Thực trạng về công tác tổ chức văn thư lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức

LỜI MỞ ĐẦUTrong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với các cơquan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội...là vô cùng quan trọng bởivậy mà hoạt động

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1 6

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 6

1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 6

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 6

1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 6

1.2.1 Vị trí của công tác văn thư 6

1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 6

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 7

1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư 7

1.5 Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư 8

1.5.1 Quản lý văn bản đi 8

1.5.2 Quản lý văn bản đến 10

1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 10

1.5.3.1 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ 10

1.5.3.2 Tổ chức quản lý văn bản mật 11

1.5.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 11

1.5.4.1 Nguyên tắc đóng dấu 11

1.5.4.2 Quản lý và sử dụng con dấu 12

1.5.5 Lập hồ sơ lưu trữ 13

1.5.5.1 Khái niệm 13

1.5.5.2 Nguyên tắc lập hồ sơ 14

1.5.5.3 Nội dung của công tác lập hồ sơ 14

1.5.5.4 Nộp hồ sơ lưu trữ 15

1.6 Công tác lưu trữ 16

1.6.1 Khái niệm, ý nghĩa 16

1.6.2 Nội dung của công tác lưu trữ 17

1.6.3 Tính chất của công tác lưu trữ 18

1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ 18

1.6.4.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 18

1.6.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 21

1.6.4.3 Khái niệm 21

1.6.4.4 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 21

1.6.4.5 Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu 22

1.6.5 Bổ xung tài liệu lưu trữ 22

1.6.5.1 khái niệm 22

1.6.5.2 Các nguồn bổ xung tài liệu 23

1.6.6.Thống kê lưu trữ 24

1.6.6.1 Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ 24

1.6.6.2 Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ 24

1.6.6.3 Nội dung công tác lưu trữ thống kê 25

1.7 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 25

1.7.1 Khái niệm, ý nghĩa 25

1.7.2 Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu 25

1.7.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 25

1.7.3.1 Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ 25

1.7.3.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ 26

1.7.3.3 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 26

CHƯƠNG 2 28

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND -UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI 28

2 Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức 28

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức 28

2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức 29

2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ Đức 30

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐN-UBND huyện Mỹ Đức 33

2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức 36

2.3.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ 36

2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ 36

2.3.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ 37

2.3.2 Công tác Văn Thư 38

2.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 39

2.3.4 Công tác quản lý văn bản đến văn bản đi 42

2.3.4.1 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi 42

2.3.4.2 Công tác quản lý và xử lý văn bản đến 49

2.3.4.3 Công tác tổ chức quản lý văn bản mật 53

2.3.4.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 53

2.3.4.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ 54

2.3.5 Công tác lưu trữ 55

2.3.5.1 Quản lý công tác lưu trữ 55

2.3.5.2 Công tác thu thập, bổ xung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ 57

2.3.5.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 57

2.3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 57

2.4.Ưu, nhược điểm của bộ phận văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huỵên Mỹ Đức 58

2.4.1 Công tác văn thư 58

2.4.2 Công tác lưu trữ 60

CHƯƠNG 3 63

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI 63

3.1.Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn phòng tại UBND huyện Mỹ Đức. 63

3.1.1.Về cơ cấu tổ chức 63

3.1.2.Về chức năng nhiệm vụ 63

3.1.3 Về bố trí văn phòng 63

3.1.4 Về tổ chức cán bộ: 64

3.1.5 Về công tác hậu cần 64

3.1.6 Về công tác thông tin 64

3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức 65

3.2.1.Đổi mới nhận thức về công tác văn thư- lưư trữ tại UBND huyện phục vụ yêu cầu cải cách hành chính hiện nay 65

3.2.2 Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên 66

3.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức 69

3.2.4 Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ 71

3.2.4.1 Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản 72

3.2.4.2 Đổi mới công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức 73

3.2.4.3 Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích đống 75

3.2.5 Ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện 76

3.2.6 Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ 78

KẾT LUẬN 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO………79

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với các cơquan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội là vô cùng quan trọng bởivậy mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ là rất cần thiết nó đảm bảo thông tinbằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan.Công tác văn thư-lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung vàmột nội dung trong văn phòng nói riêng Vì thế, mà nó được xem như một bộ phậnhoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhànước Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác,những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan đơn vị.Hiện nay, xã hội của chúng ta đang sống trong thời kỳ bùng nổ thông tin, nền kinh

tế tri thức đóng vai trò chủ đạo, nó đòi hỏi người cán bộ làm công tác Văn thưkhông những phải có chuyên môn nghiệp vụ cao mà còn phải có tinh thần tráchnhiệm lớn lao, mới góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, thúc đẩy sựphát triển của công tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung và hơn nữa còn giữ gìnđược tài liệu có giá trị cho quốc gia

Nhận thức rõ tầm quan trọng của ngành quản trị văn phòng Trường cao đẳngcông nghệ Thành Đô đã không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viênnhững kiến thức cơ bản, đến khi ra trường là những cán bộ văn phòng giỏi vềchuyên môn nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức vững vàng Vì thế, cuối mỗi khoáhọc nhà trường đều tổ chức cho học sinh có một khoảng thời gian đi thực tập thực

tế tại các cơ quan, nhằm vận dụng những kiến thức đã được học trong trường vàothực tế, nâng cao trình độ chuyên môn, để sau này học sinh có kiến thức vững vàng

và đủ tự tin khi ra trường làm việc thực tế tại các cơ quan

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ nhân viên văn phòng HĐND

và UBND huyện Mỹ Đức và đặc biệt là thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu đã giúp

đỡ, chỉ bảo tận tình trong quá trình thực tập giúp em hoàn thành tốt bài khoá luậnnày

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1.1 Lý luận chung về công tác văn thư.

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhànước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân.giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.

1.2.1 Vị trí của công tác văn thư.

Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng Trong Văn phòng công tác văn thưkhông thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nộidung hoạt động của văn phòng Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt độngcủa các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi

cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý

1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư.

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng được thể hiện ở một số điểm chủ yếusau:

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nóiriêng

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữgìn bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ

vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan.

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốtcông tác lưu trữ

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư.

- Đảm bảo độ chính xác cao

+ Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý

+ Dẫn chứng hoặc trích yếu ở văn bản phải hoàn toàn chính xác

+ Số liệu phải đầy đủ rõ ràng

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố thể thức do nhà nước quyđịnh

+ Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban hành

+ Ngoài ra, tính chính xác còn phải được quán triệt một cách đầy đủ trongcác khâu nghiệp vụ trong đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản đượcthể hiện trong việc thực hiện đúng các quy định của Nhà nước

- Mức độ mật:

+ Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan mang nhiều nội dung

có liên quan đến những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhànước Vì vậy trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và giải quyết văn bản phảiđảm bảo giữ gìn bí mật

1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư.

* Công tác văn thư bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

- Thảo đề cương văn bản

- Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản

- Đánh máy, in sao văn bản

- Ký, đóng dấu và ban hành văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản

- Đăng ký và giải quyết văn bản đến.

- Đăng ký và giải quyết văn bản đi

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

* Nhiệm vụ của công tác văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký

- Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quết văn bản đến của các phòng ban chứcnăng

- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu

- Gửi văn bản đi

- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan

1.5 Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư

1.5.1 Quản lý văn bản đi.

Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi Là tất cả các loại vănbản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyênngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơquan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi

Trình tự các bước giải quyết văn bản đi

- Soạn thảo văn bản

Đây là khâu đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản đi Nó được hiện hành ởcác bộ phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập Người soạn thảo cầnphải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức Nhà nướcquy định

- Thông qua văn bản

Thủ tục thông quan văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quytrình soạn thảo văn bản Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng cóthể ủy quyền cho cấp dưới ký Việc quy định quy trình thông qua văn bản một cáchkhoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện

mà còn giảm bớt thời gian hoàn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác địnhtrách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn của văn bản

- Tổ chức văn bản đi

Để văn bản đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thứcvăn bản thì cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau

- Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm:

+ kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu vănbản đi

+ Đăng ký văn bản đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn bộ văn bản đi của cơquan gửi đến cơ quan khác

+ Chuyển văn bản đi: Sau khi đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi thỡ tiếnhành chuyển văn bản đi Văn bản có thể được tiến hành chuyển qua bưu điện hoặcchuyển trực tiếp, nhưng phải vào sổ chuyển văn bản và người ký nhận vào sổ( nếuchuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( nếu chuyển qua bưuđiện )

- Sắp xếp và quản lý văn bản lưu:

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan ban hành văn bản phải được lưu lại ítnhất 02 bản chính (01 bản lưu ở văn thư cơ quan, 01 bản lưu trực tiếp ở cơ quansoạn ra văn bản ) Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản lưu vănbản tại bộ phận văn thư một cách khoa học, để tra tìm khi cần thiết Việc sắp xếpvăn bản lưu phải theo thứ tự thời gian hoặc theo từng loại

1.5.2 Quản lý văn bản đến.

Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành ( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và vănbản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

* Nguyên tắc nhận văn bản đến

- Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư

để làm thủ tục đăng ký, vào sổ hoặc máy tính để quản lý thống nhất

- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng chính xác và giữ bí mật

- Văn bản đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng hànhchính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó phân phối cho cơ quan hoặc cá nhân cótrách nhiệm giải quyết

* Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước sau:

- Nhận hồ sơ và phân loại văn bản

- Bóc bì văn bản

- Đăng ký văn bản đến

- Phân phối và chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến

1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.

1.5.3.1 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ.

Các văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức ban hành trong nội bộ cơ quan gọichung là văn bản nội bộ Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị,thông báo, công văn giấy tờ công tác……

Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêngtừng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký,nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận

1.5.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức vàkhẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và cácchức danh Nhà nước

Trong các cơ quan thường có hai loại con dấu là:

Dấu cơ quan(có quốc huy hoặc không có quốc huy)

Dấu văn phòng

Ngoài hai loại dấu nói trên thì cơ quan còn có thể sử dụng các loại dấu như:dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ và tên của người có thẩm quyền trong

cơ quan

Việc tổ chức và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị Định

58/2001/NĐ-CP của chính phủ ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng condấu, và các thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Bộ nội vụ,

Bộ công an, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ vềcông tác văn thư

1.5.4.1 Nguyên tắc đóng dấu.

* Việc đóng dấu vào văn bản phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau

- Phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản trước khi đóng dấu, chỉđóng dấu những văn bản đúng thể thức, có chữ ký của người có thẩm quyền

- Cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, không được để ngườikhác làm thay

- Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quyđịnh.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bêntrái

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngànhđược thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyếtđịnh và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặctên của phụ lục

- Dấu mờ thì phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ

1.5.4.2 Quản lý và sử dụng con dấu.

- Con dấu trong cơ quan tổ chức phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh vănphòng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về công tác văn thưgiữ và dấu đóng tại cơ quan, tổ chức Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trướcpháp luật về việc giữ và đóng dấu vì vậy mà không được cho người khác mượn cầnthực hiện các quy định sau:

+ Không giao dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép bằng văn bảncủa người có thẩm quyền

+ Không đem dấu về nhà hoặc đi công tác

+ Mỗi cơ quan đơn vị sử dụng thống nhất một con dấu

+ Dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho cơ quan quản

lý dấu theo quy định

+ Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức

+ Chỉ được đóng dấu những văn bản, giấy tờ sau khi đó có chữ ký của người

có thẩm quyền

+ Không được đóng dấu khống chỉ

+ Mực dấu thống nhất màu đỏ theo quy định

+ Con dấu đang sử dụng bị mũn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hayđổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại và nộp con dấu cũ.

+ Không dùng vật cứng, nhọn để lấy bụi trên con dấu, dấu không bị bẩn+Sử dụng con dấu xong phải treo dấu lên giá và dấu phải được bảo quảntrong hòm, tủ được khoá cẩn thận

1.5.5 Lập hồ sơ lưu trữ.

1.5.5.1 Khái niệm

Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan với nhau vềmột vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thểloại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vichức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơtrong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định Cácloại hồ sơ được phân loại dựa vào đặc điểm và sự hình thành văn bản:

Hồ sơ công việc: Là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau vềviệc giải quyết một vấn đề, một công việc

Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tácnghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày

Có thể là tập hợp bản sao văn bản của nhiều năm, không thuộc diện nộp lưu của cơquan

Hồ sơ trình duyệt, ký: Thường bao gồm hai phần

Phần một gồm những văn bản nguyên tắc, làm cơ sở cho việc dự thảo vănbản trình duyệt, văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết, văn bản ghi kết quả điều tra,nghiên cứu sự việc đó

Phần hai gồm văn bản dự thảo trình thủ trưởng duyệt ký và phê chuẩn

* Tác dụng của công tác lập hồ sơ

- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịpthời, hiệu quả

- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước cơ quan đơnvị.

- Giúp cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ các tài liệu

- Lưu giữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống,tránh tình trạng sảy ra mất mát hoặc thất lạc tài liệu

1.5.5.2 Nguyên tắc lập hồ sơ.

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư và là khâu bản

lề của công tác lưu trữ Vì vậy khâu này phải được thực hiện một cách nghiêm túc

có hệ thống và phải tuân theo các nguyên tắc sau

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặccủa cơ quan tổ chức

- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết côngviệc

- Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thểthức

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đốiđồng đều

- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ rõ ràng

- Hồ sơ lập ra phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

1.5.5.3 Nội dung của công tác lập hồ sơ.

- Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là một bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quanphải lập trong năm, có kèm theo chỉ dẫn về thời gian và được duyệt theo một chế

độ nhất đinh Mục đích là nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan đơn vị lập hồ

sơ đầy đủ, thuận tiện, giúp cho việc quản lý lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ

Có hai loại danh mục hồ sơ là: Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ theo đơn vị, tổ chức.Công tác lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo các bước:

Xác định loại danh mục hồ sơ.

Xây dựng đề cương phân loại

Dự kiến tiêu đề hồ sơ

Quy định ký hiệu hồ sơ

+ Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

+ Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, và tài liệu trong hồ sơ hayđơn vị bảo quản

Tất cả các hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giảI quyết côngviệc đều phải nộp Còn tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liênquan đến công việc của năm tới thì không phải nộp cho lưu trữ cơ quan

Cán bộ lưu trữ cần phối hợp với cán bộ văn thư cơ quan lập danh sách những

hồ sơ cần nộp để không bỏ sót những hồ sơ có giá trị

Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác mộtnăm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới đượcnộp vào lưu trữ cơ quan Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài

liệu kèm theo các bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và danh sách còn giữ lại đểnghiên cứu.

1.6 Công tác lưu trữ.

1.6.1 Khái niệm, ý nghĩa

Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cảvăn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đềuphải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị – xã hội và các cá nhân có ýnghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá…được đưa vào trong các kho lưu trữ để

sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người

Ý nghĩa của công tác lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quátrình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của mộtquốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất,chân thực nhất để nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung, tình hình pháttriển của từng ngành….Nguồn tài liệu này đã cung cấp những thông tin quá khứrất có giá trị phục vụ cho việc xây dựng quy hoạch,kế hoạch phát triển kinh tế pháttriển hoàn chỉnh, xác thực và đảm bảo cơ sở khoa học

Bên cạnh đó tài liệu lưu trữ còn phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vậtchất và tinh thần, nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳlịch sử Nó là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có vai trò và ý nghĩa quan trọngtrong công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam

Tài liệu lưu trữ cũng phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xãhội nên nó mang tính khoa học cao Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triểnkhoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứutrước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại

Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn Nó phục vụ đắc lực cho việcthực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá xã hội…ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết cáccông việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung.

Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các

cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thựctiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia

Chức năng của công tác lưu trữ có các chức năng sau:

- Tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ

- Tổ chức, sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội

Hai chức năng trên có liên quan chặt chẽ với nhau, thực hiện tốt chức nămgthứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai

1.6.2 Nội dung của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sửdụng tài liệu lưu trữ đó là: Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu bổ xungvào các kho lưu trữ, thống kê kiểm tra tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoahọc, bảo quản tài kiệu, giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ

- Xây dựng hệ thống lý lưu trữ khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vàothực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ Do đó công tác nghiên cứukhoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công táclưu trữ

- Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương, có sựchỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ

1.6.3 Tính chất của công tác lưu trữ.

- Tính cơ mật: Đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo nhữngnguyên tắc, chế độ thủ tục chặt chẽ, đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức chấphành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài sản lưu trữ

- Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, cógiá trị đối với đời sống chính trị xã hội của đất nước Để đảm bảo an toàn và tổchức sử dụng có hiệu quả lượng thông tin ấy, cần có các khâu nghiệp vụ như: phânloại,xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu đều phải được tiến hành theonhững phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp cụ thể.

- Tính chất nghiệp vụ: công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hộicủa từng ngành cụ thể Nó phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động của ngành đó

1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ.

1.6.4.1 Phân loại tài liệu lưu trữ.

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vàonhững đặc trưng chung nhằm tổ chức khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả tàiliệu

Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tàiliệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong các kho lưu trữ và các phông lưutrữ phản ánh đúng các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đápứng được yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và

an toàn

Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.khâuphân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: xác định giá trị,bổsung, thống kê tài liệu…Trên cơ sở tài liệu sẽ được tiến hành thuận lợi

Phân loại tài liệu được tiến hành qua các giai đoạn sau

* Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu lưu trữ quốc gia

Phông lưu trữ quốc gia là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nhà nước cộng hoà xãhội chủ nghĩa việt nam, không phụ thuộc vào thời hạn địa diểm ra đời, nơi bảoquản, phương pháp và kỹ thuật làm ra chúng

- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ sở đó tổchức mạng lưới các kho lưu trữ của Nhà nước

Cấc đặc trưng chủ yếu để xác định mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước

+ Tính lịch sử.

+ Ý nghĩa của tài liệu

+ Theo lãnh thổ hành chính

+ Theo ngành hoạt động

+ Kỹ thuật và phương pháp tài liệu

* Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ

Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ là: quá trình nghiên cứu để phân chia tàiliệu theo các phông lưu trữ

Việc phân chia tài liệu trong kho lưu trữ thành các phông lưu trữ có ý nghĩarất cơ bản trong qua trình tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quốc gia nóichung và tài liệu ở kho lưu trữ nói riêng Nó đảm bảo cho tài liệu được hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó sản sinh ra tài liệu,tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu

Các phông lưu trữ trong các kho lưu trữ bao gồm:

+ Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của rmột cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử…đã được lựachọn và đưa vào kho lưu trữ

+ Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thànhtrong quá trình sinh sống và hoạt động của một cá nhân, gia đình, hoặc một dòng

họ được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Những tài liệu đó đượclựa chọn trong toàn bộ số tài liệu có ý nghĩa quan trọng trên các lĩnh vực chính trị,kinh tế, văn hoá, khoa học…

+ Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị,khoa học, lịch sử…hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cánhân, được kết hợp với nhau theo những đặc trưng nhất định

* Giai đoạn 3: phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ

- Căn cứ vào những đặc trưng chủ yếu của tài liệu trong từng phông để phânchia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự và bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhấtnhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó.

- Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan gồm các bước sau

+ Bước 1: Chọn phương án phân loại

Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản dự kiến phân nhóm và trật

tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông

Khi phân loại tài liệu phông lưu trữ có thể lựa chọn các phương án như;Phương án cơ cấu-tổ chức

Phương án thời gian-cơ cấu tổ chức

Phương án ngành hoạt động-thời gian

Phương án thời gian-ngành hoạt động

Để lựa chọn được phương án hợp lý cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơcấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thành phông

+ Bước 2: Xây dựng phương án phân loại

Nên xây dựng một phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ Trongquá trình phân loại, sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào còn phụ thuộc vàonội dung và khối lượng tài liệu của phông Có thể không nhất thiết phải dựa vàomột đặc trưng giống nhau

+ Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm

Phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học cao Việc sắp xếp các nhómtài liệu cần dựa trên các nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từtrên xuống dưới theo tầm quan trọng và thời gian

- Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cá nhân

Khi phân loại cũng cần lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, sắp xếp cácnhóm Nhưng do tính đa dạng của phông tài liệu này nên dựa vào nhiều đặc trưngkhác nhau như: Thời kỳ lịch sử, tác giả tài liệu…

- Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ

Việc phân loại thường dựa vào đặc trưng vấn đề kết hợp và thời gian, nó làcăn cứ để hệ thống hoá tài liệu trong sưu tập, là cơ sở để bổ sung, thu thập nhữngtài liệu có liên quan để hoàn chỉnh.

1.6.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

1.6.4.3 Khái niệm.

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc để quy định thời hạn cần bảo quản chotừng loại tài liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn đểđưa vào bảo quản trong các phông, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về mặtchính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…

Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã hết ý nghĩatrên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giátrị, giảm bớt được chi phí bảo quản tài liệu, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tàiliệu lưu trữ

1.6.4.4 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu.

* Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc chính trị: Là những tài liệu hình thành trong qúa trình hoạtđộng của các cơ quan luôn phản ánh quyền lợi của một giai cấp nhất định Trongquá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu để bảo quản hoặc loại ra và hủy bỏ, mỗi giaicấp đều xuất phát từ quyền lợi của chính mình mà định ra giá trị tài liệu

- Nguyên tắc lịch sử: các tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với các thời kỳ lịch sử.Giá trị của mỗi loại tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với điều kiện lịch sử từng thời kỳ.Chính vì vậy mà khi xem xét ý nghĩa của các tài liệu cụ thể cần có quan điểm lịch

sử, thời điểm hình thành, chức năng, ý nghĩa của những tài liệu này trong hoạt độngcủa bộ máy Nhà nước nói riêng và xã hội nói chung

- Nguyên tắc tổng hợp: Tài liệu lưu trữ phản ánh xã hội về nhiều khía cạnhcủa xã hội, lên nó có tác dụng trong các mặt của đời sống xã hội Vì vậy khi xácđịnh giá trị của tài liệu lưu trữ phải có quan điểm tổng hợp và toàn diện

Khi xác định giá trị bất cứ một phông, hồ sơ cần dựa vào cả hình thức và nộidung, đặc điểm ngôn ngữ…giá trị của tài liệu cần dựa vào nhu cầu cần thiết của tất

cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục và các lĩnh vực khác của đờisống xã hội

1.6.4.5 Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu.

Việc xác định giá trị tài liệu dựa vào các tiêu chuẩn sau

- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu

- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu

- Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phông lưu trữ

- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu

- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành

- Tiêu chuẩn mức độ hình thành và khối lượng của phông trữ

- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu

- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu

1.6.5 Bổ xung tài liệu lưu trữ.

1.6.5.1 khái niệm.

Bổ xung tài liệu là công tác sưu tầm, thu thập thêm làm phong phú và hoànchỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở địaphương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

1.6.5.2 Các nguồn bổ xung tài liệu.

Đối với phông lưu trữ quốc gia, các nguồn bổ xung tài liệu rất đa dạng,phong phú nhưng quan trọng hơn là những nguồn tài liệu sau

- Nguồn tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan Nhànước, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức hoạt động kinh tế

- Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thậphết Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm là: Tài liệu do các cơ quan thuộc nhà nước

phong kiến và thực dân tạo lên trong quá trình hoạt động của thời kỳ trước cáchmạng tháng 8 năm 1945, và các tài liệu khác.

- Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại viện bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản

và một số cơ quan khác

- Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngoài

Đối với phông lưu trữ cơ quan nguồn bổ xung tài liệu chủ yếu cần thườngxuyên được bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành,

đã lập hồ sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của nhà nước

Để tổ chức tốt công tác bổ xung tài liệu cần chư ý tới các điểm :

Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiệncác kế hoạch đó

Trong quá trình thực hiện bổ xung tài liệu các tài liệu nhập vào kho lưu trữphải kèm theo mục lục thống kê, dựa trên cơ sở đó thì cán bộ nghiệp vụ tiến hànhkiểm tra số lượng tài liệu có trên thực tế

Thường xuyên tuyên truyền, vận động công tác này đến cán bộ công chứccủa cơ quan giao nộp những tài liệu có giá trị theo đúng quy định của rnhà nước

1.6.6.Thống kê lưu trữ.

1.6.6.1 Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ.

- Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên mônnghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nộidungtình hình tài liệu, cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ

- Thống kê tài liệu lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng trong quản lý tài liệulưu trữ của cơ quan đơn vị

- Những số liệu thống kê là cơ sở thực tế để các phông, các kho lưu trữ xâydựng kế hoạch bổ xung thu nhập, chỉnh lý, xác định gía trị và tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ

1.6.6.2 Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ.

Công tác lưu trữ ở nước ta được thực hiện theo nguyên tắc tập trung- thốngnhất được thể hiện trên hai mặt:

Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạnglưới các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thốngnhất của cục lưu trữ Nhà nước

Cục lưu trữ Nhà nước tập trung chỉ đạo và quản lý thống nhất về tổ chức cơquan lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ

Hiện nay ở nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau nên có một số bộ phậntài liệu lưu trữ quốc gia đang bị phân tán ở một số đơn vị nghiên cứu, bảo tàng, thưviện…Ngoài ra hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn chỉnh, các văn bản củaNhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững chắclàm cơ sở pháp lý có hiệu quả công tác lưu trữ

* Trong qúa trình thống kê tài liệu lưu trữ cần phải tuân thủ các nguyên tắc:

- Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng cú hiệu quả tàiliệu đó

- Đảm bảo thống kê toàn diện, kịp thời,chính xác và triệt để

- Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữquốc gia.

1.6.6.3 Nội dung công tác lưu trữ thống kê.

Nội dung công tác thống kê bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan vàthống kê tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước

1.7 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

1.7.1 Khái niệm, ý nghĩa

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụcủa công tác lưu trữ như phân loại, bổ xung, xác định giá trị tài liệu…để tổ chứckhoa học các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả nhất.

* Ý nghĩa

Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộcông tác lưu trữ và xây dựng các công cụ tra cứu nhằm khai thác triệt để, toàn diệntài liệu ở các phông, các kho lưu trữ

1.7.2 Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu.

Bao gồm các nghiệp vụ sau:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thànhphông và lịch sử phông

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theophương án đã chọn

1.7.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ

1.7.3.1 Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ.

* Khái niệm

Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằmđảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ

* Ý nghĩa:

Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với việc xâydựng đất nước Bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc có ý nghĩa rất quan trọng Đâycũng là một công việc khó khăn đặc biệt trong việc điều kiện lịch sử địa lý khí hậucủa nước ta.

1.7.3.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ.

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phònghỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật.công tác này được quy định

cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiênnhư: Nhiệt độ, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố chủ quan của conngười như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người

sử dụng tài liệu lưu trữ

Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt, côntrùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật Cầntrang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ởnơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làmviệc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy, chữa cháy cho kho lưu trữ

1.7.3.3 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xãhội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyêntruyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng củacông dân

- Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệuquả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau:

+ Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách củaĐảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đấtnước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước Phục vụ đấu

tranh chống luận điệu xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của nhà nước do bọnphản động và đế quốc tiến hành.

- Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơchế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước

- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyếtcác vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhànước ta đề ra trong từng giai đoạn

- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

+ Thông báo tài liệu lưu trữ: việc thông báo này giúp cho các cơ quan, đơn vịđược thông báo tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả

+ Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ như: xây dựng và tổ chức tốt hệ thốngcác công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công

cụ tra tìm tài liệu

+ Triển lãm tài liệu lưu trữ như: triển lãm về những vấn đề cấp thiết của đờisống chính trị- xã hội của đất nước, các chuyên đề nhân các ngày lễ lớn

+ Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình hay công bố tài liệu lưu

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG

HĐND - UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI.

2 Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức.

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức.

Mỹ Đức là một huyện thuộc thành phố Hà Nội, có nhiều truyền thống đấutranh cách mạng và có nền kinh tế đã và đang trên đà phát triển Trung tâm huyệncách Thị xã Hà Đông 37 km về phía Tây Nam Toàn huyện có 22 xã và thị trấn.Diện tích đất tự nhiên là 23.004 ha, dân số 182.223 người Trong đó, phần lớn làdân tộc Kinh, một số ít là đồng bào Mường

Huyện Mỹ Đức có nhiều tiềm năng phát triển kinh tế như vị trí địa lý củahuyện rất thuận lợi Phía Đông tiếp giáp với huyện Ứng Hoà, có dòng sông Đáychảy qua; phía Tây Nam là những ngọn núi trong đó có nhiều hang động, thung,quèn của dãy Hoàng Sơn; phía Nam giáp huyện Kim Bảng- tỉnh Hà Nam và phíaBắc giáp huyện Kim Bôi- tỉnh Hoà Bình

Mỹ Đức là một huyện có truyền thống cách mạng kiên cường, có nền kinh tếnông nghiệp lâu đời đã và đang được ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật làmcho nó ngày càng phát triển, với nhiều ngành nghề truyền thống như: Trồng dâu,nuôi tằm, hàng thủ công mỹ nghệ… có nhiều danh lam thắng cảnh nổi tiếng như:

Lễ hội Chùa Hương, Khu du lịch hồ Quan Sơn…

Với các yếu tố trên, làm cho Mỹ Đức có nền kinh tế khá phát triển và mangnhiều nét đẹp về truyền thống cũng như du lịch

Trong năm 2008 huyện Mỹ Đức đã đạt được những kết quả kinh tế cao như:Tổng giá trị sản xuất đạt 1.327,7 tỷ đồng, đạt 103% kế hoạch, tăng 15,3% so vớinăm 2007;tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 10%.Bình quân đạt 6,6 triệuđồng/người/năm( xem báo cáo số 61/BC-UBND ở phụ lục )

2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức.

UBND huyện Mỹ Đức nhiệm kỳ 2005-2009 gồm 9 người, trong đó có: 01 chủtịch UBND, 03 phó chủ tịch UBND và 05 Uỷ viên Phân công trách nhiệm cụ thểnhư sau.

01 Chủ tịch UBND huyện: chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của UBNDhuyện theo luật tổ chức HĐND và UBND(1994) Ngoài ra Chủ tịch UBND còntrực tiếp phụ trách một số lĩnh vực cụ thể như: công tác xây dựng cơ bản và phụtrách công tác thi đua khen thưởng

01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế (gồm các quy hoạch,

kế hoạch, đất đai, tài chính)

01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hoá –Du lịch

01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách khối nông nghiệp

01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác an ninh, chính trị, trật tự an toàn

xã hội và công tác pháp chế

01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác quân sự địa phương

01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác tổ chức lao động và thươngbinh xã hội

01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác Văn phòng HĐDN – UBNDhuyện

01 Uỷ viên phụ trách công tác tài nguyên môi trường

Ngoài nhiệm vụ chính theo sự phân công, do tính chất, yêu cầu công việc và

sự chỉ đạo điều hành của UBND, UBND huyện phân công công tác cho các đồngchí thành viên UBND tham gia vào một số Ban chỉ đạo của huyện như: Phó chủtịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế làm trưởng ban chỉ đạo cấp giấy chứngnhận quyền sử dụng đất, đồng chí Phó chủ tịch phụ trách công tác Văn hoá-xã hộilàm trưởng Ban xoá đói giảm nghèo, Ban an toàn giao thông, Ban xây dựng làngvăn hóa, Ban chỉ đạo vệ sinh an toàn thực phẩm ……

UBND huyện Mỹ Đức chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐNDhuyện Mỹ Đức và trước UBND thành phố Hà Nội Mỗi thành viên UBND chịu

trách nhiệm cá nhân về công tác của mình trước HĐND, UBND và cùng các thànhviên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động UBND trước HĐND.

UBND huyện Mỹ Đức có 9 người: trong đó có: Chủ tịch phụ trách chung,hai phó Chủ tịch và các Ủy viên khác Bộ máy giúp việc cho UBND huyện gồm cóVăn phòng UBND, các Phòng, Ban chuyên môn thuộc UBND huyện

+ UBND do HĐND cùng cấp bầu ra, gồm có Chủ tịch, Phó chủ tịch và Ủyviên Chủ tịch là đại biểu HĐND, các thành viên khác của UBND không nhất thiếtphải là thành viên HĐND

+ Cơ quan giúp việc cho UBND huyện Mỹ Đức gồm có 12 phòng banchuyên môn như sau:( xem phụ lục 2)

1 Văn phòng UBND huyện

2 Phòng Tài chính Kế hoạch

3 Phòng tư pháp

4 Phòng Thanh tra

5 Phòng Y tế

6 Phòng văn hoá- thông tin

7 Phòng tài nguyên –môi trường

8 Phòng giáo dục – Đào tạo

9 Phòng Nội vụ

10 Phòng lao động thương binh và xã hội

11 Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn

Trình UBND huyện, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức cụthể của các cơ quan chuyên môn của huyện, theo quy định của UBND thành phố.

Giúp UBND huyện, quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiền lượng theo phâncấp của UBND thành phố và quy định của pháp luật, công tác xây dựng và củng cốchính quyền cơ sở

* Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội:

Trình UBND huyện, ban hành văn bản hướng dẫn, các chương trình công tác

về việc thực hiện các chính sách, chế độ và pháp luật của Nhà nước về lao động,thương binh và xã hội trên địa bàn;

Tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật về lao động, việclàm, an toàn lao động, dạy nghề, bảo hiểm xã hội, thương binh, liệt sĩ và người cócông với cách mạng, bảo trợ xã hội, xoá đói giảm nghèo, phòng chống tệ nạn xãhội của huyện

Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND cấp xã xây dựng

dự toán ngân sách hàng năm;xây dựng dự toán ngân sách cấp huyện, theo chỉ đạocủa UBND tỉnh và hướng dẫn của Sở Tài chính, trình UBND huyện, để UBNDhuyện, trình HĐND cùng cấp quyết định, kế hoạch đầu tư và đăng ký kinh doanh

Phối hợp với các cơ quan thu thuế trong việc quản lý tài chính ngân sáchNhà nước thuộc huyện

Thẩm tra các dự án đầu tư do huyện, quản lý: thẩm định và chịu trách nhiệmquyết toán thu, chi ngân sách cấp xã: lập quyết toán thu, chi ngân sách của huyện:tổng hợp, lập báo cáo quyết toán thu ngân sách trên địa bàn huyện, và quyết toánthu, chi ngân sách huyện, trình UBND huyện, xem xét gửi Sở Tài chính; báo cáo

bổ sung quyết toán ngân sách gửi Sở Tài chính sau khi được HĐND huyện phêchuẩn.

* Phòng giáo dục:

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúpUBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về giáo dục mầm non, tiểu học, trunghọc cơ sở, phổ thông thuộc phạm vi của huyện

* Phòng văn hoá - Thông tin:

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúpUBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao,phát thanh, truyền hình

Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm, chương trình, giải pháp phát triền

và quản lý công tác văn hoá, thông tin, thể thao, phát thanh, truyền hình và tổ chứcthực hiện khi được UBND huyện phê duyệt

* Phòng tài nguyên và môi trường:

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúpUBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tàinguyên khoáng sản, môi trường

* Phòng tư pháp:

Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, quản lý Nhà nước về công tácxây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổbiến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý,hoà giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác

* Thanh tra huyện.

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có trách nhiệm giúp UBNDhuyện, quản lý nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền thànhtra hành chớnh trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện

*Phòng công thương:

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúpUBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về kiến trúc, quy hoạch, xây dựng vậtliệu xây dựng, nhà ở, công sở, giao thông, bưu chính, viễn thông và công nghệthông tin

b Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức:

Tổ chức và xử lý thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chínhxác tình hình các mặt về chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối nội, đốingoại, dân trí , phục vụ cho công tác điều hành của UBND huyện, Chủ tịch và cácPhó Chủ tịch UBND và hoạt động của HĐND huyện

Xây dựng các chương trình làm việc ( bao gồm chương trình làm việc củaVăn phòng Uỷ ban huyện và giúp Thường trực HĐND hàng tháng, quý năm ) vàUBND huyện triển khai việc thực hiện chương trình đó Giúp UBND huyện tổ chức các

kỳ họp của UBND, các phiên họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện nắm danhsách thành phần dự họp, ghi biên bản, dự thảo các văn bản các kỳ họp ( nếu có ).

Phối hợp với các cơ quan liên quan, giúp Thường trực HĐND soạn thảo cácvăn bản chuẩn bị các kỳ họp, các cuộc giám sát, tiếp xúc cử tri và các hoạt độngkhác của HĐND

Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quanchuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện và UBND các xã, thị trấn thực hiệnnhững quy định của Nhà nước về chuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến và nội dungtrong quá trình soạn thảo các văn bản

Tổ chức kiểm tra các Quyết định của cơ quan, phòng ban, các xã, thịtrấn, pháthiện và đề nghị HĐND và UBND huyện uốn nắn kịp thời những vấn đề chưa phù hợpvới chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

Phối hợp với các cơ quan giúp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chứctiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền

Quản lý biên chế công chức, cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND và UBNDhuyện theo quy định của Nhà nước Quản lý tài sản, kinh phí của Văn phòng, kinhphí của HĐND

Theo dõi công tác tôn giáo, phối hợp với các cơ quan, phòng ban giúp UBNDhuyện trong công tác Thi đua- Khen thưởng của huyện

Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND huyện

c Cơ cấu tổ chức của Văn phòng( xem phụ lục 2)

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban Nhân dân huyện gồm: Chánh Vănphòng, phó Văn phòng và các bộ phận chuyên môn: Hành chính quản trị văn thư.Văn phòng HĐND và UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh Vănphòng chịu trách nhiệm chung, các Phó Văn phòng giúp việc

- Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện là người điều hành mọi hoạt độngVăn phòng, chịu trách nhiệm trước UBND huyện về toàn bộ công tác của Văn

phòng, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và phục vụ các hoạt động củaHĐND, Thường trực HĐND và các Ban của HĐND.

- Phó Chánh Văn phòng

Giúp Chánh Văn phòng, trực tiếp theo dõi tổng hợp các ngành: Công nghiệp,xây dựng, giao thông, công tác Thi đua- Khen thưởng, tôn giáo, công tác Hànhchính - Quản trị Đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo củaChủ tịch, các Phó Chủ tịch, theo dõi đôn đốc công tác quản lý tài sản nội vụ cơquan, thực hiện chức trách nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi Chánh Văn phòng

đi vắng hoặc được uỷ quyền

d Các bộ phận chuyên môn:

- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,

chính xác các văn bản, giấy tờ theo đúng sự điều hành của Chánh Văn phòng Gửicông văn, điện tín đến bưu điện kịp thời, có ký nhận về việc chuyển giao văn bản,bảo quản tài liệu, con dấu theo đúng chế độ bảo mật và quy định bảo vệ bí mật Nhànước Làm tốt công tác Lưu trữ hồ sơ theo quy định của Nhà nước

- Nhân viên đánh máy: Có nhiệm vụ đánh máy, in tài liệu đủ số lượng, không

sai sót, bảo đảm kỹ thuật, mỹ thuật, thời gian

- Bộ phận kế toán: Thực hiện chế độ thanh quyết toán kịp thời, chính xác theo

quy định Luật Ngân sách Cập nhật và báo cáo chỉ tiêu hàng ngày của cơ quan vớilãnh đạo Văn phòng để báo cáo Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện Giúp lãnhđạo Văn phòng trong việc lập dự trù kinh phí thu - chi của cơ quan, thực hiện chế

độ báo cáo, quyết toán tài chính theo định kỳ Theo dõi ngày công lao động của cán

bộ, công nhân viên trong cơ quan và đề xuất với lãnh đạo để quản lý tốt tài chính,tài sản cơ quan phục vụ có hiệu quả

- Bộ phận thủ quỹ: Thực hiện việc xuất, nhập quỹ, cấp lương và chế độ khác

theo quy định của Nhà nước kịp thời, chính xác báo cáo tình hình quản lý, sử dụngtài chính với thủ trưởng cơ quan Nếu để thất thoát phải bồi thường theo đúng quyđịnh của Nhà nước

- Bộ phận tài vụ: Theo dõi, quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá, tài sản kho tàngcủa cơ quan Quản lý hệ thống máy móc, điện, nước, xăng dầu ô tô.

- Bộ phận bảo vệ cơ quan: Thường xuyên có mặt tại nơi làm việc để bảo vệ cơquan Hướng dẫn khách, cán bộ cơ quan để xe đúng nơi quy định, hướng dẫn kháchđến làm việc nhanh chóng, thuận tiện và đúng địa chỉ

- Bộ phận lái xe: Có nhiệm vụ lái xe phục vụ các đồng chí lãnh đạo đi công tác

theo sự điều khiển của Chánh Văn phòng Bảo quản, giữ gìn, sử dụng xe ô tô theo đúngquy trình, quy phạm để đảm bảo an toàn về người và phương tiện

- Bộ phận nhà ăn: Nấu ăn cho cán bộ, viên chức cơ quan và khách đảm bảo

đủ tiêu chuẩn, kịp thời gian Luôn cải thiện bữa ăn, giữ gìn vệ sinh sạch sẽ Cótrách nhiệm triển khai phục vụ tốt sinh hoạt, tiếp khách hội nghị theo đúng yêu cầucủa cơ quan

2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.

2.3.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ.

2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ.

*Công tác văn thư –lưu trữ đặt dưới sự chỉ đạo của cấp nào

Công tác văn thư-lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức được đặt dưới sự lãnhđạo của Chánh văn phòng tất cả các văn bản sau khi được soạn thảo theo quy địnhcủa Nhà nước

Hoàn chỉnh các văn bản của HĐND, UBND huyện, thẩm định văn bản doVăn phòng tổng hợp và các cơ quan chủ đề án xây dựng trước khi ban hành Theodõi và đôn đốc thực hiện các văn bản đó và các văn bản của cấp trên gửi về ChánhVăn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nghiệp

vụ công tác Văn thư của cơ quan mình Chỉ đạo công tác văn thư ở các đơn vị cấpdưới Đồng thời, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thường xuyên theo dõi,kiểm tra hoạt động của bộ phận văn thư

* Tình hình tổ chức.

Công tác Văn thư- lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức tổ chức theo hình thức tậptrung thống nhất toàn bộ các công đoạn và thao tác xử lý văn bản được tập trung vào mộtnơi do Văn phòng thực hiện.

Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Văn phòng HĐND và UBND huyện MỹĐức, em thấy công tác Văn thư của UBND huyện là tương đối khoa học và hợp lý,đáp ứng được nhiệm vụ mà Nhà nước giao.Văn phòng HĐND và UBND huyệnhoật động có tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mục đích dưới hình thức phục vụ quầnchúng nhân dân, vì dân, giải quyết các yêu cầu của dân,đảo bảo cơ sở pháp lý theoquy định của Nhà nước

2.3.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ.

Uỷ ban Nhân dân huyện Mỹ Đức bố trí một cán bộ Văn thư có trình độ trunghọc chuyên nghiệp, được học các lớp bồi dưỡng cán bộ Văn thư của Tỉnh, có 20năm liên tục công tác tại Văn phòng Có thể nói, cán bộ Văn thư vừa có chuyênmôn nghiệp vụ công tác Văn thư, vừa có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, hiểu rõ

vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư và luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao.Được đào tạo qua lớp Trung học lý luận chính trị, được bồi dưỡng chuyên môn quacác lớp tập huấn để nâng cao phẩm chất chính trị và trình độ chuyên môn, có tácphong làm việc khoa học Do đó, công tác Văn thư của UBND đã đạt được hiệuqủa cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

Trong quá trình thực tập em thấy UBND huyện không có cán bộ lưu trữchuyên trách Mà công tác này do cán bộ văn thư kiêm nhiệm với đội ngũ cán bộnhư hiện nay thì không đảm nhận được chức năng nhiệm vụ của lưu trữ, đáp ứngyêu cầu đổi mới Bởi vì khối lượng công việc nhiều, và nhu cầu sử dụng tài liệu lưutrữ ngày càng được tăng lên nhất là tài liệu giải quyết cho dân như:hồ sản xuất kinhdoanh, hộ khẩu,…như vậy không có cán bộ chuyên môn là điều rất kó khăn trongcông tác

Để đáp ứng yêu cầu công tác trong tình hình mới, Văn phòng HĐND vàUBND huyện cần tiếp tục đổi mới, từng bước hiện đại hoá công tác Văn phòng

nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả trong công tác phục vụ lãnh đạo cơquan trong công cuộc cải cách hành chính.

những mặt đã đạt được để phát huy và nêu ra những nhược điểm cần khắcphục, nâng cao hiệu quả hoạt động trong năm tiếp theo

Đồng thời, vào ngày 28/8 hàng năm, Văn phòng thường tổ chức kỷ niệm ngàytruyền thống, biểu dương thành tích đã đạt được và phắc phục những nhược điểmcòn tồn tại trong công tác Văn phòng

2.3.2 Công tác Văn Thư

Xuất phát từ yêu cầu và tầm quan trọng của bộ phận văn phòng nói chung và

bộ phận văn thư nói riêng, cho lên các cấp lãnh đạo đó không ngừng quan tâm tớicông tác tổ chức, quản lý công tác văn thư cho tốt, phù hợp với cơ cấu của cơ quanmình Văn thư là một bộ phận của văn phòng cho lên công tác văn thư của cơ quanđược giao cho Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan Ở cấpdưới cán bộ văn thư là người trực tiếp tổ chức quản lý và chịu trách nhiệm về côngtác này

Công tác văn thư được xem như là một bộ phận không thể thiếu được trong

cơ quan Xuất phát từ vai trò và yêu cầu cần phải có của phòng văn thư cũng như

bộ phận văn thư nên HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã thành lập một phòng vănthư riêng cho cơ quan phục vụ tốt hơn cho văn phòng và cơ quan

Từ khi có quyết định thành lập và công văn chỉ đạo công tác văn thư đếnnay, bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã khôngngừng hoàn thiện và phát triển, đáp ứng những yêu cầu cần thiết phục vụ cho đòihỏi công việc của các phòng ban trong cơ quan Vừa đảm bảo được những bí mậtcủa cơ quan, vừa đáp ứng được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ nhânviên trong và ngoài cơ quan Để đạt được những kết quả trên phải kể tới sự lỗ lựccủa cán bộ văn thư, với trình độ chuyên môn của bản thân đã không ngừng đưanhững kiến thức đã được đào tạo, ứng dụng thành tựu Công nghệ thông tin vàotrong công việc và để đáp ứng được các yêu cầu của lãnh đạo đề ra Bên cạnh đó

cũng phải kể tới sự quan tâm rất kịp thời của lãnh đạo cơ quan Đó là việc tạo điềukiện thuận lợi cho cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ Đồng thời đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòngvăn thư, đến nay phòng văn thư đã có các trang thiết bị cần thiết như:máy vi tính,máy photo, máy in…

Hàng năm Chánh văn phòng tiến hành kiểm tra dà sóat đối với công tác vănthư Việc kiểm tra đối với việc đăng ký công văn đi, đến xem số liệu đăng ký có sailệch với số liệu thực tế không, đồng thời xem văn bản đăng ký có đúng với số đăng

ký không, và việc chuyển giao văn bản có kịp thời không việc kiểm tra giúp cơquan nắm bắt được tình hình tổ chức công tác văn thư tại cơ quan có sai lệch hoặcgặp vướng mắc, khó khăn hay không vì thế đối với bất kỳ cơ quan nào thì công táckiểm tra theo dõi, kiểm tra đối với công tác văn thư cần phải thực hiện một cáchthống nhất, toàn diện, để nâng cao nghiệp vụ một cách hiệu quả nhất

2.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cảcác cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp và tổ chức kinh

tế Công việc này có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng của hoạt độngquản lý

Soạn thảo văn bản đã thể hiện đường lối, chủ trương chính sách của Đảng vàNhà nước, sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, đảm bảo tính khoa học tính đại chúng

và khả thi Nắm vững được vai trò và vị trí của soạn thảo nên cũng như các cơ quankhác, UBND huyện Mỹ Đức cũng rất coi trọng công tác nàỳ, đồng thời cũng có sựphân công rõ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể đến từng người có trách nhiệm thực hiện

Việc soạn thảo văn bản cũng đảm bảo tuân thủ theo các quy trình thống nhất

và đầy đủ gồm các bước:

+ Xác định mục đích yêu cầu soạn thảo

+ Xác định đúng tên loại văn bản và cách trình bày thể thức văn bản như số,

ký hiệu văn bản…