Hoàn thiện tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán tài chính để nâng cao hiệu quả kiểm toán tại Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)
Trang 2MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU iv
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY AASC THỰC HIỆN 3
1.1 Khái quát chung về Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty AASC 3
1.1.1 Một số đặc điểm của Công ty AASC có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán 3
1.1.2 Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty AASC 4
1.1.3 Cách thức tổ chức và lưu trữ Hồ sơ kiểm toán 8
1.2 Hệ thống Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty AASC 9
1.2.1 Nội dung tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại công ty AASC 9
1.2.1.1 Hồ sơ kiểm toán chung 9
1.2.1.2 Hồ sơ kiểm toán năm 13
1.2.2 Nội dung cơ bản của một Giấy làm việc điển hình 23
1.2.3 Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy tờ làm việc của hồ sơ kiểm toán tại Công ty AASC 30
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẬN DỤNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY AASC THỰC HIỆN TẠI KHÁCH HÀNG NEW VÀ OLD 33
2.1 Một số đặc điểm cơ bản về cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại hai khách hàng NEW và OLD 33
2.2 Vận dụng tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong giai đoạn Chuẩn bị kiểm toán tại khách hàng 34
2.2.1 Thu thập thông tin cơ sở & thông tin về nghĩa vụ pháp lý 34
2.2.2 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm toán 39
2.2.3 Thẩm tra và đánh giá hệ thống Kiểm soát nội bộ 42
2.2.4 Triển khai kế hoạch và chương trình kiểm toán 48
Trang 32.3 Vận dụng tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong giai đoạn Thực hiện kiểm
toán tại khách hàng 50
2.3.1 Tại khách hàng NEW 50
2.3.2 Tại khách hàng OLD 57
2.4 Vận dụng tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong giai đoạn Kết thúc kiểm toán tại khách hàng 61
2.5 Tóm lược về thực trạng vận dụng công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại hai khách hàng NEW và OLD 62
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY AASC 66
3.1 Nhận xét về cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty AASC thực hiện 66
3.1.1 Những ưu điểm trong thực tế 66
3.1.2 Những tồn tại 68
3.2 Các giải pháp hoàn thiện tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty AASC thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm toán 69
3.2.1 Nhóm giải pháp cải tiến 70
3.2.1.1 Cải tiến nội dung Hồ sơ kiểm toán 70
3.2.1.2 Cải tiến công tác tổ chức, sắp xếp hồ sơ kiểm toán 71
3.2.2 Giải pháp thay thế: Sử dụng phần mềm kiểm toán 73
3.2.2.1 Đặt vấn đề 73
3.2.2.2 Tình hình sử dụng phần mềm kiểm toán trên thế giới và tại Việt Nam hiện nay 74
3.2.2.3 Đặc điểm tổ chức Hồ sơ kiểm toán ứng dụng phần mềm kiểm toán 75
3.2.2.4 Cách thức triển khai 76
KẾT LUẬN 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO v
Trang 4DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1 AASC Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Tài chính Kế toán
và Kiểm toán
2 BCTC Báo cáo tài chính
3 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
5 BCĐKT Bảng cân đối kế toán
6 BCKQKD Báo cáo kết quả kinh doanh
7 TNDN Thu nhập doanh nghiệp
8 KSNB Kiểm soát nội bộ
14 DNNN Doanh nghiệp Nhà nước
15 CPKD Chi phí kinh doanh
Trang 5DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 Tham chiếu Hồ sơ kiểm toán chung tại AASC 10
Bảng 1.2 Bảng tham chiếu Hồ sơ năm tại AASC – Phần tổng hợp hồ sơ 15
Bảng 1.3 Bảng tổng hợp kết quả kiểm toán tại AASC 17
Bảng 1.4 Giấy làm việc “Các vấn đề cần xem xét ở cuộc kiểm toán năm trước” 20
Bảng 1.5 Ký hiệu tham chiếu theo khoản mục kiểm toán tại AASC 22
Bảng 1.6 Mẫu giấy làm việc tổng hợp BA2/1 – Tiền gửi ngân hàng 28
Bảng 1.7 Mẫu giấy làm việc chi tiết BA2/2 – Tiền gửi ngân hàng 29
Bảng 1.8 Mẫu giấy làm việc chi tiết BA2/3 – Tiền gửi ngân hàng 29
Bảng 2.1 Tóm tắt đặc điểm của công ty TNHH NEW 36
Bảng 2.2 Tóm tắt đặc điểm của công ty Cồ phần OLD 37
Bảng 2.3 Bảng kết quả đánh giá rủi ro tổng quát 41
Bảng 2.4 Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB của khoản mục tiền 43
Bảng 2.5 Trang chỉ mục tiền và các khoản tương đương tiền 51
Bảng 2.6 Chương trình kiểm toán khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền 52
Bảng 2.7 Biểu tổng hợp số liệu – Tiền và các khoản tương đương tiền 53
Bảng 2.8 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục tiền 55
Bảng 2.9 Phân tích biến động thu chi tiền mặt và TGNH của công ty NEW 56
Bảng 2.10 Các vấn đề phát sinh trong cuộc kiểm toán và giải thích 57
Bảng 2.11 Trang chỉ mục khoản mục tạm ứng tại công ty OLD 58
Bảng 2.12 Chương trình kiểm toán khoản mục tạm ứng công ty OLD 59
Bảng 2.13 Đánh giá hệ thống kiểm soát tại công ty OLD 60
Bảng 2.14 Các vấn đề phát sinh khi kiểm toán khoản mục tạm ứng tại công ty OLD 61
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán Các kiểm toán viên có kinh nghiệm không tham gia cuộc kiểm toán có thể chỉ dựa vào việc đọc một hồ sơ kiểm toán
mà vẫn có thể hiểu được nội dung, lịch trình, phạm vi và kết quả của các thủ tục kiểm toán
đã được thực hiện, các bằng chứng kiểm toán đã thu thập, các vấn đề quan trọng phát sinh, các xét đoán chuyên môn quan trọng và các kết luận được đưa ra dựa trên những xét đoán
đó Chính vì vậy việc đi sâu nghiên cứu hồ sơ kiểm toán sẽ giúp chúng ta có được cái nhìn toàn diện về một cuộc kiểm toán được tiến hành bởi một công ty kiểm toán độc lập
Nhận thức được tính bao quát và tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán cùng với trí tò mò muốn tìm hiểu những ưu điểm cùng những hạn chế không thể tránh khỏi trong công tác tổ chức hồ sơ, giấy tờ làm việc của một công ty thuộc mạng lưới quốc tế HLB – Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Tài chính, Kế toán và Kiểm toán (AASC) – đã thôi thúc
em chọn đề tài:
“Hoàn thiện tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán tài chính để nâng cao hiệu quả Kiểm toán tại Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)”
Mục đích của đề tài này là đi sâu nghiên cứu cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm toán của công ty AASC theo các giấy tờ làm việc đã được lưu trữ thành các cặp hồ sơ (bản cứng)
và các giấy tờ làm việc được tổ chức trong hệ thống mạng nội bộ của công ty (bản mềm) Trên cơ sở đó mô tả được cách thức làm việc của các kiểm toán viên và nâng cao hiệu quả của công tác này bằng việc tối ưu hóa một số bước trong quy trình làm việc, góp phần nâng cao hiệu quả của các cuộc kiểm toán hiện tại cũng như trong tương lai tại AASC
Để giải quyết vấn đề này, em sử dụng bố cục 3 phần cho đề tài nghiên cứu của mình:
Phần 1: Đặc điểm tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do
công ty AASC thực hiện
Phần 2: Thực trạng vận dụng cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán
báo cáo tài chính do công ty AASC thực hiện tại khách hàng
Phần 3: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán
trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty AASC thực hiện
Trang 7Phương pháp sử dụng trong nghiên cứu này bao gồm phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát và phương pháp thực nghiệm
Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế nên đề tài chỉ được tiến hành trên cơ
sở nghiên cứu chung về cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán, không đi sâu về bằng chứng kiểm toán cũng như phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán
Em xin chân thành cảm ơn xxx và các anh chị tại phòng Kiểm toán 1 Công ty Dịch
vụ tư vấn Tài chính, Kế toán và Kiểm toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này
Trang 8CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY AASC THỰC HIỆN
1.1 Khái quát chung về Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty AASC
1.1.1 Một số đặc điểm của Công ty AASC có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồ
sơ kiểm toán
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) có tiền thân là doanh nghiệp nhà nước Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán - thành lập ngày 13/05/1991 – trực thuộc Bộ Tài chính AASC là một trong hai tổ chức hợp pháp được thành lập đầu tiên và lớn nhất ở Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán,
kế toán, tư vấn tài chính, thuế và xác định giá trị doanh nghiệp Thực hiện các cam kết với
Tổ chức thương mại thế giới (WTO), AASC đã chuyển đổi thành công từ Doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Tài chính thành Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên Hiện tại AASC
là công ty kiểm toán “thuần Việt” có thời gian hình thành và phát triển lâu đời nhất ở Việt Nam với hơn 22 năm hoạt động trong ngành Tuy nhiên con số này là chưa đủ tầm để so sánh với tuổi đời phát triển hơn 100 năm của các ông lớn kiểm toán trên thế giới hiện nay Chính vì công nghệ kiểm toán của AASC hiện tại vẫn còn ở mức lạc hậu tương đối so với mặt bằng chung của các công ty kiểm toán quốc tế nên mặc dù trong thời gian qua công ty
