kế hoạch quản lý dịch vụ vận hành cao ốc screc quận 3 thành phố hồ chí minh

1.1.1.4 Khái niệm dịch vụ quản lý vận hành CHCC Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà gồm các quy trình sau: Quy trình quản lý vận hành hệ thống kĩ thuật, quy trình quản lý chăm sóc khách hà

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

SEJCO Công ty cổ phần dịch vụ địa ốc Sài Gòn

DANH SÁCH SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH

Sơ đồ - Hình ảnh

Hình 2.1 Vị trí Cao ốc SCREC trên Google Map

Hình 2.2 Cao ốc SCREC nhìn từ đối diện

Hình 2.3 Sảnh chờ lô C

Hình 2.4 Sân sinh hoạt chung lầu 4

Hình 2.5 Logo công ty Sejco

Hình 2.6 Logo công ty nhà Sài Gòn

Hình 2.7 Vị trí tập kết rác và thùng rác lớn mới mua

Hình 2.8 Thang máy tải khách lô C và tủ PCCC

Hình 2.9 Tủ điều khiển thang máy PL2 lô B

Hình 2.10 Bơm dây cưú hỏa và hệ thống báo cháy

Hình 2.11 Hệ thống chữa cháy hầm xe

Hình 2.12 Vị trí hầm xử lý nước thải

Hình 2.13 Đơn vị bảo trì cứu hộ thang máy đang tập huấn kỹ thuật SCREC

mở cửa thang và xác định vị trí thang

Hình 2.14 Diễn tập PCCC

Hình 2.15 Vị trí quẹt thẻ từ vào cửa

Sơ đồ 2.1 Mô hình quản lý Cao ốc SCREC

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức công ty Sejco

Biểu đồ 2.1 Tình trạng sử dụng căn hộ tại SCREC

Biểu đồ 2.2 Cơ cấu tiêu thụ điện nước năm 2016

Biểu đồ 2.3 Thống kê số lượng xe cư dân năm 2016 và quí 1 năm 2017 Biểu đồ 2.4 Cơ cấu chất lượng phiếu khảo sát

Bảng biểu STT

2.1 Lượng tiêu thụ điện nước của tòa nhà năm 2016

2.2 Chi phí dịch vụ vệ sinh rác thải và cảnh quan môi trường

năm 2016 và quí 1 năm 2017

2.3 Hệ thống kỹ thuật tòa nhà

2.4 Hệ thống thiết bị kỹ thuật

2.5 Chi phí và % thực nhận tiền dịch vụ kỹ thuật tại SCREC

2.6 Phí quản ly vận hành đối với căn hộ năm 2016 và quí 1

năm 2017

2.7 Phí quản lý đối với mặt bằng kinh doanh năm 2016 và quí

1 năm 2017

2.8 Phí quảng cáo thang máy quí 1 năm 2017

2.9 Doanh thu tiền xe năm 2016 quí 1 năm 2017 và dự kiến

năm 2017

2.9 Phí quảng cáo trong thang máy CHCC năm 2016

2.10 Nguôn thu không cố định tại SCREC năm 2016 và quí 1

năm 2017

2.11 Phí chi cố định hằng tháng tại SCREC

2.12 Phí chi thay đổi tại SCREC năm 2017 và quí 1 năm 2017

2.13 Quỹ lương ban quản lý năm 2017 và dự kiến năm 2017

2.14 quí 1 năm 2017 và dự kiến năm 2017 Bảng chênh lệch thu chi phí quản lý vận hành năm 2016

2.15 Bảng cân đối thu chi tại SCREC năm 2017 và dự kiến năm

2017

2.16 Tổng hợp kết quả khảo sát ý kiến cư dân

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết đề tài quản lý tòa nhà 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu: 1

Phương pháp điều tra Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh 1

5 Ý nghĩa thực tiễn 1

CHƯƠNG 1 2

1.1 Cơ sở lý luận 2

1.1.1 Khái niệm cơ bản 2

1.2 Vai trò của quản lý dịch vụ vận hành 3

1.2.1 Nội dung công tác quản lý dịch vụ CHCC 3

1.2.2 Quản lý các dịch vụ chung của CHCC 3

1.2.3 Nội dung chi phí dịch vụ quản lý vận hành CHCC bao gồm: 4

1.2.4 Phân biệt dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ kinh doanh 5

1.2.5 Nguyên tắc xác định giá dịch vụ CHCC 6

1.2.6 Phương pháp tính toán các chi phí dịch vụ vận hành tòa nhà và chi phí sử dụng dịch vụ 6

1.2.7 Cơ sở pháp lý 7

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 7

CHƯƠNG 2 8

2.1 Giới thiệu về Cao ốc SCREC, Công ty quản lý dịch vụ, Chủ đầu tư 8

2.1.1 Sơ lược về Cao ốc SCREC 8

2.1.3 Sơ lược về Công ty quản lý dịch vụ của Cao ốc SCREC 12

2.1.4 Giới thiệu về chủ đầu tư 13

2.2 Tình hình quản lý vận hành tại cao ốc SCREC 14

2.2.1 Quản lý dịch vụ điện, nước 14

2.2.2 Quản lý dịch vụ vệ sinh rác thải và cảnh quan môi trường 15

2.2.3 Dịch vụ vận hành thiết bị kỹ thuật 17

2.2.4 Dịch vụ trông giữ xe 21

2.2.5 Dịch vụ cho thuê thương mại 22

2.2.6 Quản lý dịch vụ bảo vệ an ninh 24

2.2.7 Quản lý công tác sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị, các hạng mục công trình chung trong khu CHCC 24

