báo cáo kiến tập chứng thực bản sao từ bản chính

chứng thực bản sao từ bản chính tại xã Xuân Mãn huyện Lộc bình Tỉnh Lạng sơn cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực thực trạng của hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn Các công việc được giao giải pháp và kiến nghị

ủy, HĐND, UBND, và các ban ngành đoàn thể của UBND xã Xuân Mãn huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thập thông tin để hoàn thiện bài báo cáo này

Xuân Mãn, ngày 20 tháng 12 năm 2018

Sinh Viên

Lý Thị Chiều

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

CHỮ VIẾT TẮT

A.PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

2 Thời gian, địa điểm thu thập và xử lý số liệu

3 Phương pháp thu thập thông tin

4 Kết cấu của đề tài

B NỘI DUNG

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP

1 Lịch sử hình thành phát triển

2 Cơ cấu tổ chức của UBND

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND

PHẦN II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP VỀ CÁC VẤN ĐỀ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KIẾN THỨC CHUYÊN NGÀNH DỊCH VỤ PHÁP LÝ

Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực

1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực

1.1.1 Khái niệm chung

1.1.2 Gía trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực

1.2 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã

1.3.1.4 Địa điển chứng thực bản sao từ bản chính

1.3.1.5 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn

1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn

2.1 Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn

3.1 Công việc được giao tại đơn vị kiến tập

3.2 Đánh giá kết quả công việc thực hiện trong quá trình kiến tập

3.2.1 Về mặt ưu điểm

3.2.2 Về mặt hạn chế và thiếu sót

3.2.3 Nhận xét của cá nhân về đơn vị kiến tập

PHẦN III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ

1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực

1.1 Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chưa phù hợp

1.2 Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn

C KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

CHỮ VIẾT TẮT

1 UBND: Uỷ ban nhân dân

2 HĐND: Hội đồng nhân dân

3 NĐ 23/2015/NĐ- CP: Nghị định 23/2015/NĐ- CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợpđồng, giao dịch

4 SCT/BS: Sổ chứng thực/ bản sao

5 CMDN: Chứng minh nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

6 NĐ 79/2007/NĐ-CP: Nghị định 79/2007/NĐ-CP dân về cấp bản sao từ sổgốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

A.PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao chứng thực

là rất lớn Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 05 năm 2007 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Nghị định 79/2007/NĐ-CP còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại Phòng Công chứng và UBND huyện Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một số văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ( sau đây gọi là

NĐ 23/2015/NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời Luật công chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề cấp bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp, đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp

xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn

có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng Công chứng và UBND cấp huyện như nghị định trước đây

Sau gần 3 năm thực hiện Nghị định số 23, ngoài những kết quả đã đạt đượcthì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch

Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiện được gần 3 năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực được giao cho ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ các bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được các văn bản giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phân biệt, phát hiện ra

Trong thời gian về kiến tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi tôi kiến tập – UBND xã Xuân Mãn huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn thì nhu

cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký là rất lớn Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất thì trong quá trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi tôi đã kiến tập nên tôi đã chọn đề tài: “Thực trạng và giải chứng thực bản sao từ bản chính” để làm chuyên đề kiến tập của mình Để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND xã Xuân Mãn, bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.

2 Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu

Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp cao đẳng Dịch vụ pháp lý 16A, theo nguyện vọng tôi được về UBND xã Xuân Mãn kiến tập Trải qua 3 tuần tại UBND xã từ ngày 10/12/2018 đến ngày 30/12/2018, được sự giúp đỡ của của cán bộ công chức Tư pháp xã tôi đã tiến hành thu thập được các thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề

3 Phương pháp thu thập thông tin

Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết

chuyên đề, trong suốt quá trình kiến tập tôi đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có thể có những thông tin có độ chính xác cao nhất

Được sự giúp đỡ tận tình của của cán bộ Ban Tư pháp nơi kiến tập, mặc dù điều kiện thời tiết, đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình tôi cũng đã có những kiến thức cho riêng mình để hoàn thành bài báo cáo này

Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu giấy tờ cũng như trong thựctiễn công việc Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác nhau Các phương pháp chủ yếu được tôi sử dụng đó là: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phântích, phương pháp so sánh

3.2 Phương pháp so sánh

Từ số liệu đã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm đề thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực Ngoài ra chúng ta còn so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời

thấy được những tồn tại chưa thể khắc phục Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.