đã có nhiều sự thay đổi đáng kể trong công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán nhưng nhìn chung vẫn tồn tại nhiều bất cập
Do chưa có đủ điều kiện về tài chính cũng như nguồn nhân lực nên hiện nay công
ty vẫn đang áp dụng một dạng của mô hình hồ sơ kiểm toán thủ công Tuy đã có sự trợ giúp của phần mềm bảng tính nhưng xét về bản chất, kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán này đang gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công và vẫn chưa có sự can thiệp sâu của công nghệ thông tin Chính vì vậy công việc kiểm toán từ việc ghi chép, tính toán, phân tích hầu hết được thực hiện trên phần mềm bảng tính và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm, năng lực của từng kiểm toán viên Mặc dù công ty đã cố gắng trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại song rõ ràng sự trợ giúp của công nghệ thông tin mới chỉ là bước đầu và còn nhiều hạn chế Có thể so sánh việc các kiểm toán viên ứng dụng hệ thống tin học trong công việc của mình tại AASC hiện nay với việc các kế toán viên trong một doanh nghiệp sản xuất thương mại lớn vẫn đang sử dụng các loại sổ sách mẫu biểu trên phần mềm bảng tính thay
Trang 9vì sử dụng các phần mềm kế toán chuyên nghiệp Việc sử dụng Excel thay thế cho các phần mềm kiểm toán chuyên nghiệp là phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế của các công ty kiểm toán nhỏ và vừa, nhưng sẽ là bất cập với một công ty kiểm toán lớn với vị thế trong “top” 5 doanh thu kiểm toán như AASC hiện nay
Từ năm 2011, sau khi AASC chính thức trở thành thành viên của Mạng lưới quốc
tế các hãng Kiểm toán và Tư vấn quản trị chuyên nghiệp HLB, hệ thống hồ sơ kiểm toán của AASC đã được cập nhật trên cơ sở hệ thống hồ sơ trước đây để vẫn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu chung về Hồ sơ kiểm toán của Bộ Tài chính, đồng thời áp dụng được một số
kĩ thuật và phương pháp tổ chức Hồ sơ kiểm toán theo mô hình quốc tế của các công ty trong mạng lưới này Điều này đã góp phần cải tiến đáng kể cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại AASC để Công ty có thể thiết lập được một hệ thống hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh
và áp dụng đồng bộ vào các cuộc kiểm toán như hiện nay
Một đặc điểm nữa về phương pháp kiểm toán có ảnh hưởng tới công tác tổ chức hồ
sơ kiểm toán tại AASC là phương pháp kiểm toán tiếp cận theo khoản mục Phương pháp tiếp cận này yêu cầu các giấy làm việc chủ yếu phải được thiết lập theo từng khoản mục giống như hệ thống tài khoản kế toán đang được sử dụng tại doanh nghiệp Tuy nhiên đặc thù hệ thống kế toán được sử dụng tại các doanh nghiệp thương mại cũng như tại các loại hình tổ chức khác tại Việt Nam hiện nay là sử dụng bộ kí hiệu số thống nhất cho từng khoản mục, nhưng các bộ kí hiệu này lại khác nhau đối với các loại hình tổ chức khác nhau Chẳng hạn hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp sẽ khác với hệ thống tài khoản của ngân hàng, cả hai hệ thống tài khoản này đồng thời sẽ không giống với hệ thống tài khoản được sử dụng ở bưu điện Và thực tế các khách hàng của AASC hiện nay thuộc về cả 3 loại hình tổ chức này cũng như một số loại hình tổ chức khác nữa Vì vậy để có thể sử dụng một bộ hồ sơ kiểm toán áp dụng chung cho mọi loại hình tổ chức, doanh nghiệp như hiện tại thì thay vì việc sử dụng bộ mã kí hiệu cụ thể, trong các giấy làm việc của AASC chỉ ghi tên để thể hiện bản chất của từng khoản mục (chẳng hạn “Tiền và các khoản tương đương tiền”) mà không kèm theo các kí hiệu (111, 112,…)
1.1.2 Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty AASC
Mục tiêu kiểm toán BCTC là cơ sở và là căn cứ để kiểm toán viên đưa ra các ý kiến
về tính trung thực và hợp lý trong BCTC của công ty khách hàng Mặt khác, khái niệm Hồ
sơ kiểm toán cho thấy sự bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ
Trang 10làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của KTV và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực quốc tế được chấp nhận) Như vậy hồ sơ kiểm toán là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thập được và các kết luận rút ra từ thực tế kiểm toán, là dữ liệu cho việc quyết định loại báo cáo đúng đắn, là căn cứ để các KTV chính và ban Giám đốc soát xét
Do đó công tác tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán đảm bảo cơ sở pháp lý cho ý kiến đưa ra của KTV và phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý là một vấn đề rất quan trọng đối với bất kỳ một công ty kiểm toán nào, AASC cũng không là ngoại lệ Để quản lý hồ sơ kiểm toán một cách khoa học, dễ tra cứu và soát xét, Công ty đã đề ra một số nguyên tắc tổ chức
hồ sơ tài liệu như sau:
1, Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng
Để phục vụ cho công việc tìm kiếm và phân loại trong mỗi cuộc kiểm toán theo từng khoản mục và nội dung thì hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng Đề mục thường được đặt ở đầu mỗi hồ sơ kiểm toán và thường bao gồm những nội dung sau:
+ Tên khách hàng
+ Kì kế toán
+ Tên khoản mục được kiểm toán
+ Kí hiệu tham chiếu
+ Người thực hiện/ Ngày thực hiện
+ Người soát xét/ Ngày soát xét
2, Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên
Trong hồ sơ kiểm toán, các KTV thiết lập hồ sơ phải ký đầy đủ vào các giấy làm việc Đây vừa là dấu hiệu chứng tỏ kết quả làm việc của KTV, vừa là cơ sở khẳng định trách nhiệm của KTV đối với các thông tin được ghi nhận Nguyên tắc này cũng áp dụng với quá trình soát xét các báo cáo của các trưởng nhóm kiểm toán
Tuy nhiên thực tế hiện nay đối với các cuộc kiểm toán thông thường tại AASC, các trợ lí kiểm toán và KTV hầu như đã bỏ qua nguyên tắc này với việc các GLV được lập và soát xét ngay trên các tệp Excel, sau đó được in ra và lưu vào các cặp tài liệu mà không trải qua bước kí tá Điều này tuy đã rút ngắn được một bước trong quy trình làm việc, đẩy nhanh thời gian kiểm toán nhưng lại khiến cho các GLV có thể dễ dàng bị tái lập sau khi soát xét
Trang 113, Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học
Số lượng các tài liệu và giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thường rất nhiều, vì thế chúng cần được đánh số một cách có hệ thống và khoa học để đảm bảo cho quá trình sử dụng và kiểm tra được diễn ra một cách dễ dàng và thuận tiện
Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được sắp xếp riêng theo Hồ sơ kiểm toán chung và Hồ
sơ kiểm toán năm
a, Trong Hồ sơ kiểm toán chung, tài liệu được sắp xếp theo trình tự: Thông tin
chung; Các biên bản họp; Thông tin về tài chính, kế toán; Thông tin về nhân sự; Thông tin
về hợp đồng; Thông tin về kiểm toán; Thông tin về Tập đoàn
Tham chiếu tới các hồ sơ kiểm toán chung này được kí hiệu dạng PFx (Permanent Audit File) với x là các số từ 1 đến 8 tương ứng với 8 chỉ mục hồ sơ và được chi tiết hóa thành PFx1, PFx2,…
b, Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm 2 phần:
kiểm toán đã phát hành, Thư quản lý có ý kiến của khách hàng và Thư giải trình đã ký; BCTC và các báo cáo khác - Dự thảo; Hoàn tất và soát xét; Lập kế hoạch và kiểm soát; Đánh giá rủi ro; BCTC trước kiểm toán và các vấn đề khác; Thư, fax, email trao đổi với khách hàng
Tham chiếu tới phần tổng hợp hồ sơ này sử dụng các số x từ 1 đến 7 tương ứng với
7 phần và được chi tiết hóa thành dạng x.01, x.02,…
+ Phần kiểm tra các khoản mục bao gồm các giấy làm việc theo từng khoản mục
Mỗi khoản mục sẽ bao gồm các trang chính: Biểu tổng hợp; Ghi nhận những vấn đề phát sinh và giải thích; Các bút toán điều chỉnh; Chương trình kiểm toán; Các giấy tờ làm việc tương ứng theo chương trình kiểm toán
Tham chiếu tới mỗi khoản mục được kí hiệu bằng các chữ cái gợi nhớ theo tên tiếng Anh tương ứng với các khoản mục Các trang giấy làm việc sẽ chi tiết bởi các số và chữ
cái nhỏ ở góc dưới bên phải, ví dụ BA S,…
Việc thiết lập một quy tắc tham chiếu thống nhất và khoa học như trên đã làm cho việc nhận diện một GLV bất kì thuộc vào hồ sơ chung hay hồ sơ năm cũng như vị trí của
nó trong hồ sơ đó tại AASC trở nên dễ dàng
Trang 124, Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu
sử dụng
Về nguồn gốc dữ liệu, KTV cần phải chú thích rõ ràng về việc các dữ liệu được lấy
từ đâu, nơi lưu trữ tài liệu, người chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu, cách hình thành số liệu của đơn vị Các chú thích này sẽ trở thành căn cứ để kiểm tra và đối chiếu dữ liệu khi cần thiết
Về kí hiệu kiểm tra, AASC đã thành lập được một hệ thống kí hiệu kiểm tra chi tiết thống nhất áp dụng với toàn bộ các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán Trang hệ thống kí hiệu được tách riêng ra và đính kèm với từng khoản mục được kiểm toán để các KTV dễ dàng tra cứu khi thực hiện công việc kiểm toán và khi soát xét các giấy tờ làm việc
Tuy nhiên thực tế tại AASC, các kí hiệu này được sử dụng rất hạn chế Đối với các cuộc kiểm toán thông thường hầu như các KTV chỉ sử dụng một số kí hiệu để thể hiện các quá trình làm việc đã diễn ra, rất nhiều kí hiệu không bao giờ được dùng tới Sở dĩ tồn tại thực tế này bởi chương trình kiểm toán được lập cho từng khoản mục đã rất rõ ràng và chi tiết, hơn nữa trong mỗi trang làm việc các quy trình cần hoàn thiện cũng đã được đưa ra rất cụ thể Điều này tuy làm cho các giấy làm việc tại AASC trở nên “dễ đọc” hơn nhưng lại khiến cho chúng trở nên kém súc tích và thiếu tính chuyên nghiệp
Ngoài ra các KTV cũng có thể phải ghi chép lại những bước công việc mà doanh nghiệp đã làm với các khoản mục mang tính đặc thù nếu xét thấy cần thiết
5, Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp
Yêu cầu cơ bản của hồ sơ kiểm toán là phải đảm bảo được đầy đủ bằng chứng cho KTV đưa ra ý kiến kết luận, làm cơ sở cho KTV khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như những người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của KTV
Tại AASC, một hồ sơ kiểm toán được coi là đầy đủ khi bao gồm các nội dung:
+ Những thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm toán trong
sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên
+ Nguồn dữ liệu
+ Mục tiêu thực hiện kiểm toán
+ Công việc thực hiện
+ Kết quả thu được
Trang 13+ Phân tích các sai sót và quan sát
+ Kết luận rút ra
+ Những điểm cần nhấn mạnh bao gồm cả những điều ghi nhớ cho công việc năm sau
+ Cập nhật và sửa đổi cho hồ sơ kiểm toán chung
Tính chính xác trong hồ sơ kiểm toán thể hiện ở việc đảm bảo các kỹ thuật tính toán
như cộng ngang, cộng dọc phải khớp đúng với nguồn dữ liệu tạo ra chúng cũng như các số liệu ở hồ sơ khác Trong trường hợp có chênh lệch không trọng yếu, KTV cần nêu rõ trong
hồ sơ kiểm toán là đã phát hiện ra những chênh lệch đó nhưng cho rằng chúng không ảnh hưởng trọng yếu đến công tác kiểm toán
Tính phù hợp của việc tổ chức hồ sơ kiểm toán thể hiện ở chỗ các thông tin có quan
hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán Những thông tin không cần thiết đến cuộc kiểm toán
sẽ không được KTV lưu trữ Bên cạnh đó KTV cũng cần đánh các tham chiếu thích hợp theo một quy tắc thống nhất nhằm giải thích các số liệu cho các KTV khác khi soát xét giấy tờ làm việc
Sau khi nghiên cứu các nguyên tắc về tổ chức sắp xếp hồ sơ kiểm toán tại AASC có thể thấy rằng trên lý thuyết, việc tuân thủ các nguyên tắc sẽ đảm bảo được các mục tiêu ban đầu đặt ra Tuy nhiên thực tế các KTV tại AASC đã bỏ qua một số nguyên tắc “hình thức” như kí tá và sử dụng phổ biến các kí hiệu trên giấy tờ làm việc Điều này tuy khiến cho việc tạo lập các GLV trở nên nhanh chóng hơn nhưng sẽ dẫn tới hệ quả không đạt được một số yêu cầu cụ thể về mặt hình thức của các trang giấy tờ làm việc
1.1.3 Cách thức tổ chức và lưu trữ Hồ sơ kiểm toán
Tại AASC, các hồ sơ kiểm toán ban đầu được lập bởi các KTV trên các bảng tính Excel Các GLV được tổ chức theo từng khoản mục, các KTV sẽ hoàn thiện các GLV này bằng cách thực hiện thứ tự các bước kiểm toán và ghi chép các công việc đã hoàn thành cũng như các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán
Một nhóm kiểm toán sẽ bao gồm các KTV và trợ lí kiểm toán phụ trách các khoản mục khác nhau Việc phân chia các khoản mục rời rạc cho các KTV khiến cho quá trình hoàn thiện các GLV trở nên nhanh chóng hơn nhưng việc thiếu liên kết giữa các khoản
Trang 14mục gần gũi đã dẫn tới việc các KTV sẽ thiếu đi cái nhìn bao quát về sự vận động của dòng tiền theo từng chu trình kinh doanh
Sau khi hoàn thành kiểm toán một khoản mục và soát xét, GLV cuối cùng sẽ được
in ra và lưu trữ trong các tệp (bản mềm) Đồng thời tệp Excel cuối cùng sẽ được đưa lên không gian lưu trữ Groove của nhóm kiểm toán để phục vụ cho công tác lưu trữ và soát xét (Groove là một phần mềm thuộc bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office hỗ trợ cộng tác và chia sẻ tài liệu giữa các thành viên trong nhóm làm việc)
Có thể thấy rằng cách thức tổ chức các giấy làm việc bản mềm trên Excel như hiện nay là tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của AASC, đặc biệt đối với các cuộc kiểm toán cho khách hàng vừa và nhỏ Tuy nhiên đối với các khách hàng lớn và phức tạp, đòi hỏi Công ty cần phải sử dụng kết hợp thêm các công cụ tự động tổng hợp và phân tích dữ liệu hoặc thay thế bằng các phần mềm chuyên dụng hơn Ngoài ra, thực trạng sử dụng bộ soạn thảo văn phòng Microsoft Office tại AASC như là công cụ kiểm toán cũng như cộng tác chính trong toàn công ty nhưng lại chưa mua bản quyền sử dụng đang tạo ra một rủi ro lớn về bảo mật dữ liệu cũng như tính ổn định trong toàn hệ thống làm việc trong mạng nội
bộ của Công ty
Theo nguyên tắc, hồ sơ kiểm toán (bản cứng) phải lưu trữ theo quy chế văn thư lưu trữ của Công ty và phải được sắp xếp một cách khoa học, có tên, nhãn đầy đủ Tuy nhiên hiện tại AASC vẫn chưa có một cách sắp xếp các hồ sơ kiểm toán này một cách thật sự khoa học để áp dụng thống nhất cho toàn công ty Mỗi phòng kiểm toán trên thực tế vẫn đang tùy ý sắp xếp các hồ sơ trong phòng mình, nhiều khi không theo một quy tắc trật tự nào làm việc tìm kiếm cũng như tra cứu các hồ sơ cũ trở nên rất khó khăn, đôi khi là bất khả thi bởi số lượng rất lớn các khách hàng mà AASC đang cung cấp dịch vụ Đây là một thực trạng đáng buồn với vị thế là một công ty kiểm toán lớn tại Việt Nam
1.2 Hệ thống Hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty AASC
1.2.1 Nội dung tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại công ty AASC
1.2.1.1 Hồ sơ kiểm toán chung
Hồ sơ kiểm toán chung của AASC bao gồm các chỉ mục tổng hợp chứa đựng các thông tin tổng hợp liên quan đến nhiều năm tài chính của một khách hàng Hồ sơ kiểm toán chung giúp cho KTV có cái nhìn xuyên suốt về khách hàng kể từ khi bắt đầu cung cấp dịch
Trang 15vụ đến năm kiểm toán hiện thời Nội dung hồ sơ kiểm toán chung cần được cập nhật hàng năm và không chuyển vào kho lưu trữ
Tại AASC, hồ sơ kiểm toán chung bao gồm các chỉ mục được đánh tham chiếu như sau:
Bảng 1.1 Tham chiếu Hồ sơ kiểm toán chung tại AASC
PF 1 Thông tin chung
PF 2 Các biên bản họp
PF 3 Thông tin về tài chính, kế toán
PF 4 Thông tin về thuế
PF 5 Thông tin về nhân sự
PF 6 Thông tin về hợp đồng
PF 7 Thông tin về kiểm toán
PF 8 Thông tin về Tập đoàn
(Nguồn: Phòng Tổng hợp)
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm các thông tin chung mà KTV bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về khách hàng Phần lớn các thông tin trong Hồ sơ kiểm toán chung là do khách hàng cung cấp hoặc do KTV thu thập được thông qua phỏng vấn các cá nhân về những vấn đề này Với những khách hàng được kiểm toán là năm đầu tiên yêu cầu các KTV phải thu thập toàn bộ các thông tin trong Hồ sơ kiểm toán chung, còn đối với những khách hàng thường xuyên, các KTV sẽ chỉ cần cập nhật thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng trong năm kiểm toán
đó để bổ sung vào Hồ sơ kiểm toán chung
Mỗi chỉ mục trong Hồ sơ kiểm toán chung sẽ chứa đựng những thông tin quan trọng
và tổng hợp nhất về khách hàng trong nhiều năm kiểm toán, cụ thể:
Công việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng là một phần rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán cũng như toàn bộ cuộc kiểm toán Thông qua quá trình này, các KTV có thể thu thập được đầy đủ các thông tin phục vụ cho việc xác định những nhân tố có ảnh hưởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và BCTC Ngoài ra những tài liệu về pháp luật cũng là một phần quan trọng để KTV có được những thông tin cơ bản về
Trang 16khách hàng phục vụ cho mục đích lập kế hoạch kiểm toán Các tài liệu này bao gồm những thông tin cơ bản nhất về pháp luật có ảnh hưởng đến khách hàng cả những nhân tố nội bộ của khách hàng như: Điều lệ hoạt động, Quy định của công ty,… cho đến các nhân tố bên ngoài như: Môi trường pháp luật, những quy định riêng của ngành, những văn bản pháp luật áp dụng riêng cho ngành,…
Các giấy làm việc trong chỉ mục này chứa đựng những thông tin cơ bản, chung nhất
về khách hàng, bao gồm:
PF 11: Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của DN (Biểu 5.01)
PF 12: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư
PF 13: Điều lệ hoạt động của DN
PF 14: Quyết định thành lập DN/ Hợp đồng liên doanh
Các tiểu mục trong chỉ mục này bao gồm các biên bản họp sau:
PF 21: Biên bản họp Đại hội cổ đông
PF 22: Biên bản họp Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên
PF 23: Biên bản họp Ban Giám đốc
PF 24: Các biên bản họp nội bộ khác
Tìm hiểu về quy chế tài chính và hệ thống kế toán là một công việc rất quan trọng được KTV tiến hành để có sự hiểu biết về hệ thống kế toán của doanh nghiệp phục vụ cho việc không chỉ lập kế hoạch kiểm toán mà cả cho công việc kiểm toán chi tiết sau này Ở giai đoạn này KTV cần nắm được những thông tin về quy trình kế toán, phân tích khái quát các phần hành, tìm hiểu việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán của đơn vị
Các nội dung chính mà KTV cần thu thập trong phần này bao gồm:
PF 31: Quy chế tài chính
PF 32: Chế độ kế toán áp dụng - Công văn chấp thuận của Bộ Tài chính /Các chính sách kế toán và hạch toán kế toán đặc thù
PF 33: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
PF 34: Báo cáo kiểm toán nội bộ
PF 35: Thông tin tài chính, kế toán khác
Trang 17Mục PF 4: Thông tin về thuế
Thông tin trong chỉ mục này giúp KTV nắm được những quy định, chế độ thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng Những thông tin này cũng góp phần không nhỏ vào việc lập
kế hoạch kiểm toán của KTV Các tiểu mục nhỏ hơn bao gồm:
PF 41: Giấy chứng nhận đăng ký thuế
PF 42: Công văn chấp thuận sử dụng hóa đơn đặc thù/Công văn đăng ký hóa đơn
tự in
PF 43: Các văn bản, chính sách thuế có liên quan đến hoạt động của DN
PF 44: Các biên bản kiểm tra quyết toán thuế
PF 45: Các thông tin về thuế khác
Thông tin về nhân sự giúp cho các KTV nắm được những vấn đề cơ bản hay mang tính đặc thù của công ty khách hàng về vấn đề lao động cũng như các quy chế quy định về lương và quỹ lương của khách hàng
Các tiểu mục trong phần này bao gồm:
PF 51: Thỏa ước lao động tập thể
PF 52: Biên bản kiểm tra về lao động
PF 53: Các chính sách có liên quan đến nhân sự và thu nhập nhân viên
PF 54: Các thông tin nhân sự khác
Chỉ mục này bao gồm những hợp đồng có ảnh hưởng dài hạn tới kết quả kinh doanh của khách hàng trong nhiều năm (2 năm trở lên) Các hợp đồng ngắn hạn khác có ảnh hưởng tới một năm tài chính sẽ được KTV thu thập và lưu trong phần hồ sơ kiểm toán năm
Các hợp đồng được thu thập trong mục này bao gồm:
PF 61: Hợp đồng tín dụng
PF 62: Hợp đồng cho thuê (bao gồm cả cho thuê tài chính)
PF 63: Hợp đồng đi thuê (bao gồm cả thuê tài chính)
PF 64: Hợp đồng hợp tác kinh doanh
PF 65: Hợp đồng liên doanh
PF 66: Hợp đồng thuê đất
PF 67: Các hợp đồng về bảo lãnh
Trang 18PF 68: Các hợp đồng dài hạn khác
Phần này lưu trữ thông tin tổng hợp về những cuộc kiểm toán diễn ra tại khách hàng, bao gồm các tiểu mục sau:
PF 71: Câu hỏi liên quan đến việc chấp nhận khách hàng
PF 72: Báo cáo tài chính/ BCTC hợp nhất đã kiểm toán
PF 73: Thư quản lý
PF 74: Tổng hợp kết quả kiểm toán
Các tiểu mục trong phần này chứa đựng những thông tin chung về tập đoàn, bao gồm:
PF 81: Tóm tắt về quá trình phát triển của Tập đoàn
PF 82: Cấu trúc của Tập đoàn (bao gồm công ty mẹ, công ty con và các công ty liên kết)
PF 83: Chi tiết về kiểm toán viên của Tập đoàn
PF 84: Các yêu cầu về kế toán/ kiểm toán của Tập đoàn
Thông qua tìm hiểu Hồ sơ kiểm toán chung, KTV có thể đánh giá mức độ trọng yếu, mức độ rủi ro kiểm toán để có thể lập kế hoạch kiểm toán tốt nhất
Phương pháp lập chỉ mục cho Hồ sơ kiểm toán chung tại AASC như trên đã đảm bảo cung cấp được đầy đủ các thông tin chính yếu nhất của khách hàng phục vụ cho các cuộc kiểm toán trong nhiều năm
Ưu điểm của cách tổ chức này là việc phân các chỉ mục trong Hồ sơ chung ra làm
8 nhóm đã bao quát được hết các luồng thông tin trong dài hạn của doanh nghiệp Đồng thời nếu có phát sinh các chỉ mục thông tin mới về khách hàng cũng như việc loại bỏ các thông tin không còn cần thiết phải thu thập, Công ty có thể dễ dàng tiến hành bổ sung hoặc loại bỏ bằng cách thêm hoặc bớt đi các chỉ mục con trong nhóm, đảm bảo tính khoa học
và khả năng cập nhật cho bộ Hồ sơ chung
1.2.1.2 Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính Hồ sơ này đóng vai trò làm cơ sở trực tiếp
Trang 19cho việc hình thành ý kiến kiểm toán, đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán và là thông tin cho việc lập kế hoạch của cuộc kiểm toán năm sau
Hồ sơ kiểm toán năm tại AASC bao gồm 3 phần: Thông tin về cuộc kiểm toán, phần tổng hợp hồ sơ và phần kiểm tra chi tiết các khoản mục
A Phần thông tin chung về cuộc kiểm toán
Phần thông tin chung về cuộc kiểm toán chứa đựng thông tin tổng quát nhất về cuộc kiểu toán, bao gồm 3 nội dung cơ bản sau:
1 Thông tin khách hàng
2 Nhân sự tham gia cuộc kiểm toán (tên và kí hiệu viết tắt)
3 Hồ sơ kiểm toán (loại, ngày lưu)
B Phần tổng hợp hồ sơ
Phần tổng hợp hồ sơ bao gồm các thông tin tổng hợp liên quan đến năm kiểm toán hiện hành Đây chủ yếu là những ghi chép của KTV chứ không phải là tài liệu mà KTV thu thập được
Phần tổng hợp hồ sơ trong phần Hồ sơ kiểm toán năm tại AASC bao gồm 7 chỉ mục chính như ở bảng sau:
Bảng 1.2 Bảng tham chiếu Hồ sơ năm tại AASC – Phần tổng hợp hồ sơ
1 Báo cáo tài chính và Báo cáo kiểm toán đã phát hành, Thư quản lý có ý
kiến của khách hàng và Thư giải trình đã ký
2 BCTC và các báo cáo khác - Dự thảo
3 Hoàn tất và soát xét
4 Lập kế hoạch và kiểm soát
5 Đánh giá rủi ro
6 BCTC trước kiểm toán và các vấn đề khác
7 Thư, fax, e-mail trao đổi với khách hàng
(Nguồn: Phòng Tổng hợp)
Hồ sơ kiểm toán tổng hợp này phần lớn được lập bởi trưởng nhóm kiểm toán Nội dung cụ thể của từng chỉ mục trong phần tổng hợp hồ sơ kiểm toán tại AASC được chi tiết hóa như sau:
Trang 20Chỉ mục 1: Báo cáo tài chính và Báo cáo kiểm toán đã phát hành, Thư quản
lý có ý kiến của khách hàng và Thư giải trình đã ký
Các tiểu mục trong chỉ mục này bao gồm:
1.01: Bản sao Báo cáo tài chính và Báo cáo kiểm toán đã phát hành
1.02: Bản sao Thư quản lý có ý kiến của khách hàng
Báo cáo tài chính đã được kiểm toán là sự thống nhất cuối cùng giữa KTV và công
ty khách hàng về các số liệu trên báo cáo tài chính Đây là bản báo cáo sau khi đã có sự điều chỉnh của KTV
Thư quản lý nếu có sẽ bao gồm hai phần: Phần một chứa đựng các phát hiện của năm hiện thời về: chứng từ kế toán, phần mềm kế toán, sử dụng tài khoản kế toán, quản lý hàng tồn kho, quản lý công nợ, công tác mua sắm tài sản, nguyên vật liệu, ký kết và thực hiện hợp đồng Phần hai là việc phản ánh tình hình thực hiện các đề xuất năm trước Thư quản lý có thể có hoặc không tuỳ thuộc vào yêu cầu dịch vụ từ phía khách hàng
Giải trình của Ban giám đốc là sự cam kết của Ban giám đốc về việc trình bày các thông tin trên báo cáo tài chính, sự thực hiện các nguyên tắc kế toán,… Đồng thời, báo cáo của Ban giám đốc là sự khẳng định trách nhiệm của Ban giám đốc là lập, trình bày báo cáo tài chính một cách trung thực và trách nhiệm của KTV cũng như của Công ty kiểm toán là trình bày ý kiến về các BCTC đó
Chỉ mục này chứa các bản dự thảo và bản đánh giá của các báo cáo trong chỉ mục 1 nói trên trước khi đưa ra các thống nhất cuối cùng, bao gồm các chỉ mục con sau:
2.01: Dự thảo BCTC đã điều chỉnh theo kiểm toán
2.02: Dự thảo Thư quản lý
2.03: Dự thảo Thư giải trình
2.04: Bản đánh giá về các báo cáo khác được phát hành cùng với BCTC
Trang 21Chỉ mục 3: Hoàn tất và soát xét
Phần này bao gồm các GLV thể hiện quá trình hoàn tất hồ sơ kiểm toán và quá trình soát xét hồ sơ, bao gồm các chỉ mục:
3.01: Kết luận về tổng thể
3.02: Tổng hợp kết quả của cuộc kiểm toán
3.03: Tổng hợp các sai sót điều chỉnh và không điều chỉnh
3.04: Giấy làm việc Soát xét của các cấp
3.05: Bản đánh giá về Soát xét của Chủ phần hùn
3.06: Soát xét chất lượng của cuộc kiểm toán
3.07: Bản đánh giá kiểm tra các công việc đã thực hiện
3.08: Các câu hỏi về việc tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán
3.09: Các câu hỏi về việc tuân thủ các qui định của pháp luật
3.10: Biên bản họp với khách hàng
3.11: Câu hỏi về cập nhật hồ sơ kiểm toán chung
Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ là sự thảo luận của KTV và công ty khách hàng về thông tin được trình bày trên BCTC Kiểm toán viên chính sẽ xem xét việc đưa ra
ý kiến của trợ lý kiểm toán có hợp lý hay không, các thủ tục kiểm toán thực hiện có phù hợp không và có phải thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung hay không
Bảng 1.3 Bảng tổng hợp kết quả kiểm toán tại AASC
(Nguồn: Phòng Tổng hợp)
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd (AASC)
Subject: Tổng hợp kết quả kiểm toán/Review notes
Mục tiêu / Objective:
Ảnh hưởng của vấn đề và đề xuất xử lý của KTV/Impacts and proposed solutions by auditor
Soát xét của lãnh đạo phòng / Review
of manager
Ý kiến phản hồi của KTV/
Feedback from auditor
Soát xét và kết luận của Ban Tổng Giám đốc/ Review of partner
Ghi chép các vấn đề được trao đổi với nhóm kiểm toán tại giai đoạn lập kế hoạch và tại cuộc họp đánh giá về cuộc kiểm
To record issues discussed with the engagement team at the planning stage and at the de-briefing meeting.
Trang 22Kiểm toán viên cần tổng hợp lại kết quả kiểm toán và trình cho các cấp soát xét Công việc soát xét được thực hiện bằng cách trả lời các câu hỏi:
+ Công việc kiểm toán có được thực hiện theo chương trình, kế hoạch kiểm toán hay không?
+ Các giấy tờ làm việc có được lưu giữ đầy đủ vào hồ sơ kiểm toán hay không? + Các vấn đề quan trọng đã được giải quyết hay đã được phản ánh trong kết luận kiểm toán không?
+ Các mục tiêu của thủ tục kiểm toán đã đạt được hay chưa?
+ Kết luận kiểm toán đưa ra trong quá trình kiểm toán có nhất quán với kết quả của công việc đã thực hiện và chúng có hỗ trợ cho công việc kiểm toán hay không?
Các tiểu mục trong chỉ mục này bao gồm:
4.01: Bản đánh giá về lập kế hoạch kiểm toán
4.02: Các câu hỏi liên quan đến chấp nhận/tiếp tục cung cấp dịch vụ
4.03: Hợp đồng kiểm toán (Nếu cần thiết)
4.04: Chiến lược tổng thể và kế hoạch kiểm toán
4.05: Mức trọng yếu
4.06: Đánh giá rủi ro và các phương pháp tiếp cận đối với rủi ro được đánh giá 4.07: Dự kiến thời gian
4.08: Các trao đổi với nhóm kiểm toán về rủi ro
4.09: Báo cáo kiểm toán và BCTC năm trước
4.10: Thư quản lý năm trước
4.11: Xác nhận về tính độc lập
4.12: Các ký hiệu chuẩn
Trước khi tiến hành một cuộc kiểm toán, KTV phải tiến hành các khảo sát và đánh giá ban đầu về khách hàng Đánh giá khách hàng trước tiên là đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán đối với các khách hàng mới và khả năng tiếp tục cung cấp dịch vụ cho các khách hàng cũ Bên cạnh đó công việc đánh giá khách hàng này còn giúp cho các KTV nhận diện được các rủi ro, các vùng trọng yếu để thực hiện cuộc kiểm toán tốt hơn
Tiếp đó, công tác lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm
Trang 23toán Kế hoạch kiểm toán giúp KTV thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và
có giá trị để làm cơ sở ý kiến xác đáng về BCTC Đồng thời kế hoạch kiểm toán thích hợp giúp KTV xác định được các vấn đề quan trọng để bố trí thời gian và lực lượng kiểm toán nhằm hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo chất lượng kiểm toán tốt nhất Ngoài ra, căn cứ vào kế hoạch kiểm toán và tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán, các KTV cũng đưa ra được các đánh giá được chất lượng hiệu quả của cuộc kiểm toán Kế hoạch kiểm toán đầy đủ và chu đáo là nhân tố quan trọng nhất ảnh hướng tới sự thành công của một cuộc kiểm toán trong thực tế
Trong phần này KTV sẽ tìm hiểu và thu thập các thông tin có khả năng ảnh hưởng tới rủi ro kiểm toán bao gồm các thông tin về hoạt động kinh doanh, về hệ thống kiểm soát nội bộ, tiến hành các thủ tục phân tích, thảo luận với Ban giám đốc và xem xét những sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính của đơn vị
Các tiểu mục trong chỉ mục này bao gồm:
5.01: Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
5.02: Tìm hiểu về khách hàng và hệ thống kiểm soát nội bộ
5.03: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ (chu trình kinh doanh chính)
5.04: Đánh giá về rủi ro gian lận
5.05: Thảo luận với Ban Giám đốc, Ban quản trị đơn vị được kiểm toán, kiểm toán nội bộ về gian lận
5.06: Thủ tục phân tích
5.07: Các vấn đề cần xem xét ở cuộc kiểm toán năm trước
5.08: Xem xét các bên liên quan
Để thu thập được các bằng chứng về các vấn đề cần xem xét ở cuộc kiểm toán năm
trước, kiểm toán viên tại AASC sử dụng mẫu giấy làm việc kí hiệu 5.07 theo mẫu như dưới
đây
Thủ tục được tiến hành bao gồm sự đảm bảo các vấn đề lưu ý trong bảng liệt kê năm trước đã được xem xét và giải quyết bằng cách ghi nhận các vấn đề phát sinh và kết quả của việc xem xét trong cuộc kiểm toán năm nay Biểu này sẽ được liên kết với biểu
GLV kí hiệu 3.02 của năm trước để đối chiếu (xem mẫu biểu 3.02 ở bảng 1.3)
Trang 24Bảng 1.4 Giấy làm việc “Các vấn đề cần xem xét ở cuộc kiểm toán năm trước”
(Nguồn: Phòng Tổng hợp)
Việc cho phép liên kết các GLV lại với nhau dựa theo các kí hiệu tham chiếu trong
hệ thống mạng nội bộ đã cho phép các KTV tiến hành các phép so sánh đối chiếu giữa các GLV một cách dễ dàng hơn Tuy nhiên để đảm bảo cho các liên kết này không bị “gãy” khi thay đổi cấu trúc tổ chức tệp, đòi hỏi AASC phải nghiên cứu xây dựng một quy chuẩn thống nhất cho việc tổ chức lưu trữ các GLV trên hệ thống mạng nội bộ của công ty cũng như trong máy tính cá nhân của từng KTV
Các tiểu mục trong phần này bao gồm:
6.01: Bảng cân đối số phát sinh
6.02: Chương trình kiểm toán số liệu so sánh và Bảng cân đối số phát sinh
6.03: BCTC khách hàng lập trước khi điều chỉnh theo kiểm toán
6.04: Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd (AASC)
Prepared by: Date:
Kỳ kế toán (Period ended): Reviewed by: Date:
Reviewed by: Date:
Subject:
MỤC TIÊU / OBJECTIVES
THỦ TỤC / PROCEDURE
W/P REF CLEARANCE Initial/Date
Cột phía tay trái ghi nhận các vấn đề và cột phía bên tay phải ghi nhận kết quả của việc xem xét trong cuộc
kiểm toán năm nay.
The left-hand side should record the points and the right-hand side its eventual clearance during this year's audit.
CÁC VẤN ĐỀ / POINTS
Khách hàng (Client):
Xem xét các vấn đề đã được ghi nhận trong cuộc kiểm toán năm trước có thể ảnh hưởng đến việc kiểm toán hoặc chi phí
kiểm toán năm nay
To bring forward from the last year’s audit file items which may affect the conduct or cost of the audit this year.
Đảm bảo các vấn đề lưu ý trong bảng liệt kê năm trước đã được xem xét và giải quyết (Liên kết với Tài liệu
3.02 của năm trước)
Ensure that the points brought forward schedule from the previous year is brought forward and properly dealt
with (Link with Form 3.02 last year).
Các vấn đề cần xem xét ở cuộc kiểm toán năm trước
Points brought forward from previous audit
5.07
Trang 256.05: Đánh giá về khả năng hoạt động liên tục
6.06: Trao đổi công việc với chuyên gia
6.07: Sử dụng công việc của kiểm toán nội bộ
6.08: Thủ tục kiểm toán khi khách hàng có sử dụng dịch vụ bên ngoài
Trong phần này kiểm toán viên tiến hành lưu trữ các nội dung trao đổi với khách hàng bao gồm:
7.01: Kế hoạch kiểm toán tổng thể gửi khách hàng
sơ chung đã đảm bảo được sự phân loại rạch ròi giữa các loại hồ sơ
C Phần kiểm tra chi tiết các khoản mục
Phần kiểm tra chi tiết các khoản mục ghi lại quá trình thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty khách hàng đối với mỗi phần hành cụ thể Mỗi thành viên trong đoàn kiểm toán phụ trách một số phần hành và lưu lại giấy tờ làm việc của mình Các giấy
tờ này là bằng chứng chứng minh rằng phần hành đó đã được kiểm tra và cũng là cơ sở để các cấp soát xét lại báo cáo trước khi phát hành
Các phần hành kiểm toán được đánh kí hiệu tham chiếu theo báo cáo và bảng chữ
cái từ A đến Z Trong đó bảng cân đối kế toán bắt đầu bằng B (Balance Sheet), báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được bắt đầu bằng I (Income Statement) và các chỉ tiêu khác được bắt đầu bằng O (Others)
Phương pháp sử dụng các chữ cái đầu mục bằng tên tiếng Anh gợi nhớ như trên đã khiến cho việc phân loại và sắp xếp các GLV vào Hồ sơ kiểm toán trở nên dễ dàng hơn
Trang 26Tuy nhiên việc chi tiết hóa các khoản mục bằng việc thêm các chữ cái từ A đến Z vào sau chữ cái đầu mục đã giới hạn số tiểu mục trong mỗi khoản mục là 26 (bảng chữ cái A-Z có
26 chữ cái) Dẫn tới khó khăn trong việc mở rộng thêm hay tách thành các khoản mục mới nếu cần Để khắc phục nhược điểm này công ty có thể sử dụng bộ mã bằng số thay vì bằng chữ như hiện tại Chẳng hạn thay vì sử dụng các kí hiệu BA, BB,… cho các khoản mục trong bảng cân đối kế toán, công ty có thể sử dụng những kí hiệu kết hợp chữ cái và số như B100, B200,…
Bảng kí hiệu tham chiếu theo khoản mục kiểm toán thuộc phần kiểm tra chi tiết trong Hồ sơ kiểm toán năm tại AASC được cho ở bảng 1.5
Bảng 1.5 Ký hiệu tham chiếu theo khoản mục kiểm toán tại AASC
Các khoản phải thu và phải trả nội bộ (ngắn và dài hạn) BC
Chi phí sản xuất, giá thành và chi phí SXKD dở dang BF
Phải trả người lao động và các khoản khác có liên quan BP
Các khoản phải trả, phải nộp khác (ngắn và dài hạn) BR
Trang 27Quỹ phát triển khoa học và công nghệ BT
(Nguồn: Phòng Tổng hợp)
Hồ sơ làm việc được sắp xếp theo từng tài khoản và trong một tài khoản thì các giấy
tờ làm việc lại được sắp xếp theo thứ tự như sau:
- Biểu tổng hợp số liệu
- Biểu ghi nhận những vấn đề phát sinh và giải thích
- Biểu các bút toán đề nghị điều chỉnh
- Biểu chương trình kiểm toán
- Các giấy tờ làm việc chi tiết bao gồm:
+ Giấy làm việc về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ + Giấy làm việc kiểm tra chi tiết
Trang 28Bên cạnh đó AASC còn tự thiết kế cho mình một hệ thống các câu hỏi để người lập
hồ sơ kiểm toán xác định xem hồ sơ kiểm toán đã đầy đủ và hợp lý chưa Nếu như tất cả các câu hỏi đặt ra đều được thỏa mãn thì chứng tỏ hồ sơ kiểm toán được lập là đầy đủ
Cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm toán năm tại AASC ra thành hai phần: phần Tổng hợp hồ sơ và phần Kiểm tra chi tiết các khoản mục (phần Thông tin chung về cuộc kiểm toán có thể xem như “nhãn” hồ sơ) đã thể hiện được sự rạch ròi giữa phần tổng hợp thông tin và phần kiểm toán chi tiết Thông qua phần Tổng hợp hồ sơ, các KTV có thể đưa ra được những đánh giá và nhận định khái quát nhất về trọng yếu và rủi ro, làm cơ sở để tiến hành giai đoạn thực hiện kiểm toán Điều này cho thấy sự lô-gic trong việc tổ chức Hồ sơ năm tại AASC dựa theo trình tự kiểm toán tài chính Bằng việc nghiên cứu hồ sơ kiểm toán
từ tổng hợp đến chi tiết, người đọc sẽ thấy được thứ tự các quy trình kiểm toán đã diễn ra như thế nào, từ đó có thể tiến hành các công tác kiểm tra, soát xét các GLV theo cách hiệu quả nhất
1.2.2 Nội dung cơ bản của một Giấy làm việc điển hình
Giấy làm việc là bản ghi chép của người thực hiện kiểm toán phản ánh các thông tin về kế hoạch, nội dung, thời gian, phạm vi của các thủ tục kiểm toán đã thực hiện Trong mỗi giấy làm việc cũng ghi lại kết quả các công việc đã thực hiện và kết luận kiểm toán cuối cùng cho từng khoản mục Các giấy làm việc này được lập bởi kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán sử dụng các tài liệu có sẵn do khách hàng cung cấp và thực hiện các thủ tục kiểm toán trên đó Các giấy làm việc thiết kế sẵn theo mẫu chuẩn sử dụng cho việc thu thập thông tin định sẵn
Giấy làm việc là một bộ phận quan trọng của Hồ sơ kiểm toán và cũng có tác dụng tương tự trong việc chứng minh công việc đã thực hiện theo đúng kế hoạch, chương trình kiểm toán đã đề ra; chứng minh cuộc kiểm toán được thực hiện theo các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực quốc tế được thừa nhận; đồng thời là cơ sở cho việc hình thành ý kiến của KTV về báo cáo tài chính Ngoài ra giấy làm việc còn có tác dụng trong việc lập kế hoạch, giám sát và đánh giá công việc kiểm toán đã thực hiện, soát xét chất lượng cuộc kiểm toán; hỗ trợ thuyết minh BCTC; hỗ trợ soạn thảo thư quản lý và hỗ trợ cho cuộc kiểm toán năm sau
Trang 29Nội dung của giấy làm việc bao gồm: Các thông tin bắt buộc; Nội dung chính; Giấy làm việc đặc thù và Quy tắc tham chiếu Ngay sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu lần lượt các nội dung này
1 Các thông tin bắt buộc
Các thông tin này bao gồm: Tên khách hàng; Niên độ kế toán; Khoản mục kiểm toán; Bước công việc thực hiện; Mã tham chiếu; Người thực hiện/ Ngày thực hiện; Người soát xét/ Ngày soát xét
Các thông tin này được bố trí ở phần đầu GLV theo một mẫu thống nhất, đảm bảo được sự rõ ràng và đồng bộ cho các GLV tại công ty
2 Nội dung chính
Các phần trong nội dung chính của giấy làm việc bao gồm:
- Mục tiêu kiểm toán cần đạt được
- Nguồn dữ liệu
- Thủ tục kiểm toán thực hiện giúp đạt được mục tiêu
- Kết quả thu được
- Kết luận
Trong đó trừ mục nguồn dữ liệu ra còn lại là các vấn đề bắt buộc các kiểm toán và trợ lí kiểm toán phải hoàn thiện trước khi soát xét
Việc đặt mục tiêu kiểm toán lên đầu trong phần nội dung chính của giấy làm việc
đã giúp cho các kiểm toán viên xác định rõ mục đích công việc kiểm toán đang tiến hành Tiếp đó phần thủ tục kiểm toán sẽ bao gồm các bước công việc cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu kiểm toán đã đề ra, làm cơ sở cho việc đưa ra các kết luận cuối cùng về khoản mục Kết cấu thống nhất này đã đảm bảo cho các KTV trong quá trình kiểm toán không bị xa rời các mục tiêu kiểm toán cụ thể, là tiền đề để đạt được mục tiêu kiểm toán chung
3 Giấy làm việc đặc thù
Ngoài các giấy làm việc chuẩn có các nội dung như trên, trong Hồ sơ kiểm toán còn
có các giấy làm việc đặc thù khác, bao gồm:
- Các mẫu biểu thu thập thông tin cho hồ sơ chung
- Kế hoạch, chương trình kiểm toán
- Mô tả HĐKD, đánh giá rủi ro tại đơn vị được kiểm toán
Trang 30- Biên bản họp, Thư giải trình của BGĐ
- Các bảng phân tích số liệu, Thư xác nhận
- Bản chụp các hợp đồng, chứng từ,…
- Các câu hỏi về thuế
- Báo cáo tài chính của công ty con, công ty liên doanh, liên kết
Ngoài ra còn có các giấy làm việc đặc thù có liên quan đến giai đoạn kết thúc cuộc kiểm toán như:
- Tổng hợp kết quả kiểm toán của niên độ
- Các tài liệu soát xét giấy làm việc của trợ lý kiểm toán
- Soát xét báo cáo trước khi phát hành
- Soát xét chất lượng cuộc kiểm toán
4 Quy tắc tham chiếu
a Quy tắc tham chiếu chung
Các quy tắc tham chiếu này được áp dụng cho toàn bộ hồ sơ giấy tờ làm việc tại Công ty AASC, tuy nhiên việc sử dụng là không hề cứng nhắc Các kiểm toán viên có thể căn cứ vào đặc thù cuộc kiểm toán để có sự điều chỉnh cho phù hợp
Tùy thuộc vào nội dung hồ sơ kiểm toán sẽ có các kí hiệu tham chiếu khác nhau Trong phần tổng hợp chung, các tham chiếu sẽ được kí hiệu bằng số thứ tự Đối với các phần hành kiểm toán chi tiết, kí hiệu tham chiếu được sử dụng bao gồm cả chữ cái và số thứ tự
Có 2 loại tham chiếu trên một trang làm việc là tham chiếu đầu trang và tham chiếu chéo
Tham chiếu đầu trang là mục tham chiếu bắt buộc ở tất cả các giấy làm việc, nằm
ở góc trên bên phải của tờ giấy làm việc và được đánh thống nhất Ví dụ các tham chiếu trong khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền sẽ như sau:
- Biểu tổng hợp số liệu: BA 0
- Các vấn đề phát sinh trong cuộc kiểm toán: BA N
- Các bút toán đề nghị điều chỉnh: BA P
- Chương trình kiểm toán: BA C
- Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ: BA S
- Đối chiếu số liệu kiểm kê tiền mặt: BA 1
Trang 31- Đối chiếu số dư xác nhận của ngân hàng: BA 2
- Kiểm tra chi tiết khác: BA 3
Các tham chiếu này ngoài việc tạo ra chỉ mục duy nhất cho mỗi trang giấy làm việc còn phục vụ cho quá trình sắp xếp và soát xét Hồ sơ kiểm toán được dễ dàng hơn
Loại tham chiếu thứ hai là tham chiếu chéo được ghi vào phần nội dung của giấy
làm việc Tham chiếu này có tác dụng liên kết các trang giấy làm việc lại với nhau
Cụ thể số liệu tại trang tổng hợp nếu được giải trình chi tiết ở các trang sau sẽ được đánh tham chiếu đến trang chi tiết ở phía sau tương ứng Tham chiếu này được ghi vào bên phải số liệu được tham chiếu Các số liệu chi tiết ở các trang này đồng thời cũng sẽ được đánh tham chiếu đến trang phía trên chứa số liệu tổng hợp Tham chiếu này được ghi vào bên trái số liệu được tham chiếu
b Vài nhận xét về quy tắc tham chiếu
Việc thiết lập một quy tắc đánh tham chiếu khác biệt giữa các trang GLV trong Hồ
sơ chung và phần Tổng hợp hồ sơ, phần Kiểm tra chi tiết các khoản mục trong Hồ sơ năm
đã giúp cho các KTV có thể dễ dàng xác định được một GLV thuộc về phân mục cụ thể nào trong hồ sơ kiểm toán
Đi liền với đó, trong cùng một phân mục, hệ thống tham chiếu đã thể hiện được sự tương đồng tương đối giữa các tiểu mục nhỏ hơn Chẳng hạn trong phần Kiểm tra chi tiết các khoản mục thuộc Hồ sơ kiểm toán năm, việc đánh tham chiếu các tiểu mục bằng các chỉ số nhỏ bao gồm cả số và chữ cái liền sau kí hiệu tham chiếu của khoản mục, chẳng hạn
BA 0 , BA N,… đồng thời có sự thống nhất tương đối giữa các khoản mục với nhau, chẳng
hạn chỉ số 0 là biểu tổng hợp, chỉ số N là biểu các vấn đề phát sinh,… đã tạo ra sự đồng bộ
và chuyên nghiệp cho hệ thống tham chiếu tại AASC Mặt khác những tham chiếu này là tương đối dễ nhớ và dễ phân loại, giúp cho các KTV có thể dễ dàng sắp xếp vào các hồ sơ kiểm toán để lưu trữ, phục vụ cho công tác soát xét và tra cứu về sau
Hơn nữa, cách đánh tham chiếu như trên cũng cho phép việc xây dựng các GLV thành các bảng tính Excel cho từng khoản mục kiểm toán tại công ty Mỗi bảng tính sẽ bao gồm các trang tính sắp xếp theo thứ tự và được liên kết động với nhau, đồng thời tất cả sẽ cùng được liên kết với trang chương trình kiểm toán Bằng cách này việc hoàn thiện công tác kiểm toán mỗi khoản mục sẽ được đơn giản hóa thành hoàn thiện lần lượt các bước trong chương trình kiểm toán có sẵn Điều này sẽ giúp cho các KTV thực hiện lần lượt các
Trang 32bước trong chương trình kiểm toán mà không bỏ sót bất kì bước nào Các trang tính giấy làm việc không dùng tới sẽ được ẩn hoặc xóa đi mà không ảnh hưởng tới các trang tính khác, tạo ra tính linh động cho các KTV trong thực tế kiểm toán tại khách hàng
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp đánh tham chiếu tại AASC là đặc điểm hoàn toàn không mang tính gợi nhớ của các chỉ mục, đặc biệt trong phần kiểm tra chi tiết các khoản mục thuộc về Hồ sơ kiểm toán năm Do vậy, các KTV tại AASC thường phải
sử dụng bảng tham chiếu sẵn mỗi khi cần đánh tham chiếu các GLV được lập bằng tay hay các giấy tờ chi tiết thu thập được Một lí do khả dĩ khiến cho việc lập các mã tham chiếu theo cách gợi nhớ là chưa khả thi bởi hệ thống tài khoản kế toán của các loại hình tổ chức khác nhau ở Việt Nam hiện nay là không giống nhau, dẫn tới việc muốn thiết lập được một
bộ mã có tính gợi nhớ đòi hỏi AASC phải chia hệ thống hồ sơ và GLV của mình ra thành các “gói” khác nhau để áp dụng cho các loại hình tổ chức Hệ quả này lại mâu thuẫn với mục đích đơn giản hóa ban đầu đặt ra cho việc thay đổi bộ mã tham chiếu tại Công ty
Tóm lại, quy tắc tham chiếu tại AASC đã đảm bảo được sự phù hợp và tính hợp lý trong điều kiện thực tế kiểm toán tại Công ty hiện nay Tính hợp lý và rõ ràng này của hệ thống tham chiếu đã tạo nên ưu điểm thích hợp và khoa học về mặt tổ chức cho hệ thống
hồ sơ kiểm toán tại AASC
c Một ví dụ về đánh tham chiếu
Ở đây chúng ta xét một ví dụ đơn giản về quá trình đánh tham chiếu ở các trang giấy làm việc trong kiểm toán khoản mục tiền gửi ngân hàng tại AASC Các trang làm việc
sẽ được sắp xếp thứ tự từ tổng hợp đến chi tiết như sau: trang tổng hợp “Đối chiếu số liệu
tổng hợp – tiền gửi NH”, trang “Đối chiếu với xác nhận của NH – tài khoản VND” và trang
“Đối chiếu với xác nhận của NH – tài khoản USD” Cụ thể:
+ Trang đầu tiên là trang giấy làm việc “Đối chiếu số liệu tổng hợp” với mã BA2/1
được bố trí như bảng 1.6 Đây là một trang giấy làm việc điển hình nên phải đảm bảo các thông tin bắt buộc như tên khách hàng, kì kiểm toán, tên khoản mục, tên thủ tục kiểm toán, người lập/ ngày lập, người soát xét/ ngày soát xét và kí hiệu tham chiếu
Mục tiêu của giấy làm việc này là đối chiếu số dư cuối kì của các tài khoản tiền gửi ngân hàng với các xác nhận của ngân hàng về số dư VND và số dư USD
Số dư tại ngày 31/12/2012 của tài khoản tiền gửi VND là 1.824.000 và của tài khoản tiền gửi USD là 965.500
Trang 33Bảng 1.6 Mẫu giấy làm việc tổng hợp BA2/1 – Tiền gửi ngân hàng
(Nguồn: Phòng Kiểm soát chất lượng & Đào tạo)
Hai mã tham chiếu sẽ được đánh ngay sát sau hai số dư này để thể hiện quá trình đối chiếu số liệu đến các giấy làm việc chi tiết hơn Các GLV này sẽ có mã tham chiếu là
BA2/2 và BA2/3 tương ứng với khoản tiền gửi VND và tiền gửi USD
+ Hai trang GLV chi tiết tiếp theo có kí hiệu tham chiếu BA 2/2 và BA 2/3 được thể hiện như tại bảng 1.7 và 1.8
Bảng 1.7 Mẫu giấy làm việc chi tiết BA2/2 – Tiền gửi ngân hàng
(Nguồn: Phòng Kiểm soát chất lượng & Đào tạo)
Trước số dư chi tiết 1.824.000 ở biểu chi tiết BA2/2 sẽ có tham chiếu về biểu tổng hợp BA2/1 phía trước như trên
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd (AASC)
Member of International
Subject Tiền gửi ngân hàng
Client Công ty VMT Prepared by: ABC Date: 05/02/12
Period ended 31/12/11 Reviewed by: XYZ Date: 10/02/12
Subject Tiền gửi ngân hàng
Procedure Đối chiếu với xác nhận của NH tài khoản VND BA 2/2
Trang 34Bảng 1.8 Mẫu giấy làm việc chi tiết BA2/3 – Tiền gửi ngân hàng
(Nguồn: Phòng Kiểm soát chất lượng & Đào tạo)
Trước các khoản dư tiền gửi USD trị giá 965.500 ở GLV chi tiết BA2/3 sẽ được đánh tham chiếu ngược về GLV tổng hợp BA2/1 ở phía trước Đồng thời khoản xác nhận theo nguyên tệ trị giá 50.000 sẽ được đánh tham chiếu đến giấy làm việc chi tiết BA2/6 ở sau Đồng thời bút toán điều chỉnh được thực hiện sẽ được tham chiếu về GLV các vấn đề phát sinh BAN
Trong các trang GLV trên có sử dụng một số ký hiệu làm việc phổ biến sau:
Ag : Số liệu khớp với số liệu trên bảng CĐKT, báo cáo KQHĐKD năm được kiểm
toán
Ly : Số liệu khớp với số liệu trên BCTC năm trước
^ : Kiểm tra cộng dọc đúng
< : Kiểm tra cộng ngang đúng
Phương pháp đánh tham chiếu chéo giữa các trang GLV như trên đã đảm bảo được liên kết dọc – tức liên kết trong cùng một khoản mục – giữa các trang GLV với nhau nhưng chưa cho phép việc liên kết ngang – tức liên kết giữa các khoản mục khác nhau – do đặc điểm các KTV khác nhau sẽ phụ trách các khoản mục khác nhau và thực tế là chưa có công
cụ thật sự hiệu quả để cho phép có được sự liên kết chặt chẽ trong quá trình kiểm toán các khoản mục rời rạc
Auditing and accounting financial consultancy service company ltd (AASC)
Member of International
Subject Tiền gửi ngân hàng Procedure Đối chiếu với xác nhận của NH tài khoản USD BA 2/3
Ngân hàng Số kế toán Xác nhận NH Quy đổi Chênh lệch
(theo nguyên tệ)
(TGBQLNH là 20.000VND/USD)
ANZ BA 2/1 965.500 50.000 BA 2/6 1.000.000 34.500
Nguyên nhân chênh lệch: CLTG trong quá trình thanh toán các giao dịch trong kỳ BTĐC: Nợ TK112.USD/ Có TK 515: 34.500 BA N
Trang 35d Rà soát giấy tờ làm việc
Từ việc đưa ra các yêu cầu cần thiết về nội dung trong một giấy làm việc, AASC đã thiết lập một bảng câu hỏi giúp cho các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán có thể tự rà soát được quá trình hoàn thiện giấy làm việc như sau:
- Toàn bộ giấy làm việc đã được sắp xếp lô-gic và thích hợp chưa?
- Tất cả giấy làm việc đã được điền đầy đủ thông tin yêu cầu, ghi tham chiếu trang chưa?
- Tất cả các ký hiệu không phổ biến đã được giải thích chưa?
- Mục tiêu kiểm toán và nguồn số liệu đã được ghi trên giấy làm việc chưa?
- Các thông tin ghi chép đã rõ ràng chưa?
- Các số liệu đã được tham chiếu đến các số liệu liên quan chưa?
- Các phát hiện và kết luận đã ghi chép đầy đủ chưa?
- Các tài liệu do khách hàng cung cấp đã được chụp từ bản chính?
1.2.3 Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy tờ làm việc của hồ sơ kiểm toán tại Công ty AASC
Hồ sơ kiểm toán là căn cứ để các cấp soát xét lại báo cáo kiểm toán trước khi phát hành Tại AASC, báo cáo kiểm toán trước khi phát hành được soát xét bởi ba cấp: KTV chính của nhóm; trưởng (hoặc phó) phòng kiểm toán và một chủ phần hùn là thành viên ban giám đốc Việc soát xét này đảm bảo rằng công việc kiểm toán đã được lập kế hoạch
và thực hiện theo đúng kế hoạch đã lập Công việc được thực hiện ở mỗi cấp soát xét cụ thể như sau:
- Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra lại các công việc mà các trợ lý kiểm toán đã làm Các vấn đề cần kiểm tra bao gồm sự thực hiện đúng theo chương trình kiểm toán, việc ghi chép các bằng chứng dẫn tới các kết luận thu được Công việc kiểm tra này cũng giúp cho các KTV chính nắm được toàn bộ các phần hành để có thể đưa ra ý kiến tổng thể về báo cáo kiểm toán Thường thì các kiểm toán viên chính chỉ cần dựa vào trang kết luận của từng khoản mục để đưa ra ý kiến nhưng trong một số trường hợp KTV còn phải dựa cả vào các trang giấy làm việc chi tiết để đưa ra đánh giá cuối cùng
- Cấp soát xét thứ hai là lãnh đạo phòng kiểm toán phụ trách nhóm kiểm toán Căn
cứ vào chương trình kiểm toán và kế hoạch kiểm toán, trưởng hoặc phó phòng sẽ soát xét lại các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán
Trang 36Các soát xét được tiến hành trong giai đoạn này này sẽ quan tâm đến các bút toán điều chỉnh, các vấn đề lạ trong BCTC của khách hàng
- Để đảm bảo các báo cáo kiểm toán phát hành được chặt chẽ, tránh rủi ro cho Công ty thì trước khi phát hành thì Ban giám đốc sẽ thực hiện thêm một bước soát xét cuối cùng
Một số thủ tục soát xét lại Hồ sơ kiểm toán và Báo cáo kiểm toán có thể nêu ra ở đây bao gồm:
1 Kiểm tra lại các phép tính số học trên các báo cáo tài chính:
- Các phép tính số học trên BCĐKT
- Các phép tính số học trên BCKQKD
- Các phép tính số học trên thuyết minh BCTC
2 Đối chiếu số đầu năm, số liệu so sánh trên báo cáo năm nay với báo cáo năm trước Nếu có sự phân loại lại so với năm trước phải đối chiếu đến các giấy tờ làm việc liên quan đến sự phân loại đó
3 Đối chiếu số liệu trên BCĐKT, BCKQKD, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC với số liệu sau điều chỉnh trên trang thuyết minh chênh lệch sau kiểm toán trong hồ sơ kiểm toán
4 Đối chiếu thông tin về chính sách kế toán và các thông tin khác với các ghi chép trong hồ sơ kiểm toán
5 Đối chiếu các thông tin pháp lý về khách hàng với các ghi chép trong hồ sơ kiểm toán
6 Đối chiếu lại những thay đổi về số liệu trên các báo cáo và thông tin trình bày khác với các giấy làm việc liên quan liên quan đến những thay đổi và sự phê duyệt của các cấp soát xét
7 Đối chiếu lại những thay đổi về ý kiến kiểm toán với các giấy tờ làm việc liên quan đến những thay đổi và sự phê duyệt của các cấp soát xét
8 Kiểm tra các thông tin về thời gian trên báo cáo:
- Sự nhất quán về ngày kết thúc niên độ kế toán trên bìa báo cáo, BCKQKD, BCĐKT, tiêu đề trên trang, thuyết minh BCTC và trên báo cáo kiểm toán
Trang 37- Sự hợp lý về ngày lập BCTC, báo cáo của Ban giám đốc, bản giải trình của Ban giám đốc với ngày phát hành báo cáo kiểm toán và ngày thực hiện công việc kiểm toán trong hồ sơ kiểm toán
9 Đối chiếu số liệu trên BCĐKT, BCKQKD, lưu chuyển tiền tệ với các phần thuyết minh BCTC
10 Đối chiếu số liệu trên BCĐKT với các chỉ tiêu có liên quan trên kết qủa kinh doanh (nếu có thể), tình hình thực hiện nghĩa vụ ngân sách, báo cáo lưu chuyển tiền tệ
11 Kiểm tra việc trình bày:
- Nhất quán về định dạng (kiểu chữ, đậm nghiêng, giãn dòng, lùi đầu dòng)
- Tính liên tục của số thứ tự trang và đối chiếu với số trang ghi trên phần mục lục
- Tính liên tục của thứ tự nội dung thuyết minh và đối chiếu với số ghi chú trên BCĐKT, BCKQKD
Trang 38CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẬN DỤNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY
AASC THỰC HIỆN TẠI KHÁCH HÀNG NEW VÀ OLD
2.1 Một số đặc điểm cơ bản về cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại hai khách hàng NEW và OLD
Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán theo các giai đoạn của một cuộc kiểm toán trên thực tế tại AASC, em xin nêu ra hai công ty đã được kiểm toán BCTC trong năm 2012 làm ví dụ minh họa
Một là Công ty TNHH Thương mại NEW, hoạt động trong lĩnh vực tư liệu sản xuất
và tư liệu tiêu dùng Công ty thành lập ngày 18/05/2008 theo Giấy phép hoạt động kinh doanh số 0102xxxxxx do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Năm nay là năm đầu tiên Công ty NEW ký hợp đồng kiểm toán BCTC với Công ty AASC, cũng là năm đầu tiên công ty này tiến hành kiểm toán BCTC
Hai là Công ty Cổ phần OLD, hoạt động trong lĩnh vực dược phẩm Công ty thành
lập theo Quyết định số 9xx/QĐ-UB ngày 01/04/2004 của chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội về việc chuyển DNNN xí nghiệp Dược phẩm OLD thành Công ty Cổ phần Dược phẩm OLD Giấy đăng ký kinh doanh số 0103xxxxxx cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố
Hà Nội Đây là khách hàng của Công ty AASC từ những năm trước
Công ty OLD là khách hàng quen thuộc của AASC nên sẽ có bộ hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh giống như bộ hồ sơ mẫu của AASC Trong phần tổng hợp hồ sơ sẽ có những thông tin bắt buộc như báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính đã kiểm toán, các
sự kiện phát sinh, những điểm cần theo dõi… Trên cơ sở những thông tin được lưu trong
hồ sơ chung và những thông tin về những thay đổi liên quan đến năm hiện hành mà kiểm toán viên mới thu thập được, kiểm toán viên sẽ đưa ra kế hoạch kiểm toán tổng thể cho khách hàng OLD và đề xuất giá phí kiểm toán Đồng thời phần tổng hợp cũng lưu giữ những thảo luận giữa kiểm toán viên và Công ty OLD, các sự kiện đặc biệt phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước và những vấn đề năm nay chưa được giải quyết Bên cạnh đó, kiểm toán viên còn đưa ra bản chi tiết về tiến độ thực hiện bao gồm các bước công việc, dự kiến thời gian, địa điểm thực hiện…
Trong hồ sơ năm của công ty OLD sẽ bao gồm tất cả các tài liệu giống như quy định của hồ sơ kiểm toán chuẩn như biểu tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình kiểm toán
Trang 39và các giấy làm việc ghi chép lại các thủ tục kiểm toán đã được áp dụng để kiểm toán theo từng khoản mục chi tiết như khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền, khoản mục thuế GTGT đầu vào, thuế GTGT đầu ra, thuế TNDN, các khoản mục đầu tư dài hạn, khoản mục nợ phải trả,…
Công ty NEW là khách hàng mới của AASC bắt đầu từ năm tài chính 2012 do vậy việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cho công ty NEW ngoài những điểm giống như công ty OLD
sẽ có một số điểm khác biệt so với quy định chung về tổ chức hồ sơ kiểm toán của công
ty Vì đây là khách hàng mới nên toàn bộ những thông tin, tài liệu thu thập được sẽ được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán năm, đồng thời kiểm toán viên cần thiết lập một bộ hồ sơ kiểm toán chung cho khách hàng này để phục vụ các cuộc kiểm toán tiếp sau khi công ty NEW trở thành khách hàng thường niên Cũng vì đây là năm đầu tiên AASC kiểm toán Công ty NEW nên hồ sơ kiểm toán chung sẽ thiếu một số chỉ mục chẳng hạn như: các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước, các tài liệu về bộ máy quản
lý, nhân sự, hệ thống kế toán,… Trong phần hồ sơ năm của khách hàng NEW sẽ vẫn bao gồm tất cả các tài liệu kiểm toán theo quy định chung của công ty
Chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu các bước chủ yếu trong một cuộc kiểm toán từ giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, qua giai đoạn thực hiện kiểm toán và cuối cùng là giai đoạn kết thúc kiểm toán để xem xét một cách toàn diện quá trình vận dụng công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại công ty AASC vào hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính Cách tiếp cận ở giai đoạn chuẩn bị là trình bày công tác tổ chức hồ sơ của đồng thời hai khách hàng theo thứ tự trong quy trình kiểm toán, ở phần giai đoạn thực hiện chúng ta sẽ tiếp cận theo từng khách hàng NEW và OLD, mỗi khách hàng sẽ được xem xét trên một khoản mục đặc trưng
và phần kết thúc sẽ là phương pháp tiếp cận bao quát chung cho cả hai công ty khách hàng này
2.2 Vận dụng tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong giai đoạn Chuẩn bị kiểm toán tại khách hàng
2.2.1 Thu thập thông tin cơ sở & thông tin về nghĩa vụ pháp lý
a Thu thập thông tin khách hàng
Tài liệu được thu thập bao gồm:
- Các thông tin chung: đặc điểm ngành nghề kinh doanh, bộ máy tổ chức, Ban Giám đốc, quá trình kinh doanh, đối tác thường xuyên
Trang 40- Các tài liệu pháp lý bao gồm: điều lệ công ty, giấy phép thành lập, giấy phép đăng
ký hợp đồng liên doanh, bố cáo thành lập DN, biên bản họp Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo, nhiệm kỳ lãnh đạo, biên bản họp Đại hội cổ đông, sự thay đổi ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ,…
- Các tài liệu về thuế: các quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, các văn bản có yếu tố có liên quan đến việc tính thuế và đặc thù của DN
- Các tài liệu nhân sự: hợp đồng lao động, các quy trình về quản lý và sử dụng quỹ lương, các quy định trong điều lệ, biên bản kiểm tra nhân sự
- Các tài liệu kế toán: báo cáo kiểm toán (nếu có), BCTC, thư quản lý, chế độ và nguyên tắc kế toán mà DN áp dụng
- Các tài liệu về hợp đồng: hợp đồng kiểm toán, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng tín dụng
KTV có thể trao đổi trực tiếp với Ban Giám đốc công ty KH, quan sát thực tế, gửi thư yêu cầu, cung cấp tài liệu, xem xét các tài liệu do KH cung cấp để thu thập các thông tin cần thiết
Đối với khách hàng thường niên như công ty OLD, các thông tin đã có trong Hồ sơ kiểm toán chung Tuy nhiên, kiểm toán viên vẫn phải cập nhật thêm những thông tin mới
và những thay đổi (nếu có) từ KH Sự thay đổi có thể là về ngành nghề kinh doanh, chế độ
kế toán, ban quản lý hoặc chính sách nhân sự
Còn đối với Công ty NEW, KTV sử dụng các kỹ thuật trong việc thu thập thông tin như: phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu những tài liệu được cung cấp Do Công ty NEW những năm trước chưa thực hiện kiểm toán nên không thể thu thập qua báo cáo năm trước cũng như liên hệ với KTV tiền nhiệm
b Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
Việc tìm hiểu rõ hoạt động kinh doanh giúp KTV lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán có hiệu quả, đưa ra xét đoán có tính chuyên môn
Với KH mới như Công ty NEW, KTV sẽ tiến hành trao đổi với KH, quan sát thực
tế, báo cáo quản trị nội bộ, xem xét tài liệu và thu thập các thông tin từ bên ngoài Từ đó hình thành nên Hồ sơ kiểm toán, làm tài liệu cho kiểm toán các năm sau (nếu trở thành KH thường niên) Bảng tóm tắt đặc điểm của KH NEW có trong bảng 2.1
