Hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ

Đặt tên hộp thư: Hộp thư của người dùng còn gọi là tài khoản, ID, user, địa chỉ thư điện tử của hệ thống thư điện tử cơ quan nhà nước tỉnh Cao Bằng được đặt tên theo quy ước có dạng: tên

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG

–––––––––––––––––––––––––

TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

TỈNH CAO BẰNG

http://mail.caobang.gov.vn

Tháng 7 năm 2011

Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông

Cao Bằng - CBITC biên soạn

PHẦN I - MỞ ĐẦU 1

1 Giới thiệu 1

2 Các thông số cơ bản của hệ thống: 1

3 Một số qui định về khai thác, sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng 1

3.1 Đặt tên hộp thư: 1

3.2 Cấp phát và thay đổi hộp thư 2

3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: 2

PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN INTERNET – WEBMAIL CLIENT .3

1 Mở và đóng hộp thư: 3

1.1 Mở hộp thư: 3

1.2 Đóng hộp thư ( Đăng xuất ): 6

2 Giao diện chính và tương tác với người dùng: 6

2.1 Giao diện chính 6

2.2 Một số tính năng tương tác với người dùng 8

3 Thao tác với thư: 9

3.1 Soạn và gửi thư 9

3.2 Nhận thư và đọc thư 14

3.3 Hồi âm và chuyển tiếp thư 16

3.4 Tùy biến giao diện mục “Thư đến” 17

3.5 Các tính năng dùng cho xử lý thư 19

4 Các chức năng khác của hệ thống thư: 23

4.1 Quản lý thư mục lưu trữ 23

4.2 Quản lý Sổ địa chỉ (Address Book) 24

4.3 Chức năng Lịch làm việc (Calendar) 26

4.4 Chức năng Tác vụ (Task) 29

4.6 Chức năng Cặp tài liệu (BriefCase) 30

4.7 Chức năng nhắn tin tức thời (Instant messaging - chat) 32

5 Một số thiết lập cơ bản 33

5.1 Tùy chỉnh giao diện người dùng: 34

5.2 Tùy chọn ngôn ngữ hiển thị: 35

5.3 Thay đổi mật khẩu đăng nhập: 36

5.4 Thiết lập bộ lọc thư 37

5.5 Thiết lập tự động chuyển tiếp thư với tài khoản khác 38

5.6 Tạo lập và sử dụng chữ ký 42

5.7 Nhập/Xuất (Import/Export) dữ liệu tài khoản hộp thư - sao lưu dự phòng 43

PHẦN III - DUYỆT THƯ BẰNG ỨNG DỤNG OUTLOOK EXPRESS 47

1 Khởi động và thiết lập ban đầu: 47

2 Sử dụng Outlook Express cơ bản: 53

2.1 Soạn và gửi thư: 53

2.2 Trả lời thư: 54

2.3 Chuyển tiếp thư: 54

2.4 Xóa thư: 54

PHẦN IV – MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 55

1 Đảm bảo an toàn khi sử dụng thư điện tử 55

2 Một số lưu ý khi giao tiếp bằng thư điện tử 57

Tài liệu này hướng dẫn sử dụng những tính năng cơ bản của webmail client, làứng dụng trên nền web để duyệt thư điện tử tại máy tính của người dùng Phần cuối tàiliệu hướng dẫn cách thiết lập và sử dụng trên phần mềm Oulook Express.

2 Các thông số cơ bản của hệ thống:

Địa chỉ trên Internet: mail.caobang.gov.vnIncoming mail server: mail.caobang.gov.vnServer Port number incoming mail (POP3): 995

SSL ONOutgoing mail server: mail.caobang.gov.vnPort number outgoing mail (SMTP): 465

SSL ONTrình duyệt hỗ trợ: Microsoft Internet Explorer,

Mozilla Firefox,Macintosh Safari

Và một số trình duyệt thông dụng khác

3 Một số qui định về khai thác, sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng.

3.1 Đặt tên hộp thư:

Hộp thư của người dùng (còn gọi là tài khoản, ID, user, địa chỉ thư điện tử) của

hệ thống thư điện tử cơ quan nhà nước tỉnh Cao Bằng được đặt tên theo quy ước có

dạng: tênhộpthư@caobang.gov.vn , trong đó phần @caobang.gov.vn là không thay đổi

đối với mọi tài khoản Có 2 loại hộp thư người dùng: loại dành cho đơn vị và loại dànhcho cá nhân:

1 Hộp thư dành cho các cơ quan, tổ chức, phòng, ban, bộ phận,… được gọi là

hộp thư đơn vị có dạng: tênđơnvị@caobang.gov.vn

Tên đơn vị sẽ viết tắt, nếu tên đơn vị viết tắt gây khó hiểu thì sẽ viết tắt một phầnhoặc viết đầy đủ

Ví dụ: Sở Kế hoạch và Đầu tư: sokhdt@caobang.gov.vn

Hội Chữ thập đỏ: hoichuthapdo@caobang.gov.vn

2 Hộp thư dành cho cá nhân: cán bộ công chức viên chức, viên chức chuyênmôn thuộc các cơ quan trực thuộc tỉnh sẽ có địa chỉ hộp thư có dạng:

tênhọđệm@caobang.gov.vn, trong đó:

- Tên: là tên của cán bộ công chức, viết không dấu, không chứa các ký tự mà trên

bàn phím máy tính không có, như đ, ư, ơ, ô, ê (đ viết thành d, ư viết thành u,…)

- Họđệm: là họ và tên đệm của cán bộ công chức, phần này được viết tắt.

Ví dụ: hộp thư của Nông Văn Đạt sẽ được đặt là datnv@caobang.gov.vn

Nếu cán bộ, công chức trùng tên sẽ có chỉ dẫn thêm hai chữ số thứ tự đăng kýhoặc tên đơn vị công tác kèm dấu chấm

Ví dụ: datnv2@caobang.gov.vn hoặc datnv.soyte@caobang.gov.vn

3.2 Cấp phát và thay đổi hộp thư.

Hiện tại, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông được UBND tỉnh giaonhiệm vụ quản trị, vận hành hệ thống thư điện tử của tỉnh Các sở, ngành, các tổ chứcchính trị, xã hội, UBND các huyện, thị cùng các đơn vị trực thuộc, các xã, lập danh sáchgửi về Trung tâm để tạo lập, thay đổi, hủy bỏ địa chỉ thư

Chi tiết về các quy định xem Quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ

quan nhà nước tỉnh Cao Bằng, ban hành kèm theo quyết định số 75/QĐ -UBND ngày

14 tháng 01 năm 2011 của Chủ tịch UBND tỉnh Cao Bằng

3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ:

- Hỗ trợ qua thư điện tử: hotromail@caobang.gov.vn; cnttcb@vnn.vn

- Địa chỉ đơn vị quản trị hệ thống, hỗ trợ người dùng: Trung tâm Công nghệ thôngtin và Truyền thông Cao Bằng, số 113 Phố Cũ, Thị xã Cao Bằng

- Hỗ trợ qua điện thoại: (026)3955899

Sử dụng trình duyệt web sẽ thuận tiện hơn vì dù đi bất cứ đâu, chỉ cần có máy vitính nối mạng Internet là có thể sử dụng được.

Sau đây là các bước truy nhập hộp thư bằng trình duyệt web:

- Bước 1: Mở trình duyệt web (trong hướng dẫn này là Internet Explorer, các trình

duyệt khác thì thực hiện tương tự):

Bằng một trong các cách:

+ Cách 1: Vào menu Start  Programs  Internet Explorer

+ Cách 2: Click kép (bấm kép chuột) vào biểu tượng Internet Explorer tại màn hìnhDesktop:

- Bước 2: Tại ô địa chỉ của trình duyệt (Address), gõ vào địa chỉ của hệ thống thư trên

mạng Internet:

http://mail.caobang.gov.vn

sau đó nhấn phím Enter hoặc bấm nút:

Xuất hiện giao diện đăng nhập của hệ thống:

Có thể đăng nhập vào hệ thống thư qua Cổng thông tin điện tử tỉnh Cao Bằng tại địa chỉ http://caobang.gov.vn Từ đây, bấm vào “Thư địện tử” ở góc phải trên của trang chủ:

- Bước 3: Lần lượt nhập tên tài khoản và mật khầu của bạn vào vùng đăng nhập.

Click đôi vào biểu tượng Internet Explorer trên màn hình Desktop

Lưu ý:

- Đăng nhập tài khoản chỉ cần nhập phần tên, không cần nhập phần

@caobang.gov.vn (ví dụ: địa chỉ đầy đủ của hộp thư là ninhvn@caobang.gov.vn

- Một số tên tài khoản và mật khẩu có thể hiện ra không đúng khi đang bật chế

độ nhập tiếng Việt cho bàn phím.

- Hãy đảm bảo tắt chế độ Caps Lock của bàn phím Mật khẩu có phân biệt chữ

hoa, chữ thường.

Nếu nhập đúng, hệ thống sẽ tải hộp thư của bạn về máy và bắt đầu một phiên làmviệc

Giao diện chính của hệ duyệt thư web - Zimbra Web Client - sẽ xuất hiện sau giây lát

1.2 Đóng hộp thư ( Đăng xuất ):

Để kết thúc phiên làm việc, hãy bấm chọn Đăng xuất:

Lưu ý:

Trước khi thoát khỏi ứng dụng duyệt thư, kể cả khi chuyển sang trang web khác,

cần phải đăng xuất khỏi hộp thư Nếu không, người khác dùng chung máy tính

có thể truy nhập vào tài khoản hộp thư của bạn.

2 Giao diện chính và tương tác với người dùng:

2.1 Giao diện chính.

Giao diện chính cho người dùng của hệ thống thư có dạng như sau:

Giao diện có 7 vùng chính:

 Tìm kiếm – Search Bar Thể hiện công cụ hỗ trợ tìm kiếm Phía bên phải có các nút

Trợ giúp, Đăng xuất.

