Kỹ năng viết email

Tiêu đề thư đã trở thành một chìa khoá quan trọng quyết định email có được mở ra đọc hay không - Quá mơ hồ: Chủ đề mail cần thể hiện chính xác nội dụng trọng tâm của cuộc trao đổi giúp n

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TPHCM

- -Môn: Truyền thông trong kinh doanh

Đề tài: Kỹ năng viết mail

Lớp: D11 Giảng viên: Nguyễn Phúc Quý Thạnh Nhóm:

H

ÌNH THỨC EMAIL:

Một email chuyên nghiệp cần có các phần sau:

User Email:

- Nói về cách đặt user email : hạn chế đặt cái user xì teen như :

congchuabongbong@gmail.com , changkho_nhokngok@yahoo.com,…

+ Hạn chế đặt, tháng, năm sinh trong địa chỉ email

+ Nếu một số cách đặt user email : ví dụ ngừoi tên Nguyễn Văn Nam :

 nguyenvanngam@ ; namvannguyen@ ; nam.vn@ ; …

Người nhận

- Cần xác định đúng người nhận để gửi email, tránh trường hợp gửi nhầm email

đến người khác

To:

 Nơi đặt địa chỉ email người nhận thư

 Cần xác định rõ địa chỉ email người nhận ở dòng to trước khi gửi email

- Phân biệt cc và bcc, khi nào dùng cc và bcc:

Cc:

 Cc (Carbon copy) là tạo ra các bản sao, tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C

 Khi sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó Chính vì thế có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm vì các địa chỉ email này có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính

Bcc:

 Bcc (Blind carbon copy) là tạo ra các bản sao tạm, tổ hợp phím

tắt Ctrl+Shift+B

 Tính năng BCC thì khác, mặc dù bạn gửi nội dung cho nhiều người cùng một lúc nhưng không ai nhìn thấy ai cả Chính vì vậy mà bạn có thể sử dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác

Tiêu đề

Khái niệm:

- Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì mà không

cần phải đọc hết thư Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email (theo từng loại) Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư

Lưu ý:

- Một email không có tiêu đề là sai lầm lớn nhất mà nhiều người gặp phải.

- Một lá thư được gửi đi mà thiếu tiêu đề sẽ không có bất cứ ý nghĩa nào cả mà

thậm chí khiến người nhận thấy khó chịu Khi từng cá nhân sẽ nhận được rất nhiều email, thì tiêu đề thư là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn email của mình nhanh chóng được đọc Tiêu đề thư đã trở thành một chìa khoá quan trọng quyết định email có được mở ra đọc hay không

- Quá mơ hồ: Chủ đề mail cần thể hiện chính xác nội dụng trọng tâm của cuộc

trao đổi giúp người nhận có thể phân biệt được mức độ ưu tiên của các email Đừng để người đọc phải tốn thời gian để đoán về bức thư điện tử bạn gửi cho

họ Sử dụng từ ngữ đơn giản, cụ thể và hợp lý giúp bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm sau này

- Viết hoa tất cả các ký tự: Viết hoa tất cả các chữ cái trong tiêu đề mail không hề

ghi chú ý cho một người nhận mà còn khiến họ cảm thấy lo lắng về email do bạn gửi, Leonov nhận định Thay vào đó, bạn có thể sử dụng dấu gạch ngang hoặc dấu hai chấm và tránh các ký tự đặc biệt như dấu chấm than để diễn đạt

- Sử dụng câu hỏi: Một câu hỏi trong tiêu đề email không phải là gợi ý cho một

email chuyên nghiệp Điều này khiến người nhận cảm thấy khó chịu và tốn thời gian của họ Hãy xem xét xem nội dung cuộc trò chuyện để có một tiêu đề email thể hiện được nội dung trọng tâm

- Nếu bạn nhận được email không có tiêu đều, sau khi nhấn reply bạn hãy chỉnh

sửa lại dòng tiêu đề của email, với mục đích dễ phân biệt với các email sau này

- Phần tiêu đề mail cũng nên bộ lộ rõ đặc điểm của email, ví dụ: [QUAN

TRỌNG]……; [CẬP NHẬT]……; [GỬI LẠI]… ; ……[DEADLINE: 20/03/2017]; v.v

Lời chào

- Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng "Dear" cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ) Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng

- Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này

- Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào "xin chào" "chào buổi sáng" để mở đầu

- Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức

độ trang trọng để có những lời chào phù hợp Với email trang trọng, có thể dùng "Kind regards", văn phong gần gũi hơn có thể dùng "Regards" hoặc

"Best" thay lời kết

- Nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực

Nội dung:

Chữ ký

- Tăng độ tin cậy

- Cung cấp thông tin phản hồi

+ Họ tên đầy đủ

+ Nơi làm việc, học tập

+ Số điện thoại

+ Địa chỉ mạng xã hội (nếu cần) và một số thông tin khác

- Thể hiện cá tính

- Một số dịch vụ giúp tạo chữ ký email:

+ https://htmlsig.com/

+ https://webapp.wisestamp.com

Đính kèm (nếu có)

- Hạn chế tối đa việc quên đính kèm file khi gửi email

- Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không

- Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Drive, OneDrive, Dropbox… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều

Lưu ý

- Hạn chế sai lỗi chính tả

- Hạn chế dùng chữ IN HOA (biểu lộ sự nóng giận!)

- Dùng tiếng Việt có dấu

- Trả lời nhanh nhất có thể (tối đa 24h)

- Trong trường hợp khẩn cấp nên đánh dấu “Khẩn”

- Ghi chú rõ ràng khi có tập tin đính kèm

- Nên dùng chức năng “reply” để trả lời thư

- Xem lại toàn bộ nội dung email, đọc lại một vài lần trước khi gửi email

- Bật tính năng hoàn tác gửi (với tính năng này, bạn có thể thu hồi lại email của mình trong 30 giây)

Viết email cho nhà tuyển dụng

Có thể nói gửi đơn xin việc online hay gởi đơn xin việc qua mail ngày càng được người tìm việc sử dụng nhiều Vì nó có thể gởi đến bất kì một nhà tuyển dụng nào mà không hề tốn một khoản chi phí nào cả Còn với nhà tuyển dụng thì sao? Họ cũng rất vui vì điều này, không phải tiếp nhận hồ sơ của người xin việc một cách lộn xộn, chỉ cần kiểm tra mail và lựa chọn những ứng cử viên phù hợp

Thông thường bạn sẽ không có cơ hội thứ hai để tạo nên ấn tượng đầu tiên Viết email xin việc là một việc không hề dễ dàng với những người mới đi xin việc thậm chí cả

những người nhiều kinh nghiệm khi đi xin việc Bởi vì để viết được email xin việc ấn

tượng với nhà tuyển dụng không phải là chuyện dễ dàng Sau đây là một số lưu ý khi

viết email cho nhà tuyển dụng, một bước ghi điểm đầu tiên không kém phần quan trọng

Một thói quen khi viết hồ sơ xin việc qua email thường thấy các nội dung như sau

- Bỏ trống không viết gì

- CV

- Gửi anh/chị

- Ứng tuyển vị trí abc…

các bạn thử đặt mình vào vị trí người nhận, các bạn sẽ nghĩ gì? những mail như thế thể hiện điều gì?

- Bạn không chuyên nghiệp

- Bạn không tôn trọng người nhận

- Bạn không thể hiện được mình

Nội dung của Email

Nếu bạn đã có tên của người liên lạc cụ thể, hãy viết lời chào đầu thư là Dear Mr/Ms tên của họ (ví dụ Dear Mr Minh,) Nếu bạn không có tên của người bạn gửi mail tới, bạn có thể viết Dear Hiring Manager Bạn có thể xem yêu cầu gửi hồ sơ ứng tuyển tới địa chỉ nào ở tin tuyển dụng để có lời chào phù hợp

Khi bạn ứng tuyển một vị trí công việc qua email, nên copy và paste đơn xin việc của bạn (Cover Letter) vào nội dung mail hoặc viết phần thân của thư xin việc Nếu người

tuyển dụng yêu cầu bạn gửi cả sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae) thì bạn đính kèm luôn vào email này ở file PDF hoặc file Word

Khi bạn có hỏi hay thắc mắc gì về vị trí bạn ứng tuyển thì hãy nêu rõ lý do bạn viết và mục đích viết của email là gì

Email của bạn nên được định dạng như email thương mại với khoảng cách giữa các đoạn và không viết tắt hoặc có bất kỳ lỗi ngữ pháp nào Phần đầu thư là phần chào hỏi, kết thúc thư là ký tên của mình Ví dụ:

Many thanks and best regards,

Lan

Liệt kê những điểm mạnh của bản thân

- Trong email, đừng chỉ viết ngắn gọn “Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí X và đính kèm là sơ yếu lý lịch của tôi” Hãy nêu khái quát những điểm mạnh của bản thân,

lý do nhà tuyển dụng nên chú ý tới bạn Từ đó khiến họ tò mò và tìm hiểu nhiều hơn

về bạn Đây có thể là phiên bản ngắn gọn của thư xin việc và như vậy bạn cũng không cần gửi đính kèm thư xin việc

- Tốt nhất nên gạch ra 4 - 5 dòng ngắn gọn vì người nhận sẽ chỉ nhanh chóng lướt qua trong vài giây Hãy đọc kỹ phần mô tả công việc của nhà tuyển dụng, bắt lấy một vài

“từ khóa” và sử dụng chúng trong email để nhà tuyển dụng thấy được sự phù hợp của bạn với vị trí công việc

Lựa chọn địa chỉ emai để gởi

Bạn nên chọn một E-mail "nghiêm túc", ví dụ như dangthanhcong@yahoo.com (hoặc

@gmail.com) nếu bạn tên là "Đặng Thành Công", hoặc một email tương tự kiểu như thế để sử dụng kih xin việc làm cũng như sử dụng lâu dài trong quá trình làm việc sau này Đừng bao giờ sử dụng những email kiểu nhoccodon@ kelangthang@ deptrai8x@ những E-mail như vậy sẽ gây mất thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên của Nhà tuyển dụng, đơn giản vì họ cảm thấy bạn không nghiêm túc và thấy bị coi thường

Ưu tiên khi gửi email xin việc đặc biệt đối với sinh viên mới ra trường đi xin việc là nên dùng email nhà trường cấp cho để gửi hồ sơ xin việc vì nếu trường của bạn có danh tiếng thì một phần khẳng định và tạo niềm tin từ nhà tuyển dụng với bạn Nhưng nếu bạn đã đi làm thì tuyệt đối không nên dùng email cơ quan cấp mà hãy dùng email miễn phí như gmail hoặc outlook mail Vì một phần sự riêng tư bạn có thể bị xâm phạm nếu cơ quan cũ quản lý email bạn muốn biết cũng như không mấy thiện cảm với nhà tuyển dụng mới khi nhận email xin việc

Hình thức của mail

Dòng tiêu đề

“Những gì bạn viết trong tiêu đề email có thể quyết định lá thư của bạn có được đọc hay không”, Lydia Ramsey, một chuyên gia về văn hóa kinh doanh và là tác giả của cuốn Manners That Sell “Đừng bao giờ bỏ trống phần tiêu đề trong email của bạn và đừng lãng bí nó khi chỉ viết vào đó mã số công việc bạn đang ứng tuyển”, Ramsey nói

“Tiêu đề email cần rõ ràng và cụ thể về công việc mà bạn đang tìm kiếm/ứng tuyển”

Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh làm việc tại văn phòng”

Đừng quên để bao gồm dòng chủ để ở email của bạn Nếu bạn quên điều này thì email của bạn thậm chí có thể không được xem

Dòng tiêu đề của mail (Subject Line) là một trong những phần quan trọng trong email của bạn gửi tới Nội dung mail bắt buộc phải bao gồm dòng tiêu đề này Nếu bỏ trống thì email của bạn có thể đi vào Spam hoặc bị xóa và thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn

Khi bạn ứng tuyển cho một vị trí, hãy chắc chắn bạn bao gồm công việc bạn ứng tuyển

ở dòng tiêu đề Điều này giúp nhà tuyển dụng thấy rõ ví trí bạn đang quan tâm Khi bạn càng cụ thể về điều này thì email của bạn càng có cơ hội được xem cao hơn

- Không được để trống dòng chủ đề, hoặc dùng một chủ đề chung chung như “xin chào” hoặc "thư xin việc" Hãy cho Nhà tuyển dụng nhận biết ngay mục đích email của bạn tại ngay khi check mail, -

Thay vì viết phần chủ đề chung chung như “Ứng tuyển cho vị trí… ”, bạn có thể áp dụng công thức “Vị trí ứng tuyển +Họ Tên + Số năm kinh nghiệm làm việc + Trình độ”

Ví Dụ : “Ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng kinh doanh + Nguyễn Văn A + 10 năm kinh nghiệm + MBA, ĐH Quốc gia Singapore”

Hãy tập trung vào những cụm từ nêu bật phẩm chất tốt nhất của bạn Kiểu chủ đề này

sẽ gây ấn tượng và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng hơn, thôi thúc họ mở và đọc hết email của bạn

Đừng quên file đính kèm:

Người ta hay quên gửi thêm những tài liệu như sơ yếu lý lịch (CV) trong E-mail sau

khi suy nghĩ và viết một cái thư dài Hãy chắc rằng bạn nhớ file đính kèm, và nếu có thể, hãy kiểm tra để bảo đảm rằng nó có thể được mở mà không gặp khó khăn gì trước khi gửi đi Nhớ rằng nên gửi những file có định dạng chung dễ mở ở tất cả các máy tính, ưu tiên số 1 là định dạng PDF, số 2 là DOC (Word), nếu có nhiều file bạn muốn nén lại thì nên dùng ZIP, đừng dùng RAR (mặc dù có thể nén thành dung lượng bé hơn) Hãy viết trong email của bạn mong chờ nhận được các thông tin phản hồi sớm

và mong muốn có được sự liên hệ tiếp sau

E-mail có thể là một cách rất tốt để tự giới thiệu bản thân Điều khôn ngoan là hãy nối tiếp việc gửi e-mail bằng cách gọi điện đển Nhà tuyển dụng vài ngày sau đó và cố gắng làm cho quá trình tìm việc tiến triển nhanh Những người phụ trách tuyển dụng thường cực kỳ bận rộn vì phải xem xét nhiều đơn xin việc Việc tiếp tục liên lạc bằng cách gọi điện bảo đảm cho bạn không bị bỏ sót

File đính kèm trong email xin việc chuẩn và ấn tượng

Một điểm đáng lưu ý nữa trong một email xin việc chuẩn và ấn tượng khi đi xin việc

là vấn đề liên quan tới file đính kèm trong email thường là hồ sơ xin việc hay còn gọi resume Đầu tiên bạn nên trình bày nội dung trong file đính kèm theo tiêu chuẩn về font chữ, cỡ chữ Tránh tình trạng người duyệt hồ sơ xin việc không đọc được CV xin việc của bạn và họ cũng chẳng rảnh để cố gắng đọc hồ sơ xin việc đó Tiếp theo là nên lưu lại một bản CV xin việc thành file pdf để tránh tình trạng sai bố cục trình bày nếu máy tính người duyệt hồ sơ xin việc có độ phân dải màn hình thấp

Cuối cùng là hãy lưu tên hồ sơ xin việc chứa tên bạn để tiện lọc thông tin ra khi họ tải resume xin việc của bạn về Thêm điểm lưu ý nữa là toàn bộ giấy tờ bạn nên nén lại trong file nén rar hoặc zip tùy ý và cũng phải đặt tên file nén giống file hồ sơ xin việc của bạn

Tên File đính kèm

- Khi gửi kèm resume, CV hay bất cứ tài liệu nào khác theo yêu cầu của công ty, hãy đảm bảo rằng tên của các tài liệu ấy có chứa tên của bạn, ví dụ như ‘Dang Thanh Cong

- CV.pdf’ hay Dang Thanh Cong - DXV.doc’ Đừng quên rằng số đơn xin việc gửi đến

nhà tuyển dụng có thể lên tới 100 hoặc hơn Nếu trong đó có một vài tài liệu đều được xác định là ‘resume.doc’, thay vì đặt tên khác cho chúng, người có trách nhiệm có thể chẳng ngó ngàng gì đến

- Bên cạnh đó, gửi các tập tin dạng pdf sẽ đảm bảo quy cách trong các tài liệu sẽ không bị thay đổi Và khi gửi chúng, nhớ báo cho người đọc rằng bạn có thể gửi tài liệu dưới dạng văn bản Word Điều này ngay lập tức thiết lập một cuộc đối thoại giữa bạn và người đọc hồ sơ của bạn Đó là một khởi đầu tốt đẹp cho việc tiếp nhận công việc

Cách đặt tên file

Khi bạn gửi email ứng tuyển, tên file đính kèm sẽ là một trong những điều nhà tuyển dụng nhìn vào đó để biết nội dung của file bạn gửi là gì Do vậy tên file là một trong những phần quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên với bạn Không nên đặt tên file chỉ là tên của nội dung file ví dụ “cover letter” mà bạn nên bao gồm cả tên của bạn ở đó vì nhà tuyển dụng có vô vàn hồ sơ được gửi đến, nếu chỉ đặt như thế

họ sẽ khó biết đó là cover letter letter hay CV của ai Do vậy chắc chắn tên file bạn đặt

có cả tên nội dung file và tên của bạn Ví dụ Cover letter_Nguyễn Văn A, CV Marketing_Nguyễn Văn A

Ghi thông tin liên lạc của bạn vào E-mail:

Những thông tin liên lạc đến bạn đã có trong hồ sơ của bạn, nhưng điều đó lại đòi hỏi Nhà tuyển dụng phải mở file đính kèm để tìm những thông tin này Một ý hay để giải quyết vấn đề này là bạn hãy là ghi tất cả thông tin liên lạc của bạn trong phần chính của e-mail Việc điền thông tin liên lạc vào e-mail bảo đảm rằng bạn có thể được liên lạc lại hoặc liên lạc trực tiếp ngay cả đối với Nhà tuyển dụng có rất ít thời gian rảnh hoặc với những Nhà tuyển dụng có máy tính không thể mở được các định dạng file đính kèm của bạn

Sử dụng chữ ký trong email xin việc

Nếu bạn là một người thông thái trong quá trình nộp hồ sơ xin việc thì nên dùng chữ

ký trong email xin việc Trong chữ ký email xin việc đó nên bao gồm đầy đủ thông

tin liên hệ của bạn như email, số điện thoại, địa chỉ …

Nếu hồ sơ xin việc của bạn được nhà tuyển dụng chú ý thì nhà tuyển dụng bạn dễ dàng

có được thông tin liên hệ của bạn trong email thay vì tốn mớ thời gian tải file đính kèm

hồ sơ xin việc rồi lại lục trong đống đó kiếm CV xin việc và mới tìm được thông tin liên hệ

Đọc lại E-mail và kiểm tra lỗi chính tả:

Chẳng có gì đau đớn hơn khi kết quả của cả một quá trình học hành và chịu khó làm việc tiếp thu kinh nghiệm lại bị loại bởi một lý do đơn giản Bạn đã bị loại chỉ vì những lỗi chính tả hoặc đánh vần cẩu thả Hãy chuyên nghiệp và đọc lại hồ sơ một