của quy trình đầu tư nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng các thủ tục đầu tư theo quy định hiện hành của nhà nước

Thẩm định và trình duyệt: Ban Đầu tư thảo Tờ trình để Tổng giám đốc ký trình Hội đồng quản trị phê duyệt dự án hay báo cáo kinh tế - kỹ thuật.. Hội đồng thẩm định dự án hay báo cáo kinh

 Vài nét về Tổng Công ty Cổ phần VINACONEX

VINACONEX được thành lập vào ngày 27/9/1988, tiền thân là Công ty Dịch vụ

và Xây dựng nước ngoài, có nhiệm vụ quản lý cán bộ, công nhân ngành xây dựng làm việc ở nước ngoài Năm 1991, Bộ Xây dựng ký quyết định chính thức thành lập Tổng Công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam với lĩnh vực hoạt động chính là xây dựng và xuất khẩu lao động Năm 1996, VINACONEX đã tiên phong trong việc cổ phần hóa các đơn vị thành viên và toàn bộ Tổng Công

ty Ngày 1/12/2006 được coi là một dấu ấn quan trọng của VINACONEX khi Tổng Công ty chuyển sang hoạt động theo mô hình Tổng Công ty cổ phần Đây

là một bước ngoặt đầy ý nghĩa, đánh dấu một sự phát triển mới trong quá trình xây dựng Tổng Công ty trở thành một tập đoàn xây dựng hàng đầu Việt Nam và khu vực Qua nhiều giai đoạn phát triển khác nhau, đến nay VINACONEX đã

có trên 90 đơn vị đầu mối trực thuộc với hơn 40.000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân có kiến thức chuyên môn sâu rộng và giàu kinh nghiệm hoạt động trong và ngoài nước trên nhiều lĩnh vực khác nhau Hiện tại ngoài hoạt động xây lắp và kinh doanh xuất nhập khẩu, VINACONEX cũng rất phát triển trong đầu

tư, kinh doanh bất động sản: các khu đô thị, chung cư cao cấp, nhà ở cho công nhân; sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng: xi măng, cấu kiện bê tông cốt thép, đá ốp lát; đầu tư, xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng: cầu đường, cấp, thoát nước; đầu tư xây dựng các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện

Trong suốt quá trình hoạt động của mình, VINACONEX luôn xác định chứ TÍN với khách hàng là yếu tố quan trọng nhất cho sự phát triển lâu dài của Tổng Công ty Nhờ đó, đến nay, thương hiệu của VINACONEX đã được biết đến rộng rãi trên thương trường, được khách hàng trong và ngoài nước tông trọng và đặt niềm tin khi thiết lập quan hệ hợp tác

 Chức năng và nhiệm vụ của Ban Đầu tư Tổng Công ty

- Về chức năng: Ban Đầu tư là ban chuyên môn tham mưu, giúp việc Hội đồng

quản trị, Ban Tổng giám đốc về lĩnh vực đầu tư, triển khai, giám sát công tác thực hiện các dự án mà Tổng Công ty làm chủ đầu tư

- Về nhiệm vụ:

+ Nghiên cứu, khảo sát, tìm kiếm cơ hội dự án đầu tư

+ Tổng hợp và cân đối kế hoạch đầu tư ngắn hạn và dài hạn phù hợp với định hướng phát triển của Tổng Công ty

+ Chỉ đạo thực hiện kế hoạch đầu tư; theo dõi, đôn đốc tiến độ triển khai các dự

án đầu tư

+ Tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Tổng Công ty quyết định chủ trương đầu tư

+ Quản lý, chỉ đạo thực hiện các thủ tục về đầu tư xây dựng và đấu thầu

+ Tổ chức thẩm định dự án đầu tư, kết quả đấu thầu đối với các dự án

+ Tổ chức thực hiện giám sát, đánh giá các dự án đầu tư theo quy định

 Quy trình tác nghiệp:

Mục đích của Quy trình đầu tư nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng các thủ tục đầu tư theo quy định hiện hành của Nhà nước và Quy định nội bộ của Tổng Công ty Quản lý thống nhất trong các khâu, liên kết các hoạt động cần thực hiện Từ khâu lập kế hoạch tổng thể, điều phối và kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu về thời gian, chi phí, kỹ thuật, chất lượng và hiệu quả kinh tế trong quá trình đầu tư, tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao

- Mô tả quy trình:

1 Lập kế hoạch đầu tư: Hằng năm, căn cứ vào hướng dẫn của Bộ xây dựng, Tập đoàn, định hướng phát triển của Tổng công ty, Ban Đầu tư soạn thảo văn bản hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch năm sau, bao gồm cả kế hoạch đầu tư

2 Tổng hợp, cân đối kế hoạch đầu tư để trình duyệt Căn cứ tiến độ thực hiện, khả năng cân đối nguồn vốn, nhân lực cho từng dự án, Ban Đầu tư là đầu mối, phối hợp cùng các Ban Tài chính - Kế hoạch, Ban Xây dựng, Ban Phát triển

nhân lực tổng hợp cân đối kế hoạch đầu tư trên cơ sở thứ tự ưu tiên báo cáo Tổng giám đốc xem xét trình Hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt

3 Phê duyệt: Hội đồng quản trị phê duyệt kế hoạch đầu tư hàng năm của công ty

mẹ - Tổng công ty

4 Lập dự án, báo cáo kinh tế - kỹ thuật: Chủ đầu tư trực tiếp lập hoặc thuê tư vấn lập dự án báo cáo kinh tế kỹ thuật để làm rõ về sự cần thiết phải đầu tư và hiệu quả đầu tư xây dựng dự án

5 Thẩm định và trình duyệt: Ban Đầu tư thảo Tờ trình để Tổng giám đốc ký trình Hội đồng quản trị phê duyệt dự án hay báo cáo kinh tế - kỹ thuật Hội đồng thẩm định dự án hay báo cáo kinh tế - kỹ thuật do Ban Đầu tư thường trực có sự tham gia ý kiến của các phòng, ban, đơn vị liên quan; lập báo cáo kết quả thẩm định, trình Chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt dự án

6 Lập thiết kế kỹ thuật và dự toán: Căn cứ kết quả phê duyệt dự án, chủ đầu tư lập thiết kế kỹ thuật và dự toán xây dựng

7 Thẩm định trình duyệt: Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị Tổng công ty thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và dự toán công trình Ban Đầu tư là đầu mối tiếp nhận hồ sơ, căn cứ định mức chi phí, đơn giá và các chế độ chính sách

có liên quan tiến hành thẩm định thiết kế kỹ thuật và các chi phí trong dự toán theo quy định, trình kết quả thẩm định để Hội đồng quản trị phê duyệt

8 Lập kế hoạch đấu thầu hoặc chỉ định thầu: Chủ đầu tư lập kế hoạch đấu thầu hoặc đề nghị chỉ định thầu xây dựng công trình theo quy định của Luật đấu thầu

và các văn bản hướng dẫn

9 Ban Đầu tư trình Hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt kế hoạch đấu thầu hoặc đề nghị chỉ định thầu

10 Tổ chức đấu thầu, chỉ định thầu

11 Thẩm định kết quả đấu thầu và chỉ định thầu: Tổng công ty thành lập Hội đồng thẩm định để thẩm định kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu, sau đó trình Hội đồng thành viên phê duyệt

12 Quản lý chất lượng công trình, hướng dẫn nghiệm thu: Ban Xây dựng Tổng công ty hướng dẫn quản lý chất lượng, giám sát thi công, nghiệm thu các công trình xây dựng theo đúng các quy định hiện hành

13 Thanh, quyết toán hợp đồng, hạng mục: Ban Đầu tư chủ trì việc kiểm tra, lập

hồ sơ thanh toán trình Tổng Giám đốc phê duyệt để thanh toán giải ngân bằng nguồn vốn tự có hoặc các nguồn vốn khác của Tổng Công ty Việc giải ngân, thanh toán sẽ do Ban Tài chính - Kế hoạch thực hiện

14 Trong suốt quá trình thực hiện dự án: Nếu có những vấn đề phát sinh, ảnh hưởng đến uy tín, tài chính cũng như hoạt động của Tổng Công ty, Ban Đầu tư

có nhiệm vụ phối hợp với các ban chức năng khác, đặc biệt là Ban Giám sát kinh tế để

14 Lập hồ sơ quyết toán: Sau khi dự án hoàn thành, nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, Ban Đầu tư chủ trì lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư hoàn thành dự

án, thuê đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán sau đó trình Hội đồng quản trị phê duyệt

15 Thẩm định quyết toán: Tổng Công ty thành lập Hội đồng thẩm định quyết toán vốn đầu tư hoàn thành dự án (sau khi đã được kiểm toán) có sự tham gia của Ban Tài chính - Kế hoạch, trình Hội đồng quản trị phê duyệt

16 Lưu hồ sơ: Ban Đầu tư, Ban Tài chính - Kế hoạch lưu trữ hồ sơ dự án trong quá trình đầu tư Sau khi dự án kết thúc bàn giao đưa vào sử dụng, hồ sơ được bàn giao cho đơn vị tiếp nhận dự án hoặc lưu trữ tại Tổng công ty

Qua quy trình đầu tư của Tổng công ty, tôi nhận thấy còn có những bất cập trong công tác quản lý, đó là: Quy trình đầu tư còn liên quan đến nhiều phòng, ban bộ phận trong doanh nghiệp như: Ban Tài chính - Kế hoạch trong việc lập kế hoạch tham gia thẩm định giá, Ban Xây dựng tham gia quản lý chất lượng công trình, Ban Giám sát kinh tế hay việc thành lập Hội đồng thẩm định giá… Các thủ tục thông qua các phòng, ban gây ra lãng phí về thời gian, tiến độ triển khai dự án sẽ bị chậm, ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh

Để thực hiện công việc được tốt hơn, đối với những dự án đầu tư lớn, thời gian triển khai kéo dài và phức tạp, Tổng Công ty nên thành lập một Ban quản lý dự

án, ban này có trách nhiệm làm từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, triển khai dự án đến khi đưa dự án vào hoạt động Thành viên của Ban này phải có chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu như: Đấu thầu, quản lý dự án, xây dựng, tài chính - kế toán… Lúc này nhiệm vụ của các Ban chức năng của Tổng Công ty sẽ chủ yếu

là việc nghiên cứu, khảo sát, tìm kiếm cơ hội đầu tư và giám sát việc triển khai thực hiện các dự án, giám sát, phối hợp kiểm tra hoạt động của các Ban quản lý

dự án

Thêm vào đó, hiện nay, trong nội bộ Tổng Công ty vẫn có những đơn vị thành viên (công ty con) thiếu năng lực nhưng vẫn được giao nhiệm vụ, chỉ định thầu thi công các dự án, đây là một vấn đề lớn cần quan tâm, giải quyết từ gốc rễ, bằng những chủ trương, đường lối đúng đắn và tổng thể

Câu 2: Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp

này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động

gì và sẽ áp dụng như thế nào?

Tuy đã cố gắng áp dụng nhiều phương thức quản lý tiên tiến nhưng trong quá trình thực hiện các hoạt động tác nghiệp VINACONEX hiện vẫn có một số loại lãng phí điển hình, theo mô hình LEAN, là chờ đợi, vận chuyển, thao tác và sản phẩm hỏng

Chờ đợi: sản phẩm, công việc của khâu trước đã hoàn thành nhưng khâu sau

không được thực hiện ngay như việc giải phóng mặt bằng xong nhưng thiết kế bản vẽ thi công chưa được phê duyệt nên chưa triển khai thi công được hoặc tình trạng thi công phải chờ nguyên vật liệu Một ví dụ là dự án khu đô thị Bắc An Khánh, mặt bằng sạch của dư án đã được UBND tỉnh Hà Tây (cũ) bàn giao từ giữa năm 2008 nhưng đến nay cũng chỉ mới san nền xong mà chưa thi công được do thiết kế chưa hoàn thành Để loại bỏ lãng phí này cần sử dụng hệ thống sản xuất kéo của chiến lược JIT bằng việc lập, theo dõi và thực hiện kế hoạch

sản xuất, thi công chính xác, theo đó, thời điểm bắt đầu thực hiện công việc sau phải là thời hạn hoàn thành công việc trước và việc cung cấp vật tư, vật liệu phải đúng lúc sản xuất, thi công yêu cầu

Vận chuyển: lãng phí trong vận chuyển do bố trí mặt bằng sản xuất, thi công

không hợp lý và do cả việc cấp phát, nhận nhầm loại vật tư, vật liệu cần sử dụng Ở VINACONEX cũng như các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam, tổ chức mặt bằng thi công thực tế thường không được giám sát thực hiện theo đúng thết

kế, sau một vài giai đoạn thi công, mặt bằng công trường không còn được duy trì như đã được quy định Kho bãi vật tư, vật liệu không bố trí đúng vị trí quy định dẫn đến đường vận chuyển đến điểm thi công sẽ rất xa và cả việc phải chờ đợi do cắt qua các điểm thi công khác Việc cần làm để hạn chế lãng phí trong vận chuyển là kiểm soát tốt mặt bằng thi công trong mọi giai đoạn và sử dụng phương pháp Kanban trong cấp phát, tiếp nhận

Thao tác: những thao tác thừa, không hợp lý làm giảm năng suất lao động và

đôi khi dẫn đến làm hỏng sản phẩm Một công nhân vận hành máy đào điều khiển máy với từng động tác quay, hạ cần, kéo gầu vào riêng biệt làm giảm năng suất đáng kể so với kết hợp các động tác Đào tạo nâng cao kỹ năng cho người lao động, định mức công việc và sử dụng phưong pháp Kaizen là những biện pháp hạn chế lãng phí trong thao tác

Sản phẩm hỏng: không ít công việc, sản phẩm hỏng đã phải làm lại, một số

đoạn trên đường Láng - Hoà Lạc đắp xong không đạt độ chặt yêu cầu do vật liệu đắp ngậm nước quá quy định phải xới lên phơi rồi mới đắp lại, cấu kiện bê tông

đã đổ không đạt cường độ phải phá đi làm lại, đơn giản hơn, cán bộ văn phòng soạn thảo, trình bày văn bản không đạt yêu cầu phải làm lại không chỉ tốn giấy, khấu hao thiết bị văn phòng mà còn làm chậm giao dịch cần thiết Những lãng phí đó làm chi phí sản xuất tăng lên cần phải loại bỏ bằng cách yêu cầu và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện quy trình làm việc, thực hiện đúng yêu cầu

kỹ thuật

Lưu kho: Việc tính toán dự trữ quá mức cần thiết về vật tư dẫn đến chi phí

tài chính cao hơn về tồn kho

 Các giải pháp khắc phục:

- Thiết kế tổng mặt bằng thi công phù hợp với quy mô của từng dự án

- Rút ngắn thời gian chuẩn bị dự án (Lập hồ sơ, báo cáo nghiên cứu khả thi, giải phóng mặt bằng, thủ tục xin cấp phép….)

- Nghiêm túc thực hiện các quy định của Luật đấu thầu nhằm lựa chọn những nhà thầu có đủ năng lực để thực hiện dự án nhanh và hiệu quả Kiên quyết không giao thầu cho các đơn vị thành viên của Tổng Công ty thiếu năng lực hoặc phải có những biện pháp, chủ trương giúp đỡ các đơn vị này trong quá trình thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ, hiệu quả của dự án

- Áp dụng định mức theo quy định hiện hành về vật tư, nhân công, máy

- Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, ý thức cho cán bộ, kỹ sư, chuyên viên, công nhân viên

- Nâng cao vai trò của việc quản lý, giám sát, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện

Ngày nay quan điểm sản xuất hạn chế lãng phí của LEAN thực sự rất hữu ích cho các doanh nghiệp, góp phần tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

KẾT LUẬN

Đất nước đang trên đà phát triển và hội nhập quốc tế tạo ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp phát triển, nhưng bên cạnh đó cũng đặt ra nhiều thách thức Dù có những khó khăn, rào cản nhưng để thực hiện chiến lược xây dựng VINACONEX trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh trong nước và trong khu vực, tiến tới tham gia thị trường xây dựng quốc tế thì ưu tiên mục tiêu cạnh tranh bằng chất lượng và loại bỏ lãng phí nói riêng và việc quản trị tốt các quy trình sản xuất và tác nghiệp nói chung là điều kiện vô cùng quan trọng và VINACONEX cần thực hiện

Tài liệu tham khảo :

1- Quản trị hoạt động - Chương trình Đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh

Quốc tế - Đại học Griggs

2- Quản trị sản xuất và dịch vụ - GS TS Đồng Thị Thanh Phương - NXB LĐ-XH

3- Website: http://www.vinaconex.vn

4- Tài liệu nội bộ tại VINACONEX