2.2.8 Chi phí quản lý dịch vụ vận hành CHCC 25

2.2.8.2 Thực trạng việc chi phí quản lý tại SCREC năm 2016-2017 30

2.2.8.3 Căn đối thu chi tại SCREC năm 2016 và dự kiến năm 2017 33

2.3 Chất lượng dịch vụ vận hành cao ốc SCREC qua ý kiến cư dân 34

2.4 Nhận xét chung kế hoạch quản lý dịch vụ vận hành cao ốc SCREC 35

2.4.1 Ưu điểm 36

2.4.2 Hạn chế tồn tại và nguyên nhân 37

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 37

CHƯƠNG 3 38

3.1 Mục tiêu chính của KẾ HOẠCH QUẢN LÝ VẬN HÀNH CAO ỐC SCREC trong năm 2017 38

3.2 Giải pháp hoàn thiện kế hoạch quản lý dịch vụ vận hành CHCC 38

3.2.1 Giải pháp 1: Nâng cao chất lượng dịch vụ vệ sinh rác thải và cảnh quang môi trường 39

3.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng sở huữ chung 40

3.2.3 Giải pháp 3: Nâng cao chất lượng quản lý phí quản lý 40

3.2.3 Giải pháp 4: Nâng cao chất lượng bảo vệ an ninh 41

3.2.4 Giải pháp 4: Nâng cao chất lượng dịch vụ vệ sinh rác thải và cảnh quang môi trường 42

3.2.5 Giải pháp 5: Các đề xuất khác nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ 44

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 45

KẾT LUẬN 46

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

PHỤ LỤC 47

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết đề tài quản lý tòa nhà

Với sự phát triển kinh tế và dân số không ngừng, việc quy hoạch đô thị các vùng ven trung tâm không chỉ dừng lại ở quy mô chiều ngang, diện tích đất mà còn không ngừng phát triển theo quy mô chiều cao Việc xuất hiện ngày càng nhiều các tòa nhà văn phòng chung cư cao tầng cho thấy rõ điều đó đặt biệt là sự kết hợp trung tâm thương mại, văn phòng, chung cư cao cấp trong cùng một tòa nhà được các nhà đầu tư quan tâm phát triển và thị hiếu của người dân Hơn nữa, nhu cầu của người dân ngày một tinh tế hơn cần quản lý tốt các dịch vụ nhằm mang lại chất lượng cho người dân sinh sống tại CHCC Do đó, việc cung ứng các dịch vụ phục vụ cho CHCC là vô cùng cần thiết Vấn đề đặt ra là phải quản

lý tốt các loại hình dịch vụ này nhằm đảm bảo sự vận hành của CHCC được tốt

2 Mục tiêu và nhiệm vụ

Mục tiêu: Đánh giá thực trạng quản lý vận hành, xác định quy trình và

phương thức tính toán các loại chi phí trong công tác quản lý tòa nhà để từ đó nắm được những hạn chế bất cặp tồn động để đề xuất các giải pháp giải quyết vấn đề

và hoàn thiện kế hoạch quản lý cho tòa nhà

Nhiệm vụ: Hệ thống cơ sở lý luận, pháp lý về quản lý vận hành CHCC Đánh giá thực trạng và phân tích tình hình quản lý dịch vụ vận hành tại CHCC Đánh giá tình hình thu quản lý dịch vụ vận hành CHCC Giải pháp hoàn thiện về quản

lý dịch vụ vận hành CHCC

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Dịch vụ vận hành và cách thức quản lý dịch vụ vận hành CHCC

Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi không gian: cao ốc SCREC TOWER quận Tân

Bình, thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi thời gian: từ 2016 đến 2017 Phạm vi nội

dung: Dịch vụ kỹ thuật, dịch vụ kinh doanh

4 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp điều tra Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh

5 Ý nghĩa thực tiễn

Quản lý dịch vụ vận hành CHCC giúp hiểu được tình hình quản lý dịch vụ vận hành cho một CHCC cụ thể, đồng thời giúp ban quản lý đánh giá kết quả hoạt động quản trị CHCC thông qua kết quả báo cáo Làm rõ được các hạn chế trong quản lý dịch vụ vận hành CHCC và đề xuất được các giải pháp hoàn thiện

kế hoạch quản lý dịch vụ vận hành CHCC

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA QUẢN LÝ DỊCH VỤ VẬN HÀNH

NHÀ CHUNG CƯ 1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Khái niệm quản lý

Quản lý là điều khiển, chỉ đạo một hệ thống hay một quá trình theo những quy luật, định luật hay những quy tắc tương ứng nhằm để cho hệ thống hay quá trình đó vận động theo ý muốn của người quản lý nhằm đạt được những mục đích

đã được định trước” (PGS.TS Phan Kim Chiến (2001), Giáo trình khoa học quản

lý, NXB Chính trị quốc gia)

1.1.1.2 Khái niệm dịch vụ

Trích từ điều 4 chương 1 theo Luật giá năm 2013:

“Dịch vụ là hàng hóa có tính vô hình, quá trình sản xuất và tiêu dùng không

tách rời nhau, bao gồm các loại dịch vụ trong hệ thống ngành sản phẩm Việt Nam theo quy định của pháp luật”

1.1.1.3 Khái niệm, phân loại CHCC

CHCC được định nghĩa là một công trình kiến trúc cao tầng, bao gồm những tầng nhà được xây dựng liên tiếp và thường được sử dụng cho mục đích “Thương mại” và “ Văn phòng”, hiện nay tòa nhà cũng được sử dụng để ở Tòa nhà có mặt bằng rộng, nhưng mà mục đích là cho công việc, hoặc là nơi ở cho nhiều hộ dân trong tòa nhà có thể chia có nhiều flat, hoặc apartment, đó là buidlinghouse thường dùng cho mục đích ở, nhưng cũng được dùng cho làm việc, cao 1-3 tầng, mặt bằng không rộng nhưng mà thường là dài và rộng không vượt quá nhau còn block thì bao gồm nhiều nhà nhỏ, tầm 1-2 tầng, được xây kề nhau kéo thành một hàng dài

Theo thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 và Luật nhà ở số 65/2014/QH13 quy định, phân loại nhà CHCC gồm: nhà CHCC thương mại, nhà CHCC xã hội, trừ nhà CHCC quy định tại khoản 2 điều này, nhà CHCC phục vụ tái định cư, nhà CHCC cũ thuộc sở hữu nhà nước đã được cải tạo, xây dựng lại

1.1.1.4 Khái niệm dịch vụ quản lý vận hành CHCC

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà gồm các quy trình sau: Quy trình quản lý vận hành hệ thống kĩ thuật, quy trình quản lý chăm sóc khách hàng, quy trình an ninh, quy trình vệ sinh công nghiệp, maketing

1.2 Vai trò của quản lý dịch vụ vận hành

1.2.1 Nội dung công tác quản lý dịch vụ CHCC

Hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây (Theo Điều 10 Thông tư số 02/2016/TT-BXD):

“a) Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;

b) Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác đảm bảo cho nhà chung

cư hoạt động bình thường;

c) Các công việc khác có liên quan

Trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 105 của Luật Nhà ở thì tất cả các công việc quy định tại Khoản 1 Điều này phải do đơn vị quản lý vận hành thực hiện; chủ sở hữu, người

sử dụng không được thuê riêng các dịch vụ khác nhau để thực hiện quản lý vận hành Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện các công việc quản lý vận hành nhà chung cư nhưng phải chịu trách nhiệm về việc quản lý vận hành theo nội dung hợp đồng dịch vụ đã ký kết với Ban quản trị nhà chung cư.”

1.2.2 Quản lý các dịch vụ chung của CHCC

- Dịch vụ cung cấp điện, nước; thông tin liên lạc

- Dịch vụ vệ sinh môi trường: thu gom rác thải, vệ sinh cầu thang bộ, cầu thang máy; chăm sóc vườn hoa thảm cỏ cung quanh CHCC

- Dịch vụ vận hành thiết bị kỹ thuật như: thang máy, máy bơm nước, hệ thống chiếu sáng hành lang công cộng; vận hành các thiết bị chữa cháy

- Dịch vụ thường trực trông giữ xe đạp, xe máy, ô tô

- Quản lý công tác sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, tài sản chung của CHCC: dịch vụ sửa chữa bong rộp sàn nhà, quét vôi, sơn cửa, tường phía ngoài CHCC và phần công cộng của tòa nhà; sửa chữa các hư hỏng kỹ thuật…

- Thu phí dịch vụ, phí kinh doanh tại các khu CHCC

- Giải quyết các khiếu nại của người dân sống trong khu CHCC

1.2.3 Nội dung chi phí dịch vụ quản lý vận hành CHCC bao gồm:

a) Chi phí điện cho máy móc thiết bị, hệ thống sử dụng chung của tòa nhà; b) Chi phí nước sử dụng trong khu vực công cộng, tưới cây;

c) Chi phí dầu DO vận hành máy phát điện dự phòng phục vụ cho khu vực công cộng; đèn chiếu sáng hành lang, đèn chiếu sáng thang thoát hiểm; điện sử dụng thang máy, máy bơm nước sinh hoạt, bơm nước thải,

d) Chi phí dịch vụ an ninh, bảo vệ (gồm dụng cụ hỗ trợ: bộ đàm, đèn pin) e) Chi phí dịch vụ vệ sinh công cộng (bao gồm dụng cụ, hóa chất); dịch vụ chăm sóc cây xanh, phân bón và tưới cây; diệt côn trùng định kỳ; chi phí thu gom vận chuyển rác sinh hoạt hàng tháng

f) Chi phí sách báo tại sảnh; chi phí điện thoại, internet, văn phòng phẩm cho hoạt động của Ban quản lý; chi phí liên lạc với chính quyền sở tại khi có yêu cầu; chi phí trang trí các dịp lễ, tết

g) Chi phí hóa chất xử lý thông cống, rãnh, bể phốt; chi phí diễn tập phòng cháy, chữa cháy nội bộ định kỳ hàng năm

h) Chi phí kiểm tra mẫu nước sinh hoạt định kỳ; súc rửa bể nước ngầm, bể nước sinh hoạt (nếu có)

i) Chi phí cho đơn vị quản lý vận hành như chi phí trang thiết bị văn phòng Ban quản lý (bàn ghế, máy tính, máy in) và dụng cụ kỹ thuật; chi phí đồng phục nhân viên Ban quản lý, chi phí tiền công tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội phúc lợi xã hội cho nhân viên thực hiện

1.2.4 Phân biệt dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ kinh doanh

Tương tác

Là dịch vụ không thể thiếu và quan

trọng nhất của việc vận hành tòa

nhà

Tương tác giữa chủ đầu tư và người

thuê văn phòng

Vai trò

Đáp ứng các nhu cầu thiết yếu và

đảm bảo an toàn cho cư dân trong

tòa nhà CHCC.

Là khoản sinh lợi nhuận chủ yếu, góp phần cung cấp các chi phí để quản lý vận hành tòa nhà CHCC.

Mục tiêu

Tổ chức quản lý dịch vụ vận hành

tòa nhà như bảo trì hệ thống trang

thiết bị, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ….

Cung ứng các dịch vụ cho thuê văn phòng, kiot tầng 1 để kinh doanh, bảng quảng cáo trong thang máy…

CHCC để đáp ứng nhu cầu của cư

dân, đồng thời góp phần trong công

tác quản lý vận hành tòa nhà.

Cung cấp các dịch vụ kinh doanh để

thu lợi nhuận

Căn cứ

Chi phí bảo trì là toàn bộ chi phí cho việc duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn và sửa chữa đột xuất nhằm duy trì chất lượng của nhà CHCC; và không tính vào giá dịch vụ nhà CHCC

Đối với dự án nhà CHCC có sử dụng dịch vụ cao cấp không thuộc phần sở hữu chung (như tắm hơi, bể bơi, sân tennis hoặc các dịch vụ cao cấp khác) thì do người sử dụng dịch vụ cao cấp đó thoả thuận với doanh nghiệp quản lý vận hành;

và không tính vào giá dịch vụ nhà CHCC”

Kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực, mức đóng góp kinh phí quản lý vận hành nhà CHCC được phân bổ theo diện tích thông thủy của căn hộ

1.2.6 Phương pháp tính toán các chi phí dịch vụ vận hành tòa nhà và chi phí

Q – Tổng chi phí dịch vụ nhà CHCC hàng năm (đồng/năm) (chưa bao gồm thuế GTGT);

Tdv – Khoản thu được từ kinh doanh, dịch vụ các diện tích thuộc phần sở hữu chung của nhà CHCC hàng năm (nếu có) (đồng/năm);

S – Tổng diện tích sàn sử dụng thuộc sở hữu riêng của chủ căn hộ và diện tích sàn sử dụng thuộc phần sở hữu riêng khác (nếu có) (m2);

12 – Tổng số tháng tính giá sử dụng dịch vụ trong năm;

P – Lợi nhuận định mức hợp lý (đơn vị tính %);

K1 – Hệ số giảm giá do doanh nghiệp quản lý vận hành hỗ trợ giảm giá dịch

vụ (nếu có);

K2 – Hệ số phân bổ giá dịch vụ nhà CHCC (đối với những diện tích sàn sử dụng ngoài mục đích ở như văn phòng, thương mại…) do Ban quản trị nhà CHCC quy định (nếu có);

T – Thuế suất thuế giá trị gia tăng.”

- Nghị định 114/2010/NĐ-CP-Về bảo trì công trình xây dựng

- Thông tư 02/2016/TT-BXD- Ban hành quy chế quản lý, sử dụng nhà CHCC

- Nghị định 52/2008/ NĐ-CP về quản lý kinh doanh dịch vụ Bảo vệ

- Nghị định 57/2002/NĐ-CP- Quy đinh chi tiết thi hành pháp lệnh phí và lệ phí

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Ở nước ta hiện nay, ngành quản lý dịch vụ tòa nhà vẫn còn khá mới mẻ với nhiều người, các khái niệm đơn vị quản lý, dịch vụ tòa nhà vẫn chưa được nhiều người biết đến, điều này vô tình dẫn đến những tình trạng mâu thuẫn, tranh chấp giữa cư dân với CHCC, với chủ đầu tư Do đó, việc trang bị các kiến thức về quản

lý dịch vụ vận hành tòa nhà là rất quan trọng trong đời sống công nghiệp hóa – hiện đại hóa

Tóm lại, qua chương 1 giúp chúng ta hiểu được những vấn đề cơ bản có liên quan tới đề tài: “Kế hoạch quản lý dịch vụ vận hành tòa nhà” như: Các khái niệm

cơ bản liên quan tới quản lý dịch vụ vận hành tòa nhà Vai trò của quản lý dịch

vụ vận hành tòa nhà Nguyên tắc xác định giá dịch vụ

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH QUẢN LÝ DỊCH VỤ VẬN HÀNH

2.1 Giới thiệu về Cao ốc SCREC, Công ty quản lý dịch vụ, Chủ đầu tư

2.1.1 Sơ lược về Cao ốc SCREC

2.1.1.1 Quy mô dự án SCREC

Cao ốc SCREC gồm 22 tầng với 3 khối nhà ở cao tầng A, B, C (khối bệ 4 tầng) 1 trệt, 21 lầu và tầng sân thượng Diện tích xây dựng công trình 7.527 m2

theo bản đồ giao đất số 15629/Qđ-ĐCNĐ tỉ lệ 1/200 ngày 10/05/2002 của Sở địa chính nhà đất TP Có tổng diện tích mặt bằng 10.715m2 Trong đó, diện tích mỗi sàn xây dựng dự án: 2.910 m2, tổng diện tích sử dụng: hơn 54.335 m2

Loại A: 100m2 /căn:32 căn Loại A: 87, 3m2 /căn: 36 căn

Loại B1: 79m2 /căn: 112 căn Loại B1: 78, 9m2 /căn: 36 căn

Loại B2: 69, 5m2 /căn: 112 căn Loại B2: 57, 3m2 /căn: 36 căn

Loại C: 46, 6m2 /căn: 32 căn Loại C1: 57m2 /căn: 36 căn

Biểu đồ 2.1 Tình trạng sử dụng căn hộ tại SCREC

Tỉ lệ lấp đầy căn hộ tại cao ốc SCREC 466 căn hộ chiếm 99%, 2 căn hộ trống của chủ đầu tư tỉ lệ 1 %, trong đó, số căn hộ chủ nhà trực tiếp ở là 220 căn, tỉ lệ 47% Chủ nhà cho thuê 207 căn tỉ lệ 44% Chủ đầu tư cho thuê 20 căn tỉ lệ 4%,

19 căn bàn giao cho UBND quận 3 theo thõa thuận đền bù giải tỏa mặt bằng

2.1.1.2 Vị trí dự án Cao ốc SCREC

Tọa lạc tại khu vực đường Trường Sa, P.12, Q.3, Tp.HCM Với một vị trí rất thuận lợi, từ SCREC Tower, các cư dân tại đây sẽ rất dễ dàng tiếp cận trung tâm thành phố chỉ 5 phút đến quận 1, quận Tân Bình và quận 10, Phú Nhuận không quá 10 phút Mặt trước có kênh Nhiêu Lộc thoáng mát, công viên dọc kênh sạch đẹp có đặt các dụng cụ tập thể dục thư giãn buổi sáng

Chủ nhà 47%

Thuê từ chủ nhà 44%

Thuê từ chủ đầu tư 4%

Quận 3 4%

Căn

hộ trống 1%

TÌNH TRẠNG SỬ DỤNG CĂN HỘ

Hình 2.1 Vị trí Cao ốc SCREC trên Google Map

2.1.1.3 Tiện ích nội khu của Cao ốc SCREC

Tầng trệt Cao ốc có siêu thị, nhà sách, ngân hàng, tầng 4 có phòng tập Yoga, khoảng sân rộng sinh hoạt chung tác biệt với không gian ồn ào bên ngoài Hai tầng giữ xe máy xe hơi thông thoáng

Hình 2.2 Cao ốc SCREC nhìn từ đối diện Hình 2.3 Sảnh chờ lô C

Hình 2.4 Sân sinh hoạt chung tại lầu 4 2.1.2 Giới thiệu về Ban quản lý Cao ốc SCREC

SƠ đồ quản lý cao ốc SCREC

Ban quản trị cao ốc SCREC

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quản lý cao ốc SCREC

2.1.3 Sơ lược về Công ty quản lý dịch vụ của Cao ốc SCREC

Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ ĐỊA ỐC SÀI GÒN (SEJCO)

- Trụ sở: 628 Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, Tp.HCM

• - Dịch vụ chăm sóc, duy trì cảnh quan

• - Dịch vụ tư vấn, môi giới, kinh doanh bất động sản

• Trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực

tư vấn, quản lý vận hành bất động sản tại Việt Nam

• Thực hiện, duy trì và luôn cải tiến hệ thống quản lý chất

lượng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008

• Cam kết cung cấp dịch vụ với chất lượng như đã thỏa

thuận với khách hàng

• Chính trực, trung thực, minh bạch tài chính, đào tạo và tái

đào tạo, xây dựng đội ngũ kế thừa từ nội lực để tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho mọi nhân viên.

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ phòng ban công ty Sejco

2.1.4 Giới thiệu về chủ đầu tư

Tên Công ty: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ-XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH

NHÀ SÀI GÒN Tên Công ty viết tắt: SCREC JSC

Địa chỉ: 78- Hai Bà Trưng, Phường Bến Nghé, Q.1, TP.HCM

Hình 2.6 Logo công ty SCREC

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

KẾ TOÁN

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÒNG

VỆ SINH CÔNG NGHIỆP

PHÒNG QUẢN

LÝ CAO

ỐC

PHÒNG

KỸ THUẬT

PHÒNG KHINH DOANH

& CSKH

BP BẢO

VỆ MÔI TRƯỜNG

BP BẢO VỆ

AN NINH

BAN QUẢN

LÝ DỰ ÁN

BP

KỸ THUẬT

BP

HỒ BƠI CÂY XANH

BP CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

Chủ đầu tư hiện có Xí nghiệp xây dựng số 1 và Xí nghiệp xây dựng số 2 đặt tại tầng 4 cao ốc SCREC Các căn hộ trống tại chung cư chủ đầu tư vẫn chiệu phí quản lý hằng tháng

2.2 Tình hình quản lý vận hành tại cao ốc SCREC

Tính đến quí 1 năm 2017 quỹ bảo trì 2% của chung cư tăng từ 7 tỉ đồng lúc chủ đầu tư bàn giao lên 9 tỉ đồng Số dư cuối quỹ quản lý vận hành 678 triệu đồng

2.2.1 Quản lý dịch vụ điện, nước

Định kỳ hàng tháng kiểm tra chất lượng nước sinh hoạt: đạt tiêu chuẩn vệ sinh và ăn uống theo các chỉ tiêu hoá lý sinh theo Quyết định số 1329/2002/BYT

mà Bộ y tế đã ban hành Dán kết quả thông báo cho cư dân theo dõi

Dịch vụ điện do công ty điện lực chốt chỉ số đồng hồ riêng mỗi căn hộ và thu phí Kĩ thuật tòa nhà chốt số điện nước công ty thuê và chỉ số nước cư dân vào ngày 15 hàng tháng Việc đăng ký định mức điện nước căn cứ vào số người đang

ở của căn hộ Đối với những căn hộ chưa có hộ khẩu tại SCREC phải có xác nhận tậm trú của công an khu vực

Giá nước định mức của cư dân là 6.095đ/m3 , vượt cấp 1 11.730đ/m3 , vượt cấp 2 13.110đ/m3 Đối với các đơn vị thuê mặt bằng giá điện nước tiêu thụ được

tính phụ thuộc vào hợp đồng thuê với Ban quản trị và chủ đầu tư của tòa nhà Ngoài việc chi trả phí quản lý vận hành, cư dân trả thêm phí công cộng, bao gồm điện thang máy, điện chiếu sáng công cộng hành lang, bãi xe, điện vận hành thiết bị máy móc phục vụ tòa nhà Nước dùng cho việc vệ sinh, lau chùi, tưới cây

Bảng 2.1 Lượng tiêu thụ điện nước của tòa nhà năm 2016 và quý 1-2017

Tiêu thụ Năm 2016 Qúi 1

2017

Bình quân mỗi tháng

Tiền chi hộ bình quân mỗi tháng

(Đ) Nước sinh

hoạt của cư

Mỗi tháng công ty quản lý chi hộ tiền nước sinh hoạt cư dân 76.520.770đ, Theo dõi chỉ số điện nước tổng trừ đi phần điện nước các công ty thuê mặt bằng

để tính được điện nước công cộng

Biểu đồ 2.2 Cơ cấu tiêu thụ điện nước tại SCREC năm 2016

Như vậy trung bình mỗi tháng lượng nước sinh hoạt của cư dân chiếm 90% tổng tiêu thụ của tòa nhà, nước công ty và nước cộng cộng rất ít Điện công ty tiêu thụ chiếm 72% theo đồng hồ tổng của tòa nhà Phần điện nước công cộng được chia đều cho mối căn hộ trung bình mỗi tháng là 75.755đ Giao động từ 70.000đ đến 100.000đ

2.2.2 Quản lý dịch vụ vệ sinh rác thải và cảnh quan môi trường

Về công tác vệ sinh rác thải và cảnh quan môi trường năm 2017 do đơn vị

vệ sinh của công ty Sejco đảm nhiệm Đầu năm 2017 công ty tiến hành thuê đơn

vị vệ sinh ngoài Đội ngũ vệ sinh cũ gồm 8 người trực xoay vòng tại 3 block căn

hộ và tầng 1 đến tầng 4, bên ngoài khu thương mại , bãi xe, và tầng 4, theo lịch làm do ban quản lý sắp xếp Đơn vị vệ sinh mới gồm 5 người trực cố định, và có giám sát của công ty vệ sinh theo dõi Hằng tháng, ban quản lý xác nhận phiếu đánh giá chất lượng vệ sinh đảm bảo thực hiện tốt so với hợp đồng thuê

Riêng về thu gôm rác, Ban quản trị thuê đơn vị thu gôm rác với mức phí 9.690.000đ/tháng Ngoài ra, có các khoảng chi khác không cố định bao gồm chi thưởng lễ tết cho nhân viên vệ sinh, cây cảnh Thuê riêng nhân công thu gôm rác ngoài giờ dốc xuống và dốc lên bãi xe, mua mới thùng rác bị hỏng Và những chi phí liên quan đến công tác vệ sinh cảnh quang khá

90%

8%

2%

Cơ cấu tiêu thụ nước

Nước sinh hoạt cư dân Nước công ty

Nước công cộng

72%

28%

Cơ cấu tiêu thụ điện

Điện công ty Điện công cộng

Bảng 2.1: Chi phí dịch vụ vệ sinh rác thải và cảnh quan môi trường năm 2016

và dự kiến năm 2017

Theo bảng thống kê ta có tổng chi dự kiến cho đơn vị thu gôm rác không thay đổi Thuê đơn vị vệ sinh dự kiến năm 2017 giảm chỉ còn 85% do công ty quản lý đổi đơn vị vệ sinh mới, cắt giảm nhân viên Việc thay đổi này làm giảm chi, chất lượng vệ sinh tốt hơn do nhân viên trẻ lại có người giám sát, nhưng chỉ

có 1 người trực 1 block 17 tầng nên thời gian hoàn tất lâu hơn Một số cư dân không hài lòng vì điều này

Chi cho việc thuê nhân viên cây xanh tăng 5% và chi khác tăng 41% do đầu năm 2017 bắt đầu tăng lương thưởng cho nhân viên vệ sinh và cây cảnh, mua thay thế nhiều thùng rác đã cũ, và mua bổ sung thùng rác lớn giúp việc thu gôm rác thuận tiện hơn

Tuy nhiên tổng chi dự kiến năm 2017 chỉ 93% so với năm 2016, Cho thấy tính toán của Ban quản lý hợp lý Cắt giảm nhân sự vệ sinh và tăng lương tăng thưởng nhưng tổng chi vẫn giảm

so với năm 2016 ( %)

Thuê đơn

vị thu gom

xử lý rác 9, 690 29, 070 116, 280 9, 690 29, 070 100% Thuê đơn

Hình 2.7 Vị trí tập kết rác thải ở sân sau lô C và thùng rác lớn được

mua mới đầu năm 2017

Rác ở các tầng được tập trung tại phòng rác, đơn vị thu gom rác tiến hành thu gôm rác mỗi ngày, rác được bỏ vào thùng rác lớn và vận chuyển bằng thang tải hàng sau đó tập kết sân sau lô C chờ xe tải đến chở rác đi

2.2.3 Dịch vụ vận hành thiết bị kỹ thuật

Hệ thống kĩ thuật được kiểm tra hằng ngày và bảo trì định kì Bộ phận kĩ thuật nộp báo cáo tình trạng hệ thống M&E hằng tháng Riêng đối với công tác phòng cháy chữa cháy Ban quản lý thực hiện tự kiểm tra định kỳ mỗi tháng (Xem phụ lục 01 Báo cáo tình trạng hệ thống M&E) Khi phát hiện hư hỏng thì lập báo cáo chi tiết trình ban quản trị chi phí sửa chữa hoặc thay mới Tuy nhiên, có nhiều

hệ thống bị hư hỏng chưa được xử lý Không đảm bảo an toàn khi có sự cố xảy

ra Sau đây là bảng tổng hợp các hệ thống thiết bị kỹ thuật của tòa nhà SCREC và tình trạng hiện tại

1 thang kĩ thuật tải trọng 630kg

Hệ thống báo cháy hành lang hoạt động bình thường

Máy điều

áp 6 Tủ Đặt trên lầu 22 mỗi lô 2 tủ

Hoạt động bình thường Chưa được bảo trì bảo dưỡng

Hình 2.8 Thang máy tải khách lô C và tủ PCCC, tủ điện nước

Hình 2.9 Tủ điều khiển thang máy số 2 lô B

Hình 2.10 Bơm, dây cứu hỏa và hệ thống báo cháy

Đối với hầm xe hệ thống nhận biết cháy là báo nhiệt, hành lang và căn hộ là báo khói Giả sử khi có sự cố cháy ở căn hộ, khói bay vào hệ thống dẫn từ bếp của căn hộ đến phòng rác, tại đây hệ thống báo cháy sẽ tự động báo còi Vì thế, phải kiểm tra thường xuyên để tránh trường hợp báo cháy giả, hoạt hệ thống báo cháy không hoạt động dẫn đến thiệt hại

Hình 2.11 Hệ thống chữa cháy hầm xe

Hình 2.12 Vị trí đặt hầm XLNT ở sân sau lô C và bên trong hầm XLNT

Công tác đảm bảo an toàn cho hệ thống ký thuật tại chung cư đươc Ban quản

lý thực hiện định kỳ đầy đủ theo kế hoạch tuần, tháng, năm bao gồm: Kiểm định thang máy, kiểm định chống sét, diễn tập PCCC, diễn tập cứu hộ thang máy, kiểm tra và vệ sinh quạt điều áp, nạp bình vận hành định kỳ máy phát điện, kiểm tra check list hệ thống đèn chiếu sáng công cộng, đèn exit, đèn chiếu sáng sự cố, hệ thống báo cháy (Xem Biên bản tự kiểm tra PCCC tại phụ lục 04)

Hình 2.13 Đơn vị bảo trì cứu hộ thang Hình 2.14 Diễn tập PCCC máy đang tập huấn kỹ thuật SCREC

mở cửa thang và xác định vị trí thang

2.2.4 Dịch vụ trông giữ xe

Cao ốc SCREC có thiết kế tầng 2 và 3 dùng làm bãi xe, việc trông giữa xe

do đơn vị bảo vệ phụ trách Vấn đề bãi xe, có thể nói là một trong những vấn đề nan giải của SCREC mà Ban quản lý phải cân nhắc và tư vấn cho ban quản trị một thời gian dài trước khi cải cách

Biểu đồ 2.3.Thống kê số lượng xe cư dân và xe công

ty thuê mặt bằng năm 2016 và quí 1 năm 2017

(Chiếc)

Xe máy Xe oto Xe đạp Xe công ty thuê

Năm 2016, số lượng xe oto trung bình mỗi quý 330 chiếc, xe máy chiếm nhiều nhất với 2327 chiếc gần 75% tổng số thống kê, xe đạp ổn định 206 chiếc,

xe công ty thuê trung bình 190 chiếc xe máy Phí giữ xe thấp, đối với cư dân 40 nghìn đồng/xe máy/tháng, 450 nghìn đồng/xe oto, xe công ty 60 nghìn đồng/xe máy/tháng Xe đạp miễn phí Đối với xe vãng lai áp dụng theo bảng giá qui định Theo thiết kế ban đầu của chủ đầu tư, số lượng xe oto cho phép để đảm bảo

an toàn PCCC tại bãi xe tâng 2 và tầng 3 có thể giao động 120-130 chiếc, xe máy 800-900 chiếc

Tuy nhiên, đây chỉ là số liệu thống kê lượng xe có đăng ký gửi tại Ban quản

lý, trên thực tế có sự chênh lệch rât lớn với số lượng xe vãng lai Do Ban quản trị khoán bãi xe cho bảo vệ với mức phí 32 triệu/ tháng, Điều này dẫn đến mất kiểm soát lượng xe gửi do họ nhận xe ngoài quá nhiều Gây bức xúc cho cư dân và không an toàn khi có trường hợp cháy nổ xảy ra

Cuối quí 1 năm 2016 được sự thông qua của ban quản trị, ban quản lý tiến hành cắt khoán và đôỉ đơn vị bảo vệ Lắp đặt hệ thống thẻ xe thông minh một thẻ cho một xe, quản lý việc đăng ký xe và thu tiền xe vãng lai Lọc lại gần chính xác danh sách xe máy và oto

Quí 1 năm 2017 lượng xe máy và oto tăng so với bình quân quí năm 2016

Cụ thể, xe oto tăng gần 80 chiếc, xe máy tăng khoảng 105 chiếc Do Ban quản trị cắt khoán bãi xe giao quyền quản lý lại cho Ban quản lý và việc lắp đặt hệ thống thẻ xe thông minh mới nên những xe đăng ký cho đơn vị bảo vệ cũ bắt buộc phải đăng ký cho Ban quản lý để được cấp thẻ tháng Vì vậy sẽ lọc được những xe không đủ điều kiện đăng ký và xe ngoài không phải của cư dân SCREC Đồng thời, tất cả những xe oto đăng ký mới sau này đều đưa vào danh sách chờ

2.2.5 Dịch vụ cho thuê thương mại

Bảng 2.4 Phí cho thuê mặt bằng kinh doanh tại SCREC năm 2016 và

quí 1- 2017 (Triệu đồng)

Loại hình kinh doanh Giá thuê

(tháng)

Phí thu được trong quý

Tổng thu trong năm

2016

Tổng thu quý 1-

Shop Vicky, góc ngoài

Công ty CP Quảng cáo

Truyền thông Thiên Hy

Có thể thấy nguồn thu từ các mặt bằng cho thuê quý 1 năm 2017 không thay đổi so với năm 2016 Nguyên nhân là do Ban quản trị tòa nhà không điều chỉnh giá thuê

Quý 1 2017 tiếp tục ký hợp đồng với công ty Thiên Hi Long lắp đặt quảng cáo trong thang máy Tăng nguồn thu cố định lên 30 triệu/quí

2.2.6 Quản lý dịch vụ bảo vệ an ninh

Dịch vụ bảo vệ an ninh do công ty bảo vệ Võ Đường Ngọc Hòa phụ trách Đơn vị bảo vệ này thay thế đơn vị cũ Vệ Sĩ Việt

Bao gồm 9 vị trí trực 24/24, sảnh lô A, B, C Bãi xe lầu 3 Hai vị trí chốt ra chốt vào bãi xe lầu 2 Một vị trí tuần tra và hai điều xe Tổng phí thuê 123, 750, 000đ/ tháng

Cư dân ra vào chung cư đều phải quẹt thẻ từ vào cửa từ lầu 1 đến lầu 4, thẻ

từ dùng chung cho cả 3 block Từ lầu 5 đến 22 không yêu cầu thẻ từ thang máy

Hệ thống cửa từ được đặt tại 3 cửa ra vào sảnh chờ và 3 tầng của chung cư

Hình 2.15 Hệ thống cửa ra vào phải quẹt thẻ từ đặt tại bãi xe

Hạn chế lớn nhất về dịch vụ an ninh tại chung cư SCREC là không có hệ thống camera an ninh Chỉ có camera đặt tại lới ra vào bãi xe Điều này làm giảm đi sự hiện đại và an toàn cho tòa nhà Khó có thể kiểm tra khi có trường hợp mất cấp xảy ra

2.2.7 Quản lý công tác sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị, các hạng mục công trình chung trong khu CHCC

Công tác bảo trì bảo dưỡng thang máy được ký hợp đồng trọn gói với đơn vị

bảo trì thang máy Schindler thời hạn 3 năm cụ thể 3.500.000đ/thang máy/tháng

Công tác bảo trì bảo dưỡng máy phát điện thuê đơn vị ngoài với hợp đồng 1 năm

Kế hoạch thời gian bảo trì bảo dưỡng các thiết bị khác (Xem phụ lục 02)

Các căn hộ muốn sửa chữa phải làm giấy đăng ký, kỹ thuật tòa nhà khảo sát nội dung đăng ký sửa, nếu không ảnh hưởng đến kết cấu chung của tòa nhà sẽ cho phép thi công và phải đặt cọc từ 2 triệu đồng đến 5 triệu tùy vào hạng mục đăng

ký sửa chữa (Xem mẫu đăng ký sửa chữa căn hộ Phụ lục 03)

Riêng đối với việc sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị của căn hộ do đội ngủ

kỹ thuật tòa nhà thực hiện có quy định về giá dịch vụ của công ty Sejco như sau:

Bảng 2.5 Chi phí và % thực nhận tiền dịch vụ kỹ thuật tại SCREC

(nghìn đồng/hạng mục sửa chữa)

Stt Hạng mục sửa chữa Giá

dịch vụ

Kỹ thuật 50

%

Ban quản lý (10%)

Công ty Sejco (40%)

Ban quản lý có nhiệm vụ thu hộ phí nước, phí dịch vụ, phí công cộng, gửi

xe Phiếu thu phí tháng trước được phát hành vào đầu tháng sau, liên vàng gửi cư dân, liên đỏ cư dân giữ khi đã nộp tiền, liên trắng lưu công ty Ngày 15 hàng tháng gửi thông báo nhắc phí lần 2, ngày 20 gửi lần 3 và tiến cắt nước căn hộ Riêng công ty thuê văn phòng thì có hóa đơn thu phí riêng