Xây dựng phần mềm quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội.

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất mà việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dựtrữ và

PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằm ngoài quyluật cạnh tranh Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp không những khai thác tối đanăng lực sản xuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầu thị trường Muốn có sản phẩm đápứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm phải đạt chất lượng, mẫu mã đa dạng,giá cả hợp lý.Một trong những yếu tố tác động về giá thành sản phẩm phải kể đến các yếu tố đầu vào

mà nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng Mặt khác, trong ngành xây dựng chi phínguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (70-80%) trong giá thành Vì vậy, quản lý nguyênvật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu cấp bách để đạt tới mục tiêu lợi nhuận Do đó,yêu cầu doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức,kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng… nguyên vật liệu nhập kho để đảm bảo cho nhữngsản phẩm tốt nhất

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất mà việc quản

lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dựtrữ và sử dụng.Điều đó chỉ có thể thực hiện được khi các doanh nghiệp có sự ứng dụngkhoa học kỹ thuật trong quá trình quản lý nguyên vật liệu Và đó cũng chính là lý do emchọn đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội”

II Mục đích của đề tài

Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốtquá trình lên kế hoạch thu mua, quản lý kho, cung cấp kịp thời ngyên vật liệu cho bộphận xây dựng

Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nângcao hiệu quả công tác quản lý, giảm chi phí nhân công, nâng cao doanh thu cho công ty

Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho, nhân viên vật tư trong việc quản lýnguyên liệu, vật liệu của Công ty

III Phạm vi nghiên cứu đề tài

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tạicông ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho nhân viên phòng vật tư lên

kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo cáo cầnthiết giúp các nhà quản trị của công ty nắm bắt thông tin kịp thời đưa ra các quyết địnhmang tính chiến lược Nghiên cứu hệ thống kế toán chi tiết vật tư của Công ty, trên cơ sở

đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế được một chương trình quản lýchi tiết vật tư đáp ứng nhu cầu của Công ty

IV.Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Hệ thống cung ứng vật tư của công ty

Hệ thống kế toán vật tư của Công ty

Hệ thống kho của Công ty

V Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin

VI Kết cấu của đồ án

Đề tài :“Thiết kế hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần

phát triển Tây Hà Nội”.

Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác kế

toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp

Chương 2: Tình trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần

phát triển Tây Hà Nội

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống hoạch toán chi tiết vật tư tại công ty cổ

phần phát triển Tây Hà Nội

Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú,anh chị trong phòng kế toán của công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội Em xin chânthành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo rất tận tình của các thầy giáo cô giáo trong cả quá trìnhhọc tập và thực hiện đồ án, đặc biệt là thầy giáo – Phan Phước Long đã hướng dẫn emrất chu đáo, nhiệt tình trong thời gian qua

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2010

Sinh viên

Nguyễn Thị Phương Loan

CHƯƠNG I

LÍ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ

TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

I- Lý luận chung về phân tích thiết kế HTTT

1 Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp

1.1 HTTT quản lí trong doanh nghiệp

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức nóichung, và của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngàycàng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học,giúp cho các nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách triệt để

● HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức đểthu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc raquyết định và kiểm soát trong một tổ chức HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tíchchính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo

ra các sản phẩm mới

● HTTT quản lí: HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quảtrong một tổ chức HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kếhoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, hỗ trợ cho các quyết định củaquản lí dựa trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước Nó sử dụng thông tin đầu vào làcác hệ xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu

Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như:

✓ Hệ thống nhân sự, tiền lương

✓ Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng

HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổchức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp có thể tìm

kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kịpthời Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.

1.2.HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp

HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất nêncũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kếhoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy trìnhthủ tục cho trước Từ đó góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh của tổ chứcđược tốt hơn

1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư

Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm các HTTT chính:

➢Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu : là thông tin về mức vật tư dự trữcần cho kế hoạch sản xuất Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế hoạchsản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sảnxuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…

➢Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ : cung cấp thông tin về việc nhập vật tư,xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư choquá trình sản xuất

➢ Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu : phản ánh việc sửdụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có những báocáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức

1.3 Chu trình phát triển một HTTT

1.3.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là :

● phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó,trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT

● xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến bao gồm:

- vòng đời phát triển hệ thống

- ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó

Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng

được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phíphát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.

1.3.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những

dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc

- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệthống sẽ mang lại

- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bênngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện

- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh

để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thờigian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua

1.3.3 Thiết kế hệ thống.

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứngcác yêu cầu đặt ra ở trên

- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng

và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

- Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kếhay các đặt tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thaotác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thôngtin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổchức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực

tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình

và cấu trúc hệ thống

1.3.4 Lập trình và kiểm thử.

- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngônngữ lập trình, phần mềm mạng)

- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức

năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

1.3.5 Cài đặt, vận hành và bảo trì.

- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi

dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí và bảotrì

- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau

Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:

1 Biểu đồ ngữ cảnh

2 Biểu đồ phân rã chức năng

3 Danh sách các hồ sơ sử dụng

4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

5 Mô tả chi tiết chức năng lá

➢ Biểu đồ ngữ cảnh: Là biểu đồ mô tả mối quan hệ thông tin của hệ thống với các

tác nhân bên trong và bên ngoài tổ chức

Các thành phần của biểu đồ ngữ cảnh là:

● Biểu tượng để mô tả toàn bộ hệ thống: Tiến trình hệ thống

✓ `Kí pháp: Hình chữ nhật góc tròn, chia làm 2 phần: phần trên ghi số 0,phần dưới ghi tên của hệ thống

✓ Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ nguồnđến đích Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống.

✓ Các luồng dữ liệu điều khiển:

● Các tác nhân:

✓ Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phận

của tổ chức hay của hệ thống thông tin khác

Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống.

Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy

thông tin ra từ hệ thống

✓ Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên

✓ Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong

➢ Biểu đồ phân rã chức năng: Là biểu đồ hình cây, trong đó gốc cây thể hiện

chức năng chính của toàn bộ hệ thống, từ gốc cây tiếp tục hình thành nên cácnhánh cây mức 1,2,3… –đây chính là quá trình phân tích chức năng chính thànhcác chức năng cụ thể đơn giản hơn tương ứng với các mức, quá trình phân rã đượctiếp tục cho tới khi đạt được các chức năng cơ bản và dễ thực hiện nhất gọi là cácchức năng lá

Biểu đồ gồm các chức năng và liên kết các chức năng:

● Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩmthông tin dịch vụ

● Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó

➢ Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Cấu trúc của ma trận gồm có:

● Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

● Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng

● Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:

R (Read) : Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột

U (Update) : Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột

C (Create) : Nếu như chức năng ở dòng tạ hồ sơ ở cột

Tên luồng dữ liệu

Còn lại : Để trống.

✶ Quá trình mô hình hoá quá trình xử lí nghiệp vụ:

Ngoài các khái niệm tác nhân, luồng dữ liệu đã được trình bày ở phần trước, quátrình còn sử dụng một số khái niệm sau:

● Tiến trình: Là một dãy hoạt động xảy ra tác động lên dữ liệu tạo ra thôngtin Có tương ứng 1 – 1 giữa tiến trình và chức năng vì chúng là biểu hiện hai mặt củamột hoạt động Nếu như chức năng trả lời cho câu hỏi “là cái gì?” thì tiến trình lại trả lờicho câu hỏi “Xảy ra như thế nào?”

Tên của tiến trình là một cụm động từ: động từ + bổ ngữ.

Kí pháp: hình chữ nhật góc tròn, chia làm 2 hoặc 3 phần tuỳ thộc vào đó là tiếntrình logic hay vật lí

● Kho dữ liệu: Là các dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí

Kí pháp: Hình chữ nhật khuyết một góc, và có ô phía cạnh không khuyết

để ghi chỉ số kho, ô còn lại ghi tên kho

✶ Mô hình dữ liệu – khái niệm (Mô hình thực thể - mối quan hệ: Entity –

Trong các khóa dự tuyển, ta có thể chọn một khóa làm khóa chính của quan hệ

Tên thuộc tính Tên thuộc tính định

danh

a Hoá đơn a

Hoá đơn

TÊNMỐI

● Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ

● Bản số của mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể tham

gia vào 1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ

Kí pháp: 0 : 0

1 : 1nhiều :

✶ Mô hình quan hệ.

Một số khái niệm

● Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc

tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi)

● Các thuộc tính của quan hệ chính là tên của các cột

Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác

nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

Khóa dự tuyển : Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất

mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đóthì giá trị không xác định duy nhất dòng

● Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta

nhận biết được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản

- Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứacác thuộc tính lặp

- Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF

và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

- Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 vàkhông có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

2 Cơ sở dữ liệu.

Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin Để có được thông tin hữu ích, doanhnghiệp cần phảI tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí Công nghệ quản lí dữliệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file riêng biệt và tổ chức chúng thànhnhững cơ sở dữ liệu dùng chung Hiện nay những hệ quản trị Cơ sở dữ liệu đang đượcdùng nhiều là: Microsoft Acess, SQL server, Foxpro, Oracle…

Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:

Thực thể và thuộc tính của thực thể: đã nêu ở phần mô hình E – R.

Trong một cơ sở dữ liệu, mỗi thuộc tính của thực thể được lưu trữ trên một

trường (cột), tập hợp các thuộc tính của một bản thể tạo thành một bản ghi (dòng) Tập hợp các bản ghi lưu trữ thông tin về một thực thể gọi là bảng, bảng bao gồm các

dòng và các cột

Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu: cập nhật, truy vấn dữ liệu và lập các báocáo

II Lí luận chung về công tác kế toán chi tiết vật tư

1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm cóđặc điểm: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất về mặt hiện vật thì được tiêudùng hoàn toàn không giữ nguyên trạng thái ban đầu; về mặt giá trị, giá trị nguyên vậtliệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm tạo ra Chi phí về vật liệu luônchiếm tỷ trọng lớn trong giá thành phẩm Vì vậy, nguyên vật liệu không chỉ quyết địnhđến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chất lượng sảnphẩm sản xuất mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lực hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội.Nhưng bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến sự tồn tại của chính mình Đó làphải làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành thấp nhất, đạtđược mức lợi nhuận cao nhất nghĩa là phải quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm nguyênvật liệu từ đó làm cho chi phí hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội

2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằm ngoài quy luật cạnhtranh Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp không những khai thác tối đa năng lực sảnxuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầu thị trường Muốn có sản phẩm nhu cầu thịtrường thì sản phẩm phải đạt chất lượng, mẫu mã đa dạng,giá cả hợp lý Một trong nhữngyếu tố tác động về chất lượng và giá thành sản phẩm phải kể đến các yếu tố đầu vào mànguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng Mặt khác, trong ngành xây dựng chi phí nguyênvật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (70-80%) trong giá thành Do đó, yêu cầu doanh nghiệpquản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ sốlượng, chất lượng… nguyên vật liệu nhập kho để đảm bảo cho những sản phẩm tốt nhất.Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất việc quản lý

nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dựtrữ và sử dụng.

