Ứng dụng giải pháp ERP để xây dựng hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM NGUYỄN TẤN LỘC ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP ERP ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI Chuyên ngành: Hệ thống th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

NGUYỄN TẤN LỘC

ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP ERP ĐỂ XÂY DỰNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin

Mã số: 60.48.01.04

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đà Nẵng – Năm 2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

Người hướng dẫn khoa học: TS Hoàng Thị Thanh Hà

Phản biện 1: TS Nguyễn Trần Quốc Vinh

Phản biện 2: PGS TS Hoàng Quang

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Hệ thống thông tin họp tại Đại học Đà Nẵng vào

ngày 07 tháng 01 năm 2017

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Thư viện Trường Đại học Sư phạm, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

Ngành cà phê được xem là sản phẩm chiến lược của Gia Lai nói riêng, Tây Nguyên nói chung trong nhiều năm qua và trong thời gian tới Với diện tích gần 82 ngàn ha, mỗi năm, kim ngạch xuất khẩu cà phê của Gia Lai mang lại khoảng 482 triệu USD kim ngạch xuất khẩu cho toàn tỉnh

Cùng với đó, hiện tại và trong nhiều năm tiếp theo, cây cà phê vẫn giữ một vai trò hết sức quan trọng trong phát triển kinh tế của Gia Lai, bởi ngành này đã tạo công ăn việc làm ổn định cho trên 200 ngàn người trực tiếp sản xuất và 100 ngàn người có liên quan đến cây

cà phê Hơn thế, sản phẩm cà phê vẫn luôn được đánh giá là mặt hàng nông sản xuất khẩu chiến lược của Gia Lai khi mà mặt hàng này chiếm tỷ trọng cao nhất và chiếm 77,8% tổng kim ngạch phát triển của toàn tỉnh

Tuy nhiên, theo đánh giá của các nhà chuyên môn, cây cà phê ở Gia Lai nói riêng, Tây Nguyên nói chung chưa thật sự phát triển bền vững và ổn định Nhiều người cho rằng, so với các ngành hàng nông nghiệp có tiềm năng và thế mạnh khác như mía đường, lúa gạo, cao su… thì cà phê Gia Lai đang có những dấu hiệu bất ổn trong việc quản lý chuỗi cung ứng, tiêu thụ cho đến phát triển thị trường, khiến chất lượng, năng lực cạnh tranh cũng như việc nâng cao giá trị kinh

tế của ngành hàng này luôn bấp bênh, thiếu bền vững

Chấp nhận sự thay đổi để bắt đầu lại công việc kinh doanh và chờ đợi sự thành công là châm ngôn của nhiều nhà lãnh đạo trẻ Điều

đó xuất phát từ môi trường hội nhập kinh tế toàn cầu như hiện nay,

mỗi doanh nghiệp đều không ngừng làm mới mình, cải tiến công nghệ, tiếp thu những khoa học kĩ thuật mới tránh rơi vào tình trạng tụt hậu Trong số các thay đổi, thay đổi được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu đó là sự cải cách trong hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mà giải pháp ERP (Enterprise Resources Planning) mang lại đã nhanh chóng được nhiều công ty quan tâm do những lợi ích to lớn như có cái nhìn toàn diện và tổng thể trong việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu

Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm công tác quản lý hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công nâng cao hiệu quả cho các doanh nghiệp thu mua nông sản tại Gia Lai, tôi đã chọn đề tài

“Ứng dụng giải pháp ERP để xây dựng hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai” Luận văn được cấu trúc với nội dung như sau:

Phần mở đầu

Chương 1 Tổng quan về ERP

Chương 2 Tìm hiểu về quản trị chuỗi cung ứng

Chương 3 Triển khai giải pháp ERP cho SCM doanh nghiệp thu mua cà phê

Chương 4 Cài đặt và thử nghiệm giải pháp ERP của Odoo cho SCM

Phần kết luận

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ERP

Trong chương này chúng ta sẽ đi tìm hiểu tổng quan về ERP từ khái niệm, các đặc điểm, các phân hệ của ERP, cũng như lợi ích của

nó mang đến cho doanh nghiệp khi ứng dụng ERP vào quản lý doanh nghiệp

1.1 KHÁI NIỆM VỀ ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp công ty quản lý các hoạt động bao gồm: quản lý mua hàng, quản

lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v… Nhằm đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, hàng, máy móc và tiền bạc

có sẵn với số lượng đủ khi cần

Xét trên góc độ bản quyền mã nguồn, hiện tại có 2 loại phần mềm ERP có bản quyền và mã nguồn mở

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA ERP

1.2.1 Khác biệt giữa ERP và các phần mềm đơn lẻ

Khác biệt cơ bản và quan trọng nhất của việc áp dụng ERP so với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, mua hàng…) đó chính là tính tích hợp Doanh nghiệp chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất trong đó các phân hệ (module) của nó thực hiện những chức năng tương ứng với yêu cầu của từng bộ phận, phòng ban

1.2.2 Các đặc điểm của một hệ thống ERP

- ERP là hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh

- ERP là hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính

- ERP là hệ thống hoạt động theo quy tắc

- ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định

- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong tổ chức 1.3 CÁC PHÂN HỆ ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn

Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể bao gồm như sau:

1.3.1 Kế toán

1.3.2 Quản lý mua hàng và kho

1.3.3 Quản lý sản xuất

1.3.4 Quản lý bán hàng

1.3.5 Quản lý nhân sự và tính lương

1.4 LỢI ÍCH CỦA ERP MANG ĐẾN CHO DOANH NGHIỆP 1.4.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

1.4.2 Công tác kế toán chính xác hơn

1.4.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho

1.4.4 Tăng hiệu quả sản xuất

1.4.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

1.4.6 Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Và đối với mỗi doanh nghiệp mà nói Quản trị chuỗi cung ứng (SCM) là một quy trình quan trọng đây là một phương thức nhằm cải thiện dịch vụ, nguồn cung cấp đầu vào của các doanh nghiệp, qua chế biến, sản xuất sẽ được phân phối lại cho các nhà phân phối và tới tay các khách hàng Vì vậy mà đề tài mà tôi đã chọn cũng liên quan đến Quản trị chuỗi cung ứng Để hiểu rõ hơn về vấn đề này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu ở chương 2

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

Trong chương này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về quản trị chuỗi cung ứng từ khái niệm, nguồn gốc và mục đích khi xây dựng chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp

2.1 KHÁI NIỆM

2.1.1 Khái niệm chuỗi cung ứng

Là mạng lưới các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà lắp ráp, nhà phân phối và các trang thiết bị hậu cần Nhằm thực hiện các chức năng: Thu mua nguyên vật liệu, chuyển thành các sản phẩm trung gian và cuối cùng, phân phối các sản phẩm đến khách hàng

2.1.2 Quản trị chuỗi cung ứng

Thực tế đây là một phần nhỏ của ERP, nó là sự phối hợp tất cả các hoạt động và các dòng thông tin liên quan đến việc mua, sản xuất

và di chuyển sản phẩm

Quản trị chuỗi cung ứng (Supply chain Management - SCM) là một sự quản lý toàn bộ chuỗi giá trị thặng dư (value - added), từ nhà cung cấp tới nhà sản xuất rồi tới các nhà buôn bán, bán lẻ và cuối cùng là tới khách hàng đầu cuối SCM có 3 mục tiêu chính: Giảm hàng tồn kho, tăng lượng giao dịch thông qua việc đẩy mạnh trao đổi

dữ liệu với thời gian thực, tăng doanh thu bán hàng với việc triển khai đáp ứng khách hàng một cách hiệu quả hơn

2.2 NGUỒN GỐC CỦA SCM

SCM là một giai đoạn phát triển của lĩnh vực Logistics (hậu cần) Ban đầu, Logistics được sử dụng như một từ chuyên môn trong quân đội, được hiểu với nghĩa là công tác hậu cần Đến cuối thế kỷ

20, Logistics được ghi nhận như là một chức năng kinh doanh chủ yếu, mang lại thành công cho các công ty cả trong khu vực sản xuất lẫn trong khu vực dịch vụ Logistics đã phát triển qua 3 giai đoạn:

2.2.1 Giai đoạn phân phối

Giai đoạn này bao gồm các hoạt động nghiệp vụ sau: Vận tải, phân phối, bảo quản hàng hóa, quản lý kho bãi, bao bì, nhãn mác, đóng gói

2.2.2 Giai đoạn hệ thống Logistics

Giai đoạn này có sự phối hợp công tác quản lý của cả hai mặt trên vào cùng một hệ thống có tên là Cung ứng hàng và Phân phối sản phẩm

2.2.3 Giai đoạn quản trị chuỗi cung ứng

Theo ESCAP thì đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi quan hệ từ nhà cung cấp nguyên liệu – đơn vị sản xuất – đến người tiêu dùng

2.3 MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG CHUỖI CUNG ỨNG

2.3.1 Doanh nghiệp cần có SCM

Các chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp, và kết quả là các doanh nghiệp sẽ gặp phải càng nhiều thách thức trong quá trình quản lý Bất kỳ nhà sản xuất nào với một chuỗi cung ứng đa dạng, nhiều thành phần của mình đều nhanh chóng nhận ra giá trị và các lợi ích thu được từ một giải pháp SCM SCM bôi trơn các hoạt động của chuỗi cung ứng thuận tiện hơn, nhịp nhàng hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn bằng cách kết nối tất cả các nhà cung cấp, các đối tác thành một mạng lưới gắn kết chặt chẽ

2.3.2 Vai trò của SCM đối với họat động kinh doanh

Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn Bởi vì các doanh nghiệp nằm trong bất cứ một chuỗi cung ứng nào cũng phải đưa ra các quyết định chung và các quyết định riêng đối với các hành động của họ trên 5 lĩnh vực: Sản xuất, hàng tồn kho, địa điềm, kho bãi, vận chuyển, thông tin

2.3.3 Mục đích của các doanh nghiệp khi xây dựng SCM

- Quản lý hiệu quả hơn toàn mạng lưới của doanh nghiệp

- Sắp xếp hợp lý và tập trung vào các chiến lược phân phối

- Tăng hiệu quả cộng tác liên kết trong toàn chuỗi cung ứng

- Tối thiểu hóa chi phí tồn kho và tăng chu trình lưu chuyển tiền mặt bằng cách quản lý tốt hơn mức tồn kho

- Tăng mức độ kiểm soát công tác hậu cần

2.3.4 Thực trạng ứng dụng ERP để xây dựng SCM hiện nay

Các doanh nghiệp thường bao gồm rất nhiều các nghiệp vụ khác nhau, vì vậy họ thường sử dụng các phần mềm quản lý với từng nghiệp vụ khác nhau nên khi áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc thì việc trao đổi dữ liệu sẽ phải thực hiện một cách thủ công

Các doanh nghiệp Việt Nam đều đã quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ

Thực tế, các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu về dịch

vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay phần mềm SCM Một vấn đề nữa của các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay là

số doanh nghiệp triển khai thành công các phần mềm ERP không nhiều Họ chỉ nghe rằng ERP là vấn đề rất phức tạp và số dự án triển khai thành công rất ít so với số thất bại

Tại Việt Nam từ 2003 thì ERP đã bắt đầu phát triển với việc ứng dụng của một số công ty như Thép Miền Nam, Vinatex Đến năm 2005, số lượng các nhà cung cấp giải pháp gia tăng với sự tham gia của các nhà cung cấp ngoài nước cần kể tên như Microsoft, Oracle, SAP, và trong nước như AZ, Pythis, Lạc Việt, FPT

Sai lầm ngay từ lúc đầu: Những phần mềm SCM mà bạn đưa vào sẽ xử lý dữ liệu đúng theo những gì chúng được lập trình Các nhà dự báo và hoạch định chiến lược cần hiểu rằng, những thông tin

ít ỏi ban đầu mà họ có được từ hệ thống này sẽ cần phải điều chỉnh thêm Nếu họ không lưu ý đến một vài thiếu sót, khiếm khuyết của hệ thống, họ sẽ cho rằng hệ thống này thật vô dụng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Qua chương 2 chúng ta đã nắm vững được khái niệm, nguồn gốc của SCM thông qua 3 giai đoạn của nó Cũng như nắm rõ mục đích xây dựng chuỗi cung ứng

Cũng trong chương chúng ta đã thấy rõ được vai trò quan trọng của SCM đối với doanh nghiệp như thế nào, thông qua việc hàng loạt các doanh nghiệp trong nước bắt đầu xây dựng và đã xây dựng thành công hệ thống SCM

Chính vì vậy việc triển khai giải pháp SCM cho doanh nghiệp

là một việc cần thiết Trong chương tiếp theo tôi sẽ xây dựng giải pháp SCM cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai

CHƯƠNG 3 TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP ERP CHO SCM

DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ

3.1 DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI

Phần lớn các doanh nghiệp thu mua cà phê tại tỉnh Gia Lai đều

là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cà phê được thu mua về sẽ được chế biến thô rồi đem bảo quản và xuất khẩu Chính vì thế phần đa họ đều liên kết với các doanh nghiệp lớn để tồn tại và cạnh tranh Với quy

mô như vậy cùng với những áp lực to lớn không những của xu thế thị trường trong nước mà còn của thế giới đang đặt ngành thu mua cà phê của tỉnh Gia Lai đứng trước những áp lực to lớn

3.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI

Chuỗi cung ứng là một ngành phức tạp, đòi hỏi quản lý và phân tích một khối lượng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn, thuộc nhiều phòng ban và các đơn vị kinh doanh khác nhau Để giúp Nhà quản lý nắm bắt thông tin trên thời gian thực, phân tích dễ dàng và ra quyết định đúng đắn, kịp thời, các doanh nghiệp đã và đang dần quan tâm nhiều đến việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý

Nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu thay thế Microsoft Excel bằng các phần mềm lập kế hoạch/dự báo, ERP, Business Inteligence, SCM làm công cụ lưu trữ và phân tích thông tin chính

Qua tìm hiểu và nghiên cứu thì chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai còn khá đơn giản như Hình 3.1

Yêu cầu mua hàng

Báo giá nhà cung

cấp Yêu cầu báo giá

Hợp đồng (Đơn mua hàng) Hợp đồng mua

Thông báo giao

LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN

KINH DOANH

Yes No

No

Yes

Đơn trả hàng Yêu cầu xuất hàng trả

Xuất kho (hàng trả) Giảm trừ công nợ TRẢ

HÀNG

MUA

HÀNG

Phiếu đề nghị nhập hàng

Hình 3.1 Mô hình chung chuỗi cung ứng thu mua cà phê tỉnh Gia Lai

Các quy trình trong hệ thống thông tin chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai được khái quát hóa lại bằng

sơ đồ dòng dữ liệu cụ thể:

Xem năng lực doanh nghiệp và ước tính giá Bảng báo giá

Hợp đồng (Đơn bán hàng)

Phê duyệt

Xuất hóa đơn Xuất kho

LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN

KẾ TOÁN

Quản lý giao hàng Theo dõi công

nợ Khách hàng

Yes BÁN

Nhập kho (Hàng trả)

Giảm trừ công nợ TRẢ

HÀNG

Thực hiện mua hàng

*

11

6 5 4

3 2

Hình 3.4 Phân hệ quản lý kho

Hình 3.5 Quản lý hoạt động nhập kho

Hình 3.6 Quản lý hoạt động xuất kho

Qua đây chúng ta đã có một cái nhìn tổng quan về hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai Từ đây chúng ta có thể tìm hiểu sâu về giải pháp áp dụng cho các doanh nghiệp như sau

Hình 3.7 Mô hình ERD của hệ thống

3.3 GIẢI PHÁP ERP VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

Ngành cà phê là một ngành chủ lực của Gia Lai Ngành đã và đang là ngành chiến lược trong cơ cấu các mặt hàng nông sản của tỉnh Sản lượng cà phê đứng thứ tư trong cả nước là một trong những điều kiện cần nhưng “sự bền vững” lại là điều kiện để ngành có thể chi phối được thị trường cả nước

Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết chuỗi cung ứng cho ngành thu mua cà phê, nhìn nhận thấy thực trạng chuỗi cung ứng trong trồng trọt, kinh doanh và sản xuất còn bộc lộ sự không bền vững Đó là:

 Sự yếu kém trong công tác quản lý của ngành

 Khả năng cạnh tranh, quảng bá thương hiệu của các doanh nghiệp còn hạn chế

Việc đề xuất các giải pháp xây dựng chuỗi cung cho doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai nhằm nâng cao nhận thức người