 Các ứng dụng cơ bản – Application Tabs Ngoài chức năng gửi nhận thư, hệ thống còn cung cấp thêm các chức năng làm việc khác, thể hiện dưới các thẻ (tab) ứng

dụng

 Thanh công cụ – Toolbar Trình bày các công cụ phục vụ người dùng nhằm thực

hiện chức năng, hành vi nào đó Trên hình thể hiện các công cụ trong ứng dụng Thư (vì

tab Thư đang được kích hoạt).

 Khung Tổng quan – Overview Pane Còn gọi là Khung bên trái, thể hiện cơ cấu

các thư mục, gồm các thư mục của hệ thống (như Thư đến, Thư đã gửi, Thư nháp,

Thư rác, Thùng rác, …) và các thư mục hoặc các thẻ đánh dấu do người dùng tạo lập.

Với mỗi ứng dụng khác nhau, khung này thể hiện khác nhau phụ thuộc cơ cấu thư mụccủa ứng dụng

 Lịch – Calendar Một lịch nhỏ hiển thị Lịch này có thể hiện hoặc ẩn do một thiết lập

ở Tùy chọn, phần Lịch.

 Bảng duyệt – Content Pane Một bảng trình bày theo tiêu đề của tài liệu dưới dạng

hàng, cột Hiện thị của bảng này tùy thuộc ứng dụng đang dùng Với Thư, nếu chọn

“Thư đến” thì bảng này hiện thị danh sách các thư có trong hộp thư đến.

 Vùng đọc – Reading Pane Hiện thị nội dung chi tiết của một mục được chọn ở

bảng duyệt Trong trạng thái duyệt thư, nó hiện thị chi tiết nội dung thư Khung này cóthể thay đổi được vị trí, do người dùng thiết lập

2.2 Một số tính năng tương tác với người dùng.

Phần mềm duyệt thư có nhiều tính năng tương tác thuận tiện cho người dùng

 Thực đơn xổ xuống - Down-arrow menus Một số nút công cụ có hình mũi tên nhỏ bên

cạnh  Bấm vào nút sẽ thực hiện một hành động, còn bấm vào hình mũi tên sẽ hiển thịdanh sách lựa chọn mở rộng

HÌnh dưới biểu thị khi người dùng bấm vào hình mũi tên bên cạnh nút Mới.

 Kéo và thả Bấm giữ chuột và kéo một thông điệp để di chuyển nó sang thư mục

khác

 Thực đơn bấm chuột phải - Right-click menus Bấm nút chuột phải trên một khoản

mục nào đó sẽ xuất hiện một “thực đơn” tắt, cho phép người dùng lựa chọn thực hiệnmột hành động nào đó Tận dụng tính năng này có thể tiết kiệm được nhiều thao tác

 Khung động Với đường phân chia các khung

trong giao diện, người dùng có thể di dịch nhằm

thay đổi sự phân bố to, nhỏ giữa hai phần bằng

cách rê chuột lên đường phân chia rồi bấm

chuột và kéo

 Tool-tips Khi rê con trỏ chuột lên một số

khoản mục, một khung chữ nhỏ hiện ra mô tả

tính năng hoặc gợi ý về khoản mục đó

3 Thao tác với thư:

3.1 Soạn và gửi thư

Tại giao diện chính, bấm vào thẻ Thư để làm việc với chức năng thư điện tử.

Để soạn một bức thư (thông điệp) mới, bấm chọn nút công cụ Mới ngay dưới thẻ Thư (không phải là bấm vào hình mũi tên nhỏ):

Một cửa sổ soạn thảo thư mới xuất hiện dưới dạng một tab - có tên là Soạn

thảo Tiến hành nhập các thông tin cần thiết và soạn nội dung thông điệp muốn gửi Cụ

thể:

* Nhập địa chỉ người nhận.

Ô Gửi tới (To) dùng để nhập đầy đủ địa chỉ thư điện tử của người nhận Nếu

muốn gửi tới nhiều địa chỉ: sau một địa chỉ hãy đánh dấu chấm phẩy (;) hoặc dấu phẩy

(,) rồi nhập địa chỉ tiếp theo Sau đó nhập tiếp địa chỉ vào các ô Cc, Bcc nếu cần.

Cc: Viết tắt của cụm từ "carbon copy" ("bản sao") Có thể hiểu như “Đồng gửi”.

Những người nhận ở trong Cc được nhận 1 bản sao của thông điệp Mọi người nhận khác đều biết là bạn gửi cho ai bao gồm những người có địa chỉ ở “Gửi tới”

và “Cc”.

Bcc: Người nhận có địa chỉ ở Bcc (Blind carbon copy) thì những người nhận ở

“Gửi tới” và “Cc” không biết được.

Muốn hiện ô Bcc, cần phải bấm vào Hiện thị BCC ở cuối ô Cc.

Sử dụng Sổ địa chỉ để điền địa chỉ người nhận: Trong giao diện

soạn thư, nhấn vào “Gửi tới” sẽ xuất hộp thoại chứa các địa chỉ đã

được lưu Tại đây, có thể nhấn chuột để chọn lấy địa chỉ rồi nhấn

chọn Gửi tới hoặc Cc hoặc Bcc Các địa chỉ được chọn sẽ xuất hiện

ở phần bên phải cửa sổ đồng thời được tự điền vào các ô Gửi tới,

Cc, Bcc của thông điệp.

Để tìm nhanh địa chỉ nào thì gõ tên hoặc một phần tên vào ô bên

cạnh hình kính lúp rồi bấm nút Tìm kiếm.

Sau khi đã chọn xong danh sách từ sổ địa chỉ, bấm nút Đồng ý để

chấp nhận đồng thời đóng sổ địa chỉ lại

Tự động hoàn thành nhập địa chỉ:

Tự động hoàn thành nhập địa chỉ:

Tính năng này đưa ra gợi ý khi người dùng nhập địa chỉ trong các

mục Gửi tới, Cc, Bcc Một danh sách địa chỉ có thể hiện ra phía dưới

đồng thời lúc gõ địa chỉ

Cách dùng: Với danh sách hiện ra, chọn 1 trong các thao tác:

 Bấm phím Enter để chọn tên đầu tiên trong danh sách

 Dùng phím mũi tên xuống (trên bàn phím) di chuyển đến dòng muốn chọn rồi bấm phím Enter (hoặc dấu phẩy, hoặc dấu chấm phẩy)

 Trỏ chuột vào địa chỉ muốn chọn rồi bấm chuột

Muốn làm mất danh sách gợi ý, hãy bấm phím Esc

Danh sách địa chỉ hiện ở các ô trên có được từ Sổ địa chỉ của người dùng Bạn có thể tạo nhiều sổ địa chỉ khác nhau Có thể thiết lập cho việc hiện thị địa chỉ gợi ý ở tùy chọn Sổ địa chỉ - Xem mục Quản lý sổ địa chỉ trong phần Các tính năng khác của hệ thống thư.

* Nhập tiêu đề thư: Nhập vào ô Chủ đề như hình dưới Sau khi hoàn thành

nhập tiêu đề thư, tên tab cửa sổ soạn thảo mang tên tiêu đề thư.

* Soạn thảo nội dung thư: Soạn trong vùng A như hình dưới.

Các tùy chọn khi soạn nội dung thư:

Các tùy chọn khi soạn nội dung thư:

Nút công cụ Tùy chọn (công cụ

trong cửa sổ soạn thư – không

phải tab Tùy chọn) cho phép người

dùng các lựa chọn sau:

A

 Định dạng theo HTML: Tùy chọn này cung cấp khả năng soạn thảo

nội dung có định dạng văn bản, gồm định dạng chữ (font, cỡ, màusắc), màu nền, bảng, và tạo liên kết (link),… Tuy nhiên, một số phầnmềm đọc thư không đọc được các thư có định dạng HTML

 Định dạng theo văn bản thường: Chỉ nhập được văn bản thường

(plain text) với font chữ duy nhất mà không thể định dạng

 Yêu cầu hồi báo đọc: Nếu tính năng này được gắn với thư, sau khi

người nhận đã đọc, hệ thống thư của người nhận sẽ gửi trả chongười gửi một thông báo về việc thông điệp đã được đọc Tuy nhiên,người nhận cũng có thể thiết lập tài khoản của họ từ chối hồi đáp

* Đính kèm tập tin:

Nếu muốn gửi kèm tập tin (file, tệp tin) cùng với thông điệp, cần nhấn vào nút

công cụ Thêm tập tin đính kèm, sẽ xuất hiện hộp thoại để thực hiện đính kèm tập tin.

Nhấn nút Duyệt để tìm đến tập tin lưu trên máy, lúc này hệ thống thư sẽ chuyển

quyền điều khiển cho hệ điều hành phục vụ người dùng chọn tập tin Khi chọn được tập

tin muốn chọn, bấm Open Lặp lại cho đến khi chọn hết số tập tin muốn gửi kèm rồi

 Tổng dung lượng tập tin đính kèm của hệ thống thư là có giới hạn Quản trị hệ thống quy định hạn ngạch căn cứ vào khả năng đáp ứng của hệ thống.

* Gửi đi: Sau khi đã hoàn tất bức thư, nhấn nút Gửi để gửi thông điệp đi.

Nếu chưa hoàn thiện bức thư, tạm thời chưa muốn gửi, có thể lưu bức thư đang soạn này lại: Bấm nút Lưu bản nháp, thư sẽ được lưu vào thư mục “Thư nháp”

Khi đang soạn thảo một thư mới (cũng như khi hồi âm, chuyển tiếp) có thể hủy bỏ việc

soạn thảo bằng cách bấm nút Hủy bỏ, tuy nhiên hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo, người dùng bấm

chuột chọn một quyết định:

:

- Đồng ý: Lưu thư đang soạn vào thư mục “Thư nháp” đồng thời thoát khỏi soạn thảo.

- Không: Không lưu gì cả và đóng cửa sổ soạn thư.

- Hủy bỏ: Trở lại cửa sổ soạn thảo, tiếp tục soạn thư.

Xử lý thư không phát được - Undeliverable mail Đôi khi bạn nhận được thư với tiêu đề có chứa cụm từ tiếng Anh

“Undelivered mail”, đó là các thư bị trả lại (hồi chuyển) người gửi do

các hệ thống máy chủ không chuyển được tới địa chỉ nhận Lý do cóthể là: địa chỉ người nhận không đúng; hoặc hộp thư của người nhận

bị đầy trên máy chủ (quá dung lượng lưu trữ cho phép); hoặc có thểchưa thiết lập đúng các thông số cần thiết nếu bạn gửi thư bằng ứngdụng thư máy trạm

Trong thông điệp hồi chuyển thường chứa một phần của thư gốcbạn gửi cùng với thông tin báo lỗi của máy chủ dịch vụ thư cho biết

lý do trả lại

Nếu do nhập sai địa chỉ người nhận, hãy bấm vào mục Thư đã gửi

ở khung bên trái, tìm trong bảng danh sách thư, bấm nút phải chuột

vào bản lưu của thư bị trả về, trong thực đơn hiện ra chọn mục Sửa như tạo mới rồi sửa sai địa chỉ, xong bấm nút công cụ Gửi để gửi

lại

3.2 Nhận thư và đọc thư

Để kiểm tra thư mới, nhấn vào nút công cụ Nhận thư, máy tính người dùng sẽ

tải thư mới từ máy chủ Ngầm định, sau 5 phút, trình duyệt thư tự động liên lạc với máychủ để tải thư mới về

Nếu có thư chưa đọc, mục Thư đến sẽ trở thành chữ đậm nét và bên cạnh là

con số trong ngoặc đơn cho biết số thư thư chưa đọc

Trong danh sách các thư đã đến (ở bảng duyệt thư), những thư chưa đọc sẽ thểhiện bằng chữ đậm Muốn đọc thư nào thì bấm vào tiêu đề của bức thư đó

Phần khung đọc của giao diện sẽ là nội dung chi tiết của thông điệp (thư) đangchọn

Khi nhận được thư có chứa tập tin đính kèm, phía dưới phần người nhận sẽ có

một danh sách các tập tin kèm Người dùng sẽ có các lựa chọn Tải về, Thêm vào Cặp tài liệu hay Loại bỏ bằng cách bấm vào các chữ đó:

Nếu bấm Tải về, sẽ có hộp thoại xuất hiện hỏi bạn là mở xem (open) hoặc lưu

vào máy tính (save) Giao diện của hộp thoại phụ thuộc vào trình duyệt Internet bạnđang sử dụng

Trường hợp có hơn 1 tập tin gửi kèm, sẽ có thêm lựa chọn: Tải về tất cả các

tập tin đính kèm Khi bấm chọn vào đó, hệ thống sẽ xuất hiện hộp thoại cho người

dùng chỉ định nơi lưu các tập tin Tất cả các tập tin sẽ được gộp chung trong một tập tin

nén có tên attachments.zip, người dùng có thể đổi tên này trước khi lưu Để có được

từng tập tin, sau khi tải về xong bạn cần phải vào trình quản lý tập tin của hệ điều hành

và thực hiện giải nén (extract file)

Người dùng có thể loại bỏ các tập tin đính kèm bằng cách bấm chọn Xóa tất cả

 Máy tính của người dùng chưa cài đặt ứng dụng để đọc loại tập tin đó.

 Tên tập tin của người gửi không có phần mở rộng xác định kiểu tập tin.

 Có lỗi trong quá trình nạp tập tin đính kèm của người gửi hoặc lỗi do quá trình tải tập tin về Khả năng này ít xảy ra.

2 Nếu tập tin nhận về được phần mềm chống vi-rút phát hiện có nhiễm vi-rút, có thể có cảnh báo hoặc bị cách ly, thậm chí bị xóa ngay, phụ thuộc vào thiết lập của phần mềm chống vi-rút.

3.3 Hồi âm và chuyển tiếp thư.

Chọn thư muốn hồi âm (trả lời) rồi bấm nút công cụ Hồi âm:

Nhập các thông tin tương tự như soạn thư mới Phần Gửi tới có sẵn địa chỉ

người nhận hồi âm (là người đã gửi thư đến), người dùng vẫn có thể thêm những địachỉ khác

Hệ thống tự động gắn thêm “RE:” vào đầu chủ đề thư của thư gốc, người dùng

có thể để nguyên chủ đề hoặc thay đổi cho phù hợp với nội dung thư Sau khi hoàn tất

soạn thảo, bấm Gửi để gửi thư đi.

Tập tin kèm trong thư gốc (nếu có) sẽ không được chuyển cho người nhận hồi

âm trừ khi tích chọn (bấm chuột) vào ô vuông bên cạnh tên tập tin.

Trường hợp muốn chuyển tiếp thư đó gửi cho một hay nhiều người khác thì hãy

bấm vào Chuyển tiếp để thực hiện Thực hiện các bước giống như khi soạn thư mới rồi cuối cùng bấm nút Gửi.

3.4 Tùy biến giao diện mục “Thư đến”.

“Thư đến” là một thư mục luôn có sẵn của hệ thống dùng để chứa các thư nhận được Ngoài thư mục này còn có các thư mục khác cùng cấp như Thư đã gửi, Thư

nháp, Thư rác,… Những tùy biến giao diện các thư mục tương tự nhau, nên ở đây

hướng dẫn riêng cho thư mục Thư đến.

Các thành phần của giao diện Thư đến:

Giao diện là một bảng gồm 12 cột, tạm gọi là bảng duyệt thư.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Thứ tự các cột và ý nghĩa của nó như sau:

1 Lựa chọn: Biểu thị thông điệp được chọn để chuẩn bị một thao tác nào đó (ví

dụ như xóa bỏ) Người dùng có thể bấm vào ký hiệu  ở mỗi thông điệp để đánh dấuchọn, nếu bấm vào ký hiệu  ở tiêu đề cột sẽ đánh dấu tất cả các thông điệp

2 Mở rộng: Bấm vào ký hiệu ở mỗi đầu thông điệp để mở rộng (expand) xem

tất cả các cuộc đàm luận (trao đổi) có cùng chủ đề Bấm một lần nữa (lúc này ký hiệu là

) để thu gọn chủ đề về một dòng Tính năng này chỉ có khi xem theo thông điệp (xem thêm ở mục “Các tính năng dùng cho xử lý thư”).

Người dùng cũng có thể xem những thông điệp có nhiều trao đổi cùng chủ đề bằng cách

nhấn kép chuột vào thông điệp, xem xong bấm nút Đóng hoặc bấm vào tên thư mục Thư đến

3 Cờ: Người dùng có thể gắn cờ cho một thông điệp như một sự đánh dấu để

tiện theo dõi Trạng thái gắn cờ chỉ thể hiện khi dùng tùy chọn xem theo thông điệp.

Cách thực hiện: Bấm chuột vào vị trí gắn cờ ở của thông điệp trong bảng chọn để tắthoặc bật cờ

4 Ưu tiên: Thư có đánh dấu mức độ ưu tiên Việc đánh dấu do người gửi thư

đặt

5 Thẻ: Biểu thị thẻ đã gắn cho thông điệp (Xem chi tiết ở mục “Các tính năng

dùng cho xử lý thư” - Gắn thẻ)

6 Trạng thái: Cho biết trạng thái của thông điệp là đã: đọc, gửi, hồi âm, chuyển

tiếp,… Chỉ khi áp dụng cho tùy chọn xem theo thông điệp mới thể hiện trạng thái (Xem chi tiết ở mục “Các tính năng dùng cho xử lý thư”).

7 Gửi từ: Thể hiện tên hoặc địa chỉ người gửi thông điệp.

8 Đính kèm tập tin: Biểu thị thông điệp có tập tin đính kèm (biểu tượng cái ghim

giấy)

9 Chủ đề: Thể hiện chủ đề của thông điệp.

10 Thư mục: Cho biết thông điệp đang lưu ở thư mục nào Trạng thái chỉ biểu

hiện khi chọn Xem theo thông điệp hoặc xem mở rộng.

11 Kích cỡ: Tùy thuộc trạng thái xem, cột Kích cỡ thể hiện số cuộc đàm luận có

cùng chủ đề - khi xem theo cuộc đàm luận, hoặc dung lượng của thư tính bằng kilobyte (KB), megabyte (MB) - khi xem theo thông điệp.

12 Đã nhận lúc: Cho biết thời gian (ngày, tháng, năm) nhận được thông điệp Cho hiện hoặc ẩn các cột theo ý muốn:

Bấm chuột phải vào vùng tên cột sẽ hiện ra danh sách chọn như hình dưới, bấmchuột vào tên cột muốn chọn (ẩn hoặc hiện) Các tên cột được hiện sẽ có ký hiệu , còncác cột ẩn thì không có ký hiệu 

Sắp xếp theo thứ tự hiện thị thông điệp:

Người dùng có thể tùy ý sắp xếp thứ tự hiện thị của các thông điệp theo tiêu chí

nào đó, chính là các tên cột Tuy nhiên, nên để các thông điệp được sắp xếp theo thứ

tự thời gian nhận được (cột Đã nhận lúc).

Cách thực hiện: bấm chuột vào tiêu đề cột mà ta muốn sắp xếp, nếu bên phảitiêu đề cột có ký hiệu  là sắp sếp tăng dần, bấm lần nữa sẽ ngược lại, sắp xếp giảmdần ()

3.5 Các tính năng dùng cho xử lý thư.

Ngoài các tính năng đã đề cập đến ở các phần trước của tài liệu này, hệ thốngcòn có những tính năng khác trong việc quản lý các thông điệp, chúng được thể hiệntrên thanh công cụ như hình dưới

Khi trỏ chuột vào một nút trên thanh công cụ, một “tool tip” hiện ra cho biết tính

năng của nút cùng với phím tắt cho tính năng đó Ví dụ nút Hồi âm có “tool tip” là “Hồi

âm tới người gửi của thông điệp đã chọn (r)” với phím tắt là r

Khi người dùng chưa chọn một thông điệp nào, các nút ở trạng thái không sẵnsàng đáp ứng, hình của chúng hơi mờ, khi trỏ chuột vào nó, con trỏ chuột có hình 

Người dùng còn có thể sử dụng các tính năng thông qua menu tắt bằng cáchbấm phải chuột vào một thư trong danh sách

Ý nghĩa, tác dụng của các tính năng:

 Mới: Tạo một thư mới.

 Xóa bỏ:

Với những thư cũ, thư

rác hoặc thư không cần thiết

nữa có thể xóa chúng đi Chọn

một thư hoặc đánh dấu các

thư cần xóa rồi bấm chọn Xóa

bỏ, sau động tác này, các thư

sẽ được chuyển vào thư mục

Bấm vào một thông điệp, giữ nút

chuột và kéo vào tên thư mục

khác rồi thả nút chuột

 In mục được chọn: In thư được chọn ra máy in.

 Hồi âm: Trả lời cho người đã gửi thư gốc.

 Hồi âm tất cả: Gửi thư tới tất cả những người đã nhận được thư gốc, tức là tất cả

những người có trong Gửi tới và Cc ở thư gốc.

 Chuyển tiếp: Chuyển tiếp thư được chọn một hay nhiều người khác Việc Chuyển

tiếp một thư sẽ bao gồm cả phần đính kèm (nếu có) trong khi nếu bạn Hồi âm thư đó

thì sẽ không bao gồm các phần đính kèm

 Thư rác (Đánh dấu mục đã chọn như thư rác): Sau khi đánh dấu, thư lập tức được

chuyển vào thư mục Thư rác Những lần sau nhận được thư gửi từ địa chỉ này, hệ thống sẽ tự động chuyển vào thư mục Thư rác.

Thư rác:

Thư rác: Là những thư điện tử được gửi đến từ những địa chỉ lạ mà người nhận

không mong muốn Thư rác thường do người gửi mua một loạt danh sách địa chỉ và dùng công cụ để gửi tới hàng loạt địa chỉ nhận Một số thư rác có chứa

mã độc hại có thể gây hại cho máy tính.

Các thư quảng cáo, chào hàng, giới thiệu địa chỉ web cũng được coi là thư rác nếu tự ý gửi tới mà không được sự đồng ý của người nhận.

 Gắn thẻ mục đã chọn: Với một thông điệp nhận được, người dùng có thể gắn một

thẻ để theo dõi riêng, ví dụ thẻ “Riêng tư”, thẻ “Báo nợ”, v.v… Tên các thẻ do ngườidùng tự đặt và không được chưa các ký tự: hai chấm(:), sổ (/) và nháy kép (“)

Cách tạo thẻ: Bấm chọn nút công cụ có hình thẻ , bấm chọn Thẻ mới, xuất

hiện hộp thoại:

 Chạy trong một cửa sổ riêng biệt : Với một thông điệp đang chọn, dùng tính

năng này để mở một cửa sổ mới để đọc Nút này không có tác dụng khi thông điệp cónhiều hơn 1 cuộc đàm luận

 Xem (Thay đổi tùy chọn xem): Công cụ này cho phép thay đổi các cách hiện thị thông

điệp trên bảng duyệt

Sau khi bấm nút Xem, người dùng bấm chọn tiếp 1 trong các lựa chọn hiện ra

trong danh sách để quyết định Nút hình tròn đầu dòng cho biết trạng thái đang đượcchọn

Có 3 nhóm thay đổi hình thức xem:

 Nhóm xem Theo cuộc đàm luận hoặc Theo thông điệp.

 Theo cuộc đàm luận: Danh sách các thư được hiện thị nhưng các thư có cùng chủ đề

được gom lại và chỉ hiện tên chủ đề Cột Kích thước cho biết số lượng cuộc đàm luận đang có Người dùng có thể cho hiện toàn bộ cuộc đàm luận bằng nút Mở rộng/Thu

gọn (, ) (Expand).

Nhắc lại: Người dùng cũng có thể xem những thông điệp trong cùng luồng đàm luận (cùng

chủ đề) bằng cách nhấn kép chuột vào thông điệp, xem xong bấm nút Đóng hoặc bấm vào một

tên thư mục.

 Theo thông điệp: Tất cả các thư sẽ hiện thị dù có cùng chủ đề hay không Ở trạng tháo này, cột Kích thước cho biết dung lượng của bức thư tính bằng đơn vị Kilobyte (k) Cột Trạng thái thông điệp và cột Thư mục mới thể hiện khi xem thư theo cách này.

Với người mới dùng thư điện tử, nên thiết lập xem theo thông điệp để dễ theo dõi.

 Nhóm tùy biến vị trí của vùng đọc so với bảng duyệt thư: Có 3 tùy chọn:

Nếu chọn Khung đọc tắt thì không có vùng đọc, muốn đọc thư phải bấm kép chuột vào

4 Các chức năng khác của hệ thống thư:

4.1 Quản lý thư mục lưu trữ.

Hệ phần mềm thư điện tử được lập sẵn các thư mục cơ bản cho người dùng đểlưu trữ thư như: Thư đến, Thư đã gửi, Thư nháp…

Ngoài các thư mục có sẵn, người dùng có

thể tạo ra các thư mục khác để chứa thư theo ý

riêng, Cách thực hiện như sau:

+ Bấm biểu tượng Tạo một thư mục mới:

+ Xuất hiện cửa sổ Tạo mới thư mục.

 Nếu muốn tạo một thư mục con của một thư mục đã có, bấm vào tên

thư mục muốn tạo thư mục con rồi bấm Đồng ý để kết thúc.

Chú ý:

Một số thư mục do hệ thống tạo sẵn không cho phép tạo thư mục con trong đó,

gồm: Tin nhắn, Thư nháp, Thư rác.

Với một thư mục, có thể thực hiện một số thao tác khác như: Xóa

bỏ, Đổi tên, Di chuyển… bằng cách bấm chuột phải vào tên thư mục muốn thao tác và chọn hành động cần làm.

4.2 Quản lý Sổ địa chỉ (Address Book).

Sổ địa chỉ là nơi lưu các địa chỉ thư điện tử cùng với các thông tin khác của các

mối liên hệ Để bắt đầu dùng chức năng này, người dùng phải bấm vào tab Sổ địa chỉ.

Hệ thống có sẵn 2 sổ là Các liên hệ đã gửi Email và Liên hệ Người dùng có thể

bổ sung thêm các sổ khác để lưu địa chỉ cho phù hợp nhu cầu phân loại bằng cách

tương tự như như tạo mới thư mục lưu trữ.

Để thêm một liên hệ mới, trước hết cần bấm chọn tên sổ địa chỉ cần lưu (ở

khung bên trái) rồi bấm vào nút công cụ Mới, thực hiện nhập các thông tin cần thiết

+ Tùy chọn “Lưu theo” cho người dùng xác định thứ tự hiện thị thông tin lưu trữ

trong sổ địa chỉ

+ Nút “” bên cạnh ô nhập họ tên cho người dùng thêm, bớt các thông tin lưu trữ

bấm Lưu lại để hoàn tất

Để sử dụng tìm kiếm các liên hệ, bấm chọn Sổ liên hệ, nếu số lượng lên hệ không nhiều có thể chọn hiện thị Tất cả, còn không thì bấm chọn một chữ cái đầu theo tên liên hệ Thứ tự “Lưu theo” nói trên quyết định chứ cái đầu của tên liên hệ.

4.3 Chức năng Lịch làm việc (Calendar).

Chức năng Lịch làm việc dùng để theo dõi và lập lịch cho các cuộc hẹn, cuộc

họp và các sự kiện

Người dùng có thể tạo một hay nhiều lịch mới để theo dõi riêng cho từng chủ đề,

ví dụ như Lịch họp, Lịch kiểm tra cơ sở, Đám cưới,… Cách lập lịch mới tương tự như

tạo thư mục lưu trữ Mỗi loại lịch sẽ hiện thị một màu riêng trong bảng lịch Để xóa một

lịch đã tạo, bấm phải chuột vào tên lịch và chọn Xóa bỏ.

Để tạo mới một sự kiện trong lịch:

Bấm kép chuột vào vị trí thời gian dự kiến

lập lịch cho sự kiện

Sau khi bấm kép chuột sẽ xuất hiện hộp

thoại để nhập các thông tin của công việc, sau

khi nhập xong bấm Đồng ý để lưu lại.

Có thể bấm chọn Chi tiết hơn… để bổ

sung chi tiết hơn nữa các thông tin rồi Lưu lại.

Giao diện hiện thị của Lịch có thể tùy biến

để xem theo Ngày; Tuần; Tháng… bằng cách

bấm nút Xem.

Khi đang xem ở dạng Tháng, nếu bấm

chuột vào một ngày nào đó thì toàn bộ nội dung

của ngày đó sẽ được hiển thị chi tiết hơn

Nếu bấm chọn Hôm nay thì các nội dung

công việc của ngày hôm nay sẽ xuất hiện

Người dùng có thể chia sẻ lịch làm việc

với những người khác, bằng cách bấm chuột

phải chọn Lịch muốn chia sẻ ở khung bên trái rồi

bấm chọn Chia sẻ Lịch Một bảng chi tiết các

chức năng chia sẻ xuất hiện, ta nhập vào địa chỉ

email của những người muốn chia sẻ Lịch này

Tùy theo tùy chọn ta có thể chọn các vai trò của

người được chia sẻ như:

- Người xem (chỉ được xem, không được sửa hay xóa);

- Người quản lý ( được xem, sửa, xóa, chấp nhận và khước từ);

- Người quản trị ( Cho phép toàn quyền xem, xóa, sửa, chấp nhận, khước từ và

quản trị) Hoặc Cho phép người dùng thấy các cuộc hẹn riêng

Cuối cùng bấm Đồng ý để hoàn tất chia sẻ.

Lúc này người được chia sẻ sẽ nhận được một email thông báo từ người chủ của Lịch

được chia sẻ Người nhận chấp nhận yêu cầu chia sẻ bằng cách bấm vào Chấp nhận chia sẻ.