kỹ năng tuyển dụng căn bản cho trưởng phòng và chuyên viên nhân sự

2-Vai trò phòng nhân sự và chức năng trong tuyển dụng Phòng nhân sự 1- Lập yêu cầu tuyển dụng cả năm bằng việc tổng hợp và hiệu chỉnh nhu cầu của các phòng ban chức năng về mặt số lượng

1-Tầm quan trọng của tuyển dụng

1 Cung cấp nguồn lực cho công ty

2 Là hoạt động đầu tiên của phòng nhân sự

3 Ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động các phòng ban khác

4 Là hoạt động duy nhất HR không kiểm soát được 100 %

Nguyên tắc Gabage in Gabage out

1 Đúng người

2 Đúng chất lượng

3 Đúng số lượng

4 Đúng thời gian

5 Đúng chi phí

6 Đúng “cách làm việc “

Tuyển dụng người phù hợp nhất không phải người giỏi nhất

1-Tầm quan trọng của tuyển dụng

Các tổn thất khi tuyển dụng sai

1 Tốn thời gian và chi phí của phòng nhân sự và phòng chức năng

2 Mâu thuẫn trong tổ chức

3 Ảnh hưởng tới công việc của toàn bộ phòng ban

4 Ảnh hưởng tới khách hàng và đối tác công ty

5 Tuyển dụng vào dễ- sa thải khó

6 Tạo tâm lý không ổn định trong công ty

7 Lộ bí mật và các thông tin kinh doanh

8 Giảm uy tín của công ty

Nguyên tắc : thời gian, chất lượng , tính phù hợp quan trọng hơn chi phí

1-Tầm quan trọng của tuyển dụng

2-Vai trò phòng nhân sự và chức năng trong tuyển dụng

Phòng nhân sự

1- Lập yêu cầu tuyển dụng cả năm bằng việc tổng hợp và hiệu chỉnh nhu

cầu của các phòng ban chức năng về mặt số lượng và chất lượng,

dựa trên kế hoạch kinh doanh của công ty

2- Lập kế hoạch tuyển dụng cân nhắc tổng chi phí và thời gian của từng

tuyển dụng cụ thể

3- Thực hiện kế hoạch thu hút ứng viên

4- Cùng với các phòng ban lựa chọn và sơ tuyển

5- Thực hiện phỏng vấn lần 1

6- Cùng với phòng ban chức năng phỏng vấn chuyên môn

7- Phỏng vấn lần 2 chuyên sâu nếu cần thiết

8- Đàm phán lương- kết thúc

9- Huấn luyện hội nhập, thực hiện các yêu cầu pháp lý

10- Đánh giá công tác tuyển dụng về thời gian, chi phí

Phòng chức năng

1- Phối hợp phòng nhân sự khi lập yêu cầu tuyển dụng cả năm đặc biệt

về yêu cầu chất lượng

2- Các yêu cầu tuyển dụng bất thường, phòng chức năng nên cụ thể và

chi tiết

3- Giúp đỡ phòng nhân sự trong việc thu hút ứng viên đặc biệt các vị trí

kỹ thuật

4- Lập các bài test và chấm điểm

5- Tham gia lọc hồ sơ và phỏng vấn

6- Tạo điều kiện cho nhân viên mới trong huấn luyện hội nhập, thực hiện

các yêu cầu pháp lý

9- Cung cấp thông tin cho việc đánh giá tuyển dụng

10- Tạo môi trường làm việc tốt và có các biện pháp giữ người

2-Vai trò phòng nhân sự và chức năng trong tuyển dụng

Các hiểu nhầm giữa phòng nhân sự và chức năng

1-Phòng nhân sự không hỗ trợ tuyển dụng , chậm thời gian, không có

người phù hợp

2- Việc tuyển dụng là của phòng nhân sự

3- Phòng nhân sự không phê duyệt nhu cầu tuyển dụng

4- Phòng nhân sự không tuyển dụng người do phòng chức năng giới thiệu

5- Phòng chức năng không hỗ trợ trong công tác test chuyên môn

6- Phòng chức năng không hỗ trợ khi phỏng vấn

7- Phòng chức năng không nhắc nhở nhân viên mới vào về các qui định

về pháp luật

2-Vai trò phòng nhân sự và chức năng trong tuyển dụng

3-Qui trình tuyển dụng

Thu hút ứng viên

Sơ loại và lập danh sách

Kết thúc- huấn luyện hội nhập

Chọn lựa và quyết định

Mục tiêu

1 Số lượng

2 Sự phù hợp giữa phẩm chất ứng viên và yêu cầu công việc

3 Chi phí và thời gian thu hút ứng viên

4 Bảo vệ thương hiệu tuyển dụng

5 Tạo nguồn ứng viên- database

3.1-Thu hút ứng viên

Các biện pháp thu hút ứng viên

• Ứng viên bên ngoài

•Quảng cáo trên báo chí

•Quảng cáo trên tivi

•Quảng cáo trên internet

•Trên biển quảng cáo

Tại các điểm bán hàng và dịch vụ

•Truyền miệng

•Quảng cáo trong cộng đồng

•Mạng xã hội

•Forum –Email group

•Head hunter

•Ứng viên bên trong

•Tuyển dụng nội bộ

•Truyền miệng

3.1-Thu hút ứng viên

Các tiêu chí đánh giá nguồn thu hút ứng viên

Sự thông dụng

Chi phí quảng cáo

Thời gian quảng cáo

Thương hiệu tuyển dụng

Tính hiệu quả trong quá khứ

3.1-Thu hút ứng viên

Các nguồn thu hút ứng viên quan trọng

Mạng xã hội – Social media

Chương trình có thưởng referral bonus

Các stake holder của công ty

Chương trình thu hút ứng viên dài hạn

Newsletter về các vị trí tuyển dụng

References của ứng viên

3.1-Thu hút ứng viên

EVP – Employer Value Proposition

• EVP được sử dụng để

1 Hấp dẫn ứng viên cho công ty

2 Tạo mối gắn kết dài hạn giữa mục tiêu công ty và kế hoạch

phát triển của nhân viên

3 Cân bằng công việc và cuộc sống

4 Xác định giá trị mà công ty đem lại cho nhân viên

5 Xác định mục tiêu phấn đấu cho nhân viên

6 Dùng để viết quảng cáo và giao tiếp trong khi phỏng vấn

3.1-Thu hút ứng viên

• Các nhóm EVP thường sử dụng trong thực tế

1 Tài chính

2 Đào tạo và phát triển

3 Cân bằng cuộc sống

4 Văn hóa và môi trường làm việc

5 Giá trị “ sở hữu”

6 Thương hiệu công ty

7 Giá trị trong cuộc sống - Life value

3.1-Thu hút ứng viên

• Các bạn suy nghĩ nếu như là một công ty vừa và nhỏ của Việt

Nam Các giá trị EVP đem lại cho nhân viên như thế nào

3.1-Thu hút ứng viên

1 Chất lượng quan trọng hơn số lượng

2 Mức độ phù hợp giữa các ứng viên tiềm năng và yêu cầu

công việc

3 Quá phù hợp- không phù hợp

4 Thời gian

5 Bảo vệ thương hiệu tuyển dụng

6 Quan hệ với cộng đồng

7 Sử dụng yếu tố mềm để hấp dẫn ứng viên- EVP

3.1-Thu hút ứng viên

Mục tiêu của sơ loại và lập danh sách

•Loại các ứng viên không phù hợp nhất

•Tìm ra các ứng viên tiềm năng nhất

•Là căn cứ để hiệu chỉnh yêu cầu tuyển dụng

•Xây dựng dữ liệu ứng viên

•Tuân thủ các qui định về luật pháp

•Nguyên tắc : Càng tốn ít thời gian càng tốt

•Lọc bỏ càng nhiều ứng viên không phù hợp càng tốt

3.2-Sơ loại và lập danh sách

Các tiêu chuẩn sơ loại và lập danh sách

1 Kinh nghiệm: bao lâu- ở đâu

2 Trường tốt nghiệp: uy tín của trường, điểm tổng kết, điểm bảo vệ

3 Các thành tích khác

4 Chứng chỉ

5 Các hoạt động xã hội và cộng đồng

6 Phù hợp về các yếu tố

7 Tham chiếu

8 Các yếu tố về pháp lý

9 Nguyên tắc: dữ kiện chứ không phải là tường thuật- kiểm tra chéo- thành tích thật- quá nhiều chi tiết hoặc quá ít chi tiết

3.2-Sơ loại và lập danh sách

Các ẩn ý trong sơ loại và tuyển dụng

• Sự phù hợp

1 Phù hợp về văn hóa

2 Phù hợp về tham vọng

3 Phù hợp về phát triển nghề nghiệp

4 Phù hợp về cách thức làm việc

5 Phù hợp về tiền lương

6 Phù hợp về hoàn cảnh gia đình

3.2-Sơ loại và lập danh sách

Các mâu thuẫn tiềm năng

• Mâu thuẫn tiềm năng

1 Mâu thuẫn do học chung trường, khóa

2 Mâu thuẫn về nguyên quán

3 Mâu thuẫn về người giới thiệu

4 Mâu thuẫn về tuổi tác

5 Mâu thuẫn về các định kiến- Nam định không tuyển người có bằng tại chức

Nguyên tắc : 99 % phù hợp nhưng 1 % mâu thuẫn cũng không tuyển dụng được

3.2-Sơ loại và lập danh sách

Các công cụ chọn lựa và quyết định

1- Các bài test

2- Các vòng phỏng vấn

3.3-Chọn lựa và Quyết

Định

Chúng ta đo lường những gì ở người ứng viên

 Kỷ luật- tính tuân thủ qui trình, qui định

 Tinh thần làm việc nhóm

 Tính cách

3.3-Chọn lựa và Quyết

Định

Các bài test đo lường

Kiến thức

Kỹ năng

Kinh nghiệm Thái độ

Sáng tạo

Tính cách

3.3.1 Các bài test

Các bài test

Loại ứng viên một cách khách quan và hệ thống

Cơ sở tuân thủ luật pháp của nhân sự

Công cụ kiểm soát và tạo tính thống nhất trong quản lý tuyển dụng Tiết kiệm thời gian và chi phí

Các dạng bài test: IQ test, EQ test, test tính cách, test chuyên môn, test sự phù hợp, test về khả năng lãnh đạo v/v

3.3.1 Các bài test

Thực hiện bài test

Công ty tự thực hiện/ bên thứ ba thực hiện Bằng giấy/ intranet / internet

3.3.1 Các bài test

Chi phí bài test

Công ty tự làm

Chi phí phát triển bài test

Chi phí lương

Chi phí overhead trong công ty

Chi phí ẩn trong công tác

Chi phí overtime

Thuê ngoài

Chi phí trả cho bên thứ ba – Assessment center

3.3.1 Các bài test

Mục đích phỏng vấn nhằm

• Xác định những điểm mà bài test và screening không thể nào phát

Là công cụ hiệu quả và sử dụng cuối cùng trong qui trình phỏng vấn Là công cụ tốn nhiều thời gian và chi phí

Phỏng vấn sơ bộ nhằm đánh giá tính cách, thái độ và kinh nghiệm Phỏng vấn cuối cùng: đánh giá tổng thể mức độ phù hợp với vị trí công việc

3.3.2 Phỏng vấn

Sau khi phỏng vấn, phòng nhân sự và chức năng thống nhất tuyển dụng và trao đổi về lương

Các ứng viên đồng ý hòan thành thủ tục yêu cầu giấy tờ

Huấn luyện hội nhập – thử việc

Đánh giá thử việc- Nhận chính thức

3.4 Kết thúc và huấn luyện hội nhập

1 Tìm hiểu về tình cảm, tính cách, động cơ và các niềm tin của ứng

viên

2 Thu thập các dữ kiện số liệu

3 Xác minh, kiểm tra và mở rộng

4 Tránh hiểu nhầm

5 Có bức tranh rõ ràng hơn về ứng viên

4-Phỏng vấn

Các kỹ năng quan trọng

Mở đầu

Để thời gian đủ cho ứng viên trả lời

Tạo những khoảng lặng tích cực cho ứng viên trả lời đầy đủ Sử dụng các động tác không lời nói khuyến khích ứng viên nói

4-Phỏng vấn

Khuyến khích

Ví dụ

– Mời anh chị tiếp tục

– Các anh chị vui lòng mô tả rõ thêm – Tôi đã nắm được ý anh nói

– Tôi thấy rõ những gì anh mô tả

4-Phỏng vấn

Các từ nhấn khuyến khích

Khuyến khích không sử dụng lời nói

Ví dụ

– Tiếp xúc bằng mắt

– Gật đầu

– Biểu lộ sự đồng ý

– Nghiêng mình về phía trước

4-Phỏng vấn

Khẳng định

Ví dụ

– Thật là tốt , các anh chị tiếp tục

– Tôi đánh giá cao các thông tin này

– Tôi rất hiểu tại sao anh/chị lại hành xử như vậy

4-Phỏng vấn

Các câu hỏi mở

1 Tương tự như các câu hỏi mở đầu

2 Tránh cho người nghe trả lời có hay không

3 Sử dụng khi muốn biết rõ

– Beliefs- niềm tin

– Thoughts- suy nghĩ

– Experiences-kinh nghiệm

4-Phỏng vấn

Câu hỏi mở

Kiểm tra-checking

Ví dụ

– Tôi hiểu anh chị nói như thế này:…

– Thế bước kế tiếp như thế nào

– Anh chị dường như không thích hợp làm việc tại công ty sản xuất – Như vậy anh chị không hài lòng với vị trí hiện tại

4-Phỏng vấn

Kiểm tra-clarification

Các ví dụ

– Có thể tôi quên một số ý bạn nói

– Bạn lỡ công việc 1-2 ngày?

– Ai là người bạn nghĩ hành xử không đúng

4-Phỏng vấn

Extension-mở rộng

Ví dụ

– Hãy nói tại sao bạn lại muốn làm việc tại vị trí quản lý

– Dựa trên kinh nghiệm của bạn tại sao chúng tôi lại có thể tuyển dụng bạn

– Khi đề cập tới vấn đề này , ý của bạn muốn là gì

4-Phỏng vấn

Kỹ năng hỏi

Câu hỏi trực tiếp- đóng Câu hỏi hướng dẫn Thay đổi chủ đề Câu hỏi dò Câu hỏi mở Câu hỏi cảm nhận

4-Phỏng vấn

 Direct – closed : trả lời yes-no , sử dụng khi kiểm tra các số liệu dữ kiện, không nên sử dụng nhiều, gây phản cảm

 Leading : sử dụng bởi các phỏng vấn viên thiếu kinh nghiệm không tin tưởng- anh chị … có phải không etc, ảnh hưởng tính chính xác

 Probing question: sử dụng để kiểm tra, xác nhận , đào sâu thông tin Kỹ năng sử dụng probing quyết định trình độ chuyên môn của người phỏng vấn

Các dạng câu hỏi

4-Phỏng vấn

Các dạng câu hỏi

 Topic changing: thay đổi hướng câu chuyện, chuyển qua mục đích mới, tránh sử dụng nhiều lần cắt đứt mạch phỏng vấn

 Open-ended : câu hỏi mở thường được sử dụng trước probing để ứng viên bộc lộ các thông tin và sự kiện

 Reflecting back: sử dụng để kiểm tra các điểm thống nhất giữa ứng viên và phỏng vấn viên trong cuộc phỏng vấn

4-Phỏng vấn

Các dạng sai chủ quan trong khi phỏng vấn

Expectancy Effect Primacy Effect Information-Seeking Bias Contrast or Quota Effects

Horns/Halo Effect

Stereotyping

4-Phỏng vấn

1 Result-based interview question

2 Competency – interview question

3 Behavior – interview question

4 Tổng hợp

Ba dạng phỏng vấn dựa trên khái niệm nhân lực thông qua qui trình để đạt

tới kết quả

5-Tuyển dụng trong thực tế

Năm phút đầu tiên của phỏng vấn

5 phút này rất quan trọng vì cảm giác của phỏng vấn viên thường là khách quan

Chúng ta sử dụng giai đoạn sau để kiểm tra và xác minh lại

1- Ghi lại các cảm nhận ban đầu trong 5 phút

2- Tạo tiền đề cho buổi nói chuyện vui vẻ

5-Tuyển dụng trong thực tế

Giai đoạn phỏng vấn

Mục tiêu: biết càng nhiều và chính xác về ứng viên càng tốt

Các kỹ năng

01- Open and Probing questions

02- Sử dụng các câu hỏi khó

03- Quan sát ngôn ngữ cơ thể

04- Kiểm tra sự chính xác- phỏng vấn nhiều lần

05- Kỹ thuật STAR- Behavior interview- Competency based interview 06- Lắng nghe chủ động

07- CV kiểm tra chi tiết và đối chiếu

08- Phỏng vấn theo hội đồng

5-Tuyển dụng trong thực tế