phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện nhi thanh hóa năm 2017

Mục tiêu chung của Chiến lược quốc gia phát triển ngành Dược Việt Nam đến năm 2020 là cung ứng đầy đủ, kịp thời,có chất lượng, giá hợp lý các loại thuốc theo cơ cấu bệnh tật tương ứng vớ

1

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

ĐÀO HUY ANH

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN NHI THANH HÓA NĂM 2017

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

Hà Nội - 2019

2

HÀ NỘI 2019

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

ĐÀO HUY ANH

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN NHI THANH HÓA NĂM 2017

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

CHUYÊN NGÀNH: Tổ chức quản lý dược

MÃ SỐ: CK 60 72 04 12

Người hướng dẫn khoa học:TS Trần Thị Lan AnhThời gian thực hiện: Từ tháng 7/2018 đến tháng 11/2018

LỜI CẢM ƠN

Với tất cả lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, tôi xin gửi lời cảm ơn chân

thành đến TS Trần Thị Lan Anh Bộ môn Quản lý kinh tế dược, Đại học dược

Hà Nội, người đã hướng dẫn và tận tình chỉ bảo giúp tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin tỏ lòng biết ơn đến các thầy, cô giáo, cán bộ bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện khóa luận này

Tôi xin cảm ơn Ban giám hiệu, Phòng đào tạo và các thầy cô giáo trường Đại học Dược Hà Nội đã giảng dạy và tạo mọi điều kiện cho tôi trong thời gian học tập tại trường

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các dược sỹ, nhân viên khoa dược bệnh viện Nhi Thanh Hóa đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài này

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến những người thân trong gia đình, đặc biệt là bố mẹ và bạn bè tôi, những người luôn ở bên, động viên và giúp đỡ trong suốt thời gian tôi sống, học tập trên giảng đường đại học cũng như sau này trong cuộc sống

Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2018

Học viên

Đào Huy Anh

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT VÀ GIẢI THÍCH NGHĨA

DANH MỤC BẢNG

Bảng trang

Bảng 1.1 Phối hợp phân tích ABC và phân loại VEN……… 9

Bảng 3.1 Tổ chức nhân lực khoa dược 23

Bảng 3.2 Diện tích kho nội trú và ngoại trú của khoa dược 23

Bảng 3.3 Trang thiết bị cơ bản trong kho 24

Bảng 3.4 Bảng tổng hợp theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho……….25

Bảng 3.5 Số ngày theo dõi nhiệt độ đạt/ không đạt……….26

Bảng 3.6 Số ngày theo dõi độ ẩm đạt/ không đạt……… 27

Bảng 3.7: Cơ cấu thuốc dự trữ theo phân hạng ABC……….… 27

Bảng 3.8: Cơ cấu thuốc dự trữ theo phân hạng VEN……….… 28

Bảng 3.9: Cơ cấu thuốc tối cần, thiết yếu, không thiết yếu của thuốc………28

Bảng 3.10 Cơ cấu các nhóm thuốc trong nhóm thuốc AV……….29

Bảng 3.11 Cơ cấu 10 thuốc diệt KST, chống nhiễm khuẩn có GTTT cao nhất của nhóm AV……….30

Bảng 3.12: Cơ cấu các thuốc trong nhóm AN……… 31

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ……… …3

1.1 Quản lý tồn trữ thuốc……… ……….……….…3

1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc……… …………3

1.1.2 Vai trò và chức năng của kho….……… …………4

1.2 Quy trình quản lý tồn trữ thuốc……… ……… 5

1.3 Phân tích ABC/VEN và ứng dụng trong quản lý tồn trữ………5

1.4 Tổng quan về nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP”………9

1.4.1 Nhân sự………9

1.4.2 Địa điểm………10

1.4.3 Thiết kế, xây dựng……….10

1.4.4 Trang thiết bị……….10

1.4.5 Các quy trình bảo quản……… 11

1.4.6 Sắp xếp thuốc trong kho………12

1.4.7 Hồ sơ tài liệu……… 13

1.5 Các nghiên cứu quản lý tồn trữ ở Việt Nam và trên thế giới……… 13

1.6 Vài nét về bệnh viện Nhi Thanh Hóa và khoa Dược bệnh viện Nhi Thanh Hóa……… 16

CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU… … 19

2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu……….……….19

2.2.Phương pháp nghiên cứu………19

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu……… 19

2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu……….19

2.2.3 Xác định biến số nghiên cứu……….………….19

2.2.4 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu……….21

CHƯƠNG 3 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU……… ……….… 23

3.1 Thực trạng bảo quản thuốc tại bệnh viện viện Nhi Thanh Hóa năm 2017………23

3.2 Cơ cấu thuốc dự trữ tại bệnh viện Nhi Thanh Hóa ……… 27

CHƯƠNG 4 BÀN LUẬN……….33

4.1 Về thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị để đảm bảo công tác tồn trữ thuốc tại Bệnh viện Nhi Thanh Hóa……….… 33

4.1.1 Tổ chức nhân lực khoa Dược và kho Dược………33

4.1.2 Cơ sở vật chất, trang bị kho Dược……… ……33

4.1.3 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm………35

4.2 Về cơ cấu dự trữ thuốc………36

4.3 Về phân tích ABC………37

4.4 Về phân tích VEN………37

KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ……….40

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 42

ĐẶT VẤN ĐỀ

Thuốc là một trong những mắc xích quan trọng nhất giữa người bệnhvà dịch vụ chăm sóc sức khỏe Mục tiêu chung của Chiến lược quốc gia phát triển ngành Dược Việt Nam đến năm 2020 là cung ứng đầy đủ, kịp thời,có chất lượng, giá hợp lý các loại thuốc theo cơ cấu bệnh tật tương ứng vớitừng giai đoạn phát triển kinh tế-xã hội và bảo đảm sử dụng thuốc an toàn, hợp lý Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắt xích quan trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh Xây dựng mạng lưới cung ứng thuốc hoàn thiện, đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, có chất lượng, giá cả phù hợp là mục tiêu hàng đầu của chính sách quốc gia về thuốc mà Đảng và Nhà nước đề ra [2]

Quản lý tồn trữ thuốc là một phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện Tồn trữ là sự bảo quản tất cả các nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và các thành phẩm trong kho Để thực hiện tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ thuốc sao cho thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn,

có thể làm tăng chi phí bảo quản, tồn trữ thuốc Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện phải duy trì mức tồn trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy ra và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu không có thuốc kịp thời Do đó quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả

là cân bằng được chi phí và nhu cầu về thuốc điều trị Thực tế cho thấy, đây luôn

là bài toán khó, làm đau đầu các nhà quản lý, từ việc theo dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo thuốc luôn sẵn có cho bác sỹ kê đơn, cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù mua thuốc hàng tháng

Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của bệnh viện thì vấn đề quản lý cung ứng, tồn trữ thuốc luôn được xác định là một công tác thường xuyên, trọng tâm trong hoạt động của khoa Dược bệnh viện Với ý nghĩa đó đề tài nghiên

cứu: Phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện Nhi Thanh

Hóa năm 2017 được thực hiện nhằm mục tiêu:

1.Mô tả thực trạng bảo quản thuốc tại bệnh viện Nhi Thanh Hóa năm 2017 2.Phân tích cơ cấu thuốc dự trữ tại bệnh viện viện Nhi Thanh Hóa năm 2017

Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện

Chương 1: TỔNG QUAN 1.1 Quản lý tồn trữ thuốc

Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu phải

có hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất nhập hàng hóa từng ngày Theo Tổ chức Y Tế thế giới (WHO) tồn trữ là sự bảo quản tất cả các nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và các thành phẩm trong kho

Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả một quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đầy đủ và chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc

1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc

Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:

❖ Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng

❖ Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe

❖ Giảm giá thành của một đơn vị sản phẩm: Đặt hàng với số lượng lớn sẽ được chiết khấu và giảm chi phí vận chuyển từ các nhà cung cấp

❖ Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không có tồn kho hoặc tồn kho không đủ

sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn

❖ Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó [1, 17]

1.1.2 Vai trò và chức năng của kho

Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông Một mặt, kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh nghiệp sản xuất hoặc lưu thông; mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định đối với sản xuất

và lưu thông [6, 10]

Chức năng của kho dược:

- Bảo quản: hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển Đồng thời góp phần cho mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao

- Dự trữ: đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục Đồng thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân

- Kiểm tra, kiểm soát: khi xuất nhập và trong quá trình bảo quản, kho dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn lọt vào lưu thông, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng

- Cân đối nhu cầu: kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư hàng hóa

Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp phần thực hiện cân đối cung cầu

Kho Dược được xây dựng theo đúng yêu cầu chuyên môn và an toàn.Nhà kho được thiết kế, trang bị, sửa chữa, duy tu một cách có hệ thống saocho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thểcó như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ,côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng ổn định.ăng của kho dược:

1.2 Quy trình quản lý tồn trữ thuốc

Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản đến xuất hàng theo đúng quy định

Trong khâu nhập hàng, một mặt phải quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch kinh doanh, cung ứng của doanh nghiệp hay bệnh viện Mặt khác phải theo dõi nắm bắt được thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng [6, 10]

Trong khâu bảo quản dự trữ phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức bảo quản tối đa, tối thiểu cho từng loại hàng tồn kho để giảm mức hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của hàng tồn kho [6, 10]

Trong khâu xuất hàng, phải đảm bảo xuất hàng theo đúng quy trình, kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chất lượng, hạn sử dụng, số lượng của thuốc, đảm bảo không có thuốc kém chất lượng do khâu tồn trữ đi vào khâu lưu thông đến tay người tiêu dùng [3, 6, 10, 15, 19]

1.3 Phân tích ABC/VEN và ứng dụng trong quản lý tồn trữ

Phân tích ABC

Là phương pháp phân tích tương quan giữa lượng thuốc tiêu thụ hàng năm

và chi phí nhằm phân định ra những thuốc nào chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách [11].Phân tích ABC là một công cụ quản lí phân tích cơ bản Nó còn đượcbiết đến là "Always Better Control" được dựa trên giá trị sử dụng của mặthàng mỗi năm

A - (sử dụng hàng năm cao nhất) khoảng 10 - 20% của các loại thuốc sẽcó chi phí khoảng 70 - 80% của các nguồn tiền

B - (sử dụng hàng năm mức trung bình) 10 - 20% của các loại thuốcthông thường tiêu thụ 15-20% nguồn tiền

C - (sử dụng hàng năm thấp) còn lại 60-80% các loại thuốc sẽ tiêu thụchỉ khoảng 5-10% nguồn tiền

Tóm tắt các bước phân tích ABC (7 bước)

Bước 1: Liệt kê sản phẩm

Bước 2: Điền các thông tin cho mỗi sản phẩm: Đơn giá, số lượng sản

phẩm

Bước 3: Tính giá trị thành tiền của mỗi sản phẩm bằng cách nhân đơn giá với số lượng của mỗi sản phẩm Tổng số tiền sẽ bằng tổng của lượng tiền cho

mỗi sản phẩm

Bước 4: Tính giá trị phần trăm của mỗi sản phẩm bằng cách lấy số tiền

của mỗi sản phẩm chia cho tổng số tiền

Bước 5: Sắp xếp các sản phẩm theo thứ tự phần trăm giá trị giảm dần

Bước 6: Tính giá trị phần trăm tích lũy của tổng giá trị cho mỗi sản phẩm, bắt đầu với sản phẩm thứ nhất sau đó cộng với sản phẩm tiếp theo trong danh

sách

Bước 7: Phân hạng sản phẩm như sau:

➢ Hạng A: Gồm những sản phẩm chiếm 75-80% tổng giá trị tiền

➢ Hạng B: Gồm những sản phẩm chiếm 15-20% tổng giá trị tiền

➢ Hạng C: Gồm những sản phẩm chiếm 5-10% tổng giá trị tiền

Thông thường, sản phẩm A chiếm từ 10-20% tổng sản phẩm, hạng B

chiếm 10-20%, còn lại 60-80% là hạng C

Lợi ích của phương pháp phân tích ABC : Cho thấy những thuốc được sử dụng thay thế với lượng lớn và có chi phí thấp trong danh mục hoặc có sẵn trên thị trường Thông tin này được sử dụng để :

• Lựa chọn những thuốc thay thế có chi phí điều trị thấp hơn

• Tìm ra những liệu pháp điều trị thay thế

• Thương lượng với nhà cung cấp để mua được thuốc với giá thấp hơn

• Lượng giá mức độ tiêu thụ thuốc, phản ánh nhu cầu chăm sóc sức khỏe của cộng đồng và từ đó phát hiện những điểm chưa hợp lý trong sử dụng thuốc, bằng cách

so sánh lượng thuốc tiêu thụ với MHBT

• Xác định phương thức mua các thuốc không có trong DMT của BV

Phân tích ABC có thể ứng dụng các số liệu tiêu thụ thuốc cho chu kỳ trên

1 năm hoặc ngắn hơn Phương pháp này cũng có thể ứng dụng cho một đợt đấu thầu hoặc nhiều đợt đấu thầu [18]

Phân tích VEN

Là phương pháp phổ biến giúp cho việc lựa chọn những thuốc cần ưu tiên

để mua và dự trữ trong bệnh viện theo các hạng mục: sống còn, thiết yếu và không thiết yếu

Những mặt hàng có thể được phân thành ba loại: Vital, Essential, Desirable

- Nhóm Vital: Có một số sản phẩm thiết yếu trong tồn trữ của một bệnh viện mà

có thể tạo ra sự khác biệt giữa sự sống và cái chết Có thể có sự xáo trộn chức năng nghiêm trọng khi chăm sóc bệnh nhân khi thuốc đó không có thậm chí trong 1 thời gian ngắn ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của bệnh viện Các sản phẩm như vậy luôn luôn phải được dự trữ với số lượng đủ để đảm bảo tính sẵn có liên tục Nhóm sản phẩm này cần được kiểm soát quản lí hàng đầu

- Nhóm Essential: Sự thiếu hụt các sản phẩm nhóm này có thể được chấp nhận trong một thời gian ngắn Nếu các sản phẩm này không có sẵn trong vài ngày hoặc một tuần, hoạt động của bệnh viện có thể bị ảnh hưởng xấu Những mặt hàng tốt nên được kiểm soát bởi quản lí cấp cao hay cấp trung

- Các thuốc không thiết yếu (Non- Essential – N) : gồm các thuốc dùng để điều trị những bệnh nhẹ, có thể có hoặc không có trong DMTTY và không cần thiết phải lưu trữ trong kho

Phương pháp này cung cấp cho Hội đồng thuốc và điều trị các dữ liệu quan trọng để quyết định thuốc nào nên loại khỏi danh mục thuốc, thuốc nào là cần thiết và thuốc nào ít quan trọng hơn [8, 18]

Các bước thực hiện phân tích VEN:

1 Phân loại tất cả các loại thuốc trong danh sách vào các nhóm V, E, N

2 Phân tích các thuốc nhóm N, nếu có thể, giảm số lượng được muahoặc loại bỏ hoàn toàn

3 Xác định và hạn chế trùng lặp điều trị

4 Xem xét lại số lượng mua đề xuất

5 Tìm quỹ bổ sung nếu cần thiết

• Ứng dụng của phân tích VEN:

1 Phân loại VEN nên được thực hiện ở cơ sở thường xuyên như danhsách được cập nhật thường xuyên và ưu tiên y tế công cộng cũng thay đổi

2 Thuốc đặt hàng và theo dõi tồn trữ cần được hướng vào các loạithuốc thiết yếu và cần thiết

3 Tồn trữ an toàn nên cao hơn cho các loại thuốc thiết yếu và cần thiết

4 Các loại thuốc thiết yếu và cần thiết phải được mua đầu tiên với đủsố lượng

5 Mua sắm và tồn trữ thuốc VEN đảm bảo tất cả thời gian đều sẵn cóthuốc cần thiết trong cơ sở y tế

Sau khi phân tích VEN được thực hiện, một sự so sánh nên được thựchiện giữa phân tích ABC và VEN để xác định liệu có mối liên quan chi phícao đối với thuốc ưu tiên thấp Đặc biệt, nỗ lực cần được thực hiện để xóa nhóm thuốc

"N" có trong danh mục chi phí cao của phân tích ABC

Bảng 1.1: Phối hợp phân tích ABC và phân loại VEN

1.4 Tổng quan về nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP”

GSP: viết tắt của Good Storage Practices – Thực hành tốt bảo quản thuốc

Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP là biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việcbảo quản và vận chuyển nguyên liệu ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản,tồn trữ

và phân phối thuốc để đảm bảo cho thuốc có chất lượng đã định khiđến tay người tiêu dùng

Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29.06.2001, Bộ trưởngBộ Y Tế quy định về việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảoquản thuốc” ở tất cả các đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, buônbán, tồn trữ thuốc, kinh doanh dịch vụ kho, bảo quản thuốc, khoa dược bệnhviện, viện nghiên cứu

và trung tâm y tế Do đó khoa Dược bệnh viện phảiđáp ứng được các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng nhưcác tài liệu cần thiết về thực hiện GSP tại bệnh viện nhằm mục tiêu cung ứngđủ thuốc, hiệu quả, an toàn và kinh

tế đáp ứng nhu cầu điều trị

1.4.1 Nhân sự

Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc có đủ nhân viên, có trình độ phùhợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho Tất cả nhân viên phảithường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năngchuyên môn

và phải được quy định rõ trách nhiệm, công việc của từng người bằng văn bản

Thủ kho: Phải có trình độ tối thiểu là trung cấp dược đối với kho thuốctân

dược; trình độ lương dược hoặc trung cấp dược đối với kho thuốc đôngdược Thủ kho thuốc độc, thuốc gây nghiện và thuốc hướng tâm thần phải đápứng được đúng các quy định của pháp luật có liên quan

- Nền kho đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc và được xử lý thích hợp đểchống ẩm, chống thấm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho,và hoạt động của các phương tiện cơ giới Nền kho không được có các khe,vết nứt gãy, là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng

1.4.4 Trang thiết bị

Nhà kho cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Có các phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thông gió, hệ thống điều hòakhông khí, nhiệt kế, ẩm kế để đảm bảo các điều kiện bảo quản

- Có đủ ánh sáng bảo đảm để các hoạt động trong khu vực kho đượcchính xác và

an toàn

- Có đủ các trang bị, giá, kệ để sắp xếp hàng hoá Không được để thuốc,nguyên liệu trực tiếp trên nền kho Khoảng cách giữa các giá kệ, giữa giá kệvới nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra, đối chiếu,cấp phát và xếp,

dỡ hàng hóa

- Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tácphòng chống cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thốngnước và vòi nước chữa cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữacháy tự động

- Có nội quy quy định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện phápphòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép

- Có các quy định và biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của côntrùng, sâu bọ, loài gặm nhấm

1.4.5 Các quy trình bảo quản

• Yêu cầu chung

- Thuốc, nguyên liệu được bảo quản trong các điều kiện đảm bảo ổn địnhchất lượng Thuốc, nguyên liệu cần được luân chuyển, những lô nhận trướchoặc có hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước, đảm bảo nguyên tắc nhập trước

- xuất trước (FIFO - First In/First Out) hoặc hết hạn trước - xuất trước First Expired/ First Out)

(FEFO Thuốc chờ loại bỏ phải có nhãn rõ ràng và được biệt trữ nhằm ngănngừa việc đưa vào sản xuất, lưu thông, sử dụng

- Tuỳ theo tính chất và điều kiện bảo quản của sản phẩm, phải quy địnhchương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để xác định chất lượngsản phẩm

- Có hệ thống sổ sách, các quy trình thao tác chuẩn đảm bảo cho công tácbảo quản, kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất lượng thuốc

• Các điều kiện bảo quản trong kho:

Nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãnthuốc Theo quy định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bìnhthường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-25 C hoặctuỳ thuộc vào điều kiện

khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30 C Phải tránh ánhsáng trực tiếp gay gắt, mùi

từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác

Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điềukiện bình thường Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh, thì vậndụng các quy định sau:

+ Nhiệt độ:

Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-25 C, trong từngkhoảng thời gian nhiệt độ có thể lên đến 30 C

Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-15 C

Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 8 C

Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-8 C

Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá - 10 C

+ Độ ẩm: Điều kiện bảo quản "khô" được hiểu là độ ẩm tương đốikhông quá 70% Các thiết bị sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế,ẩm kế được kiểm tra định kỳ, hiệu chỉnh khi cần, và kết quả kiểm tra, hiệuchỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ

Định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánhthuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc

Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu được tiến hành khi mỗi lô hàng đã sửdụng hết

Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc nhậptrước - xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ và để pháthiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng

Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện các biến chất,hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yếu tốkhác

có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1.4.6 Sắp xếp thuốc trong kho

Thuốc sau khi nhập vào kho được phân loại thành từng nhóm để thuận lợicho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát Có thể phân loại theo nhóm tác dụngdược lý

(thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch) hoặc theo dạng thuốc (thuốc tiêm,thuốc viên, thuốc đông dược,…) Sắp xếp hàng hóa trong kho là nhiệm vụquan trọng của kho Thông thường:

- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp theo dựa vào tên thuốc theo trình tựABC của danh pháp thông thường

- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp dựa trên nguyên tắc FIFO: thuốc cóhạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngoài, dễ quan sát, tiện theo dõi, cấp phát

1.4.7 Hồ sơ tài liệu

- Quy trình thao tác đã được phê duyệt treo tại các nơi dễ đọc các quytrình thao tác chuẩn đã được phê duyệt xác định phương pháp làm việc trongkhu vực nhà kho Các quy trình này mô tả chính xác quá trình tiếp nhận vàkiểm tra thuốc nhập kho, bảo quản, vệ sinh và bảo trì kho tàng, thiết bị dùngtrong bảo quản (bao gồm cả các quy trình kiểm tra, kiểm soát côn trùng, chuộtbọ,…) Thực hiện các quy định về việc ghi chép các điều kiện bảo quản, an toàn thuốc tại kho và trong quá trình vận chuyển, việc cấp phát thuốc, các bảnghi chép, bao gồm cả các bản ghi về đơn đặt hàng của khách hàng, thuốc trảvề, quy trình thu hồi và xác định đường đi của thuốc, và của thông tin Cácquy trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận và ghi ngày tháng xét duyệtbởi người có thẩm quyền

- Có hệ thống sổ sách phù hợp với việc ghi chép, theo dõi việc xuất nhập các thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng thuốc,nhà cung cấp, nhà sản xuất đáp ứng các quy định của pháp luật Các loại sổsách được vi tính hoá thì phải tuân theo các quy định của pháp luật Phải cócác quy định, biện pháp phòng ngừa cụ thể để tránh việc xâm nhập, sử dụng,sửa chữa một cách bất hợp pháp các số liệu được lưu giữ

1.5 Các nghiên cứu quản lý tồn trữ ở Việt Nam và trên thế giới

Ở các nước phát triển hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn chỉnh các điểm bán lẻ thuốc và các bệnh viện sử dụng sản phẩm của hãng dược phẩm nào

đó, thường không phải tồn trữ thuốc của họ Khi có nhu cầu sau một thời gian ngắn - thường tính bằng phút - các yêu cầu sẽ được đáp ứng ngay một cách dễ

dàng nhờ hệ thống thông tin liên lạc, giao thông vận tải thuận tiện, mạng lưới cung ứng phân bố rộng khắp, đội ngũ làm công tác cung ứng thuốc có trình độ thực hành cao Do vậy hệ thống tồn trữ thuốc của bệnh viện thực tế không cần thiết và ít được quan tâm trừ ở những nơi quá xa xôi [4]

Một số nước Châu Á, như Philipines, thuốc trong kho được phân loại thành các mức độ dự trữ: luân chuyển chậm hoặc luân chuyển nhanh Thuốc luân chuyển nhanh được đặt hàng thường xuyên hơn thuốc luân chuyển chậm

Để đối chiếu số lượng thực tế với số lượng sổ sách, khoa Dược đếm thuốc thực

tế hàng tháng như là hoạt động kiểm soát tồn kho thường qui Mức độ dự trữ thuốc đảm bảo tốt cho nhu cầu 1 tháng vì họ đặt hàng trên cơ sở hàng tháng Giá trị hàng tồn kho thực tế được biết vào cuối tháng trong báo cáo kiểm kê hàng tháng Giá trị này sẽ được sử dụng để thiết lập định mức dự trữ và để xác định số lượng đặt hàng Không có phương pháp hệ thống nào được sử dụng, chẳng hạn như phân tích ABC hoặc phân tích VEN trong chiến lược quản lý tồn kho Tuy nhiên, điểm đặc biệt là hệ thống báo cáo của họ là khá chính xác Điều này là do

họ cập nhật tồn kho liên tục hàng ngày Các dữ liệu này được sử dụng để tạo báo cáo hàng tháng Có một số máy tính có sẵn ở khoa Dược được sử dụng chỉ để lập báo cáo hàng tháng Tuy nhiên, máy tính chưa được sử dụng cho mục đích phân tích vì nhân viên khoa Dược chưa có đủ kiến thức để sử dụng các phần mềm có sẵn cho các mục đích phân tích Bản báo cáo hàng tháng được tạo ra bao gồm: báo cáo tóm tắt, danh sách thuốc cấp cho bệnh nhân, thuốc tồn kho và báo cáo sử dụng [14]

Nghiên cứu tại khoa Dược bệnh viện Government, Sukabumi,West Java, Indonesia: sử dụng phân tích ma trận ABC/VEN nhằm xác định các loại thuốc cần kiểm soát quản lý chặt chẽ và tiến hành phân tích chi phí thuốc.Nghiên cứu

sử dụng mô hình P – tính toán EOI để xác định khoảng thời gian đặt hàng kinh

tế và lượng hàng trong mỗi lần đặt Kết quả: 40 loại thuốc chiếm 11,9% tổng số thuốc được sử dụng tại khoa Dược bệnh viện được phân vào nhóm I (nhóm thuốc quan trọng nhất AV + BV + CV +AE +AN) được kiểm soát chặt chẽ Sau

khi áp dụng mô hình P và tính toán EOI cho 40 thuốc thuộc nhóm I đã giúp bệnh viện tiết kiệm 4,52% chi phí hàng năm so với phương pháp hiện tại của bệnh viện [16]

Một nghiên cứu của Đại học Mahidol tại bệnh viện Ramathibodi, Thái Lan tiến hành đánh giá trên 3 loại thuốc nhóm A, nghiên cứu sử dụng mô hình Q

để quản lý tồn trữ tính các thông số : lượng đặt hàng kinh tế EOQ, lượng hàng tồn trữ an toàn (CSS) và thời điểm tái đặt hàng (R) Việc sử dụng mô hình Q trong quản lý tồn trữ đã giúp Bệnh viện Ramathibodi, Thái Lan giảm được giá trị hàng tồn kho trung bình của cả 3 thuốc, tăng doanh thu hàng tồn kho và giúp làm giảm tổng chi phí quản lý tồn trữ thuốc Kết quả này cho thấy, khi sử dụng

mô hình Q trong quản lý tồn trữ giúp cải thiện hiệu quả việc mua sắm thuốc và quản lý tồn trữ thuốc [13]

Tại Việt Nam phần lớn các bệnh viện đều thực hiện quản lý tồn trữ thuốc chủ yếu theo mô hình P, số lượng đặt hàng phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và diện tích kho, việc áp dụng CNTT để quản lý tồn trữ đã được ứng dụng tại nhiều bệnh viện nhưng chưa có nghiên cứu nào triển khai xác định lượng tồn trữ an toàn, ngưỡng tồn trữ tối đa, ngưỡng tồn trữ tối thiểu cũng như số lượng đặt hàng Lê Văn Thắng nghiên cứu mô hình tồn trữ thuốc tại Viện E năm 2013 thấy, các thuốc ở bệnh viện E chủ yếu được tồn trữ theo mô hình P với hơn 80%

số lượng mặt hàng và 74,7% GTTT [9]

Thái Lý Nhựt Thanh phân tích thực trạng tồn trữ vắc-xin tại trung tâm y tế

dự phòng tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu năm 2015: Hệ thống kho được bố trí chưa hợp

lý, tuy nhiên vẫn đảm bảo tối đa cho công tác bảo quản: có trang thiết bị chuyên dụng để bảo quản, tồn trữ vắc-xin Nhiệt độ trung bình tủ lạnh bảo quản vắc-xin

là 4,68; nhiệt độ cao nhất và thấp nhất là 7 độ C và 3 độ C nằm trong giới hạn cho phép là 2-8 độ C Việc theo dõi nhiệt độ bảo quản vắc-xin chưa thường xuyên theo quy định.Trần Thành Trung, phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận, Tỉnh Kiên Giang năm 2015 thấy Kho thuốc viên dùng ngoài có 4/264 ngày không theo dõi nhiệt độ, độ ẩm Cơ cấu

thuốc tồn kho còn thấp, lượng thuốc tồn trung bình là 1,4 tháng sử dụng, dưới mức tồn kho an toàn, chưa đảm bảo thuốc sử dụng theo quy định Còn xảy ra tình trạng một số thuốc bị hết trong quá trình sử dụng Trong 3 nhóm thuốc (có

giá trị tồn kho cao nhất) có 10/127 loại hết thuốc (7,87%) [12]

1.6 Vài nét về bệnh viện Nhi Thanh Hóa và khoa Dược bệnh viện Nhi

Thanh Hóa

❖ Lịch sử hình thành

- Bệnh viện Nhi Thanh Hóa được thành lập theo Quyết định số 1348/QĐ –

UB ngày 01 tháng 06 năm 2001 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hoá và chính thức tiếp nhận bệnh nhân từ tháng 9 năm 2007

- Từ 01/4/2007: Chính thức đi vào hoạt động, là Bệnh viện hạng II trực thuộc Sở Y tế Thanh Hoá, quy mô 200 giường KH;

- Tháng 9/2007: chuyển hai khoa Nội Nhi và Ngoại Nhi của Bệnh viện đa khoa tỉnh Thanh Hoá về Bệnh viện

- Từ tháng 4 năm 2012 là Bệnh viện hạng I; quy mô giường KH 400, thực kê

500 giường

- Từ tháng 01 năm 2015, quy mô bệnh viện 500 giường KH, thực kê 800 giường

Bệnh viện có nhiệm vụ cấp cứu, khám chữa bệnh cho các đối tượng trẻ em dưới

16 tuổi của tỉnh Thanh Hóa (và một số tỉnh lân cận, trong đó có cả tỉnh Hủa Phăn - Lào); Thực hiện các chức năng và nhiệm vụ theo quy định tại Quy chế của bệnh viện của Bộ Y tế ban hành kèm theo QĐ số 1895/1997/BYT – QĐ, ngày 19/09/1998

❖ Vị trí địa lý, tự nhiên, cơ sở vật chất

Bệnh viện Nhi Thanh Hoá được xây dựng trên địa bàn phường Đông Vệ, phía nam TP Thanh Hóa, cách trung tâm TP Thanh Hóa 5 km về phía nam, Bệnh viện nằm cạnh Quốc lộ 1A, là con đường huyết mạch giao thông của tỉnh Thanh Hoá, gần nơi tập trung các trung tâm y tế, Bệnh viện, các trường y tế của tỉnh

Thanh Hoá Bệnh viện được xây dựng trên diện tích đất 54.000 m2, diện tích xây dựng 24.385m2

❖ Trang thiết bị:

Bệnh viện đã có một cơ sở vật chất phục vụ cho công tác khám, chữa bệnh tương đối đồng bộ, nhiều trang thiết bị, dụng cụ, máy móc được đầu tư, bao gồm nhiều hệ thống máy móc hiện đại: hệ thống dụng cụ trang bị cho 8 phòng mổ, hệ thống thiết bị, máy móc cho chẩn đoán hình ảnh: máy siêu âm màu, X.quang tăng sáng, CT scanner, DSA, C-arm, siêu âm chuyên tim, điện não, các hệ thống nội soi ống mềm cho hệ tiêu hóa, hô hấp; hệ thống dụng cụ phẫu thuật nội soi ổ bụng, nội soi phế quản, máy tim phổi nhân tạo Terumo System one; Hệ thống xét nghiệm huyết học 25 thông số, máy sinh hóa tự động, máy định danh vi khuẩn tự động, máy chuyển mô tự động, hệ thống xét nghiệm Elisa, PCR realtime, hệ thống xét nghiệm sinh học phân tử, di truyền tế bào, máy xét nghiệm miễn dịch tự động… Các trang thiết bị phục vụ cho hồi sức cấp cứu như

hệ thống máy thở chức năng cao dùng cho nhi khoa, hệ thống máy thở cao tần HFO, máy lọc máu liên tục, Hệ thống trao đổi oxy ngoài cơ thể (ECMO), hệ thống khí y tế trung tâm, hệ thống monitor, bơm tiêm điện, truyền dịch điện, các máy Shock điện và nhiều trang thiết bị hiện đại khác

Khoa dược bệnh viện Nhi Thanh Hóa

Khoa Dược là một chuyên khoa thuộc quản lý và điều hành trực tiếp của Giám đốc bệnh viện Là một tổ chức chuyên môn, kỹ thuật, kinh tế tham gia vào quá trình điều trị, góp phần nâng cao hiệu quả điều trị tại bệnh viện Khoa Dược thuộc khối cận lâm sàng, là nơi thực thi các chính sách quốc gia về thuốc

Chức năng và nhiệm vụ của khoa Dược:

- Đảm bảo cung ứng đầy đủ thuốc, hóa chất và vật tư y tế có chất lượng, kịp thời

đáp ứng nhu cầu điều trị nội, ngoại trú hợp lý của bệnh viện

- Đảm bảo hiệu lực công tác quản lý và thực thi các quy chế dược tại bệnh viện

Điều chỉnh sử dụng thuốc hợp lý an toàn trong điều trị

- Thực hiện công tác chuyên môn kỹ thuật về dược, nghiên cứu khoa học, kinh

tế về dược, tham gia huấn luyện, bồi dưỡng cán bộ

- Nhân lực khoa Dược: Gồm 1 dược sĩ CK2, 8 dược sĩ đại học và 16 dược sĩ trung học