Hệ thống hóa cơ sở lý luận về soạn thảo và quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước nói chung, trong UBND huyện nói riêng. Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND huyện Bình Sơn; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản. Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng HĐNDUBND huyện Bình Sơn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản cho Văn phòng phục vụ công tác quản lý, điều hành trong giai đoạn hiện nay.
Trang 12 Nội dung thực tập:
Theo Quy chế thực tập đối với sinh viện Đại học Hành chính hệ chính quy (ban hànhkèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 của Giám đốc Học Viện HànhChính Quốc Gia), sinh viên các lớp Đại học Hành chính KS7 niên khóa 2006-2010 đã tiếnhành đợt thực tập cuối khóa tại các cơ quan Hành chính Nhà nước từ ngày 15/3/2010 đến14/5/2010 với nội dung thực tập cụ thể sau đây:
- Thực tập cần nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệcủa cơ quan thực tập;
- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;
- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;
- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong cơquan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho
3 Báo cáo tình hình thực tập
Em xin báo cáo tình hình thực thực tập như sau
-Nơi thực tập văn phòng ủy ban nhân dân huyện bình sơn
Thời gian thưc tập:Từ ngày 15/3 đến 14/5/2010
Thời gian thực tập cụ thể
Tuần 1 (từ 15/3 đến 19/3):
+ Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn.+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vấn đề “soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng”.
Tuần 2 (từ 22/3 đến 26/3):
+ Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định;
+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ làmviệc của UBND huyện Bình sơn, của Văn phòng HĐND& UBND huyện Bình Sơn
Tuần 3,4 (từ 29/3 đến 9/4):
Trang 2+ Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan;
+ Được giao phân loại giấy tờ, công văn chuyển đến các cơ quan; công dân khiếu nại,
tố cáo tại bộ phận Tổng hợp để gửi cho văn thư
+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập
Tuần 5,6 (từ 12/4 đến 23/4):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn phòng;+ Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng và quá trình quản lý vănbản tại bộ phận Văn thư, bộ phận Tổng hợp
+ Viết bản thảo báo cáo thực tập
Tuần 7 (từ 26/4 đến 30/5):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn phòng;+ Chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập;
Tuần 8,9 ( từ 3/5đến 14/5):
+ Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt và ký xác nhận;
+ Hoàn thành báo cáo thực tập
PHẦN II:
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG
HĐND&UBND HUYỆN BÌNH SƠN1.Giới thiệu chung về huyện Bình Sơn
1.1 Đặc điểm tình hình chung:
Bình Sơn là huyện ở phía Bắc tỉnh Quảng Ngãi, chiều dài bờ biển 50 km, có 2 cửabiển Sa Cần và Sa Kỳ, địa hình bán sơn địa, diện tích tự nhiên 458 km2, phía Bắc giáphuyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam, phía Tây giáp huyện Trà Bồng, phía Nam giáp huyệnSơn Tịnh, phía Đông giáp biển Đông, có vị trí hết sức quan trọng đối với việc phát triểnkinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh đối với tỉnh Quảng Ngãi nói chung, đối vớihuyện nhà nói riêng, trong đó Khu kinh tế Dung Quất có vai trò đặc biệt quan trọng trongviệc tạo động lực phát triển kinh tế của toàn tỉnh và vung Duyên hải Trung bộ
Toàn huyện có 25 xã, thị trấn, dân số 186.733 người, trong đó dân tộc Cor có 603 người; tôn giáo có 24.700 người
Đời sống kinh tế chủ yếu bằng nghề nông (chiếm 80%), điều kiện tự nhiên khôngđược thuận lợi, đời sống của nhân dân còn nhiều khó khăn, bình quân thu nhập của ngườidân là 5.000.000đ/người/năm Là huyện có địa bàn rộng, dân số đông nên tình hình anninh chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn tiềm ẩn những bất lợi, số lượng Việt kiều vềthăm quê, khách trong và ngoài nước đến Khu kinh tế Dung Quất ngày càng tăng,
Trang 3tình hình tranh chấp, khiếu kiện trong nhân dân, các tệ nạn xã hội còn xảy ra Đặt biệt là
từ khi có chủ trương của Chính phủ đầu tư xây dựng khu kinh tế Dung Quất và đô thị VạnTường đã đặt ra cho huyện nhiệm vụ nặng nề, những thách thức không nhỏ trong việcquản lý nhà nước về đất đai, môi trường, tài nguyên khoáng sản, đời sống dân cư, côngtác quản lý, giải quyết tạm trú cho công nhân, cũng như công tác đảm bảo an ninh chínhtrị, trật tự an toàn xã hội
1.2 Tình hình phát triển kinh tế- xã hội của huyện Bình Sơn.
Tốc độ phát triển kinh tế tăng khá cao và ổn định, bình quân tăng hàng nămkhoảng 14,7%, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, giảm tỷ trọng ngành nôngnghiệp, tăng tỷ trọng ngành công nghiệp – xây dựng và Thương mại - dịch vụ Kinh tếtăng trưởng với nhịp độ cao, bình quân giai đoạn 2006 – 2009 đạt 17,3%/năm Riêngtrong năm 2009, tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 21,4% sơ với năm 2008, cao nhất từ trướcđến nay, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng giảm nhanh tỷ trọng ngành nông – lâm -ngư nghiệp, tăng mạnh ngành công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp và thương mại dịch vụ.Văn hóa xã hội có nhiều tiến bộ, quốc phòng an ninh được giữ vững, trật tự an toàn xã hội
ổn định
2 Quy chế làm việc của UBND và Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn.
2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện Bình Sơn.
2.1.1 Chức năng của UBND huyện Bình sơn
- UBND huyện Bình Sơn là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nướccấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp Đồng thời chỉ đạo sự hoạt động của các cơquan và UBND cấp xã, thị trấn thuộc UBND huyện
- UBND huyện và thực hiện quản lý nhà nước ở điạ phương về lĩnh vực Kinh tế,Nông – Lâm – Ngư, Thủy lợi đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, Giaothông vận tải, Khoa học công nghệ, Tài nguyên môi trường, Quốc phòng, An ninh, trật tự
an toàn xã hội, chính sách dân tộc và tôn giáo thi hành Pháp luật xây dựng chính quyền vàquản lý địa giới hành chính
2.2.2 Nhiệm vụ của ủy ban nhân dân huyện Bình Sơn.
- Nhiệm vụ của UBND huyện quy định tại điều 97-107 luật tổ chứcHĐND&UBND năm 2003 cụ thể là:
- Vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính và quản lý kinh tế xã hội tronghuyện
- Đề ra kế hoạch phát triển kinh tế xã hội kế hoạch đầu tư, xây dựng công trìnhtrọng điểm ở địa phương trình HĐND quyết định
Trang 4- Đề ra kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết những vấn đề cấp bách
ở địa phương và biện pháp thực hiện các văn bản của cơ quan cấp trên và Nghị quyết củaHĐND huyện
- Dự toán ngân sách quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phươngtrình HĐND huyện quyết định
- Đề án thành lập,xác nhập, giải thể của các cơ quan chuyên môn trực thuộc vàviệc sáp nhập, chia tác, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương
- Quản lý chính trị văn hóa, An ninh quốc phòng trong huyện, chăm lo đời sốngnhân dân trên địa bàn, chỉ đạo sản xuất kinh kinh doanh, phát triển Nông – Lâm – Ngưnghiệp và dịch vụ
- Tuyên truyền giáo dục Pháp luật, kiểm tra chấp hành Hiến pháp, Pháp luậtthực hiện các văn bản của cơ quan cấp trên và Nghị quyết của HĐND trong tổ chức kinh
tế, chính trị xã hội và nhân dân địa phương Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội thựchiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địaphương
2.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bình Sơn
CHỦ
TỊCH
PCT
NÔNG NGHIỆP
Ban Bồi thường, DCD&GPMBBQL DA Đầu tư và Xây dựng
Phòng Y tếPhòng Tài chính – Kế hoạch Thanh tra huyệnPhòng Công thươngPhòng Tài nguyên & Môi trường
Phòng Tư PhápVăn phòng HĐND & UBND
Phòng Nội vụPhòng NN&PTNTPhòng Giáo dục & Đào tạoPhòng LĐ-TB&XHPhòng Văn hóa & Thông tinTrung tâm VH-TT-TTĐài truyền thanh
Trang 6Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúpviệc của HĐND&UBND huyện Bình Sơn ;
Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có chức năng giúp UBND huyệnBình Sơn điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các Phòng, Ban, ngành, UBNDcác xã, thị trấn thuộc huyện; tham mưu, giúp UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện BìnhSơn trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ở địa phương; bảo đảm các điều kiện vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn;
Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có tư cách pháp nhân, có con dấuriêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật
3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Trình UBND huyện Bình Sơn chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Bình Sơn Đôn đốc, kiểm tra cácPhòng, Ban, UBND cấp xã việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND vàChủ tịch UBND huyện Bình Sơn; sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tracông tác phối hợp giữa các Phòng, Ban, UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật;
-Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điềuhành của UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn theo quy định của pháp luật Thựchiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
- Trình UBND huyện Bình Sơn quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, cácchương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND& UBND huyện BìnhSơn;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBNDhuyện Bình Sơn ; theo dõi, đôn đốc các Phòng, Ban, soạn thảo, chuẩn bị các đề án đượcphân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các Phòng,Ban trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn xem xét, quyết định;
- Chủ trì, phối hợp với Phòng Nội vụ và các cơ quan chuyên môn trình UBNDhuyện Bình Sơn ban hành tiêu chuẩn chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Vănphòng các Sở; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân và UBND cấphuyện;
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn giữ mối quan hệ phối hợpcông tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, UB Mặt trận Tổ
Trang 7quốc huyện Bình Sơn, các đoàn thể nhân dân huyện Bình Sơn, Đoàn đại biểu Quốc hộihuyện và các cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn địa phương;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, Chỉ thị của UBND huyện BìnhSơn; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan GiúpUBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thựchiện các văn bản đó tại các Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyệnBình Sơn; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chínhnhà nước của UBND huyện Bình Sơn;
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cáchhành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện Bình Sơn;
- Hướng dẫn Văn phòng các Phòng, Ban, UBND cấp xã về nghiệp vụ hành chính,văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãngphí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND huyện theo quy định củapháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND
và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ tịch UBNDhuyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện;
-Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chứccủa Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Sơn;
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trangthiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lýcủa UBND huyện Bình Sơn;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn
giao
3.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ làm việc của Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn.
Trang 8Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn
- Nguyên tắc hoạt động: Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn hoạt động,làm việc theo chế độ Thủ trưởng trên cơ sở đường lối chủ trương, Nghị quyết của Đảng,chính sách, pháp luật, quy định của Nhà nước, tuân thủ sự chỉ đạo, điều hành của UBNDhuyện và Thường trực HĐND huyện, chịu sự chỉ đạo, định hướng, quán triệt thườngxuyên về tư tưởng chính trị của Cấp uỷ Chi bộ và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụcủa Văn phòng UBND tỉnh; tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy cao độ tinhthần đoàn kết, thực hiện nghiêm túc quy chế dân chủ cơ sở
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND huyện Bình Sơn:
Ngoài việc thực hiện các quy định tại trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của
Ủy viên UBND huyện, UBND huyện giao cho Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện(sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) còn có nhiệm vụ sau:
1 Giúp chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện nắm tình hình hoạt động của
Ủy ban nhân dân huyện, của các cơ quan chuyên môn và Ủy ban nhân dân cấp xã về hoạtđộng kinh tế, xã hội, an ninh và quốc phòng tại địa phương; tổng hợp tình hình hoạt độngcủa Uỷ ban nhân dân huyện và báo cáo tại cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch vàPhó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện: đề xuất với Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhândân huyện việc phân công các cơ quan chuyên môn nghiên cứu, báo cáo những vấn đề vềchủ trương chính sách và cơ chế quản lý
2 Tổ chức việc cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân,
Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Thống nhất quản lý và sử dụng mạng tinhọc của Ủy ban nhân dân huyện, ứng dụng công nghệ tin học để nâng cao hiệu quả công
CV Dung Quất
CV Kinh tế
CV Văn xã
CV Nông nghiệp
CV Văn thư
CV Công nghệ thông tin
Trang 9tác quản lý hành chính và trao đổi thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương.
3 Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị, văn bản chỉ đạo
của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; kiến nghị với Chủ tịch Ủy bannhân dân huỵện về các biện pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện
4 Xây dựng, trình Uỷ ban nhân dân huyện thông qua quy chế làm việc của Ủy ban
nhân dân huyện và giúp Ủy ban nhân dân huyện theo dõi, kiểm điểm việc thực hiện Quychế làm việc Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phối hợp xây dựng Quy Chế phốihợp công tác giữa Ủy ban nhân dân huyện với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện
*Quan hệ phối hợp công tác của UBND huyện Bình Sơn.
- Trong hoạt động của mình, Ủy ban nhân dân huyện phải giữ mối quan hệ thường xuyên với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các cơ quan có liên quan của Trung ương, của tỉnh, các cơ quan của Đảng, Hội đồng nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dâncấp huyện
- Ủy ban nhân dân huyện phối hợp chặt chẽ với Thường trực Hội đồng nhân dân huyện trong việc chuẩn bị chương trình, nội dung làm việc của kỳ họp Hội đồng nhân dân, cá báo cáo, đề án trình hội đồng nhân dân; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về nhiệm vụ kinh tế - xã hội của địa phương; nghiên cứu giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị của Hội đồng nhân dân, cácBan của Hội đồng nhân dân; trả lời chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân
- Ủy ban nhân dân huyện phối hợp chặt chẽ với ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam
và các đoàn thể nhân dân cấp huyện chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân, vậnđộng nhân dân tham gia xây dựng, củng cố chính quyền vững mạnh, tự giác thực hiện chủtrương, chính sách, pháp luật của nhà nước
Uỷ ban nhân dân và các thành viên Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm giải quyết và trả lời các kiến nghị của Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp huyện
-Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân huyện trong việc đấu tranh phòng, chống tội phạm, các hành vi vi phạm Hiến pháp và pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương hành chính, tuyên truyền giáo dục pháp luật; thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội và các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước
PHẦN III:
BÁO CÁO CHUYỀN ĐỀ
Trang 10CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN BÌNH SƠN
Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài:
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo vàquản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm mộtcách đúng mức Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động củacác cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đápứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xãhội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộnhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản banhành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không cótính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏđối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơquan hành chính nhà nước Qua thời gian thực tập ở UBND huyện Bình Sơn em đã có dịptìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở UBND huyện Bình Sơn Tuy nhiên,
do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung
nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại phòng HĐND&UBND Huyện Bình Sơn” Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND huyện và
có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBNDhuyện Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thầnnghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập ở UBNDhuyện Bình sơn
2 Mục đích, nhiệm vụ của đề tài
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về soạn thảo và quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước nói chung, trong UBND huyện nói riêng
- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBNDhuyện Bình Sơn; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản
- Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản cho Văn phòng phục vụ công tác quản lý,điều hành trong giai đoạn hiện nay
3 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng
HĐND&UBND huyện Bình Sơn về phương diện lý luận và thực tiễn
Trang 11- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được…
Chương II: PHẦN NỘI DUNG
1 Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính
1.1.1 Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần
được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn” Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…
được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức kinh tế
1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
VBQLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các
cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính
Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành
luật pháp, chính sách của Nhà nước” Với nghĩa này, văn bản hành chính là văn bản viết
hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấphành luật pháp, chính sách của Nhà nước Trong thời đại hiện nay, văn bản hành chính cóthể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử;nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên giấy
1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt độngquản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước, đồng thời
là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều 4 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư
1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước
Trang 12đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”.
1.2.2 Văn bản hành chính
-Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định quản lý
do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở nhữngquyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mìnhnhằm giải quyết các công việc cụ thể
-Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hànhnhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụthể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức
-Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành củamột số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chứckhác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan
đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như:tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
1.3 Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước
Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời sống xãhội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng cụ thể khácnhau Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây:
1.3.1 Chức năng thông tin
Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà nước, vănbản hành chính
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tảiquan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của
cá cơ quan, tổ chức Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản Trên thực tế, giátrị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổchức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả
1.3.2 Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:
Trang 13- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật đượchình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việccủa cơ quan, tổ chức Nhà nước
Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ phápluật trong hoạt động quản lý
1.3.3 Chức năng quản lý
Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho cácnhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầucủa quá trình lãnh đạo, điều hành
Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra cácquy định mới đúng pháp luật Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấpdưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xácđến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổchức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung
Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một sốchức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói chung
1.4 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước
1.4.1 Yêu cầu về nội dung
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đếnchất lượng của văn bản Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cầntruyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảmbảo thực hiện được các yêu cầu
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các
vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết củaviệc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính
dự báo cao
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấuthành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề
Trang 14Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng caotính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân
có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phùhợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đếnnội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở
những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòihỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp
đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân,tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi
1.4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập vàtrình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản
Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồmcác thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu củavăn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dungcủa văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấucủa cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loạikhẩn, mật)
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Thông tư liên tịch của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1.4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ
Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ
có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạtđộng pháp luật và hành chính Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảovăn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó vềtính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu
và tính trang trọng, lịch sự Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tácquản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phươngtiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý
1.4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Trang 15Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo vănbản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảochính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất địnhtrong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cầnphải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sửdụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảmbảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tườngthuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp
2 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Bình Sơn 2.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND huyện Bình Sơn.
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND& UBNDhuyện cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục soạnthảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết các công việccủa mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyếtđịnh quản lý Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhànước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng chocác hoạt động cụ thể của Văn phòng
Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Vănphòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội và phụ trách lĩnh vực Kinh tế(Dung Quất)giúp việc cho Chánh Văn phòng Cơ cấu tổ chức của Văn phòng chia ra làm các bộ phận,mỗi bộ phận phụ trách những công việc, nhiệm vụ riêng Trong quá trình giải quyết côngviệc của mình, các bộ phận có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến phạm vi, tráchnhiệm giải quyết công việc đó Chẳng hạn như bộ phận Tổng hợp của Văn phòng baogồm có nhiều chuyên viên, mỗi chuyên viên phụ trách một lĩnh vực nhất định và cónhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách khi có sự lãnh đạo củaChánh Văn phòng
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cầncho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện, nên các văn bản được soạn thảo chủyếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà Văn phòng HĐND & UBNDhuyện thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cábiệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản,tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấygiới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sựchỉ đạo, hướng dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo