Kỹ năng viết nâng cao-Báo cáo tiểu luận

Bạn có mơ ước trở thành tiểu thuyết gia vĩ đại hay chỉ muốn bày tỏ suy nghĩ và ý tưởng tốt hơn. Dù bạn muốn cải thiện kỹ năng viết để trở thành nhà văn sáng tạo hay chỉ nâng cao kỹ năng để làm bài tập ở trường, hãy làm theo các bước sau đây. Để trở thành một nhà văn bạn cần luyện tập và trau dồi kiến thức, làm việc chăm chỉ rồi một ngày nào đó sẽ có người muốn noi gương bạn

CHƯƠNG 7:

KỸ NĂNG VIẾT NÂNG CAO

SVTH: NHÓM 3

1 Vũ Mai Thiên Hương 71101519

2 Huỳnh Thanh Long 71101893

3 Vũ Thị Quynh 71102826

4 Đoàn Trí Thanh 71103113

5 Trần Hoàng Yến 71104409

GV: ThS Huỳnh Thị Minh Châu

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22/5/2013

PHỤ LỤC:

1/ ĐỊNH NGHĨA THƯ KINH DOANH

a) Định nghĩa

b) Phần mềm viết thư kinh doanh 2/ PHÂN LOẠI

a) Than phiền và xin lỗi

b) Cám ơn và chào hỏi

c) Phối hợp và bảo vệ tác quyền

a) Than phiền và xin lỗi

b) Cám ơn và chào hỏi

c) Thị trường và bán buôn

d) Brochures

4/ NHỮNG LƯU Ý

1/ ĐỊNH NGHĨA

a) Thư kinh doanh

Business letter (Thư kinh doanh) là thư từ được sử dụng phục vụ cho công việc văn phòng

b) Phần mềm viết thư kinh doanh

Đây là phần mềm tốt nhất giúp soạn thư kinh doanh cho các nhà quản lý doanh nghiệp, kinh doanh cáthế, các chuyên viên, kế toán, thư ký, dịch vụ khách háng và cả các CEO công ty

Business Letter Pro 2009 có hơn 1000 mẫu thư kinh doanh dành cho bạn

Với phần mềm này, bạn không cần phải thuê một chuyên viên viết thư thay cho bạn vì bạn tự mình viết được các thư khá ấn tượng, khéo léo thật hiệu quả, lại ít thời gian và khỏi tốn tiền bạc

Một công cụ biên soạn tích hợp sẳn trong phần mềm này giúp chỉnh sửa, sao chép, dán lại, tìm xem trước và lưu lại các thư mới soạn thảo Nó cũng có sẵn một trình duyệt mail gửi ngay thư vừa mới làm xong

ký vào các thương lượng hợp đồng

- Nhân viên: thuê mưuớn hay sa thải nhân viên, hợp đồng và chuyên viên, soạn ra chính sách công tythật chi tiết và phương pháp soạn thảo chi tiết những việc làm chuyên môn, đánh giá hạnh kiểm nhân viên, quản lý nhân sự thật hiệu quả và ký kết các thoả thuận riêng tư

- Đề nghị và yêu cầu: Yêu cầu, ký kết các thoả thuận bán lại các sản phẩm và mở rộng thị trường với nhiều cơ hội hợp tác với nhiều đối tác trong thương trường

- Cám ơn và chào hỏi: Khen ngợi thành công trong hợp tác, diễn tả sự bằng lòng về sản phẩm hay dịch vụ nào đó, ghi chú mở tài khoản của một khách hàng mới, chấp thuận lời gợi ý hoặc liên kết và gửi lời chào mừng ở ngày lễ nào đó,

II) Trang chủ và tải về từ đâu: http://www.ematrixsoft.com/business-letter-professional.htm

Tải về từ http://rapidshare.com/files/154554250/Business.Letter.Pro.2006_v5.2.zip

III) Sử dụng phần mềm này ra sao?: Giao diện chính lúc khởi động vào trông giống như trình soạn thảo văn bản Wordpad với một thanh công cụ chỉnh sửa khá đơn giản,

Điểm khác biệt duy nhất ở đây là được chia làm 2 cửa sổ trái và phải

a) Phần bên trái liệt kê danh sách toàn bộ các đề mẫu thư, được chia thành nhiều loại:

-Phần trên cùng bên trái là Letter categories list (danh sách các loại thư) gồm 2 loại chủ đề (subject)

và categories (loại) Mỗi loại gồm có hơn 10 mục phụ nữa và bạn có thể chọn lựa thứ nào dễ dàng tuỳ thích

Ngoài ra, ngay ở dưới còn có thêm mục phụ nữa là Select a title from letter list (chọn đề tựa từ danh sách thư mẫu) Bạn nên đặt đề tựa riêng cho thư sẽ soạn thảo, sau này sẽ dễ dàng tìm ra sau đó ở mục

kế giữa

-Phần giữa bên trái là Search a letter (tìm ra thư nào mà bạn đã soạn thảo có sẵn đề tựa),

-Phần cuối bên trái là Favorites letters (những loại thư nào ưa thích) dùng thường nhất tìm ra

ngay Cũng có thể xoá hoặc thêm vào những loại thư ưa thích khác

B) Phần bên phải: thể hiện các mẫu thư nào mà bạn đã chọn lựa trong danh sách liệt kê đầy đủ ở cửa

sổ bên trái

C) Phần chỉnh sữa lại: Khi điền thông tin xong vào các thư mẫu như mình mong muốn, bạn có thể thêm ngày giờ, hình, chữ bằng cách dùng insert ở thanh menu, thay đổi font chữ, câu cú ở mục format, rồi sau cùng lưu lại (save as) thành một file mới

Nên tránh dùng save vì sẽ đè lên thư mẫu và sau này bạn khó dùng lại nguyên mẫu như lúc đầu Bạn

có thể thiết lập máy in ngay tại đây để in ngay ra văn bản dạng (text ) Còn nếu bạn muốn chuẩn bị văn bản có thêm style đầy đủ hơn, nên copy lại phần text văn bản đã soạn thảo qua WinWord cổ điển2/ PHÂN LOẠI

a) Than phiền và xin lỗi

Than phiền và xin lỗi: than phiền về hàng hoá và dịch vụ không tốt, loại trừ mọi hiểu nhầm, ngăn ngừa sử dụng nguồn vốn bất minh và giải thích hiểu nhầm trong dịch vụ khách hàng

b) Cám ơn và chào hỏi

Cám ơn và chào hỏi: Khen ngợi thành công trong hợp tác, diễn tả sự bằng lòng về sản phẩm hay dịch vụ nào đó, ghi chú mở tài khoản của một khách hàng mới, chấp thuận lời gợi ý hoặc liên kết

và gửi lời chào mừng ở ngày lễ nào đó

c) Phối hợp và bảo vệ tác quyền

Phối hợp và bảo vệ tác quyền, bảo vệ bí mật công ty, thương lượng tốt cho mọi giao thiệp vay mượn, soạn thoả thuận, điều khoản về cổ phần kinh doanh vốn để thành lập công ty

d) Thị trường và bán buôn

Gia tăng kinh doanh với một giao thiệp thật tốt, cải thiện thời gian đáp ứng các đòi hỏi của nhiều khách hàng, soạn thảo kế hoạch tham gia thị trường, gửi thông báo đến báo chí, ký vào các thương lượng hợp đồng

e) Nhân viên

Thuê mướn hay sa thải nhân viên, hợp đồng và chuyên viên, soạn ra chính sách công ty thật chi tiết và phương pháp soạn thảo chi tiết những việc làm chuyên môn, đánh giá hạnh kiểm nhân viên, quản lý nhân sự thật hiệu quả và ký kết các thoả thuận riêng tư

Thành phố, Nhà nước, Zip Code

• Kính gửi (người liên hệ):

• Re: (số tài khoản, nếu có)

• Ngày (ngày), tôi (mua, thuê, thuê, hoặc đã sửa chữa) một (tên của sản phẩm, với số serial hoặc mô hình hoặc dịch vụ thực hiện) tại (địa điểm và chi tiết quan trọng khác của giao dịch)

• Thật không may, sản phẩm của bạn (hoặc dịch vụ) đã không thực hiện tốt (hoặc dịch vụ là không đầy đủ) vì (nhà nước là vấn đề) Tôi thất vọng vì (giải thích vấn đề: ví dụ, sản phẩm không hoạt động,dịch vụ đã không được thực hiện một cách chính xác, tôi được quảng cáo một số tiền sai, một cái gì

đó đã không được công bố rõ ràng hoặc bị bóp méo, vv.)

• Để giải quyết vấn đề, tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể (nhà nước hành động cụ thể mà bạn trở lại tiền, tín dụng phí thẻ, sửa chữa, trao đổi, vv.) Kèm theo là bản sao hồ sơ của tôi (bao gồm bản sao biên lai thu tiền, bảo lãnh, bảo hành, chi phiếu hủy bỏ hợp đồng, mô hình và số, và các tài liệu khác)

muốn-• Tôi mong được trả lời của bạn và một giải pháp cho vấn đề của tôi, và sẽ chờ đợi cho đến khi (thiết lập một giới hạn thời gian) trước khi tìm kiếm sự giúp đỡ từ một cơ quan bảo vệ người tiêu dùng hoặcBetter Business Bureau Xinvuilòngliênhệvớitôitheođịachỉtrênhoặc qua điệnthoại (nhàvà / văn phòng

số với mã vùng)

• Trân trọng,

Ví dụ:

Gửi những giới chức liên hệ:

Vào ngày 20 tháng 9, tôi có đặt mua (qua điện thoại) một đôi giày da màu nâu với giá 36 đô la 99 cents

Số tiền này bao gồm cả 4 đôla 99 cents giá cước phí gửi Khi đôi giày được giao đến nhà cho tôi thì gói hàng bị ướt và làm hỏng đôi giày.

Tôi trả lại đôi giày này Tôi hiểu rõ là tiền cước phí sẽ không được hoàn trả, nhưng tôi muốn công ty hoàn lại số tiền 32 đôla giá nguyên thủy của đôi giày.

Chân thành cám ơn sự lưu tâm của quí vị đến vấn đề này

Ký tên.

Vậy bạn nghĩ như thế nào về lá thư này ?

đây là một lá thư than phiền hay Người viết nêu rõ ràng, đầy đủ vấn đề lại còn nói rõ muốn công ty phải sửa chữa lỗi lầm như thế nào Lời lẽ rất ôn tồn, không tỏ ý tức giận hay bắt buộc Nói tóm lại, lá thư viết không thừa, không thiếu, không dài dòng văn tự khiến người xảy ra và người viết muốn cái gì

nếu chúng ta muốn biết đọc không phải vất vả đoán xem người viết muốn nói cái gì Lá thư nêu rõ chuyện gì

đã cách viết một lá thư than phiền, thì chúng ta phải tự đưa ra nhiều thí dụ Chúng ta phải giả định đặt mình vào những tình huống có những chuyện phải than phiền, rồi viết những lá thư tương tự như một số lá thư mẫu,như lá thư mà bạn vừa đọc đấy

Tên người gửi thư

Địa chỉ người gửi thư

Người nhận Tên

Người nhận Địa chỉ

Gửi _,

Với sự quan tâm lớn và rất tiếc chúng tôi nhận được của bạn (thư, e-mail, gọi điện thoại, vv) phác thảo đề mà bạn gặp với dịch vụ của chúng tôi (Danh sách VẤN ĐỀ VÀ NGÀY SỰ VIỆC XẢY RA).

Trước hết, thay mặt cho (các công ty / người đã sai lầm), tôi muốn đích thân xin lỗi vì sự bất tiện của bạn Chúng tôi chấp nhận hoàn toàn trách nhiệm cho những sai lầm và tôi đảm bảo với bạn chúng tôi đang thực hiện các bước cần thiết để ngăn chặn nó xảy ra trong tương lai Cảm ơn bạn đã đưa vấn đề này với chúng tôi

Chúng tôi đánh giá khách hàng của chúng tôi và yêu cầu bạn xin vui lòng để tiếp tục cung cấp thông tin phản hồi về các dịch vụ của chúng tôi Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi thêm hoặc muốn thảo luận về vấn đề này hơn nữa, xin vui lòng liên hệ với tôi tại số cá nhân của tôi (cung cấp số) Chúng tôi mong muốn tiếp tục phục vụ bạn như là một khách hàng quan trọng

Cảm ơn bạn đã hỗ trợ vô giá của bạn,

kết quả tối ưu Hôm nay, trong một bức thư được đăng tải trên trang web của Apple, CEOTimCook đã thừa nhận rằng bản đồ này chưa tốt và nói rằng "Chúng tôi rất xin lỗi" Đây là một động tháirất hiếm thấy từ CEO của một công ty lớn như Apple khi nói về một lỗi nào đó của mình Cook cũng

có đưa ra một số giải pháp bản đồ tạm thời cho khách hàng iOS, chẳng hạn nhưGoogle Maps hayNokia Maps, lại thêm chuyện lạ nữa khi một trong những người đứng đầu công ty đề cập đến sảnphẩm từ những đối thủ cạnh tranh Ông cho biết Apple đang làm mọi thứ có thể để bản đồ của riêngApple ngày càng tốt hơn Và sau đây là nguyên văn lá thư của Cook

Trước đây, người phát ngôn Trudy Miller của Apple đã từng nói rằng bản đồ của công ty hiện chỉ mới

ở giai đoạn khởi đầu "Apple Maps là một giải pháp dựa trên nền tảng đám mây và càng nhiều sửdụng thì nó càng trở nên tốt hơn Chúng tôi cũng đang làm việc với các nhà phát triển để tích hợp vàoiOS Maps những ứng dụng lên quan đến phương tiện giao thông công cộng (hiện có trên App Store).Chúng tôi rất biết ơn những phản hồi từ phía khách hàng và hiện đang làm việc tích cực để giúp trảinghiệm người dùng được tốt hơn"

Kính gửi quý khách hàng của chúng tôi,

Tại Apple, chúng tôi nỗ lực để tạo ra các sản phẩm mang tầm quốc tế nhằm đem lại những trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng Với việc ra mắt bản đồ mới hồi tuần trước, chúng tôi cảm thấy chưa thực hiện tốt điều này Chúng tôi rất xin lỗi vì những điều phiền toái mà nó (ứng dụng Maps mới) đã gây ra cho quý khách và chúng tôi đang làm mọi thứ có thể để giúp bản đồ trở nên tốt hơn.

Công ty đã triển khai ứng dụng Maps ngay từ phiên bản đầu tiên của iOS Theo thời gian, chúng tôi muốn cung cấp cho khách hàng bản đồ tốt hơn bằng các tính năng như chỉ đường turn-by-turn, tích hợp giọng nói, Flyover và bản đồ dựa trên đồ họa vector Để thực hiện điều này, chúng tôi phải tạo

ra một phiên bản mới của Maps đi từ gốc lên.

Hiện đã có hơn 100 triệu thiết bị iOS đang sử dụng Apple Maps, và mỗi ngày lại có thêm nhiều máy tham gia hơn Chỉ hơn một tuần, người dùng iOS đã sử dụng bản đồ mới để tìm kiếm gần nửa tỉ địa danh Càng có nhiều khách hàng sử dụng Maps của chúng tôi thì nó càng trở nên tốt hơn, và chúng tôi rất trân trọng tất cả phản hồi mà công ty đã nhận được từ quý vị.

Trong lúc chúng tôi cải tiến Maps, quý vị có thể thử một số giải pháp thay thế khác như tải về các chương trình bản đồ từ App Store như Bing, MapQuest, Waze, hoặc sử dụng bản đồ của Google hoặc Nokia bằng cách truy cập vào website của họ và tạo icon trên màn hình chính.

Mọi thứ chúng tôi làm ở Apple đều nhắm đến việc làm cho những sản phẩm của chúng tôi trở nên tốt nhất thế giới Chúng tôi biết rằng các bạn đang kì vọng ở Apple, và công ty sẽ làm việc không ngừng nghỉ cho đến khi Maps đạt được tiêu chuẩn cao như vậy.

Tim Cook

CEO của Apple

b) Cám ơn và chào hỏi

cấu trúc:

Thưa ông, bà (bà, cô) - nếu bạn biết tên của người mà bạn đang viết cho Sử dụng Dear Sir / Madam nếu bạn

không biết tên của người mà bạn đang viết, hoặc để ai đó có thể quan tâm

Đoạn đầu tiên

Đoạn đầu tiên của bức thư chính thức nên bao gồm một giới thiệu về mục đích của thư

Cùng với nhiệt huyết và tác phong làm việc tốt, chuyên môn cao về kỹ thuật và kỹ năng phân tích, tôi chắcchắn sẽ làm tôt công việc này.

Tôi mong muốn có cơ hội được làm việc cho ông/bà và mong sớm nhận được quyết định của ông/bà về vị trícông việc này

Xin vui lòng liên lạc với tôi nếu ông/bà muốn biết thêm thông tin gì Số điện thoại của tôi là: (555) 111-1111

Xin chân thành cảm ơn

Chữ ký

Tên đầy đủ

c) Thị trường và bán buôn

CẤU TRÚC HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Tên và thông tin địa chỉ các bên

Thông điệp nêu rõ sự đồng ý trên thỏa thuận

Nội dung và phạm vi công việc thực hiện/hàng hóa được mua bán

Giá cả, số lượng và quy cách hàng hóa (nếu là hợp đồng mua bán hàng hóa)

Thời điểm và phương thức giao hàng (nếu là hợp đồng mua bán hàng hóa)

Phương thức giải quyết tranh chấp, luật áp dụng và tòa thụ lý nếu có tranh tụng

Bảo mật thông tin

Các điều khoản chung và thời hiệu hợp đồng

4/ NHỮNG LƯU Ý

Nội dung thư gửi

1.Thông tin cá nhân của người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail)

được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên trái bức thư.Tránh dùng tên riêng, trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty

2 Ngày tháng Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư Người Anh sẽ viết ngày trước tháng

sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000) Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn -> thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000)

3 Tên và địa chỉ người nhận Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối

tác (người nhận) giống như cách trình bày tên công ty và các thông tin liên quan ở đầu thư Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên phải thư hay vì bên trái hay chính giữa

4 Mã thư bạn hồi âm Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại

thường có mã số riêng Khi trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư muốn hồi đáp (Your ref: 01234) Nếu muốn hãy ghi mã số thư trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789)

5 Cách xưng hô đầu thư Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu không quen

người nhận Ví dụ: Dear Mr Smith Dear Mrs Smith Dear Miss Smith Dear Ms Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen

6 Tiêu đề Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư

7 Nội dung Nội dung bức thư nên được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc, rõ ràng

trình bày thông tin muốn chuyển tới người đọc Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây

8 Cuối thư Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những

cụm như: Yours sincerely Yours faithfully Yours truly

9 Chữ ký Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực

10 Tên họ đầy đủ của người viết Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký

Ví dụ: Nguyen Van A Le Thuy B

11 Chức danh của người viết Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng

được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó

•12 Ghi chú tài liệu gửi kèm: Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối

thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm Ví dụ: Enc: 2

a) Than phiền và xin lỗi

Con nguời khi biết sai cần sửa sai, không sợ phạm sai lầm, chỉ sợ không biết lỗi mà vẫn phạm sai lầm Trong quá trình phục vụ khách hàng, nếu như lời nói, hành động của nhân viên phục vụ có chỗ không lịch sự, không thỏa đáng, hoặc đã làm phiền, gây trở ngại cho nguời khác, phuơng pháp thông minh nhất, là kịp thời xin lỗi khách hàng Xin xem kĩ ở giải pháp dưới đây:

Nội dung chi tiết

 1

Lời nói xin lỗi phải văn minh, quy phạm

Làm điều không phải với người khác nên nói: " tôi rất áy náy"; Mong muốn nhận được sự thông cảm,cần nói: " thông cảm cho", "mong ngài tha lỗi"; làm phiền người khác có thể nói: "đã làm phiền anh",

"đã gây phiền phức cho anh"

 2

Xin lỗi cấn phải kịp thời

Biết mình đã sai, lập tức phải nói "xin lỗi", nếu càng kéo dài, sẽ càng làm cho người ta giận và dễ hiểunhầm Xin lỗi kịp thời còn có tác dụng "lùi bước để tiến bước", tránh vì chuyện nhỏ mà để llỡ chuyệnlớn