3.Nhiệm vụ của kế toán:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụsau:

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắcchuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp

kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệuđầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm của vật liệu trong quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinhdoanh, xác định trị giá vốn hàng bán

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kếhoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng

- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho cung cấp thông tinphục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động

4 Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:

4.1.Phân loại nguyên vật liệu:

Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thànhcác loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định

● Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài): Là

đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như ximăng, sắt thép, gạch, ngói…ở các doanh nghiệp xây dựng Nửa thành phẩm mua ngoài làđối tượng lao động được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm…

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ như

làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng

cụ hoạt động được bình thường như: vôi, ve, đinh…

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong

- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng

để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải …

- Vật liệu và thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị,

công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên,

thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phếliệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định

● Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên

doanh, nhận biếu tặng…

- Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất.

● Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật

liệu thành:

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:

+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng,

bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

- Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trườnghợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thểđược thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn khotrong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phíước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giávật liệu phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải ápdụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổiphương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bàythông tin kế toán một cách trung thực và hơp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnhhưởng của sự thay đổi đó

- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thờiđiểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh

+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;

+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;

+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;

+ Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ;

4.2.2.Đánh giá vật liệu:

4.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:

+ Đối với vật tư mua ngoài:

Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua

Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn

Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giátrị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháptrực tiếp

Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản,bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…

+ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốnthực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên tham gia liêndoanh, góp vốn chấp nhận.

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế củanguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khigiao nhận

- Đánh giá vật tư theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do

doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài Hàngngày kế toán chi tiết vật tư sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất.Cuối kì kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số:

4.2.2.2 Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

- Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn thực tế của lôhàng nhập nguyên vật liệu đó

- Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tạithời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhânvới đơn giá bình quân đã tính Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kì (bình quângia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn)phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh nghiệp

Hệ số giá (H)

Trị giá hạch toán của vật tư còn đầu

kỳ

Trị giá thực tế của vật tư còn tồn đầu

kỳ

Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳTrị giá hạch toán của vật tư nhập trong kỳ

- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định sốvật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuấtkho.

- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhậpsau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kì được tínhtheo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh nghiệp

tự quyết định Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyếtminh trong Báo cáo tài chính

5 Tổ chức hạch toán chi tiết:

5.1.Chứng từ kế toán sử dụng:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinhliên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độquy định

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 vàtheo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kếtoán về vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT);

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT);

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT);

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT);

- Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT- LN

- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN

- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH);

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nộidung, phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợppháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanhnghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT);

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT);

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT);

5.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết:

5.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song:

● Nội dung:

+ Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho

của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp củachứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuốingày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từnhập- xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán

+ Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình

nhập-xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lạichứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật tư Mỗi chứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiếnhành đối chiếu:

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kếtoán tổng hợp

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổsong song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1:

Thẻ kho

Phiếu nhập

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu ngày

Đối chiếu cuối tháng

- Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng

5.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

● Nội dung:

- Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp

ghi thẻ song song

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi

chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị “Sổ đối chiếu luânchuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán chi

tiết

Bảng Kê Nhập Xuất Tồn

-Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoànchỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhậpriêng, chứng từ xuất riêng Hoặc kế toán có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”.Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếuluân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng Đồng thời kế toán thực hiệnđối chiếu số liệu trên sổ này với các số liệu trên thẻ kho và trên sổ kế toán tài chính liênquan (nếu cần).Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

● Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một

- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ đượctiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế việc kiểm tra của phòng kế toán

Thẻ kho

Phiếu xuất Phiếu nhập

Bảng kê xuất

Theo phương pháp này, để báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho.

6 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu:

6.1.Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho:

Kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán hàng tồn kho nói chung có hai phương pháphạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) và phương pháp kêkhai thường xuyên (KKTX):

- Phương pháp KKTX: Là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường

xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản

kế toán hàng tồn kho Như vậy, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xácđịnh trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, phân loại theo từng đối tượng

sử dụng và được phản ánh trên tài khoản và trên sổ kế toán

Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính được bất cứ lúc nào

- Phương pháp KKĐK: Là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường

xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoảnhàng tồn kho Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ

và cuối kỳ

Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vàochứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập)trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp khôngthể hiện rõ giá trị xuất dùng cho từng đối tượng, từng nhu cầu xuất dùng khác nhau: sảnxuất hay phục vụ cho công tác quản lý sản phẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp…Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng (nếu có)

… Vì vậy, phương pháp KKĐK được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất

có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mạikinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều

6.2.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX:

6.2.1 Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng Tài

khoản 152- Nguyên liệu vật liệu

TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phùhợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.Bao gồm:

Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi trên đường

Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đãmua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhậpkho

Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111,

TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 …

6.2.2 Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau:

- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK liên quan (111, 112, 141, 331…)

- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Nếu vật tư đã về, hoá đơn chưa

về, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm, lập phiếu nhập kho.Nếu đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổtheo giá tạm tính

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK liên quan (331, ….)Sang tháng sau, khi hoá đơn về, tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế:

+ Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

(Nếu thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK liên quan + Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính

Nợ TK 152 (ghi âm)

Nợ TK 133

Có TK liên quan (331…) (ghi âm)

- Trường hợp hàng đang đi đường: nếu trong tháng nhận được hoá đơn,

kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng đi đường”

Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập khoghi trên sổ bình thường như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về

Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng giá trị hàng

đi đường:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK liên quan ( 111, 112, 331,….)Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

- Trường hợp nhập khẩu vật tư, hàng hoá: Doanh nghiệp phải tính thuế

nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước

Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331

Có TK 333 -Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách(3333)Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi

Nợ TK 133-Thuế VAT được khấu trừ(Nếu thuế VAT được khấu trừ)

Có TK 333(3) - Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách

- Phản ánh các chi phí thu mua

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (111, 112, 331….)

- Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá vật tư do được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán…

Nợ TK 331- Phải trả người bán (Nếu chưa thanh toán)

Nợ TK 111, 112 (Nếu đã thanh toán)

Có TK 152 ( Chiết khấu thương mại, trị giá hàng mua bị trả lại, khoảngiảm giá hàng bán)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính ( Chiết khấu thanh toán)

Có TK 133 (Giảm thuế GTGT được khấu trừ)

● Nhập vật tư do tự sản xuất, gia công, chế biến:

Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho kế toán ghi

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

● Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh

● Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 711 – Thu nhập khác

● Nhập nguyên vật liệu đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

* Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:

Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định mà kế toán như sau:

- Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 338 (3381) - Trị giá vốn thực tế của vật tư thừa

- Khi có quyết định xử lý:

Nợ TK 338 (3381)

Có TK liên quan

6.2.3 Phương pháp kế toán xuất (giảm) nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dùng cho nhữngmục đích khác nhau như: xuất dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụquản lý doanh nghiệp, để góp vốn liên doanh, xuất bán và một số nhu cầu khác Vì vậy kếtoán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu,tính toán chính xác giá thực tếxuất dùng theo các phương pháp tính đã đăng ký và phân bổ vào đúng đối tượng sử dụng

- Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu quản lý…: Căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê gia công chế biến:

Nợ TK 154 (Mở chi tiết liên quan)

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp: Căn cứ vào giá

vốn thực tế kế toán ghi:

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán( bán trực tiếp)

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất kho nguyên vật liệu góp vôn liên doanh với doanh nghiệp khác:

Kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh đã đánh giá

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá)

Có TK 412 – Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản

Có TK 152–Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho)

+ Nếu giá trị góp nhỏ hơn giá thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn được đánh giá)

Nợ TK 412 – Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản

Có TK 152 – Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho)

- Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời: Căn cứ vào trị giá vốn thực tếxuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1388)

Nợ TK 136 (1366) (Trường hợp cho vay nội bộ)

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

6.3 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK

6.3.1.Tài khoản sử dụng:

Khác với phương pháp KKTX, đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theophương pháp KKĐK không dùng TK 152, 151 để theo dõi tình hình nhập - xuất trong kỳ

mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tồn kho

đầu kỳ vào TK 611 – Mua hàng.

- TK 611- Mua hàng: Dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư mua vào và

xuất dùng trong kỳ

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp KKTX.

6.3.2.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

- Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ và đang đi đườngvào TK 611:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

- Trong kỳ , các trường hợp nhập nguyên vật liệu kế toán ghi:

+ Khi mua ngoài, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi trị giá mua của hàngnhập:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (111, 112, 331 ….)+ Phản ánh các chi phí thu mua vật tư vào các chứng từ, kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (111, 112, 331…)+ Phản ánh số thuế nhập khẩu (Nếu hàng nhập khẩu)

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 333(3333) -Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước

+ Phản ánh chiết khấu thanh toán được hưởng:

Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)

Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính+ Phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng mua trả lại: Căn cứ vào chứng từ kếtoán ghi:

Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)

Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền)

Có TK 611 (Ghi giảm giá trị hàng mua)

Có TK 133 (Ghi giảm thuế GTGT của hàng mua trả lại)+ Trị giá nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác dođược cấp phát: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh+ Trị giá vật tư nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào chứng từ kếtoán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 631 – Giá thành sản xuất

- Cuối kỳ tiến hành kiểm kê xác định trị giá vốn thực tế vật tư tồn kho cuối

kỳ và trị giá vốn thực tế vật tư xuất dùng như sau:

Trị giá thực tế VL = Trị giá thực tế + Trị giá thực tế VL - Trị giá thực tế xuất dùng NVL tồn đầu kỳ mua vào trong kỳ VL tồn cuối kỳ

Để xác định được trị giá thực tế của số nguyên vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu, từngđối tượng, cho sản xuất sản phẩm hay mất mát, hao hụt…, kế toán phải kết hợp với số liệuhạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chéptình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất

Cuối kỳ, các nghiệp vụ được ghi sổ như sau:

+ Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trị giá vốn thực tếcủa vật liệu tồn kho, kế toán ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đi đường

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Có TK 611 – Mua hàng+ Căn cứ vào kết quả tính toán trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho và mục đích sử dụng củatừng loại vật tư, kế toán ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 611 – Mua hàng

+ Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kếtoán sau:

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TÂY HÀ NỘI 2.1 Khái quát về công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội.

2.1.1 Giới thiệu về công ty.

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TÂY HÀ NỘI

- Tên giao dịch quốc tế : HADECO

- Địa chỉ trụ sở chính: Ngã ba Nguyễn Cổ Thạch- Hồ Tùng Mậu - Từ Liêm –HàNội

- Điện thoại : 04 – 7911 579 Fax: 04 – 7 911 580

- Ngành nghề kinh doanh chính:

+ Xây dựng các công trình dân dụng

+ Xây dựng các công trình công nghiệp

+ Xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi, san lấp mặt bằng

+ Xây dựng các đừng dây tải điện và trạm biến áp dưới 35KW

+ Trang trí nội thất và các công trình xây dựng

+ Sản xuất các phụt tùng, chi tiết, phụ kiện bằng kim loại phục vụ cho xây dựng+ Sản xuất và cung ứng vật liệu xây dựng

2.1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty

Lao động của công ty hiện nay có 243 người, trong đó có 71 cán bộ chuyên môn kỹthuật và 172 công nhân kỹ thuật lành nghề Đây là đội ngũ cán bộ nòng cốt của công tyđựơc đào tạo tại các trường đại học trong và ngoài nước

Để đáp ứng yêu cầu của công ty, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì toàn bộ cơcấu quản lý và sản xuất của công ty đực bố trí sắp xếp thành các phòng ban, chi nhánh vàcác đội cgũ xây dựng công trình, Giữa các phòng ban chi nhánh và các đội ngũ xây dựng

công trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Công ty có 5 phòng ban nghiệp vụ, 7 độixây dựn công trình được phân công chức năng nhiệm vụ cụ thể Bộ máy hoạt động kinhdoanh của công ty gồm các bộ phận như sơ đồ sau:

- Giám đốc công ty : Là người trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinhdoanh Là đại diện pháp nhân của công ty tronh quan hệ với các doanh nghiệp,

ác tổ chức kinh tế Điều hành chung mọi hoạt động của công ty, nhận xử lýthông tin giao nhiệm vụ cho các phòng ban, quyết định mọi vấn đề trong toànđơn vị Tổ chức công tác thống kê, kế toán, tài chính trong công ty, xây dựngbáo cáo quyết toán năm chính xác, trung thực và công khai

- Phó giám đốc điều hành kỹ thuật thi công: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật thicông, sáng kiến cải thiến kỹ thuật Trực tiếp chỉ đạo một số dự án trọng điểmcủa công ty

- Phó giám đóc điều hành dự án ở nước ngoài: Phụ trách điều hành sản xuất các

dự án trên địa bàn nước ngoài Phụ trách công tác bảo hộ lao động, nâng bậc

và xây dựng định mức lao động nội bộ công ty

5 phòng ban nghiệp vụ:

- Phòng tổ chức hành chính

- Phòng kế hoạch đầu tư

- Phòng kỹ thuật thi công

- Phòng kinh tế thị trường

- Phòng tài chính kế toán

Và 7 đội xây dựng

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện kiểm tra toàn bộ các các công tác kếtoán của công ty, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tích tình hình kinh doanh,

từ đó ra các quyết định trong sản xuất kinh doanh

Do công ty tổ chức theo kiểu phân cấp gồm các đội xây dựng trực thuộc nên bộmáy kế toán của công ty gồm hai loại kế toán: Kế toán tại công ty và kế toán tại cácđội xây dựng công trình

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

P.kế hoạch tiếp thị

ĐỘI

XD

CT 1

ĐỘI XD

P.tổ chức hành chính

P.tài chính kế toán

ĐỘI XD

CT 5

ĐỘI XD

CT 4

ĐỘI XD

CT 3

ĐỘI XD

CT 2

ĐỘI XDCT6

P.kế hoạch đầu

tư

Kế toán thống kê tại các đội xây dựng công trình có trách nhiệm tập hợp cácchứng từ ban đầu, ghi chép và lập nên các bảng kê chi tiết Sau đó chuyển tất cả cácchứng từ liên quan lên phòng tài chính kế toán của công ty theo định kỳ Kế toáncông ty sẽ căn cứ vào các chứng từ này để ghi chép các sỏ sách cần thiết Tiếp theo

kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo tài chính.Tất cả các sổ sách chứng từ đều phải có sựkiểm tra phê duyệt của kế toán trưởng

Mỗi nhân viên trong phòng đều có một nhiệm vụ riêng, trách nhiệm rõ ràng

- Kế toán trưởng: Phụ trách chung phòng kế toán và chịu trách nhiệm pháp lý

trước mọi hoạt động của phòng sao cho phù hợp với luật định Thực hiệntoàn bộ công tác kế toán,thông tin kinh tế, tham giaký duyệt hợp đồng kinh

tế, hạch toán kế toán và phân tích kế toán trong công ty

- Bộ phận kế toán tổng hợp: Căn cứ vào số liệu phản ánh trên các sổ chi tiết

của kế toán phần hành, kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp phân bố cáckhoản chi phí tập hợp các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo

kế toán Báo cáo kế toán là cơ sở để Công ty công khai tình hình tài chínhvàbáo cáo với tổng công ty

- Bộ phận kế toán vật tư và tài sản cố định: Kế toán vật tư có trách nhiệm mở

sổ chi tiết hạch toán vật tư tại công ty Căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật tư,

kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết theo định kỳ hàng tháng số liệu trên cơ sở chitiết là căn cứ để ghi sổ tổng hợp Do nghiệp vụ tăng giảm tài sản cố định diễn

ra với mật độ ít nên hạch toán tài sản cố định loà một công tác kiểm nghiệmkhi nghiệp vụ tăng giảm diễm ra, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài sản cốđịnh Định kỳ, tiến hành kiểm kê và lập văn bản kiểm kê tài sản cố định

- Bộ phận Kế toán thanh toán: Theo dõi thanh toán lương bảo hiểm xã hội với

cán bộ công nhân viên và các khoản thanh toán khác

- Bộ phận Kế toán ngân hàng va công nợ: Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ giao

dịch với ngân hàng để huy động vốn, mở tài khoản tiền gửi, tiền vay, mở tàikhoản bảo lãnh các hợp đồng tiến hành các nghiệp vụ thanh tián qua ngânhàng.Nghiệp vụ kế toán qua ngân hàng được theo dõi trên sổ chi tiết tiền gửingân hàng, mở chi tiết các khoản thu và các khoản chi

- Bộ phận kế toán quỹ tiền mặt: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình hình

tăng giảm tiền mặt của công ty Căn cứ và chứng từ gốc( phiếu thu, phiếu chi)thủ quỹ tiến hành các hoạt động nhập và xuất quỹ Các hoatk động này đượcơhản ánh trên sổ quỹ

Bộ máy kế toán của doanh nghiệp được biểu diễn bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2 : Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

2.1.4 Thực tế công tác quản lý vật tư tại công ty

Công tác quản lý vật tư tại công ty do các bộ phận chính sau đảm trách:

➢ Bộ phận vật tư: - Lên kế hoạch cung ứng vật tư

- Chọn và đánh giá nhà cung cấp

- Nhận yêu cầu và lệnh mua sắm vật tư

- Viết phiếu nhập kho, xuất kho

➢ Bộ phận kho: -Quản lý về số lượng vật tư

-Tình hình nhập xuất tồn vật tư thông qua thẻ kho

- Theo dõi và báo cáo tồn kho

➢ Bộ phận kế toán: - Tổng hợp, hoàn thiện các chứng từ

- Theo dói vật tư nhập xuất tồn về mặt giá trị và số lượng thôngqua sổ chi tiết vật tư

- Lên sổ sách, báo cáo

2.1.5 Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty

● Chế độ chứng từ: Các chứng từ kế toán của công ty được thực hiện theo đúngmẫu của Bộ Tài Chính quy định áp dụng thống nhất trong cả nước ban hànhtheo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính vớicác văn bản quy định bổ sung sửa đổi

● Chế độ tài khoản: Hệ thống tài khoản của công ty đang áp dụng được banhành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ TàiChính cùng với các văn bản quy định bổ sung sửa đổi

Kế toán trưởng

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Bộ phận

kế toán

vậ tư và tài sản cố định

Bộ phận

kế toán ngân hàng

và thanh toán

Bộ phận

kế toán tiền lương

và thống kê

sản xuất công ty sử dụng hình thúc nhật ký chung cùng hệt thống sổ sách phùhợp gồm: Sổ nhật ký chung; các sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết Việc ghi sổđược khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Quan hệ đối chiếu:

Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Trình tự ghi sổ : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghichép nghiệp vụ phát sinh và sổ nhật ký chung, đồng thời ghi vào các sổ kế toán chi tiếtliên quan Sau đó căn cứ các số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái theo cáctài khoản kế toán phù hợp Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lậpbảng cân đối số phát sinh , sau khi kiểm tra số liệu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái vàbảng tổng hợp chi tiết đực dùng để lập báo cáo tài chính

* Chế độ báo cáo tài chính:

Hiện nay theo quy định bắt buộc , cuối mỗi quý, mỗi năm Công ty lập những báo cáo tàichính sau:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết trình báo cáo tài chính

2.2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội

Công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội là môt đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệuđược sử dụng trong sản xuất của Công ty có những đặc thù riêng, phong phú về chủngloại, quy cách Có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng (Gồm

xi măng trắng và xi măng thường), có loại là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào

sử dụng ngay mà không phải qua chế biến như cát, sỏi, đá… và có những loại còn là sản

Chứng từ

kế toán

Sổ Nhật ký chứng từ ghi sổ

toán chi tiết

hợp chi tiếtBảng cân

đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

phẩm của ngành nông lâm như gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… Có những loại vậtliệu đã qua chế biến ở dạng cấu kiện như cửa, lan can…

Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau Có nhữngloại vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép… nhưng có loại lại

sử dụng rất ít như đinh, đỉa… Hầu hết các loại vật liệu xây dựng sử dụng trực tiếp cấuthành nên công trình do vậy chi phí nguyên vật liệu chiếm đến 70 – 80% giá trị sản phẩmxây dựng cơ bản

Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việc thumua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau Công ty có thể muangay tại các của hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyểnthuận tiện nhanh chóng hơn Một số loại vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như

xi măng, sắt thép… song có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không bảoquản trong kho mà phải để ngoài trời (vì khối lượng quá nhiều) như cát, sỏi, đá… gây khókhăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến quá trình thi công

và giá thành Vì vậy Công ty cần phải có biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp vớitừng loại vật liệu

2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty

2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất thì nguyên vật liệu

được chia thành các loại sau:

+ Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu trong quá trình thi công, chế biến

sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như: sắt, tháp, xi măng, cát….chocác công trình xây dựng cơ bản

+ Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phù trợ cho sản xuất vàđược kí kết với tư liệu chính để thay đổi hình dáng, màu sắc, hoặc dùng để bảo quản.+ Nhiên liệu năng lượng: Là những thứ để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất,

để chạy máy thi công như: xăng, dầu, mỡ, nhớt…

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc thiết bị+Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các loại vật dụng và thiết bị mà doanh nghiệp

2.2.2.2 §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu.

Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc:

- Nguyên tắc giá gốc

- Nguyên tắc thận trọng

- Nguyên tắc nhất quán

- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư

● Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

Ở Công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do muangoài hay đội sản xuất tự mua Ngoài ra, Công ty còn nhập kho do thu hồi phế liệu Trịgiá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau:

+ Nhập do mua ngoài:

Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ dobên bán chịu và tính luôn vào đơn giá mua hàng Vì thế, khi vật liệu về nhập kho, kế toántính ngay được giá thực tế của số vật liệu đó:

Trị giá vốn thực Số lượng Đơn giá mua

tế nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x ghi trên hoá đơn

nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT)

+ Nhập phế liệu thu hồi:

Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá của các nguyên vật liệu có thể sử dụngđược, có thể bán được hoặc giá ước tính được

● Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:

Mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của Công ty nhiều nhưng nguyên vậtliệu mua về thường xuất thẳng cho các đội sản xuất vì vậy Công ty có thể theo dõi lôhàng từ khi nhập cho đến khi xuất Do đó Công ty sử dụng giá thực tế xuất kho mà cụ thể

là phương pháp đơn giá thực tế đích danh

2.2.3 H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu.

Hịên nay Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ songsong Phương pháp này được tiến hành như sau:

- Ở kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho Mỗi thứ nguyên vật liệu được mở riêng một thẻ kho Thẻ khođược đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn Hàng ngày, khi có nghiệp

vụ nhập, xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất.Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của từngđối tượng liên quan và tính ra số tổng để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.

Thủ kho thường xuyên đối chiếu số dư của vật tư theo định mức dự trữ và cung cấp tìnhhình vật tư cho bộ phận quản lý liên quan Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho lập báo cáo biếnđộng về vật tư theo từng nhóm và gửi về phòng kế toán

- ë phßng kÕ to¸n:

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lạichứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật tư Mỗi chứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiếnhành đối chiếu:

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kếtoán tổng hợp

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

2.2.4 Tæ chøc sæ kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕ to¸n vÒ nguyªn vËt liÖu.

2.2.4.1 Tæ chøc sæ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức nàythích hợp cho mỗi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong công tác kếtoán

Hình thức này gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký) Sổ này vừadùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi

sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh

- Sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

- Sổ chi tiết cho từng loại vật tư: Nhằm phản ánh số tồn đầu kỳ, số nhập,

số xuất trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu đó Sổchi tiết này được lập theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tàikhoản của các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu Số liệu trên sổ chi

tiết vật tư cho từng thứ được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợpnhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư tương ứng.

2.2.4.2 B¸o c¸o kÕ to¸n.

Công ty sử dụng hai báo cáo tổng hợp chính về vật tư đó là:

- Báo cáo tổn kho: Chỉ báo cáo về số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ củatừng thứ, nhóm vật tư theo tháng

- Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư: Nhằm cung cấp tổng hợp toàn

bộ tình hình tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ của từngthứ, nhóm, loại vật tư Báo cáo này được lập theo tháng, quý

Chỉ tiêu tồn kho của từng thứ vật tư trên báo cáo tồn kho phải phù hợp với chỉ tiêu tồnkho của từng thứ, nhóm, loại vật tư tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vậttư

Tổng hợp số liệu các sổ chi tiết của từng thứ vật tư (gồm cả chỉ tiêu tồn đầu kỳ, nhậptrong kỳ, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ) phải phù hợp với các chỉ tiêu tương ứng trênbảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả các chỉ tiêu đó

2.2.5.TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU.

2.2.5.1 Đối tượng và phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu

Bên cạnh phế liệu thu hồi nhập kho, nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là domua ngoài trong vµ ngoµi níc Do đặc điểm của ngành xây dựng là di chuyển địa điểmsản xuất kinh doanh nên Công ty áp dụng hình thức khoán xuống đội sản xuất thi công.Khi công ty thắng thầu và ký hợp đồng thi công các công trình, phòng kế hoạch sẽ giaokhoán các công trình, hạng mục công trình theo từng đợt hoặc toàn bộ gửi xuống các độisản xuất Do sản phẩm công ty chủ yếu theo hợp đồng nên việc mua sắm nguyên vật liệudựa vào thông số kỹ thuật của hợp đồng Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng vật tư

dự trù khối lượng cho từng loại

phòng vật tư Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng vật tư dự trù khối lượng cho từngloại vật tư (bao gồm cả mức dự trữ cần thiết)

Khi nhận được yêu cầu mua sắm vật tư, phòng vật tư sẽ cử cán bộ đi mua Khi vật tư vềđến công ty hay kho của đơn vị, lúc này thủ kho sẽ xem xét, kiểm tra tính hợp lý của hoáđơn Nếu nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp, đúng chủng loại, chất lượng… thì đồng ýcho nhập kho số vật liệu đó Phiếu nhập kho do phòng vật tư lập gồm 3 liên:

Liên 1: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán

Liên 2: Giao cho nhân viên tiếp liệu

Liên 3: Lưu tại phòng vật tư để làm chứng từ gốc

Dựa trên phiếu nhậpkho, thủ kho ghi thẻ kho.Thủ kho phải có trách nhiệm sắp xếp cácloại vật tư trong kho một cách hợp lý, khoa học đúng yêu cầu bảo quản của từng thứ, loại

để tiện cho việc theo dõi và tiện cho công tác nhập , xuất

*Tài khoản sử dụng:

Với nghiệp vụ nhập kho thì TK được sử dụng bao gồm:

Mã

+ phÕ liÖu thu håi:

Khi đã có phế liệu thu hồi từ các công trình, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập dữliệu vào máy theo định khoản:

Nợ TK 1521

Có TK 621 – Chi tiết theo công trình

2.2.6 Tæ chøc kÕ to¸n XUẤT nguyªn vËt liÖu.

2.2.6.1 §èi tîng vµ ph¬ng ph¸p kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu.

