Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp.pdf

Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ

chế thị trường có sự quản lý của nhà nước thì hoạt động thương mại nói chung

có những chuyển biến rõ rệt và đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ Sự linh

hoạt của nền kinh tế thị trường làm cho sự phát triển của các doanh nghiệp

ngoài quốc doanh lớn mạnh rõ rệt, nó trở thành một phần hết sức quan trọng

trong nền kinh tế nước ta Trong hoàn cảnh mới các doanh nghiệp nói chung và

doanh nghiệp thương mại nói riêng đòi hỏi phải năng động, sáng tạo và kinh

doanh phải có lãi, nếu không doanh nghiệp không thể đứng vững trước sự cạnh

tranh gay gắt của thị trường

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là quá trình thực hiện

các nghiệp vụ mua bán, dự trữ, bảo quản hàng hoá Mỗi nghiệp vụ này đều ảnh

hưởng nhất định tới kết quả kinh doanh, song bán hàng là khâu quyết định trực

tiếp bởi mục đích kinh doanh là lợi nhuận Có thể nói lợi nhuận là mục tiêu

hàng đầu chi phối mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy tổ chức

tốt nghiệp vụ quản lý bán hàng để đảm bảo thu hồi vốn, đẩy nhanh vòng quay

vốn, bù đắp chi phí bỏ ra và xác định hợp lý, chính xác kết quả bán hàng, kết

quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề thường xuyên đặt ra cho một doanh

nghiệp thương mại

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan

trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh

nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh

nghiệp Vì vậy để đẩy mạnh hàng hoá bán ra, trong kế toán cần chú trọng tới

nghiệp vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng để đưa ra các phương

hướng nhằm nâng cao kết quả kinh doanh đối với mặt hàng có hiệu quả và thu

hẹp, loại bỏ mặt hàng kinh doanh kém hiệu quả để tăng doanh thu và tiết kiệm

chi phí

Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng cho nên trong quá

trình thực tập ở Trung tâm Tin học – Tự động hoá công nghiệp, em đã hoàn

thành được chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế

toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm Tin học - Tự

động hoá công nghiệp"

Nội dung đề tài gồm 3 phần:

Phần 1: Một số nét khái quát về Trung tâm tin học - Tự động hoá công

nghiệp

Phần 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở

Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp

Phần 3: Đánh giá và kết luận

PHẦN 1: MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC –

TỰ ĐỘNG HÓA CÔNG NGHIỆP

1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Tin học - Tự

động hoá công nghiệp

Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp (IACI) thành lập theo

Quyết định số 21/QĐTL ngày 05/04/1993 (thuộc Hội Tin học Việt Nam - Liên

hiệp các Hội KHKT Việt Nam) có Đăng ký hoạt động KHCN số 062 do Bộ

KHCN & MT cấp ngày 04/06/1993

Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp được thành lập theo đúng

qui định của pháp luật về các thủ tục như: vốn góp, có hội đồng thành viên

Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán độc lập, có tài

khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng

* Vốn điều lệ của Trung tâm: 1.100.000.000đ

* Thành viên sáng lập của Trung tâm gồm:

- TS Phạm Văn Khảo

- Hoàng Văn Minh

- Nguyễn Quốc Hùng

* Tên gọi & trụ sở:

- Tên gọi: Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp (viết tắt: IACI)

Tên tiếng Anh: Informatic Automatical Center for Industry

- Trụ sở: Số 99 - phố Lê Thanh Nghị - Hà Nội

* Về nhân sự của Trung tâm: khi thành lập Trung tâm chỉ có 12 nhân viên,

do sự phát triển và mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh cho nên số nhân sự

cũng tăng cho phù hợp Tính đến thời điểm năm 2003 đã có 44 nhân viên

Lương bình quân của Trung tâm năm 2003 là 1.200.000 (thấp nhất là

800.000 và cao nhất là 2.500.000)

2 Chức năng hoạt động của Trung tâm:

- Cung cấp vật tư, trang thiết bị và đảm bảo khoa học kỹ thuật cho các hệ

thống máy móc thiết bị, hệ thống tự động hoá công nghiệp và các dây chuyền

công nghệ xây dựng trong nước hoặc nhập ngoại;

- Khai thác kinh doanh tổng hợp các loại vật tư, thiết bị, máy móc, sản

phẩm kỹ thuật, công nghệ mới; triển khai các hoạt động đầu tư, hợp tác, liên kết

xuất nhập khẩu với các cơ sở sản xuất, kinh tế trong và ngoài nước

- Nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật & công nghệ trong các

lĩnh vực tin học - cơ khí hoá, tự động hoá vào các ngành công nghiệp, dịch vụ

và kinh tế quốc dân

- Đào tạo, huấn luyện kỹ thuật và công nghệ chuyên ngành, tư vấn, thiết kế

công nghệ và chuyển giao công nghệ, vật tư, thiết bị, máy móc, sản phẩm mới

- Triển khai sản xuất, chế thử các sản phẩm, thiết bị cơ khí, điện tử, tin học

phục vụ cho các nhu cầu về sửa chữa, phục hồi, thay thế, nâng cấp trang thiết

bị

Trung tâm đã thúc đẩy sản xuất kinh doanh bằng cách giảm giá, hỗ trợ

các dịch vụ kỹ thuật như lắp đặt, sửa chữa và dịch vụ sau bán (vận chuyển)

Ngoài ra, Trung tâm còn tổ chức quảng cáo thường xuyên trên Báo, phương

tiện thông tin đại chúng về sản phẩm của Trung tâm, xúc tiến bán, giới thiệu

sản phẩm ở các đợt khuyến mại, hội nghị khách hàng Đặc biệt, trong công tác

kinh doanh của mình, Trung tâm lấy dịch vụ sau bán hàng làm đòn bẩy bán

hàng, cung cấp nhanh chóng, kịp thời, miễn phí vận chuyển, lắp đặt, sửa chữa

Trong tương lai, xu hướng phát triển của Trung tâm là hướng vào kỹ

thuật cao, cung cấp những model mới, ứng dụng công nghệ kỹ thuật số và mở

rộng mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ kỹ thuật và hỗ trợ, tạo

điều kiện cho các đại lý hoạt động

3 Đặc điểm cơ cấu và tổ chức quản lý của Trung tâm:

Cơ cấu tổ chức quản lý của Trung tâm là cơ cấu trực tuyến - chức năng

Cơ cấu này đã thực hiện tốt chế độ thủ trưởng và chế độ trách nhiệm cá nhân,

đồng thời vẫn thu hút được các chuyên gia giỏi vào điều hành sản xuất kinh

doanh

Hội đồng thành viên bầu ra Giám đốc, Giám đốc là thủ trưởng cao nhất

của Trung tâm, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của

Trung tâm Giám đốc quản lý trực tiếp các phòng ban, đứng đầu các phòng là

trưởng phòng Các phòng có sự phối hợp chặt chẽ, giúp nhau hoàn thành tốt

nhiệm vụ được giao

Trung tâm gồm 5 phòng:

- Phòng Tổ chức hành chính; - Phòng Kế toán;

- Phòng Kinh doanh; - Phòng Kỹ thuật;

- Phòng nghiên cứu phát triển và dạy nghề

Bên cạnh đó Trung tâm còn có 1 xưởng sản xuất

Sơ đồ bộ máy quản lý của Trung tâm IACI

* Chức năng của bộ máy quản lý Trung tâm

- Giám đốc: chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động sản xuất

kinh doanh

+ Giám đốc có quyền ra chỉ thị, mệnh lệnh mà mọi người trong đơn vị phải

tuân theo, phải chấp hành nghiêm chỉnh

+ Giám đốc có quyền tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, đủ mạnh để thực

hiện tốt những nhiệm vụ đề ra

+ Giám đốc là người tạo ra việc làm, đảm bảo được thu nhập và không

ngừng nâng cao mức sống vật chất, tinh thần cho người lao động

+ Về mặt tài chính thì giám đốc là người quản lý, là người chủ tài khoản

của đơn vị, có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn của đơn vị

- Phòng tổ chức hành chính: theo dõi, quản lý nhân sự của Trung tâm,

lập ra các kế hoạch, triển khai các chính sách do Trung tâm đặt ra, có những

hoạt động đảm bảo cho quyền lợi của nhân viên như: các chế độ bảo hiểm, nghỉ

PHÒNG KINH DOANH

ốm, thai sản, tổ chức tham quan hàng năm

- Phòng kế toán: có nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ kế toán, ghi sổ kế

toán, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, đảm bảo cung cấp các số liệu kế toán

trung thực, nhanh chóng, chính xác theo các quy định của Nhà nước và của

Trung tâm

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng để Trung

tâm gia công, sản xuất Tiêu thụ sản phẩm hàng hoá mà Trung tâm khai thác

được như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax đồng thời thực hiện

các biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá như: quảng cáo, khuyến mại, giới

thiệu sản phẩm

- Phòng kỹ thuật: tổ chức tính toán, thiết kế, chỉ đạo sản xuất sản phẩm,

hướng dẫn sử dụng máy, các dịch vụ sửa chữa, lắp ráp máy cho khách hàng

- Phòng nghiên cứu phát triển và dạy nghề: nghiên cứu và phát triển thị

trường của Trung tâm; thu thập các tài liệu, thông tin khoa học kỹ thuật mới để

phục vụ cho công việc; triển khai thực hiện các hợp đồng đào tạo và dạy nghề

- Phân xưởng sản xuất: sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng Do

quy mô xưởng sản xuất của Trung tâm là nhỏ, không đủ điều kiện để chế tạo tất

cả các chi tiết, vì vậy có một số chi tiết phải thuê ngoài gia công

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ bộ máy kế toán Trung tâm:

Kế toán công nợ

Kế toán thanh toán

Hoạt động bộ máy kế toán của Trung tâm theo hình thức tập trung

Trình tự ghi chép kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên sổ

của Trung tâm là dựa và hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng có điều chỉnh để phù

hợp với cách hạch toán của Trung tâm Trung tâm thực hiện công tác kế toán

bằng máy vi tính Thêm vào đó còn có các loại sổ sau:

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ lương

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái tài khoản

- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, toàn bộ số chứng từ này được cập

nhật vào máy theo số chứng từ và ngày tháng, máy sẽ tự điều chỉnh sắp xếp số

liệu theo thứ tự của các hoá đơn chứng từ đó Khi ta cần số liệu tổng hợp của

các hoá đơn chứng từ phát sinh trong ngày, tháng thì máy sẽ cung cấp đầy đủ,

chính xác Bên cạnh đó kế toán lập chứng từ ghi sổ, từ đó căn cứ để lập sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập để so sánh với số liệu

trên máy để kiểm tra sai sót, nhầm lẫn

Sau khi các số liệu được cập nhật vào máy, máy sẽ tự động điều chỉnh số

liệu vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan Cuối kỳ máy tự tổng hợp số liệu

trên sổ kế toán chi tiết để đối chiếu với số liệu ghi trên sổ cái, từ đó kế toán có

cơ sở lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính

BẢNG TỔNG HỢP TỪ

Đặc điểm sản phẩm của Trung tâm là máy vi tính, máy in, photocopy, máy

fax và các loại máy văn phòng cùng với các vật tư, phụ kiện thay thế cho máy

(như đèn chụp, mực in, chân máy, giấy, gạt, lẫy tách giấy ) Đây là những

thiết bị điện tử mang tính phục vụ cao ở văn phòng của các doanh nghiệp

1.2 Các phương thức bán hàng

Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp có chức năng chính là lưu

thông hàng hoá, vì vậy, tiêu thụ hàng hoá là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi

nhuận cho Trung tâm Trung tâm rất coi trọng việc tiêu thụ hàng hoá đến tận

tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất Hiện nay,

phương thức tiêu thụ chủ yếu của Trung tâm là cung cấp các thiết bị văn phòng

cho khách hàng, bán lẻ các loại vật tư, phụ kiện thay thế và dịch vụ sửa chữa

bảo trì máy, việc này được thực hiện dựa trên những hợp đồng ký kết với khách

hàng do phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật của Trung tâm thực hiện

Với đặc điểm kinh doanh như vậy, cho nên phòng kế toán của Trung tâm

đã tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá theo hướng:

- Nếu là các hợp đồng bán thiết bị (máy vi tính, máy in, photocopy, fax )

với khách hàng có giá trị lớn hoặc các đơn đặt hàng thì căn cứ vào hợp đồng

kinh tế đã ký kết giữa hai bên, kế toán viết phiếu xuất kho và hoá đơn tài chính

chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh (hoặc khách hàng), đồng thời chuyển

cho kế toán công nợ để vào sổ theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn tài chính,

phiếu xuất và tên khách hàng

- Nếu là hợp đồng bán vật tư, phụ kiện thay thế thì căn cứ vào phiếu đề

nghị của kỹ thuật viên, kế toán viết phiếu xuất kho và hoá đơn tài chính giao

cho kỹ thuật viên đồng thời vào sổ theo dõi công nợ chi tiết từng hoá đơn tài

chính

Các số liệu trong phiếu xuất, hoá đơn tài chính được cập nhật vào máy,

vào sổ theo dõi để hàng ngày kế toán có thể theo dõi được tình hình doanh thu

bán hàng, công nợ phải thu đổi cho từng khách hàng, theo dõi được tình hình

xuất - nhập - tồn trong kho hàng hoá Đồng thời, phòng kế toán của Trung tâm

cuối tháng tiến hành thu thập tài liệu để xác định thuế GTGT phải nộp hoặc

được khấu trừ của Trung tâm và tiến hành nộp thuế

1.3 Các phương thức thanh toán tiền hàng:

Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán Bên bán có

thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau, tuỳ vào sự tín nhiệm,

thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp Hiện

nay, Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp thường áp dụng các phương

thức thanh toán sau:

+ Thanh toán trực tiếp (thanh toán bằng tiền mặt):

Là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giữa người mua và người bán Khi

nhận được hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ thì bên mua xuất tiền trực tiếp để

trả cho Trung tâm

+ Thanh toán không trực tiếp (thanh toán không dùng tiền mặt):

Là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách: khách hàng sẽ chuyển

tiền vào tài khoản Trung tâm, thanh toán bằng séc hoặc bù trù giữa các đơn vị

thông qua ngân hàng

1.4 Phương pháp tính giá vốn hàng bán:

Là doanh nghiệp thương mại kinh doanh nhiều mặt hàng cho nên Trung

tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp luôn chú trọng tới việc dự trữ đầy đủ

các loại hàng hoá trong kho nhằm đảm bảo luôn cung cấp hàng hoá tới mọi

khách hàng một cách nhanh chóng nhất Vì vậy, lượng hàng hoá nhập trong kỳ

cũng như tồn kho ở kỳ trước tương đối lớn, để xác định đúng giá vốn hàng hoá

bán ra, Trung tâm áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn để tính giá vốn

cho lượng hàng hoá trong kho Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính

được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công

thức:

Đơn giá

bình quân

=

Trị giá thực tế hàng đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng nhập trong kỳ

Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Muốn xác định trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ, kế toán áp dụng

theo công thức:

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Σn i=1 (số lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ

(mặt hàng) x giá mua bình quân (mặt hàng) )

Việc áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán theo giá mua bình quân

của Trung tâm rất phù hợp với kế toán trên máy Giá mua của mỗi loại hàng sau

mỗi lần nhập được máy tính tự động tính toán, điều chỉnh để cho ra một giá vốn

bình quân, giúp cho kế toán khỏi phải kiểm tra, tính toán Tuy vậy, phương

pháp này cũng chưa thực sự ưu việt bởi vì nó che dấu sự biến động giá cả của

từng loại hàng hoá ở mỗi lần nhập

2 Kế toán chi tiết bán hàng ở Trung tâm

Từ ngày 1/1/1999 thuế GTGT được áp dụng lần đầu tiên tại nước ta

Theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, kể từ 1/1/1999 Trung tâm đã áp dụng hệ

thống sổ sách mới vào công tác hạch toán tại đơn vị mình và áp dụng phương

pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo

phương pháp kê khai thường xuyên Vì vậy, cơ sở ghi chép ban đầu gồm các

chứng từ sau:

2.1 Hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và thủ tục bán hàng tại Trung tâm

* Hệ thống chứng từ kế toán của Trung tâm:

- Phiếu đề nghị xuất hàng (biểu số 1 - trang 51): do phòng kinh doanh lập

dựa trên đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế của khách, để đề nghị lập hoá đơn

và và phiếu xuất hàng

- Hoá đơn tài chính (hoá đơn GTGT mẫu số GTKT-3LL) (biểu số 2 -

trang 52): Hoá đơn tài chính được viết cùng phiếu xuất kho do kế toán viên lập,

hoá đơn tài chính cũng được sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và

được lập thành 3 liên:

Liên 1: Được lưu tại cuống hoá đơn

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Dùng để thanh toán (kẹp vào phiếu thu)

Hoá đơn tài chính có giá trị khi thanh toán với khách hàng Trên hoá đơn

ghi rõ số lượng hàng bán, giá bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán

- Phiếu xuất kho (biểu số 3 - trang 53): là lệnh xuất hàng hoá do kế toán

lập, phiếu xuất kho được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính ban

hành Khi nhận được hợp đồng cung cấp thiết bị hay phiếu đề nghị yêu cầu

cung ứng vật tư, phụ kiện thay thế thì kế toán viên lập phiếu xuất kho giao cho

kỹ thuật viên (phòng kinh doanh) Khi phiếu xuất kho được mang đến kho hàng

thì kế toán kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất hàng hoá giao cho người

nhận

- Phiếu thu (biểu số 4 - trang 54):

Phiếu thu được lập khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng, nhân viên

phòng kinh doanh nộp tiền bán thiết bị, kỹ thuật viên nộp tiền sau khi cung cấp

hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng thanh toán luôn bằng

tiền mặt

- Thẻ kho (biểu số 5 - trang 54): được mở riêng cho từng loại vật tư, hàng

hoá, mỗi thẻ kho theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật tư, hàng

hoá Thẻ kho là căn cứ để xác định lượng hàng nhập - xuất - tồn để lập bảng

tổng hợp cuối tháng

- Hợp đồng kinh tế (hợp đồng cung cấp thiết bị có giá trị lớn): Hợp đồng

kinh tế được hai bên ký kết nhằm xác định việc mua bán giữa hai bên Nội dung

hợp đồng nêu rõ tên hàng hoá và số lượng được mua bán Hai bên thoả thuận

giá cả, phương thức thanh toán, đồng thời quy định trách nhiệm của mỗi bên;

hợp đồng có giá trị khi có chữ ký và con dấu xác nhận của người làm đại diện

cho mỗi bên

Biên bản bàn giao và nghiệm thu được lập sau khi Trung tâm bàn giao

thiết bị cho bên mua, biên bản xác nhận Trung tâm đã giao đúng loại hàng hoá

ký trong hợp đồng, biên bản bàn giao phải được xác nhận bởi kỹ thuật viên,

người giao hàng và người nhận hàng

- Phiếu đề nghị (biểu số 6 - trang 55): Đây là phiếu do phòng kỹ thuật lập

khi khách hàng có nhu cầu mua vật tư, phụ kiện thay thế (mực, giấy, đèn ) Kỹ

thuật viên sau khi lập phiếu đề nghị sẽ mang sang phòng kế toán, kế toán viết

phiếu xuất kho và hoá đơn tài chính để kỹ thuật viên mang vật tư, phụ kiện

cùng hoá đơn tài chính đến cung cấp, lắp đặt, sửa chữa tận nơi cho khách hàng

- Bảng kê nộp tiền (biểu số 7 - trang 56): Khi kỹ thuật viên hoặc nhân viên

phòng kinh doanh nộp tiền cho thủ quỹ, kế toán thanh toán hoặc thủ quỹ viết

phiếu thu tiền đồng thời người nộp tiền ký nhận vào bảng kê nộp tiền

- Bảng kê nộp séc: khi khách hàng thanh toán bằng séc chuyển khoản, căn

cứ vào tờ séc thủ quỹ sẽ kê khai vào bảng kê nộp séc và mang séc + bảng kê

nộp séc đến ngân hàng nơi Trung tâm mở tài khoản để nộp, sau khi ngân hàng

nhận được tờ séc và bảng kê nộp séc thì sẽ làm các thủ tục chuyển tiền về tài

khoản của Trung tâm đồng thời sẽ gửi giấy báo cho phòng kế toán

- Phiếu đặt hàng:

Phiếu đặt hàng có thể thay hợp đồng kinh tế khi khách hàng mua hàng có

giá trị không lớn, không mang tính ràng buộc cao Phiếu đặt hàng có thể từ

phòng kỹ thuật hay phòng kinh doanh chuyển sang để phòng kế toán viết phiếu

xuất kho hoặc hoá đơn tài chính

* Sổ kế toán của Trung tâm:

Trong hoạt động tiêu thụ hàng hoá, hệ thống sổ chi tiết được sử dụng

trong Trung tâm là các sổ:

- Sổ chi tiết bán hàng

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua

- Sổ chi tiết vật tư hàng hoá

* Tài khoản sử dụng của Trung tâm:

TK156: Hàng hoá

TK1561: Giá mua của hàng hoá

TK1562: Chi phí thu mua hàng hoá

TK 131: Phải thu của khách hàng

TK1311: Phải thu của KH tháng trước

TK1312: Phải thu của KH tháng này

TK13121: Phải thu của KH tháng này của phòng KD

TK13122: Phải thu của KH tháng này của phòng KT

TK5111: Doanh thu bán hàng hoá

TK111: Tiền mặt

TK112: Tiền gửi ngân hàng

Và một số TK khác liên quan đến hoạt động bán hàng

* Các phương thức bán hàng và thủ tục bán hàng :

- Tại phòng KD: thường thực hiện các nghiệp vụ bán hàng theo các hợp

đồng cung cấp thiết bị (máy vi tính, máy in, photocopy, fax ) với các bạn hàng

có giá trị lớn hoặc các đơn đặt hàng, ở khâu bán hàng này thường sử dụng

phương thức bán trực tiếp qua kho theo hình thức chuyển hàng, do đặc thù sản

phẩm Trung tâm thường phải qua lắp đặt chạy thử

Thủ tục chứng từ của nghiệp vụ bán hàng của phòng KD:

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, cán bộ phòng KD sẽ dựa vào hợp

đồng kinh tế đã ký kết hay đơn đặt hàng giữa bạn hàng và Trung tâm để lập

giấy đề nghị xuất hàng Đơn đặt hàng và giấy đề nghị xuất hàng phải có ký

duyệt của trưởng phòng KD Sau đó nhân viên phòng KD sẽ cầm giấy đề nghị

xuất hàng sang phòng kế toán để kế toán dựa vào phiếu đề nghị xuất hàng này

để lập hoá đơn bán hàng (HĐGTGT) và phiếu xuất kho Phiếu xuất kho này

gồm 2 liên và phải ghi rõ ngày tháng xuất hàng, họ tên người nhận hàng, lý do

xuất và xuất tại kho nào cùng tên nhãn hàng hoá, mã số hàng, số lượng hàng,

đơn giá, thành tiền Còn HĐGTGT cũng phải ghi rõ các chỉ tiêu về ngày tháng,

số lượng, chủng loại hàng hoá, đơn giá, thuế GTGT, tổng giá thanh toán, hình

thức thanh toán và đầy đủ các chữ ký cần thiết HĐGTGT này được lập làm 3

liên (liên 1: lưu; liên 2: giao cho KH; liên 3: dùng để thanh toán Sau khi lập

xong, kế toán sẽ giao cho nhân viên phòng KD hoá đơn liên 2 và phiếu xuất

kho đến kho để nhận hàng tại kho Tại đây thủ kho sẽ xem xét kỹ lưỡng các

điều kiện cần thiết để xuất hàng Thủ kho sẽ giữ lại 1 phiếu xuất kho để làm căn

cứ ghi vào sổ nhập quĩ xuất kho, phiếu xuất này phải ghi rõ số thực xuất và bao

gồm cả chữ ký cả nhân viên phòng KD, và thủ kho khi xuất hàng được coi là

tiêu thụ Kế toán doanh thu sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT để tiến hành phản ánh

doanh thu về hàng đã bán, đồng thời kế toán hàng hoá sẽ căn cứ vào phiếu xuất

để tiến hành theo dõi hàng xuất bên cạnh đó kế toán công nợ sẽ theo dõi tình

hình công nợ theo từng khách hàng Nhân viên KD nhận hàng ở kho sẽ bằng

phương tiện của Trung tâm đem hàng và hoá đơn GTGT liên 2 giao cho KH, tại

đây nhân viên KD cùng với khách hàng sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận, cả

hoá đơn tài chính liên 2 và biên bản giao nhận sẽ được kiểm tra chủng loại, qui

cách, số lượng và các hoá đơn này gồm các chữ ký của khách hàng và nhân

viên giao hàng, biên bản bàn giao sẽ được photo 1 bản để nhân viên KD đem về

lưu tại phòng kế toán để chứng minh hàng đã được bàn giao đúng, đầy đủ

Nhân viên KD có trách nhiệm thu tiền hàng (nếu khách hàng thanh toán trực

tiếp) Khi nhân viên thu được tiền hàng sẽ mang về cùng với 1 phiếu chi của

khách hàng về phòng kế toán, tại đây nhân viên phòng KD nộp tiền hàng và ký

nộp vào phiếu thu do kế toán thanh toán lập, và kế toán thanh toán sẽ kẹp

chứng từ thu tiền vào liên 3 Trong trường hợp này nếu người mua trả bằng

chuyển khoản thì sau khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng thì sẽ vào sổ

tiền gửi ngân hàng

Còn trong trường hợp khách nợ lại thì kế toán công nợ phải theo dõi chi

tiết công nợ của phòng KD theo từng khách hàng dựa theo phiếu xuất và báo

cáo doanh thu mà liên quan đến công nợ để có biện pháp thu hồi nợ theo đúng

thời hạn

- Tại phòng kỹ thuật: thì thường phát sinh các nghiệp vụ bán hàng như:

đèn chụp, chân máy, mực, giấy cùng với việc xuất vật tư và phụ kiện thay thế

cho hoạt động bảo trì, bảo hành, sửa chữa cho khách Khi phát sinh các nghiệp

vụ này, tại phòng kỹ thuật sẽ lập phiếu đề nghị và nhân viên kỹ thuật sẽ mang

phiếu đề nghị sang phòng kế toán Tại đây kế toán sẽ dựa vào phiếu đề nghị này

để lập hoá đơn bán hàng (HĐGTGT) và phiếu xuất kho Kỹ thuật viên sẽ cầm

phiếu xuất kho đến kho làm các thủ tục cần thiết để lấy hàng rồi đem đi cung

cấp, lắp đặt, sửa chữa cho khách cùng với hóa đơn tài chính liên 2 và khách

hàng phải ký vào phiếu đề nghị để chứng minh là hàng hóa đã được bàn giao,

lắp đặt đủ đồng thời thực hiện thu tiền bán hàng Sau đó kỹ thuật viên sẽ nộp

tiền bán hàng cho kế toán thanh toán, đồng thời kế toán thanh toán sẽ ký nhận

số tiền đã thu vào tờ phiếu đề nghị của kỹ thuật viên, đồng thời thủ quĩ tiến

hành kẹp liên 3 vào chứng từ thu tiền Mặt khác tại kho thì thủ kho sẽ dựa vào

phiếu xuất để vào sổ xuất kho

Nếu trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền ngay thì kế toán công nợ

theo dõi và có biện pháp để nhân viên kỹ thuật đi thu tiền đúng hạn

2.2 Trình tự hạch toán

2.2.1 Trường hợp bán hàng theo hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

Sau khi nhận được hợp đồng kinh tế bán các loại máy vi tính, máy in,

photocopy, fax, từ phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán viết phiếu xuất

kho và lập hoá đơn tài chính, sau khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn tài chính

và biên bản nghiệm thu, kế toán ghi vào bên Nợ sổ chi tiết thanh toán với người

mua (TK 131), sổ chi tiết bán hàng (TK 511), sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp

(TK 3331), sổ chi tiết giá vốn hàng bán (TK 632), sổ chi tiết hàng hoá (TK

1561), định khoản như sau:

BT1: Phản ánh doanh thu:

Nợ TK131 (13121): Phải thu của khách hàng

Có TK511 (51111): Doanh thu chưa thuế

Có TK3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra

BT2: Kết chuyển giá vốn

Nợ TK632 Giá vốn hàng xuất

Có TK1561 : Trị giá thực tế hàng xuất kho

Sau khi giao hàng cho khách, kế toán hạch toán phải thu của khách hàng

vào ngay TK131, cho dù là khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc

khách hàng chấp nhận nợ hay thanh toán bằng séc sau một thời gian ngắn mà

hai bên đã thoả thuận Khi nhận được tiền hoặc séc, kế toán ghi vào sổ chi tiết

tiền mặt (TK 111) nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi

ngân hàng (TK112) nếu khách hàng thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản và

ghi vào bên Có sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131) giảm nợ phải

thu:

BT3:

Nợ TK111 (1111): Nếu thanh toán bằng tiền mặt

Nợ TK112 (1121): Nếu thanh toán bằng séc

Có 131(13121): Phải thu khách hàng

Khi phát sinh hàng bị trả lại, căn cứ vào giấy tờ liên quan, Trung tâm trả

lại tiền cho bên mua hoặc khấu trừ số tiền bên mua phải trả, kế toán ghi giảm

doanh thu bán hàng, giảm thuế GTGT phải nộp, giảm nợ phải thu trên sổ chi

tiết các TK 532, TK 3331, TK 131:

Nợ TK532: Hàng bị trả lại

Nợ TK3331: Thuế GTGT

Có TK131(2): Phải thu của khách hàng

Và ghi vào sổ chi tiết TK 156 nếu nhập kho số hàng bị trả lại và ghi giảm

giá vốn hàng bán vào bên Có sổ chi tiết TK 632:

Theo hoá đơn tài chính số 71970 và phiếu xuất kho số 255 ngày

8/11/2003 xuất kho bán máy tính Ruby PIV

Công ty TNHH Sao Mai thanh toán bằng tiền mặt vào ngày 12/11/2003

Kế toán hạch toán như sau:

BT1: Kế toán vào sổ chi tiết TK 131 - phải thu của khách hàng, phản

ánh doanh thu bán hàng trên sổ chi tiết TK 511, phản ánh thuế GTGT phải nộp

trên sổ chi tiết TK 3331, cụ thể như sau:

Nợ TK 131(13121): 17.325.000,

Có TK511(51111): 16.500.000,

Có TK3331(33311): 825.000,

BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán trên sổ chi tiết TK 632, và ghi giảm

hàng tồn kho trên sổ chi tiết TK 1561:

Nợ TK 632 15.084.700,

Có TK 1561 15.084.700,

BT3: Khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào phiếu thu, kế toán vào sổ

chi tiết tiền mặt TK 111 và ghi giảm nợ phải thu trên sổ chi tiết TK 131:

Nợ TK 111(1111) 17.325.000,

Có TK131(13121) 17.325.000,

2.2.2 Bán vật tư, phụ kiện thay thế theo phiếu đề nghị của kỹ thuật

viên:

Căn cứ vào phiếu đề nghị của nhân viên phòng kỹ thuật, kế toán viết phiếu

xuất kho và lập hoá đơn tài chính, kế toán ghi vào bên Nợ sổ chi tiết thanh toán

với người mua (TK 131), sổ chi tiết bán hàng (TK 511), sổ chi tiết thuế GTGT

phải nộp (TK 3331), sổ chi tiết giá vốn hàng bán (TK 632), sổ chi tiết hàng hoá

(TK 1561), định khoản như sau:

BT1: Phản ánh doanh thu

Nợ TK131(13122): Phải thu của khách hàng

Có TK511(51112): Doanh thu chưa thuế

Có TK3331(33311): Thuế GTGT đầu ra

BT2: Kết chuyển giá vốn:

Nợ TK632 Trị giá thực tế hàng xuất kho

Có TK156(1561)

BT3: Sau khi kỹ thuật viên mang hoá đơn tài chính đến thanh toán với

khách hàng và nhận tiền, kỹ thuật viên mang tiền về nộp cho thủ quỹ căn cứ

vào phiếu thu, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 111 - tiền mặt và ghi giảm nợ phải

thu trên sổ chi tiết TK 131:

Nợ TK111(1111): Tiền mặt

Có TK131(13122): Phải thu của khách hàng

VD: Theo hoá đơn tài chính số 71978 và phiếu xuất kho số 267 ngày

Giá vốn: 1.115.000đ

Công ty TNHH Việt Hà thanh toán tiền ngay vào ngày 10/11/2003

Kế toán hạch toán như sau:

BT1: Phản ánh vào sổ chi tiết TK 511 - doanh thu bán hàng, sổ chi tiết

TK 131 - phải thu của khách hàng và sổ chi tiết TK 3331 - thuế GTGT phải

nộp:

Nợ TK131(13122): 1.595.000đ

Có TK511(51112): 1.425.000đ

Có TK3331(33311): 145.000đ

BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán trên sổ chi tiết TK 632, và ghi giảm

hàng tồn kho trên sổ chi tiết TK 1561:

Nợ TK632 1.115.000đ

Có TK156 (1561) 1.115.000đ

BT3: Khi kỹ thuật viên mang tiền về nộp, căn cứ vào phiếu thu, kế toán vào

sổ chi tiết tiền mặt TK 111 và ghi giảm nợ phải thu trên sổ chi tiết TK 131:

Nợ TK111(1111) 1.595.000đ

Có TK131(13122) 1.595.000đ

2.2.3 Tại Trung tâm

Sau khi bán máy cho khách hàng, trong quá trình sử dụng, nếu máy của

khách hàng có những trục trặc về kỹ thuật thì Trung tâm sẽ cung cấp dịch vụ

sửa chữa tức là nhân viên kỹ thuật sẽ đến tận nơi phục vụ khách hàng với dịch

vụ sửa chữa Nghiệp vụ này cũng mang lại cho Trung tâm một khoản doanh thu

đáng kể và còn gọi là “bán dịch vụ sửa chữa”

Khi có phiếu yêu cầu khách hàng bảo trì sửa chữa, căn cứ vào phiếu đề

nghị của kỹ thuật viên, kế toán ghi vào bên Nợ sổ chi tiết thanh toán với người

mua (TK 131), sổ chi tiết bán hàng (TK 511), sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp

(TK 3331), định khoản như sau:

Nợ TK131(13122): Phải thu của khách hàng

Có TK511(5113): Doanh thu cung cấp dịch vụ

Có TK3331(33311): Thuế GTGT đầu ra

Kỹ thuật viên sau khi thanh toán với khách hàng, căn cứ vào phiếu thu,

kế toán vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111 và ghi giảm nợ phải thu trên sổ chi tiết

Căn cứ vào hoá đơn tài chính, kế toán ghi vào bên Nợ sổ chi tiết thanh

toán với người mua (TK 131), sổ chi tiết bán hàng (TK 511), sổ chi tiết thuế

GTGT phải nộp (TK 3331):

Nợ TK131(13122): 863.500đ

Có TK511(5113): 785.000đ

Có TK3331(33311): 78.500đ

Căn cứ vào phiếu thu 25/11, kế toán vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111 và

ghi giảm nợ phải thu trên sổ chi tiết TK 131:

Nợ TK111(1111) 863.500

Có TK131(13122) 863.500

Khi phát sinh nghiệp vụ bán dịch vụ sửa chữa thì nhân viên kỹ thuật tiến

hành sửa chữa, bảo trì cho khách hàng, lập phiếu đề nghị đem sang phòng kế

toán viết hoá đơn GTGT và thu nhận tiền của khách hàng

Mầu phiếu đề nghị xuất hàng hoá, vật tư:

Biểu số 1

Đơn vị: Trung tâm TH-TĐHCN Số phiếu: 153

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG HOÁ, VẬT TƯ

Ngày 8/11/2003

Khách hàng: Công ty TNHH Sao Mai

Địa chỉ: 267 Minh Khai – Hà Nội

Điện thoại: 6534688

Người đại diện: Anh Nguyễn văn Hà

Lý do đề nghị xuất: Xuất bán cho khách hàng

Lệnh Trung tâm,phòng ban

Địa điểm kho: C14B Bách Khoa 99 Lê Thanh Nghị

Danh mục hàng

×

×

STT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Số

liệu

để ghi vào chỉ tiêu này

là

số

dư Đơn giá Thành tiền Ghi chú

1 Máy tính Ruby PIV bộ 02 8.250.000 16.500.000

Duyệt xuất KT viên thực hiện Người đề nghị

(ký tên) (ký tên) (ký tên)

Kế toán viên dựa vào phiếu đề nghị xuất hàng, hợp đồng hay đơn đặt

hàng để lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho

Biểu số 2

HOÁ ĐƠN GTGT MS: 01/GTKT-3LL

Liên 1 (lưu) AR/2003 Ngày 8/11/2003 No: 71970 Đơn vị bán hàng: Trung tâm Tin học – Tự động hoá công nghiệp

Địa chỉ: 99 Lê Thanh Nghị, Hà Nội

Số TK:

Điện thoại: 6280790 MS: 0100731740

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà

Đơn vị: Công ty TNHH Sao Mai

Địa chỉ: 267 Minh Khai, Hà Nội

Tổng cộng tiền thanh toán: 17.325.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu ba trăm hai mươi lăm nghìn đồng /

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Dùng để thanh toán

Nợ

Có

Họ tên người nhận hàng: Anh Hà Thái Hưng

Địa chỉ: NV phòng kinh doanh

Phụ trách cung tiêu

Người nhận hàng

Thủ kho

(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)

Đồng thời phải tiến hành lập phiếu thu và vào bảng kê thu tiền khi nhân viên

nộp tiền hàng:

Biểu số 4

PHIẾU THU Quyển số: 24

Ngày12/11/2003 Số: 28

Người nộp tiền: Anh Hà Thái Hưng

Địa chỉ: Nhân viên phòng kinh doanh

Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng theo hoá đơn TC 71970

Đơn vị: Trung tâm TH-TĐHCN

Tên kho: C14B-Bách Khoa

MS: 06-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

THẺ KHO Số thẻ: 06

Ngày lập thẻ: 01/11/2003

Tên hàng hoá, vật tư: Máy tính Ruby PIV Đơn vị tính: chiếc

Ngày Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú

3

255 Xuất ngày 08/11 02 03 HĐTC7197

0

Tổng phát sinh 18 17

Bên cạnh đó kế toán kho hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất, nhập kho để ghi

vào sổ (thẻ) hạch toán chi tiết, sổ (thẻ) này phản ánh cả số lượng và giá trị

Cuối tháng tổng cộng số xuất, nhập và tính số tồn cho mỗi vật tư, hàng hoá trên

sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Sau đó mang số liệu trên mỗi sổ (thẻ) này đối chiếu

với thẻ kho của thủ kho

Còn ở kho thì thủ kho chỉ theo dõi thẻ kho theo số lượng hàng N-X-T dựa

trên phiếu xuất, phiếu nhập Cuối tháng tính tổng số nhập, xuất, tồn cho mỗi vật

tư, hàng hóa Sau đó mang số liệu của mỗi thẻ kho này đối chiếu với sổ (thẻ)

hạch toán chi tiết của kế toán

Nghiệp vụ phát sinh ở phòng kỹ thuật thì kỹ thuật viên cũng phải lập phiếu

đề nghị và mang sang phòng kế toán để làm các thủ tục, rồi mang hàng đi cung

cấp bàn giao hay lắp đặt cho khách (những bước này đã được trình bày ở trên)