Triển khai ứng ụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải

Trong xu thế hội nhập và toàn cầu hóa như hiện nay các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang lỗ lực để hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu của thời kỳ hội nhập. Cùng với xu thế toàn cầu hóa, Việt Nam đang được coi là điểm đến đầu tư hấp dẫn đối với các nhà đầu tư nước ngoài, ngày càng nhiều công ty đa quốc gia có mặt tại Việt Nam để đầu tư và hợp tác quốc tế. Phát triển bền vững, đảm bảo uy tín cơ quan, doanh nghiệp là điều kiện cần thiết trong việc ký kết giao thương. Tuy nhiên muốn làm được điều đó thì các cơ quan doanh nghiệp cần ngày càng phải cải tiến về phương thức, cách thức thực hiện công việc theo hướng chuyên nghiệp hóa, khoa học để phù hợp với những đòi hỏi của hợp tác quốc tế. Và ISO đang là hệ thống quản lý chất lượng được các cơ quan, tổ chức áp dụng trong trong thời kỳ hội nhập hiện nay

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài tiểu luận này là do cá nhân tôi tự nghiên cứu Tài liệu

sử dụng để viết bài tiểu luận này là hợp lệ và đảm bảo tuân thủ các quy định vềbảo vệ quyền sở hữu trí tuệ Một số tài liệu sử dụng trong bài tiểu luận này là doPhòng Tổ chức hành chính của Viện Khoa học và Công nghệ GTVT cung cấp

Sinh Viên

LỜI CẢM ƠN

Sau khi khảo sát em đã có điều kiện hiểu sâu hơn về lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học và Công nghệ Giao Thông Vận Tảicũng như hiểu hơn về công tác văn phòng, hiểu được tầm quan trọng và ý nghĩa

về quá trình học tập và nghiên cứu của mình

Qua đây, em xin chân thành cảm ơn các anh chị Công chức, Viên chứcđang công tác tại Phòng Tổ chức – Hành chính của Viện đã tạo điều kiện, giúp

đỡ em hoàn thành bài Tiểu luận này Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Côgiáo đã tận tình giảng dạy, và các anh chị đang công tác tại văn phòng Viện đãcung cấp tài liệu nghiên cứu giúp em hoàn thành bài Tiểu luận này

Tuy nhiên do thời gian tìm hiểu có hạn và hiểu biết còn hạn chế nên bàiTiểu Luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhận được sự đónggóp ý kiến của Thầy Cô và các bạn để bài nghiện cứu được hoàn thiện hơn

Xin trân thành cảm ơn

Sinh Viên

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Mục tiêu của đề tài 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 4

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 4

8 Bố cục của đề tài 5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 6

1.1 Khái quát về Viện Khoa Học và Công Nghệ Giao Thông Vận Tải 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải 6

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải 10

1.2 Khái quát về Iso 9001:2008 11

1.2.1 Khái niệm 11

1.2.2 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 11

1.2.3 Mục tiêu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 11

1.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng 12

1.3.1 Vai trò của việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào trong công tác Văn phòng 12

1.3.2 Vai trò của Ứng dụng ISO trong công tác Văn phòng 12

1.3.3 Nội dung của ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng 13

1.4 Các nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Viện Khoa Học và Công Nghệ Giao Thông Vận Tải 14

Tiểu Kết 14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI 15

2.1 Tầm nhìn, chủ chương, chỉ đạo của lãnh đạo viện về ứng dụng ISO vào quy trình nghiệp vụ của viện 15

2.2 Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng tại Viện Khoa Học và Công Nghệ GTVT 16

2.2.1 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ 16

2.2.1.1 Quản lý văn bản đi, văn bản đến 17

2.2.2 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác kiểm soát tài liệu; kiểm soát hồ sơ 20

2.2.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác mua sắm và quản lý tài sản 21 2.2.3.1 Trong công tác mua sắm 21

2.2.3.2 Trong công tác quản lý tài sản 23

2.2.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tuyển dụng và sử dụng lao động 28

Tiểu kết 30

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 31

3.1 Ưu điểm, nhược điểm khi áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng của Viện Khoa học và Công nghệ GTVT 31

3.1.1 Ưu Điểm 31

3.1.2 Nhược điểm 33

3.1.3 Nguyên Nhân 35

3.2 Đề xuất kiến nghị một số giải pháp để nâng cao hơn nữa ứng dụng ISO

vào công tác văn phòng 35

3.2.1 Nâng cao nhận thức về lợi ích và hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đội ngũ cán bộ, viên chức đang công tác tại Viện Khoa học và Công nghệ GTVT 35

3.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ Viên chức của Viện Khoa học và Công nghệ GTVT 36

3.2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 36

Tiểu Kết 37

KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT ST

T Ký hiệu Nguyên nghĩa

1 Viện Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải

2 CNV Công nhân viên

3 GTVT Giao thông vận tải

4 KHCN Khoa học Công nghệ

CN Khoa học và Công nghệ

6 QLNV Quản lý nhân viên

7 TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam

8 HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng

9 NCKH Nghiên cứu khoa học

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế hội nhập và toàn cầu hóa như hiện nay các nước trên thế giớinói chung và Việt Nam nói riêng đang lỗ lực để hoàn thiện để đáp ứng được nhucầu của thời kỳ hội nhập

Cùng với xu thế toàn cầu hóa, Việt Nam đang được coi là điểm đến đầu

tư hấp dẫn đối với các nhà đầu tư nước ngoài, ngày càng nhiều công ty đa quốcgia có mặt tại Việt Nam để đầu tư và hợp tác quốc tế Phát triển bền vững, đảmbảo uy tín cơ quan, doanh nghiệp là điều kiện cần thiết trong việc ký kết giaothương Tuy nhiên muốn làm được điều đó thì các cơ quan doanh nghiệp cầnngày càng phải cải tiến về phương thức, cách thức thực hiện công việc theohướng chuyên nghiệp hóa, khoa học để phù hợp với những đòi hỏi của hợp tácquốc tế Và ISO đang là hệ thống quản lý chất lượng được các cơ quan, tổ chức

áp dụng trong trong thời kỳ hội nhập hiện nay

Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải là tổ chức khoa học vàcông nghệ công lập trực thuộc Bộ Giao thông vận tải, với 23 đơn vị trực thuộcbao gồm 03 Viện chuyên ngành, 11 Trung tâm, 03 Phòng thí nghiệm trọng điểm,

02 Phân viện, 04 phòng nghiệp vụ; thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học vàphát triển công nghệ, chuyển giao công nghệ hoạt động trong lĩnh vực xây dựngkết cấu hạ tầng, khai thác vận tải, cơ khí, bảo vệ môi trường và an toàn giaothông; thực hiện các dịch vụ khoa học và sản xuất kinh doanh theo quy định củapháp luật

Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải có nhiệm vụ chính trịlớn nhất là tổ chức và thực hiện nghiên cứu khoa học theo các đề tài các cấphàng năm nhằm phục vụ công tác quản lý Nhà nước và phục vụ sản xuất củangành Giao thông Vận tải Đồng thời kết hợp triển khai ứng dụng các kết quảnghiên cứu thông qua các hoạt động dịch vụ khoa học kỹ thuật để nhằm phục vụsản xuất của ngành

Với nhiệm vụ quan trọng đó, Để nâng cao sức cạnh tranh trong bối cảnhhội nhập kinh tế ngày càng sâu rộng, viện ý thức được việc phải đáp ứng các

tiêu chuẩn toàn cầu Chính vì thế,viện đã chủ động áp dụng hệ thống quản lýchất lượngvà coi đó là hướng đi tất yếu.Trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn đó thìISO 9000:2008 đã được viện triển khai ứng dụng từ năm 2011 nhằm chuẩn hóacác quy trình nghiệp vụ trong nội bộ cơ quan nói chung và trong công tác vănphòng của Viện nói riêng Việc chuẩn hóa này giúp hoạt động của bộ máy vănphòng và các quy trình nghiệp vụ trong đó được rõ ràng, cụ thể tiết kiệm đượcthời gian, kinh phí cũng như con người trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ

đó

Chính vì lý do trên em lựa chọn đề tài “ Triển khai ứng ụng tiêu chuẩn

ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải” để hiểu hơn nữa về ISO, thấy được những lợi ích mà ISO

mang lại cho cơ quan giúp em có thể học hỏi, trau dồi thêm kinh nghiệm cũngnhư có thể đóng góp một số ý kiên chủ quan của bản thân để ngày càng hoànthiện và ứng dụng tốt hơn nữa các tiêu chuẩn ISO vào công tác quản trị vănphòng

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Trong những năm qua đã có một số đề tài khoa học, luận ántiến sĩ, luận văn thạc sĩ nghiên cứu về việc áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động hành chínhnhà nước, trong đó có thể chỉ ra một số nghiên cứu như:

- Nguyễn Trung Thông (1995), ISO: 9000 trong dịch vụ hành chính Đây là tài liệu hướng dẫn thực hiện ISO trong các CQHCNN trong

việc cung cấp dịch vụ hành chính công

- Mai Thị Hồng Hoa (2007), Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vàoviệc nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ hành chính công tại UBNDquận 1- Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lýcông, Học viện Hành chính, thành phố Hồ Chí Minh

- Phan Thị Bích Thảo (2010), Nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thốngquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong các cơquan hành chính nhà nước, thực tiễn tại Sở Thông tin và Truyền thông HàNội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính,

- Cù Ngọc Tuấn (2013), Hoàn thiện việc giải quyết thủ tục hànhchính tại UBND các quận, huyện thành phố Hà Nội theo tiêu chuẩn ISO,Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, HàNội.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện Khoa Học và Công NghệGiao Thông Vận Tải trong giai đoạn hiện nay

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Bài tiểu luận nghiên cứu việc áp dụng HTQLCL theo tiêuchuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện KhoaHọc và Công Nghệ Giao Thông Vận Tải từ năm 2011 đến nay

4 Mục tiêu của đề tài

trên cơ sở nghiên cứu một số lý luận và thực trạng áp dụng tiêuchuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện KhoaHọc và Công Nghệ Giao Thông Vận Tải; từ đó đề xuất giải pháp chủ yếutiếp tục áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện

5 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài “Triển khai ứng ụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008

trong công tác văn phòng của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận

tải”, em đã sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp khảo sát, nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp tổng hợp;

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp;

- Phương pháp quan sát;

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Về lý luận: Kết quả nghiên cứu sẽ góp phần làm sáng tỏ những quanđiểm về hệ thống quản lý chất lượng;

- Về thực tiễn: Bài Tiểu Luận góp phần nâng cao hiệu quả công tác vănphòng của Văn phòng Viện bên cạnh đó bài tiểu luận có thể sử dụng làm tài liệucho các nhà quản lý trong việc quản lý, điều hành, cải cách hành chính

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

a Ý nghĩa lý luận

- Bài tiểu luận này sẽ trở thành tư liệu nghiên cứu cho các nghiên cứu vềỨng dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong công tác Vănphòng

- Nâng ao kiến thức lý luận về Hệ thống quản lý chất lượng trong công tácVăn phòng

b Ý nghĩa thực tiễn

- Đề tài này góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong côngtác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn phòng tại Viện KhoaHọc và Công Nghệ Giao Thông Vận Tải

- Góp phần đánh giá đúng vai trò của văn phòng trong công tác Vănphòng

- Hoàn thiện kỹ năng của cán bộ, nhân viên văn phòng và Nhà quản trịVăn phòng

- Những giải pháp được đề xuất trong bài tiểu luận này có thể ứng dụngvào trong thực tiễn

8 Bố cục của đề tài

Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG

NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNGTHEO ISO 9001:2008

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ

CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TRONG CÔNG TÁCVĂN PHÒNG TẠI VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNGVẬN TẢI

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ ỨNG DỤNG ISO

9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO

9001:2008 1.1 Khái quát về Viện Khoa Học và Công Nghệ Giao Thông Vận Tải.

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải

Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải được thành lập theoNghị định số 96-NĐ ngày 04/10/1956 của Bộ Giao thông và Bưu điện Ngày29/12/2006, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đã ra Quyết định số 3003/QĐ-BGTVT phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học và Công nghệ Giao thôngVận tải sang hình thức tổ chức Khoa học và Công nghệ tự trang trải kinh phítheo Nghị định số 115/2005/NĐ-CP ngày 05/9/2005 của Chính phủ

Từ ngày thành lập đến nay, trải qua 59 năm xây dựng và phát triển, ViệnKhoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải luôn đồng hành với từng thời kỳlịch sử của đất nước và qua từng giai đoạn này, Viện đã lần lượt được đổi têncho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể hơn

Thời kỳ mới thành lập, Viện được mang tên là Viện Thí nghiệm vật liệu(giao đoạn từ 1956 - 1961) Từ năm 1961 đến năm 1983, trải qua hai giai đoạnlịch sử của đất nước: thời kỳ trước và trong giai đoạn kháng chiến chống Mỹ(giai đoạn từ năm 1961 đến 1975) và thời kỳ khôi phục và trong giai đoạn pháttriển GTVT (giai đoạn từ năm 1976 đến 1983), Viện được mang tên Viện Kỹthuật giao thông Trong thời kỳ đầu khôi phục kinh tế đất nước, một lần nữaViện được đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật GTVT (giai đoạn từ năm 1984 -1995) Từ năm 1996 đến 2006 là thời kỳ dần bắt nhịp với nền kinh tế thị trường

và hội nhập Từ năm 2006 đến nay là thời kỳ đổi mới và hội nhập quốc tế trongtiến trình chuyển đổi theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định115/2005/NĐ-CP của Chính phủ, Viện được mang tên Viện Khoa học và Côngnghệ Giao thông Vận tải

Lịch sử hình thành và phát triển của Viện được chia thành các giai đoạn cơbản sau:

- Giai đoạn từ 1956-1961: Viện Thí nghiệm Vật liệu - Thời kỳ mới thànhlập

- Giai đoạn từ 1961-1975: Viện Kỹ thuật Giao thông - Thời kỳ trước vàtrong giai đoạn kháng chiến chống Mỹ

- Giai đoạn từ 1976-1983: Viện Kỹ thuật Giao thông - Thời kỳ khôi phục

và phát triển GTVT sau khi đất nước thống nhất

- Giai đoạn từ 1984-1995: Viện Khoa học Kỹ thuật Giao thông Vận tảiGTVT - Thời kỳ đầu khôi phục kinh tế đất nước

- Giai đoạn từ 1996-2006: Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải

- Thời kỳ dần bắt nhịp với nền kinh tế thị trường và hội nhập

- Giai đoạn từ 2007 đến nay: Viện Khoa học và Công nghệ Giao thôngVận tải - Thời kỳ đổi mới và hội nhập quốc tế trong tiến trình chuyển đổi theo

cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định 115/2005/NĐ-CP

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải

1.1.2.1 Chức năng

Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải là tổ chức khoa họccông nghệ công lập trực thuộc Bộ GTVT, thực hiện chức năng Nghiên cứu khoahọc và phát triển công nghệ phục vụ quản lý nhà nước của Bộ trong lĩnh vực xâydựng kết cấu hạ tầng, khai thác vận tải, công nghiệp, bảo vệ môi trường và antoàn giao thông vận tải; Thực hiện các dịch vụ khoa học và sản xuất kinh doanhtheo qui định của pháp luật

Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải có tư cách pháp nhân,

có con dấu riêng, đuợc hưởng kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp và các nguồnthu khác theo quy định của pháp luật, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước

và các ngân hàng trong và ngoài nước

1.1.2.2 Nhiệm vụ.

Theo quyết định số 3153/QĐ- BGTVT ngày 16/10/2008 của Bộ trưởng

Bộ Giao thông vận tải về việc phê duyệt Điều lệ Tổ chức và hoạt động của ViệnKhoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải, quy định nhiệm vụ của Viện Khoahọc và Công nghệ Giao thông Vận tải như sau:

1 Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm của Viện cho công tác nghiêncứu khoa học và phát triển công nghệ theo chương trình mục tiêu của Nhà nuớc

và Bộ GTVT;

2 Thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học dưới các hình thức giaonhiệm vụ thường xuyên theo kế hoạch, giao trực tiếp, giao theo phương thức tuyểnchọn, bao gồm:

- Nghiên cứu và xây dựng cơ chế, chính sách, quy hoạch và kế hoạch pháttriển khoa học công nghệ GTVT;

- Xây dựng các dự báo, định hướng nghiên cứu khoa học và phát triểncông nghệ trong Ngành GTVT;

- Nghiên cứu thiết kế chế tạo các kết cấu thép, các thiết bị thi công côngtrình, các thiết bị và dụng cụ thí nghiệm phục vụ ngành GTVT và các ngànhkhác;

- Điều tra, khảo sát, đánh giá tác động môi trường của các cơ sở côngnghiệp, các dự án xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông, xây dựng, thuỷ lợi;

- Nghiên cứu đánh giá các công nghệ đã áp dụng trong các dự án, cáccông trình quan trọng đã thực hiện của Bộ GTVT

3 Nghiên cứu các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm kỹ thuật chuyên ngànhGTVT; Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn cấp cơ sở đối với lĩnh vực chưa cótiêu chuẩn Việt Nam hay tiêu chuẩn ngành để chủ đầu tư và các đơn vị sản xuấttham khảo đưa vào các chương trình, dự án cụ thể khi được Bộ GTVT cho phép;

4 Triển khai ứng dụng khoa học công nghệ trong các lĩnh vực xây dựngcông trình, vật liệu xây dựng, điện tử - tin học, cơ khí giao thông vận tải, bảo vệcông trình giao thông, bảo vệ môi trường, an toàn giao thông và thẩm định về antoàn giao thông;

5 Tổ chức và phối hợp tổ chức đào tạo chuyên ngành nguồn nhân lựckhoa học và công nghệ GTVT theo nhiệm vụ của Nhà nước hoặc của Bộ giao;

Bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ kỹ thuật chuyên ngành giao thông vận tải cho thínghiệm viên, giám sát viên, cán bộ quản lý dự án;

6 Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế liên quan tới nghiên cứu khoahọc, chuyển giao công nghệ về các lĩnh vực thuộc chức năng của Viện theo quyđịnh của Pháp luật;

7 Tổ chức các hoạt động thông tin - tư liệu khoa học công nghệ, xuất bản

ấn phẩm thông tin khoa học và công nghệ của Viện về lĩnh vực GTVT;

8 Xây dựng, sửa chữa nâng cấp các công trình giao thông, xây dựng, thủylợi, công nghiệp và các công trình có ứng dụng công nghệ mới, vật liệu mới, kếtcấu mới và các công trình đòi hỏi kỹ thuật cao; liên danh, liên kết để thực hiệnhoặc đấu thầu thực hiện các dự án của ngành giao thông theo quy định của Phápluật;

9 Thực hiện các dịch vụ khoa học kỹ thuật và tư vấn về khảo sát, thiết kế,thẩm định, lập dự án đầu tư, giám sát chất lượng công trình, đào tạo, chuyểngiao công nghệ và sở hữu công nghiệp trong GTVT;

10 Thực hiện hoặc tham gia kiểm định, giám định, thí nghiệm, kiểm trađánh giá chất lượng các vật liệu, các công trình giao thông đang khai thác, đangthi công hoặc nghiệm thu đưa vào sử dụng; Đề xuất các biện pháp tổ chức - kỹthuật trong việc bảo dưỡng, gia cố, phục hồi, sửa chữa hoặc nâng cấp các côngtrình giao thông đảm bảo đúng yêu cầu chất lượng; tham gia kiểm tra năng lực,phúc tra số liệu của các phòng thí nghiệm của các đơn vị thuộc Bộ GTVT;

11 Sản xuất, chế tạo một số sản phẩm, thiết bị phục vụ ngành giao thôngvận tải và các ngành khác;

12 Mua bán, vật tư, máy móc thiết bị, dụng cụ phục vụ ngành giao thông vậntải;

13 Cho thuê văn phòng;

14 Đầu tư tài chính vào các doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;

15 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng,tiêu cực theo thẩm quyền của Viện;

16 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải

Theo quyết định số 3003/QĐ-BGTVT ngày 29/12/2006 của Bộ trưởng BộGTVT: Chuyển đổi Viện Khoa học và Công nghệ GTVT sang hình thức tổ chứcKhoa học và Công nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số 115/2005/NĐ-CP

Theo quyết định số 3153/QĐ-BGTVT ngày 16/10/2008 của Bộ trưởng BộGTVT ban hành tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học và Công nghệ GTVT

là tổ chức khoa học công nghệ công lập trực thuộc Bộ GTVT, quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệGTVT;

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN KH&CN GTVT

s

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệ GTVT

(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính, Viện Khoa học và Công nghệ GTVT)

Cơ cấu tổ chức của Viện hiện nay gồm:

- Ban lãnh đạo Viện

Bộ II (tại Đà Nẵng)

Phó Viện trưởng Viện trưởng

PGS.TS Nguyễn Xuân Khang

- 04 phòng quản lý nghiệp vụ.

- 02 phân Viện

- 03 Phòng thí nghiệm trọng điểm Đường bộ

- 03 Viện chuyên ngành

- 11 Trung tâm tư vấn KHCN

1.2 Khái quát về Iso 9001:2008

1.2.1 Khái niệm

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được coi làtiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thốngquản lý chất lượng của một Tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một Tổ chứcluôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đồng thời tiêu chuẩn ISO9001:2008 cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một Tổ chức trong hoạt độngnhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một phương pháp quản lý chất lượng mới,khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soátđược hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ởmức cao nhất

1.2.2 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Điều khoản 0: Giới thiệu

Điều khoản 1 Phạm vi áp dụng

Điều khoản 2 Tài liệu viện dẫn

Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Điều khoản 4: Yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng

Điều khoản 5: Trách nhiệm lãnh đạo

Điều khoản 6: Quản lý nguồn lực

Điều khoản 7: Tạo sản phẩm

Điều khoản 8: Đo lường, phân tích, cải tiến

1.2.3 Mục tiêu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lýchất lượng cho tổ chức:

- Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứngcác yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đếnsản phẩm

- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng vàduy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việcduy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với cácyêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm

1.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng

1.3.1 Vai trò của việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào trong công tác Văn phòng

+ Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thuận lợi cho nhân viêntrong Văn phòng nói riêng và toàn bộ cán bộ, nhân viên trong cơ quan tổ chứcnói riêng

+ Định hướng công việc cho Văn phòng và đơn vị có liên quan

+ Giúp lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Văn phòng tổ chức, điều hành, kiểmtra, giám sát hoạt động của công tác Văn phòng

+ Giúp bộ phận Văn phòng làm việc khoa học, chủ động

+ Thúc đẩy hiệu quả làm việc của các bộ phận, phòng ban phải tiến hànhcác công việc liên quan đến công tác Văn phòng

+ Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự gắn kết giữa các thành viêntrong Văn phòng và trong cơ quan, tổ chức

+ Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công tác Văn phòng

+ Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần, trách nhiệm củacán bộ, nhân viên làm công tác Văn phòng

1.3.2 Vai trò của Ứng dụng ISO trong công tác Văn phòng

- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo

cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồngthời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức;

- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn

cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơ

- Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và sự

hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể;

- Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lượng công

việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cáchhành chính;

- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao

thành tích của đơn vị và cơ quan;

- Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và

các văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản

có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển;

- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động

của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý cácđịnh hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục và quy trình giải quyết côngviệc hành chính

1.3.3 Nội dung của ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng

Trong công tác Văn phòng, có những nội dung có thể ứng dụng tiêu chuẩnISO 9001:2008 như:

+ Quy trình quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ

+ Quy trình tổ chức xây dựng bộ máy của Văn phòng

+ Quy trình Tổ chức xây dựng và thực hiện các quy chế hoạt động của cơquan

+ Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan

+ Quy trình tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của

cơ quan

+ Quy trình tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan

+ Quy trình phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan

+ Quy trình tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cho cơ quan

+ Quy trình thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết

+ Quy trình tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của

- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ;

- Kiểm soát tài liệu, Kiểm soát hồ sơ;

- Mua sắm và quản lý tài sản

- Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1 Tầm nhìn, chủ chương, chỉ đạo của lãnh đạo viện về ứng dụng ISO vào quy trình nghiệp vụ của viện

Trong xu thế phát triển và hội nhập kinh tế, vấn đề quản lý chất lượngsản phẩm và dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp Ðể đạt được điềunày, các doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và được cấpchứng chỉ theo tiêu chuẩn ISO 9000

Với tầm nhìn sâu rộng lãnh đạo Viện Khoa học và Công Nghệ GiaoThông Vận Tải đã nhận thức được việc thực hiện ISO 9000 là biện pháp nhằmnâng cao chất lượng sản phẩm, phát huy nội lực, củng cố lòng tin của kháchhàng, cải thiện quan hệ đầu tư hợp tác và mở rộng thị trường trong nước và quốc

tế Từ năm 2004, Viện đã được Tổ chức RWTUV Systems GmbH (Đức) cấpGiấy chứng nhận quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 và tiếp tục cập nhật theophiên bản ISO 9001:2008

Quyết định của ban lãnh đạo Viện về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO đã tạotiền đề quan trọng thúc đẩy nhanh, toàn diện việc ứng dụng ISO trong quá trìnhlàm việc của các phòng ban, các phân viện, các trung tâm trực thuộc Viện nóiriêng và trong lĩnh vực văn phòng nói chung Bên cạnh việc xây dựng quy trìnhQuản lý công tác văn thư, lưu trữ; Kiểm soát tài liệu, Kiểm soát hồ sơ; Mua sắm

và quản lý tài sản, Quản lý và sử dựng xe ô tô;Tiêu chuẩn, định mức trang thiết

bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ CNV; Quy trình công tác bổnhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ; Tuyển dụng và

sử dụng lao động Viện còn xây dựng được các quy trình trong công tác chuyênmôn đặc thù cũng như trong công tác nghiên cứu khoa học như:

- Lập và theo dõi kế hoạch triển khai ứng dụng dịch vụ KHCN

- Xem xét hợp đồng và đấu thầu

- Thuê thầu phụ

- Quản lý và triển khai các hoạt động có thu

- Quản lý công tác nghiên cứu khoa học

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ viên chức và người lao động

- Dân chủ trong hoạt động của Viện

- Văn hóa công sở

- Ưu đãi người có công và thưởng quá trình công tác đối với người nghỉ hưu

- Thi đua khen thưởng

- Quản lý hoạt động hợp tác với các hội nghề nghiệp trong và ngoài nước

- Tổ chức và hoạt động hợp tác quốc tế

- Tổ chức và hoạt động của Hội đồng KHCN

- Hỗ trợ kinh phí thực hiện hợp đồng dịch vụ

- Tuyển dụng và sử dụng lao động

- Chi tiêu nội bộ

- Quản lý và tổ chức hoạt động tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình

- Phương pháp tính quỹ lương và trả lương cho cán bộ CNV thuộc các phòngQLNV

- Quản lý và triển khai hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài

- Quản lý, điều hành và thực hiện các dự án

- Quản lý tài chính

- Theo dõi và xử lý phản hồi của khách hàng

- Đánh giá chất lượng nội bộ

- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

- Hoạt động khắc phục phòng ngừa và cải tiến

2.2 Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng tại Viện Khoa Học và Công Nghệ GTVT

2.2.1 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ.

Ứng dụng ISO Quy định cách thức quản lý các văn bản đi, văn bản đến,nội bộ và Hồ sơ tài liệu lưu trữ theo một phương pháp thống nhất, khoa học, đápứng được theo yêu cầu đề ra Xây dựng được các biểu mẫu chuẩn cho từng bướcnghiệp vụ (phụ lục số 04)

2.2.1.1 Quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Hàng năm Viện Khoa Học và Công Nghệ GTVT phải gửi đi và tiếp nhậnrất nhiều văn bản giấy tờ, các văn bản đến được gửi từ các cơ quan khác nhau.Theo con số thông kê thu thập được hàng năm Viện Khoa Học và Công Nghệ GTVT đã phải tiếp nhận và gửi đi trên 2000 văn bản trong đó chủ yếu là côngvăn trao đổi, tài liệu NCKH, kết quả kiểm định, kết quả thí nghiệm, Trước đâycông tác quản lý văn bản đi - đến của Viện Khoa Học và Công Nghệ GTVT gặp rấtnhiều khó khăn, hầu hết các văn bản được gửi đến cơ quan đều được thực hiện

theo thói quen làm việc mà không có quy trình cụ thể để áp dụng làm quá trình

xử lý văn bản đi – đến bị chậm chễ

Trước tình trạng đó, Bắt đầu từ năm 2004 Viện Khoa Học và Công NghệGTVT đã ban hành quy trình Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, quy trình kiểmsoát tài liệu, kiểm soát hồ sơ Trong hơn 2 năm thực hiện, cán bộ, chuyên viêntrong Văn phòng luôn nghiêm túc thực hiện theo quy trình đã đề ra Giúp quátrình giải quyết văn bản đi – đến, kiểm soát tài liệu hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tài liệuđược thuận lợi và dễ dàng hơn khi chưa áp dụng theo quy trình

a Quy trình quản lý văn bản đến

Văn bản đến được Viện Khoa Học và Công Nghệ GTVT thực hiện theoquy trình cụ thể (phụ lục số 01)

- Loại nghiên cứu, tham khảo

- Loại không đúng thể thức (để gửi trả lại nơi gửi )

Đóng dấu “Văn bản đến”, ghi vào sổ rồi chuyển đến Chánh Văn phòng.Sau khi Chánh Văn phòng kiểm tra sự tiếp nhận, phân loại văn bản, Vănthư chuyển văn bản đến thư ký Lãnh đạo Viện để chuyển cho Viện trưởng

Nếu Văn bản mật, Khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thưphải chuyển ngay đến Viện trưởng (hoặc PVT trực tiếp nếu Viện trưởng đi vắng)trong thời gian ngắn nhất

2 Phân phối văn bản

Viện trưởng (hoặc Phó Viện trưởng trực nếu Viện trưởng đi vắng) làngười trực tiếp bút phê phân phối văn bản đến cho đơn vị/cá nhân có tráchnhiệm chính để giải quyết Trước khi chuyển trả lại văn thư, thư ký phô tô giữlại một bản để thuận tiện cho việc theo dõi chỉ đạo của Viện trưởng Nếu văn

bản có nhiều vấn đề, liên quan đến nhiều đơn vị/cá nhân, thì sau khi thư kýchuyển trả lại, văn thư photocopy ra nhiều bản để gửi cho đơn vị / cá nhân cóliên quan Đơn vị/cá nhân chủ trì giải quyết công việc, được giữ văn bản gốc.

Văn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển ngay trong ngày đó, không đểchậm

Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giảiquyết thì người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi giảiquyết

b Quy trình quản lý văn bản đi

Việc xử lý văn bản đi của Viện tuân thủ những nguyên tắc chung theo quytrình cụ thể (phụ lục số 02)

- Tất cả văn bản do cơ quan viện phát hành gọi là Văn bản đi Phải đượctập trung vào một đầu mối là Văn thư Đơn vị / cá nhân soạn thảo văn bản phảiđảm bảo đúng thể thức văn bản quy định ( về tiêu đề, tên cơ quan, địa danh,ngày tháng năm ban hành văn bản, tên loại, trích yếu,nội dung,nơi nhận, chứcdanh, chữ ký, dấu cơ quan… ) và đọc soát lần cuối, kiểm tra đọ mật / khẩn (nếucó), kiểm tra lỗi chính tả, câu chữ, chữ ký muỗi, số lượng, địa chỉ gửi…, đểchuyển cho văn thư làm thủ tục trình ký, đóng dấu, ghi số, vào bì và phát hành

- Văn thư có trách nhiệm soát lại lần cuối về thể thức văn bản Khi đãđóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký tươi để quản lý vànộp lưu trữ sau đó Người soạn thảo văn bản lưu một bản để theo dõi

Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ kýmẫu của các đơn vị chuyên môn và phòng QLNV trước khi trình Lãnh đạo Việnký

- Trình ký văn bản: Khi trình ký văn bản, đơn vị phải có phiếu trình kýtheo mẫu, kèm theo các tài liệu liên quan đến văn bản trình ký (nếu có)

- Văn bản không được Photocopy để gửi đi thay cho bản sao vì không cógiá trị pháp lý (chỉ dùng để tham khảo)

Mọi thủ tục sao văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, phải thực hiện đúng quyđịnh

- Thông thường, văn bản chuyển đi theo đương Bưu điện Trường hợp cầngấp, muốn nhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên ngườinhận)

Việc truyền văn bản qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịpthời, chuẩn xác và bảo mật

- Văn bản nội bộ:

+ Văn bản nội bộ là một dạng văn bản đi (do nội bộ Viện ban hành) songchỉ đi trong nội bộ cơ quan Đó là một loại văn bản điều hành gửi đến các đơn vịtrong Viện hay một số ít đơn vị, tổ chức, cá nhân trong Viện có liên quan đếnmảng hoạt động nào đó

+ Giải quyết văn bản nội bộ cũng như giải quyết văn bản đi (đã trình bày

ở trên)

+ Các đơn vị/cá nhân khi nhận được văn bản nội bộ cũng tiến hành giảiquyết, xử lý tương tự như đối với văn bản đến khác

+ Văn bản nội bộ cũng lưu như mọi văn bản khác

c Quản lý công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy trính cụ thể (phụ lục số 03)

1 Công tác lưu trữ thực hiện hai chức năng:

Tổ chức bảo quản an toàn và sử dụng khai thác có hiệu quả Trong phạm

vi hoạt động của Viện, tài liệu lưu trữ của Viện chủ yếu là tài liệu hành chính vàtài liệu KHKT Ngoài ra có một ít tài liệu ảnh, băng, đĩa hình, ghi lại một số hoạtđộng tiêu biểu của Viện để thông tin giới thiệu Viện hoặc ghi nhận quá trìnhhình thành và phát triển của Viện

2 Nguồn tài liệu lưu trữ của Viện:

- Các văn bản, Hồ sơ giấy tờ được lưu lại ở văn thư

- Các sản phẩm nghiên cứu KHCN hàng năm

- Hồ sơ khảo sát thiết kế kiểm định đánh giá chất lượng xây dựng/sửachữa công trình hoặc các Dự án đầu tư XDCT do Viện tiến hành triển khai thựchiện

- Các luận án, luận văn tốt nghiệp của Tiến sỹ, Thạc sỹ

3 Quản lý công tác Lưu trữ:

Cán bộ làm công tác lưu trữ phải:

- Thu thập, bổ sung, cập nhật tài liệu lưu trữ

- Phân loại chính xác và sắp xếp khoa học, bảo đảm tra tìm nhanh chóng,bảo quản thuận lợi

- Lập sổ theo dõi và xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ mộtcách khoa học

- Thực hiện các qui định về thu thập, phân loại, sắp xếp, bảo quản khaithác tài liệu lưu trữ theo đúng các qui định hiện hành

- Ứng dụng tin học, giới thiệu các tài liệu, Hồ sơ lưu trữ trên mạng LAN

và các mạng thông tin khác để mọi người tra tìm, truy cập

- Xây dựng nội qui và các thủ tục giao nhạn tài liệu lưu trữ

2.2.2 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác kiểm soát tài liệu; kiểm soát hồ sơ

Đối với hồ sơ tài liệu viện đã triển khai ứng dụng ISO 9001:2008 với quytrình kiểm soát chặt chẽ từ khâu phân phối đến khâu lưu trữ hồ sơ tài liệu vàokho lưu trữ

Trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trongquá trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu

Với những tài liệu được phân phối cho các đơn vị trong nội bộ cũng đãđược quy định rõ từng bước cũng như quy ước ký hiệu cho từng khâu hồ sơ tàiliệu đi qua ví dụ như quy ước khi phân phối tài liệu sẽ có đóng dấu mầu đỏ, đãtriển khai thực hiện sẽ đóng dấu mầu xanh, hoặc các biểu mẫu xin ý kiến góp ý,

ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

Tất cả các bước đều đã được xây dựng theo một quy trình cụ thể một cáchkhoa học và hợp lý giúp cho người thực hiện nắm rõ được công việc cần thựchiện, trách nhiệm của mình đến đâu, và văn bản đã được triển khai thực hiệnnhư thế nào

2.2.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác mua sắm và quản lý tài sản