TCVN 22006 2013 ISO hệ thống quản lý chất lượng hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 9001 2008 trong ngành

Việc liệt kê tất cả các tổ chức trạng thái trên một lưu đồ dòng chảy giúp xác định xem những hoạt động này có phù hợp với nhau hoặc một số khía cạnh có cần dựa trên tám nguyên tắc quản l

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 22006:2013 ISO 22006:2009

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG TCVN ISO 9001:2008

TRONG NGÀNH TRỒNG TRỌT

Quality management systems - Guidelines for the application of ISO 9001:2008 to crop

production

Lời nói đầu

TCVN ISO 22006:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 22006:2009;

TCVN ISO 22006:2013 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và

đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học

và Công nghệ công bố

Lời giới thiệu

của trang trại trồng trọt

Trong phạm vi của tiêu chuẩn này, hệ thống quản lý chất lượng là cách thức quản lý hoạt động

trang trại cần là sự kết hợp giữa cải tiến việc thực hiện, các kết quả tài chính và sự tin cậy, thỏa mãn của khách hàng Các chủ trang trại cần tập trung vào những vấn đề thực tế và công việc để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng với những kết quả trên Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng từ những hoạt động hiện hữu và không nên gây ra quá nhiều thủ tục giấy tờ và thiếu linh hoạt Hệ thống quản lý chất lượng không chỉ dành cho hoạt động của trang trại lớn Hướng dẫn trong tiêu chuẩn này cũng phù hợp với hoạt động của trang trại nhỏ Những điều chỉnh trong việc thực hiện và diễn giải tiêu chuẩn này có thể cần thiết cho hoạt động của trang

cùng là đạt được lợi ích ròng

Tiêu chuẩn này quy định tập hợp các hoạt động cần có; tuy nhiên, tiêu chuẩn không quy định cách thức thực hiện chúng Việc liệt kê tất cả các tổ chức trạng thái trên một lưu đồ dòng chảy giúp xác định xem những hoạt động này có phù hợp với nhau hoặc một số khía cạnh có cần

dựa trên tám nguyên tắc quản lý - hướng vào khách hàng, sự lãnh đạo, sự tham gia của mọi người, cách tiếp cận theo quá trình, cách tiếp cận hệ thống đối với quản lý, cải tiến liên tục, quyếtđịnh dựa trên sự kiện và mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng - tất cả những nguyên tắc này đều có thể được sử dụng để cải tiến việc thực hiện trong hoạt động của trang trại

Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể đối với những hệ thống quản lý khác như hệ thống liên quan đến an toàn thực phẩm, môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và không hàm ý rằng tổ chức trang trại phải áp dụng các hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

Mức độ phức tạp của tài liệu, hồ sơ, đào tạo, phụ thuộc vào:

a) số lượng người làm việc hay tham gia vào tổ chức trang trại, cả thường xuyên và theo mùa vụ;

b) kỹ năng hoặc năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ;

c) mức độ phức tạp của các quá trình;

d) số lượng các quá trình riêng biệt;

e) loại hình và mức độ phức tạp của các công cụ và thiết bị sử dụng

Một hệ thống quản lý chất lượng không dẫn đến cải tiến quá trình công việc hay chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ Nó là một phương tiện để đạt được các mục tiêu của tổ chức trang trại.Giản đồ của hệ thống quản lý chất lượng trong chuỗi cung ứng thực phẩm được nêu trong Hình 1.

nhận Tiêu chuẩn này và TCVN 7367 (ISO 15161) không nhằm mục đích chứng nhận

tích mối nguy và điểm kiểm soát trọng yếu (HACCP)

Hình 1 - Ví dụ: hệ thống quản lý chất lượng trong chuỗi cung ứng thực phẩm

Hướng dẫn được đưa ra để làm rõ các điều của tiêu chuẩn

Ví dụ được sử dụng khi có thể giúp hiểu rõ các yêu cầu Việc trao đổi thông tin một cách hiệu lực

và sự quen thuộc với tất cả các phần trong tổ chức trang trại có thể là tất cả những gì cần thiết

một số từ quan trọng được nêu dưới đây

có hiệu lực

Cần/có thể Những từ này không được hiểu như là các yêu cầu, mà là các khuyến nghị hoặc sự

cho phép

tổ chức trang trại Trong một số trường hợp, tổ chức có thể quyết định không áp dụng tiêu chuẩn này đối với tổ chức trang trại (xem các loại trừ ở 1.2)

CHÚ THÍCH: Trong tiêu chuẩn này từ "thích hợp" và "phù hợp" cũng được sử dụng để chỉ ra khi nào cần những quyết định này Từ"thỏa đáng" được sử dụng để chỉ ra các hành động, các quyết định thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu

Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 22000 tập trung vào thực phẩm, thức ăn chăn nuôi và chuỗi cung ứng

liên quan, tại thời điểm công bố bao gồm:

nghiệp sản xuất và phân phối thực phẩm, được xây dựng trên cơ sở HACCP và các điều kiện tiên quyết của nó TCVN ISO 22000 bao gồm các điểm kiểm soát trọng yếu trong các quá trình sản xuất, chế biến và phân phối thực phẩm liên quan đến an toàn thực phẩm;

trong ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống;

thống quản lý an toàn thực phẩm;

- TCVN ISO 22006 (tiêu chuẩn này), không nhằm mục đích lặp lại các yêu cầu của TCVN ISO 22000

trọt (thực phẩm, thức ăn chăn nuôi và các sản phẩm trồng trọt phi thực phẩm) Tiêu chuẩn này không thiết lập bất kỳ các yêu cầu nào, cũng không bổ sung hoặc thay đổi các yêu cầu trong

đoạn hướng dẫn cụ thể đối với hoạt động trồng trọt nông nghiệp phía dưới các yêu cầu được đóng khung không được sử dụng làm các yêu cầu, cũng không nhằm áp dụng cho tất cả mọi tổ chức trang trại Ngoài ra, phần trợ giúp (xem ví dụ dưới đây) bao gồm hướng dẫn hoặc gợi ý được nêu khi thích hợp

TRỢ GIÚP: Các điều của TCVN ISO 9001:2008[1] được viết để thích ứng với một phạm vi rộng các hoạt động và quy mô của tổ chức Phần trợ giúp được lập để giúp hiểu rõ TCVN ISO

được lựa chọn trong toàn bộ tiêu chuẩn Các đoạn trợ giúp có thể có giá trị đặc biệt khi liên quan

gồm các hoạt động lớn, nhỏ, được cơ giới hóa hoặc lao động chuyên sâu Các từ TRỢ GIÚP

được viết hoa và in đậm để phân biệt với các nội dung khác được nêu trong tiêu chuẩn này

không nhằm mục đích lập lại yêu cầu của các tiêu chuẩn đã được công bố trên Tiêu chuẩn này

Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn cho người trồng trọt để hỗ trợ chuẩn bị chứng nhận hoặc tự

liên quan đến chứng nhận và đăng ký Tiêu chuẩn này không nhằm thay thế cho TCVN ISO

0.1 Khái quát

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Chấp nhận một hệ thống quản lý chất lượng nên là một quyết định chiến lược của tổ chức Việc thiết kế và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phụ thuộc vào

a) môi trường của tổ chức, các thay đổi và những rủi ro trong môi trường đó,

b) các nhu cầu khác nhau,

c) các nhu cầu riêng biệt,

d) các sản phẩm cung cấp,

e) các quá trình được sử dụng,

f) quy mô và cơ cấu của tổ chức

Mục đích của tiêu chuẩn này không nhằm dẫn đến sự đồng nhất về cấu trúc của các hệ thống quản lý chất lượng hoặc sự đồng nhất của hệ thống tài liệu

Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng quy định trong tiêu chuẩn này bổ sung cho các yêucầu đối với sản phẩm Thông tin ở "Chú thích" là để hướng dẫn hiểu đúng hoặc làm rõ các yêu cầu cần chú thích

Tiêu chuẩn này có thể được sử dụng cho nội bộ và tổ chức bên ngoài, kể cả các tổ chức chứng nhận, để đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định áp dụng cho sản phẩm cũng như các yêu cầu riêng của tổ chức

Các nguyên tắc quản lý chất lượng nêu trong TCVN ISO 9000 và TCVN ISO 9004 đã được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn này

Hướng dẫn: TCVN ISO 9001:2008[1] quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng

nên xem xét và vận dụng thông tin thích hợp [ví dụ các yêu cầu luật định và chế định, các yêu cầu của khách hàng, các hướng dẫn được thừa nhận, các nguyên tắc và quy phạm thực hành của Ủy ban tiêu chuẩn thực phẩm (Codex) bao gồm các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế

và tiêu chuẩn hiệp hội]

Các quá trình được sử dụng có thể bao gồm: thực hành nông nghiệp tốt (GAP) cũng như thực hành vệ sinh tốt (GHP) phù hợp với các nhu cầu của tổ chức trang trại và khách hàng của trang trại Điều này đặc biệt quan trọng đối với những thực hành thường có thể chấp nhận với sản phẩm trồng trọt cụ thể, các thể chế quốc tế, quốc gia và vùng lãnh thổ hoặc các nhu cầu cụ thể của khách hàng

0.2 Cách tiếp cận theo quá trình

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tiêu chuẩn này khuyến khích việc chấp nhận cách tiếp cận theo quá trình khi xây dựng, thực hiện và cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàngthông qua việc đáp ứng yêu cầu của họ

Để vận hành một cách có hiệu lực, tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau Hoạt động hoặc tổ hợp các hoạt động tiếp nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra có thể được coi như một quá trình Thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của quá trình tiếp theo

Việc áp dụng một hệ thống các quá trình trong tổ chức, cùng với sự nhận biết và mối tương tác giữa các quá trình này, cũng như sự quản lý chúng để tạo thành đầu ra mong muốn, có thể đượccoi như "cách tiếp cận theo quá trình".

Ưu thế của cách tiếp cận theo quá trình là việc kiểm soát liên tục sự kết nối các quá trình riêng lẻ trong hệ thống các quá trình, cũng như sự kết hợp và tương tác giữa các quá trình đó

Khi được sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng, cách tiếp cận trên nhấn mạnh tầm quan trọng của:

a) việc hiểu và đáp ứng các yêu cầu,

b) nhu cầu xem xét quá trình về mặt giá trị gia tăng,

c) có được kết quả về việc thực hiện và hiệu lực của quá trình, và

d) cải tiến liên tục quá trình trên cơ sở đo lường khách quan

Mô hình "hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình" nêu ở Hình 1 minh họa sự kết nối của quá trình được trình bày trong các điều từ 4 đến 8 Mô hình này thể hiện rằng khách hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu được xem như đầu vào Việc theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng đòi hỏi có sự đánh giá các thông tin liên quan đến sự chấp nhận của khách hàng, chẳng hạn như các yêu cầu của khách hàng có được đáp ứng hay không Mô hình nêu ở Hình 1 không phản ánh các quá trình ở mức chi tiết, nhưng bao quát tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này

CHÚ THÍCH: Phương pháp luận quen thuộc "Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động" (PDCA) có thể áp dụng cho mọi quá trình Có thể mô tả tóm tắt PDCA như sau:

Lập kế hoạch: Thiết lập mục tiêu và các quá trình cần thiết để có được các kết quả phù hợp với các yêu cầu của khách hàng và chính sách của tổ chức

Thực hiện: Thực hiện các quá trình

Kiểm tra: Theo dõi và đo lường các quá trình và sản phẩm theo các chính sách, mục tiêu và các yêu cầu đối với sản phẩm và báo cáo các kết quả

Hành động: Có các hành động để cải tiến liên tục việc thực hiện quá trình

Hướng dẫn: Cách tiếp cận theo quá trình là cách tổ chức và quản lý các hoạt động để tạo ra giá

trị cho khách hàng và/hoặc các bên quan tâm Khách hàng và các bên quan tâm có thể là nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức trang trại

Mỗi quá trình có các khách hàng và/hoặc các bên quan tâm khác nhau chịu tác động của quá trình đó và xác định đầu ra cần thiết cho nhu cầu và mong đợi của họ Nhiều quá trình là các hoạt động của tổ chức trang trại (xem Phụ lục A) trong khi những quá trình khác đưa ra sự hỗ trợcho các hoạt động này của tổ chức trang trại như kiểm tra và đào tạo nhân viên

Ví dụ, trong trường hợp khách hàng mong muốn sản phẩm trồng trọt được sản xuất hữu cơ, các quá trình cụ thể để phân tích đất, lựa chọn giống cây trồng, chọn mùa thu hoạch có thể là một

"đầu vào" của quá trình tiếp theo trong cách tiếp cận theo quá trình Đầu vào và đầu ra dự kiến

có thể hữu hình (như trang thiết bị, cơ sở vật chất) hoặc vô hình (như năng lượng hoặc thông tin) Đầu ra cũng có thể ngoài dự kiến, như chất thải hay sự ô nhiễm

Tất cả các quá trình cần được liên kết với các mục tiêu của tổ chức trang trại và được thiết kế đểgia tăng giá trị, tương xứng với phạm vi và tính phức tạp của tổ chức trang trại

trong đó diễn giải hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình bao gồm các quá trình chính không thể thiếu cho sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng

Cách tiếp cận theo quá trình cho phép lãnh đạo nhận biết các bước liên quan trong một hoạt động, đề ra chiến lược kiểm soát và thực hiện một hệ thống cải tiến liên tục Định hướng của mỗiquá trình là sự thừa nhận các yêu cầu của khách hàng và thỏa mãn những yêu cầu này [Cách

tiếp cận theo quá trình này được định hướng theo khách hàng] Lưu ý rằng trong Hình 2 khách hàng được thể hiện cả bên trái và bên phải Hình 2 chỉ ra những điều khách hàng muốn ở bên trái và sản phẩm trồng trọt đáp ứng các yêu cầu đó nằm bên phải.

