Giáo trình tin học kế toán (NXB hà nội 2004) nhiều tác giả, 49 trang

Thêm: để thêm mới một danh mục đang được chọn Sửa: để sửa danh mục đang được chọn Xoá: để xoá danh mục đang được chọn Những phần có dấu * là phần bắt buộc phải nhập vào 2.1 Hệ thống tài

Chương 1: MƠ ĐÂU

1 Những khái niệm chung

- Là một chương trình ứng dụng thuộc bộ chương trình Microsoft Office

- Là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp

- Được ứng dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình

Cách 1: Khởi động ứng dụng từ biểu tượng trên Desktop

Cách 2: Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel

Cách 3: Start  Run  excel.exe

Khái niệm về wordbook

 Là một tệp tin của chương trình bảng tính Excel

 Mỗi Workbook có thể chứa trên 10000 sheets khác nhau

 Quy định số lượng sheet xuất hiện khi tạo mới một Workbook trong mục chọn Tools  Options

 General, tại mục Sheet in new workbook chọn số lượng Sheet



Khái niệm về wordsheet

 Là một Sheet, tức là một bảng tính nằm trong Worksbook

 Mỗi Workbook phải có ít nhất một Worksheet

 Có 256 cột (Column) và 65536 dòng (Row) và giao giữa hàng và cột là ô (Cell) được xác định bởi địa chỉ ô

 1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536

 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A (dùng để đánh số thứ tự cho dòng)

 Mỗi một Sheet có 256 cột được đánh dấu từ A  IV

 Dòng chứa tên cột gọi là Column Heading, ở trên cùng của bảng tính, được dùng để đánh số thứ tự cho cột

rồi mới đến tên hàng Ví dụ : A4, N3, …

 Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô Khi thao tác (nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành

 Vùng (Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có dạng hình chữ nhật Địa chỉ của một vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới

 Địa chỉ tương đối

 Là địa chỉ sẽ thay đổi trong quá trình sao chép công thức chứa địa chỉ ô Khi sao chép công thức của ô nguồn sẽ thay đổi tương ứng với khoảng cách giữa vùng nguồn và vùng đích

 Địa chỉ này được viết dưới dạng: [Cột][Dòng]

 Địa chỉ tuyệt đối

 Là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính

 Địa chỉ này được viết dưới dạng: $[Cột]$[Dòng]

 Địa chỉ hỗn hợp

 Là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích

 Địa chỉ này được viết dưới dạng: $[Cột][Dòng], [Cột]$[Dòng]

 Để chuyển đổi giữa các kiểu, nhấn phím F4

 Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số, v.v khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

 Kiểu số (Number)

 0  9, các dấu +, - , (, *, $

 Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải trong ô

 Kiếu Number có các định dạng sau:

 Số ở dạng đặc biệt(Special) như mã điện thoại, mã vùng…

 Một số được khai báo khác(Custom)

 Kiểu logic:

 Chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai)

 Thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic

 Cùng 1 giá trị, nhưng kiểu số có nhiều kiểu hiển thị khác nhau

 Dữ liệu số được định dạng trong ô phụ thuộc vào 2 thành phần:

 Dạng số (Category)

 Kiểu định dạng (Format Code) Các định dạng số bao gồm số (Number), số phần

trăm (Percentage), tiền tệ (Currency), ngày tháng (Date)

 Các kiểu định dạng số:

 Cách 1: Sử dụng hộp thoại

 Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng

 Cách 2: Sử dụng thanh công cụ Formating

 Thiết lập Font chữ mặc định trong MS Excel:

 Tools  Option, chọn tab General, chọn Font chữ tại mục Standard Font, chọn kích thước chữ trong mục Size

 Định dạng Font chữ

 Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng

 Vào menu Format  Cells (hoặc có thể kích chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục Format Cells )

 Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc trên thẻ Font:

 Thiết lập Font chữ mặc định trong MS Excel:

 Tools  Option, chọn tab General, chọn Font chữ tại mục Standard Font, chọn kích thước chữ trong mục Size

 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô

 Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo kiểu dữ liệu được nhập vào Dữ liệu hiển thị

trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô (Horizontal), được canh theo chiều cao của ô (Vertical) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation)

 Để định dạng dữ liệu, chúng ta tiến hành theo từng bước sau:

 Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng

 Vào menu Format/Cells (hoặc có thể kích chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục Format Cells )

4 Các phép toán

 Các phép toán số học:

 *, /: Toán tử nhân, chia

 +, -: Toán tử cộng, trừ

 Phép toán nối chuỗi:

 Phép toán nối chuỗi dùng để nối các chuỗi thành 1 chuỗi duy nhất

 Đổi tên Worksheet:

 Click phải chuột trên Worksheet cần đổi tên  Rename

 Copy/Move Worksheet:

 Click chuột phải trên Worksheet cần sao chép, chọn Move or Copy Sheet, xuất hiện hộp

thoại Move or Copy

 Xóa Worksheet:

 Click chuột phải trên Worksheet cần xóa  Delete

 Di chuyển con trỏ trên Worksheet

 Các phím mũi tên, Tab, Shift-Tab: di chuyển con trỏ giữa các ô

 Enter: Kết thúc việc nhập liệu

 Home: Đưa con trỏ về ô đầu hàng hiện hành

 Ctrl-Home: Dời con trỏ về ô đầu tiên A1

 Ctrl-End: Dời con trỏ về nơi cuối cùng có dữ liệu

 PageUp/PageDown: Dời con trỏ lên/xuống 1 trang màn hình

 Alt-Enter: Xuống hàng trong cùng một ô trong quá trình nhập liệu

 Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu

hoặc phím mũi tên

sửa xong nhấn phím ENTER

 Rê chuột đến vị trí giao giữa 2 dòng/cột, con trỏ sẽ xuất hiện mũi tên 2 chiều, nhấp và giữ chuột trái khi di chuyển chuột

6 Hàm thông dụng

Khái niệm: Hàm (Funtion) là những công thức định sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu tính toán nào

đó Kết quả trả về của một hàm có thể là một giá trị cụ thể tùy thuộc vào chức năng của hàm hoặc một thông báo lỗi

 Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường, phải viết đúng theo cú pháp

 Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách nhau bởi phân cách (dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy)

 Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )” VD: hàm Now()

 Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú pháp của hàm

 Cú pháp: ROUNDUP(number,num_digits), ROUNDDOWN(number, num_digits)

 Chức năng: làm tròn giá trị number đến num_digits Roundup (làm tròn lên), Rounddown (làm tròn xuống)

 Ví dụ: ROUNDUP(5.42,1) = 5.5, ROUNDDOWN(5.42,1)=5.4

Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi

 Hàm LEFT

 Cú pháp: LEFT(Text, num_char)

 Chức năng: trả về chuỗi con gồm num_char ký tự bên trái Text

 Ví dụ: LEFT(“hello world”,5) = “hello”

 Hàm RIGHT

 Cú pháp: RIGHT(Text, num_char)

 Chức năng: trả về chuỗi con gồm num_char ký tự bên phải Text

 Ví dụ: RIGHT(“hello world”,5) = “world”

 Hàm MID

 Cú pháp: MID(Text, start_num, num_char)

 Chức năng: trả về chuỗi con gồm num_char ký tự bắt đầu từ ký tự start_num

 Ví dụ: MID(“hello world”,3,3) = “llo”

 Hàm UPPER

 Cú pháp: UPPER(Text)

 Chức năng: Chuyển Text sang chữ in hoa

 Ví dụ: UPPER(“hello world”) = “HELLO WORLD”

 Hàm LOWER

 Cú pháp: LOWER(Text)

 Chức năng: Chuyển Text sang chữ thường

 Ví dụ: LOWER(“Hello WorLD”) = “hello world”

 Hàm PROPER

 Cú pháp: PROPER(Text)

 Chức năng: Chuyển Text sang chữ hoa đầu từ

 Ví dụ: PROPER(“hello world”) = “Hello World”

 Hàm TRIM(Text)

 Cú pháp: TRIM(Text)

 Chức năng: Trả về chuỗi Text đã cắt bỏ khoảng trắng thừa

 Ví dụ: TRIM(“ Hello World ”) = “Hello World”

 Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

 Cú pháp: COUNT(value1, value2, ) hoặc COUNT(Range)

 Chức năng: dùng để đếm số lượng ô có giá trị kiểu số

 Ví dụ: COUNT(2,ab,5,8) = 3

 Hàm COUNTA

 Cú pháp: COUNTA(value1,value2, ) hoặc COUNTA(Range)

 Chức năng: dùng để đếm số lượng ô có chứa dữ liệu

 Hàm SUMIF:

 Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])

 Chức năng: dùng để tính tổngcác ô trong range thỏa mãn điều kiện criteria

Range: vùng tính tổng, criteria: vùng chứa điều kiện, sum_range: vùng tính tổng

Hàm tra cứu và tham chiếu

 Hàm COUNTIF

 Cú pháp: COUNTIF(Range, criteria)

 Chức năng: đếm số lượng ô trong vùng thỏa mãn điều kiện criteria

 Hàm VLOOKUP

 Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

 Chức năng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào lookup_value và table_array Excel đem lookup_value dò vào cột đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả

về dữ liệu ở col_index_num trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; nếu range_lookup = 0 (false) dò chính xác

 Lưu ý:

 Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối

 Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup

 Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị

 Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò

 Hàm HLOOKUP

 Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

 Chức năng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào lookup_value và table_array Excel đem lookup_value dò vào hàng đầu tiên trong table_array, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở row_index_num trên table_array phụ thuộc vào range_lookup Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; nếu range_lookup = 0 (false) dò chính xác

 Lưu ý:

 Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối

 Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup

 Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị

 Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò

 Hàm HLOOKUP

 Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

 Chức năng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào lookup_value và table_array Excel đem lookup_value dò vào hàng đầu tiên trong table_array, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở row_index_num trên table_array phụ thuộc vào range_lookup Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; nếu range_lookup = 0 (false) dò chính xác

 Lưu ý:

 Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối

 Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup

 Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị

 Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò

8 Biểu đồ (Chart) là một tập hợp các ký hiệu, giá trị và hình ảnh nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các

dữ kiện trong phạm vi bảng tính sao cho mối quan hệ này trở nên dễ hiểu, dễ hình dùng hơn Excel cung cấp nhiều dạng đồ thị thông dụng và nhiều thủ tục trình bày đồ thị phong phú

hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:

 Chọn kiểu đồ thị

 Chọn nguồn dữ liệu cần vẽ đồ thị

 Mô tả các tùy chọn

 Chọn vị trí đồ thị hiển thị

Chương 2: Ứng dụng kế toán trên phầm mềm kế toán doanh nghiệp

1 Tạo lập dữ liệu kế toán

 Tạo mới từ đầu

 Đặt Tên dữ liệu (Lưu ý cách đặt tên VD: KT_2009 hoặc TENCONGTY_NAMKETOAN)

 Chọn nợi lưu CSDL => tiếp tục

 Không khai báo thông tin doanh nghiệp

 Kiểm tra việc có chi nhánh hạch toán phụ thuộc hay không?

 Nhập thông tin người ký

 Thiết lập năm tài chính và ngày bắt đầu hạch toán

Chạy files: MISASMEServiceManager.exe

Giao thức mạng: TCP (mạng nội bộ), HTTP (mạng internet)

Cổng: 62009

Máy chủ: MISASME2010

 Chọn nơi lưu dữ liệu: nên để tại ổ D: hoặc ổ E: và tạo 1 thư mục đặt tên dễ nhớ nhất,

VD:SOLIEUMISA, DULIEUMISA

 Chọn đúng quyết định áp dụng cho doanh nghiệp

 Chọn ít nhất 1 lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2 Khai báo các danh mục

Thao tác chung:

Có thể thiết lập bằng cách vào Menu Danh mục\Chọn tiếp danh mục cần khai báo hoặc vào Tiện ích\Thiết lập thông tin ban đầu

Thêm: để thêm mới một danh mục đang được chọn

Sửa: để sửa danh mục đang được chọn

Xoá: để xoá danh mục đang được chọn

Những phần có dấu (*) là phần bắt buộc phải nhập vào

2.1 Hệ thống tài khoản

2.1.1 Ý nghĩa

Đây là hệ thống tài khoản được thiết lập sẳn theo hệ thống chuẩn của BTC

Người dùng có thể thêm mới các tài khoản cần thiết hoặc thay đổi một số thông tin trên hệ thống này

để phù hợp hơn trong công tác kế toán của đơn vị

2.1.2 Thao tác

 Vào menu Danh mục \Tài khoản \Hệ thống tài khoản

2.1.3 Lưu ý

 Việc thiết lập hệ thống tài khoản phải được khai báo ngay từ đầu, trước khi nhập các số dư và chứng từ phát sinh

 Tùy theo mục đích và yêu cầu của doanh nghiệp mà có thể quyết định tạo thêm tiết khoản nào

 Khi thêm mới TK, phải bổ sung những ô có dấu sao (*) cho đầy đủ

 Có một vài tài khoản không cần phải thêm tiết khoản như:

+ TK 151, 152, 153, 155, 156, 157 đã được ngầm định TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC + TK 211, 213, 217 đã được ngầm định TK theo dõi chi tiết theo TSCD

+ TK 131, 331, 141 đã được ngầm định TK theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp

2.2 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

2.2.1 Ý nghĩa

Là danh mục cho phép người dùng khai báo các đối tượng có liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng hoặc một vài nghiệp vụ kinh tế khác của doanh nghiệp

2.2.2 Thao tác

Vào Danh mục \Khách hàng, nhà cung cấp

2.2.3 Lưu ý

Người dùng có thể thêm nhanh danh mục này trên các phân hệ khác hoặc trên các chứng từ

Nhập đầy đủ thông tin và những ô có dấu sao (*) trước khi cất

Một đối tượng có thể vừa là nhà cung cấp, vừa là khách hàng

2.3 Danh mục nhân viên

2.3.1 Ý nghĩa

Là danh mục để khai báo danh sách nhân viên trong công ty Đây cũng là danh sách để theo dõi tính lương, công nợ tạm ứng của doanh nghiệp

2.3.2 Thao tác

Vào menu Danh mục \Nhân viên

Nhập đầy đủ thông tin về Phòng ban

Nhập đúng phần giảm trừ gia cảnh để có thể thực hiện đúng trong phần tính lương

-

-

-

-

-

-

2.4 Danh mục VTHH, CCDC

2.4.1 Ý nghĩa

Là danh mục các VT, HH, DV được sử dụng trong đơn vị

2.4.2 Thao tác

Vào menu Danh mục \Vật tư, hàng hóa

2.4.3 Lưu ý

Chương trình cho phép nhập khẩu danh mục từ excel bằng cách chọn lệnh nhập khẩu trên thanh công

cụ, bổ sung những chỉ tiêu cần thiết trên mẫu chuẩn và nhập vào

Tính chất: theo dõi tính chất của loại vật tư hàng hoá

Tính chất là Thành phẩm, Vật tư hàng hoá, chương trình sẽ theo dõi số lượng tồn kho

Tính chất là VTHH lắp ráp/tháo dỡ: theo dõi tồn kho và vật tư này được dùng để lắp ráp hoặc tháo ra

từ các vật tư khác

Tính chất là Dịch vụ: không theo dõi xuất nhập tồn, các dịch vụ mà đơn vị cung cấp hoặc mua ngoài

(VD:điện, nước, điện thoại, dịch vụ tư vấn thuế, pháp luật, bảo hành bảo trì, )

-

-

-

-

-

-

2.5 Tài sản cố định 2.5.1 Ý nghĩa Là danh sách khai báo tài sản cố định, là căn cứ để chương trình tính khấu hao hàng tháng, ghi tăng, ghi giảm

2.5.2 Thao tác Vào Menu Danh mục \Tài sản cố định Thẻ Thông tin chung: Nhập các thông tin cần thiết để theo dõi tài sản này trên sổ sách báo cáo, nếu nhập đầy đủ sẽ in được thẻ tài sản cố định Số lượng: dùng để theo dõi số lượng thực tế của 1 tài sản hay nhập 1 tài sản nhưng có số lượng thực tế tại ô này Thẻ Thông tin khấu hao: Nhập đúng Ngày mua, Ngày ghi tăng, ngày sử dụng, ngày bắt đầu tính khấu hao Kiểm tra tài khoản hạch toán: TK nguyên giá, TK Khấu hao và nhất là TK chi phí Nhập Nguyên giá bằng cách chọn vào dấu và chọn đúng loại vốn dùng để mua TSCĐ Nhập lại giá trị tính khấu hao nếu Nguyên giá mua về khác với giá trị phải tính khấu hao Nhập và kiểm tra lại các thông tin thời gian sử dụng, giá trị tính khấu hao, giá trị còn lại,

Thẻ Mô tả chi tiết Chỉ dùng theo dõi thêm cho TSCĐ 3 Nhập số dư đầu kỳ 3.1 Ý nghĩa Việc nhập số dư ban đầu chỉ thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2010 Trước khi tiến hành nhập số dư ban đầu NSD phải khai báo đầy đủ thông tin cá danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, TSCĐ,

3.2 Thao tác

Chọn vào Tài khoản chi tiết cần nhập số dư

Nhấn nút Nhập

Thực hiện thao tác nhập liệu thông tin cần thiết tuỳ theo từng loại tài khoản, Lưu ý một số loại sau:

Loại tài khoản theo dõi công nợ:

Các loại tài khoản theo dõi đối tượng như Khách hàng, Nhà cung cấp và Nhân viên như: TK 131, 1361,1368, 141, 311, 331, 336

Chọn tài khoản rồi chọn tiếp từng đối tượng, rồi nhập theo Dư nợ hoặc Dư có của đối tượng đó,

chương trình sẽ tự động cộng lên số dư tổng cho tài khoản

Loại tài khoản theo dõi VT, HH, CCDC:

Các loại tài khoản này theo dõi xuất nhập tồn kho như TK 151, 152, 153, 155, 156, 157, 158

Chọn TK cần nhập, chọn VT, HH, CCDC rồi nhập trực tiếp số lượng và giá trị tồn hoặc đơn giá

Loại TK theo dõi theo đối tượng tập hợp chi phí:

Loại tài khoản này dùng để theo dõi số dư chi phí sản xuất kinh doanh VD: 154

Nhập theo từng mã đối tượng tập hợp chi phí

3.3 Lưu ý

Không nhập số dư cho tài khoản tổng hợp

Nhập đúng Loại tiền

-

-

-

-

-

-

4 Các phân hệ

* Thao tác chung trên một số giao diện khi nhập liệu:

Thanh công cụ nhập liệu

 Thêm: Click chuột vào biểu tượng thêm để thêm mới 1 chứng từ, sau đó lần lượt điền đầy đủ thông

tin của chứng từ phát sinh và click vào nút Cất

 Cất: Lưu giữ những thông tin vừa mới khai báo sau khi nhập đủ thông tin

 Bỏ ghi: Sau khi chứng từ đã được hạch tóan và được phản ánh vào sổ sách liên quan Nhưng vì một lý

do nào đó cần sửa đổi những thông tin đã khai báo trên chứng từ này thì click vào Bỏ ghi \ Sửa ( Xóa)

 Sửa: Để sửa thông tin đã nhập liệu chứng từ, muốn sửa thông tin khi mà hình đang sáng nút Bỏ ghi thì

phải chọn Bỏ ghi để màn hình chuyển sang chế độ Ghi sổ mới nhấn tiếp nút Sửa

 Xoá: Để xoá toàn bộ chứng từ đã nhập liệu, muốn xoá chứng từ khi mà hình đang sáng nút Bỏ ghi thì

phải chọn Bỏ ghi để màn hình chuyển sang chế độ Ghi sổ mới nhấn tiếp nút Xoá

 In chứng từ: Chọn vào biểu tượng in trên giao diện nhập liệu để chọn chứng từ cần in

 Duyệt: Liệt kê tất cả các chứng từ nhập liệu tại giao diện đó

 Nạp: Sắp xếp lại những chứng từ vừa mới thay đổi

 Mẫu: Các mẫu của chứng từ có sẳn (Có thể thêm hoặc bớt những tiêu thức trên giao diện chứng từ

bằng cách vào thay đổi mẫu)

 Trước, Sau: Quay về chứng từ trước hoặc sau tính từ chứng từ hiện tại

 Hoãn: tạm huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện, nhưng không quay lại được nếu thực hiện thao tác xoá

chứng từ

 Tiện ích: thực hiện thao tác thêm nhanh các đối tượng: khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hoá,…

hoặc có thể sao chép chứng từ chứng từ hiện thời

 Mẫu: Cho phép người dùng có thể thay đổi giao diện nhập liệu làm ẩn đi hoặc thêm mới các cột nhập

liệu trên màn hình, vd: thêm phần để nhập liệu phần thuế TTĐB, …

 Đóng: Đóng giao diện nhập liệu của chứng từ

 Phím F1: nếu có vướng mắc tại các giao diện đang nhập liệu người sử dụng có thể nhấn phím F1 để

được hỗ trợ trực tiếp tại chức năng đang vướng mắc

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Thông tin giao diện Master:  Các thông tin giao diện này thay đổi tuỳ theo đang nhập liệu tại phân hệ khác nhau, nhưng MISA xin hướng dẫn một số thông tin cở bản tại các giao diện:  Phương thức thanh toán: chọn phương thức là Tiền mặt hay Uỷ nhiệm chi, séc, thẻ tín dụng,

 Đối tượng: Chọn mã các danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên … (Có thể thêm nhanh bằng cách nhấn vào nút +, hoặc vào Tiện ích thêm nhanh)  Ngày chứng từ: Là ngày thực tế phát sinh chứng từ, in chứng từ từ chương trình MISA sẽ lấy ngày này lên  Ngày hạch toán: là ngày ghi nhận vào phần mềm MISA để theo dõi các giá trị này trên sổ sách báo cáo Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày hạch toán  Số chứng từ: Số thứ tự của chứng từ mà đơn vị tự quy định, số này sẽ tự động cộng thêm 1 tuỳ theo cách thiết lập ban đầu của đơn vị khi thêm mới chứng từ tiếp theo  Kèm theo: Số lượng chứng từ gốc kèm theo chứng từ kế toán đang thực hiện (vd: có 2 chứng từ gốc kèm theo thì tại ô này sẽ điền là 02) -

-

-

-

-

-

-

Thông tin giao diện Detail  Loại tiền: chọn đồng tiền hạch toán, nếu là VND thì không cần chọn tỷ giá, nếu là các ngoại tệ khác thì vui lòng nhập tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh chứng từ  Thẻ Hàng tiền: hạch toán các thông tin chung về hàng hoá, NVL, CCDC, …, nhập thông tin vào các cột Mã hàng, Số lượng và Đơn giá, …  Thẻ Hạch toán: Đối với giao diện khi xuất hiện thẻ này, đơn vị vui lòng tự hạch toán vào chương trình hoặc có thể sử dụng thao tác tự động định khoản bằng cách nhấp phải chuột vào màn hình chọn Định khoản và chọn đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Thẻ Thuế: Dùng để nhập các thông tin về Thuế có liên quan  Thao tác xoá các dòng chứng từ phát sinh: để xoá một dòng chứng từ phát sinh, đơn vị nhấp phải chuột vào dòng chứng từ cần xoá, chọn xoá dòng chứng từ -

-

-

-

-

-

-

4.1 Mua hàng

4.1.1 Ý nghĩa:

Cho phép theo dõi, hạch toán và quản lý các chứng từ mua VTHH, CCDC, dịch vụ mua ngoài và các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng khác

4.1.2 Quy trình nghiệp vụ

4.1.2.1 Đơn mua hàng

Ý nghĩa

Lập đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp

Đây có thể dùng làm căn cứ để lập hóa đơn mua hàng sau này

Thao tác:

Nghiệp vụ\ Mua hàng\ Đơn mua hàng

Lưu ý:

Đơn mua hàng có thể dùng làm căn cứ lập hóa đơn mua hàng, do đó nên nhập chính xác các thông tin

Đơn mua hàng không bắt buộc lập và không hạch toán lên sổ kế toán

4.1.2.2 Mua hàng

Ý nghĩa:

Cho phép lập và quản lý các chứng từ mua hàng về nhập kho có kèm hóa đơn hoặc không kèm hóa đơn (mua hàng về nhập kho chua có hóa đơn GTGT), mua hàng thanh toán ngay hoặc mua hàng chưa thanh toán trong kỳ

Thao tác thực hiện

 Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng, chọn biểu tượng thêm mới hoặc kích chuột phải chọn thêm mới

 Chọn Mua hàng kèm hóa đơn hay Mua hàng không kèm hoá đơn

 Chọn hình thức thanh toán:

Chưa thanh toán: đơn vị chưa trả tiền cho nhà cung cấp, chương trình sẽ ghi nợ, đơn vị có thể thực hiện thao tác trả tiền tại phần trả tiền NCC

Thanh toán ngay: đơn vị chọn hình thức thanh toán là Tiền mặt hay Séc, để thanh toán luôn cho nhà cung cấp, chương trình sẽ hiện thị thêm 1 thẻ để nhập liệu thông tin phần thanh toán liên quan này

 Chọn mua hàng Trong nước hay Nhập khẩu

 Nhập thông tin cần thiết vào các ô liên quan cần thiết

 Nhập phần phân bổ chi phí nếu có

Lưu ý:

 Chỉ khai báo thông tin hóa đơn khi chọn vào ô đã nhận hóa đơn

 Trong trường hợp thanh toán ngay, chúng ta có thể chọn các hình thức thanh toán tương ứng là tiền mặt hoặc tiền gửi và nhập thông tin các chứng từ liên quan

 Trong chức năng mua hàng, chương trình sẽ tự động sinh ra những chứng từ tương ứng liên quan đến các phân hệ khác như: phiếu chi, UNC, Sec, phiếu nhập kho Khi xóa một trong các chứng từ này, toàn bộ các chứng từ liên quan khi nhập đầu vào sẽ đồng loạt mất đi

 Trong trường hợp phát sinh chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng, chúng ta có thể chọn chức năng phân bổ chi phí và sinh chứng từ mua dịch vụ liên quan

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

4.1.2.3 Mua hàng không qua kho Ý nghĩa Dùng để quản lý các hóa đơn mua hàng không qua nhập kho (Mua sử dụng ngay cho các công trình xây dựng, sản xuất

Thao tác:

 Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng không qua kho, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để thêm mới Hóa đơn mua hàng

 Thao tác còn lại, thực hiện tương tự phiếu mua hàng

Lưu ý:

 Chứng từ này không phản ánh lượng nhập xuất kho vật tư

 Có thể phân bổ chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng

 Có thể chọn hóa đơn chi phí để phân bổ nếu hóa đơn chi phí đã được nhập trước đó

 Chọn kỳ kế toán => chọn nút lấy dữ liệu

 Chọn chứng từ mua hàng đã được lập và đồng ý Phần mềm sẽ hiện lại chứng từ mua hàng đã lập trước đó để khai báo tiếp thông tin về hóa đơn

 Vào menu Nghiệp vụ \mua hàng \Mua dịch vụ

 Thao tác giống như phần mua hàng

Lưu ý

 Chứng từ này không khai báo kho

 Luôn luôn là đã nhận hóa đơn

 Trong trường hợp dịch vụ là chi phí mua hàng, NSD phải chọn vào ô "Là chi phí mua hàng"

4.1.2.6 Hàng trả lại, giảm giá

Ý nghĩa

Cho phép NSD lập và quản lý các hóa đơn hàng mua trả lại, chứng từ giảm giá hàng mua phát sinh trong kỳ

Thao tác

 Vào menu Nghiệp vụ \Mua hàng\Hàng mua trả lại, giảm giá

 Chọn Hàng mua trả lại hoặc Hàng mua giảm giá

 Chọn nút Chọn chứng từ

 Chọn nhà cung cấp

 Tại ô Chi tiết hoá đơn, chọn Mã hàng nào cần trả lại hoặc giảm giá, nhấn nút > giữa 2 bảng,

chương trình sẽ nhảy sang một danh sách hàng mua trả lại, giảm giá

 Nhấn nút Đồng ý

 Nhập lại số lượng trả hoặc giá trị được giảm

Lưu ý:

 Thao tác cho phép trả hàng cho nhiều hóa đơn khác nhau

 Phải kích chọn hóa đơn để chương trình có thể xuất kho đúng giá nhập trước đó

 Nếu là hàng trả lại, chương trình sẽ tạo kèm một chứng từ xuất kho tương ứng

 Nếu không chọn hóa đơn, NSD có thể nhập liệu trực tiếp trên chứng từ hàng trả lại, giảm giá

-

-

-

-

-

-

-

4.1.2.7 Trả tiền Ý nghĩa Cho phép người sử dụng lập chứng từ trả tiền nhà cung cấp, theo dõi và quản lý công nợ phải trả chi tiết theo từng hóa đơn Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Trả tiền nhà cung cấp  Chọn nút thêm trên thanh công cụ để thêm chứng từ trả tiền  Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, tiền gửi )

 Chọn người cung cấp, chương trình sẽ hiện lên những chứng từ còn nợ  Chọn những chứng từ cần trả, gõ số tiền cần trả cho từng chứng từ => Thực hiện  Chương trình sẽ tạo ra chứng từ trả tiền Lưu ý  Thao tác trả tiền có thể thực hiện trên loại chứng từ khác như Phiếu chi, UNC , sau đó đơn vị phải thực hiện thao tác đối trừ chứng từ  Sử dụng chứng từ này nếu muốn theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn -

-

-

-

-

-

4.1.2.8 Xem báo cáo và in chứng từ

4.2 Bán hàng

Cho phép NSD nhập đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới, nội dung các đơn hàngcó thể làm căn

cứ để nhập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ sau này

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Ðơn đặt hàng

Lưu ý

 Có thể khai báo thông tin đơn đặt hàng từ báo giá trước đó

 Chỉ là một loại giấy tờ để in và lưu, không hạch toán sổ sách

4.2.2.3 Bán hàng chưa thu tiền

Ý nghĩa

Cho phéo lập hóa đơn bán hàng trong trường hợp trường hợp bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ chưa thu tiền

Thao tác

 Vào nghiệp vụ \Bán hàng \Bán hàng chưa thu tiền

 Chọn tính năng "Kiêm phiếu xuât" hoặc "không kiêm phiếu xuất"

 Bổ sung thông tin phiếu xuất kho nếu người sử dụng thực hiện bán hàng kiêm xuất kho

Lưu ý

 NSD có thể chọn chức năng kiêm hoặc không kiêm phiếu xuất khi thêm mới chứng từ bán hàng mặc dù khi tạo mới dữ liệu đã chọn trước đó

 Khi chọn "không kiêm phiếu xuất", phải chọn phiếu xuất kho mà trước đó đã lập

 Hóa đơn bán hàng có thể được lập từ đơn đặt hàng hoặc báo giá đã lập trước đó

-

-

-

 Khi chọn "không kiêm phiếu xuất", phải chọn phiếu xuất kho mà trước đó đã lập

 Hóa đơn bán hàng có thể được lập từ đơn đặt hàng hoặc báo giá đã lập trước đó

4.2.2.5 Hàng trả lại giảm giá

Ý nghĩa

Cho phép lập chứng từ hàng bán trả lại hoặc giảm giá khi khách hàng trả lại hàng hoặc doanh nghiệp giảm giá khi hàng kém phẩm chất

Thao tác

 Vào menu nghiệp vụ \Bán hàng \Hàng bán trả lại, giảm giá

 Chọn chứa năng hàng trả lại hoặc giảm giá hàng bán

 Trong trường hợp hàng trả lại: Nhấn nút lệnh chọn chứng từ => chọn mã hàng trả lại => thay đổi một vài thông tin về số lượng Hoặc có thể nhập trực tiếp trông tin trả hàng trên chứng từ

 Trong trường hợp giảm giá:Nhấn nút lệnh chọn chứng từ => chọn mã hàng giảm giá => thay đổi một vài thông tin về giá trị giảm Hoặc có thể nhập trực tiếp trông tin giảm giá trên chứng

từ

Lưu ý

 NSD có thể trả hàng hoặc giảm giá cho nhiều hóa đơn bán hàng khác nhau

 Khi chọn được chứng từ để trả hàng, giá vốn sẽ tự động được lấy lại để nhập lại kho

 Khi không chọn được chứng từ để trả hàng, NSD phải nhập phần giá vốn để nhập lại kho -

-

-

-

Thao tác

 Vào nghiệp vụ \Bán hàng \Thu tiền khách hàng

 Chọn phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản

 Chọn hóa đơn bán hàng cần thu tiền, sửa lại thông tin số tiền cần thu trên từng hóa đơn => Cất

Lưu ý

Chức năng này chỉ phục vụ tiện lợi cho việc theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn Nếu không theo dõi chi tiết như thế, NSD có thể thu tiền bằng chứng từ tiền từ các phân hệ như quản lý quỹ hoặc nhân hàng

 Để tính được lãi nợ thì trên mỗi hóa đơn phải có hạn thanh toán để làm căn cứ tính lãi

 Nếu điều khoản thanh toán không được chọn thì ngày chứng từ sẽ là ngày tính lãi nợ

4.3.2.1 Khai báo danh mục VTHH, kho

Xem phần khai báo danh mục

 Định khoản đúng nghiệp vụ kinh tế vào phần tài khoản nợ và tài khoản đối ứng

 Chứng từ này có thể dùng để nhập kho thành phẩm từ sản xuất Chứng từ này có thể không cần nhập đơn giá hoặc nhập giá tạm tính, giá này sẽ thay đổi khi thực hiên thao tác cập nhật giá nhập kho thành phẩm từ phân hệ giá thành

 Không cần nhập đơn giá xuất đối với khách hàng sử dụng phương pháp tính giá bình quân

 Định khoản đúng nghiệp vụ kinh tế vào phần tài khoản có và tài khoản đối ứng