ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

I. TỔNG QUAN VỀ KINH DOANH THƯƠNG MẠI: 1/ Đặc điểm kinh doanh thương mại: Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Hàng hóa được tổ chức lưu thông trong nước gọi là nội thương, còn nếu mở rộng ra thị trường nước ngoài thì gọi là kinh doanh xuất nhập khẩu. Hàng hóa trong thương mại là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua vào và bán ra theo nguyên trạng nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng hoặc xuất khẩu. Tùy theo hình thức kinh doanh mà phân thành thương mại bán buôn hay thương mại bán lẻ. Bán buôn là doanh nghiệp bán hàng hóa ra với số lượng lớn và hầu hết lượng hàng hóa này vẫn còn nằm trong lĩnh vực lưu thông (bán vật tư cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc bán hàng hóa cho các doanh nghiệp thương mại bán lẻ). Bán lẻ hàng hóa thường là bán trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng, hàng hóa được chuyển hẳn vào lĩnh vực tiêu dùng

1 CHƯƠNG :

-ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

I TỔNG QUAN VỀ KINH DOANH THƯƠNG MẠI:

1/ Đặc điểm kinh doanh thương mại:

Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưuthông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Hàng hóa được

tổ chức lưu thông trong nước gọi là nội thương, còn nếu mở rộng ra thị trườngnước ngoài thì gọi là kinh doanh xuất nhập khẩu Hàng hóa trong thương mại lànhững sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua vào và bán ratheo nguyên trạng nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng hoặc xuất khẩu

Tùy theo hình thức kinh doanh mà phân thành thương mại bán buônhay thương mại bán lẻ Bán buôn là doanh nghiệp bán hàng hóa ra với số lượnglớn và hầu hết lượng hàng hóa này vẫn còn nằm trong lĩnh vực lưu thông (bán vật

tư cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc bán hàng hóa cho các doanh nghiệpthương mại bán lẻ) Bán lẻ hàng hóa thường là bán trực tiếp cho người tiêu dùngcuối cùng, hàng hóa được chuyển hẳn vào lĩnh vực tiêu dùng

2/ Nhiệm vụ của kế toán

+ Phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ về tình hình tăng, giảm hàng hóa

ở doanh nghiệp cả về mặt giá trị lẫn hiện vật chi tiết cho từng mặt hàng, nhómhàng Tính toán chính xác trị giá nhập, xuất hàng hóa theo phương pháp tính màchế độ tài chính đã quy định

+ Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ tài chánh về chứng từ, sổ sách, bảng

kê về nhập, xuất kho hàng hóa, bán hàng hóa và tính thuế đầu vào lẫn đầu ra

+ Thực hiện kiểm kê hàng hóa theo đúng quy định nhằm nắm vững tìnhhình tồn kho hàng hóa thực tế để báo cáo kịp thời về hàng tồn kho

+ Kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình lưu chuyển hàng hóa nhằm cungcấp thông tin tổng hợp, thông tin chi tiết về hàng hóa để kịp thời phục vụ cho quản

lý kinh doanh của doanh nghiệp

3/ Tính giá hàng hóa:

Theo quy định, khi phản ánh trên sổ sách kế toán, hàng hóa được phảnánh theo giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí Sự hình thành trị giá vốn

Giảm giá hoặc chiết khấu TM +

Chi phí thu mua hàng hóa

Trong đó:

- Giá mua hàng hóa: Số tiền phải trả cho người bán theo hóađơn

- Chiết khấu thương mại hàng mua: là số tiền được bên bán

“thưởng” cho doanh nghiệp do doanh nghiệp mua hàng với sốlượng lớn

- Giảm giá hàng mua: Do hàng kém chất lượng, sai mẫu mã nên người bán giảm giá bán cho doanh nghiệp

- Chi phí thu mua hàng hóa: gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa mua vào

Ngoài ra, đối với hàng nhập khẩu còn phải cộng thêm Thuế nhập khẩu

+ Gia công, chế biến:

3

-3.2/ Giá xuất kho:

Trị giá vốn hàng xuất kho được xác định như sau

o Trị giá mua hàng xuất kho:

Hiện nay, có 4 phương pháp cơ bản để tình giá xuất kho hàng hóa

+ Nhập trước, xuất trước (FIFO - first in, first out)

