Xây dựng chương trình quản lý nhậpxuất vật tư tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Việc xây dựng chương trình nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tại công ty một cách tốt nhất cả về khối lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và t

Qua quá trình thực tập tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong, emnhận thấy công ty có khối lượng nhập - xuất vật tư lớn, diễn ra thường xuyên và liêntục nhằm phục vụ cho các công trình xây dựng Nếu công tác quản lý vật tư không tốthoặc bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của công ty từ đó dẫntới doanh thu và cả uy tín của công ty bị giảm sút Chính vì vậy, một chương trìnhquản lý nhập - xuất vật tư là rất cần thiết với công ty Ứng dụng tin học vào quản lývật tư tại công ty cần ngày càng được hoàn thiện.

Dựa trên những lý do đã trình bày ở trên em đã chọn đề tài: “Xây dựng chương

trình quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong”

làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp của mình

II Mục đích của đề tài:

- Chương trình được người sử dụng chấp nhận

- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục

vụ tốt quá trình quản lý nhập-xuất vật tư

- Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con ngườinhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý

- Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý nhập-xuất vật tưcủa Doanh nghiệp

- Góp phần tạo điều kiện cho công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí dogiảm bớt nhân công, giảm sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nhập-xuất vậttư.

III Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Việc xây dựng chương trình nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tại công

ty một cách tốt nhất cả về khối lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ khokiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư

Dựa trên số liệu quản lý được chương trình đưa ra những báo cáo cần thiết chonhà quản lý để có những biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạtđộng của Công ty trong hiện tại và tương lai

Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống quản lý nhập-xuất vật tư của Công ty sử dụngngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để xây dựng chương trình quản lý vật tư đáp ứngnhu cầu hoạt động của Doanh nghiệp

IV Đối tượng nghiên cứu của đề tài:

 Hệ thống các loại vật tư tại công ty

 Hệ thống kho vật tư của công ty

 Hệ thống kế toán chi tiết vật tư và hệ thống thông tin quản lý nhập-xuấtvật tư của công ty

V Phương pháp nghiên cứu:

 Phương pháp phỏng vấn

 Phương pháp thu thập thông tin

 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

VI Kết cấu của đồ án:

Tên đề tài: : “Xây dựng chương trình quản lý nhập - xuất vật tư tại công ty Cổphần đầu tư và xây dựng Tiền Phong”

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục các tài liệu tham khảo, đồ ánkết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác

quản lý nhập – xuất vật tư trong doanh nghiệp

Chương này trình bày các vấn đề về cơ sở lý thuyết: trình bày tóm tắt cơ sở líthuyết sử dụng để giải quyết vấn đề, bao gồm phần lý thuyết về phân tích thiết kếHTTT và phần lý thuyết về HTTT quản lý nhập – xuất vật tư, công tác kế toán chi tiếtvật tư trong doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty Cổ phần đầu tư và

xây dựng Tiền Phong

- Nêu thực trạng về hệ thống qua điều tra và thu thập thông tin về công ty

- Đánh giá và phân tích hệ thống

Chương 3: Giải pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý nhập-xuất vật tư và

thiết kế chương trình ứng dụng của bài toán quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty CổPhần đầu tư và xây dựng Tiền phong

- Giải pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

- Mô tả các kết quả đạt được (các chức năng chính của chương trình, cácmodule chủ yếu…)

- Thảo luận kết quả và nêu những vấn đề chưa được giải quyết;

- Các đề nghị rút ra từ kết quả nghiên cứu

Hà Nội, ngày 9 tháng 5 năm 2010Sinh viên: Phùng Thị Phương Dung

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp

1.1.1 HTTT quản lý trong Doanh nghiệp

Thông tin là toàn bộ sự vật, sự việc, hiện tượng phản ánh hoạt động của con

người trong đời sống kinh tế - xã hội Thông tin là một yếu tố hết sức quan trọng đốivới các tổ chức nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng Để hoạt động có hiệuquả, doanh nghiệp cần thu thập, quản lý và xử lý thông tin một cách khoa học Tổ chứcthông tin thành một hệ thống có logic và khoa học là vô cùng cần thiết

Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và

cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ.,

phân phối,…nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với từng tác nghiệp của tổchức HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhậnmột cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới

Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển của hệ thống thông tin, là hệ thống

nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức.HTTT quản lý trong Doanh nghiệp trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập

kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo Nó sử dụng thông tin đầuvào là các yếu tố từ hệ xử lý giao dịch và cho ra các thông tin đầu ra là các báo cáotheo yêu cầu

Trong các doanh nghiệp, ta có thể bắt gặp một số HTTT quản lý như:

 v…v…

HTTT quản lý hỗ trợ một cách tích cực cho các hoạt động của Doanh nghiệp

Sử dụng HTTT quản lý, thông tin mà Doanh nghiệp cần sẽ được tổ chức một cách bàibản và khoa học, tạo thuận lợi cho nhà quản lý có thể tìm kiếm thông tin một cáchnhanh chóng, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời và đúng đắn Chính vìvậy, vai trò của HTTT quản lý trong Doanh nghiệp là không thể phủ nhận

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển HTTTQL trong Doanh nghiệp:

Một Doanh nghiệp có một HTTT quản lý hợp lý và hiệu quả sẽ giúp cho doanhnghiệp có thể hoạt động một cách khoa học, nhìn thấy được những ưu khuyết điểm,duy trì những thuận lợi và khắc phục những khó khăn để đạt được các mục tiêu đề ra

Sử dụng HTTT quản lý, Doanh nghiệp có cơ sở để nắm bắt các thời cơ hayvượt qua các thử thách Ngày nay, sự cạnh tranh giữa các Doanh nghiệp trong nềnkinh tế thị trường sôi động là rất lớn, HTTT quản lý là một trong những yếu tố để đánhgiá giá trị và uy tín của Doanh nghiệp

Đây là những yếu tố lý giải sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trongdoanh nghiệp hiện nay

 Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT

 Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của HT, phục vụ cho việcphân tích và thiết kế

- Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

 Môi trường, các ràng buộc đối với HTTT cần xây dựng như thế nào?

 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?

 Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng.

Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác địnhcác điểm yếu của HT hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi, hạnchế, mục tiêu của dự án

1.1.3.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lýthông tin của HT cần phát triển

Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau:

- Xác định yêu cầu của HTTT: chính là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp

vụ và qui trình hoạt động của HT; cách thức thực hiện của HT hiện tại và vấn đề pháttriển HTTT mới Các yêu cầu của HT khi đã xác định được cần được diễn tả theo cácchuẩn và các mẫu tài liệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu

- Phân tích hệ thống về chức năng: nhằm xác định vấn đề tổng quát: “HT làmgì?” Mục tiêu của công việc này là xác định các nhiệm vụ, chức năng của HT đảmnhận; xác định các mối ràng buộc của mỗi chức năng của HT; xác định các mối quan

hệ thông tin giữa các chức năng của HT; đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng

- Phân tích hệ thống về dữ liệu: nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm

Mô hình dữ liệu quan niệm mô tả xúc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tậpcác dữ liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng Đây

là cơ sở của việc thiết kế CSDL hệ thống

Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp cho cácthiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốtnhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổchức thông qua

1.1.3.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ thống

về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thong qua sử dụng cácphương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống

 Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thốngphần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệthống thực.

 Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bảnthiết kế hay các đặt tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thốngđược gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi choviệc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

- Nội dung của thiết kế hệ thống bao gồm:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống

 Thiết kế các modul chương trình

 Thiết kế giao diện chương trình

 Thiết kế các báo cáo

 Lập tài liệu thiết kế hệ thống

- Các giai đoạn thiết kế hệ thống:

 Giai đoạn 1: thiết kế logic: nhằm để xây dựng các thành phần chính của

hệ thống và mối quan hệ giữa chúng

 Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết: là thiết kế chi tiết từng thành phần cấuthành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần này mộtcách cụ thể và rõ ràng

Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra

mô hình hệ thống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống

ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễdàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

- Thực hiện:

 Lựa chọn môi trường cài đặt

 Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

 Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

 Xây dựng hệ thống

 Viết tài liệu sử dụng

1.1.3.4 Kiểm thử

- Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử

- Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành cácchương trình (phần mềm)

- Thử nghiệm HTTT

- Cuối cùng là khắc phục các lỗi nếu có

Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đề ra

1.1.3.5 Triển khai và bảo trì

- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyểnđổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí vàbảo trì

- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT

- Cải tiến và chỉnh sửa HTTT

- Viết báo cáo nghiệm thu

1.1.4 Các khái niệm và ký pháp sử dụng:

1.1.4.1 Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức(hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung đượctoàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau

Một mô hình nghiệp vụ bao gồm:

 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá

 Ma trận thực thể chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD):

Chức năng là 1 tập các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt độngnghệp vụ của mình Chức năng được xem xét ở mức tổng quát cho đến mức chi tiết

Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năngcần thực hiện của HTTT cần phát triển.

Ký pháp biểu diễn: biểu diễn dưới dạng hình cây

 Gốc: chức năng chung cần thực hiện

 Các chức năng còn lại được hình thành theo sự phân rã của chức nănggốc Chức năng ngoài cùng gọi là chức năng lá – chức năng tương đối cụthể, dễ hiểu, đơn giản trong thực hiện

FDD được xây dựng dựa trên 2 ký pháp: ký pháp biểu diễn chức năng và kýpháp liên kết giữa chức năng cha và con

Ký pháp biểu diễn chức năng là hình chữ nhật

Ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con là đường gấp khúc

Quy tắc cơ bản trong xây dựng FDD:

- Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha

- Các chức năng con phải bảo toàn chức năng cha tương ứng

- Các chức năng con phải tương đối độc lập với nhau

- Không nên phân rã FDD thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sự phức tạp cho quátrình thiết kế và mã hóa

- Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau

 Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá:

Dựa trên tài liệu yêu cầu, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả các hoạtđộng cụ thể của mỗi chức năng lá

Chức năng cha

Chức năng conChức năng con

Chức năng con

Tên chức năng

Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm có các hàng và các cột Trong

đó, mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương ứng với một chức năng

ở mức tương đối chi tiết

Ô là giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thểtương ứng

Giá trị của mỗi ô có thể là:

 R (Read): Đọc hồ sơ

 U (Update): Cập nhật dữ liệu vào hồ sơ

 C (Create): Tạo hồ sơ

 Còn lại: để trống

 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD):

Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của hệthống Mỗi biểu đồ bao gồm có các chức năng, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệucủa hệ thống

- Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệuđầu vào và cho kết quả thông tin ở đầu ra Ký pháp biểu diễn của tiến trình như sau:tên tiến trình là sự kết hợp giữa động từ và bổ ngữ

- Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin (hồ sơ, tập các mục thôngtin trong hồ sơ) vào hoặc ra một chức năng của hệ thống Cú pháp biểu diễn:

Tên một luồng dữ liệu

Số hiệuTên tiến trình

- Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu được sử dụng cho cácchức năng của hệ thống Cú pháp biểu diễn:

- Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ thống

Cú pháp biểu diễn của tác nhân là hình chữ nhật kết hợp với tên của tác nhân

1.1.4.2 Mô hình thực thể - quan hệ ER (Entity – Relasionship Model)

Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa cácthành phần đó Cụ thể:

- Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các đối tượng cụ thể của thế giới thựchay các khái niệm độc lập có những đặc trưng chung mà ta quan tâm Bản thể là mộtđối tượng tụ thể của thực thể

- Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể mà ta quan tâm Mỗi thực thể có mộttập các thuộc tính gắn kết với nó

Tên tác nhânTên kho dữ liệu

Ký pháp:

- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn cógiữa các bản thể của các thực thể

Ký pháp:

- Bậc của mối quan hệ: là số các thực thể tham gia mối quan hệ

1.1.4.2 Mô hình dữ liệu – quan hệ (Relation Data Model)

- Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộctính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi)

- Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:

+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khácnhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

+ Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhấtmỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đóthì giá trị không xác định duy nhất dòng

- Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận

biết được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản:

+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứacác thuộc tính lặp

+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF

và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 vàkhông có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

Thực thể

Tên thuộc tínhTên thuộc tính đích danh

Tên mối quan hệ

1.2 Lý luận chung về HTTT quản lý nhập – xuất vật tư và công tác kế toán chi tiết vật tư

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ:

Trong doanh nghiệp, để đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục vàcác dự án kinh doanh được hiệu quả, tổ chức quản lý nguyên vật liệu phải được thựchiện tốt từ khâu tìm kiếm, lựa chọn nguồn hàng, thu mua, vận chuyển, bảo quản đến sửdụng, kiếm soát vật tư cả về số lượng và chất lượng

Công tác kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:1- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật

tư cả về giá trị và hiện vật; tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực thế) củatừng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cácthông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp

2- Kiểm tra, giám sát tình hình thực tế kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng loại vật

tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kếhoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quytrình thủ tục cho trước Từ đó góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh của tổchức được tốt hơn

1.2.2 HTTT quản lý nhập – xuất vật tư:

Từ chức năng nhiệm vụ được trình bày ở trên, HTTT quản lý nhập – xuất vật tư

sẽ gồm các phân hệ chính sau:

- Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dựtrữ cần cho kế hoạch sản xuất kinh doanh Với các thông tin cụ thể về mức hàng dựtrữ, kế hoạch sản xuất kinh doanh, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vậtliệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…

- Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc nhậpvật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư choquá trình sản xuất

- Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu: phản ánhviệc sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có nhữngbáo cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức.

1.2.3 Công tác kế toán chi tiết vật tư:

1.2.3.1 Phân loại vật tư

Phân loại vật tư: Là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại, vàtừng thứ vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lí

Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lí, vật tư được chia thành nguyên liệu, vậtliệu và công cụ, dụng cụ

 Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu, vật liệu bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sảnxuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển mộtlần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra

- Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượngsản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thểsản phẩm

Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinhdoanh, phục vụ cho quá trình sản xuất

- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, móc thiết bị

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sửdụng cho công việc xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên Cácloại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồithanh lí Tài sản cố định…

Ngoài ra, còn có nhiều cách phân loại khác phù hợp đặc điểm sản xuất của từngdoanh nghiệp cụ thể

 Công cụ, dụng cụ:

Đây là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị vàthời gian sử dụng Tuy nhiên, theo quy đinhj hiện hành, những tư liệu lao động sau đây

không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ:các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp;các loại bao bì kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình

+ loại phân bổ nhiều lần

- Căn cứ vào mục đích sử dụng, chia thành:

+ CCDC dùng cho SXKD

+ CCDC dùng cho quản lý

+ CCDC dùng cho các mục đích khác

1.2.3.2 Nguyên tắc và cách đánh giá vật tư

 Nguyên tắc đánh giá vật tư

Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánhgiá vật tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực kếtoán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giátheo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiệnđược thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳSXKD bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tínhphục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm

Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí mua; chiphí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó

Chi phí mua của vật tư bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chiphí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ ra các khoản chiếtkhấu thương mại và giảm giá hàng mua

Chi phí chế biến vật tư bao gồm các các chi phí có liên quan trực tiếp đến sảnxuất chế biến ra các loại vật tư đó.

Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên một quy trình công nghệ trong cùngmột thời gian mà không thể tách được các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp

Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị thành phẩm phụ được tính theo giá trịthuẩn có thể thực hiện được, giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tập hợpchung cho sản phẩm chính

Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khácphát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp khôngđược tính vào giá gốc của vật tư

 Các cách đánh giá vật tư

Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còngọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán

 Đánh giá theo trị giá vốn thực tế

Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập

- Đối với vật tư mua ngoài, trị giá giá vốn thực tế bao gồm: Giá mua ghi trênhóa đơn (cả thuế nhập khẩu – nếu có) cộng với chi phí mua thực tế Chi phí mua thực

tế gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, công tácchi phí của cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận mua hàng độc lập và khoản hao hụt

tự nhiên trong định mức thuộc quá trình mua vật tư

+ Nếu vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịuthuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vật tư được phản ánh ở tài khoản vật

tư (TK 152, 153) theo giá mua chưa thuế GTGT, số thuế GTGT được khấu trừ phảnánh ở TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

+ Nếu vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịuthuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng chohoạt động sự nghiệp, sự nghiepj, phúc lợi, dự án thì giá trị vật tư mua vào được phảnánh trên tài khoản vật tư (TK 152, 153) theo tổng giá thanh toán

- Đối với vật tư tự chế biến, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của vật tưxuất chế biến cộng với chi phí chế biến

- Đối với vật tư thuế ngoài gia công, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế củavật tư xuất thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển từ doanh nghiệp đến nơi chế biến

và ngược lại, chi phí thuê gia công chế biến

- Đối với vật tư nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần, trị giá vốn thực tế

là giá được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp thuận

 Đánh giá theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả,khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật tư Giá hạchtoán là giá ổn định cho doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chitiết vật tư Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài Sử dụng giá hạch toán,việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính

ra giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau:

Trị giá thực tế của vật tưcòn tồn đầu kỳ +

Trị giá thực tế của vật tư nhập

trong kỳ

Trị giá hạch toán của vật

tư còn đầu kỳ

Trị giá hạch toán của vật tư

nhập trong kỳ

Sau đó, tính trị giá của vật tư xuất trong kỳ theo công thức:

Giá trị thực tế của

vật tư xuất trong kỳ =

Trị giá hạch toán củavật tư xuất của vật tưluân chuyển trong kỳ

x

Hệ số giữa giá thực

tế và giá hạch toántrong kỳ

 Phương pháp tính trị giá vật tư xuất kho

Theo chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho đượcthực hiện theo các phương pháp sau đây:

1- Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, doanh nghiệpphải quản lý vật tư theo từng lô hàng Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lôhàng đó

2- Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ: Theophương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho

hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bìnhquân đã tính.

3- Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết số vật

tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho

Do đó vật tư tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của lần nhập kho sau cùng

4- Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này có cách tính ngược vớiphương pháp nhập trước, xuất trước

Việc áp dụng phương pháp nào để tính trị giá vật tư xuất kho là do doanhnghiệp tự quyết định Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phảithuyết minh trong Báo cáo tài chính

1.2.3.3 Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư

Chứng từ kế toán:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

- Bảng kê mua hàng

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

Hiện nay, các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo một trong 3phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư vàphương pháp ghi sổ đối chiểu luân chuyển

 Phương pháp mở thẻ song song:

Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế

để ghi chép kế toán vật tư tồn kho Theo phương pháp này, thẻ kho, thẻ chi tiết chotừng loại vật tư được mở ở cả 2 nơi là phòng kế toán và ở nơi bảo quản (kho)

 Phương pháp số dư:

Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán Nội dungcủa phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch

toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanhnghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho Theo phương phápnày, thẻ kho chỉ cần được mở tại kho và không cần mở ở phòng kế toán Phòng kếtoán chỉ mở bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất.

 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Tại kho: Thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có và sự biến động củatừng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị

Tại phòng kế toán: Căn cứ chứng từ nhập (xuất) để lập bảng kê nhập (xuất)hoặc tổng hợp để ghi sổ đối chiểu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả lượng vàgiá trị

1.2.3.4 Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên:

- Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tìnhhình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hóa căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đểvào tài khoản vật tư (YK 152, 153)

- Mọi tình hình biến động tăng, giảm (nhập, xuất) và số hiện có của vật tư đềuđược phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho

- Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế vật tư tồn kho và số liệu vật

tư tồn kho trên sổ kế toán

- Tính giá vốn xuất kho: Căn cứ các chứng từ xuất kho và phương pháp tínhgiá áp dụng:

TK 153 – Công cụ, dụng cụ Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hìnhbiến động của công cụ, dụng cụ trong kỳ theo giá gốc.

Kết cấu của TK 153 giống TK 152

 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

- Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kếtoán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụthuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán)

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuếGTGT tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặcdùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)

- Trị giá gốc của nguyên vật liệu xuất dùng

- Số tiền điều chỉnh giảm giá khi đánh giá lại nguyên vật liệu

- Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá gốc của NVL tồn kho đầu kỳ từ TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ)

Số dư: phản ánh giá gốc của NVL tồn kho

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán)

- Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh nghiệpđối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhập vàgiá tạm tính để ghi sổ kế toán: Nợ TK 152, 153/ Có TK 331 Khi có hóa đơn về sẽ điềuchỉnh theo giá thực tế:

+ Căn cứ vào hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:

Nợ TK 133

Có TK 331 …

- Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thì

sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kémchất lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Nợ TK 111, 112, …

Có TK 515 – Chi phí tài chính (Chiết khấu thanh toán)

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

+ Tính thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGTtheo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế , hoặc dùng vàohoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 333 -Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3333, 3331)

- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá vật tư,

- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD

+ Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:

- Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm

kê, kế toán ghi:

+ Đối với công cụ, dụng cụ loại phân bổ 1 lần khi xuất kho sử dụng choSXKD, kế toán ghi ngay vào chi phí 100% giá trị CC, DC:

Nợ TK 627 – Chi phí SX chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí QLDN

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ + Đối với CC, DC loại phân bổ nhiều lần, khi xuất ra sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụTính giá trị phân bổ từng lần vào chi phíGiá trị CC, DC phân bổ

Giá trị CC, DC xuất dùng

Số kỳ sử dụng

Hình 1: Sơ đồ mô tả kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương pháp kê khai

ph¶i nép

Xuất tự chế, thuê ngoài gia công

TK 154

TK 128, 222 Xuất vốn liên doanh

TK 136, 138 Xuất cho vay tạm thời

Nhập kho do nhận lại vốn góp liên doanh

Nhập do tự chế, thuê ngoài, Gia công, chế biến

1.2.3.5 Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ

 Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp này không phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập – xuấtvật tư ở các tài khoản vật tư (TK 152, 153) Các tài khoản này chỉ phản ánh giá trị vật

tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Tình hình mua vào, nhập kho vật tư được phản ánh ở TK 611 – Mua hàng.Cuối kỳ, kiểm kê vật tư, sử dụng phương pháp cân đối để tính trị giá vật tư xuấtkho theo công thức:

Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không căn

cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ

Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương phápkiểm kê định kỳ vẫn sử dụng tài khoản 152 Tài khoản này không phản ánh tình hìnhnhập, xuất nguyên liệu, vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tếnguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ

 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

- Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi:

Trị giá vật tưnhập trong kỳ -

Trị giá vật tưcòn cuối kỳ

- Cuối kỳ giá trị vật tư kiểm kê được kết chuyển, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153

Có TK 611 Trị giá thực tế vật tư xuất kho cho các mục đích khác nhau, kế toán ghi

- Một số thành phần cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:

 Thực thể và thuộc tính: đã trình bày ở phần mô hình ER

Kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ Kết chuyển trị giá vật tư cuối kỳ

Tổng giá thanh toán

Thuế GTGT được khấu trừ

Xuất kho cho các mục đích

khác nhau

Vật tư nhập vốn góp liên doanh

 Trong một cơ sở dữ liệu, mỗi thuộc tính của thực thể được lưu trữ trên

một trường (cột), tập hợp các thuộc tính của một bản thể tạo thành một bản ghi (dòng)

 Tập hợp các bản ghi lưu trữ thông tin về một thực thể gọi là bảng, bảngbao gồm các dòng và các cột

- Chức năng chính của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là:

 Tạo lập CSDL, tạo bảng và các mối quan hệ

 Cập nhật (thêm, bớt, sửa)

 Truy vấn

 Các chức năng bổ sung: tạo báo cáo, tạo giao diện ngôn ngữ lập trình

Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro

Hệ quản trị CSDL quan hệ thông dụng trên máy vi tính đầu tiên có DBASE, hệnày có CSDL là các tệp DBF, có tệp chỉ mục IDX và kiểu dữ liệu là Numberic,Character, Date, Logical, Memo

Cuối những năm 80 một hệ CSDL quan hệ khác xuất hiện, đó là phần mềmFoxBase Hệ quản trị CSDL này sử dụng cấu trúc CSDL của DBASE (tệp dữliệu DBF), giao diện và tệp lệnh tương thích hoàn toàn với DBASE

Đầu những năm 90 của thế kỷ 20, hệ quản trị CSDL Foxpro ra đời, giao diệnhoàn toàn khác nhưng vẫn đảm bảo tương thích ngược với FoxBase về cấu trúcCSDL, tệp lệnh và đã trở thành một hệ quản trị CSDL được ư a thích trong thế giớinhững người quản trị dữ liệu với qui mô bài toán cỡ trung bình Sau này, hệ Foxprođược hãng Microsoft phát triển qua nhiều version khác nhau Cụ thể:

- Phiên bản Foxpro 1.0 là sự chuyển hướng đầu tiên từ khả năng tương thíchvới DBASE

- Phiên bản Foxpro 2.0 cho phép sử dụng các câu lệnh SQL để thay thế chotoàn bộ thủ tục, đồng thời cũng đưa ra các thiết kế màn hình và báo cáo Foxpro 2.0thực sự đã khá gần với Visual Foxpro ngày nay

- Phiên bản Foxpro 3.0 ra đời, có thêm hai kiểu hiển thị được hỗ trợ view cục

bộ (local view) và view truy nhập từ xa (remote view) Cơ sở của local view là cácbảng trong Visual Foxpro Còn cơ sở của remote view là nguồn dữ liệu ODBC bao

gồm SQL server, Oracle , Access Điều này tạo Visual Foxpro có một công cụ tốt nhất

để truy nhập dữ liệu cục bộ cũng như từ xa

- Phiên bản 5.0 ra đời, nhưng đó chỉ là sự cập nhật và sửa chữa một số lỗi củaphiên bản 3.0 Một vài câu lệnh và hàm được bổ sung và đã bắt đầu có sự chuẩn bị đểcông bố Visual Foxpro trên Internet

Sau đó là các phiên bản Visual Foxpro 7.0, 8.0 ra đời Và đến thời điểm hiệntại, phiên bản Visual Foxpro 9.0 là phiên bản mới nhất

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG TIỀN PHONG

2.1 Khái quát về công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong

2.1.1 Giới thiệu về công ty

2.1.1.1 Trụ sở:

 Tên công ty: Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong

 Tên giao dịch viết tắt: TIỀN PHONG I.A.C JSC

 Trụ sở công ty: Số 29 Phố Yên Ninh - Phường Trúc Bạch - Quận BaĐình – Hà Nội

- Sản xuất, khai thác, buôn bán bê tông đúc sẵn và vật liệu xây dựng

- Sản xuất, gia công cơ khí và lắp đặt nhà khung thép

- Xây dựng hạ tầng và kinh doanh phát triển nhà

- Tư vấn đầu tư

- Đại lý mua, đại lý bán và ký gửi các loại hàng hóa, vật tư

2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức và quản lý của công ty:

ng k ch – thu t

c đ i thi công

Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty thuộc hình thức công ty cổ phần nên cơ cấu của công ty bao gồm:

 Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là thànhphần có quyền quyết định cao nhất

 Hội đồng quản trị: có chức năng quản lý do đại hội đồng cổ đông bầu

 Ban kiểm soát gồm: thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, kế toántrưởng

 Ban giám đốc: gồm có giám đốc và 1 phó giám đốc

 Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệmchỉ đạo, trực tiếp ra quyết định, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanhcủa công ty

 Phó giám đốc: hỗ trợ cho giám đốc phụ trách về kinh doanh

 Các phòng ban

Phòng kế toán tài chính:

Chức năng và nhiệm vụ của phòng là tổ chức các nghiệp vụ kế toán theo quiđịnh chung của Nhà nước và các qui tắc do công ty đề ra; tổ chức hạch toán, phân tích,tổng hợp các loại và các cấp tài khoản kế toán; lập kế hoạch tài chính theo định kỳ chocông ty; theo dõi và thanh toán các khoản thu chi của công ty,…

Phòng vật tư:

Chức năng và nhiệm vụ của phòng là kiểm soát vật tư của công ty, lập danhsách các vật tư cần thiết cho mỗi công trình để phòng kế toán lập các mẫu biểu liênquan

Phòng kế hoạch kỹ thuật:

Chức năng và nhiệm vụ của phòng là tìm các dự án đấu thầu, lập dự án để thắngthầu, lập kế hoạch cho mỗi công trình

Phòng hành chính:

Phòng hoạt động tham mưu cho công ty về các hoạt động hành chính như hộihọp định kỳ; hoạt động bổ nhiệm, miễn nhiệm, bố trí sắp xếp, tuyển dụng, tổ chức đàotạo bồi dưỡng công nhân viên,…

 Các đội: đội thi công, đội nề, đội bả, đội xe, …

Đây là bộ phận chủ yếu tham gia xây dựng các hạng mục công trình

2.1.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty:

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Hình 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.1.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Hình thức kế toán mà công ty áp dụng để hạch toán là hình thức kế toán Nhật

ký chung Quy trình hạch toán xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ được thể hiện qua

sơ đồ:

2.1.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyếtđịnh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và them sốhiệu cho những tài khoản cần thiết để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh củacông ty

2.1.2.4 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Kế toán hàng tồn kho của công ty được áp dụng theo phương pháp kê khaithường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

2.2 Thực trạng tổ chức quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty.2.2.1 Đặc điểm vật tư tại công ty

Là một công ty xây dựng, nguyên vật liệu tại công ty rất đa dạng và mỗi nguyênvật liệu lại có nhiều chủng loại khác nhau như gạch (gạch vỡ, gạch đặc, gạch kính, …),

đá, ngói, thép, các loại bột bả, sơn, v v

Các loại nguyên vật liệu sử dụng trong xây dựng có đặc điểm là khá cồng kềnh

và đòi hòi phải có kỹ thuật trong công tác quản lý Do số lượng kho vật tư của công ty

khá nhiều nên việc theo dõi nhập – xuất – tồn vật tư của công ty cần được kiểm soátsát sao, khi một đơn vị công trình hay một công trình được hoàn thành, lượng vật tưcòn chưa sử dụng hết cần được trả lại cho nhà cung cấp để bảo đảm công ty không bịảnh hưởng bởi biến động giá cả và sự biến đổi chất lượng của các nguyên vật liệu.

Công tác kế toán vật tư của công ty sẽ do nhân viên kế toán vật tư phụ trách,việc giám sát các kho do cán bộ nghiệm thu phụ trách

2.2.2 Quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty

2.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

 Chứng từ:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Hóa đơn mua hàng

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư

2.2.2.2 Phân loại vật tư tại công ty

Phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có hiệuquả là công tác cần thiết đối với các doanh nghiệp chuyên về xây dựng Trong côngtác quản lý nhập – xuất vật tư, việc phân loại vật tư cần rất được chú trọng

Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư tại công

ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong được chia thành các loại sau:

 Loại vật tư 1:

 Nguyên vật liệu chính: gạch, ngói, cát, đá, thép, xi măng,…

 Nhiên liệu: xăng, dầu

 Loại vật tư 2:

 Nguyên vật liệu phụ: chổi, phụ gia,…

 Công cụ, dụng cụ: công cụ dụng cụ thi công (máy khoan, máy bơm,giằng giáo, …); công cụ dụng cụ văn phòng (bàn ghế, quạt cây, …)Việc phân loại vật tư được đăng ký quản lý trên máy vi tính, tổ chức quản lýtheo từng kho

2.2.2.3 Qui trình nhập – xuất vật tư tại công ty

Qui trình nhập – xuất vật tư tại công ty bao gồm các giai đoạn sau:

Các giai đoạn của quá trình mua hàng:

 Lập phiếu yêu cầu mua hàng

 Kiểm tra và phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng

 Kiểm tra mẫu và thương lượng giá

3 – Nhập vật tư

 Kiểm tra hàng nhập:

Mọi hàng hóa khi mua về trước khi nhập kho phải được kiểm tra

Về số lượng: do người giao hàng và thủ kho kiểm tra

Về chất lượng: do cán bộ vật tư kiểm tra

Đối với hàng kiểm tra không đạt, cán bộ phòng vật tư sẽ ghi biên bản giao lại sốhàng đó cho nhà cung cấp hoặc xử lý theo thương lượng tùy vào từng trường hợp

4 – Xuất vật tư

Bộ phận có nhu cầu sử dụng lập báo kế hoạch vật tư, có chữ ký của trưởng bộphận rồi chuyển cho phòng vật tư Cán bộ phòng vật tư sẽ kết hợp với báo cáo vật tưtồn tại kho xem xét phiếu báo này, đủ điều kiện sẽ ký duyệt, nếu chưa hợp lý thì yêucầu điều chỉnh, ký và thông báo cho kế toán vật tư về thông tin vật tư cần xuất Kếtoán vật tư căn cứ vào phiếu báo kế hoạch đã được ký duyệt tiến hành lập phiếu xuấtkho, cột số lượng thực xuất bỏ trống để thủ kho ghi khi vật tư đã được xuất Ngườinhận vật tư sẽ cầm phiếu xuất xuống kho để nhận vật tư, thủ kho ghi số lượng vật tưthực xuất vào cột để trống Phiếu xuất được lập thành 3 liên:

Liên 1: lưu ở phòng vật tư

Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lại cho phòng kế toán để

kế toán ghi trị giá vật tư xuất

Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

2.2.2.4 Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư tại công ty

Công ty sử dụng phương pháp mở thẻ song song Việc hạch toán được thựchiện tại 2 nơi: phòng kế toán và kho

- Tại kho, thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập –xuất – tồn của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng

- Tại phòng kế toán tài chính, khi nhận được các chứng từ nhập – xuất kho, kếtoán phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ và nhập liệu cho chứng từ vào máy Khicần thông tin chi tiết vật tư, kế toán thực hiện lệnh in ra các sổ và báo cáo như: Sổ chitiết vật tư, Báo cáo tồn kho, …

Hạch toán vật tư, công ty tiến hành vào cuối mỗi quý và cuối năm đối với tất cảcác kho Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho và cán bộ phòng vật tư thựchiện Phương pháp kiểm kê là cân đong, đo, đếm số lượng vật tư còn trong kho tại thờiđiểm kiểm kê, kết quả ghi trên Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa

2.3 Đánh giá HTTT quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty

Như đã giới thiệu, Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Tiền Phong là mộtcông ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Hàng năm công ty nhận nhiều dự án đấu

thầu, xây dựng nhiều công trình Do vậy lượng vật tư của công ty rất lớn, đa dạng,nhiều chủng loại, mẫu mã cũng như rất nhiều xuất xứ, nguồn gốc để phù hợp với từngyêu cầu của mỗi công trình Vật tư chủ yếu do công ty mua, cần phải được quản lý hếtsức chặt chẽ, không được lãng phí, mất mát để đảm bảo chất lượng công trình xâydựng.

Mặt khác, khối lượng công việc cũng như qui trình quản lý vật liệu của công tykhá phức tạp Hệ thống quản lý vật tư của công ty vừa phải được tiến hành theo dõithường xuyên việc thực hiện dự án, kết hợp với theo dõi nhu cầu về vật tư do các độithi công gửi tới, đồng thời phải theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho một cách thườngxuyên, liên tục để đáp ứng yêu cầu của công trình và dự báo đối với những vật liệukhông đủ để đáp ứng kế hoạch thi công, đồng thời lập báo cáo kịp thời cho các phòngban khác để có hướng giải quyết

Vì những lý do trên, chương trình quản lý vật tư ở công ty đòi hỏi phải có khảnăng xử lý một khối lượng dữ liệu lớn, nhanh chóng, kịp thời Hệ thống phải có khảnăng theo dõi tình hình vật liệu một cách tức thời, chứ không chỉ theo định kỳ hàngtháng hay hàng quý hay hàng năm Ngoài ra, một yêu cầu quan trọng nữa đối vớichương trình là các mẫu báo cáo cần phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty

2.4.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

2.4.2.1 Mô tả bài toán

Mô tả hoạt động của hệ thống nhằm giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được mộtcách cụ thể, rõ ràng qui trình hoạt động của hệ thống

Tham gia vào quá trình quản lý nhập – xuất vật tư này có: Phòng kế toán tàichính, Phòng vật tư, và các kho.Cụ thể:

B PH N

GIAO NG

B PH N THI CÔNG

Hình 5: Sơ đồ mô tả bài toán

1 – Nhập kho

- Trước khi vật tư được nhập về, cán bộ phòng vật tư gọi điện thông báo trướccho thủ kho để sắp xếp chỗ để hàng và sắp xếp nhân viên có mặt tại kho để bốc dỡhàng

+ Mọi vật tư khi nhập kho đều phải được tiến hành kiểm tra số lượng và chấtlượng

+ Nếu vật tư không đạt yêu cầu, cán bộ phòng vật tư sẽ lập biên bản giaonhận với nội dung trả lại vật tư không đạt chuẩn gửi nhà cung cấp

- Nếu vật tư đạt yêu cầu, cán bộ phòng vật tư kiểm tra tính chính xác của hóađơn bán hàng, nếu có sai sót thì trả lại hóa đơn cho nhà cung cấp, nếu không có sai sót

gì thì lập biên bản đã giao nhận đủ vật tư, đồng thời chuyển hóa đơn bán hàng cho kếtoán vật tư để lập phiếu nhập

+ Khi vật tư và hóa đơn bán hàng đạt yêu cầu, kế toán vật tư lập phiếu nhậpvật tư căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan Phiếu nhập kho được lập thành 2liên: liên 1 lưu tại phòng vật tư, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó lạichuyển về cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán

2 – Xuất kho

- Các đội thi công khi có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết phiếu báo kế hoạch vật

tư gửi cho phòng vật tư Cán bộ vật tư kiểm tra phiếu báo kế hoạch Nếu phiếu khônghợp lý hoặc không đủ điều kiện cung ứng thì gửi trả cho đội yêu cầu Nếu phiếu báo kếhoạch hợp lý cán bộ phòng vật tư gọi điện cho thủ kho báo kiểm tra xem còn đủ vật tưxuất dùng hay không Nếu không còn đủ, thì thông báo lại cho đội trưởng đội thi công

- Nếu phiếu báo kế hoạch đủ điều kiện cung ứng, cán bộ phụ trách cung tiêu sẽbáo cho kế toán vật tư lập phiếu xuất kho căn cứ vào thông tin vật tư ghi trong phiếu

kế hoạch

- Người nhận vật tư sẽ cầm phiếu xuất được lập xuống kho để lĩnh vật tư, thủkho bàn giao vật tư cho người phụ trách nhận vật tư của đội yêu cầu theo số lượng vật

tư ghi trong phiếu Đồng thời thủ kho ghi thông tin thẻ kho

3 – Kiểm tra, đối chiếu

- Cứ cuối tuần, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập – phiếu xuất đã ghi sốlượng thực nhập, thực xuất cho kế toán vật tư để sắp xếp và lưu lại các chứng từ này

Kế toán vật tư tiến hành tổng hợp, đối chiếu và ghi sổ chi tiết vật tư, lập bảng kê nhập– xuất – tồn vật tư

- Cuối tháng, kế toán vật tư cùng cán bộ phòng vật tư xuống kho mang theobảng kê tiến hành kiểm kê thực tế và lập biên bản kiểm kê

4 – Lập báo cáo

Căn cứ vào bảng kê Nhập – xuất – tồn, kế toán vật tư lập báo cáo sử dụng vật tư

và báo cáo nhập – xuất – tồn chuyển cho phòng vật tư và Giám đốc

2.4.2.2 Phân tích yêu cầu

Qua những mô tả chi tiết trình bày ở trên ta rút ra một số kết luận sau:

- Đầu vào của hệ thống là các chứng từ nhập/xuất , quy trình nghiệp vụ kếtoán: cách thức ghi chép chứng từ, sổ sách, tính giá… Đầu ra của hệ thống là các Sổ vàBáo cáo

- Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượngcông việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuốikỳ

- Nhanh chóng đưa ra các báo cáo, số sách vào cuối kỳ, bổ sung các tính năngcần thiết

- Ngoài ra, hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thaotác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giaodiện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ đọc, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu

2.4.2.3 Các hồ sơ thu thập được

 Hóa đơn bán hàng