PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN NGUYÊN vật LIỆU ở CÔNG TY cổ PHẦN xây DỰNG bảo TRÂM

Do đó muốn tối đa hóalợi nhuận bên cạnh việc sử dụng đúng loại nguyên vật liệu, đảm bảo chấtlượng doanh nghiệp phải biết sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu.Hơn nữa, nguyên vật l

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nghiên cứu nêu trong luận văn đều là trung thực,xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập và chưa từng được sử dụngtrong luận văn, luận án nào

Tác giả chuyên đề

Chu Thị Thủy

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ vii

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 3

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 3

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: 3

1.1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: 3

1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 4

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán: 5

1.2 Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 5

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu 5

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu: 7

1.3 Tổ chức hạch toán chi tiết 11

1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng 12

1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết 12

1.4 Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu: 15

1.4.1 Các phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 15

1.4.2 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 16

1.4.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 18

1.4.4 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật tư 19

1.4.5 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho 20

1.5 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện trong điều kiện sử dụng máy vi tính 21

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BẢO TRÂM 26

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm 26

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm 26

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm 27

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty cổ phần xây dựng Bảo trâm………… 30

2.1.3.3 Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung 30

2.1.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 30

2.1.3.5 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, và sổ kế toán 31

2.2 Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm 32

2.2.1 Giới thiệu khái quát về phần mềm kế toán mà công ty áp dụng 32

2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm: 34 2.2.3 Yêu cầu quản lý của công ty 35

2.2.4 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại công ty: 36

2.2.5 Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế toán nguyên vật liệu của công ty 40

2.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 42

2.4 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 42

2.4.1 Nhập do mua ngoài 42

2.4.2 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu do không dùng hết 56

2.5 Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu 60

2.5.1 Đối tượng và phương pháp kế toán nguyên vật liệu 60

2.6 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu 69

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BẢO TRÂM 70

3.1 Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm 70

3.1.1 Ưu điểm 70

3.1.2 Nhược điểm 72

3.2 Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm 73

3.2.1 Nguyên tắc 73

3.2.2 Yêu cầu 74

3.3 Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm 74

KẾT LUẬN 79

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Hóa đơn GTGT số 0001253 38

Bảng 2.2 Bảng tổng hợp hóa đơn mua vật tư 44

Bảng 2.3 Hóa đơn GTGT số 0001260 46

Bảng 2.4 Phiếu nhập kho 47

Bảng 2.5 Trích thẻ kho 48

Bảng 2.6 Hạch toán nghiệp vụ mua nvl 50

Bảng 2.7 Hạch toán nghiệp vụ thanh toán cho công ty thành luân 51

Bảng 2.8 trích sổ nhật ký chung 52

Bảng 2.9 Trích sổ cái tài khoản 152 53

Bảng 2.10 Trích sổ cái tk 331 55

Bảng 2.11 Trích thẻ chi tiết nguyên vật liệu 56

Bảng 2.12 phiếu nhập kho do nvl không dùng hết 58

Bảng 2.13 Hạch toán nvl không dùng hết đem nhập kho 59

Bảng 2.14 Trích bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của từng công trình 61

Bảng 2.15 Phiếu xuất kho 62

Bảng 2.16 Trích thẻ kho 63

Bảng 2.17 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho nvl 64

Bảng 2.18 Trích sổ nhật ký chung 65

Bảng 2.19 Trích sổ cái tk 152 66

Bảng 2.20 trích sổ cái tk 1541 67

Bảng 2.21 Trích thẻ chi tiết nvl 68

Bảng 2.22 Trích bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 69

Bảng 3.1 Bảng định mức 76

Bảng 3.2 Trích bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu 77

Bảng 3.3 Trích bảng phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu 78

Bảng 3.4 Trích bảng phân tích tình hình sử dụng 78

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Kế toán nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường

xuyên 17

Sơ đồ 1.2 Kế toán nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kiểm kê định kỳ 18

Sơ đồ 1.3 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu 19

Sơ đồ 1.4 Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu 20

Sơ đồ 1.5 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 21

Sơ đồ 2.1 Tổ chức quản lý của công ty 28

Sơ đồ 2.2 Xử lý số liệu: 33

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm vừa qua, xây dựng cơ bản đã và đang trở nên mộtngành sản xuất vật chất quan trọng, đóng góp rất lớn vào sự phát triển của nềnkinh tế quốc dân và là tiền đề vật chất kinh tế cho xã hội Ngày nay, trongđiều kiện nền kinh tế ngày càng phát triển ngành xây dựng hơn bao giờ hếtngày càng chiếm vị trí quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển cơ sở hạtầng của đất nước

Chính vì lý do trên, để ngành xây dựng cơ bản nói chung và công ty cổphần xây dựng Bảo Trâm nói riêng ngày càng phát triển và đóng góp vai tròngày càng lớn vào nền kinh tế quốc dân thì mục tiêu hàng đầu của các doanhnghiệp là tăng lợi nhuận nghĩa là phải làm sao hạ thấp được giá thành sảnphẩm Muốn vậy, kế toán với tư cách là một công cụ quản lý phải ngày càngđược củng cố và hoàn thiện nhằm mục tiêu giảm chi phí nguyên vật liệu từ đógiảm được giá thành sản xuất Để đạt được điều này đòi hỏi doanh nghiệpphải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn rađầu tư cho đến khi thu vốn về, không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giáthành sản phẩm nhằm thu được lợi nhuận cao nhất đồng thời đáp ứng đượcnhu cầu của thị trường

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một trong ba yếu

tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở hình thành sản phẩm mới Đặcbiệt trong doanh nghiệp xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớntrong toàn bộ chi phí sản xuất (khoảng 60% - 70%) Do đó muốn tối đa hóalợi nhuận bên cạnh việc sử dụng đúng loại nguyên vật liệu, đảm bảo chấtlượng doanh nghiệp phải biết sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu.Hơn nữa, nguyên vật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho do

đó việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đúng, đủ, kịp thời cho sản xuất

đồng thời kiểm tra, giám sát được việc chấp hành các định mức tiêu haonguyên vật liệu dự trữ, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu Nhưvậy, có thể nói việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết từ đó đòi hỏi công tác

tổ chức kế toán nguyên vật liệu phải được thực hiện tốt, góp phần nâng caohiệu quả sản xuất, hạ thấp chi phí trong giá thành

Xuất phát từ những lý do trên, đồng thời qua thời gian thực tập tại công

ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và nhận thấyđược tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cầnthiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệucủa công ty, với những kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập tạitrường, sự giúp đỡ nhiệt tình của anh chị trong công ty, đặc biệt với sự hướngdẫn tận tình của thầy Nguyễn Đình Đỗ em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

“kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm”.

Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của luậnvăn được chia thành ba chương chính:

Chương 1: những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp sản xuất

Chương 2: tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

ở công ty cổ phân xây dựng Bảo Trâm

Chương 3: phương hướng hoàn thiện về tổ chức kế toán nguyên vậtliệu ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm

Do trình độ và thời gian thực tập có hạn, công tác quản lý hạch toánnguyên vật liệu rất phức tạp nên bản luận văn này mới chỉ đi vào tìm hiểu một

số vấn đề chủ yếu và chắc chắn còn nhiều thiếu sót Vì vậy, em kính mongđược sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và anh chị trong công ty để đề tàiđược hoàn thiện

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT

LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong

doanh nghiệp sản xuất:

1.1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:

Vật liệu theo quan điểm của Mác là những đối tượng lao động đã đượcthay đổi do lao động có ích của con người tác động vào Theo Mác, tất cảnhững vật thể thiên nhiên xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác độngvào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động nhưngkhông phải đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu.Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo rasản phẩm mới có đặc điểm:vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất vềmặt hiện vật thì được tiêu dùng hoàn toàn không giữ nguyên trạng thái banđầu; Về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lầnvào giá trị sản phẩm tạo ra Do vậy, có thể nói rằng nguyên vật liệu đối vớisản xuất và trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷtrọng khá lớn trong giá thành thành phẩm Vì vậy, nguyên vật liệu không chỉquyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng sản phẩm Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cáchchủng loại thì chất lượng sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lựchơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội

Nhưng bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến sự tồn tại củachính mình Đó là phải làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sảnphẩm với giá thành thấp nhất có thể đạt được với mức lợi nhuận cao nhất,nghĩa là phải quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu từ đó làmcho chi phí hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội

1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằmngoài quy luật cạnh tranh Muốn có sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường thìsản phẩm phải đạt chất lượng, mẫu mã đa dạng, hợp lý Một trong những yếu

tố tác động về giá thành sản phẩm phải kể đến các yếu tố đầu vào mà nguyênvật liệu là một yếu tố quan trọng Mặt khác, trong ngành xây dựng chi phínguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 60% - 80%) trong giá thành Vìvậy, quản lý nguyên vât liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu cấp bách đểđạt tới mục tiêu lợi nhuận Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệutrong quá trình sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ,khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Cụ thể:

- Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành

bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loạinguyên vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại Kếhoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tìnhhình thực hiện kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về sốlượng, chất lượng, giá cả và chi chí thu mua thấp nhất

- Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của nguyên vật

liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh

là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng địnhmức tối đa và định mức tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảoquá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu muakhông kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều

- Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng

hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí,tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh

nghiệp Do vậy, ở khâu này cần phải tỏ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tìnhhình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng Trong thực tế vẫn còn cónhiều doanh nghiệp để thất thoát nguyên vât liệu do không có sự quản lý tốt ởcác khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu Vậy nên để quản lý tốt nguyênvật liệu thì doanh nghiệp phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vât liệucho phù hợp với thực tế

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt cácnhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắc

chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương

pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loạitổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảmcủa vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thôngtin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật

liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết do vậy doanhnghiệp cần phải tổ chức khoa học, hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy

đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp

1.2 Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sửdụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, côngdụng, tính năng lý hóa khác nhau Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng

loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán trị, doanh nghiệp cần thiết phải tiếnhành phân loại nguyên vật liệu Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loạinguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thứcnhất định.

Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật của doanhnghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định

 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thìnguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính ( có thể bao gồm nửa thành phẩm mua

ngoài): là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm đượcsản xuất ra như: xi măng, sắt thép, gạch, ngói, cát, đá,… ở doanh nghiệp xâydựng Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng được sử dụng với mục đíchtiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm…

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ

như là tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho cáccông cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: vôi, ve, đinh, ốc,,,

- Phụ tùng thay thế: là những vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng

để thay thế, sửa chữa những máy mố, thiết bị, phương tiện vận tải…

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những liệu, thiết bị,

công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: là những loại vật kiệu chưa được xếp vào các loại

trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như: sắt, thép,

gỗ vụn hay phế liệu thu hồi được từ việc thanh lý tài sản cố định

Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanhnghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên được chia thành từng nhóm,từng thứ

 Căn cứ vào nguồn hình thành: nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn

liên doanh, nhận biếu tặng…

- Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất ra.

 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chianguyên vật liệu thành:

Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh: cát,

đá, xi măng, gạch…

Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý: xăng, dầu,…

Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác: nguyên vật liệu dùng

để nhượng bán, đem góp vốn liên doanh đem quyên tặng

Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lývật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vàocông tác kế toán cần phải mã hóa dữ liệu hay là phần mềm kế toán sẽ cónhững mã hóa do người làm kế toán lập ra nhằm phục vụ cho việc giao tiếpgiữa người và máy được thuận tiện hơn

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu:

1.2.2.1.Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thờiđiểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định

- Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 – hàng tồn kho vật liệu phải

được đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay được gọi là trị giá thực tế của vật liệu

là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật liệu đó

ở địa điểm và trạng thái hiện tại Giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm giámua, chi phí chế biến, và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu cácloại vật tư đó

Chi phí mua bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chiphí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ ra các khoảnchiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua.

Chi phí chế biến nguyên vật liệu bao gồm các chi phí có liên quan trựctiếp đến sản xuất chế biến các loại nguyên vật liệu đó

- Nguyên tắc thận trọng: nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc,

nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tínhtheo giá trị thuần có thể thực hiện được

- Nguyên tắc nhất quán: các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh

giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọnphương pháp nào thì phải áp dựng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên

độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phảiđảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cáchtrung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó

- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu được phân biệt

ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh

 Thời điểm mua xác định trị giá mua thực tế hàng mua

 Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập kho

 Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất kho

 Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ

1.2.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá vốnthực tế hoặc là theo giá hạch toán

1.2.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

Vật liệu trong doanh nghiệp được đánh giá theo trị giá vốn thực tế củanguyên vật liệu nhập kho Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của

nguyên liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn khác nhau mà giá trịcủa chúng trong từng trường hợp được xác định như sau:

- Nhập kho do mua ngoài:

Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế khôngđược hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình muahàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu,trừ đi các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng bán

Trường hợp nguyên vật liệu mua vào sử dụng cho đối tượng chịu thuếgiá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trịgia tăng

Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượngkhông chịu thuế giá trị gia tặng tính theo phương pháp khấu trừ hoặc hàngmua vào dùng cho đối tượng chịu thuế hoặc không chịu thuế giá trị gia tăngnhưng thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp trực tiếp thì giá mua baogồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giá thanh toán)

- Nhập kho do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành

sản phẩm hợp lý của vật tư tự gia công chế biến

- Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập

kho bao gồm giá mua thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê gia công chếbiến cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng với cácchi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận hàng

- Nhập nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh, vốn góp cổ phần: trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng

liêndoanh, liên kết, hội đồng cổ đông thỏa thuận cộng với các chi phí phátsinh khi nhận

- Nhập vật tư do được cấp: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp

lý cộng với chi phí phát sinh khi nhập kho

1.2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán.

Đối với các doanh nghiệp mua nguyên vật liệu thường xuyên có sựbiến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán

để đánh giá vật tư Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựngphục vụ cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Giá này không có tácdụng giao dịch với bên ngoài Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngàyđược thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính ra giá trị thực tế

để ghi sổ kế toán tổng hợp Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ sốgiữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ(H) theo công thức sau:

H=

Sau đó, tính trị giá của nguyên vật liệu trong kỳ theo công thức:

Giá trị thực tế trị giá hạch toán của hệ số giữa gia thưc

Của nguyên vật= nguyên vật liệu xuất của × tế và giá hạch toán

Liệu xuất trong kỳ nguyên vật liệu luân trong kỳ

Chuyển trong kỳ

1.2.2.3.Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:

Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau, ở nhiều thờiđiểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau Vì vậy khó xác định được ngaygiá nguyên vật liệu xuất kho trong mỗi lần nhập Nhiệm vụ kế toán là phảitính toán chính xác giá trị thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời phảiđảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán

Tùy theo đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ quản lý của từng doanhnghiệp mà doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong các phương pháp sau để xácđịnh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:

- Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, doanh

nghiệp phải quản lý vật tư theo từng lô hàng Khi xuất hàng lô nào thì lấy giáthực tế của lô hàng đó làm giá xuất kho

- Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối

kỳ: Theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tạithời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng nguyên vậtliệu xuất nhân với đơn giá bình quân Theo cách tính này, khối lượng tínhtoán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thờiđiểm cuối kỳ hoặc cuối mỗi lần xuất do vậy đơn giá bình quân có thể tính kháphức tạp lại còn có thể không cung cấp kịp thời thông tin khi cần thiết (đốivới phương pháp tính bình quân cả kỳ)

- Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính bằng bình quân của số hàng

tồn trong kho

- Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này dựa trên giả

định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giánhập của từng lô hàng xuất ra Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theođơn giá của từng lần nhập sau cùng

- Phương pháp nhập trước sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên

giả định là hàng nào nhập về sau thì sẽ được xuất ra dùng trước, lấy đơn giáxuất bằng đơn giá nhập của lần nhập gần nhất Trị giá hàng tồn kho cuối kỳđược tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên Theo phương pháp này,hàng về sau lại lấy ra dùng trước do vậy không phù hợp với hàng tồn kho dễ

bị hư hỏng theo thời gian

1.3 Tổ chức hạch toán chi tiết.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủkho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảmbảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng

nhóm, từng thứ vật tư về số lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức

hệ thống chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toánchi tiết vật liệu phù hợp để tăng cường quản lý vật liệu

1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lậpchứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định Chứng từ kế toán sử dụngđược áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ TàiChính Đối với kế toán nguyên vật liệu, chứng từ gồm:

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn

-

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo quy định vềmẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhànước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:

- Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 –VT)

1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết

Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư trong các doanh nghiệp cần kết hợpchặt chẽ với hạch toán các nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm giảm bớt việc ghichép trùng lặp giữa các loại hạch toán, đồng thời tăng cường công tác kiểmtra giám sát của kế toán đối với các hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản

Hiện nay, các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo một trong baphương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số

dư và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

1.3.2.1 Phương pháp mở thẻ song song

 Nội dung:

Ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,

xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý,hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vàochứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻkho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo từng thứvật tư cho phòng kế toán

- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi

chép tình hình nhập – xuất cho từng thứ vật tư theo hai chỉ tiêu số lượng vàgiá trị

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toánkiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào chứng từ nhập, xuấtkho để chi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư Mỗi chứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập – xuất – tồn trên sổ kế toán tổnghợp, sau đó tiến hành đối chiếu:

 đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho

 Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với

số liệu trên sổ kế toán tổng hợp

 Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

1.3.2.2 phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

 nội dung:

- ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp

mở thẻ song song

- ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi

chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Sổ đối chiếuluân chuyển được mở cho cả năm bà được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tưđược ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập – xuất kho, kế toán tiến hànhkiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theotừng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng Hoăc kế toán có thểlập bảng kê nhập, bảng kê xuất

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghivào sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Đồng thời, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với các số liệu trênthẻ kho và trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần)

1.3.2.3 Phương pháp số dư

Phương pháp số dư còn gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán Nộidung của phương pháp này là sự kêt hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồnkho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được ápdụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tưtồn kho

Theo phương pháp này, ở kho mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh sốhiện có và sự biến động của vật tư về số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập,xuất kho Phòng kế toán không cần mở thẻ chi tiết cho từng loại, từng thứ vật

tư mà chỉ mở bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất phản ánh giá trị hạchtoán của hàng nhập, xuất, tồn kho theo nhóm vật tư ở từng kho, cuối thángcăn cứ bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất lập bảng tổng hợp nhập,

xuất, tồn theo chỉ tiêu giá trị, chi tiết từng nhóm với số liệu hạch toán nghiệp

vụ ở kho hàng

1.4 Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu:

1.4.1 Các phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh,kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát

Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuấtkho thường xuyên Tuy nhiên, tùy theo đặc điểm nguyên vật liệu của doanhnghiệp có phương thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kêtheo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉkiểm kê một lần vào thời điểm cuối tháng Tương ứng với hai phương thức kiểm

kê, trong kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán hàng tồn kho nói chung cóhai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ vàphương pháp kê khai thường xuyên Theo chế độ kế toán quy định, các doanhnghiệp chỉ áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho nói trêntùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

- Phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp kế toán phải tổ

chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuấtkho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Như vậy,giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở tổnghợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, phân loại theo từng đối tượng sử dụng

và được phản ánh trên tài khoản và trên sổ kế toán

Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính bất cứ lúc nào

- Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp kế toán không tổ

chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuấtkho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản nàychỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợpkhông căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào trị giá thực tế của vậtliệu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính.Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị xuất dùng chotừng đối tượng, từng nhu cầu xuất dùng khác nhau: sản xuất hay phục vụ chocông tác quản lý sản phẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp… Hơn nữa trêntài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng (nếu có)…

Vì vậy, phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong các doanh nghiệpsản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanhnghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều

1.4.2 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên.

1.4.2.1 Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế

toán sử dụng tài khoản 152 – nguyên liệu vật liệu.Và tài khoản 151 – hàng

mua đi đường

TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từngloại nguyên vật liệu phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanhnghiệp Bao gồm:

Sơ đồ 1.1 KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN

Thuế GTGT (nếu có)Nhập kho NVL mua về

Xuất bán NVL

TK 133

1.4.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tụctình hình nhập xuất nguyên vật liệu ở các tài khoản vật tư (TK 152 - nguyênliệu vật liệu) các tài khoản này chỉ phản ánh giá trị vật tư tồn kho đầu kỳ vàcuối kỳ Việc nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày được phản ánh ở TK 611– mua hàng Cuối kỳ, kiểm kê nguyên vật liệu, sử dụng phương pháp cân đối

để tính trị giá vật tư xuất kho theo công thức:

+

Trị giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ

-Trị giá nguyên vật liệu còn cuối kỳ

Để ghi chép nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sửdụng TK 611 – mua hàng

Tài khoản 611 gồm hai tài khoản cấp 2:

- TK 6111 – mua nguyên vật liệu

- TK 6112 – mua hàng

Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

sơ đồ 1.2 KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP THEO

PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ

TK 1331

Trị giá hàng mua

TK 111, 112, 331

Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ

Kết chuyển NVL

tồn kho đầu kỳ

1.4.4 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật tư

Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản Thôngqua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật tư cả về số lượng vàchất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện trạng tham ô, lãng phí và cóbiện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư tài sản của doanh nghiệp.Đánh giá lại nguyên vật liệu thường được thực hiện trong trường hợp đemnguyên vật liệu đi góp vốn liên doanh, liên kết và trong trường hợp giá củanguyên vật liệu có biến động lớn

Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàndoanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bấtthường khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, khikiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và phải lậpbiên bản kiểm kê theo quy định, xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kếtoán với số thực kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch

Sơ đồ 1.3 KẾ TOÁN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU

Kết quả xử lý là tài

sản thừa

TK 632

TK 1388, 334Thiếu NVL, người chịu

trách nhiệm bồi thường

NVL thiếu chưa rõ nguyên nhân

sơ đồ 1.4 KẾ TOÁN ĐÁNH GIÁ LẠI NGUYÊN VẬT LIỆU

1.4.5 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho

Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho là việc ước tính một khoảntiền tín vào chi phí (giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trịthuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu tồn kho nhỏ hơn giá gốc Giátrị dự phòng nguyên vật liệu được lập là số chênh lệch giữa giá gốc củanguyên vật liệu tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được

TK 152

1.4.5.2 Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho:

sơ đồ 1.5 KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO

1.5 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện trong điều kiện sử dụng máy vi tính

- Tổ chức mã hóa các đôi tượng quản lý:

Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớpcác đối tượng cần quản lý Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cáchnhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tựđộng, mặt khác cho phép tăng tốc xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảmthời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc chung của việc mã hóacác đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất,nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán

Việc xác định các đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêucầu quản trị của doanh nghiệp Thông thường trong công tác kế toán nguyênvật liệu, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hóa:

Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu

Hoàn nhập cuối năm chênh lệch

giữa số dự phòng phải lập năm

nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập

nắm trước

 Hệ thống danh mục : danh mục tài khoản, danh mục khách hàng,danh mục tiền tệ, danh mục nguyên vật liệu….

- Khai báo, cài đặt

Sau khi đã mã hóa cho các đối tượng, doanh nghiệp khai báo cài đặtthông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này Ví dụ liên quan đến vật liệusản phẩm hàng hóa ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính, kháchhàng … Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với đốitượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quanđến đối tượng đó (do đã ngầm định)

- Chứng từ kế toán:

Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằmcung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổithành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng

Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:

 Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy

 Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đốichiếu giữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận khác có liên quan như: Kếtoán tổng hợp, kế toán chi phí, kế toán giá thành… Cuối cùng, chứng từ kếtoán phải được luân chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toánnguyên vật liệu để tiến hành nhập dữ liệu

- Hệ thống tài khoản kế toán:

Trong phần mềm kế toán thường cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1,cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành

Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệpmình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tượngquản lý đã được mã hóa chi tiết Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản

chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp Tùy theo phương pháp kếtoán kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ mà ta có hệ thống tài khoảntương ứng khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được hạch toán vào tài khoảnchi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem, in sổ sách kế toán,người sử dụng có thể lọc theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.

- Trình tự kế toán:

Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm Để tăng cường tính

tự động hóa có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phầndanh mục Nguyên vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chiaphần hành kế toán nguyên vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụnhập và kế toán các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu Với nguyên vật liệu, khinhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưu giữ và đó là cơ sở

để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu Trong điều kiệnứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng

kế toán rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiếtnguyên vật liệu theo phương pháp mở thẻ song song và ở kho có máy tính nốimạng Với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu vềgiá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho Trường hợpnhập cùng một phiếu nhiểu loại nguyên vật liệu thì chương trình cũng chophép nhập cùng nhưng phải cùng kho Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổchi phí cho từng loại vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.Đối với những nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu thì chương trình phải tự độngtính giá vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho cóthể được tính bằng một trong số các phương pháp: phương pháp đích danh,phương pháp bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuấttrước… nguyên vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý hoặc các mụcđích khác nhưng thông thường là cho sản xuất và giá trị nguyên vật liệu xuất

kho để sản xuất cấu thành chi phí nguyên vật liệu Do đó, khi xuất nguyên vậtliệu phải chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất khovật tư cho sản xuất Khi đó chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK 1541,ghi Có TK 152 - nguyên liệu vật liệu, kế toán chỉ nhập số chứng từ phiếuxuất, tên nguyên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo sốlượng tồn kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điển vào bút toán.Chi phí nguyên vật liệu là khoản phí nguyên vật liệu trực tiếp tính cho đốitượng chịu chi phí nên khi xuất nguyên vật liệu cần phải chỉ ra tên đối tượng

để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việctính giá thành

Đối với nguyên vật liệu xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu cònphải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợpvới hoạt động này Có thể cho phép chứng từ hóa đơn bán hàng đặt sẵn búttoán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trìnhđồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán Những bút toán phản ánh giávốn có thể tính và phản ánh ngay hoặc có thể chưa tính ngay giá vốn mà cuốitháng tính lại mặc dù số lượng đã giảm Các chứng từ thường được thiết kế đểphản ánh các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu như phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hóa đơn bán hàng (giá vốn tựđộng hoặc giá vốn thủ công), hàng hóa (giá bán trong danh mục, giá bán thủcông), phiếu xuất chuyển kho…

Như vậy, với phần hành nguyên vật liệu chương trình kế toán phải chophép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho từng mặt hàngnhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn củahàng xuất để phản ánh bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Việc ápdụng phần mềm cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho theo từng kho

tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kếhoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốnhình thức kế toán sau:

cơ bản đều dựa trên những mẫu sổ sách đã được in sẵn Ngoài ra, tùy theo yêucầu quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổsách kế toán quản trị chi tiết khác

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BẢO TRÂM.

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm.

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm.

Tên công ty: công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm

Tên tiếng anh: Bảo Trâm construction joint stock company

Tên viết tắt: BAO TRAM.,JSC

Lĩnh vực kinh doanh trong tờ giấy phép đăng kí kinh doanh của công ty

- Quy hoạch, thiết kế kiến trúc công trình

- Giám sát thi công xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng,công trình công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị

- Thiết kế kết cấu các công trình dân dụng và công nghiệp

- Xây dựng nhà các loại

- Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

- Xây dựng công trình công ích

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác,

- Phá dỡ và chuẩn bị mặt bằng

- Hoàn thiện công trình xây dựng

- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

Địa chỉ: số nhà 41 ngõ Đám Mạ, xóm 8A, xã Cổ Nhuế, huyện Từ Liêm,thành phố Hà Nội

Đại diện: Nguyễn Văn Ngữ

Chức danh: Giám đốc

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm.

Công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm là công ty hoạt động trong lĩnhvực xây dựng Do vậy, sản phẩm mà công ty tạo ra cho xã hội là các côngtrình nhà cửa, đường xá… Công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm có đội ngũnhân viên là các kỹ sư, cử nhân, công nhân được đào tạo chính quy có taynghề cao có thể đáp ứng được các nhu cầu xây dựng của khách hàng

Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức như sau:

Phòng tài chính kế toán (4) Phòng hành chính nhân sự (3)

Đội thi công

số 1 (5) Đội thi công số 2 (5)

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

( 2

Đội thi công số 3 (5)

HĐQT( 1)

Sơ đồ 2.1 tổ chức quản lý của công ty

(1) HĐQT: Có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trunghạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; có quyền giám sát, chỉđạo giám đốc trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty và

có quyền quyết định cơ cấu tổ chức , quy chế quản lí nội bộ công ty.

(2) Giám đốc điều hành: Có quyền cao nhất; quyết định các vấn đề liênquan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trướcHội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

(3) Phòng hành chính nhân sự: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốcxây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng; xây dựng quy chế về quản lý laođộng; đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý

(4) Phòng tài chính kế toán: Có chức năng giúp Giám đốc công ty quản

lý và thực hiện công tác tài chính, huy động vốn, sử dụng vốn và quản lý vốn

có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn trong toàn công ty

(5) Đội thi công: đảm nhiệm nhiệm vụ xây dựng công trình, đảm bảotiến độ thi công; chịu trách nhiệm đảm bảo vật liệu, tài sản thi công đi kèm tạicông trường

Sản phẩm chính của công ty là xây dựng các công trình nhà dân dụng,các công trình nhà văn hóa thôn, phường, xã, các công trình tu sửa nhà,…

Các dự án mà công ty đã hoàn thành và bàn giao cho bên sử dụng trongnăm 2013 là:

- Công trình nâng cấp cải tạo UBND phường Phú Thượng

- Cải tạo nâng cấp đường BT- TN Xuân La

- Xây dựng trụ sở tuần tra 1,2,3 và sân chơi phường Phú Thượng

- Cải tạo nâng cấp đài tưởng niệm liệt sỹ phường Xuân La

- Cải tạo nhà nạn nhân chiến tranh tổ 48

Khả năng và xu hướng phát triển của công ty:

Mặc dù nền kinh tế khủng hoảng nhưng nhu cầu về nhà ở và sửa chữanhà văn hóa thôn, các công trình cải tạo trường học, nhà bia tưởng niệm…vẫn

là các nhu cầu thiết yếu của mọi người Đây là thì trường rộng mở cho công ty

có cơ hội phát triển Hơn nữa công ty có đội ngũ nguồn nhân lực trẻ tuổi, cókinh nghiệm, chuyên môn do đó công ty vẫn sẽ thu hút được lượng kháchhàng lớn

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty cổ phần xây dựng Bảo trâm.