+ Nhập sau, xuất trước (LIFO - last in, first out)

+ Bình quân gia quyền kì luân chuyển hoặc di động

+ Giá thực tế đích danh

(Kế toán chi tiết tương tự như kế toán nguyên liệu, vật liệu)

Kế toán chỉ được áp dụng một trong 4 phương pháp trên khi tính giá xuất,trường hợp muốn thay đổi phương pháp tính giá xuất phải hết niên độ kế toán mớixin đăng kí lại phương pháp tính

o Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho:

Được xác định theo công thức sau:

+

Chi phí thu mua phát sinh trong kì X

Trị giá mua hàng bán ra trong kì

Trị giá mua hàng tồn đầu kì

+

Trị giá mua hàng nhập trong kì

II KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG

1/ Xác đinh thời điểm mua hàng, các phương thức mua hàng và thủ tục mua hàng:

Thời điểm ghi nhận việc mua hàng đã hoàn thành khi: doanh nghiệp đãnhận được hàng của người bán và doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng chongười bán hoặc chấp nhận thanh toán

4

-Tuy nhiên, thời điểm xác định hàng mua sẽ khác nhau tùy thuộc vàophương thức mua hàng: mua hàng theo phương thức trực tiếp và mua hàngtheo phương thức chuyển hàng Mỗi phương thức mua hàng hoàn thành trong

kì theo các thủ tục khác nhau tùy thuộc vào hàng mua trong nước hay hàngmua nhập khẩu

1.1/ Mua hàng trong nước:

+ Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Theo phương thức này, doanh

nghiệp cử cán bộ mua hàng đến đơn vị bán hàng mua hàng trực tiếp và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp

Thời điểm xác định hàng mua là hai bên đã hoàn thành thủ tục giao nhậnhàng: bên bán đã giao hàng, xuất hóa đơn tài chính cho doanh nghiệp vàdoanh nghiệp đã thanh toán cho bên bán (hoặc chấp nhận thanh toán theođiều khoản thanh toán trong Hợp đồng kinh tế)

+ Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Theo phương thức này, bên

bán sẽ giao hàng tận kho doanh nghiệp hoặc tại địa điểm do doanh nghiệp quyđịnh trước

Thời điểm xác định hàng mua là hai bên đã hoàn thành thủ tục giao nhậnhàng: doanh nghiệp đã lập biên bản kiểm nghiệm nhập kho, đã nhận Hóa đơntài chính do bên bán xuất và doanh nghiệp đã thanh toán cho bên bán (hoặcchấp nhận thanh toán theo điều khoản thanh toán trong Hợp đồng kinh tế)Ngoài ra, đối với hàng thu mua của người trực tiếp sản xuất (nông, lâm,thủy hải sản ) mà người bán không có hóa đơn tài chính thì doanh nghiệpphải sử dụng “Hóa đơn mua hàng” do cơ quan tài chính cung cấp khi doanhnghiệp đăng kí thu mua các mặt hàng đặc thù này và đã được cho phép

1.2/ Mua hàng nhập khẩu:

 Xác định hàng hóa nhập khẩu: hàng hóa được coi là nhập

khẩu gồm một số hình thức cơ bản sau:

 Hàng mua ở nước ngoài theo Hợp đồng ngoại thương

 Hàng mua trong khu chế xuất ở nước ta

 Hàng hóa nước ngoài đưa vào triễn lãm ở nước ta và được cácdoanh nghiệp nước ta mua lại

5

- Hàng hóa nước ngoài viện trợ cho nước ta thông qua các doanhnghiệp xuất nhập khẩu

 Xác định thời điểm hàng nhập khẩu:

Có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định doanh số hàng nhập khẩucủa doanh nghiệp, của ngành và toàn quốc Thời điểm xác địnhhàng hóa nhập khẩu kể từ ngày hàng về đến cửa khẩu nước ta và

đã hoàn tất thủ tục hải quan cửa khẩu (hải cảng, phi cảng, cửa khẩubiên giới đường bộ)

Và:

Thuế nhập

khẩu phải nộp =

Giá CIF x

Tỉ giá thực tế x

Thuế suất thuế nhập khẩu Trị giá thực tế hàng nhập khẩu:

a/ Hàng nhập khẩu không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt

b/ Trong trường hợp chịu thuế tiêu thụ đặc biệt

Thuế tiêu thụ đặc = Giá chịu thuế tiêu x Thuế suất thuế

6 biệt hàng nhập

Thuế nhập khẩu phải nộp

Và:

Trị giá thực

tế hàng NK =

(Giá CIF x Tỉ giá thực tế) +

Thuế nhập khẩu phải nộp +

Thuế TTĐB hàng NK

thụ tiêu Thuế khẩu nhập

Thuế TT)

giá Tỉ x CIF Giá

(

x

Thuế suất thuế GTGT

 Chứng từ và thủ tục nhập khẩu:

Bất kể hàng hĩa nhập khẩu trực tiếp hay nhập khẩu ủy thác, thời điểm xácđịnh hàng nhập khẩu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu: khi doanhnghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hĩa và mất quyền sở hữu về tiền tệhoặc cĩ nghĩa vụ phải thanh tốn tiền hàng cho người bán (xuất khẩu) Nhưvậy, thời điểm ghi nhận hàng mua nhập khẩu tính từ ngày Hải quan cửa khẩu

kí vào “Tờ khai hàng hĩa nhập khẩu”, xác nhận tính hợp pháp của hàng hĩa tạinước bên mua Để hồn tất thủ tục hải quan và ghi nhận hàng nhập khẩu, bênbán phải giao cho doanh nghiệp Bộ chứng từ nhập khẩu tối thiểu gồm:

- Hĩa đơn (Invoice)

- Vận tải đơn: hải vận đơn (B/L - Bill of lading) hoặc khơng

vận đơn (B/A - Bill of air)

- Hĩa đơn bảo hiểm (Insurance policy)

- Bảng kê hàng đĩng kiện (Packing list)

- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hĩa (Certificate of

original)Tại cửa khẩu, doanh nghiệp cịn phải hồn tất thủ tục hàng nhập khẩu:

- Tờ khai hải quan

- Biên lai nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu

hoặc đơn xin gia hạn nộp thuế

7

Một số chứng từ khác tùy theo mặt hàng nhập khẩu như

giấy chứng nhận kiểm dịch (hàng nông sản, thực phẩm)

Chứng từ thanh toán quốc tế: để đảm bảo quyền lợi của các doanh nghiệp

xuất nhập khẩu, các định chế tài chính quốc tế thường đề nghị các doanh

nghiệp dùng phương thức thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C Letter of credit) Để mở L/C tại ngân hàng, doanh nghiệp phải cung cấp: Hợp đồng

ngoại thương, lệnh chuyển tiền bằng ủy nhiệm chi

2/ Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng trong nước

2.1/ Theo phương pháp kê khai thường xuyên:

2.1.1/ TK sử dụng: kế toán sử dụng tài khoản 151, 156 để phản ánh

- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: phản ánh trị giá vật tư, hàng hóadoanh nghiệp đã mua nhưng vẫn còn đang trên đường vận chuyển về khohoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng chưa hoàn tất thủ tục nhập kho TK 151 cókết cấu như sau:

+ Bên Nợ: phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa còn đang đi đường đến

cuối kì+ Bên Có: phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường các kì

trước về nhập kho kì này, chuyển bán thẳng kì này vàcác khoản giảm khác

+ Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá hàng đang đi đường cuối kì:

- TK 156 “Hàng hóa”: phản ánh tình hình tăng, giảm trị giá hàng hóa tại cáckho hàng, quầy hàng

+ Bên Nợ: phản ánh trị giá vốn hàng nhập kho, trị giá vốn hàng gia

công nhập kho và các khoản tăng khác+ Bên Có: phản ánh trị giá vốn hàng xuất kho (trị giá mua hàng xuất

kho và chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho) vàcác khoản giảm khác

+ Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá vốn hàng nhập kho còn tồn kho

đến cuối kì

TK 156 có hai TK cấp hai:

 TK 1561 “Giá mua hàng hóa”: phản ánh tình hình tăng, giảm vàtồn kho cuối kì của hàng hóa theo trị giá mua trên hóa đơn

8

- TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”: phản ánh chi phí thu muaphát sinh trong kì, chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra vàphân bổ cho hàng tồn kho cuối kì

