Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ tại Cty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN.PDF

Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ tại Cty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN

LỜI MỞ ĐẦU

Trong phần này, tôi sẽ lược sơ qua tổng quan về bài báo cáo của tôi

Chúng bao gồm nền tảng của đề tài, thực tiễn cũng như những hạn chế mà đề tài

của tôi gặp phải Cuối cùng trong phần mở đầu sẽ là dàn bài tổng thể của báo

cáo tôi đưa ra

Lí do chọn đề tài:

Hiện nay, khi mà Việt Nam đang dần chuyển hướng sang nền kinh tế thị

trường bao gồm ba loại hình hoạt động chính là sản xuất, thương mại và dịch vụ

Trong đó, mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những đặc trưng riêng Những

doanh nghiệp sản xuất thì cung cấp các sản phẩm do chính họ sản xuất ra như

Cty TNHH Tân Hiệp Phát, Cty Coca Cola Việt Nam…, các doanh nghiệp

thương mại cung cấp các sản phẩm được mua từ các doanh nghiệp khác như Cty

TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, Cty Cổ phần Thế Giới Di Động… còn các

doanh nghiệp dịch vụ cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng tùy theo nhu cầu

của khách hàng như Cty Chuyển phát nhanh AT Express hay như các công ty

chứng khoán nóng bỏng vào những năm 2007

Nền kinh tế Việt Nam cũng đang nằm trong hệ thống của toàn cầu nên

cũng bị ảnh hưởng bởi xu hướng khủng hoảng toàn cầu hiện nay Vì vậy, các

doanh nghiệp Việt Nam cũng đang gặp phải một số khó khăn, nhất là về tài

chính hiện nay Một xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp Việt Nam là bắt

đầu bán hàng hóa và dịch vụ cho nợ trả sau (trong kinh doanh gọi là “gối đầu”

Và hiện giờ với áp lực cạnh tranh nhiều như vậy, sự chọn lựa giữa nhà cung cấp

mua hàng nợ và phải trả ngay bằng tiền mặt cũng là một tiêu chí với các doanh

nghiệp hiện nay Thực tế hiện nay là phần các khoản phải thu là một trong ba

loại tài sản lớn trong báo cáo cân đối kế toán của doanh nghiệp Trong khảo sát

của Fortune 500 (500 công ty lớn nhất thế giới) vào năm 2004 cho thấy các

khoản phải thu là một trong ba tài sản lớn nhất chiếm đến 75% trong số 100

công ty được phỏng vấn Việc cân bằng các khoản phải thu và phải chi trong

doanh nghiệp là vấn đề cần phải được quan tâm trên hết Lưu thông tiền tệ trong

tiền đó bị trì trệ hay ngừng hẳn dễ khiến cho các doanh nghiệp rơi vào tình trạng

phá sản, nhất là ở các doanh nghiệp vừa vả nhỏ cũng là điều dễ hiểu Tại Việt

Nam các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng các hệ thống công nợ khác nhau Do

tính chất đa dạng về nội dung đối tượng phải thu cũng như những rủi ro có thể

xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình nợ phải thu từ lúc

phát sinh các giao dịch có thể phát sinh các khoản phải thu, phải có những biện

pháp thu hồi nợ nhanh chóng và phải lập dự phòng cho những khoản có thể

không thu hồi được Và càng ngạc nhiên hơn là ban lãnh đạo của các công ty

thuộc dạng SME (small medium enterprise – doanh nghiệp vừa và nhỏ) ít khi

nào nhận được sự quan tâm đúng mức của các trưởng phòng ban bên được về

quản lý công nợ, chỉ khi nó đã xãy ra rồi

Như mọi người đều biết, lĩnh vực thương mại là một loại hình kém phức

tạp hơn sản xuất nhưng lại phức tạp hơn dịch vụ thuần túy Trong thời gian thực

tập tại Cty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, tôi đã được tiếp xúc với công

tác kế toán tại đây, đặc biệt là kế toán về quản lý nợ phải thu khách hàng Hệ

thống công nợ bao gồm tất cả các quá trình, nghiệp vụ có liên quan đến nợ phải

thu khách hàng Sau khi tìm hiểu sơ bộ, tôi nhận thấy giải pháp hiện thời chỉ có

thể là tổ chức lại các dữ liệu trong hệ thống theo hệ thống nhất, chính xác và có

thể chia sẻ và đưa ra giải pháp dựa trên những lý thuyết quản lý công nợ vào

thực tại Từ những nhận xét trên, tôi đã đi vào nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu và

hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ”

Nền tảng của đề tài trên:

Một điều mà chắc không ai có thể chối cãi là tạo doanh thu chính là điều

quan trọng nhất với bất kỳ công ty nào sau đó là quản lý chi phí ra sao mà thôi

Nhiều doanh nghiệp cũng đã bỏ hàng tỷ đồng chi phí để nâng cao doanh thu của

công ty lên như chi phí tiếp thị, chi phi nghiên cứu Nhưng doanh thu thì phải

chuyển qua tiền mặt vì đó mới chính là dòng máu của doanh nghiệp Chính vì lẽ

đó, mỗi đồng doanh thu khi chuyển qua khoản phải thu cần được quản lý và thu

hồi cẩn thận

Mục tiêu của đề tài:

Vì trực tiếp làm bộ phận công nợ của công ty TTNN, nên trong quá trình

làm việc, tôi có những ý kiến đề xuất dựa trên những lý thuyết về quản lý công

nợ được trình bày trong đề tài này Với một hệ thống công nợ phù hợp, rủi ro

phá sản vì công nợ sẽ được giảm rất nhiều điều này khiến các doanh nghiệp yên

tâm làm việc và nâng cao môi trường kinh doanh giữa các doanh nghiệp với

nhau Mặc khác, khi giảm được rủi ro phá sản của doanh nghiệp sẽ giúp môi

trường đầu tư (thị trường chứng khoán và thị trường vốn) tốt hơn giúp có thể thu

hút các nguồn lực về tài chính cũng như nhân lực chảy về Việt Nam

Đối với doanh nghiệp nói riêng, một khi quản lý tốt công nợ sẽ giúp cho

doanh nghiệp tăng tính thanh khoản cho doanh nghiệp mình (tăng tính hiệu quả

cho dòng tiền mặt ra vào), đồng thời doanh nghiệp có thể tăng mua bán trên

công nợ để có thể quay vòng vốn hiệu quả hơn Giảm được những khoản nợ xấu

không những giúp doanh nghiệp bảo đảm tính thanh khoản cho doanh nghiệp

của mình mà còn tránh đi những trường hợp phá sản mặc dù công ty vẫn có lợi

nhuận trên báo cáo kinh doanh Một sự thật hiển nhiên là nếu giảm được công

nợ thì công ty sẽ cắt giảm được rất nhiều những khoản chi phí quản lý khác như

chi phí thu hồi công nợ, dự phòng công nợ và chi phí cơ hội thay vì để công nợ

thì để tiền cho những việc đầu tư khác

Những hạn chế của đề tài:

Bởi thời gian: Do tính chất thực tập của sinh viên, nên thời gian tiếp xúc

nhiều với công việc một cách thành thạo là chưa cao cho nên đề tài chỉ được đưa

ra sau những nghiên cứu trong 2 tháng thực tập tại đây Đồng thời, đây là một

doanh nghiệp tư nhân nên việc công bố rộng rãi những số liệu quá khứ là một

điều trở ngại Chính vì điều đó, tôi chỉ có thể có được báo cáo 2 năm để phân

tích và đưa ra kiến nghị cho hiện tại và những năm tới

Bởi chính bản thân đề tài: Do TTNN là công ty chuyên về thương mại nên

tôi chỉ tiếp xúc được nhiều với loại hình kinh doanh này cộng thêm những kinh

nghiệm về lĩnh vực sản xuất của gia đình nên không thể bao quát hết được tất cả

các loại hình doanh nghiệp hiện tại Và đề tài chọn lại chỉ tập trung vào doanh

Phương pháp nghiên cứu:

Các số liệu được thu thập tại Phòng kế toán HC của công ty:

Bảng cân đối kế toán, Bảng kết quả hoạt động kinh doanh

Tài liệu về nhiệm vụ chung kế toán

Các chính sách quản lý công nợ

Phương pháp phân tích:

Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, tổng hợp, đánh giá,

phân tích số liệu các năm và các tháng trong năm Năm được chọn phân tích là

năm 2008

Đồng thời sử dụng các kiến thức học được tại trường và thu thập qua việc

đọc sách, báo, diễn đàn doanh nghiệp Ngoài ra còn tham khảo một số ý kiến

của các anh chị trong nghề

Bố cục đề tài

Đề tài bao gồm 4 chương với những khái quát như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý công nợ Trong chương này,

tôi sẽ trình bày những lý thuyết cũng như cách thức thực hiện nghiên cứu đề tài

Ngoài ra, những phần giải thích những từ ngữ chính trong đề tài cũng sẽ được

trình bày cẩn thận để giúp quý thầy cô cũng như người đọc đề tài này hiểu rõ

hơn

Chương 2: Giới thiệu về công ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ

TTNN Trong chương này chủ yếu giới thiệu về công ty tôi hiện đang thực tập

Chương 3: Tình hình tổ chức hệ thống quản lý công nợ tại Cty TNHH

TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN Thực tại của công ty hiện giờ sẽ được

phân tích cũng như đề xuất tạm thời sẽ được miêu tả trong phần này

Chương 4: Nhận xét và đưa ra biện pháp Những đề xuất được đưa ra

cùng những ý kiến của chính những thành viên đã làm trong công ty cũng như

lãnh đạo công ty đưa ra để có thể cải tiến chính hệ thống của công ty Và phần

kết thúc sẽ là kết luận về trường hợp của TTNN và đề xuất ý kiến chung cho

doanh nghiệp SME đang hoạt động thương mại

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ

Mục tiêu của chương 1 sẽ giới thiệu về tổng quan bài báo cáo của tôi cũng

như phương pháp tôi thực hiện bài báo cáo này Đầu tiên tôi sẽ trình bày về

những khái niệm cũng như các lý giải từng khoản mục mà tôi áp dụng do kiến

thức học từ trường đại học cũng như học các khóa ngắn hạn cộng thêm kinh

nghiệm từ quá trình thực tập Tất nhiên trong quá trình thực hiện bài báo cáo, tôi

có đọc qua các bài báo cũng như hỏi thêm về các kế toán và kiểm toán viên để

thực hiện bài báo cáo này

1.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng

1.1.1 Khái niệm

Thuật ngữ “khoản phải thu” mô tả một phần vốn lưu động kinh doanh của

doanh nghiệp bị các cá nhân và đơn vị doanh nghiệp khác chiếm dụng.Các

khoản phải thu này được kỳ vọng sẽ được thu lại bằng tiền mặt Các khoản phải

thu này thường được phân chia ra nhiều khoản được mô tả chi tiết trong bảng

cân đối kế toán Khoản phải thu được chia thành hai khoản là dài hạn và ngắn

hạn Trong khoản phải thu ngắn hạn sẽ bao gồm phải thu khác hàng (TK131),

trả trước cho người bán (TK132), phải thu nội bộ ngắn hạn (TK133), Các khoản

phải thu ngắn hạn khác (TK135) và Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi

(TK139) Trong phần dài hạn thì cũng chi tiết như phần ngắn hạn nhưng chủ yếu

là các phần phải thu dài hạn khách hàng (TK211), Vốn kinh doanh ở các đơn vị

trực thuộc (TK212), Phải thu nội bộ dài hạn (TK213), Phải thu dài hạn khác

(TK218) và phần dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (TK219) Nhưng trong

khuôn khổ của bài báo cáo cũng như quy mô của công ty tôi đang thực tập, tôi

sẽ gói gọn các phần trên thành phần chủ yếu là các khoản phải thu từ kinh doanh

chính là TK131 mà thôi

Định nghĩa sơ qua về 2 phần trong các khoản phải thu từ kinh doanh

Khoản phải thu là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách

hàng về giá trị hàng hóa sản phẩm đã bán hay các dịch vụ đã cung cấp chưa thu

tiền Hầu hết các khoản này sẽ được thu hồi trong từ 10 – 30 ngày tùy thuộc theo

đàm phán của ban điều hành và khách hàng Đây là phần quan trọng nhất trong

công ty bên cạnh chiến lược kinh doanh của công ty

Thông phiếu phải thu (note receivable) là những chứng tứ tín dụng được

đưa ra như là một ghi nhận về công nợ của công ty Thông phiếu này thường

xuất phát từ các khoản phải thu quá hạn chưa được trả sẽ chuyển thành thông

phiếu này để gia hạn thêm thời gian trả nợ lên từ 60 – 90 ngày hoặc dài hơn và

buộc bên nợ có thể phải trả lãi vay phát sinh (nếu quy định cụ thể trong hợp

đồng)

Cả hai gom lại sẽ trở thành khoản phải thu từ hoạt động kinh doanh Nợ

phải thu được hình thành khi công ty cho khách hàng mua nợ sản phẩm, dịch vụ

Đây là những sản phẩm dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho khách hàng và đang

chờ thanh toán trong tương lai 1

Các khoản phải thu là tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng

do các cá nhân hay doanh nghiệp khác chiếm dụng trong quá trình phát sinh

giao dịch kinh tế, và phải trả lại cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phải có trách

nhiệm với các khoản phải thu này Hay nói cách khác, khoản phải thu là tài sản

thuộc quyền của doanh nghiệp nhưng còn đang nằm trong lĩnh vực thanh toán

Ví dụ như khoản phải thu khách hàng, khoản phải thu nội bộ, khoản thuế GTGT

được khấu trừ, tiền trả trước cho người bán, khoản bồi thường, khoản tài sản

thiếu chờ xử lý… 2

1.1.2 Nguyên nhân phát sinh tín dụng hay mua bán trả sau

Một thực tế là hầu hết tất cả công ty đều chọn việc mua bán và thanh toán

bằng tiền mặt khi giao hàng bởi vì như vậy sẽ giúp công ty một mặt có được tiền

mặt để duy trì hoạt động kinh doanh cũng như đơn giản hóa các thủ tục kế toán

chỉ cần ghi thẳng vào sổ khi giao hàng và tiền về Nhưng trong môi trường kinh

doanh như chiến trường hiện giờ đã khiến việc mua trả sau này trở thành một

công cụ hấp dẫn khuyến dụ khách hàng cũng như tạo thuận lợi cho khách hàng

khi dòng tiền về chưa đáp ứng kịp thời

1 Nguyên lý kế toán

2 Kế toán Mỹ - TS Phan Đức Trung

Ở đây cần có cách tiếp cận rộng hơn về lợi ích của các bên trong mua bán

Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà chính là bản thân của

công ty Càng hấp dẫn trong chính sách mua trả sau, càng thu hút nhiều khách

hàng, và càng nhiều khách hàng đang có thì công ty sẽ thu được lợi nhuận nhiều

hơn và có thị phần rộng hơn Mua bán trả sau đã xuất hiện từ lâu trong môi

trường kinh doanh khốc liệt hiện thời và đương nhiên nó trở thành một tiêu

chuẩn khi chọn lựa nhà cung cấp sản phẩm cho công ty

1.1.3 Một số vấn đề chung liên quan đến những khoản phải thu

1.1.3.1 Nội dung

Kế toán nợ phải thu là nghiệp vụ thống kê các tồn nợ giữa công ty và các

đối tác có liên quan thực hiện giao dịch với nhau, dựa vào nghiệp vụ này mà

công ty biết được khi nào có thể thu hồi nợ của đối tác và khả năng chi trả nợ

tồn của công ty với các đối tác liên quan 3

1.1.3.2 Nguyên tắc hạch toán

Kế toán phải thu khách hàng phải theo dõi chi tiết theo từng khách hàng,

theo từng nội dung phải thu phát sinh để đáp ứng nhu cầu thong tin về đối tượng

phải thu, nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu nợ Mỗi giao

dịch kinh doanh đều phải ghi lại chứng từ rỏ ràng được ghi lại bằng biên bản hay

hợp đồng để chứng minh hoạt động của doanh nghiệp khi báo cáo với các tổ

chức nhà nước như Cục thuế và báo cáo tài chính đến các chủ sỡ hữu của công

ty (cổ đông nếu như công ty đã cổ phần hóa) Một quy trình đơn giản dành cho

bán hàng thu tiền bao gồm 2 phát sinh: (phần chi tiết sẽ được đề cập sau)

Phần đầu tiên dành cho ghi nhận bán hàng:

Khoản phải thu sẽ được ghi bên Nợ (Debit)

Bên doanh thu bán hàng và dịch vụ sẽ ghi bên Có (Credit)

Nghiệp vụ thứ hai là phần ghi nhận Chi phí vốn hàng bán

Chi phí vốn hàng bán sẽ ghi bên Nợ

Hàng tồn kho sẽ bị giảm bên Có

1.1.3.3 Chứng từ kế toán

Hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ có liên quan Trong quá trình làm

việc cũng như gặp gỡ các kiểm toán viên của các tổ chức kiểm toán nước ngoài

như KPMG, PWC, Delloitte và E&Y đều cho thấy sự quan trong trong việc lưu

giữ các chứng từ liên quan để bảo đảm tính trung thực của báo cáo cũng như

giao dịch trong công ty Thực tế cho thấy rằng nếu một hóa đơn hay biên lai bị

thất lạc sẽ là vấn đề của các phòng ban và có khi sẽ dẫn đến thiệt hại to lớn cho

công ty Đặc biệt như công ty TTNN đã từng trải qua một trận cháy ở kho và

quá trình làm lại các hóa đơn là một việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian

cũng như tiền bạc để làm lại các chứng từ đó

1.1.3.4 Tài khoản sử dụng

Tuy nhiên trong quá trình hoạt động không phải lúc nào cũng được ghi

nhận đơn giản như thế mà phát sinh ra những giao dịch khác Chính vì điều này

tôi xin trình bày sơ qua về quá trình ghi nhận TK131 Kế toán tổng hợp phải thu

của khách hàng sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng” Tài khoản này được

dùng để phản ánh số tiền phải thu, đã thu, còn phải thu hoặc số tiền khách hàng

ứng trước cho doanh nghiệp

1.1.3.5 Kết cấu TK 131

Bên nợ: Số tiền phải thu của khách hàng

Bên có: Số tiền đã thu của khách hàng, số tiền giảm trừ cho khách hàng

do chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại, số tiền ứng trước cho doanh

nghiệp

Dư nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng hoặc chênh lệch số tiền còn

phải thu lớn hơn số tiền khách hàng ứng trước

Hoặc

Dư có: Số tiền khách hàng hiện đang ứng trước hoặc chênh lệch số tiền

khách hàng ứng trước lớn hơn số tiền còn phải thu

1.1.3.6 Phương pháp hạch toán

a Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản thu liên quan đến hoạt

động tài chính, thu nhập khác nhưng chưa thu tiền của khách hàng, kế toán sẽ

Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”

Có TK 333 “Thuế GTGT đầu ra”

Trường hợp thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc DN nộp thuế GTGT theo phương

pháp trực tiếp, kế toán sẽ ghi:

Khoản chiết khấu thương mại:

Nợ TK 5211 “Chiết khấu thương mại”

Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 5212 => Giá chưa có thuế

Có TK 131

Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu

thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu:

Nợ TK 5212

Có TK 131

c Khi nhận tiền do khách hàng thanh toán, kế toán ghi:

Nợ 111, 112

Hoặc Nợ TK 311, 315 => chuyển trả nợ vay

Hoặc Nợ TK 331 => chuyển trả cho người bán

Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTTT theo phương pháp trực tiếp hoặc chịu

thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 131

Có TK 511 (515, 711)

Khoản chênh lệch giữa số tiền khách hàng trả thanh toán và số tiền khách

hàng đã ứng trước được theo dõi và xử lý trên TK 131

e Khi thanh toán bù trừ giữa khoản phải thu và phải trả cho cùng 1 đối

tượng (vừa mua hàng, vừa bán hàng), kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 331

Có TK 131

Ví dụ mô tả

Để mô tả rõ hơn phần này, tôi đưa ra một ví dụ đã từng gặp ở công ty để

có thể làm rõ về khái niệm hơn:

Trong tháng 4, Tân Cảng mua 20 máy bộ theo hợp đồng mua bán với giá

4tr9 chưa VAT 5% và được hưởng chiết khấu trên giá là 1% dựa trên hợp đồng

mua bán và biên bản nghiệm thu khách hàng Nếu khách hàng thanh toán trước

7 ngày theo thời hạn hợp đồng sẽ được chiết khấu thanh toán 1% trên tổng giá

trị mặt hàng sau thuế

Khi nhận hóa đơn khách hàng sẽ thanh toán bằng chuyển khoản hết 100%

trị giá đơn hàng

Hóa đơn bán hàng GTGT được viết như sau:

Máy bộ đơn giá bán là 4,900,000 đ *20 máy=98,000,000 đ

Chiết khấu thương mại là 1%: 980,000 đ

Cộng tiền hàng: 97,020,000 đ

Thuế VAT 10%*50%: 4,851,000 đ

Tổng giá trị: 101,871,000 đ

Nghiệp vụ được hạch toán như sau:

Khách hàng được chiết khấu thanh toán ghi nhận vào nợ vào tài khoản

5211 chiết khấu thương mại và ghi có vào tài khoản 131:

Nợ 5211: 980,000 đ

Có 131: 980,000 đ

Khách hàng mua hàng chưa thanh toán được ghi nhận nợ vào tài khoản

131 phải thu khách hàng và ghi có vào tài khoản 511 doanh thu bán hàng và ghi

có vào 3331 thuế GTGT đầu ra:

Nợ 131: 101,871,000 đ

Có 511: 97,020,000 đ

Có 3331: 4,851,000 đ

Sau khi kiểm tra dựa trên biên bản nghiệm thu, khách hàng đã trả lại 1 bộ

do hàng bị lỗi nên được ghi nhận nợ vào tài khoản 5212 hàng bán bị trả lại, ghi

nhận nợ vào tài khoản 3331 thuế GTGT và ghi nhận có vào tài khoản 131 phải

Nợ 5212: 4,851,000 đ

Nợ 3331: 242,550

Có 131: 5,093,550 đ

Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản vào ngày thứ 5 nên được cty

chiết khấu thanh toán 1% ghi nhận nợ tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng đồng

thời ghi nhận nợ tài khoản 635 chi phí tài chính và ghi nhận có 131 phải thu

khách hàng:

Nợ 112: 95,809,675.5 đ

Nợ 635: 967,774.5 đ

Có 131: 96,777,450 đ

1.1.3.7 Sơ đồ kế toán tổng hợp phải thu khách hàng

Hình 1.1 Sơ đồ kế toán tổng hợp phải thu khách hàng

Nguồn: webketoan.com

1.2 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi

Chúng ta thấy rằng khi mà công ty ghi nhận khoản phải thu thì một câu

hỏi sẽ được đặt ra là những phần đó sẽ được ghi nhận vào bảng cân đối kế toán

như thế nào đây? Bởi vì các khoản phải thu thường là những tài sản ngắn hạn có

tính thanh khoản cao có thể chuyển đổi ra tiền mặt một cách dễ dàng trong

khoảng thời gian từ 30 – 60 ngày Chính vì vậy, các khoản phải thu từ khách

hàng thường xuất hiện trong phần tài sản ngắn hạn bảng cân đối kế toán của

công ty Nhưng chính phần quyết định bao nhiêu trong báo cáo mới là phần

quan trọng vì trong phần các khoản phải thu có xuất hiện nợ khó đòi

1.2.1 Khái niệm

Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2

năm trở lên , kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các

khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn

chưa thu được nợ

Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm trở lên, kể từ

ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc

các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các

khoản nợ phải thu, có thể không đòi được nợ do đơn vị nợ hoặc người nợ không

có khả năng thanh toán trong năm kế hoạch 4

Tuy nhiên ta thấy việc định nghĩa không cho ta nhiều điểm thấy được sự

quan trọng như trong báo cáo tài chính của công ty Mỗi khách hàng trước khi

muốn được mua “chịu” đều phải thỏa mãn được những điều kiện tín dụng của

bên cung cấp Mặc dù vậy, một vài khoản phải thu vẫn khó đòi Điều dễ dàng

thấy nhất trong tình hình kinh tế khủng hoảng này là cho dù một doanh nghiệp

đạt chuẩn nợ của công ty cũng có thể phá sản bất cứ lúc nào nếu đưa ra một

chiến lược sai hoàn toàn Hoặc một khách hàng cá nhân mua hàng quen thuộc

của công ty bị mất việc còn phải trả chi phí ăn ở của anh ta nữa cũng là mục tiêu

của nợ khó đòi

1.2.2 Một số vấn đề liên quan đế nợ phải thu khó đòi

1.2.2.1 Nội dung

Việc gia tăng các khoản nợ khó đòi thường phụ thuộc vào mức độ rủi ro

mà các nhà quản trị sẵn sang chấp nhận Chẳng hạn, nhiều công ty nhỏ sẽ có

mức chấp nhận rủi rủi ro thấp hơn so với các công ty có tầm cỡ như Abbot

chẳng hạn Việc gia tăng các khoản nợ khó đòi tùy thuộc vào ngành nghề kinh

doanh Ví dụ như công ty TTNN chịu khoản nợ khó đòi tương đương khoản

10% doanh thu

Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là:

Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước

vay nợ, bản cam kế hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần

nhưng vẫn chưa thu được

Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình

trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích hay bỏ trốn

Vào cuối niên độ, trước khi lập báo cáo tài chính, nếu doanh nghiệp có

những bằng chứng và căn cứ xác định có những khoản khó đòi hoặc không thể

thu hồi được thì được lập dự phòng Khoản lập dự phòng được xác định riêng

cho từng khoản nợ phải thu và sau đó tổng hợp thành số cần phải dự phòng Nếu

cuối niên độ trước đã lập dự phòng rồi thì cuối niên độ này sau khi đã xác định

được số cần lập dự phòng thì yêu cầu lập dự phòng được thực hiện như sau:

Số cần lập > Số dư khoản lập dự phòng của niên độ trước Doanh nghiệp

cần phải dự phòng bổ sung khoản chênh lệch

Số cần lập < Số dư khoản lập dự phòng của niên độ trước Doanh nghiệp

cần phải hoàn nhập khoản chênh lệch

1.2.2.2 Hai cách thông dụng thường được dùng để ghi nhận cho

những tài khoản không thu được

1.2.2.2.1 Phương pháp thanh lý (wirte-off) cho những tài khoản

không thu được

Khi mà có một tài khoản nào được công ty quyết định là đã không thu

được, khoản lỗ đó sẽ được tính cho tài khoản chi phí nợ xấu Và sẽ được ghi như

sau:

Chi phí nợ xấu tăng bên Nợ

Khoản phải thu giảm bên Có

Bằng cách này, chi phí nợ xấu sẽ chỉ ghi nhận những thiệt hại thật sự từ

các khoản thu không thu được Và đương nhiên là khoản phải thu sẽ được ghi số

gộp sau khi giảm xuống Nếu nhìn từ khía cạnh phân tích quản lý tài chính công

ty, ta thấy được nó sẽ giảm những tiện ích khi lập nên bảng báo cáo cân đối kế

toán và bảng kết quả hoạt động kinh doanh mặc dù cách làm này thường được

xem là đơn giản nhất Thêm vào đó ta cũng ghi nhận rằng cách ghi này khiến ta

nhận thức sai lệch về thời điểm khoản nợ khó đòi xuất hiện, thường sẽ khác rất

nhiều so với thời điểm lập bảng báo cáo tài chính mà doanh thu cho khoản nợ đó

xuất hiện và dẫn đến là chi phí này với doanh thu chẳng ăn nhập gì với nhau sẽ

khiến cho các cổ đông gặp vấn đề xác định nợ xấu vì họ thường thiếu thông tin

(đặc biệt đối với công ty cổ phần và đã lên sàn) Chính vì lẽ đó, cách ghi thanh

lý trực tiếp này sau này không được công nhận khi lập nên báo cáo tài chính cho

chủ sỡ hữu

1.2.2.2.2 Phương pháp dự phòng các khoản không thu được

Phương pháp trích dự phòng này chủ yếu sẽ ước lượng những khoản

không có khả năng thu được tại thời điểm cuối kỳ báo cáo Đây là phương pháp

hữu ích để sữa khuyết điểm của phương pháp trên Hiện nay được hầu hết các

công ty sử dụng bởi vì nó bảo đảm được tính kết hợp giữa chi phí và doanh thu

trong kỳ cộng thêm là khoản phải thu sẽ được phản ánh bằng con số ước lượng

thu được bằng tiền mặt Và chính vì không bao gồm các khoản không thu được

cho nên con số khoản phải thu sẽ giảm bằng đúng với dự phòng mà chúng ta đã

ước lượng sẽ được thể hiện rõ trong báo cáo kiểm toán

1.2.2.3 Nguyên tắc hạch toán

Kế toán nợ khó đòi chịu sự chi phối của nguyên tắc kết hợp tương ứng

giữa chi phí và doanh thu – chi phí nợ xấu cần thiết phải ước tính vào chi phí

trong niên độ phát sinh chi phí bán chịu

Chi phí nợ xấu xxx

Dự phòng nợ khó đòi xxx

1.2.2.4 Tài khoản sử dụng

Kế toán dự phòng khoản thu khó đòi sử dụng tài khoản 1592 “dự phòng

khoản phải thu khó đòi”

Kết cấu của tài khoản này như sau:

Bên nợ: Số được hoàn nhận dự phòng phải thu khó đòi

Bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý

doanh nghiệp

Dư có: Khoản dự phòng phải thu khó đòi hiện có

Ngoài ra kế toán còn sử dụng tài khoản ngoài bảng là TK 004 “Nợ khi đã

xử lý”

Kết cấu tài khoản này như sau:

Bên nợ: Nợ khó đòi đã được xử lý phát sinh trong kỳ

Bên có: Nợ khó đòi đã được xử lý được thu lại được và được xóa bỏ trong

kỳ

1.2.2.5 Sơ đồ kế toán dự phòng phải thu khó đòi

Hình 1.2 Sơ đồ kế toán dự phòng phải thu khó đòi

Nguồn: webketoan

Phương pháp dự phòng này thường được sữ dụng trong bảng báo cáo tài

chính phục vụ cho cổ đông khi mà chi phí nợ xấu ngày nay đang là vấn đề

nghiêm trọng khi kinh tế suy thoái và đối tác “không thể trả nợ” (chứ không phải

là không muốn trả nợ) Như quá trình ở trên đã trình bày rõ thì cách ghi này có 3

yếu tố chính cần lưu ý:

Các khoản phải thu khó đòi chúng ta cần phải ước lượng Và cách ước

lượng này được xem như là một chi phí do đó sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối

cùng của công ty Cho nên khi lập bảng ước lượng cần phải chú ý vì có thể công

ty lập dự phòng cao sẽ khiến lợi nhuận cuối kỳ thấp dẫn đến công ty sẽ không

hấp dẫn dưới mắt các nhà đầu tư (đối với các công ty cổ phần) Ngược lại, một

dự phòng ước lượng thấp sẽ giúp lợi nhuận cao nhưng lại đưa thêm rủi ro đối

với các khoản phải thu khó đòi khác

Khoản dự phòng sẽ nằm bên Nợ trong tài khoản chi phí nợ xấu và bên Có

bên tài khoản Dự phòng cho các khoản nợ xấu (một tài khoản đối ứng lại)

Cuối cùng khi đã xác định thanh lý khoản nào trong nọ xấu đó, thì khoản

nợ xấu khó đòi thật sự sẽ được ghi vào bên Nợ của Dự phòng nợ khó đòi và

phần Có bên Các khoản phải thu

Để làm rõ hơn phần này, ta sẽ đưa ra một ví dụ sau Giả sử như TTNN

bán hàng chịu là 4 tỉ VND trong năm 2008 Với khoản này thì vào báo cáo kế

toán cuối kỳ công ty thấy rằng 300 triệu vẫn chưa thu được Cuối cùng, kế toán

trưởng quyết định trình lên Ban giám đốc là sẽ có khoảng 100 triệu trong tổng số

doanh số bán chịu này sẽ không thu được Như vậy sau khi bán giám đốc đồng

ý, kế toán sẽ ghi nhận khoản ước lượng 100 triệu này như sau:

Chi phí nợ xấu là 100 triệu VND bên Nợ

Dự phòng nợ khó đòi sẽ tăng lên 100 triệu VND bên Có

Chúng ta thấy rằng dự phòng này chỉ đưa ra nhằm nói lên con số ước tính

cho khoản mà khách hàng có thể không trả được trong tương lai Cách này được

dùng để tránh phải trừ trực tiếp vào khoản Khoản phải thu vì chẳng ai biết khách

hàng nào chính xác sẽ không trả nợ và lấp được những khoản trống mà phương

pháp thanh lý để lại mặc dù về cơ bản thì hai phương pháp cùng làm giảm khoản

phải thu

Trong cách dự phòng này thì không công ty nào hi vọng mình sẽ có nợ

xấu nhưng khi đã xuất hiện thì chúng ta phải làm những thao tác kế toán như khi

nào thì ghi là nợ xấu và ghi nhận như thế nào khi khách hàng mà chúng ta liệt kê

vào nợ xấu có thể vượt qua cơn khủng hoảng để thanh toán nợ lại cho chúng ta

(trường hợp trên không phải lúc nào cũng xãy ra)

1.2.3 Thanh lý phần công nợ khi xác định được khách hàng nào

không thể trả nợ

Trong quá trình đòi nợ, công ty thường dùng các phương pháp khác nhau

như lập biên bản nhắc nợ, gọi điện đến lãnh đạo đối tác và cuối cùng là đưa ra

tòa án kinh tế Trong phần sau, tôi sẽ đề cập nhiều hơn về vấn đề này, bây giờ

thì ta tiếp tục sau khi các biện pháp đó không còn hữu dụng nữa Lúc đó công ty

buộc phải thanh lý tài khoản đó Cho rõ hơn, tôi đưa ra một ví dụ như sau: Kế

toán trưởng công ty TTNN nhận được quyết định của Ban giám đốc về quyết

định thanh lý khoản nợ 200 triệu của công ty AAA Thì nghiệp vụ kế toán sẽ ghi

nhận như sau

Phần Dự phòng nợ khó đòi sẽ giảm 200 triệu bên Nợ

Khoản phải thu phải giảm 200 triệu bên Có

Ta thấy rằng với biện pháp này thì không xuất hiện chi phí nợ xấu khi

buộc phải thanh lý mà chỉ làm giảm cả hai bên Dự phòng nợ khó đòi và phần

Khoản phải thu mà thôi Chính vì vậy, chỉ có bảng cân đối kế toán bị ảnh hưởng

(mặc dù con số chung vẫn không thay đổi) chứ không ảnh hưởng gì đến bảng

kết quả hoạt động kinh doanh

1.2.3.1 Phục hồi khi nhận lại được những khoản nợ xấu

May mắn thay, trong quá trình hoạt động vẫn có những công ty vượt qua

khó khăn và thanh toán nợ cho chúng ta khi họ đã bị ghi là nợ xấu Khi đó,

nghiệp vụ kế toán sẽ ghi hai khoản liên quan như sau: phục hồi lại tài khoản cho

khách hàng và làm động tác kế toán ngược lại như với phần thanh lý

1.2.3.2 Những điều cơ bản dành cho phương pháp trích lập dự phòng

Sau khi đã nói sơ qua những khoản như trên, thì tôi xin được đề cập đến

những điều cơ bản của việc trích lập dự phòng này Theo lý thuyết của các cách

quản lý hiện đại của phương Tây, có hai cách thường được sữ dụng dựa vào hai

con số xác định: phần trăm của doanh số và phần trăm của khoản phải thu

Trong báo cáo tài chính thì cả hai đều được chấp nhận và điều quan trọng nằm

trong tay Ban giám đốc xem cách nào là phù hợp (giống như phần trích lập dự

phòng cho đầu tư tài chính ngắn hạn là đề tài nóng hổi trong các cuộc họp đại

hội cổ đông của các công ty lên sàn vừa qua mà REE là một ví dụ) Vấn đề nằm

ở chổ là Ban giám đốc sẽ chọn xem ảnh hưởng này dựa trên báo cáo thu nhập

hay bảng cân đối kế toán

1.2.3.2.1 Tính nợ khó đòi theo phần trăm của doanh thu (revenue

hoặc sales)

Theo cách tính nợ khó đòi theo phần trăm của doanh thu, nghiệp vụ kế

toán sẽ tính toán dựa trên phần trăm của doanh thu mua chịu mà công ty (loại

phần mua bán trả tiền ngay ra) Hầu như phần trăm bao nhiêu sẽ dựa vào các dữ

liệu quá khứ cũng như chính sách ước lượng cho tương lai Nó có thể dựa theo

doanh số bán chịu gộp hay ròng cũng được trong năm kinh doanh hiện tại Bởi

vì kinh tế thế giới có những biến động bất ngờ mà chúng ta không thể dự báo

được cho nữa năm (một phần vì các công ty không có đầy đủ thông tin cũng như

chuyên nghiệp như các quỹ đầu tư để dự báo chuyện này) nên có thể công ty vẫn

đưa ra dự báo tương lai để điều chỉnh lại phần trăm mà con số quá khứ cho ra

Ví dụ công ty TTNN có doanh số bán chịu trong năm 2008 là 4 tỷ và con

số mà Ban giám đốc dự tính sẽ không thu được là 5% Thì kết quả tính ra con số

chi phí nợ khó thu sẽ vào khoảng 4tỷ x 5% = 200 triệu VND

Ta thấy rõ rằng cách tính này giúp thỏa điều kiện về tính đối ứng

(matching principle) của nghiệp vụ kế toán sẽ được thỏa mãn Kết quả là chi phí

nợ xấu đã được trực tiếp liên quan theo phần trăm đến doanh thu của công ty

(phần doanh thu bán chịu) Vấn đề ở đây nếu xãy ra điều chỉnh thì tính cân bằng

của khoản dự phòng sẽ ít được để ý đến Khoản điều chỉnh này cần dựa theo

khoản phải thu khó đòi Nếu con số thực tế khác xa so với con số dự tính, phần

trăm ước lượng trong tương lai cần sữa làm sao để phù hợp

1.2.3.2.2 Tính nợ khó đòi theo phần trăm của khoản phải thu

Cũng như cách trên, chủ yếu dựa vào phần trăm Nhưng bằng cách này,

nghiệp vụ kế toán có thể ước lượng dựa vào phần trăm của khoản phải thu để

đưa ra con số thua lỗ từ khoản không đòi được Để giúp cho việc ước lượng

chính xác hơn, các công ty thường sử dụng Biểu theo dõi khoản phải thu (aging

schedule) để xác định thời gian mà họ không trả được Bởi vì dựa vào thời gian

thu nợ, nên việc theo dõi từng công nợ sẽ giúp xác định được chi phí nợ xấu là

bao nhiêu

Vẫn dựa chủ yếu vào dữ liệu quá khứ cho từng khoản thời gian xác định,

công ty có thể chia ra những khoản nợ thành những nhóm khác nhau Nợ càng

lâu thì càng ít khả năng thu được Do đó dựa vào biểu theo dõi khoản phải thu

giúp ta có thể ước lượng phần trăm dựa vào thời gian đối tác nợ lâu hay ngắn

Bảng 1.1 Bảng biểu khách hàng phải thu

Từ 1 đến 30 Từ 31 đến 60 Từ 61 đến 90 Trên 90 ngày

Ông A 300 100 50

Ông B 200 200

Bà C 500 200 300

Ông D 1,000 400 100 400

Bà E 400 200 200

Các khoản khác 2,000 1,600 100 200

Tổng cộng 4,400 2,200 600 600 650

2% 5% 10% 20% 369 44 30 60 130

Số ngày quá hạn thu Khoản chưa tới

hạn thu

Tổng cộng nợ (triệu VND) Tên khách hàng

Tổng số nợ dự

tính không thu

Phần trăm dự

đoán

Tài khoản nợ càng dài, thì khả năng thu lại càng thấp => dự phòng cao

= tổng thu chưa đến hạn nhân cho phần trăm dự tính

bằng tổng số dư nợ của từng phần

Nguồn: Giả định theo quy tắc

Theo những quy định của nhà nước, một số phần trong Biểu khoản phải

thu được quy định trong Thông tư 13/2006 về khoản nợ khó đòi:

“Phương pháp lập dự phòng:

Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá

hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó

đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Trong

đó:

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm

+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã

lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ

trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành

án thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự

phòng

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp

tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn

cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.”

1.2.4 Giải quyết những khoản phải thu

Thường trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, các khoản phải thu

thường được thu về dưới dạng tiền mặt và đương nhiên là phần sổ sách sẽ trừ đi

những khoản thu rồi ra Thế nhưng không phải lúc nào cũng suôn sẽ như vậy và

cái thông thường ở trên sẽ được thay đổi nhiều Và cũng có nhiều trường hợp do

công ty đang cần tiền mặt gấp để duy trì vốn lưu động (đã xuất hiện nhiều công

ty làm ăn vẫn có lãi trong sổ sách nhưng lại phá sản chỉ vì không đủ lượng tiền

mặt để duy trì hoạt động kinh doanh khiến chủ nợ kiện ra tòa để tuyên bố phá

sản và điều này chúng ta thường thấy nhất trong thời kinh tế suy thoái từ Tết

năm ngoái cho đến nay), công ty đã chủ động tìm những nguồn để xữ lý nguồn

phải thu này trong ngắn hạn

Với cách này, công ty có thể bán các khoản phải thu của mình vì hai lí

do chính sau Thứ nhất, khi phải bán các khoản phải thu của mình, có thể là

công ty không thể tìm được các nguồn khác phù hợp hay thanh khoản để bán

được nữa Trong năm 2008, khi mà tiền tệ đang bi siết chặt thì rất khó để các

công ty huy động được vốn để kinh doanh cho dù đó là những tài sản đầu tư

ngắn hạn như cổ phiếu mặc dù tính thanh khoản của nó cao hơn các khoản phải

thu Tuy nhiên vì kém thanh khoản do sự sụt giảm mạnh mẽ của thị trường

chứng khoán nên khiến chẳng ai mua bán chứng khoán hoặc người mua tìm mọi

cách để ép giá cổ phiếu xuống khiến doanh nghiệp phải chiết khấu rất nhiều

Các chủ doanh nghiệp cũng có thể vay ngân hàng nhưng với lãi suất từng lên

đỉnh điểm là 21% chưa tính phụ phí hợp pháp và cả không hợp pháp khiến đây

là một gánh nặng cho các công ty Mà chưa chắc ngân hàng chấp nhận cho vay

vì sợ nợ không thể đòi được Còn nếu đi vay nóng, khả năng vay được là cao

nhưng lãi vay không dưới 25%

Lý do thứ hai để bán các khoản phải thu vì các khoản này từ lúc ghi sổ

cho đến lúc thu được thì cũng chiếm thời gian cũng như chi phí phát sinh Và

thật sự dễ dàng hơn nếu công ty bán công nợ cho một tổ chức khác chuyên về

thu hồi công nợ

Cách bán khoản công nợ của công ty thường thấy nhất là bán phần công

nợ cho các định chế tài chính như các công ty tài chính hay ngân hàng mà

thường mua các khoản công nợ để rồi sau đó trực tiếp đi thu công nợ Có nhiều

loại việc ủy thác như vậy hưng tôi xin giới thiệu một cách thông dụng được ủy

thác và các công ty đó ăn phần trăm trên khoản phải thu đó

1.2.5 Phân tích bảng báo cáo và khoản phải thu

Hầu hết những khoản phải thu được đề cập trong bài chủ yếu là dành cho

ngắn hạn và được nằm trong phần Tài sản ngắn hạn ở Bảng cân đối kế toán Và

như quy ước, thứ tự trong bảng cân đối kế toán nói lên tính thanh khoản của

từng loại tài sản ngắn hạn theo tính thanh khoản cao đứng trước:

Bảng 1.2 Báo cáo cân đối kế toán

Tiền gửi ngân hàng

Vì lí do rủi ro cao hơn, nên các công ty thường có xu hướng chấp nhận

con số phải thu cao hơn trong các khoản phải thu dài hạn hơn là ngắn hạn

bằng tiền mặt sẽ tăng khả năng thánh toán cũng như hạn chế rủi ro thua lỗ từ các

khoản nợ xấu Có hai cách (hay hai chỉ số) để tính toán hiệu quả của việc thu hồi

công nợ: tỉ số vòng quay khoản phải thu và số ngày thu nợ trung bình

Tỉ số vòng quay khoản phải thu sẽ đo lường bao nhiêu lần trong năm

khoản phải thu chuyển trin thạnh tiền mặt Ví dụ như bình thường công ty nên

có số vòng quay này là 12 lần hay cao hơn Công thức tính vòng quay khoản

phải thu sẽ bằng doanh số bán chịu chia cho khoản phải thu trung bình phát sinh

trong năm Số này cho thấy trong một năm sẽ có bao nhiêu lần đi thu nợ Kế đó,

ta dùng số ngày trong một năm (thường nhất là 365) chia cho số lần này thì sẽ ra

số ngày trung bình ta đi thu công nợ

1.3 Quản lý Công nợ

1.3.1 Quyết định điều kiện để xem xét công nợ

Bước 1 cũng giống như là bước mở đầu để xem xét khách hàng dựa trên

những yếu tố đặt ra để cho nợ Nó cũng như là một tiêu chuẩn để quan trọng

trong quá trình quản lý tài sản công nợ Chính vì vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến

chất lượng cũng như khả năng thu hồi nợ và là điều quan trọng nhất trong cách

tính dòng chảy của tiền mặt từ doanh thu Có một điều đơn giản dễ thấy là nếu

thỏa mãn khách hàng cao cộng với chứng từ chính xác thì đó là một khoản nợ

tốt và nó đúng trong gần như mọi trường hợp loại hình kinh doanh Nếu công ty

thỏa mãn khách hàng cao thì những chi phí phát sinh cho việc quản lý công nợ

này thường được giảm rất nhiều Do mỗi công ty có quá trình xem xét công nợ

khác nhau nên sẽ dẫn đến nhiều tiêu chuẩn khác nhau

Bước 1: Quyết định xem ai sẽ được gia hạn tín dụng khi làm việc với công ty

Bước 2: Quyết định thời gian trả nợ

Bước 5: Bán công nợ để thu hồi tiền mặt

Bước 3: Quản lý thu nợ

Bước 4: Đo

lường tính thanh

khoản của từng

khoản nợ

1.3.2 Quá trình thu nợ

Quá trình thu hồi công nợ bắt đầu khi mà mọi thứ ban đầu như hợp đồng,

điều kiện làm việc, đàm phán về giá cả, quản lý về tính dụng khách hàng tốt,

quy trình đặt hàng rõ rằng và xuất quá đơn xong Cuối cùng khoản công nợ đó

sẽ được đưa vào sổ cái một cách rõ ràng Và đương nhiên khi đã trở thành công

nợ của công ty, thì những vấn đề phát sinh như chi phí chiếm dụng vốn và khả

năng mất vốn tăng lên rất nhiều

Chính vì vậy, việc quản lý tài sản công nợ được đánh giá quan trọng và nó

bao gồm việc bảo vệ tài sản cũng như thanh khoản dòng tiền của công ty Chúng

ta cũng cần nhớ rằng các khoản phải thu hay thay đổi và là một phần quan trọng

trong công ty, nên mục tiêu trên cần phải thỏa các điều kiện sau:

Tiết kiệm chi phí

Không ảnh hưởng giảm sút doanh số

Không tách rời khách hàng và các bộ phận nội bộ

Điểm bắt đầu cho việc thu hồi công nợ sẽ là đưa ra quy trình thu hồi

Chính bảng quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ khi nào làm giai

đoạn nào và ai chịu trách nhiệm phần đó Điều quan trọng trong quản lý công nợ

chính là cần được sự đồng thuận từ Ban giám đốc của từnng bộ phận như kinh

doanh, tài chính và kế toán

Một quy luật bất thành văn trong thu hồi công nợ là càng liên hệ nhiều lần

càng tốt và gọi nhắc sớm hơn sẽ là thích hợp hơn gọi trễ Hãy nhớ luôn có một

bảng ghi nhớ khách hàng để có thể nhắc nhở khách hàng trước khi đến hạn trả

Điều đó giúp chúng ta biết được trạng thái tài chính của khách hàng cũng như

thời gian trả nợ của khác

Một vài điều quan trọng cho việc liên hệ với khách hàng nợ:

Đó là việc đặt trọng tâm làm việc vào khách hàng giúp xác định những

khó khăn từ những khâu thực hiện đơn đặt hàng cho đến xuất hóa đơn Nếu

không có trở ngại gì xãy ra, hãy chắc rằng tiền sẽ được thu đúng lúc

Nên nhắc nhở khách hàng trước khi đến hẹn giúp khách hàng chuẩn bị

tiền thanh toán

Và khi đến ngày thu nợ Hãy nhớ gọi điện đến nhắc

Các cách thức liên lạc:

Hầu hết cách thức mà chúng ta làm sẽ là gọi điện thoại đến công ty

khách hàng Đây là cách nhanh chóng và nắm được tình hình ngay lập tức Và

cũng thật thích hợp nếu không thu được công nợ ta có thể yêu cầu gặp người có

thẩm quyền cho việc đó Ngoài ra thì Email và thư nhắc nợ cũng thật thích hợp

Cũng như trên đã nói qua, việc tính toán tính thanh khoản của khoản phải

thu có thể tính bằng số ngày cũng như vòng quay khoản phải thu

Các thủ tục kiểm soát nội bộ:

Các công việc cần phải làm là:

Theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng (mua, bán, tạm ứng)

Phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau: người mua, người

bán, nhân viên và các khoản phải thu khác

Theo dõi công nợ theo hợp đồng và thời hạn thanh toán

Bù trừ công nợ giữa các đối tượng công nợ khác nhau

Theo dõi các công nợ chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng

Lập các báo cáo: sổ chi tiết công nợ; các khoản nợ đến hạn, quá hạn; bảng

kê các chứng từ công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ, bảng cân đối trên một tài

khoản

Theo dõi công nợ một khách hàng trên nhiều tài khoản công nợ khác

nhau

Công ty TNHH TMDV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN chính thức đưa vào

hoạt động theo giấy phép đang ký kinh doanh số 4102018810 do Sở kế hoạch và

đầu tư TpHCM cấp ngày 14/11/2003

Tên công ty viết bằng Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

DỊCH VỤ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TTNN

Tên công ty viết bằng Tiếng Anh: T.T.N.N INFORMATION

TECHNOLOGY – TRADING SERVICE CO.,LTD

Tên công ty viết tắt: T.T.N.N CO.,LTD

Công ty TTNN là một trong các nhân tố góp phần cho thị trường văn

phòng phẩm trong ngày càng phát triển hơn và đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng

một cách tốt nhất

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN được thành lập từ

ngày 14 tháng 11 năm 2003 đến nay đã gần 6 năm hoạt động Công ty TTNN

kinh doanh và sản xuất với nhiều ngành nghề khác nhau như:

Mua bán: thiết bị văn phòng, thiết bị tin học, phần mềm máy tính đã đóng

gói, thiết bị viễn thong, thiết bị ngành công nghiệp, mực in các loại, văn phòng

phẩm, hang cơ điện lạnh, hàng trang trí nội thất, lương thực thực phẩm, hóa chất

(trừ các hóa chất độc hại), hàng may mặc Lắp ráp, bảo hành máy tính, thiết kế

mạng máy tính

Mua bán: vật tư thiết bị ngành phát thanh truyền hình, điện tử