy phép khác còn hiệu lực, ngày SX, ngày hết hạn, quy cách thùng với sốlượng bên trong, tên nhà SX và các ghi chú

 Kiểm tra cảm quan của thuốc

 Hàng đã kiểm đạt và đầy đủ thông tin thì làm phiếu nhập kho (theo mẫu củaphần mềm quản lý) và chuyển vào khu bảo quản

 Hàng có cảm quan không đạt hay không đủ thông tin như thiếu toa tiếng Việt,giấy phép nhập khẩu, số đăng ký thì chuyển sang khu biệt trữ, đồng thời thôngbáo cho Giám đốc xử lý

 Điền vào phiếu biên bản nhận hàng (biểu mẫu số BM.06) ngay khi phát hiệnhàng nhập về bị thừa, thiếu, hư hỏng Biên bản sau khi đầy đủ chữ ký sẽ gởi trảcho nhà cung ứng

Hình ảnh khu bảo quản trong kho:

Biên bản nhận hàng (biểu mẫu số BM.06)

CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ BESTPHARM GROUP BM.06

BIÊN BẢN NHẬN HÀNG

Nhà cung cấp:

Số hóa đơn:

Số hợp đồng:

Nơi nhận: KHO HÀNG BESTPHARM

Giờ nhận: ngày tháng năm Giờ kiểm tra: ngày tháng năm

Kết quả kiểm:

Tên sản phẩm Qui cách Số lô Hạn dùng

Số lượng Số lượng Tình

trạng kiện hàng

Ghi chú Hóa

đơn

Thực

tế Thừa Thiếu

Hư hỏng

Người duyệt Người kiểm hàng

Thủ kho

2.3.CÁCH SẮP XẾP VÀ BẢO QUẢN THUỐC TRONG KHO:

2.3.1 Sắp xếp, bảo quản hàng hóa:

Sơ đồ tiến trình:

Mô tả quy trình:

Hàng sau khi đạt các chỉ tiêu theo yêu cầu kiểm nhập, thủ kho hướng dẫn phụ kho sắpxếp hàng vào khu bảo quản, với các yêu cầu sắp xếp hàng hóa như sau:

 Áp dụng: phương pháp FIFO và FEFO trong sắp xếp hàng hóa:

Nguyên tắc cấp phát theo FEFO và FIFO:

 FEFO là chữ viết tắt của tiếng Anh: “First Expired, First Out” được dịch là

“Hạn dùng trước, Xuất trước”

 FIFO là chữ viết tắt của tiếng Anh: “First In, First Out” được dịch là “Nhậptrước, Xuất trước”

 Xếp hàng theo cụm hàng, dễ thấy, dễ lấy,dễ kiểm tra

 Hàng hóa nhiều lô date thì sắp date xa để trong date gần để bên ngoài

 Xếp theo yêu cầu bảo quản: đối với hàng bảo quản dưới 30 độ C và hàng yêu cầudưới 25 độ C

 Xếp hàng theo loại hàng thường xuyên xuất bán và hàng cần dự trữ, ít bán

 Hàng hóa phải được đặt trên pallet, để cách xa tường khoảng cách 20cm, cách trần50cm Và phải sắp xếp hàng hóa hợp lý và đảm bảo tính an toàn cho nhân viênkho

 Duy trì nhiệt độ bảo quản trong kho dưới 30 độ C và dưới 25 độ C tùy điều kiệnbảo quản ghi trên nhãn Độ ẩm dưới 70%

DS phụ trách

chuyên môn kiểm

tra đạt yêu cầu về

chất lượng hàng

nhập về

Thủ kho lập biên bản kiểm nhập

Phụ kho sắp sếp hàng vào khu bảo quản theo sự chỉ đạo của thủ kho

 Hằng ngày, ghi chép nhiệt độ độ ẩm 2 lần mỗi ngày lúc 9h và 15h hàng ngày

 Sau khi sắp xếp hàng vô kho Thủ kho ghi thẻ kho lên cụm hàng hóa

Sắp xếp thẻ kho:

Xếp thẻ kho (biểu mẫu số BM.07) theo thứ tự:

Nhóm hàng (theo mã hàng và tên hàng)

Hạn dùng: Hạn dùng trước xếp ở trên, hạn dùng sau xếp ở dưới

Số thứ tự đợt nhập hàng: Số thứ tự nhỏ hơn xếp ở trên, lớn hơn xếp ở dưới

2.3.2 Vệ sinh, bảo dưỡng kho:

Dụng cụ vệ sinh:

Chất tẩy rửa: xà bông