2.1.2/ Phương pháp hạch toán:

- Hàng mua đã nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho ghi

Nợ TK 156 (1561): trị giá mua theo hóa đơn (chưa thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán (giá mua gồm thuế

Có TK 133 (1331): thuế GTGT giảm tương ứng

- Trường hợp hàng hóa đưa đi gia công:

 Xuất hàng thô đưa đi gia công ghi:

Nợ TK 154

Có TK 152,156: trị giá xuất

 Chi phí gia công:

Nợ TK 154: trị giá mua dịch vụ gia công

Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đầu vào dịch vụ gia công

Có TK 111, 112, 141, 331: trị giá thanh toán

 Nhập lại kho hàng hóa khi gia công hoàn tất

Nợ TK 156 (1561): gồm trị giá hàng thô và phí gia công

Có TK 154

- Khi mua hàng phát sinh chi phí thu mua như vận chuyển, bốc xếp, lưukho, lưu bãi ghi

Nợ TK 156 (1562): trị giá mua dịch vụ (chưa thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đầu vào dịch vụ

9

-Có TK 111, 112, 141, 331: trị giá thanh toán

- Trường hợp mua hàng khi kiểm nghiệm nhập kho phát hiện thiếu

 Chưa rõ nguyên nhân ghi:

Nợ TK 156 (1561): trị giá mua hàng thực nhập

Nợ TK 138 (1381): trị giá mua hàng bị thiếu

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán Khi xác định được nguyên nhân và có quyết định xử lý

 Nếu do người áp tải hàng hóa bồi thường

- Trường hợp mua hàng khi kiểm nghiệm nhập kho phát hiện thừa

 Chưa rõ nguyên nhân ghi:

Nợ TK 156 (1561): trị giá mua toàn bộ số hàng

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán theo hóa đơn

Có TK 338 (3381): trị giá mua số hàng thừaKhi xác định được nguyên nhân và có quyết định xử lý

 Nếu trả lại cho người bán:

Nợ TK 338 (3381)

Có TK 156 (1561): trị giá mua số hàng thừa

 Nếu mua luôn số hàng thừa, khi nhận tiếp hóa đơn

Nợ TK 338 (3381): trị giá mua số hàng thừa

10

-Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán số hàng thừa

 Không xác định nguyên nhân, ghi tăng thu nhập

Nợ TK 338 (3381)

Có TK 711: trị giá mua số hàng thừaNgoài cách ghi trên, ta có thể phản ánh hàng thừa vào TK ngoài bảng (chỉnhập kho lương hàng theo hóa đơn)

 Ghi nhận nhập kho

Nợ TK 156 (1561): trị giá mua theo hóa đơn

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán theo hóa đơnĐồng thời ghi nhận trị giá hàng thừa:

Ghi đơn bên Nợ TK 002: trị giá mua lượng hàng thừa

Khi xác định được nguyên nhân và có quyết định xử lý:

 Nếu mua luôn lượng hàng thừa, khi nhận được hóa đơn

Nợ TK 156 (1561): trị giá mua số hàng thừa

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán số hàng thừaĐồng thời, ghi đơn bên Có TK 002: trị giá mua lượng hàng thừa

 Không xác định nguyên nhân, ghi tăng thu nhập

Nợ TK 156 (1561)

Có TK 711: trị giá mua số hàng thừaĐồng thời, ghi đơn bên Có TK 002: trị giá mua lượng hàng thừa

 Nếu trả lại cho người bán:

Ghi đơn bên Có TK 002: trị giá mua lượng hàng thừa

- Trường hợp mua hàng bán thẳng không qua kho

Nợ TK 632: trị giá mua theo hóa đơn của hàng đã bán

Nợ TK 157: trị giá mua theo hóa đơn của hàng gởi bán

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán hàng mua

11

Trường hợp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng đến cuối thánghàng vẫn chưa về

Nợ TK 151: trị giá mua theo hóa đơn

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán theo hóa đơn

- Hàng đi đường tháng trước, tháng này về nhập kho,hoặc chuyển bánthẳng

Nợ TK 632: trị giá mua theo hóa đơn của hàng đã bán

Nợ TK 157: trị giá mua theo hóa đơn của hàng gởi bán

Có TK 151: trị giá mua hàng đang đi đường chuyển bán

2.2/ Theo phương pháp kiểm kê định kì:

Phương pháp kiểm kê định kì căn cứ kết quả kiểm kê thực tế để xác định trịgiá hàng tồn kho cuối kì, làm cơ sở tính trị giá vốn hàng xuất kho trong kì (công thức tinh tương tự như kế toán nguyên liệu, vật liệu)

2.2.1/ TK sử dụng: kế toán sử dụng tài khoản 151, 156, 611 (6112) để phản

ánh

TK 611 (6112) “Mua hàng hóa” có kết cấu như sau:

- Bên Nợ: phản ánh

 Trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kì

 Trị giá vốn hàng hóa mua trong kì

- Bên Có: phản ánh

 Trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kì

 Trị giá vốn hàng hóa xuất trong kì

12

-Có TK 156: trị giá vốn hàng tồn kho đầu kì

Có TK 151: trị giá mua hàng đang đi đường đầu kì

Có TK 157: trị giá mua hàng gởi bán đầu kì

- Mua hàng trong kì

Nợ TK 611 (6112): trị giá mua theo hóa đơn

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán theo hóa đơn

- Chi phí thu mua phát sinh trong kì

Nợ TK 611 (6112): trị giá mua dịch vụ theo hóa đơn

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào dịch vụ

Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán dịch vụ theo hóa đơn

- Trương hợp được giảm giá hàng mua

Nợ TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán của hàng giảm giá

Có TK 611 (6112): trị giá hàng giảm

Có TK 133 (1331): thuế GTGT giảm tương ứng

- Cuối kì, căn cứ kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển trị giá hàng tôn nhưsau:

Nợ TK 156: trị giá vốn hàng tồn cuối kì

Nợ TK 151: trị giá mua hàng đang đi đường cuối kì

Nợ TK 157: trị giá mua hàng gởi bán cuối kì

Có TK 611 (6112): chi tiết từng đối tượng

- Đồng thời xác định được giá vốn hàng xuất kho (theo công thức tính)

13

Kí quỹ mở L/C (thường là 30% trị giá lô hàng) bằng TGNH ngoại tệ

Nợ TK 144: số nguyên tệ kí quỹ x tỉ giá ghi sổ

Có TK 112 (1122): số tiền kí quỹ

Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007: số nguyên tệ kí quỹ

- Khi hàng về cảng, doanh nghiệp nhận được bộ chứng từ nhập khẩu (trườnghợp tỉ giá thực tế nhỏ hơn tỉ giá ghi sổ)

Nợ TK 151: giá nhập khẩu trên hóa đơn x tỉ giá thực tế (TGTT)

Nợ TK 635: chênh lệch tỉ giá trên 1 đơn vị nguyên tệ x số nguyên tệ

Có TK 331: giá nhập khẩu trên hóa đơn x tỉ giá ghi sổ

(trường hợp tỉ giá thực tế lớn hơn tỉ giá ghi sổ)

Nợ TK 151: giá nhập khẩu trên hóa đơn x tỉ giá thực tế (TGTT)

Có TK 331: giá nhập khẩu trên hóa đơn x tỉ giá ghi sổ

Có TK 515: chênh lệch tỉ giá trên 1 đơn vị nguyên tệ x số nguyên tệ

trên hóa đơn

- Thuế nhập khẩu phải nộp

Nợ TK 151: (giá nhập khẩu x TGTT) x thuế suất thuế nhập khẩu

Có TK 333 (3333): số thuế nhập khẩu phải nộp

- Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có)

Nợ TK 151: [(giá NK x TGTT) + thuế NK] x thuế suất thuế TTĐB

Có TK 333 (3332): số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp

- Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp

Nợ TK 133 (1331): giá chịu thuế GTGT x thuế suất thuế GTGT

Có TK 333 (3331 - 33312): số thuế GTGT hàng nhập khẩu

(Giá chịu thuế GTGT hàng nhập khẩu được xác định:

+ Hàng không chịu thuế TTĐB: gồm giá nhập khẩu cộng với thuế nhập

khẩu+ Hàng chịu thuế TTĐB: gồm giá nhập khẩu cộng thuế nhập khẩu và cộng

cả thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu)