quy trình tác nghiệp về cấp điện 1 pha, 3 pha từ lưới điện hạ thế cho khách hàng

Khi được nghiên cứu các kiến thức rất hữu ích của môn Quản trị tác nghiệp, tôi muốn phân tích lại một quy trình tác nghiệp về cấp điện 1 pha, 3 pha từ lưới điện hạ thế cho khách hàng để

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP VỀ CẤP ĐIỆN 1 PHA, 3 PHA TỪ LƯỚI

ĐIỆN HẠ THẾ CHO KHÁCH HÀNG Phần I: Phân tích một Quy trình tác nghiệp

I Giới thiệu:

Hiện tôi đang làm tại một Công ty Điện lực Đây là một Công ty Điện lực có địa bàn hoạt động rất rộng với dân số đông, tốc độ đô thị hóa nhanh nên nhu cầu sử dụng điện lớn Số lượng khách hàng phát triển nhanh và còn rất nhiều tiềm năng

do đó lượng Đơn xin lắp đặt công tơ mới cũng ngày càng nhiều và bị dồn lại do không kịp triển khai lắp đặt phục vụ khách hàng

Các đơn xin lắp mới của khách hàng bị ứ đọng, việc giải quyết thời gian kéo dài Không những chậm ở việc lắp công tơ mà kể cả khi công tơ treo lên rồi, một số trường hợp khách hàng sử dụng điện rồi nhưng mấy tháng sau mới có hóa đơn thanh toán Mặc dù hiện tượng này được Giám đốc thường xuyên nhắc nhở tại các cuộc họp giao ban hàng tuần nhưng vẫn chưa có dấu hiệu cải thiện

Khi được nghiên cứu các kiến thức rất hữu ích của môn Quản trị tác nghiệp, tôi

muốn phân tích lại một quy trình tác nghiệp về cấp điện 1 pha, 3 pha từ lưới

điện hạ thế cho khách hàng để hiểu được tại sao lại có sự chậm trễ trong công

tác lắp đặt mới công tơ cho khách hàng và tình trạng phát hành chậm hóa đơn cho khách hàng như trên mặc dù các bộ phận liên quan đều làm việc rất nhiệt tình và vất vả

II Phân tích tình huống:

1 Mô tả quy trình:

Theo quy định thì thời gian hoàn tất các thủ tục ký kết HĐMBĐ và đóng điện cho khách hàng không quá 07 ngày làm việc (trừ những trường hợp chậm trễ do khách quan), bao gồm các bước công việc thể hiện qua lưu đồ sau:

TT Bộ phận thực hiện Nội dung công việc

Tài liệu

1 Tổ thiết kế - PKD

Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng ký mua điện; Biên bản thỏa thuận vị trí đặt công tơ; Bản thiết kế

CPLĐ; Phương án

3 Khách hàng

Giấy đề nghị nộp tiền tạm thu phí lắp đặt cấp điện; Phiếu thu; HĐMBĐ

5

Tổ TTDVKH

-PKD

Phiếu treo tháo

6

Đội lắp đặt, Đội

Quản lý điện, Tổ

treo tháo

Biên bản treo tháo

Khảo sát, Thiết kế

Lĩnh thiết bị, in Phiếu

treo tháo

Thi công, treo công tơ

Cấp công tơ, vật tư

Tạm thu chi phí lắp

đặt, ký HĐMBĐ Lập Dự toán và Phương

án

Phòng Kỹ thuật,

Đội LĐ, Tổ treo

tháo, Đội QL điện

Biên bản nghiệm

thu

8 Phòng KHVT

Bảng Tổng hợp Quyết toán

9

Tổ TTDVKH

-PKD

Phiếu hẹn quyết toán chi phí lắp đặt cấp điện

- Thi công, treo công tơ: các bộ phận Đội Quản lý điện, Đội lắp đặt kéo đường điện, đóng hòm Sau khi treo công tơ, Tổ treo tháo phải hoàn thiện Biên bản treo tháo chuyển Đội lắp đặt ký và chuyển Phòng Kỹ thuật tổ chức nghiệm thu

- Nghiệm thu có các bộ phận: Phòng Kỹ thuật, Quản lý khách hàng, Treo tháo công tơ, Đội lắp đặt Đại diện phòng Kỹ thuật là Chủ tịch hội đồng nghiệm thu

