Bước đầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý đào tạo cao học của trường đại học dược hà nội

Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về vai trò của công nghệ thông tin chưa đầy đủ; thực hiện chưa triệt để các chủ trương, chính sách của Đảng và N

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

TRẦN BÌNH ĐỊNH

BƯỚC ĐẦU XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ

ĐÀO TẠO CAO HỌC CỦA TRƯỜNG

ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ DƯỢC HỌC

HÀ NỘI-2007

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

TRẦN BèNH ĐỊNH

BƯỚC ĐẦU XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN Lí

ĐÀO TẠO CAO HỌC CỦA TRƯỜNG

ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

Chuyên ngành: tổ chức quản lý dược

Mã số : 60.73.20

LUẬN VĂN THẠC SĨ DƯỢC HỌC

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Từ Minh Koúng

HÀ NỘI-2007

cạnh nỗ lực của bản thân em còn có sự hỗ trợ rất lớn của các thầy cô giáo, bạn bè và gia đình về mọi mặt

Trước tiên tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến thày giáo PGS.TS

Từ Minh Koóng và TS Nguyễn Thanh Bình cùng thày giáo Nguyễn

hoàn thành đề tài này và động viên tôi rất nhiều

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu, Phòng sau đại học, các thày cô giáo trong bộ môn Quản lý Kinh tế Dược trường Đại học Dược

Hà Nội, những người giảng dạy nhiệt tình, tận tâm hướng dẫn và truyền đạt những kinh nghiệm quý báu, động viên và tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài này, giúp cho tôi có được những kinh nghiệm thực tế trong công tác của mình

Và tôi cũng xin được bày tỏ lòng cảm ơn đến các đơn vị đã tạo điều kiện cho tôi được hoàn thành cuốn luận văn này

Cuối cùng tôi xin trân thành cảm ơn gia đình, bạn bè và đồng nghiệp

đã nhiệt tình giúp đỡ tôi, động viên và khích lệ tôi trong quá trình học tập

Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội ngày 27 tháng 12 năm 2007

Trần Bình Định

1 CSDL : Cơ sở dữ liệu

2 HQTCSDL : Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

3 NQ/TW : Nghị quyết trung ương

4 CP : Chính phủ

5 LAN : Mạng cục bộ

6 CNTT : Công nghệ thông tin

Chương 2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 26

2.4 Yêu cầu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu 27

3.1 Khảo sát và xác định thông tin đầu vào.viên cao học 28

3.1.3 Xác định thông tin cần khai thác 30

3.2.Các bước thiết kế hệ quản trị cơ sở dữ liệu 31 3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 31

3.2.2 Xây dựng phần mềm tương tác với cơ sở dữ liệu 40

Thứ tự Tên hình Số trang

1 Hình 1.1 tổng quan hệ quản lý và khai thác 20

2 Hình 1.2 mô hình ứng dụng tổng quan của hệ thống

áp dụng hệ tài liệu điện tử

20 Hình 3.18 Hình giao diện danh sách học viên 42

21 Hình 3.19 Hình giao diện nhập lí lịch học viên 43

22 Hình 3.20 Hình giao diện nhập điểm thi học viên đầu

vào

44

23 Hình 3.21 Hình giao diện nhập điểm thi hết môn 45

25 Hình 3.23 Hình giao diện sửa điểm 47

26 Hình 3.24 Hình giao diện mục giao đề tài 47

27 Hình 3.25 Hình giao diện mục nhập đăng ký đề tài 48

28 Hình 3.26 Hình giao diện mục nhập đăng ký đề tài 49

29 Hình 3.27 Hình giao diện mục biên bản họp ban

31 Hình 3.29 Hình giao diện danh sách học hàm 52

32 Hình 3.30 Hình giao diện danh sách học vị 53

33 Hình 3.31 Hình giao diện danh sách môn học 53

34 Hình 3.32 Hình giao diện danh sách chuyên ngành 54

35 Hình 3.33 Hình giao diện thêm học vị 54

36 Hình 3.34 Hình giao diện thêm học hàm 55

37 Hình 3.35 Hình giao diện thêm giảng viên 55

38 Hình 3.36 Hình giao diện thêm môn học 56

39 Hình 3.37 Hình giao diện thêm ngành học 57

40 Hình 3.38 Hình giao diện thêm trường đào tạo 57

41 Hình 3.39 Hình giao diện thêm tỉnh thành phố 57

42 Hình 3.40 Hình giao diện nộp luận văn 58

43 Hình 3.41 Hình giao diện nộp luận văn 58

44 Hình 3.42 Hình giao diện upload luận văn 59

45 Hình 3.43 Hình giao diện Danh sách học viên 62

46 Hình 3.44 Hình giao diện Điểm thi đầu vào 63

49 Hình 3.47 Hình giao diện điểm học viên 65

50 Hình 3.48 Hình giao diện điểm học viên 65

51 Hình 3.49 Hình giao diện tra cứu luận văn 66

52 Hình 3.50 Hình giao diện tra cứu luận văn 66

53 Hình 3.51 Hình giao diện mẫu in kết quả dự thi 67

54 Hình 3.52 Hình giao diện mẫu in thi hết học phần 67

55 Hình 3.53 Hình giao diện bảng điểm tốt nghiệp thạc

Đặt vấn đề

Hiện nay, công tác tin học hóa văn phòng đang được đẩy mạnh hơn bao giờ hết Quá trình này diễn ra ở hầu hết các cơ quan, trường học, các viện nghiên cứu… và đã mang đến những tác dụng to lớn, giúp quản lý và nghiên cứu hiệu quả những vấn đề còn là tồn tại trong thời gian trước đây

Quá trình tin học hóa văn phòng được hiểu là ứng dụng tin học trong các thao tác, công việc mà trước đây phải làm trên giấy Nay, mọi thông tin, tài liệu được lưu trữ và xử lý trên máy vi tính bằng các phần mềm chuyên nghiệp để đem lại các kết quả như mong muốn, giúp tiết kiệm công sức, thời gian và tiền bạc

Đây là một bước đi tất yếu đáp ứng những đòi hỏi ngày càng cao của thời đại Các công việc tại thời điểm hiện tại và trong tương lai gần đều đòi hỏi phải

có sự truy cập và cung cấp thông tin liên hoàn, ở khoảng cách xa, với thời gian ngắn Tất cả các yếu tố này không thể giải quyết bằng các phương pháp thông thường

Cũng như bất cứ một loại hình đào tạo nghiên cứu khác, trường Đại học Dược Hà Nội cũng cần phải thực hiện những công việc đòi hỏi cho kết quả chính xác, nhanh chóng trong khoảng thời gian ngắn

Với chủ truơng gắn đào tạo với thực tiễn của đất nước, những năm gần đây, lượng học viên cao học ngày càng gia tăng Từ sự gia tăng số lượng học viên đó mà yêu cầu về quản lý các học viên ngày càng cấp thiết Không những thế, yêu cầu về quản lý và khai thác hiệu quả luận văn của các học viên cũng là một nhu cầu bức thiết đặt ra Sự khai thác hiệu quả nguồn luận văn của các học

viên cao học giúp cho quá trình học tập và nghiên cứu của các học viên và chuyên gia trong lĩnh vực liên quan đạt được sự mong muốn về thời gian và chất lượng

Với nhu cầu và mong muốn đó, chúng tôi thực hiện đề tài: ”Bước đầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý đào tạo học viên cao học”, với hai mục tiêu:

1 Xây dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin phục vụ cho công tác quản lý đào tạo học viên cao học

2 Xây dựng phần mềm để quản trị và khai thác cơ sở dữ liệu nêu ở trên

Mọi thông tin đều được lưu trên giấy tờ và được con người quản lý thủ công Tuy nhiên khi các hoạt động xã hội của loài người phát triển, lượng thông tin cũng trở nên đồ sộ Do đó việc quản lý và khai thác các tài nguyên tri thức cũng gặp nhiều khó khăn Trong thời đại mới sẽ xuất hiện khó khăn về tìm kiếm, lưu trữ và sử dụng chung các tài liệu Các khó khăn này còn là các khó khăn trong an toàn quản lý, có thể nảy sinh nguy cơ thất lạc hoàn toàn tài liệu nếu xảy

ra các thảm họa như hỏa hoạn, động đất, bên cạnh đó còn là sự giảm sút về chất lượng tài liệu Chính vì thế mà tin học hóa sẽ là một yêu cầu tất yếu để có thể

khắc phục những khó khăn và đáp ứng đòi hỏi của thời đại mới

Tình hình phát triển công nghệ thông tin ở nước ta hiên nay Ngay từ thời

kỳ chống Mỹ cứu nước, Đảng và Nhà nước đã có chủ trương vận dụng công

nghệ - thông tin trong một số lĩnh vực Bước sang thời kỳ đổi mới, chủ trương ấy

đã được nhấn mạnh và cụ thể hoá trong nhiều nghị quyết của Đảng và Chính phủ Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30-3-1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu : "Tập trung sức phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học, " Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương (khoá VII) ngày 30-7-1994 xác định : "Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, như công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân" Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh : "Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến

rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả của nền kinh tế Hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế" Để thể chế hoá

về mặt Nhà nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 04 tháng 8 năm 1993 về "Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90" Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70 công nghệ thông tin ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Nhận thức của toàn xã hội về vai trò

và ý nghĩa quan trọng của công nghệ thông tin đã được nâng lên một bước Nguồn nhân lực về công nghệ thông tin tăng lên đáng kể Viễn thông đang phát triển nhanh theo hướng hiện đại hoá Nghị quyết số 07/2000/NQ-CP ngày 05 tháng 6 năm 2000 của Chính phủ về xây dựng và phát triển công nghiệp phần

mềm giai đoạn 2000 - 2005 đang và sẽ tiếp tục tạo ra môi trường thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước đầu tư, kinh doanh, sản xuất và cung ứng dịch vụ phần mềm Tuy nhiên, công nghệ thông tin Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn so với

nhiều nước trên thế giới và khu vực Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêu cầu

về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn của công nghệ thông tin chưa được phát huy mạnh mẽ; việc phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin chưa được chuẩn bị kịp thời cả về số lượng và chất lượng,

về chuyên môn cũng như về ngoại ngữ, viễn thông và Internet chưa thuận lợi, chưa đáp ứng các yêu cầu về tốc độ, chất lượng và giá cước cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; đầu tư cho công nghệ thông tin chưa đủ mức cần thiết; quản lý nhà nước về lĩnh vực này vẫn phân tán và chưa hiệu quả, ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và còn lãng phí Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về vai trò của công nghệ thông tin chưa đầy đủ; thực hiện chưa triệt để các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng và sự quản lý của Nhà nước; chậm ban hành các chính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; quản lý nhà nước trong các lĩnh vực máy tính, viễn thông và thông tin điện

tử chưa thống nhất, thiếu đồng bộ, chưa tạo được môi trường cạnh tranh lành mạnh cho việc cung ứng dịch vụ viễn thông và Internet, chưa coi đầu tư cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu tư xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội [1], [2]

Đảng và chính phủ cũng đã có nhiều chủ trương và chương trình nhằm thực hiện công tác tin học hoá văn phòng và đưa công nghệ thông tin ứng dụng vào quản lý Tiêu biểu như đề án 112, tuy còn nhiều thiếu sót nhưng bước đầu

cũng đạt được những thành quả nhất định Tạo ra một phương thức làm việc mới

có sử dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước, nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ công chức nhà nước Nhiều cơ quan nhà nước

đã chuyển từ điều hành thủ công truyền thống sang điều hành qua mạng máy tính Lần đầu tiên thiết lập được hệ thống thông tin điện tử trong cả nước, hình thành hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ, bao gồm trung tâm tích hợp dữ liệu của các bộ, các tỉnh, mạng cục bộ (LAN) của mỗi cơ quan thuộc cơ cấu bên trong của bộ, tỉnh, mạng diện rộng liên kết các hệ thống tin học của bộ, tỉnh Trong đó điểm hội tụ của toàn hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ là cổng thông tin điện tử Chính phủ được khai trương và đưa vào vận hành ngày 9-9-

2005 Hệ thống thông tin điện tử của các bộ, tỉnh đã vận hành các phần mềm ứng dụng tin học hóa quản lý hành chính nhà nước và cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo của bộ, tỉnh và Thủ tướng Chính phủ Hơn 25 nghìn văn bản quy phạm pháp luật được cập nhật và công bố trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ Hơn

300 hệ thống thông tin điện tử được cài đặt tại các bộ, tỉnh, trong đó 35% hệ thống thông tin đã được vận hành trong bộ máy hành chính Hơn 60% số cán bộ công chức biết sử dụng thư điện tử hành chính (dạng gov.vn) và khai thác mạng internet Việc triển khai Ðề án 112 đã định hướng được kiến trúc hệ thống thông tin của Chính phủ, phối hợp xây dựng được một số chuẩn thông tin áp dụng để xây dựng và triển khai các dự án ứng dụng CNTT Kết quả này còn được lấy làm chuẩn cho các dự án ứng dụng công nghệ thông tin tham chiếu và áp dụng Hình thành hệ thống tổ chức quản lý, điều hành thực hiện Ðề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương Tất cả các bộ, tỉnh và các cơ quan trung ương khác (115 cơ quan) đều đã thành lập ban điều hành Ðề án 112

và thành lập trung tâm tin học để triển khai Ðề án 112 của bộ, tỉnh [4],[8], [11]

Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát

triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp,

hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá [1], [2]

Trong quá trình làm việc, học tập,nghiên cứu, nhiều sinh viên, học viên cao học hay những nhà nghiên cứu có nhu cầu tìm các thông tin có liên quan sẽ

dễ dàng thực hiện được với một hệ thống cơ sở dữ liệu có tính cấu trúc cao Việc xây dựng một cơ sở dữ liệu đề tài cao học sẽ giúp thực hiện công việc này dễ dàng hơn

Có nhiều công cụ để giúp người ta xây dựng một cơ sở dữ liệu như thế.Thông thường các ngôn ngữ được dùng là Microsoft Access, Fox Pro, SQL…Việc tích hợp những module tìm kiếm, những cơ sở dữ liệu vào trang web, và đặc biệt trang web của nhà trường là rất cần thiết và có tính thực tế rất cao.Phương pháp tìm kiếm thông tin trực tiếp trên máy tính là rất tiện lợi, nhanh chóng thay vì rất mất thời gian,công sức như tìm trên sổ sách Bằng công cụ tìm kiếm trên máy tính, người tìm có thể tìm bằng nhiều từ khóa khác nhau, phối hợp các trường tìm kiếm, các từ khóa khác nhau để nhanh chóng tìm ra những thông tin cần thiêt.Chúng ta có thể bắt gặp trong cuộc sống nhiều tình huống mà không thể giải quyết hiệu quả nếu thiếu các công cụ làm việc phù hợp Một

người sẽ vất vả thế nào nếu phải tìm trong thư viện một tài liệu cách đây 3 năm?

Rõ ràng, một hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ là một sự thay thế triệt để cho những thư viện truyền thống Một hệ thống cũng tỏ ra đặc biệt hữu ích khi giúp người tra cứu có thể tìm thông tin với nhiều đặc tính cùng lúc Ví dụ một người có thể dễ dàng gọi ra các luận án về cây bỏng nổ,từ năm 1999 đến năm 2003 Đặc biệt khi những search engine được tích hợp vào các website thì sự tiện ích càng lớn Người tìm kiếm có thể truy tìm thông tin từ rất xa nơi lưu trư, vào bất kể thời gian nào Lúc này thì yếu tố thời gian, không gian và khoảng cách không còn ý nghĩa nữa Đặc biệt khi những search engine được tích hợp vào các website thì

sự tiện ích càng lớn Người tìm kiếm có thể truy tìm thông tin từ rất xa nơi lưu trư, vào bất kể thời gian nào Lúc này thì yếu tố thời gian, không gian và khoảng cách không còn ý nghĩa nữa [7], [9], [10]

Bộ giáo dục đào tạo cũng có những văn bản cụ thể quy định việc phải ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý Đó là Quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT ngày 12 tháng 10 năm 2007 của

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Văn bản này quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên ở các đại học, học viện, trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp (dưới đây gọi tắt là trường) bao gồm: nội dung hồ sơ; hình thức hồ sơ; việc lập,

bổ sung và lưu trữ hồ sơ; chế độ báo cáo; trách nhiệm của các cơ sở giáo dục.[3]

Vậy quá trình tin học hóa sẽ đem lại các lợi ích sau:

Tin học có khả năng giải quyết vấn đề khối lượng thông tin ngày một tăng

Bất cứ cơ quan tổ chức nào trong thời đại ngày nay cũng đối mặt với lượng thông tin cần xử lý ngày một tăng nhanh.Máy tính với tốc độ tính toán lôgíc và

số học kỳ diệu sẽ là một sức mạnh trợ giúp trong khâu xử lý thông tin [1]

Tin học giải quyết vấn đề lưu trữ và tìm kiếm

Việc tìm kiếm, trích dẫn hoặc sao lại nội dung thông tin trong quá khứ là một trong các công việc tốn nhiều thời gian của cán bộ Không gian chứa, thời gian đổi mới vật mang tin, quản lý thông tin các loại cần lưu trữ v v… là những khó khăn rất lớn của công tác lưu trữ, tìm kiếm thông tin Máy tính điện tử với những thiết bị nhớ hiện đại như đĩa từ, đĩa quang học với dung lượng cực lớn trên một đơn vị diện tích rất nhỏ và khả năng tìm lại, trích dẫn, sao chép thông tin văn bản từ các bộ nhớ sẽ góp phần giải quyết vấn đề này [1]

Máy tính góp phần bảo đảm thông tin, phản ánh đúng hiện trạng của đối tượng

Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo, thông tin phải phản ánh đúng về hiện trạng của đối tượng và thời điểm cần xem xét Yêu cầu này bắt buộc phải cập nhật đầy đủ những thay đổi của đối tượng quản lý trong suốt thời kỳ tồn tại và phát triển của nó Với cách thức thủ công, việc cập nhật dễ bị sao nhãng hoặc tùy tiện Nhờ máy tính có lưu trữ và so sánh với những thông tin trong quá khứ vì vậy khi cập nhật số liệu luôn luôn được kiểm tra lôgíc, do đó góp phần giảm lỗi trong thông tin [1]

Tin học bảo đảm cung cấp thông tin cho cán bộ

Việc sử dụng công cụ xử lý thủ công không cho phép làm tốt hơn được Một mạng vi tính cho phép truyền thông tin từ vụ này sang vụ khác, cho phép

xem trực tiếp trên màn hình những văn bản quyết định không cần phải in ra giấy hay sao chụp lại [1]

Việc chậm triển khai công tác tin học hóa cũng như ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu của quá trình quản lý sẽ làm cản trở việc đem lại hiệu quả cao trong công việc, không đáp ứng được những yêu cầu của thời đại mới Với khối lượng công việc ngày càng tăng dù ở bất cứ đâu, các công sở hay trường đại học, đều cần áp dụng công nghệ thông tin để xử lý quá trình này, giảm các khâu trung gian không cần thiết [1]

1.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quản lý đào tạo 1.2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Định nghĩa về cơ sở dữ liệu : Một chỗ chứa có tổ chức tập hợp các tập tin

dữ liệu có tương quan, các mẫu tin và các cột Ngày nay cơ sở dữ liệu tồn tại trong mỗi ứng dụng thông dụng, ví dụ : hệ kho và kiểm kê, hệ đặt chỗ máy bay,

hệ nguồn nhân lực, điều khiển quá trình sản xuất [5], [9], [11]

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Một tập các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu

và cung cấp các dịch vụ xử lý cơ sở dữ liệu cho những người phát triển ứng dụng

và cho những người dùng cuối Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp một giao diện giữa người dùng và dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu biến đổi cơ sở dữ liệu vật

lý thành cơ sở dữ liệu logic

Với các định hướng trên thì một cơ sở dữ liệu như thế phải hàm chứa các đặc tính sau:

+ Giao diện Web-based, khả năng cài đặt trên nhiều hệ điều hành, nhiều

cơ sở dữ liệu khác nhau (Windows, Linux, Unix , MS SQL Server, Lotus

Domino ) và đặc biệt là hoàn toàn tuân theo chuẩn tiếng Việt Unicode Hoàn toàn hỗ trợ giao diện web, hệ thống còn tạo ra một giao diện web cho người sử dụng một cách thuận tiện nhất, phù hợp nhất với công việc của mình Người sử dụng có thể dễ dàng truy nhập đến các tài liệu thông qua cơ chế quản lý phân cấp văn bản, nhanh chóng truy nhập vào các văn bản và các thư mục làm việc thông qua giao diện web, quản lý các tài liệu làm việc thông qua giao diện web Người

sử dụng cuối có thể duyệt văn bản, tìm kiếm, gọi ra và nhập vào các văn bản thông qua trình duyệt web Hơn nữa, ngoài các giao diện mặc định của ứng dụng, hệ thống cho phép thay đổi chỉnh sửa giao diện phù hợp với người sử dụng một cách nhanh chóng và thuận tiện, không đòi hỏi kỹ năng lập trình

+ Cơ sở dữ liệu tích hợp với hệ điều hành Windows và các ứng dụng soạn thảo văn bản Microsoft Office: Word, Exccel, PowerPoint, nhằm cho phép khai thác trực tiếp hệ thống từ các ứng dụng đó Ngoài ra các ứng dụng khác cũng có thể tích hợp với hệ thống như thư tín điện tử, Window explorer, fax, máy quét,

hệ thống nhận dạng tiếng Việt, v vv

+ Chương trình hỗ trợ nhập nội dung văn bản quan module scanner, có thể quét nhiều trang văn bản cùng một lúc Các file được lưu dưới dạng các file ảnh

+ Chương trình cũng tích hợp được với hệ thống nhận dạng tiếng Việt (OCR), qua đó nếu quét tài liệu, chương trình sẽ tự động nhận dạng các ký tự tiếng Việt trong nội dung văn bản

+ Hệ thống sẽ tuân theo chuẩn DMS, đảm bảo tính bảo mật của văn bản.Hệ thống xác nhận người sử dụng web trước khi cho phép truy nhập vào hệ thống văn bản Hệ thống còn cho phép bảo mật ở mức folder và mức văn bản.Hệ thống còn là hệ thống quản lý tài liệu điện tử được thiết kế tích hợp chặt chẽ với

quản lý quy trình do đó vai trò của người sử dụng trong việc truy nhập, cấp độ truy nhập và xử lý thông tin được quản lý chặt chẽ theo đúng chức năng và quyền hạn được phân công trong tổ chức Mỗi người sử dụng truy cập vào hệ thống đều được quản lý theo các hồ sơ (profile) trong đó xác định rõ quyền khai thác thông tin, cấp độ khai thác thông tin và xử lý thông tin của họ trong tổ chức

+ Hệ thống hoàn toàn đáp ứng khả năng hoạt động với cơ sở dữ liệu lớn, với chức năng quản trị cơ sở dữ liệu, hệ thống cho phép quản trị các tham số của

hệ thống như quản trị các danh mục, luồng công việc ; hệ thống cũng cung cấp chức năng giám sát hệ thống và chức năng đồng bộ cơ sở dữ liệu [5], [7], [9], [11]

Các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

Vai trò mô tả dữ liệu

Tìm kiếm dữ liệu đã lưu trữ

Câp nhật dữ liệu

Chuyển hóa dữ liệu giữa các mức lược đồ

Điều khiển tính an toàn và toàn vẹn dữ liệu

Quản lý dữ liệu ở mức thấp [13], [17]

Các tiêu chí cơ bản của hệ quản lý tài liệu điện tử

• Tính an toàn trong lưu trữ tài liệu: tài liệu phải được lưu trữ trên các thiết

bị lưu trữ an toàn, có cơ chế sao lưu phục hồi định kì

• Tính riêng tư trong quản lý các nguồn tài liệu: mỗi tài liệu có các thành

phần truy nhập tài liệu ở các mức khác nhau và có tính riêng tư Do vậy hệ phải có khả năng kiểm soát quyền truy cập tài liệu ở các mức khác nhau

ứng với các đối tượng sử dụng khác nhau

• Kiểm soát được các thay đổi của tài liệu: tài liệu phải được kiểm soát sự

thay đổi về phiên bản để người sử dụng có thể khai thác sử dụng được các phiên bản trước đó

• Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu hiệu quả: yêu cầu này là rất cấp thiết vì mục tiêu

của hệ thống là phục vụ tối đa khả năng khai thác tài nguyên của người sử dụng, do đó người sử dụng cần được cung cấp khả năng tìm kiếm thật hiệu quả để có thể tìm ra được các tài liệu mong muốn từ những thông tin mà anh có về tài liệu

• Hỗ trợ quản lý nhiều loại tài liệu: các loại hình tài liệu điện tử rất phong

phú, do đó hệ thống cần hỗ trợ được khả năng quản lý nhiều loại tài liệu, khả năng xem trực tuyến nếu máy tính của người khai thác không cài phần mềm đặc chủng để xem tài liệu

• Hệ hoạt động ổn định: đây là tiêu chí mà hệ thống nào cũng cần phải thỏa

mãn, tuy nhiên riêng đối với hệ quản lý tài liệu điện tử thì nó đặc biệt quan trọng vì những tài liệu hệ thống quản lý là rất quan trọng [9], [13], [17] Ngoài ra còn một số các yêu cầu khác thể hiện tính chuẩn của hệ ví dụ như

hệ có thể cho phép xuất dữ liệu ra các dạng ngôn ngữ mô tả dữ liệu khác Để đáp ứng được tính năng này, bản thân các thông tin về tài liệu mà hệ lưu trữ phải

đủ đáp ứng các nhu cầu về thông tin của người sử dụng trong cả hiện tại và tương lai

Như vậy có thể thấy rõ những ưu điểm của việc lưu trữ giữ liệu theo hệ thống, điều mà không thể có được trong các loại hình lưu trữ thông thường khác

Theo yêu cầu của một cơ sở dữ liệu như thế thì người thực hiện quyết

định sử dụng SQL để làm cơ sở dữ liệu Ngôn ngữ để viết phần mềm truy cập cơ

sở dữ liệu là ASP Đây là một ngôn ngữ lập trình máy chủ phổ biến trên thế giới

do các ưu điểm của vốn có của nó ASP là một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học, mã lệnh tương tự như VisualBasic , dễ thực hành thí nghiệm Trên thế giới,việc xây dựng những cơ sở dữ liệu với mục đích tìm thông tin đã trở nên rất phổ biến.Có rất nhiều phần mềm mã nguồn mở,mang lại khả năng ứng dụng cao Hầu hết các trường đại học lớn trên thế giới đều có thư viện điện tử và xây dựng một cơ sở dữ liệu là bước khởi đầu cho một quá trình như thế Trong điều kiện nền kinh tế đang phát triển như nước ta thì nhu cầu cho những cơ sở dữ liệu như thế mới bắt đầu hé mở Vì vậy mỗi cơ sở phải xây dựng một công cụ tìm kiếm riêng cho mình, một công cụ mang tính chuyên sâu trong lĩnh vực quản lý và có các tính năng thân thiện với người dùng là người Việt Trong nước cũng đã có nhiều công cụ tìm kiếm tương tự ở các lĩnh vực khác nhau.Việc tham khảo những công cụ như thế giúp rút ngắn quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu và bỏ qua những lỗi có thể mắc phải,áp dụng những ưu điểm và cụ thể hóa vào hệ thống

Có rất nhiều phần mềm cơ sở dữ liệu tương tự ở các lĩnh vực khác nhau được xây dựng bởi các công ty phần mềm danh tiếng trong nước.Chẳng hạn phần mềm Edocman của công ty máy tính và truyền thông CMS đã được sử dụng ở 20 doanh nghiệp và 4 bộ ban nghành,đem lại hiệu quả cao

1.2.2 Tổ chức ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu

1.2.2.1 Đối tượng ứng dụng

• Một cá nhân có thể sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu để khai thác và cập

nhật thông tin về các học viên cũng như luận văn của họ

• Các tổ chức có nhiều hoạt động liên quan đến văn bản, các file dữ liệu về luận văn cao học có thể cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu và toàn bộ thành viên của tổ chức sẽ khai thác dữ liệu thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu

• Các nhóm làm việc có quan hệ với nhau về các file dữ liệu sử dụng chung

có thể sử dụng hệ quản lý luận văn để tạo ra các thư mục tài liệu tham khảo khác nhau và chia sẻ giữa các nhóm

• Một cộng đồng bất kì cũng có thể sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu để khai thác thông tin [5], [9], [17]

Từ đó ta thấy hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp và phát huy hiệu quả nhất khi được cài đặt trên các mạng máy tính từ nhỏ đến lớn của các tổ chức, thậm chí

có thể cài đặt để hệ thống hoạt động trên internet nếu các kĩ thuật cài đặt đảm bảo an toàn, tốc độ đường truyền đủ nhanh cho việc truyền tài những file dữ liệu lớn

Mục đích đầu tiên của hệ CSDL là cung cấp một môi trường để tìm lại thông tin và lưu thông tin trong CSDL các người sử dụng cơ sở dữ liệu được phân thành bốn nhóm tuỳ theo cách thức họ trao đổi với hệ thống Các người lập trình ứng dụng: là nhà chuyên môn máy tính người trao đổi với hệ thống thông qua các lời gọi DML được nhúng trong một chương trình được viết trong một ngôn ngữ chủ - host language ( Pascal, C, Cobol ) Các chương trình này thường được tham khảo như các chương trình ứng dụng Vì cú pháp DML thường rất khác với cú pháp của ngôn ngữ chủ, các lời gọi DML thường được bắt đầu bởi một ký tự đặc biệt như vậy mã thích hợp mới có thể được sinh Một

bộ tiền xử lý đặc biệt, được gọi là tiền biên dịch (precompiler ) DML, chuyển các lệnh DML thành các lời gọi thủ tục chuẩn trong ngôn ngữ chủ Bộ biên dịch

ngôn ngữ chủ sẽ sinh mã đối tượng thích hợp Có những ngôn ngữ lập trình phối hợp cấu trúc điều khiển của các ngôn ngữ giống như Pascal với cấu trúc điều khiển để thao tác đối tượng CSDL Các ngôn ngữ này ( đôi khi được gọi là ngôn ngữ thế hệ thứ tư ) thường bao gồm các đặc điểm đặc biệt để làm dễ dàng việc sinh các dạng và hiển thị dữ liệu trên màn hình [5]

· Các người sử dụng thành thạo: Trao đổi với hệ thống không qua viết trình Thay vào đó họ đặt ra các yêu cầu của họ trong ngôn ngữ truy vấn CSDL ( Database query language ) Mỗi câu vấn tin như vậy được đệ trình cho bộ xử lý vấn tin, chức năng của bộ xử lý vấn tin là "dịch" các lệnh DML thành các chỉ thị

mà bộ quản trị lưu trữ hiểu Các nhà phân tích đệ trình các câu vấn tin thăm dò

dữ liệu trong cơ sở dữ liệu thuộc vào phạm trù này

· Các người sử dụng chuyên biệt: Là các người sử dụng thành thạo, họ viết các ứng dụng CSDL chuyên biệt không nằm trong khung xử lý dữ liệu truyền thống Trong đó, phải kể đến các hệ thống thiết kế được trợ giúp bởi máy tính ( computer-aided design systems ), Cơ sở tri thức (knowledge-base ) và hệ chuyên gia ( expert systems ), các hệ thống lưu trữ dữ liệu với kiểu dữ liệu phức tạp ( dữ liệu đồ hoạ, hình ảnh, âm thanh ) và các hệ thống mô hình môi trường ( environment-modeling systems )

· Các người sử dụng không chuyên: là các người sử dụng không thành thạo, họ trao đổi với hệ thống bởi cầu dẫn một trong các chương trình ứng dụng thường trực đã được viết sẵn [10]

1.2 2.2 Các thành phần trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh

và khép kín

Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu khi được cài đặt và tích hợp các chức năng

một cách hoàn chỉnh sẽ tạo ra một qui trình khai thác thông tin và tài liệu khép kín Một qui trình khai thác thông tin và tài liệu sẽ bao gồm các bước đầu vào,

giai đoạn lưu trữ khai thác, bước xuất bản đầu ra Khi đó hệ thống sẽ có các thành phần sau:

• Thành phần thu thập chuyển đổi tài liệu từ nhiều hình thức(ví dụ như giấy tờ) sang dạng tài liệu số, tức là các file dữ liệu Đây sẽ là các thiết bị chuyển đổi tương tự sang số, các phần mềm nhận dạng

• Thành phần thực hiện quản lý tài liệu và quản lý người sử dụng Đây hoàn toàn là các phần mềm quản lý và được sử dụng nhiều nhất

• Thành phần xuất bản tài liệu từ dạng số sang các dạng văn bản giấy Ngược với thành phần thu thập, đây sẽ là các thiết bị chuyển đổi số sang tương tự và thường không có các phần mềm đặc biệt [5], [10]

Ngoài ra hệ quản lý tài liệu lý tưởng có thể có thêm môđun cập nhật tài liệu theo lô Tức là nhận đầu vào là một số lượng lớn các file dữ liệu và kết quả đầu ra là các file dữ liệu được cập nhật vào CSDL và được phân loại chính xác

1.2 2.3 Mô tả thao tác ứng dụng thực tế

Thao tác đầu vào

Các văn bản dưới dạng giấy tờ được chuyển sang dạng tài liệu số nhờ các thiết bị đầu vào như máy quét và kết hợp với phần mềm nhận dạng kí tự Sau các thao tác trên, các văn bản đã được số hóa và cho ra các file dữ liệu với các khuôn

dạng xác định Các file dữ liệu có thể là các file văn bản, các file ảnh, hay là một dạng tài liệu bất kì

Hiện nay công nghệ sử dụng để nhận dạng các kí tự từ máy quét ảnh để chuyển đổi sang dạng văn bản đã rất phát triển và cho phép nhận dạng khá chính xác Công nghệ đó có tên là Optical Character Recognizer (OCR) Văn bản giấy được đặt lên máy quét quang học và kết quả đầu ra là một file văn bản dạng text Việc áp dụng công nghệ này làm giảm đi rất nhiều công sức nhập liệu của các văn thư Hiện nay Việt Nam cũng đã có phần mềm nhận dạng chữ tiếng Việt

Một số phần mềm phổ dụng:

• VnDocR : sản phẩm của viện công nghệ thông tin, có khả năng nhận dạng tiếng Việt in, có độ chính xác tới 99,9%

• ONIPAGE 8.0, 9.0 của hãng Caere Corporation, Mỹ

• ReCogNita 5.0 của hãng GeCogNita , Hunggary

• Curneiform 3.0 của Cognitive technology, Mỹ

• TexBridge Pro 3.0 của Xerox

• IMAG-In 4.0 của Pháp

Các phần mềm này thường được sử dụng trong nhận dạng ký tự, giúp quá trình nhập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác

Thao tác nhập dữ liệu theo lô

Các tài liệu được đặt vào một vị trí thư mục nhất định Phần mềm chuyên dụng sẽ đọc và phân loại tài liệu vào các mục nhất định trong cấu trúc lưu trữ của

cơ sở dữ liệu

Hiện nay để thực hiện được quá trình phân loại tài liệu tự động này, cần phải có các giải thuật tìm kiếm từ khóa, có các bộ từ điển thuật ngữ chuyên ngành và lý thuyết về text mining ứng dụng cho việc phân loại tài liệu tự động Việc cập nhật và phân loại theo lô có ý nghĩa lớn khi áp dụng cài đặt hệ thống trên một hệ máy tính đã có quá nhiều file văn bản dữ liệu lưu trữ từ trước, do đó việc phân loại thủ công sẽ mất rất nhiều công sức

Việc cập nhật theo lô cũng có ý nghĩa nếu hệ được cài đặt trong một tổ chức mà hàng ngày các giao dịch về file văn bản dữ liệu diễn ra nhiều, tổ chức phải nhận rất nhiều file tài liệu từ các bộ phận gửi tới và cần phải phân loại

Tất nhiên các file văn bản để nhận dạng tốt, ngoài việc có một phần mềm nhận dạng hiệu quả, bộ từ điển phong phú còn cần tuân theo một định dạng sẵn có

Chức năng quản lý và khai thác

Đây là hệ phần mềm quản lý các tài liệu đang được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Phần mềm hỗ trợ các chức năng khai thác như tìm kiếm, tạo các nhóm tài liệu, tạo các liên kết về nội dung của các tài liệu, tạo các tài liệu mới Phần mềm còn quản lý người sử dụng, quản lý tầm hạn làm việc của từng người sử dụng, quản lý các chia sẻ về tài liệu giữa các thành viên, phần mềm thực hiện các thao tác thống kê…

Hình 1-1 tổng quan hệ quản lý và khai thác

Thao tác xuất bản tài liệu

Các file dữ liệu khi có nhu cầu xuất bản thành các văn bản giấy tờ sẽ được lục tìm chuyển sang bộ phận in ấn hoặc các thiết bị chuyển đổi tài liệu từ dạng số sang các dạng như băng đĩa…[5], [9], [10]

1.2.2.4 Tổng quan về mô hình ứng dụng của hệ

Hình 1-2 mô hình ứng dụng tổng quan của hệ thống áp dụng hệ tài liệu điện tử

Thi ết bị chuyển đổi đầu vào

Thi ết bị chuyển đổi đầu ra Thành viên khai thác h ệ

Với một ứng dụng phát triển trên môi trường Web hiện nay, chúng ta có thể liệt

kê một số công cụ phù hợp cho ứng dụng Web như : JSP, ASP, PHP, PERL, CGI …

Xem xét các công cụ trên, kết hợp với mục tiêu về chi phí cho công nghệ, chúng

ta lựa chọn ASP làm công cụ cài đặt hệ quản lý tài liệu điện tử vì các lý do sau đây:

• Gói công cụ để phát triển ứng dụng bằng ngôn ngữ ASP được cung cấp hoàn toàn miễn phí do đó giải quyết được vấn đề chi phí cho công nghệ

• Công cụ lập trình ASP có bộ thư viện khá hoàn chỉnh, cung cấp nhiều hàm

hỗ trợ cho việc lập trình ứng dụng Web rất thuận tiện và hiệu quả

• ASP hiện nay có thể cấu hình chạy trên nhiều Webserver, chạy cả trên nền

2 hệ điều hành phổ biến hiện nay là Window và Unix

Gắn với việc lựa chọn ASP làm ngôn ngữ triển khai ứng dụng, hệ quản trị cơ sơ

dữ liệu được lựa chọn sẽ là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Sql

Các ưu điểm nổi bật của ASP

ASP là một ngôn ngữ lập trình có khá nhiều ưu điểm, dễ học, dễ thao tác

và đó là lý do khiến cho ngôn ngữ này trở nên được ưa chuộng

ASP (Active Server Pages) là một môi trường lập trình phía máy chủ, cho phép ta xây dựng các trang Web có nội dung động (interactive Web pages) và những ứng dụng mãnh mẽ trên nền Web Khác với những ngôn ngữ lập trình Web khác như Perl, PHP, Cold Fusion,… đều sử dụng các ngôn ngữ riêng của

mình, ASP sử dụng các ngôn ngữ đã có sẵn và phổ biến như JavaScript hay VBScript Đây là những ngôn ngữ rất đơn giản và dễ sử dụng [20], [22], [23]

Các đặc điểm của ngôn ngữ lập trình ASP:

- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình

- Có những điều khiển (controls) có thể lập trình được và hỗ trợ lập trình điều khiển bởi sự kiện (event-driven programming)

- Những thành phần (components) dựa vào XML

- Xác thực người dùng qua tài khoản và vai trò

- Khả năng mở rộng cao hơn

- Mã thực thi hiệu quả hơn

- Dễ cài đặt và cấu hình

- Đi kèm IIS, hổ trợ nhiều ngôn ngữ kịch bản PerlScript, JScript, VBScript Ngôn ngữ mặc định là VBScript

- Ưu điểm nổi bật: khả năng dùng thành phần COM và ADO

- Microsoft khuyên nên xây dựng thành phần COM để xử lý mức luận lý

- Trở ngại lớn nhất là chỉ dùng IIS chạy trên Win32

Việc người lập trình và phát triển hệ thống phụ thuộc vào nhiều yếu tố và điều kiện, ví dụ:

- Nhân sự bảo trì Web

- Kỹ năng và tài nguyên hiện có

- Máy chủ có hổ trợ ngôn ngữ này không?

- Hệ cơ sở dữ liệu sử dụng?

- Platform nào? [20], [22], [23]

Với các ưu điểm của ASP và về điều kiện thực tế của trường Đại học Dược về nhân lực, thời gian nên chúng tôi quyết định chọn ASP làm ngôn ngữ lập trình cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Các ưu điểm nổi bật của SQL

SQL là viết tắt của cụm từ Structured Query Language, được dịch là

ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL được đưa ra đầu tiên từ một trung tâm nghiên cứu của hãng IBM từ năm 1970 Do tính tiện lợi, hiệu quả của SQL mà SQL đã nhanh chóng được các hãng lớn thừa nhận, đưa vào sử dụng Tình hình trên làm cho SQL có rất nhiều bản khác nhau, sự đa dạng này làm cho SQL trở nên lộn xộn Năm 1986 viện định chuẩn của Mỹ ANSI đã đưa ra bản chuẩn SQL- 86, tiếp theo là SQL- 89, SQL- 92, các phiên bản SQL của ANSI cho đến nay được sử dụng rất rộng rãi SQL thực chất là ngôn ngữ cho phép diễn đạt các phép toán trên các tập hợp và các quan hệ giữa các tập hợp ở dạng ngôn ngữ tự nhiên Ngôn ngữ này dùng để truy cập các cơ sở dữ liệu được thiết lập theo mô hình quan hệ Bạn cần lưu ý rằng SQL không phải là ngôn ngữ lập trình, bởi ví xét theo nhiều tiêu chuẩn của ngôn ngữ lập trình thì SQL chưa đủ Do vậy người

ta sử dụng SQL ở dạng nhúng thêm phần dịch (Compiler) SQL vào các ngôn ngữ lập trình khác để tăng khả năng xử lý dữ liệu cho các ngôn ngữ lập trình vốn rất mạnh về khả năng tính toán, đồ hoạ song lại rất yếu về khả năng làm việc với các cơ sở dữ liệu Một ngôn ngữ lập trình sẽ có khả năng sử dụng SQL nếu Conpiler của nó được nhúng trong ngôn ngữ này [6], [12], [14]

Ưu điểm của SQL:

- Gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên (tiếng Anh), do vậy dễ tiếp cận, dễ hiểu

- Nhờ SQL chương trình trở nên ngắn gọn, sáng sủa

- Do ưu điểm của SQL, ngày nay phần lớn các ngôn ngữ lập trình đều có nhúng ngôn ngữ SQL

- Có thể dùng các lệnh của SQL thực hiện các công việc sau :

- Khai thác thông tin

- Cập nhật thông tin

- Quản trị các cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ

- Có thể dùng các lệnh SQL ở hầu hết mọi nơi có liên quan đến các bảng, các trường

Cũng như các ngôn ngữ khác, SQL có các từ khoá và ngữ pháp viết câu lệnh Ngữ pháp SQL mô tả trong phần này được sử dụng trong Visual Basic hoặc Microsoft Access Database Engines Trong trường hợp bạn sử dụng Server ODBC (như Microsoft SQL Server for Oracle) nói chung bạn vẫn có thể sử dụng được trong phần lớn các trường hợp[6], [12], [14].

Với nhiều ưu điểm và lợi thế, SQL thực sự là một sự lựa chọn hàng đầu để làm cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu được xây dựng trên SQL đáp ứng được một số lượng người truy cập lớn, hơn nhiều so với Access, nên khi tích hợp vào các website, sẽ thể hiện được những lợi ích vượt trội

Chương 2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Xác định đối tượng nghiên cứu

Thông tin cá nhân học viên cao học: Ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, địa chỉ liên hệ, nơi đào tạo, loại tốt nghiệp, chuyên ngành dự thi

Thông tin điểm: điểm đầu vào, điểm quá trình học tập, điểm bảo vệ luận văn

Thông tin luận văn: các luận văn cao học, tên luận văn, giảng viên hướng dẫn

2.2 Phương pháp nghiên cứu

Thu thập và lựa chọn thông tin đầu vào

Phân loại thông tin để đưa vào xử lý

Thông tin ở dạng số là thông tin điểm đầu vào, điểm quá trình học tập, điểm bảo vệ luận văn Thông tin dạng số phải nhập bằng tay vào cơ sở dữ liệu

Thông tin dạng văn bản là các thông tin cá nhân học viên, giảng viên, chuyên ngành, môn học sẽ được nhập thủ công vào cơ sở dữ liệu Các luận văn gốc do học viên nộp lại cho phòng sau đại học sẽ được lưu trữ nguyên bản tại một thư mục trong cơ sở dữ liệu

Áp dụng các ngôn ngữ lập trình phổ biến hiện nay để xây dựng hệ quản trị

cơ sở dữ liệu

Dùng SQL 2000 để thiết kế cơ sở dữ liệu theo mô hình dữ liệu quan hệ

Dùng ASP để làm ngôn ngữ lập trình viết phần mềm khai thác cơ sở dữ liệu

2.3 Phương tiện nghiên cứu:

- Trang thiết bị:

Máy tính cá nhân với cấu hình tối thiểu là Pentium II, tốc độ 400, RAM 64

MB, máy in, mạng LAN, internet ADSL

- Phần mềm ứng dụng bao gồm:

Hệ điều hành Window 2000, Window ME, Window XP Server

Trình duyệt Internet Explorer 6.0, Firefox 2.0

Ngôn ngữ lập trình ASP

Công cụ lập trình Frontpage

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2000

2.4 Yêu cầu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng

- Cơ sở dữ liệu phải ổn định và có tính bảo mật

- Phần mềm khai thác cơ sở dữ liệu phải đạt được một số chức năng như: Tra cứu các thông tin cá nhân học viên cao học, tra cứu thông tin đầu vào của học viên cao học, trích yếu học viên cao học, luận văn học viên cao học

- Phần mềm khai thác phải được phân quyền chặt chẽ với tài khoản người quản trị và người tra cứu

- Có thể cập nhật dữ liệu một cách dễ dàng

Chương 3 KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN

3.1 Khảo sát và xác định thông tin đầu vào

3.1.1 Xác định và phân loại thông tin, văn bản đầu vào

Văn bản do bộ giáo dục đào tạo ban hành

Danh sách và kết quả học tập lớp cao học khóa X, có ghi kèm theo quyết định số…, ngày tháng năm ban hành quyết định Bảng điểm này phân chia học viên theo khóa, theo chuyên nghành đăng ký dự thi, chưa phân loại theo ABC Bảng điểm có các môn học xếp theo ba nhóm, gồm có môn học cơ bản, môn học

cơ sở, môn học chuyên nghành và tiếng Anh C, luận văn tốt nghiệp Các môn học đều có ghi chi tiết kèm theo số thứ tự môn học, số giờ và số đơn vị học trình

Danh sách học sinh sinh viên và điểm số được làm theo mẫu ban hành của

bộ giáo dục đào tạo Các trường đại học dùng chung một mẫu này

Văn bản do trường đại dược ban hành

Danh sách học viên trúng tuyển cao học khóa X năm Y Danh sách được ban hành kèm theo quyết định số …, ngày tháng năm ban hành quyết định Danh sách này được ban hành bởi trường đại học dược Hà Nội và hội đồng tuyển sinh cao học năm đó Danh sách học viên cao học được xếp theo chuyên ngành dự thi

và theo vần ABC tên học viên dự thi Thông tin chi tiết về học viên gồm các mục

về giới tính , ngày tháng năm sinh, nơi sinh, nơi công tác hoặc cư trú, chuyên ngành dự thi, đối tượng dự thi là tự do hay cơ quan cử di học, điểm thi ba môn toán, hóa, ngoại ngữ, tổng điểm hai môn toán và hóa

Danh sách để tài luận văn cao học dược khóa X, được ban hành bởi trường đại học Dược HÀ Nội kèm theo quyết định số…, ngày tháng năm quyết định Danh sách luận văn khóa X được chia theo chuyên ngành và bao gồm các mục

họ tên học viên, tên đề tài, tên cán bộ hướng dẫn, ghi chú Mỗi học viên có thể

có từ một đến hai cán bộ hướng dẫn

Mẫu trích yếu luận văn thạc sỹ dược khóa X Bao gồm các mục: họ tên học viên, họ tên cán bộ hướng dẫn, tên để tài, thời gian thực hiện, nơi thực hiện, mục tiêu, đối tượng nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, thiết kế nghiên cứu, kết quả đạt được

Mẫu quyết định giao để tài, được chia theo tên học viên, có thông tin chi tiết đề tài được nhận, mỗi quyết định giao đề tài được in theo tên cán bộ hướng dẫn cho số học viên đó

Trích yếu của học viên cao học, trong đó có các thông tin về họ tên học viên, điểm quá trình học tập từng môn, nơi công tác, thời gian công tác

Biên bản họp ban kiểm phiếu Bao gồm các mục tên giáo viên hướng dẫn, thành viên hội đồng bảo vệ, thông tin chi tiết từng thành viên hội đồng là chủ tịch hội đồng, phản biện hay thư ký, số người có mặt, số phiếu bỏ, điểm chung sau khi các thành viên công bố điểm thành phần, nơi và ngày tháng tổ chức bảo

vệ

3.1.2 Xác định thông tin cần lưu trữ

Về cơ bản, tất cả thông tin có trong các văn bản của nhà trường sẽ được lưu trữ và mức độ lưu trữ rất chi tiết

Phần thông tin lưu trữ chung bao gồm thông tin giảng viên, học hàm, học

vị, môn học, số giờ, số trình, tỉnh thành phố, chuyên ngành Thông tin chung được làm nền để xác lập các thông tin khác, sau khi thiết lập, các thông tin sau này sẽ được liên kết với các thông tin chung để xây dựng nên các form

Phần thông tin chi tiết gồm ba nhóm: thông tin cá nhân, thông tin điểm, thông tin luận văn Thông tin cá nhân được thiết lập theo các trường họ tên, ngày tháng năm sinh, năm tốt nghiệp đại học, nơi đào tạo, chuyên ngành đăng ký dụ thi, nơi sinh hoặc công tác Thông tin điểm bao gồm điểm đầu vào, điểm quá trình học tập, điểm luận văn tốt nghiệp Thông tin luận văn bao gồm tên giảng viên hướng dẫn, tên đề tài đăng ký, quyết định giao đề tài, từ khóa, tóm tắt luận văn, luận văn gốc

3.1.3 Xác định thông tin cần khai thác

Dựa trên các yêu cầu đề ra cho hệ thống, các thông tin sau đây sẽ được định hướng đưa vào khai thác Các thông tin đưa vào khai thác sẽ được đưa ra dưới dạng các bảng mẫu báo cáo, các bảng này cũng được thể hiện theo ba nhóm: thông tin cá nhân học viên, thông tin điểm học viên, thông tin luận văn Các mẫu trích xuất dữ liệu này có thể tùy biến giao diện và trường thông tin để tạo ra các hình thức khác nhau tùy theo yêu cầu của người tìm kiếm dữ liệu.Phần thông tin cá nhân học viên có thể sắp xếp theo khóa, theo chuyên ngành, có thể hiển thị kèm điểm đầu vào Phần điểm thi sẽ hiển thị điểm toàn quá trình, bao gồm điểm trích yếu và điểm bảo vệ luận văn Phần luận văn sẽ có các thông tin

tên luận văn, người thực hiện, người hướng dẫn Phần mềm sẽ phải thực hiện in được một số form cơ bản về lý lịch học viên, điểm quá trình học tập và luận văn cao học

3.2 Các bước thiết kế hệ quản trị cơ sở dữ liệu

3.2 1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu quan hệ

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là SQL server 2000

Vị trí đặt cơ sở dữ liệu: thư mục Tables trong Datamaster