2.1.3.1 Bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ nhưng hiệuquả, phù hợp với quy mô và yêu cầu quản lý của công ty

Bộ máy kế toán của công ty bao gồm: một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp và có thủ kho, thủ quỹ

2.1.3.2 Các chính sách kế toán của công ty.

- Kì kế toán năm: bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12

- Chế độ kế toán áp dụng: hệ thống kế toán Việt Nam ban hành theoquyết định số 48/2006/QD-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ)

- Công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho: kế toán tính trị giá nguyên vậtliệu xuất kho được xác định theo phương pháp đích danh, hàng tồn kho đượchạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang được áp dụng: tỉ lệ khấuhao được xác định theo thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của BộTài Chính, thông tư hướng dẫn về chế độ quản lí, sử dụng và trích khấu haotài sản cố định Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình vàtài sản cố định vô hình theo nguyên tắc giá gốc, phương pháp khấu hao theophương pháp đường thẳng

2.1.3.3 Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.

Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để phù hợpvới quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trước khi sửdụng phần mềm, nhà quản trị đã cài đặt thông tin cẩn thiết cho kế toán sửdụng và đặc biệt là có khai báo hình thức sổ Nhật ký chung

2.1.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.

Hệ thống chứng từ kế toán được dung để chứng minh tính hợp phápcủa việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế của công ty, phản ánh kịp thời trạng

thái và sự biến động của đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kếtoán Hiện công ty vận dụng theo quyết định 48/QĐ- BTC Trong thực tế,ngoài việc sử dụng các mẫu chứng từ hướng dẫn và bắt buộc theo chế độ quyđịnh thì công ty còn sử dụng một số chứng từ do công ty tự lập ra để phù hợpvới đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhu cầu thực tế của mình, tuy nhiên cácchứng đó vẫn có giá trị pháp lý về hoạt động tài chính, kế toán của công ty

2.1.3.5 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, và sổ kế toán.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty cổ phần xây dựng cổphần Bảo Trâm được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đượcquy định tại quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính Tuy nhiên đểthuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán chi tiết các phần mềm kế toán thìcông ty còn sử dụng các tài khoản cấp 2, cấp 3

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán.Do áp dụng hình thức kế toán Nhật kíchung nên công ty sử dụng các loại sổ như sau:

Bước 2: sau khi thu thập được các chứng từ gốc, kế toán thực hiện việcphân loại chứng từ để giao cho các phòng ban có liên quan Thực hiện việcluân chuyển các chứng từ kế toán

Bước 3: sau khi phân loại xong thì kế toán thực hiện việc hạch toán trênmáy Kế toán thực hiện việc hạch toán dựa vào phần mềm kế toán Kế toán sẽ

nhập dữ liệu vào máy theo các chứng từ và thông tin ghi trên chứng từ đồngthời thực hiện định khoản ngay trên phần mềm kế toán.

Bước 4: sau khi hạch toán xong thì phần mềm kế toán tự động đưa racác chứng từ trong máy và tự động cho ra sổ sách kế toán và báo cáo Khi kếtoán có yêu cầu cần đến các thông tin này thì nhờ vào cây chức năng của phầnmềm thì phần mềm có thể cho ra các sổ sách tương ứng Kế toán có thể in sổsách theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp

2.2 Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán ở công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm.

2.2.1 Giới thiệu khái quát về phần mềm kế toán mà công ty áp dụng

Nhận thức được vị trí, vai trò của việc ứng dụng thông tin kế toán, ngaysau khi thành lập, công ty cổ phần xây dựng Bảo Trâm đã ký hợp đồng sử dụngphần mềm kế toán Nhất Nam của công ty phần mềm Nhất Nam để phục vụ chocông tác kế toán Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy màhai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời kếtoán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ công Do đó, thôngtin trên các sổ các tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sởcộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy Kế toánkhông nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái

Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán Nhất Nam mà công ty sử dụng

có thể mô tả như sau: