Kế hoạch Quản lý dự án được Giám đốc dự án lập, ngay từ lúc chuẩn bị dự án, hoặc sau khi Dự án đầu tư được phê duyệt.Mẫu Kế hoạch quản lý dự án xây dựng là một tài liệu để giúp cho Giám đốc dự án xây dựng Kế hoạch để quản lý và thực hiện dự án. Là tài liệu tóm lược phạm vi công việc cần làm (WHAT), những giải pháp để quản lý dự án (HOW) và khi nào thì xong dự án (WHEN).Mẫu này giúp cho việc lập ”Kế hoạch quản lý dự án” nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, Giám đốc dự án trình Kế hoạch QLDA cho cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi Kế hoạch được phê duyệt, Giám đốc dự án có trách nhiệm hướng dẫn cho nhân viên hiểu rõ cùng thực hiện, mọi sự thay đổi sẽ được bổ sung và thường xuyên cập nhật Kế hoạch quản lý dự án.
Trang 1KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
Dự án/Công trình………
Địa điểm………
Trang 2KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
Ngày… tháng… Năm…
Trình duyệt (Ký tên)
Trang 3Hướng dẫn áp dụng
Kế hoạch Quản lý dự án được Giám đốc dự án lập, ngay từ lúc chuẩn bị dự án, hoặc sau khi
Dự án đầu tư được phê duyệt
Mẫu Kế hoạch quản lý dự án xây dựng là một tài liệu để giúp cho Giám đốc dự án xây dựng
Kế hoạch để quản lý và thực hiện dự án
Là tài liệu tóm lược phạm vi công việc cần làm (WHAT), những giải pháp để quản lý dự án (HOW) và khi nào thì xong dự án (WHEN) được áp dụng tại TTCLand
Cơ sở soạn thảo Kế hoạch quản lý dự án dựa trên Quy chế tổ chức hoạt động của Ban QLDA
số 27/2017/QĐ-HĐQT ngày 13/4/2017 và các Quy trình quản lý dự án đã được han hành Trong quá trình thực hiện, nếu cơ cấu tổ chức của Công ty thay đổi thì Ban QLDA cũng phải điều chỉnh cho phù hợp
Mẫu Kế hoạch được xây dựng để quản lý dự án lớn, khi sử dụng, tùy theo quy mô của dự án, nhất là những dự án nhỏ và có kỹ thuật đơn giản các Kỹ sư có thể đơn giản hóa bằng cách tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi để quản lý và điều chỉnh Sơ đồ tổ chức, phân công nhiệm vụ theo yêu cầu của dự án
Mẫu này giúp cho việc lập ”Kế hoạch quản lý dự án” nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, Giám đốc dự án trình Kế hoạch QLDA cho cấp có thẩm quyền phê duyệt Sau khi Kế hoạch được phê duyệt, Giám đốc dự án có trách nhiệm hướng dẫn cho nhân viên hiểu rõ cùng thực hiện, mọi sự thay đổi sẽ được bổ sung và thường xuyên cập nhật Kế hoạch quản lý dự án
Trang 4MỤC LỤC
CHƯƠNG I: TÓM TẮT QUY MÔ DỰ ÁN
1.Tóm tắt quy mô dự án, phạm vi công việc
2.Mục tiêu dự án
3.Tiêu chuẩn áp dụng cho công trình
4.Giải pháp thi công
5.Tiến độ tổng quát của dự án
6.Các yêu cầu đặc biệt của dự án
7.Định nghĩa dự án hoàn thành
CHƯƠNG II: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QLDA
1 Sơ đồ tổ chức
2 Phân công nhiệm vụ
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP THỰC HIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN
8.Quản lý nhân lực của Ban QLDA
9.Quản lý thông tin dự án
10 Quản lý các bên liên quan
11 Quản lý rủi ro
12 Quản lý sự khiếu nại
13 Quản lý sự cố
14 Quản lý hồ sơ tài liệu
15 Quản lý kinh doanh
CHƯƠNG IV: KẾ HOẠCH NGHIỆM THU & BÀN GIAO
CHƯƠNG V: BÁO CÁO THỰC HIỆN DỰ ÁN
CHƯƠNG VI: TƯƠNG TÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
CHƯƠNG VII: KẾT QUẢ KỲ VỌNG DỰ ÁN HOÀN THÀNH
Trang 52 Mục tiêu dự án: (Sắp theo thứ tự ưu tiên tùy dự án)
▪ Chất lượng đảm bảo theo đúng yêu cầu của thiết kế;
▪ Tiến độ đạt yêu cầu của dự án đầu tư;
▪ Chi phí nằm trong Tổng mức đầu tư đã được phê duyệt;
▪ Phạm vi dự án theo dự án đã được phê duyệt;
3.Tiêu chuẩn áp dụng cho công trình
4 Giải pháp thi công chính
5 Tiến độ tổng quát của dự án: Khởi công…… Kết thúc: ……
6 Các yêu cầu đặc biệt của dự án
7 Định nghĩa dự án hoàn thành:
Dự án hoàn thành là dự án đạt được các mục tiêu đề ra và đảm bảo yêu cầu của các bên liên quan
CHƯƠNG II: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QLDA
1 Sơ đồ tổ chức của Ban QLDA:
Tùy theo dự án lớn nhỏ, kỹ thuật phức tạp hay đơn giản mà số lượng nhân sự sẽ được bố trí nhiều hay ít, những dự án đơn giản có Quy mô nhỏ, một nhân sự có thể kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ hoặc kiêm nhiệm nhiều công việc, nhưng phải đảm bảo yêu cầu:
▪ Quản lý tất cả công việc của dự án
▪ Quản lý tất cả nhiệm vụ Quản lý dự án được qui định
▪ Không có nhiệm vụ nào mà không có người quản lý
Sơ đồ tổ chức này sẽ luôn luôn cập nhật khi có sự thay đổi
2 Phân công nhiệm vụ:
❖ Trưởng ban quản lý dự án (hay Giám đốc dự án):
Nhiệm vụ của Trưởng Ban QLDA là:
• Hoàn thành các Mục tiêu của dự án
• Đảm bảo các yêu cầu của các bên liên quan theo luật pháp
Với nhiệm vụ cụ thể sau đây:
Trang 6- Trưởng ban quản lý dự án chịu trách nhiệm chính về việc thực hiện các yêu cầu trong Quyết định giao nhiệm vụ quản lý dự án
- Trưởng Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc về thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của Ban QLDA được qui định trong Quy chế tổ chức và hoạt động
Ban quản lý các dự án số 27/2017/QĐ-HĐQT ban hành ngày 13/4/2017
- Điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Ban QLDA để hoàn thành các yêu cầu của dự án
- Tổ chức thực hiện 15 nhiệm vụ quản lý dự án bao gồm:
Quản lý tiến độ
Quản lý phạm vi công việc/ Khối lượng
Quản lý chất lượng
Quản lý chi phí
Quản lý sự thay đổi
Quản lý an toàn, và vệ sinh môi trường
Quản lý lựa chọn nhà thầu
Quản lý nhân lực
Quản lý thông tin dự án
Quản lý các bên liên quan
Quản lý rủi ro trong dự án;
Quản lý khiếu nại trong dự án;
Quản lý sự cố
Quản lý hồ sơ tài liệu
Quản lý kinh doanh
- Phối hợp với các bên liên quan để đáp ứng các yêu cầu theo luật pháp qui định
❖ Chuyên viên – các bộ phận trực thuộc Ban QLDA:
Nhiệm vụ của các chuyên viên QLDA bao gồm:
- Thực hiện nhiệm vụ do Trưởng Ban QLDA/Giám đốc dự án giao
- Phối hợp và thực hiện quản lý theo các Quy trình quản lý dự án
- Báo cáo công việc cho Trưởng ban QLDA
Biểu tổng hợp phân công trách nhiệm:
TT Danh sách nhân sự Công việc phân công Nhiệm vụ
1
2
3
Trang 7GIẢI PHÁP THỰC HIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Vòng đời dự án gồm có 5 giai đoạn:
▪ Chuẩn bị dự án (lập dự án đầu tư và xin cấp pháp lý)
Mỗi nhiệm vụ yêu cầu cần đưa ra 4 nội dung của giải pháp:
Nội dung quản lý dự án này được thiết lập một khung chung, tuy nhiên tùy vào dự án có qui
mô lớn hay nhỏ, phức tạp hay đơn giãn mà Giám đốc dự án sẽ đề xuất một số nội dung trên để đưa vào quản lý Không nhất thiết tất cả các dự án đều phải quản lý đủ 100% các nhiệm vụ này, sự đề xuất sẽ được ghi vào Kế hoạch và trình cho cấp có thẩm quyền chấp thuận trước khi thực hiện dự án
Nhiệm vụ quản lý dự án bao gồm:
Trang 81.Quản lý tiến độ: Quản lý tiến độ được thực hiện ở Ban QLDA và cho tất cả nhà thầu và các nhà tư vấn dự án
▪ Kế hoạch: Bao gồm Kế hoạch tiến độ tổng dự án, Kế hoạch tiến độ Khảo sát-Thiết kế, Kế hoạch tiến độ thi công, Danh mục các mốc tiến độ
▪ Nội dung quản lý tiến độ yêu cầu phải thực hiện, bao gồm:
o Kiểm soát tiến độ
Riêng đối với nhà thầu và tư vấn, sau khi hợp đồng được ký kết phải triển khai kế hoạch chi tiết với thời gian được chia nhỏ không quá một tháng, trình chủ đầu tư chấp thuận trước khi thực hiện
Việc kiểm soát tiến độ tập trung:
o Phân nhỏ công việc thi công thành những Sprint có thời gian thực hiện dưới 1 tháng để kiểm soát Tổ chức họp hàng ngày 15 phút để tháo gở cản trở đẩy nhanh tiến độ
o Kiểm soát mốc tiến độ của từng nhà thầu và cho toàn bộ dự án
o Đo lường kết quả thực hiện và so sánh với kế hoạch trong kiểm soát tiến độ theo biểu
đồ
o Việc chậm tiến độ sẽ được xử lý theo hợp đồng
o Việc phát sinh tiến độ do chủ đầu tư sẽ được điều chỉnh
▪ Kết quả mong muốn:
o Mỗi gói thầu thực hiện đúng tiến độ theo hợp đồng;
o Tổng tiến độ dự án thực hiện đúng tiến độ dự án đã được phê duyệt;
o Tháo gỡ những vướng mắc kịp thời để tất cả các nhà thầu đẩy nhanh tiến độ;
▪ Quy trình thực hiện: Thực hiện việc quản lý tiến độ theo Quy trình quản lý tiến độ SCR/PMO/QT.05-2017
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
Trang 92.Quản lý phạm vi công việc và khối lượng
▪ Kế hoạch: Nêu rõ phạm vi công việc dự án cần thực hiện Nêu rõ ràng phạm vi công việc của dự án (Phạm vi này phải phù hợp với Dự án đầu tư được duyệt)
TT Phạm vi công việc Phạm vi
không giao thầu Giao thầu Phạm vi Ghi chú
1 Chuẩn bị đầu tư
▪ Nội dung công việc:
o Khái toán phạm vi công việc theo yêu cầu trong bước khảo sát khách hàng và lập dự án
o Tính phạm vi/khối lượng trong bước thiết kế
o Thiết lập dự toán, tổng dự toán
o Thẩm định thiết kế-dự toán
o Phê duyệt thiết kế - dự toán
o Đề xuất khối lượng thay đổi, phê duyệt
o Xác nhận phạm vi công việc, khối lượng nghiệm thu thanh toán cho nhà thầu
▪ Kết quả mong muốn:
o Khái toán phạm vi công việc ban đầu sát với yêu cầu
o Khối lượng tính đúng, tính đủ
o Theo dõi, quản lý sự thay đổi khối lượng
o Quản lý việc thực hiện khối lượng đúng và đủ
▪ Quy trình thực hiện: Trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi khối lượng phát sinh, phát giảm thì thực hiện theo Quy trình quản lý sự thay đổi khối lượng & chất lượng SCR-DE-QT.17-2016 Xem lưu đồ quy trình đính kèm
Trang 10(Yêu cầu đính kèm: Tổng tiến độ dự án và các mốc tiến độ)
3 Quản lý chất lượng
Nội dung công việc quản lý chất lượng xây dựng bao gồm thiết lập Kế hoạch chất lượng (Plan), thực hiện các giải pháp đảm bảo chất lượng (QA) và thực hiện các giải pháp kiểm soát chất lượng (QC)
▪ Kế hoạch: Kế hoạch chất lượng cho dự án và trình duyệt, việc này TTCLand đã lập và ban hành Sổ tay Quản lý chất lượng SCR/KT/ST-01, các dự án đưa các nội dung vào để thực hiện
Kế hoạch quản lý chất lượng
▪ Nội dung thực hiện:
+ Thực hiện các giải pháp đảm bảo chất lượng, đây chính là các giải pháp phòng bệnh, bao gồm:
o Xây dựng các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu;
o Xem xét kết quả thiết kế, thẩm tra thiết kế;
o Kiểm soát các Tiêu chuẩn thi công & thí nghiệm được áp dụng;
o Xem xét, trình duyệt “quy trình bảo trì” của TVTK hay đơn vị cung cấp thiết bị lập
o Xem xét, trình duyệt “Đề cương giám sát thi công” của TVGS đệ trình
o Phê duyệt Biện pháp kiểm soát chất lượng (QCP - Quality control Procedure) do nhà thầu đệ trình cho từng công việc
o Phê duyệt kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm (ITP- Inspection & Test Plan) do nhà thầu
đệ trình cho từng công việc
o Phê duyệt Biện pháp thi công của từng công việc do nhà thầu đệ trình
o Xem xét, trình duyệt Kế hoạch nghiệm thu từng gói thầu do nhà thầu đệ trình
o Tuyển chọn nhân sự có năng lực;
o Đào tạo cho nhân sự hiểu rõ những yêu cầu về chất lượng để thực hiện;
o Phân nhỏ công việc thành những Sprint, có thời gian hoàn thành dưới 1 tháng, tổ chức rút kinh nghiệm và cải tiến sau mỗi Sprint
o Thực hiện kiểm tra đánh giá chất lượng nội bộ định kỳ;
Nội dung này đều phải thực hiện ở cấp Ban QLDA, nhà tư vấn và nhà thầu
+ Thực hiện các giải pháp kiểm soát chất lượng, đây là giải pháp chữa bệnh khi có lỗi chất lượng xảy ra:
o Kiểm tra Hệ thống quản lý chất lượng của các nhà thầu là phù hợp với kế hoạch chấp thuận;
o Kiểm tra nguồn lực nhà thầu, tư vấn giám sát: nhân lực, thiết bị, vật liệu
o Kiểm tra phòng thí nghiệm, các cơ sở sản xuất …
o Xem xét thiết kế, phát hiện sai sót, yêu cầu làm rõ
Trang 11o Kiểm tra, giám sát chất lượng vật tư, vật liệu, thiết bị trước khi lắp đặt vào công trình
o Kiểm tra chất lượng của từng công việc qua:
- Checklist công việc, checklist gói thầu, checklist công trình
- Kiểm tra qua các thí nghiệm
- Kiểm tra qua quan trắc
- Kiểm tra qua chạy thử
- Kiểm tra qua kiểm định
- Kiểm tra công việc bảo hành
o Xử lý sự cố xảy ra - nếu có
o Tổ chức thực hiện nghiệm thu, bàn giao
▪ Kết quả mong muốn:
o Chất lượng đáp ứng yêu cầu của Chủ đầu tư, tất cả các lỗi chất lượng phải được xử lý trước khi nghiệm thu
o Chất lượng được kiểm soát và đúng ngay từ đầu;
o Chất lượng là bao gồm chất lượng công trình và những dịch vụ đi kèm;
▪ Quy trình thực hiện: Quản lý chất lượng trong giai đoạn xây dựng bao gồm quản lý chất
lượng trong khảo sát, thiết kế và thi công nghiệm thu được thực hiện theo các quy trình:
o Quy trình quản lý chất lượng khảo sát SCR-PRE-QT.01-2012
o Quy trình quản lý chất lượng thiết kế và dự toán SCR-PRE-QT.02-2014
o Quy trình quản lý chất lượng xây dựng trong thi công SCR-DE-QT.04-2016
o Quy trình tổ chức nghiệm thu SCR-DE-QT.02-2015
o Quy trình tổ chức bàn giao HTKT SCR-DE-QT.16-2016
o Quy trình tổ chức bàn giao BĐS SCRS-DVKH-QT.04-2016
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
4.Quản lý chi phí:
▪ Kế hoạch: Nêu những con số: TMĐT, Dự toán-Tổng dự toán, Chi phí thi công… xem đây là
số liệu để giới hạn trong kiểm soát chi phí
(Yêu cầu phải ghi những thông tin trên tùy theo từng dự án bằng con số cụ thể để theo dõi)
▪ Nội dung công việc:
o Quản lý việc thiết lập Tổng mức đầu tư có cơ sở và độ tin tưởng cao
o Quản lý đơn giá, khối lượng, dự toán sát với thị trường
o Quản lý đơn giá hợp đồng, giá thành hợp đồng dưới dự toán được duyệt
o Tổng chi phí phải thấp hơn TMĐT, nếu vượt phải xin phép và được phê duyệt mới thực hiện
o Ngân sách sẵn có để kịp thanh toán cho nhà thầu
Trang 12▪ Kết quả mong muốn:
o Đơn giá, khối lượng thanh toán đúng và đủ
o Có kế hoạch và chi trả chi phí cho nhà thầu kịp thời
▪ Quy trình thực hiện: Quản lý chi phí dự án thực hiện theo Quy trình SCR/DE/QT.19
5.Quản lý sự thay đổi: Sự thay đổi ở đây là sự thay đổi dự án bao gồm thay đổi nhân lực, vật liệu, thiết bị, biện pháp thi công, phạm vi công việc- khối lượng, tiến độ, thiết kế, Tổng mức đầu tư tùy theo trách nhiệm mà sự thay đổi phải nói rõ cấp thẩm quyền phê duyệt mới được thực hiện
▪ Kế hoạch: Đưa ra biểu mẫu tổng hợp theo dõi những thay đổi để theo dõi
▪ Nội dung công việc:
o Tiếp nhận đề nghị yêu cầu thay đổi, phân tích, kết luận và trình lãnh đạo phê duyệt;
o Theo dõi, kiểm soát việc thực hiện những thay đổi;
o Thực hiện nghiệm thu để thanh toán việc thay đổi, nếu làm tăng giảm chi phí dự án;
▪ Kết quả mong muốn:
o Giải quyết nhanh gọn khi có thay đổi
o Sự thay đổi thật sự cần thiết;
o Sự thay đổi đã được thực hiện đúng như phê duyệt;
▪ Quy trình thực hiện: Việc thay đổi khối lượng và chất lượng sẽ thực hiện theo Quy trình SCR-PMO-QT.09-2017 và Quy trình tạm ứng thanh toán SCR-REG-QT.18-2016
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.) Yêu cầu thiết lập Biểu tổng hợp để theo dõi sự thay đổi
trình
Nội dung thay đổi
Đề xuất bởi
Tình trạng
Giá trị phát sinh
Giá trị phát giảm
Tiến độ tăng
Tiến độ giảm
Ghi chú
6.Quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường & phòng chống cháy nổ
▪ Kế hoạch: Hệ thống tổ chức ANLĐ-VSMT-PCCN, yêu cầu những tài liệu nhà thầu phải thiết lập trình chấp thuận, thực hiện kiểm soát theo tài liệu đã chấp thuận
▪ Nội dung công việc yêu cầu chủ yếu nhà thầu phải thực hiện:
o Lập Biện pháp/Kế hoạch an toàn-VSMT-PCCN
o Thực hiện các giải pháp đảm bảo an toàn-VSMT-PCCN (Phòng bệnh):
- Thiết lập Hệ thống quản lý ATLĐ-VSMT-PCCN của dự án;
Trang 13- Kiểm tra kế hoạch ứng phó với những tình huống khẩn cấp về tai nạn lao động, sự cố
về môi trường và cháy nổ cho từng nhà thầu;
- Thanh tra ATLĐ-VSMT-PCCN định kỳ;
- Điều tra, lập biên bản và báo cáo tai nạn lao động nếu có xảy ra;
- Tư vấn về ban hành mức phạt về ATLĐ-VSMT-PCCN
o Thực hiện các giải pháp kiểm soát an toàn – VSMT (chữa bệnh):
- Kiểm tra Hệ thống quản lý ATLĐ, VSMT & PCCN của các nhà thầu;
- Kiểm soát thực hiện Biện pháp ATLĐ, VSMT & PCCN của các nhà thầu;
- Kiểm tra danh sách công nhân đã đăng ký với chính quyền địa phương;
- Kiểm tra công nhân đã được huấn luyện ATLĐ, VSMT & PCCN;
- Kiểm tra công nhân đã được huấn luyện an toàn nghề chuyên biệt;
- Kiểm tra danh sách thiết bị thi công và lái máy đảm bảo an toàn;
- Kiểm tra mặt bằng an toàn trong thi công;
- Kiểm tra nội Quy, biển báo, hệ thống loa phóng thanh để nhắc nhở tại công trường;
- Kiểm tra sử dụng trang bị phòng hộ của công nhân trên công trường;
- Yêu cầu nhà thầu thực hiện cam kết ATLĐ, VSMT & PCCN
- Cảnh báo và đề xuất xử phạt các vi phạm về ATLĐ, VSMT & PCCN theo Quy định của Chủ đầu tư;
- Kiểm soát ATLĐ, VSMT & PCCN trên công trường phát hiện sự không phù hợp và yêu cầu sửa chữa;
- Kiểm soát chặt chẽ các biện pháp thi công có khả năng xảy ra sụp đổ gây tai nạn cho người và tài sản;
▪ Kết quả mong muốn:
o Phòng ngừa không để xảy ra tai nạn gây thương tích hoặc tử vong tại công trình;
o Phòng ngừa không để xảy ra những sự cố sụp đổ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình;
o Phòng ngừa không để môi trường xây dựng ảnh hưởng đến người làm việc và cộng đồng dân cư;
o Phòng chống triệt để mọi cháy nổ xảy ra trong quá trình thi công;
▪ Quy trình thực hiện: Quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường & phòng chống cháy nổ theo Quy trình SCR-DE-QT.06 và SCR-DE-QT.07-2012
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm)
7.Quản lý chọn thầu
▪ Kế hoạch: Kế hoạch chọn thầu
▪ Nội dung công việc:
o Phối hợp với Phòng đấu thầu & cung ứng lập Kế hoạch chọn thầu và trình phê duyệt;