Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào
Trang 1Mở đầu
- Khái niệm nguyên vật liệu: nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá trong các doanh nghiệp Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lý doanh nghiệp
- Đặc điểm của nguyên vật liệu:
o Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì kinh doanh
o Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn
bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản phẩm
o Nguyên vật liệu thuộc TSLĐ, giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm
Phân loại NVL
NVL chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm NVL chính bao gồm bán thành phẩm, mua ngoài với mục đích tiếp tục chế tạo ra sản phẩm
NVL phụ là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dáng bề ngoài, tăng chất lượng sản phẩm
Nhiên liệu
Phụ từng thay thế là loại vật tư được sử dụng để thay thế sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ CCDC
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là các loại vật liệu thiết bị được sử dụng cho việc xây dựng cơ bản
Phế liệu là các loại vật liệu bị loại trừ từ quá trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ, chúng có thể được sử dụng hoặc được bán ra ngoài
Vật liệu khác
1 Quy trình luân chuyển chứng từ
1.1 Những người tham gia vào việc lập, luân chuyển, ký duyệt chứng từ:
Trang 2- Người bán hàng
- Người đề nghị xuất, nhập kho
- Nhân viên mua hàng
- Nhân viên nhận vật tư
- Thủ kho
- Kế toán kho
- Kế toán trưởng
- Giám đốc
Các bước trong Quy trình nhập kho hàng hóa vật tư
Bước 1: Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu
cầu nhập kho Yêu cầu nhập kho này có thể lập thành mẫu hoặc bằng lời nói, tùy theo quy định của từng doanh nghiệp
Bước 2: Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho ( Có
những đơn vị, phiếu nhập kho được thủ kho lập, sau khi đã có sự thống nhất của kế toán kho) Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho
Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ kho Bước 4: Hàng được kiểm đếm và nhập kho (Những doanh nghiệp giao cho thủ kho
lập phiếu nhập kho, thì hàng sẽ được kiểm đểm trước khi viết phiếu nhập kho.)
Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định
Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại một
liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế toán kho, một liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng
Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng
nhập
Trang 3Các bước trong Quy trình xuất kho hàng hóa vật tư
Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, hoặc bán hàng, nhân viên có nhu cầu sẽ lập
Yêu cầu xuất kho Yêu cầu xuất kho sẽ được lập thành mẫu hoặc bằng miệng, tùy theo quy định của từng doanh nghiệp
Bước 2: Kế toán kho tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Thủ kho Phiếu
xuất kho được lập thành nhiều liên: Một liên lưu tại quyển, những liên còn lại giao Thủ kho Tùy quy định của từng đơn vị để quy định số liên của Phiếu Xuất kho
Bước 3: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên yêu cầu
xuất kho
Bước 4: Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa nhận hàng và ký vào Phiếu xuất kho và
nhận 1 liên
Bước 5: Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, tiến hàng ghi thẻ kho, trả lại
Phiếu xuất kho cho kế toán
Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất
Trang 41.2 Có những loại chứng từ:
Chứng từ nhập:
- Hoá đơn GTGT (MS01-GTKT): là hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong hoạt động mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Phiếu nhập kho (MS01-VT): nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa (MS03-VT): Xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
Chứng từ xuất:
- Phiếu xuất kho (MS02-VT): dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS:03PXK-3LL): mẫu phiếu nêu rõ tên tổ chức, cá nhân lập phiếu, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, xuất nhập tại kho nào.
Chứng từ theo dõi, quản lí:
Trang 5- Thẻ kho (MS:S12-DN): Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa ở từng kho.
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (MS04-VT): Theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.
- Biên bản kiểm kê vật tư (MS04-VT): dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (MS:S06-DNN): Dùng
để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho.
Bảng kê nhập, xuất, tồn kho (MS:S04B8-DN): dùng để tổng hợp, theo dõi lượng hàng hóa, nguyên vật liệu tồn từ đầu kỳ chuyển sang, lượng nhập - xuất trong kỳ cũng như lượng tồn cuối kỳ.
Chứng từ kế toán sử dụng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời, đúng chế độ quy định
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/ 198/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm:
Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08- VT)
Hóa đơn (GTGT)- MS 01 GTKT- 2LN
Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
Số chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế Trên cơ sở chứng từ kế toán hợp
lý, hợp pháp, sổ kế toán vật tư phục vụ cho việc thanh toán chi tiết các nghiệp vụ kinh
tế liên quan đến vật tư, tùy thuộc vào phương pháp kế toán về việc áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( Thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
Trang 6- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
Ngoài ra kế toán còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng lũy kế tổng hợp nhập- xuất- tồn khi vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết, đơn giản, kịp thời
1.4 Các liên chứng từ
Liên chứng từ là các tờ trong cùng một số chứng từ Mỗi số chứng từ phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
Liên 1: Lưu (Thủ kho vào thẻ kho)
Liên 2: Giao khách hàng (Người nhận hàng)
Liên 3: Nội bộ (Kế toán giữ để làm căn cứ thu tiền và kẹp chứng từ đối chiếu)
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ
2 Theo nhật ký chung
Trang 7Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC để ghi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh vào sổ NKC Sau đó căn cứ vào các số liệu ghi trên sổ NKC để ghi vào sổ cái TK 152, 153 (TK 611) Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC thì đồng thời với việc ghi sổ NKC các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán NVL – CCDC
Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC, phiếu chi, phiếu thu được dùng làm căn
cứ ghi sổ và ghi vào sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký thu tiền, lấy số liệu để ghi vào sổ cái các TK 152, 153 (TK 611)
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên các sổ cái, TK 152, 153 (TK 611) để lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu ghi trên sổ cái TK 152, 153 (TK 611) và lập bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC) được dùng để lập báo cáo tài chính)
Về nguyên tắc: tổng số PS Nợ và tổng số PS Có trên bảng cân đối số PS phải bằng tổng số PS Nợ và tổng số PS Có trên sổ NKC