Việc xuất kho của công ty chủ yếu sử dụng cho thi công các công trình Ngoài ra, cònxuất cho quản lý đội Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm(70-80%) Do đó tổ chức khâu hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản chohạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm, đảm bảo việc tập hợp chi phí đượcchính xác, kịp thời vào đúng đối tượng tập hợp chi phí

Sản phẩm của công ty là các đơn đặt hàng (công trình, hạng mục công trình) Vì vậy đốitượng tập hợp chi phí là các công trình, hạng mục công trình Chi phí nguyên vật liệu xuấtcho thi công công trình là khoản chi phí trực tiếp và nó được hạch toán trực tiếp vào đốitượng liên quan Còn chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho nhiều đối tượng thì phảiphân bổ khoản chi phí này

2.2.6.2 C¸c trêng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu cña c«ng ty.

+ XuÊt phôc vô thi c«ng:

* Thủ tục xuất kho

Nguyên vật liệu của công ty xuất theo định mức khối lượng thi công Căn cứ vàohạn mức xuất vật tư được duyệt trong tháng là số lượng sản phẩm sản xuất ra theo kếhoạch trong một tháng nhân (x) với định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩmcông việc Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận sử dụng xuống kho xin lĩnh vật tư Sốlượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi Phiếu xuất kho theo hạn mức được lậpthành hai liên và giao cả cho bộ phận sử dụng

Cuối tháng thủ kho thu cả hai phiếu, cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho

và ký vào phiếu Khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ về phòng kế toán một liên, kếtoán thống kê một liên

Trường hợp do vượt mức kế hoạch, vượt mức sử dụng vật tư được duyệt trongtháng đơn vị sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập lĩnh phiếu xuất vật tư hoặc phiếu xuấttheo hạn mức mới, có kế hoạch xác nhận hoặc kỹ thuật xác nhận, thủ trưởng đơn vịduyệt làm căn cứ xuất kho

Nếu phòng vật tư mua vật liệu về chuyển thẳng cho đội sản xuất thì phiếu xuấtkho được lập cùng phiếu nhập kho Phòng vật tư lập phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu

lĩnh vật tư Phiếu xuất kho được lập thành ba liờn:

Liờn 1: Lưu tại phũng vật tư

Liờn 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lờn phũng kế toỏn

Liờn 3: Đội nhận vật tư giữ

* Tài khoản sủ dụng:

Khi xuất vật liệu để phục vụ cho thi cụng thỡ tài khoản sử dụng là TK 152 và TK

621 được chi tiết theo cụng trỡnh

* Chứng từ sử dụng

Cụng ty sử dụng cỏc loại chứng từ sau để kế toỏn xuất nguyờn vật liệu

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho theo hạn mức

- Biờn bản kiểm kờ vật tư

+ Xuất nguyên vật liệu cho quản lý đội:

* Tài khoản sử dụng: Xuất nguyờn vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, quản lý

đội thỡ tài khoản sử dụng là:

TK 627 Chi phớ sản xuất chung

TK 642 Chi phớ vật liệu quản lý

* chứng từ sử dụng: Tương tự như xuất nguyờn vật liệu phục vụ thi cụng

2.2.7 Kiểm kê nguyên vật liệu ở công ty cổ phần phát triển tây hà nội

Để xỏc định tồn kho nguyờn vật liệu và xỏc định trỏch nhiệm trong cụng tỏc bảoquản, dự trữ nguyờn vật liệu của cỏc cỏn bộ liờn quan.Cụng ty cổ phần phỏt triển Tõy HàNội tiến hành kiểm kờ nguyờn vật liệu vào ngày 31/12 hàng năm

Ban kiểm kờ của Cụng ty bao gồm:

- Chủ tịch hội đồng kiểm kờ

- Phú chủ tịch hội đồng kiểm kờ: Kế toỏn trưởng

- Uỷ viờn: Thường là trưởng ban liờn quanBan kiểm kờ cú trỏch nhiệm đưa ra kết quả kiểm kờ và quyết định xử lý

2.3 Đỏnh giỏ hệ thống tổ chức cụng tỏc kế toỏn vật tư tại cụng ty

2.3.1.Khú khăn và hạn chế trong cụng tỏc quản lý vật tư:

Nhìn chung, hệ thống kế toán vật tư của công ty đã đáp ứng được yêu cầu đề ra, nhưngvẫn còn gặp một số vấn đề sau:

- Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số

lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều

- Các hoạt động nghiệp vụ còn khá đơn giản, chưa có hệ thống theo dõi vật

tư một cách chi tiết

- Các hoạt đọng nhập xuất được tiến hành thủ công

- Các thông tin về nhà cung cấp, các đơn vị nhận vật tư, danh sách vật tư

đều thực hiện trên giấy tờ sổ sách khiến cho việc tìm kiếm thông tin gặpnhiều khó khăn

- Trong công tác kế toán, việc sửa chữa trên giấy tờ, chứng từ là rất phức

tạp, do nguyên tắc không được tẩy xoá

- Việc tổng kết sau mỗi quý, niên độ độ là không thể theo dõi triệt để để

báo cáo với lãnh đạo, do đó khó đưa ra chiến lược hợp lý để phát triểncông ty

+ Bộ phận vật tư quản lý được nguyên vật liệu, nhà cung cấp một cách

2.4.1 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

2.4.1.1 Mô tả bài toán

Căn cứ vào phương án tổ chức thi công, bản thiết kế thi công được duyệt, tiến độ thicông các đội làm giấy xin lĩnh vật tư Đội trưởng ký vào giấy đề nghị, sau đó trưởng bancông trình ký xác nhận rồi gửi lên ban giám đốc duyệt Sau khi được duyệt gửi lên bộ