- Sau khi hoàn thiện hồ sơ, mã hóa hồ sơ HĐMBĐ và quản lý tại bộ phận tiếp nhận đăng ký mua điện

2 Các vấn đề bất cập, nguyên nhân:

- Mặc dù công việc đã được phân theo từng công đoạn cho từng bộ phận nhưng vẫn xảy ra tình trạng hồ sơ bị dồn lại, thời gian lắp đặt công tơ cho khách hàng kéo dài có khi hàng tháng Nguyên nhân chủ yếu do sự chậm trễ trong việc triển khai tại từng bộ phận và sự không liên kết phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận:

Nhập số liệu, chuyển thông tin, trả Hợp đồng, quyết toán

CP và lưu hồ sơ

Nghiệm thu

Tổng hợp quyết toán

vật tư Chi phí LĐ

+ Trong các tồn tại cần làm rõ trách nhiệm Phòng KHVT cấp công tơ: Công tơ các Công ty Điện lực sử dụng lắp đặt cho khách hàng không phải tùy ý lấy ngoài thị trường mà phải lấy từ Tổng công ty được sản xuất tại Xưởng công tơ để đảm bảo chất lượng và có sự kiểm nghiệm chặt chẽ Do đó khi có nhu cầu các Công

ty phải đặt kế hoạch và xin cấp từ Tổng Với lượng khách hàng tăng nhanh trên tất cả các địa bàn hiện nay thì lượng công tơ Tổng phải cấp cho các Công ty là khá lớn Lượng công tơ 1 pha (chủ yếu phục vụ sinh hoạt) dự trữ đôi khi cũng không nhiều, đặc biệt là công tơ 3 pha (chủ yếu phục vụ sản xuất, kinh doanh) rất ít thường xuyên phải chờ đợi Phòng Kế hoạch vật tư tuy đã có sự liên hệ chặt chẽ với Tổng nhưng vào những thời gian cao điểm sự cung ứng vật tư chậm của phòng cũng phần nào ảnh hưởng đến tiến trình lắp đặt

+ Tổ DVKH nhận Hồ sơ của khách hàng lại chưa muốn lấy công tơ cấp mới do còn tồn nhiều mặc dù đã có lệnh thi công đầy đủ nhưng không báo cáo Trưởng phòng để báo cáo Giám đốc chỉ đạo kịp thời

+ Tổ treo tháo công tơ: khi nhận công tơ từ Tổ Dịch vụ khách hàng về để đóng

số, sau khi đóng xong không phối hợp ngay với Đội lắp đặt mà để dồn lại từng đợt nên tiến độ bị chậm dần

+ Việc nghiệm thu lắp đặt công tơ 1 pha khó tìm vị trí do địa chỉ của khách hàng trên bản thiết kế chỉ ghi chung chung và không có số điện thoại khách hàng

+ Hồ sơ nghiệm thu do Phòng Kỹ thuật giải quyết chậm chủ yếu do Phòng phải giải quyết nhiều việc liên quan đến cả sửa chữa vận hành lưới điện nên việc nghiệm thu chậm tiến độ

- Hiện tượng phát hành hóa đơn chậm cho khách hàng mới lắp công tơ chủ yếu

do các nguyên nhân sau:

+ Bộ phận treo tháo: không hoàn thiện ngay Biên bản treo tháo sau khi treo + Tình trạng chuyển dồn một tuần có khi khoảng 700 bộ hồ sơ từ Phòng Kinh doanh sang Phòng Kỹ thuật trong khi có tuần không có bộ nào nên Phòng không giải quyết kịp thời

Việc hoàn thiện hồ sơ sau lắp đặt chậm dẫn đến việc nhập thông tin của khách hàng chậm và không ra Tờ công ghi chỉ số công tơ kịp thời nên hóa đơn mấy tháng sau khi lắp công tơ mới cung cấp được cho khách hàng

- Ngoài ra, việc rà soát hồ sơ còn chưa chặt chẽ: nhiều bộ hồ sơ lưu còn thiếu chứng từ, có trường hợp các chữ ký trên Biên bản treo tháo không thống nhất với Đơn đề nghị của khách hàng Bộ phận DVKH khi thiếu BBTT không có ý kiến ngay với Đội Lắp đặt

