PHÂN TÍCH QUY TRÌNH nộp rút TIỀN mặt tại CÔNG TY CHỨNG KHOÁN KIM LONG

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NỘP-RÚT TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CHỨNGKHOÁN KIM LONG 1/ Đặt vấn đề: Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầ

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NỘP-RÚT TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CHỨNG

KHOÁN KIM LONG 1/ Đặt vấn đề:

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất

Với quan điểm truyền thống cho rằng, chỉ có những doanh nghiệp chế tạo, sản xuất các sản phẩm vật chất có hình thái cụ thể như vật liệu, đồ gia dụng, xe máy

… mới gọi là các doanh nghiệp sản xuất Những doanh nghiệp khác không sản xuất các sản phẩm vật chất đều xếp vào loại các đơn vị phi sản xuất Tuy nhiên, trong xu thế mới và điều kiện mới của thị trường, quan niệm như vậy không còn phù hợp nữa Các Doanh nghiệp dịch vụ như khách sạn, nhà hàng, ngân hàng, công ty chứng khoán, bệnh viện… đều có thể coi là các đối tượng của quá trình nghiên cứu sản xuất và tác nghiệp Hay nói cách khác, ngày nay, sản xuất được hiểu là một quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra

Đối với lĩnh vực chứng khoán - ngân hàng, theo lý thuyết quản trị sản xuất và tác nghiệp, thuộc nền sản xuất bậc 3 – công nghiệp dịch vụ, kinh doanh mặt hàng đặc biệt là dịch vụ tài chính, tiền tệ và với mỗi doanh nghiệp đều phải chịu sức ép

cạnh tranh từ các đối thủ về quy mô, mạng lưới, trình độ công nghệ, lãi suất, phong cách phục vụ…

Do đó có thể nói rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp thua lỗ, khó cạnh tranh, có thể dẫn tới phá sản Hiểu được tầm quan trọng của quản trị sản xuất và tác nghiệp, các doanh nghiệp không ngừng đưa ra các biện pháp hữu hiệu để cải tiến hệ thống này

Trong bài viết này, quy trình nộp rút tiền mặt thông qua ngân hàng tại công ty

cổ phần chứng khoán Kim Long sẽ được phân tích để thấy rõ những điểm hạn chế

và những cách khắc phục dựa trên kiến thức và lý thuyết của môn quản trị hoạt động

2/ Giải quyết vấn đề: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NỘP-RÚT TIỀN MẶT Quy trình nộp – rút tiền mặt hàng ngày thông qua ngân hàng tại Công ty

cổ phần chứng khoán Kim Long: Theo quy định của Luật chứng khoán, tất cả

các công ty chứng khoán không được phép thu tiền mặt của nhà đầu tư và phải quản lý tách bạch tài khoản tiền của nhà đầu tư với tài khoản tiền của bản thân công ty chứng khoán, theo quy định này, việc nộp rút tiền mặt của nhà đầu tư tại công ty chứng khoán Kim Long được thực hiện thông qua Ngân hàng VPBank đặt ngay tại sàn giao dịch của KLS với sơ đồ như sau:

Sơ đồ 1: Nộp tiền

Sơ đồ 2: Rút tiền

Mô tả quy trình: “Sơ đồ nộp tiền”

Bước 1

Khách hàng nộp tiền

- Khách hàng nộp tiền tại Ngân hàng

Khách hàng

Ngân hàng

Nhân viên

Khách hàng

Nhân viên

Ngân hàng

Bước 2

Khách hàng nhận ctừ

- Ngân hàng chuyển Giấy nộp tiền liên 2, 3 cho khách hàng ( Liên 2 : Chuyển Nhân viên kế toán Kim Long

Liên 3 : Khách hàng giữ ) Bước 3 :

Tiếp nhận chứng từ

- Nhân viên kế toán lưu ký nhận Giấy nộp tiền từ khách hàng.

- Kiểm tra các thông tin trên Giấy nộp tiền: Ngày, số tài khoản , tên chủ tài khoản, số tiền bằng số - bằng chữ, chữ

ký : thủ quỹ, kiểm soát, dấu ngân hàng.

- Nếu thông tin chưa chính xác, yêu cầu khách hàng quay

lại ngân hàng điều chỉnh Giấy nộp tiền.

Bước 4 :

Hạch toán tiền

- Căn cứ vào Giấy nộp tiền, nhân viên kế toán hạch toán vào tài khoản của khách hàng trên hệ thống.

- Ký và chuyển Kiểm soát.

Bước 5 :

Kiểm soát

-Đối chiếu Giấy nộp tiền với phần hạch toán của Nhân

viên kế toán vào tài khoản của Khách hàng.

- Ký xác nhận và chuyển lại cho Nhân viên kế toán.

“Sơ đồ rút tiền”

Bước 1:

Tiếp nhận chứng từ

-Khách hàng kê khai theo mẫu “Giấy rút tiền” của Kim

Long, ký và ghi rõ họ tên.Trường hợp khách hàng là tổ chức Giấy rút tiền phải ký và đóng dấu của tổ chức đó.

-Khách hàng gửi “Giấy rút tiền” kèm theo CMND hoặc

hộ chiếu cho Nhân viên kế toán Lưu ký.

Bước 2:

Hạch toán tiền

-Căn cứ vào Giấy rút tiền và CMND hoặc hộ chiếu, kế

toán kiểm tra thông tin khách hàng, số tiền trên tài khoản của khách hàng đủ để rút Hạch toán vào hệ thống.

- Ký và chuyển kiểm soát.

Bước 3:

Kiểm soát

-Đối chiếu Giấy rút tiền với việc hạch toán của nhân viên

kế toán vào tài khoản khách hàng

- Ký xác nhận và chuyển lại nhân viên kế toán Bước 4:

Hoàn trả chứng từ

-Nhân viên kế toán đóng dấu vào Giấy rút tiền, lưu lại liên

03 Hoàn trả lại khách hàng: 02 liên Giấy rút tiền và

CMND hoặc hộ chiếu

- Nhân viên kế toán phải thường xuyên đối chiếu chứng từ

thực tế với Bảng kê rút tiền trên hệ thống.

Bước 5:

KH nhận tiền.

- Hướng dẫn khách hàng nhận tiền tại Ngân hàng.

Những bất cập trong quy trình trên:

 Nhà đầu tư phải chờ rất lâu mới nhận được chứng từ nộp tiền vào VPBank

để nộp cho nhân viên kế toán của KLS => điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của NĐT vì lệnh muốn đặt mua trên sàn đã trôi đi từ lâu

 Nhà đầu tư nhận chứng từ nộp tiền vào VPBank xong lại đi về nhà luôn mà không mang nộp chứng từ cho nhân viên kế toán của KLS => không đặt được lệnh

vì tiền chưa vào hệ thống

 Nhà đầu tư rút tiền từ 500 triệu đồng trở lên phải chờ đợi rất lâu, đôi khi xảy

ra với cả những trường hợp đã thông báo mà vẫn phải đợi => NĐT bức xúc vì phải chờ đợi, làm giảm niềm tin với KLS

 Nhà đầu tư phải đi lại hơi nhiều, phải lặp lại cùng động tác đưa chứng minh thư ra tới 2 lần => thủ tục dườm già, mất thời gian, tâm lý không thỏa mãn

 Tốn nhân lực => giảm công suất làm việc

Nguyên nhân và biện pháp khắc phục

 Kỹ năng kiểm đếm tiền của nhân viên VPBank chưa được chuẩn, hơn nữa các nhân viên VPBank không được quyền tính phần trăm đền bù nếu thu thiếu tiền hay thu phải tiền giả nên họ dù có kiểm đếm nhanh cũng bị tâm lý sợ phải đền mỗi khi NĐT nộp tiền vào, bởi vậy, kể cả ít tiền cũng như nhiều tiền thì NĐT sẽ phải chờ các nhân viên lật trái, lật phải và ngắm từng tờ tiền một, và nếu tiền không được chẵn hay nhiều thì sẽ tỷ lệ thuận với việc đứng chờ cho đến khi các nhân viên này kiểm đếm xong mới có chứng từ để chuyển cho phía KLS vào hệ thống,

và lúc này thì lệnh của NĐT muốn đặt đã trôi đi ở giá nào rồi ??? => đào tạo lại kỹ năng kiểm đếm tiền cho các nhân viên VPBank, đồng thời trao quyền cho họ được tính phần trăm đền bù trong giới hạn nhất định để họ tự tin hơn vào tay nghề của mình

 Mặc dù đã có quy định rút tiền từ 500 triệu trở lên phải báo trước cho Ngân hàng nhưng rất nhiều trường hợp NĐT không nhớ điều này, hơn nữa về phía

VPBank, trong thời buổi tình hình kinh tế khó khăn, khan hiếm tiền mặt thì họ lại không muốn duy trì lượng tiền tại két nhiều, điều đó dẫn đến tình trạng có những hôm NĐT rút hơn 1 tỷ đồng đã phải chờ từ sáng tới quá trưa mới huy động đủ tiền

để rút => Nhắc nhở và quy định rõ với nhà đầu tư về từng khoản tiền muốn rút phải báo trước thời hạn là bao nhiêu, đồng thời KLS làm việc với VPBank, đề nghị phía Ngân hàng tuân thủ đúng quy định này cũng như tỷ lệ tiền mặt duy trì tại két, thời gian cho phép tối đa để huy động tiền khi có thông báo rút của NĐT

 KLS làm việc với VPBank đề nghị huấn luyện các nhân viên nắm rõ quy trình, đó là sau khi thu tiền của NĐT xong phải nhắc nhở NĐT mang phiếu sang nộp cho kế toán KLS => các cuộc họp giải quyết vấn đề kịp thời giữa hai bên sẽ tạo điều kiện cho các bộ phận của cả hai bên phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp chất lượng làm việc => tạo sự thỏa mãn và niềm tin tưởng cho NĐT

 Hai bên phải kết nối với nhau, thiết kế một phần mềm kết nối với hệ thống core banking => Khi NĐT nộp tiền tại VPBank, nhân viên ngân hàng vào hệ thống

sẽ lập tức kết nối với KLS để truy cập thẳng vào tài khoản của NĐT, NĐT không phải cầm phiếu chạy sang đưa cho kế toán của KLS

Áp dụng kiến thức quản trị hoạt động vào doanh nghiệp:

Một trong những ứng dụng quan trọng của môn quản trị hoạt động đó là mô hình LEAN LEAN đã giúp nhiều doanh nghiệp trên thế giới làm nên thành công

Nguyên tắc chủ đạo của LEAN là gia tăng giá trị cho khách hàng thông qua việc liên tục loại bỏ lãng phí trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ Lãng phí ở đây được hiểu là “tất cả các hoạt động của doanh nghiệp không giúp tạo ra giá trị mong muốn cho khách hàng” Vì thế, muốn áp dụng LEAN, doanh nghiệp phải hiểu đâu là những điều khách hàng thật sự quan tâm, những giá trị từ sản phẩm và dịch vụ cung cấp được khách hàng sẵn sàng trả tiền Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ biết cách giảm thiểu, hoặc loại bỏ, những hoạt động nào làm phát sinh chi phí và kéo dài thời gian chờ đợi của khách hàng, tập trung vào hiểu và đáp ứng mong muốn của khách hàng; tối ưu hóa sản xuất để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Với kiến thức đã được trang bị tôi sẽ triển khai LEAN tại chính bộ phận mình quản lý, cụ thể như sau:

 Rà soát lại các quy trình quy chế cũng như xem lại cách thức vận hành hiện nay để tìm ra những khâu trùng lắp, những thao tác thừa không cần thiết

 Phát huy ý kiến tập thể dưới hình thức đưa ra các chủ đề liên quan tới việc đưa ra các sáng kiến trong việc tìm biện pháp khắc phục những thao tác không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo an toàn và không gây ra rủi ro

Cụ thể: Dựa vào mô hình LEAN chúng ta có thể thấy rõ những nhược điểm trong quy trình tác nghiệp của công ty:

Thứ nhất là chờ đợi: Việc đếm tiền không chuẩn của các nhân viên VPBank làm NĐT phải chờ đợi và gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi sát sườn của họ là đến khi tiền đếm xong thì lệnh họ muốn đặt mua đã bị trôi đi mất Tương tự như vậy là thời gian họ chờ để rút tiền đã làm mất thời gian và lỡ việc của NĐT

Thứ hai là di chuyển và lãng phí: Vì không có hệ thống kết nối giữa ngân hàng và KLS nên NĐT phải mất thời gian cho việc đi lại chuyển chứng từ Và hệ quả kép của việc không có hệ thống kết nối là KLS phải mất thêm ngần ấy nhân viên để nhập chứng từ thay vì phần mềm kết nối sẽ tự chuyển dữ liệu từ VPBank

Để những vấn đề này không xảy ra, gây lãng phí chúng ta cần thực hiện theo đúng như phần “nguyên nhân và biện pháp khắc phục” mà tôi đã trình bày chi tiết ở trên

Tóm lại, trong hoàn cảnh thị trường chứng khoán gặp nhiều khó khăn và cạnh tranh lớn như hiện nay, việc quản trị hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ tốt không những giúp cho các công ty quản lý tốt vấn để sản xuất và cung ứng dịch vụ

mà còn tạo ra các lợi thế cạnh tranh về chi phí, chất lượng dịch vụ, tốc độ cung cấp dịch vụ và loại bỏ các lãng phí => nâng cao doanh thu, hiệu suất và xây dựng thương hiệu cho công ty Vấn đề quản trị chất lượng sản phẩm và dịch vụ có thể coi là chìa khóa thành công, giúp cho các doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh toàn cầu và vượt qua các khó khăn của cuộc khủng hoảng tài chính hiện nay

-Tài liệu tham khảo

 Tài liệu quản trị hoạt động – Đại Học Griggs

 Quy trình nộp rút tiền mặt qua ngân hàng – Công ty CPCK Kim Long

ŽCác diễn đàn về quản trị doanh nghiệp