3.3 Phương pháp phân tích

Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan

3.4 Phương pháp điều tra khảo sát thực tế

Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn lấy ý kiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tácchứng thực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư nguyện vọng của nhân dân Đồng thời tham khảo thêmbáo cáo của Phòng Tư pháp huyện Lộc Bình để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toàn huyện Lộc Bình

3.5 Phương pháp khác

Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân

4 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thì trong phần nội dung được chia làm 3 phần và trong các phần cũng được chia nhỏ thành các chương:

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP

Phần2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP VỀ CÁC VẤN ĐỀ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KIẾN THỨC CHUYÊN NGÀNH DỊCH VỤ PHÁP LÝ

Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực

Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn

Chương 3: Công việc được giao và kết quả thực hiện công chứng chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn huyện Lộc Bình Tỉnh Lạng Sơn

Phần 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ

B NỘI DUNG Phần I:Tổng quan về đơn vị kiến tập 1.Lịch sử hình thành và phát triển

a Về vị trí, địa lý

Xã Xuân Mãn là một xã thuộc huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn, Việt Nam

Là xã có tuyến đường quốc lộ 4B chạy qua trung tâm xã Xã Xuân Mãn có diện tích 10,36 km2 , dân số năm 1999 là 1058 người, mật độ dân số đạt 102 người/km2 , có 4 dân tộc anh em cùng sinh sống Xuân Mãn là một xã thuần nông, kinh tế chủ yếu dựa và sản xuất nông lâm nghiệp Chỉ gần chục năm

về trước, nơi đây vẫn còn rất nhiều gia đình phải lo cái ăn, cái mặc hàng ngày

Xã Xuân Mãn nằm ở phía Tây Nam của huyện Lộc Bình, cách thị trấn LộcBình 5km

Phía Đông giáp với xã Đồng Bục,

Phía Nam giáp với xã Vân Mộng,

Phía Tây giáp với xã Bằng Khánh,

Phía Bắc giáp với xã Mẫu Sơn

Xuân Mãn là một xã của huyện Lộc Bình nằm ở vùng biên giới với Trung Quốc là 31,69 km

b Lịch sử hình thành

UBND xã Xuân Mãn được hình thành từ những năm 1963, trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước Cơ quan hoạt động từ ngày thành lập cho đến nay đã trải qua nhiều thế hệ lãnh đạo như ông Hoàng Xuân Bạo, ông Hoàng Văn Vinh từ năm 1990-2000, tiếp đến ông Hoàng Văn Nghịch từ năm 2000-2010, và tiếp đến ông Vi Văn Kiên từ năm 2010 cho đến nay Trong những năm qua, theo đà phát triển chung của huyện Lộc Bình nói riêng và các địa phương của tỉnh Lạng Sơn nói chung, kinh tế của xã đã có những bước tăng trưởng và phát triển khá toàn diện theo hướng chuyển dịch

cơ cấu cây trồng; chuyển dịch cơ cấu kinh tế xã hội Tính đến hết tháng 11 năm 2018 Đảng bộ xã Xuân Mãn có 7 chi bộ với 75 đảng viên ( nữ 35 đồng chí), miễn sinh hoạt 6 đồng chí, trong đó có 8 cán bộ nghỉ hưu Trải qua nhiều năm hoạt động xã đã có nhiều đổi mới Những con đường liên thôn trong xã cơ bản được bê tông hóa, xã cũng đang phấn đấu để xây thêm nhà văn hóa thôn trong thời gian tới Cùng với sự phát triển về kinh tế, đời sống văn hóa, tinh thần của nhân dân cũng rất phong phú và lành mạnh Năm

2012 toàn xã có có hơn 70% số hộ gia đình đạt danh hiệu văn hóa, 3/5 khu đạt khu dân cư văn hóa Ngày 23/01/2016, xã Xuân Mãn, huyện Lộc Bình long trọng tổ chức lễ đón nhận Bằng công nhận đạt chuẩn nông thôn mới năm 2015 Để có được kết quả đó, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân các

dân tộc trong xã đã cùng nhau đoàn kết thực hiện các phong trào thi đua, cáccuộc vận động, giúp đỡ nhau tạo việc làm, nâng cao thu nhập Công tác an ninh trật tự và an toàn xã hội luôn được giữ vững (Do UBND xã Xuân Mãn

đã được hình thành từ lâu và cũng trải qua nhiều thế hệ lãnh đạo nên thông tin về xã tôi thu thập được còn rất hạn chế, cũng không còn ai nhớ rõ lịch sử hình thành chỉ còn nhớ được năm 1963 là UBND được thành lập)

2 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Mãn

Căn cứ vào luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm

2015, tại kỳ họp của HĐND xã Xuân Mãn nhiệm kỳ 2016-2021 đã bầu ra các đồng chí vào vị trí lãnh đạo của UBND xã gồm 4 thành viên:

- Đồng chí Chủ tịch UBND xã: Vi Văn Kiên

- Đồng chí Phó Chủ tịch UBND xã: Hứa Văn Dũng

- Đồng chí Trưởng công an xã: Hoàng Văn Minh

- Đồng chí Chỉ huy trưởng quân sự: Hứa Văn Tùng

Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã gồm: 1 công chức văn phòng- thống kê; 1 chức danh kế toán tài chính ngân sách; 2 địa chính: 1 đất đai và xây dựng, 1 về giao thông thủy lợi; 1 chức danh công chức Tư pháp - Hộ tịch, Tư pháp tuyên truyền; 2 công chức văn hóa xã hội: 1 công chức phụ trách về lao động thương binh, 1 phụ trách về văn hóa thể thao và du lịch Trưởng công an xã; Chỉ huy trưởng quân sự UBND mỗi tháng họp ít nhất 1 lần

Các quyết định của UBND được quá nửa tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành UBND thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đềsau đây:

- Chương trình làm việc của UBND;

- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình HĐND quyết định;

- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình HĐND quyết định;

- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa phương trình HĐND quyết định;

- Các biện pháp thực hiện nghị quyết của HĐND về kinh tế - xã hội; thông qua báo cáo của UBND trước khi trình HĐND;

- Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Xuân Mãn

- Có trách nhiệm quản lý về kinh tế bao gồm các ngành: nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ, thương mại, tài chính, địa chính Quản lý các trường, chợ, giao thông, thủy lợi và các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác.

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND xã trong cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, anninh quốc phòng Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức cấp

xã, tăng cường công tác đầu tư vào xây dựng vào tủ sách pháp luật

- Giữ gìn trật tự an ninh trật tự xã hội, đảm bảo an ninh chính trị, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú của công dân, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, tài sản và các quyền, lợi ích khác của công dân; chống buôn lậu, ma túy, tham nhũng, bài trừ mê tín dị đoan trong nhân dân

- Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hộiđịa phương

Phần II: Thực trạng hoạt động của đơn vị kiến tập về các vấn đề có liên quan đến kiến thức chuyên ngành Dịch vụ pháp lý

Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực

1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực

1.1.1 Khái niệm chung

Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có nhữngthuật ngữ như sau:

- “ Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao

- “ Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính

- “ Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập

ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp

- “ Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc

- “ Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 2 Điều 2của Nghị định 23/2015 căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

- “ Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 của Nghị định 23/2015 về chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

1.1.2 Gía trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực.

Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp làn đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để để đối chiếu và chứng thực bản sao Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị pháp lý để sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực

đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dungcủa giấy tờ, văn bản

1.2 Thẩm quyền chứng thực người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã.

1.2.1 Thẩm quyền chứng thực.

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, cụ thể là:

- Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một

số từ bằng tiếng nước ngoài ( ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài)

- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ ( ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài)

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt.

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch cụ thể như sau:

Theo Luật Đất đai 2013 thì:

- Điều 7 Người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất

+ Người đứng đầu của tổ chức, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đối với việc sử dụng đất của

tổ chức mình

+ Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn đối với việc sử dụng đất nông nghiệp vào mục đích công ích; đất phi nông nghiệp đã giao cho UBND

xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) để sử dụng vào mục đích xây dựng trụ sở UBND, các công trình công cộng phục vụ hoạt động văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí, chợ, nghĩatrang, nghĩa địa và công trình công cộng khác của địa phương

+ Người đại diện cho công đồng dân cư là trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, tổ dân phố hoặc người được cộng đồng dân cư thỏa thuận cử ra đối với việc sử dụng đất đã giao, công nhận cho cộng đồng dân cư

+ Người đứng đầu cơ sở tôn giáo đối với việc sử dụng đất đã giao cho cơ

sở tôn giáo

+ Chủ hộ gia đình đối với việc sử dụng đất của hộ gia đình

+ Cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đối với việc sử dụng đất của mình

+Người có chung quyền sử dụng hoặc người đại diện cho nhóm người có chung quyền sử dụng đất đối với việc sử dụng đất đó

Điều 25 Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn

- Xã, phường, thị trấn có công chức làm công tác địa chính theo quy định của Luật cán bộ, công chức

- Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn có trách nhiệm giúp UBNDcấp xã trong việc quản lý đất đai tại địa phương

1.2.2 Người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã.

- Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của UBND cấp xã

- Công chức Tư pháp – Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực Công chức Tư pháp – Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực

1.3 Thủ tục chứng thực.

1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giátrị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính

do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:

- Bản chính cấp lại lần đầu;

- Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;

- Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính Nghị định số 23/2015/NĐ – CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứngthực hợp đồng, giao dịch.

1.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính.

- Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Điều 8 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP Trong trường hợp bị từchối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật

- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp

lệ, hợp pháp của văn bản, giấy tờ mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này

1.3.1.2 Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND cấp xã.

- Đảm bảo trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha

mẹ nuôi của của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi

- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25

và Điều 32 của Nghị định này

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực

- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này

- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực

1.3.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừtrường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao,nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi số vào sổ chứng thực Đối với bản sao có từ 02( hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 ( hai) tờ trở lên thì phảiđóng dấu giáp lai Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ,văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực

1.3.1.4 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính.

Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở UBND cấp xã

UBND cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hằng ngày

Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức

Tại trụ sở của UBND cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực

1.3.1.5 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính.

1 Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

2 Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

3 Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp

4 Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân

5 Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

6 Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

1.3.1.6 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính.

Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiềubản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp có kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định này thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêmkhông quá 02( hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực

1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

Ví dụ:

MẪU LỜI CHỨNG THỰC(Ban hành kèm theo Thông tư số 20/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ vềcấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

và chứng thực hợp đồng, giao dịch)

Lời chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Nghị định số23/2015/NĐ-CP

Tại (1) giờ phút

Tôi (2) là (3) Chứng thực Ông/bà Giấy tờ tùy thân (4)

số , cam đoan đã hiểu và tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản trước mặt Ông/ bà là công chức tiếp nhận hồ sơ Số chứng

thực quyển số (5) – SCT/CK, ĐC Ngày tháng năm Người thực hiện chứng thực chữ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (6)

Chú thích:

- (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ( ví dụ: UBND xã Xuân Mãn, huyện Lộc Bình); chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở

- (2) Ghi rõ họ và tên của người thực hiện chứng thực.

- (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực ( ví dụ: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã Xuân Mãn, huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn, Trưởng phòng Tư pháp huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn)

- (4) Ghi rõ loại giấy tờ là Chứng minh nhân dân/ Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu

- (5) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực (ví dụ: quyển số 02/2018- SCT/BS); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm ( ví dụ: quyển số 01/2017 +

01/2018 – SCT/BS)

- (6) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/ Phó Trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại UBND cấp xã thì Chủ tịch/ Phó Chủ tịch UBND ký, đóng dấu UBND cấp xã

trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực chữ ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực

và ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 ( hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 ( hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực

- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2, và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền

và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản

1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký.

Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực

1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, băn bản thực hiện quyền của của người sử dụng đất.

- Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:+ Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;

+ Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp dồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự

Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn: Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn phải chịu trách nhiệm về: Thời gian, địa điểm chứng thực; Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bảntại thời điểm chứng thực;

- Nội dung thỏa thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung vănbản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản

Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:

+ Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

+ Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn.

a) Thủ tục chứng thực

Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm;

- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản( Mẫu số 3 I/PYC);

- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của của người đại diện ( nếu là người đại diện);

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đai năm 2013, Luật Đất đai năm 2013, bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử đất ở được cấp theo quy