- Công tác nghiệm thu chất lượng chưa tốt, thất lạc bản vẽ, thiếu chữ ký, tiến độ chậm Biên bản nghiệm thu khi trình ký Giám đốc không kẹp hồ sơ cấp điện nên Giám đốc không kiểm soát được thời gian thi công

3 Biện pháp giải quyết để cải thiện tình trạng trên:

- Phải có Sổ ký nhận bàn giao rõ ràng giữa các bộ phận trong quá trình luân chuyển, hồ sơ, vật tư, thiết bị

- Có quy định rõ ràng về số ngày giải quyết tại từng phòng, từng bộ phận, các trường hợp chậm tiến độ Giám đốc có thể căn cứ vào Sổ giao nhận để gắn kết trách nhiệm cho từng khâu

- Phòng KHVT phải có kế hoạch dự phòng lượng vật tư cần thiết để tránh tình trạng gián đoạn do thiếu vật tư

- Các Tổ DVKH, Tổ treo tháo thuộc Phòng Kinh doanh mặc dù trực tiếp giao dịch, luận chuyển hồ sơ với các Phòng song phải có trách nhiệm báo cáo khó khăn vướng mắc với Trưởng phòng Kinh doanh hoặc có thể báo cáo trực tiếp Phó Giám đốc Kinh doanh để chỉ đạo giải quyết

- Có sự sắp xếp phân công công việc rõ ràng từng cá nhân trong Phòng Kỹ thuật

để có bộ phận chuyên giải quyết vấn đề lắp đặt công tơ không gây ứ đọng các hồ

sơ nghiệm thu do ưu tiên cho công tác vận hành sửa chữa lưới điện

- Định kỳ một ngày trong tuần Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch vật tư phải có báo cáo bằng văn bản số liệu cụ thể về công tác lắp đặt công tơ với Giám đốc Kinh doanh để chỉ đạo các đơn vị phối kết hợp với nhau thật nhuần nhuyễn, liên tục

Phần II Áp dụng nội dung môn Quản trị tác nghiệp vào công việc.

Quản trị tác nghiệp là một trong những chức năng chính của bất kỳ tổ chức nào cùng với Maketing và tài chính kế toán Là một người làm về công tác tổ chức, tôi rất quan tâm đến việc biết được các sản phẩm và dịch vụ của Công ty đang được tạo ra như thế nào và các cán bộ quản lý tác nghiệp cần phải làm gì

Trong công việc của mình tôi sẽ áp dụng kiến thức về quản trị tác nghiệp vào lĩnh vực tổ chức như sau:

- Phân giao công việc cho các bộ phận, đơn vị cho phù hợp chức năng, không

bỏ sót bất cứ nhiệm vụ cần thiết nào trong các quy trình sản xuất với chủ trương phân công nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo, gắn trách nhiệm chặt chẽ thông qua các thước đo chất lượng cụ thể (quy định thời gian hoàn thành, các tiêu chuẩn không để xảy ra sai phạm…)

- Phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người: phù hợp với khả năng song phù hợp với chức danh, bố trí con người phù hợp với yêu cầu công việc

- Phân giao định mức vật tư, lao động phù hợp từng bộ phận

- Tính lương lao động phù hợp

- Quy định cách thức phối hợp giữa các phòng ban, đơn vị sản xuất trong quá trình tác nghiệp các nhiệm vụ của Công ty

Phần III Kết luận:

Để kết thúc, tôi cho rằng, một người lãnh đạo thực sự phải có các kỹ năng về quản trị tác nghiệp, điều đó giúp nhà lãnh đạo sẽ điều khiển được doanh nghệp của mình đi đúng hướng chiến lược đã đặt ra, đảm bảo từng mắt xích trong bộ máy hoạt động chung của doanh nghiệp sẽ kết hợp với nhau chặt chẽ thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình - đó chính là nền tảng thành công của doanh nghiệp

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình học môn Quản trị hoạt động

- Bài giảng của thầy giáo trên lớp

- Các tài liệu và Quy trình của Công ty Điện lực