Dòng chảy quá trình trồng trọt được thể hiện ở toàn bộ phần dưới của hình này (tạo sản phẩm)

Ô này bao gồm các hoạt động khác nhau mà tổ chức trang trại cần thực hiện đối với việc trồng trọt Các sản phẩm trồng trọt là đầu ra của tổ chức trang trại

Ngoài ra, hình 2 chỉ ra tầm quan trọng của thông tin thu được về "sự thỏa mãn" của khách hàng (mũi tên nét đứt từ các điểm bên phải tới "đo lường, phân tích và cải tiến" Điều này và các đo lường, đánh giá khác là thiết yếu với việc thực hiện của tổ chức trang trại

Hình 2 - Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình

Ô "trách nhiệm của lãnh đạo" nhằm giải thích vai trò của lãnh đạo trong hệ thống quản lý chất lượng Hành động cần thiết về thông tin và dữ liệu chỉ ra hệ thống làm việc tốt hay kém thế nào

và cung cấp hoặc điều chỉnh các nguồn lực cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống

Các nguồn lực được nêu trong ô bên trái của vòng tròn Các nguồn lực thỏa đáng giúp đảm bảo chất lượng của sản phẩm trồng trọt Các nguồn lực bao gồm, ví dụ đất, nơi làm việc, thiết bị, vật liệu (đầu vào) và con người Việc đảm bảo rằng con người được đào tạo và có năng lực để thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu của họ cũng là một phần trong cung cấp nguồn lực

0.3 Mối quan hệ với TCVN ISO 9004 [2]

TCVN ISO 9001 và TCVN ISO 9004 là các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng, được thiết

kế để sử dụng đồng thời, nhưng cũng có thể được sử dụng một cách độc lập

TCVN ISO 9001 qui định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, có thể được sử dụng trong nội bộ tổ chức cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng Tiêu chuẩn này tập trung vào hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng

cầu và mong đợi của tất cả các bên quan tâm và thỏa mãn những nhu cầu và mong đợi này

thông qua cải tiến một cách hệ thống và liên tục việc thực hiện của tổ chức Tuy nhiên, tiêu chuẩn không nhằm mục đích sử dụng trong chứng nhận, chế định hoặc hợp đồng.

0.4 Sự tương thích với các hệ thống quản lý khác

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn này, các điều khoản của tiêu chuẩn TCVN ISO

Hướng dẫn: Các hoạt động và các quá trình của hệ thống quản lý khác có thể liên quan tới các

đoạn được liệt kê trên Khi có thể, những hệ thống quản lý khác này cần được xem xét để tích hợp nếu việc tích hợp mang lại lợi ích cho tổ chức trang trại và các bên liên quan hoặc theo các

nghiệp Khi có cơ hội tích hợp một số điều của TCVN ISO 9001 như kiểm soát tài liệu, lưu giữ hồ

sơ, xem xét của lãnh đạo, đào tạo nhân viên, đánh giá nội bộ, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa, việc này có thể giúp tiết kiệm chi phí và các hoạt động nhiều nhất

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG TCVN ISO 9001:2008

TRONG NGÀNH TRỒNG TRỌT

Quality management systems - Guidelines for the application of ISO 9001:2008 to crop

production

1 Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn nhằm hỗ trợ người trồng trọt trong việc chấp nhận TCVN ISO

(như là ngũ cốc, hột đậu, hạt dầu, gia vị, trái cây và rau quả), những cây được trồng theo luống, các cây trồng lâu năm được quản lý trong một khoảng thời gian và các cây trồng tự nhiên không được trồng và quản lý chính thức Các cây trồng làm vườn đưa ra một phạm vi lớn các loại từ trái cây, rau quả và cây hoa cảnh hàng năm và lâu năm, đến các cây bụi và cây thân gỗ và các cây có củ Những cây trồng đa dạng này đòi hỏi một phạm vi rộng việc trồng trọt, chăm sóc, kiểmsoát sâu bệnh, các biện pháp và thực tiễn thu hoạch Các quyết định liên quan đến các hoạt động gieo trồng, chăm sóc và thu hoạch có thể tương tự nhau, mặc dù các bước cụ thể có thể khá khác nhau khi xem xét phạm vi hoạt động trồng trọt

và quản lý hệ thống quản lý chất lượng bởi một tổ chức liên quan đến trồng trọt

Tiêu chuẩn này không nhằm thay đổi, bổ sung hoặc giảm bớt các yêu cầu của TCVN ISO

Ở phần dưới của chuỗi cung ứng thực phẩm về các quá trình sản xuất, ngôn ngữ của TCVN ISO

trong trồng trọt

1.1 Khái quát

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức

a) cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định thích hợp; và

b) muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định được áp dụng

CHÚ THÍCH 1: Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" chỉ áp dụng cho

a) sản phẩm dự kiến cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu

b) mọi đầu ra dự kiến là kết quả của quá trình tạo sản phẩm

CHÚ THÍCH 2: Các yêu cầu luật định và chế định có thể được thể hiện như các yêu cầu pháp lý

1.2 Áp dụng

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Các yêu cầu trong tiêu chuẩn này mang tính tổng quát và nhằm áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm cung cấp

Khi có bất kỳ yêu cầu nào của tiêu chuẩn này không thể áp dụng được do bản thân của tổ chức

và đặc thù của sản phẩm, có thể xem xét yêu cầu này như một ngoại lệ

Khi có ngoại lệ, việc công bố phù hợp với tiêu chuẩn này không được chấp nhận trừ khi các ngoại lệ này được giới hạn trong phạm vi các yêu cầu của điều 7, và các ngoại lệ này không ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định thích hợp

Hướng dẫn: Tổ chức trang trại có thể loại trừ một số yêu cầu của Điều 7, khi các hoạt động liên

quan đến những yêu cầu này không được thực hiện Khi ngoại trừ, các chi tiết và lập luận để loạitrừ phải được mô tả trong sổ tay chất lượng (xem 4.2.2)

2 Tài liệu viện dẫn

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Các tài liệu viện dẫn dưới đây rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này Đối với các tài liệu ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu Đối với các tài liệu không ghi năm công bố thì áp dụng bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi

TCVN ISO 9000:2007, Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

Hướng dẫn: Việc viện dẫn TCVN ISO 9000:2007 hướng người đọc tới nguồn thuật ngữ và định

3 Thuật ngữ và định nghĩa

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa trong TCVN ISO 9000

Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" cũng có nghĩa "dịch vụ"

Hướng dẫn: Trong tiêu chuẩn này, quan trọng là phải hiểu việc sử dụng ba thuật ngữ: nhà cung

ứng (3.18), tổ chức (3.13) và khách hàng (3.5)

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ, định nghĩa trong TCVN ISO 9000:2007 và các thuật ngữ

và định nghĩa dưới đây

3.1 Ứng dụng (application) <trong trồng trọt>

Xử lý về cây trồng, đất hoặc môi trường khác có đầu vào được thiết kế để hỗ trợ việc đáp ứng các yêu cầu.

VÍ DỤ: Xử lý bao gồm phân bón, thuốc trừ sâu hay thuốc diệt nấm

3.2 Người ứng dụng (applicator) <trong trồng trọt>

Người tham gia vào quá trình ứng dụng

3.3 Đặc trưng (characteristic) <trong trồng trọt>

Thuộc tính (attribute)

Đặc điểm phân biệt xác định sản phẩm trồng trọt

CHÚ THÍCH: Đặc trưng là một thuộc tính di truyền có thể nhận dạng, như một thành phần cụ thể,một chi tiết cấu trúc, màu sắc hoặc dạng, hay khả năng chịu sâu bệnh Từ đồng nghĩa "thuộc tính" được sử dụng đặc biệt khi đặc trưng có thể đo được

3.4 Trồng trọt

3.4.1 Cây trồng (crop) <1>

Các cây được trồng chung

3.4.2 Sản phẩm trồng trọt (crop) <2>

Sản phẩm của một loại hoặc vị trí địa lý cụ thể là một yếu tố trong việc xác định sản phẩm

VÍ DỤ: Sản phẩm "của một loại cụ thể" bao gồm ngô và lúa mì

3.4.3 Mùa vụ (crop) <3>

Mùa hoặc năm gieo trồng là một yếu tố trong việc xác định sản phẩm

3.4.4 Thu hái (crop) <4>

Thu hái tự nhiên không được trồng hay quản lý chính thức

3.6 Trang trại (farm)

(Các) vùng đất hoặc các phương tiện thuộc hệ thống quản lý trang trại dành cho sản xuất nông nghiệp hoặc làm vườn

3.7 Người quản lý trang trại (farm management)

Người hoặc nhóm người quản lý một trang trại hàng ngày (thường xuyên)

3.8 Tổ chức trang trại (farm operation)

Trang trại và các hoạt động trang trại sử dụng cho việc trồng trọt

CHÚ THÍCH: Tổ chức trang trại đề cập đến tất cả các hoạt động quản lý và các hoạt động khác liên quan đến việc trồng các cây trồng khác nhau

3.9 Kế hoạch canh tác (farming plan)

Kế hoạch trồng trọt trên một trang trại xác định

CHÚ THÍCH: Kế hoạch canh tác là tập hợp các hướng dẫn hoặc hoạt động để thực hiện và dự kiến hướng đến việc trồng trọt Thông thường kế hoạch canh tác xác định việc áp dụng các yếu

tố cần thiết cho việc trồng trọt, ví dụ: sử dụng đất, quản lý nguồn lực và áp dụng các thực hành quản lý trang trại tốt nhất Một kế hoạch canh tác có thể bao gồm các quy trình, lưu đồ, bản đồ cánh đồng, sổ tay hoặc bản phác thảo

3.10 Người thu hoạch (harvester) <trong trồng trọt>

Người tham gia vào việc thu hoạch mùa vụ

3.11 Đầu vào (input) <trong trồng trọt>

Sản phẩm hoặc dịch vụ sử dụng trong quá trình trồng trọt để đạt được kết quả dự kiến

CHÚ THÍCH: Đầu vào trong hệ thống trồng trọt là "những thành phần" để trồng trọt Chất bổ sungcho đất (phân bón), hạt giống hoặc thân gốc, hóa chất bảo vệ cây trồng và nhiên liệu là những ví

dụ về đầu vào trực tiếp cho hệ thống trồng trọt Ví dụ lao động, công việc thường xuyên và các nhà tư vấn về trồng trọt có thể coi là các đầu vào

3.12 Cơ sở hạ tầng (infrastructure) <trong trồng trọt>

Tổ chức cơ sở hạ tầng (infrastructure organization)

Hệ thống các phương tiện, thiết bị và dịch vụ cần thiết cho hoạt động của một trang trại

CHÚ THÍCH: Thuật ngữ này bao gồm ví dụ thiết bị, phương tiện, đất nông nghiệp, nhà xưởng, xe

cộ, máy tính, hệ thống truyền thông, các dụng cụ cầm tay, máy móc sản xuất và những tiện nghi cần thiết cho việc trồng trọt

3.13 Tổ chức (organization) <trong trồng trọt>

Tổ chức trang trại hoặc tổ chức thu gom áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

3.14 Sau thu hoạch (post harvest)

Mọi hoạt động xử lý có thể cần thiết cho việc giao hay bán sản phẩm mà không làm thay đổi trạng thái tự nhiên của sản phẩm trồng trọt

3.15 Sản phẩm (product) <trong trồng trọt>

Kết quả cuối cùng của quá trình trang trại

3.16 Quan sát cánh đồng (field observation)

Loại hình riêng về kiểm tra cánh đồng

CHÚ THÍCH: Trong trường hợp sản xuất nông nghiệp, thuật ngữ này đề cập đến phương pháp kiểm tra cánh đồng đối với các loại sâu bệnh hoặc các vấn đề về trồng trọt khác trước hoặc trongsuốt mùa tăng trưởng Người quản lý trang trại hoặc người trong trang trại có thể tự thực hiện hoạt động này hay thuê người có trình độ tiến hành các hoạt động quan sát cánh đồng, tùy theo các kỹ năng cần thiết và mức độ chuyên môn có sẵn Cánh đồng có thể được theo dõi nhiều lần trong suốt giai đoạn sinh trưởng hoặc tại những thời điểm nhất định để nhận biết các loại sâu bệnh hay đánh giá các điều kiện phục vụ trồng trọt

3.17 Phân tách (segregation)

Loại các sản phẩm không phù hợp khỏi những sản phẩm phù hợp theo đặt hàng của khách hàng

VÍ DỤ: Phân tách các loại chất lượng hoặc chủng loại khác nhau

3.18 Nhà cung ứng (supplier) <trong trồng trọt>

Người cung cấp đầu vào sử dụng trong trồng trọt

VÍ DỤ: Người trồng trọt, người cung ứng hạt giống và nguyên liệu cây, phân bón, thiết bị, hóa chất và những người khác cung cấp đầu vào hoặc dịch vụ (bao gồm cả tư vấn và cố vấn) cho tổ chức trang trại.

3.19 Lãnh đạo cao nhất (top management) <trong trồng trọt>

Người hoặc nhóm người chỉ đạo và kiểm soát tổ chức trang trại hoặc các hoạt động thu gom củatrang trại ở cấp cao nhất

VÍ DỤ: Người quản lý trang trại, chủ sở hữu duy nhất, các chủ sở hữu, chủ nhân, ban quản lý chuồng trại, các đối tác, giám đốc điều hành, giám đốc quản lý, chủ tịch, ban giám đốc, (các) đối tác quản lý hoặc cố vấn bên thứ ba đưa ra mức độ kiểm soát cao đối với tổ chức trang trại bằng cách thiết lập chính sách và đặt ra các mục tiêu đối với tổ chức trang trại

CHÚ THÍCH: Trong các tổ chức nhỏ, người quản lý trang trại và lãnh đạo cao nhất có thể là cùngmột người

3.20 Môi trường làm việc (work environment) <trong trồng trọt>

Tập hợp các điều kiện trong đó công việc được thực hiện

CHÚ THÍCH 2: Thuật ngữ này bao trùm các yếu tố về môi trường tại nơi làm việc có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm (xem ví dụ 6.4) Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể đối với các hệ thống quản lý khác như quản lý an toàn thực phẩm., quản lý môi trường hay quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và không ngụ ý rằng tổ chức trang trại buộcphải áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, hệ thống quản lý môi trường hay hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

3.21 Các từ viết tắt

HACCP (Hazard analysis critical control plan) kế hoạch phân tích mối nguy và điểm kiểm soát

4 Hệ thống quản lý chất lượng

4.1 Yêu cầu chung

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này

Tổ chức phải

a) xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức (xem 1.2),

b) xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này,

c) xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quátrình này có hiệu lực,

d) đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và theo dõi các quá trình này

e) theo dõi, đo lường khi thích hợp và phân tích các quá trình này, và

f) thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trìnhnày.

Tổ chức phải quản lý các quá trình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này

Khi tổ chức chọn nguồn bên ngoài cho bất kỳ quá trình nào ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu, tổ chức phải đảm bảo kiểm soát được những quá trình đó Cách thức và mức độ kiểm soát cần áp dụng cho những quá trình sử dụng nguồn bên ngoài này phải được xácđịnh trong hệ thống quản lý chất lượng

CHÚ THÍCH 1: Các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng nêu ở trên bao gồm

cả các quá trình về các hoạt động quản lý, cung cấp nguồn lực, tạo sản phẩm, đo lường, phân tích và cải tiến

CHÚ THÍCH 2: "Quá trình sử dụng nguồn bên ngoài" là quá trình tổ chức cần cho hệ thống quản

lý chất lượng của mình và lựa chọn để bên ngoài thực hiện

CHÚ THÍCH 3: Việc đảm bảo kiểm soát các quá trình sử dụng nguồn bên ngoài không loại trừ được trách nhiệm của tổ chức về sự phù hợp với tất cả các yêu cầu của khách hàng, luật định vàchế định Loại và mức độ kiểm soát cần áp dụng với các quá trình sử dụng nguồn bên ngoài có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như

a) tác động tiềm ẩn của quá trình sử dụng nguồn bên ngoài đến khả năng của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu

b) mức độ chia sẻ việc kiểm soát quá trình

c) khả năng đạt được kiểm soát cần thiết thông qua việc áp dụng 7.4

Hướng dẫn: Mục đích của 4.1 là bao quát yêu cầu đối với tổ chức trang trại để xây dựng và áp

dụng thực tế hệ thống quản lý chất lượng và quy định các yêu cầu chung làm cơ sở để hoạch định hệ thống quản lý chất lượng (xem 5.4.2)

những hoạt động được mô tả từ điểm a) đến f) được đề cập trong hệ thống quản lý chất lượng Các hoạt động cần thiết được mô tả chi tiết hơn trong phần còn lại của tiêu chuẩn này

a) Các quá trình có thể bao gồm, ví dụ quá trình hoạch định, quá trình trồng cây, quá trình thu hoạch, quản lý đất, quản lý nước, dưỡng chất và quản lý sâu bệnh (xem Phụ lục A) Tổ chức trang trại có thể cần đề cập đến các điều khác như tiến hành quá trình hoạch định, ví dụ 5.4.1 (mục tiêu chất lượng), 5.4.2 (hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, 7.1 (hoạch định tạo sản phẩm) và 7.2 (các quá trình liên quan đến khách hàng)

b) Hoạch định chung cho các hoạt động trồng trọt thường được lập thành văn bản tùy theo nhu cầu của tổ chức trang trại và khách hàng của họ Một kế hoạch canh tác được lập thành văn bản ngày càng quan trọng với các trang trại do các yêu cầu phức tạp hay quan trọng của khách hàng hoặc luật định và chế định Ví dụ, một kế hoạch canh tác được lập thành văn bản có thể bao gồmcác lưu đồ dòng chảy, thực tiễn vận hành tiêu chuẩn, các kế hoạch trồng trọt, bố trí trang trại, kế hoạch hoạt động hoặc các phương pháp khác được xem là liên quan tới tổ chức trang trại Các

kế hoạch canh tác có thể bao gồm bản đồ cánh đồng được cập nhật để xác định những gì cần được trồng và trồng ở đâu; kế hoạch canh tác, kế hoạch áp dụng đầu vào cho việc trồng trọt; và các hoạt động khác nhằm hỗ trợ các mục tiêu chất lượng và đạt được các yêu cầu của khách hàng, hợp đồng, cũng như các yêu cầu luật định và chế định Các kế hoạch canh tác cần tính đến việc nhiều hoặc tất cả các quá trình trang trại có thể kết nối với nhau và trình tự, sự tương tác và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình này cần được xem xét ở tất cả các giai đoạn hoạch định và khi thay đổi các kế hoạch Xem Phụ lục A

c) Hoạch định tổng thể về trồng trọt cần bao gồm tiêu chí cho các hoạt động riêng lẻ cấu thành

kế hoạch, khi thích hợp

d) Các nguồn lực được sử dụng trong trồng trọt có thể bao gồm ví dụ đất, lao động, công cụ và thiết bị, nước, nhà xưởng và các đầu vào tiêu dùng khác như hạt giống, các sản phẩm bảo vệ cây trồng, phân bón và thuốc diệt cỏ Xem Điều 6.

e) Hoạt động theo dõi, đo lường và phân tích có thể tác động đáng kể đến một số quá trình của

tổ chức trang trại Điều 8 bao gồm thu nhập dữ liệu sử dụng để đo lường sự thành công và để theo dõi việc cải tiến

Kế hoạch canh tác và trồng trọt thường bị ảnh hưởng bởi nhiều thay đổi khác nhau bao gồm, ví

dụ như môi trường, thời tiết hoặc tình huống kinh doanh Do đó, người quản lý cần xác định các quá trình để theo dõi, đo lường và phân tích khi thích hợp để đảm bảo các hoạt động cải tiến liêntục được thực hiện

f) Khi người quản lý trang trại xác định những điều cần thực hiện, thì hoạt động này cần được thực hiện như phương tiện đảm bảo các kết quả và cải tiến liên tục (xem 8.5.1) Người quản lý trang trại cần quy định các quá trình theo dõi và đo lường, phân tích và cải tiến để đạt được cải tiến liên tục cho hệ thống quản lý chất lượng

TRỢ GIÚP: Đối với các tổ chức trang trại nhỏ, việc hoạch định có thể được giới hạn đối với các

hoạt động liên quan đến khu vực trồng trọt, các quy định và tiền lương

định và thực hiện các hoạt động cần thiết để hỗ trợ cải tiến liên tục Các hoạt động cần dựa trên

người quản lý trang trại có thể xem xét thay đổi và cải tiến hệ thống, các quá trình hoặc kế hoạchcanh tác (xem 8.5.1)

Kế hoạch canh tác đưa ra các kiểm soát nhằm đảm bảo các hoạt động của tổ chức trang trại, hoạt động thầu phụ, cũng như các trách nhiệm và sự tương tác liên quan đến các hoạt động được ký kết hợp đồng và các dịch vụ hỗ trợ được thực hiện và có hiệu lực

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu

4.2.1 Khái quát

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm

a) các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng,

b) sổ tay chất lượng,

c) các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, và

d) các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ, được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vậnhành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức

CHÚ THÍCH 1: Khi thuật ngữ "thủ tục dạng văn bản" xuất hiện trong tiêu chuẩn này, thì thủ tục đóphải được xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện và duy trì Một tài liệu riêng rẽ có thể đề cập tới yêu cầu với một hoặc nhiều thủ tục Yêu cầu về thủ tục dạng văn bản có thể được đề cập trong nhiều tài liệu

CHÚ THÍCH 2: Mức độ văn bản hóa hệ thống quản lý chất lượng của mỗi tổ chức có thể khác nhau tùy thuộc vào

a) quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động,

b) sự phức tạp và sự tương tác giữa các quá trình, và

c) năng lực nhân sự

CHÚ THÍCH 3: Hệ thống tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc loại phương tiện nào

Hướng dẫn: Lưu ý rằng các tài liệu đã có có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng, chương trình

chứng nhận, hoặc các yêu cầu luật định và chế định Khi những tài liệu này đáp ứng các yêu cầu

của TCVN ISO 9001:2008 , chúng có thể được tham khảo và sử dụng trong các hệ thống quản

lý chất lượng của tổ chức trang trại

a) Chính sách chất lượng (5.3) thể hiện cam kết của lãnh đạo cao nhất đối với hệ thống quản lý chất lượng Chính sách này cần được công bố và truyền đạt đến mọi cá nhân Các mục tiêu chấtlượng (5.4.1) có thể khác nhau đối với các quá trình khác nhau trong tổ chức trang trại Các mục tiêu này cần được xem xét và cập nhật khi có thay đổi theo thời gian

b) Sổ tay chất lượng được đề cập chi tiết trong 4.2.2

c) Thủ tục được lập thành văn bản là thủ tục được viết ra và sẵn có dưới hình thức có thể sao chép và kiểm soát như chỉ ra 4.2 Tổ chức trang trại chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các yêu cầu được mô tả trong sáu điều dưới đây được nêu trong các thủ tục dạng văn bản Không nhất thiết phải có sáu thủ tục yêu cầu trong sáu tài liệu riêng Chúng có thể nằm trong sổ tay chất lượng hoặc trong các tài liệu khác do người quản lý trang trại xác định

1) kiểm soát tài liệu (4.2.3);

2) kiểm soát hồ sơ (4.2.4);

3) đánh giá nội bộ (8.2.2)

4) kiểm soát sản phẩm không phù hợp (8.3);

5) hành động khắc phục (8.5.2);

6) hành động phòng ngừa (8.5.3)

Tổ chức trang trại có thể xác định việc có cần thêm các thủ tục yêu cầu có tài liệu hay không

Hồ sơ quá trình liên quan đến chất lượng có thể quan trọng đối với khách hàng Ngoài ra, hồ sơ

có thể cung cấp dấu vết về bằng chứng cho việc truy tìm nguồn gốc hoặc hồ sơ về thử nghiệm chất lượng Những hồ sơ này có thể dưới dạng hoặc định dạng bất kỳ được xây dựng phù hợp với nhu cầu của tổ chức trang trại hoặc khách hàng

d) Yêu cầu này quy định rằng tổ chức trang trại có khả năng: "đảm bảo việc hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình" Việc này có thể có hoặc không được lập thành văn bản một cách đầy đủ hay chính thức Tổ chức trang trại chịu trách nhiệm xác định cách thực hiệnkiểm soát này Quan trọng là người lao động có thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình Một số phương pháp phổ biến đối với với việc cung cấp kiểm soát này bao gồm:

1) thực hành công việc, quy trình công việc, hướng dẫn công việc, lưu đồ dòng chảy, lưu đồ quá trình, các bước quá trình, danh mục kiểm tra;

2) thực tiễn hoạt động, hướng dẫn hoạt động hoặc quy trình hoạt động;

3) lịch trình sản xuất, kế hoạch canh tác, bản đồ trang trại;

4) danh sách nhà cung ứng được ưu tiên (người hoặc tổ chức từ đó mua đầu vào);

5) các quy định (các tiêu chuẩn phân loại hạt);

6) các quy định về hợp đồng sản xuất;

7) danh mục các yêu cầu luật định và chế định

Hướng dẫn về các chú thích cho điều 4.2.1: Những chú thích này đưa ra hướng dẫn quan

trọng cho việc xây dựng hệ thống tài liệu quản lý chất lượng Khái quát về tài liệu cần thiết và cácchú thích kèm theo nêu trong 4.2.1 mang lại sự rõ ràng nhất định về những già mong đợi

Các quá trình đơn giản có thể đòi hỏi ít tài liệu liên quan đến những gì được thực hiện hơn so vớimột quá trình phức tạp đòi hỏi nhiều hướng dẫn bằng văn bản Tổ chức một thành viên có thể không cần tài liệu hướng dẫn các nhân viên khác nhưng có thể cần viết ra những điều chỉ để ghi nhớ

Người có năng lực có thể cần ít hoặc không cần các thủ tục dạng văn bản tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức trang trại.

Tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc loại phương tiện truyền thông nào, ví dụ bản giấy, điện tử, hình ảnh, và bản vẽ Một đoạn phim thể hiện các phương pháp đúng và các bước thao tác chính xác có thể tốt cho việc mô tả các hướng dẫn cho một số công việc

Hệ thống tài liệu là các tài liệu dạng văn bản mô tả các thành phần khác nhau của hệ thống quản

lý chất lượng như liệt kê trên Phạm vi trong đó các quá trình cần được lập thành văn bản phụ thuộc vào tính phức tạp và sự ổn định của các hoạt động quá trình, mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động đó và năng lực nhân sự

Các tài liệu cần thích hợp để trả lời các câu hỏi: "Ai?" "Cái gì?" "Điều gì?" "Khi nào?" "Ở đâu?"

"Tại sao?" "Như thế nào?" Ví dụ, không cần phải có một tài liệu chính thức về cách thức giữ an toàn thiết bị trang trại - đơn giản chỉ cần đưa ra một câu là "thay thế tấm chăn sau khi bảo trì" có thể mô tả đủ các kết quả dự kiến

Lãnh đạo khi làm việc với những người liên quan cần quyết định mức độ chi tiết cần thiết Điều này phụ thuộc vào các phương pháp được sử dụng, kỹ năng của nhân sự, việc đào tạo được thực hiện và mức độ giám sát yêu cầu Quá chi tiết không nhất thiết sẽ đưa ra sự kiểm soát nhiều hơn và đảm bảo kết quả tốt hơn Tài liệu tốt thường ngắn gọn và được áp dụng khi cần thiết Việc đào tạo thường có thể thay đổi cho nhu cầu đối với các hướng dẫn bằng văn bản Người quản lý trang trại cần hiểu rằng các tài liệu hiện có có thể thể là đầy đủ

Hệ thống quản lý chất lượng và việc chuẩn bị tài liệu có thể lôi kéo sự tham gia của nhiều người làm việc với tổ chức trang trại Điều này đảm bảo rằng các chi tiết trong tài liệu phản ánh đúng thực tiễn công việc Những người tham gia trước đó và những người khác tham gia vào hoạt động này sẽ tạo ra một sự hiểu biết tốt hơn, sự tham gia rộng hơn và cảm nhận về quyền sở hữu

hệ thống quản lý chất lượng

Tài liệu liên quan đến trồng trọt có thể bao gồm:

a) tài liệu do khách hàng cung cấp chỉ ra các yêu cầu của khách hàng;

b) tài liệu tạo ra từ tổ chức trang trại sử dụng để thu thập các yêu cầu cụ thể của khách hàng;c) danh mục kiểm tra hoặc các công cụ đánh giá khác được sử dụng để đánh giá năng lực của các nhà cung ứng đầu vào;

d) các yêu cầu về hạt giống và thân gốc, các chất bổ sung cho đất và các đầu vào khác;

e) tài liệu liên quan đến vận hành và bảo trì thiết bị;

f) các thủ tục hoặc các hướng dẫn để kiểm soát hoạt động quan sát cánh đồng, thử nghiệm, hoạtđộng kiểm tra cánh đồng, duy trì tính đồng nhất, xác định nguồn gốc, làm sạch thiết bị, làm sạch kho và chuẩn bị thùng đựng, kiểm tra sản phẩm trồng trọt, vận chuyển, bảo quản sản phẩm dự phòng và các đầu vào;

g) các yêu cầu chế định

4.2.2 Sổ tay chất lượng.

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng trong đó bao gồm

a) phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả các nội dung chi tiết và lý giải về bất cứ ngoại lệ nào (xem 1.2),

b) các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc viện dẫn đến chúng, và

c) mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng

Hướng dẫn: Sổ tay chất lượng cần mô tả rõ ràng cấu trúc của hệ thống quản lý chất lượng và

dùng như một "lộ trình" xuyên suốt hệ thống Mọi sự kết hợp và liên kết với các hệ thống hay tài liệu khác mà tổ chức trang trại có thể cần đáp ứng cần được nêu chi tiết trong sổ tay chất lượng.Khi thích hợp, phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng cần xác định các sản phẩm trồng trọt, quá trình, khách hàng và địa điểm trồng trọt nếu hệ thống quản lý chất lượng áp dụng với tổ chức trang trại đó

Sổ tay chất lượng có thể viện dẫn các thủ tục được lập thành văn bản đã có để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các chương trình chứng nhận hoặc các yêu cầu luật định và chế định Khi

Tuy nhiên, vẫn cần viện dẫn các thủ tục này trong sổ tay chất lượng

Tổ chức trang trại có thể lựa chọn sử dụng các lưu đồ dòng chảy, bản vẽ và biểu đồ để văn bản hóa trình tự và các mối tương quan giữa các quá trình riêng lẻ trong các hoạt động này Sổ tay chất lượng có thể bao gồm hoặc viện dẫn các điểm mô tả dưới đây

a) Bản mô tả về cấu trúc của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm, ví dụ bản mô tả tóm tắt về tàiliệu của tổ chức trang trại, ví dụ của các tài liệu, cách thức sử dụng tài liệu, sơ đồ hoặc biểu đồ

cơ cấu tổ chức và bản mô tả các hoạt động của trang trại

b) Danh mục các nội dung về số lượng và tiêu đề từng phần của sổ tay và vị trí các phần

c) Chính sách chất lượng (5.3), mục tiêu chất lượng (5.4.1) và những tuyên bố về trách nhiệm vàquyền hạn (5.5.1)

d) Việc dẫn tất cả các thủ tục được lập thành văn bản cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng

e) Định nghĩa mọi thuật ngữ có nghĩa đơn nhất đối với tổ chức trang trại

Định dạng sổ tay chất lượng do người quản lý trang trại quyết định Khi đưa ra quyết định này người quản lý trang trại cần xét đến những người sử dụng sổ tay chất lượng khác nhau Điều này cũng hữu ích để hiểu rằng sổ tay có thể được thể hiện cho những người bên ngoài

nằm trong hệ thống quản lý chất lượng cần được nhận biết là các ngoại lệ (xem 1.2) Các lý do cho từng ngoại lệ cũng cần được nêu ra Tuy nhiên, một vài yêu cầu cho phép ngoại lệ với việc loại trừ có thể có trong thiết kế và phát triển (xem 7.3)

TRỢ GIÚP: Có thể thấy tổ chức trang trại nhỏ thích hợp để đưa mô tả về toàn bộ hệ thống quản

lý chất lượng vào một sổ tay, gồm tất cả các thủ tục văn bản theo yêu cầu của TCVN ISO

gia hoặc khu vực và hệ thống phân cấp tài liệu phức tạp hơn

4.2.3 Kiểm soát tài liệu

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm soát Hồ sơ chất lượng là một loại tài sản đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu nêu trong 4.2.4

Tổ chức phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm:

a) phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành,

b) xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu,

c) đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu,

d) đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng,

e) đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết,

f) đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và việc phân phối chúng được

kiểm soát, và

g) ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào

Hướng dẫn: "Kiểm soát tài liệu" nghĩa là một hoặc nhiều người được giao trách nhiệm đảm bảo

rằng chỉ các tài liệu mới nhất được sử dụng Điều này bao gồm việc đưa ra phê duyệt cuối cùng cho các tài liệu gốc hoặc sửa đổi trước khi sử dụng Yêu cầu này đảm bảo rằng một hoặc nhiều người trong tổ chức trang trại xác định rằng tất cả các tài liệu đều đầy đủ, được kiểm soát và sẵn

có cho mọi người như một phương tiện cho các hoạt động kiểm soát thỏa đáng Nói cách khác, tài liệu có phù hợp với nội dung tổ chức trang trại thực hiện và cách nó được thực hiện không Một số tài liệu có thể có sự xem xét và kế hoạch sửa đổi được xác định trước (chẳng hạn như hàng năm đối với mỗi hợp đồng sản xuất), trong khi những tài liệu khác có thể cần xem xét và sửa đổi kém thường xuyên hơn

Các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài cũng phải được nhận biết và kiểm soát Ví dụ, sổ tay của người vận hành thiết bị do nhà sản xuất cung cấp có thể được nhận biết như một phần của hệ thống tài liệu Nội dung quan trọng đối với hệ thống quản lý chất lượng có thể làm nổi bật và đưa

ra chú thích trên cả sổ tay của người vận hành cũng như trong các hướng dẫn khác giúp đảm bảo rằng các tài liệu lỗi thời được nhận biết và bị loại bỏ khỏi sử dụng khi thích hợp

Điều 4.2.3 nêu rõ ràng hồ sơ là một loại tài liệu đặc biệt (xem 4.2.4) Hồ sơ được tạo ra như kết quả của một hoạt động nào đó, là tuyên bố về thực tế tại thời điểm đó và không sửa đổi được Các tài liệu lỗi thời (hoặc tài liệu được sửa đổi) có thể trở thành hồ sơ

Với sự phát triển nhanh chóng của máy tính và lưu trữ thông tin điện tử, việc tuân thủ các yêu cầu của kiểm soát tài liệu đã trở nên tương đối dễ dàng Nếu các phương pháp điện tử sẵn có, chúng có thể cung cấp phương tiện kiểm soát tài liệu hiệu lực

Nỗ lực để giữ số lượng bản sao tài liệu ở mức thấp nhất Việc tiếp cận tài liệu chung đơn giản hơn nhiều trong tổ chức trang trại nhỏ, nơi có ít hình thức hơn, ít người dùng hơn và các địa điểm nhỏ hơn, thường là duy nhất Nếu mọi người có thể truy cập dễ dàng đối với một bản sao tại trung tâm, thì có thể loại bỏ nhu cầu kiểm soát phức tạp và sắp xếp việc kiểm soát các thay đổi được đơn giản hóa Đảm bảo rằng các tài liệu hiện hành đều rõ ràng và sạch sẽ

Các tài liệu cần được duy trì dưới sự kiểm soát của tổ chức trang trại

TRỢ GIÚP: Trong một tổ chức nhỏ, một danh mục có thể nhận biết những người nắm giữ và vị

trí của tài liệu Nếu có sự thay đổi với một tài liệu, cần chỉ định một người để thu thập tài liệu cũ

và phân phát tài liệu mới Có thể lập một hồ sơ phù hợp đối với ảnh hưởng này bằng cách dùng các chú thích viết tay hoặc các phương tiện khác

4.2.4 Kiểm soát hồ sơ

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Phải kiểm soát hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

Tổ chức phải lập một thủ tục bằng văn bản để xác định cách thức kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ

Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng

Hướng dẫn: Hồ sơ cung cấp bằng chứng rằng trên thực tế tổ chức trang trại đã đáp ứng yêu

cầu của hệ thống quản lý chất lượng Quản lý rủi ro là một yếu tố chính trong việc xác định hồ sơnào là cần thiết và cần được giữ bao lâu Các ví dụ về hồ sơ bao gồm:

a) hồ sơ bắt buộc của hệ thống quản lý chất lượng (xem 4.2.1);

b) hồ sơ hoạch định;

c) hồ sơ hoạt động trồng và chăm sóc;

d) hồ sơ hoạt động tại cánh đồng;

e) hồ sơ thu hoạch, bảo quản và xử lý;

f) hồ sơ an toàn thực phẩm hoặc xác định nguồn gốc (nếu hợp đồng hoặc luật định và chế định yêu cầu);

g) công bố của nhà cung ứng

Máy tính và lưu trữ thông tin điện tử cần được sao chép dự phòng Khi các hồ sơ không còn cần thiết với tổ chức trang trại, thì chúng có thể được hủy như nêu trong kế hoạch quản lý chất lượng

TRỢ GIÚP: Điều quan trọng là tổ chức trang trại nhỏ không tự mang gánh nặng với số lượng lớn

giấy tờ không cần thiết Phải đưa ra quyết định hồ sơ nào là cần thiết liên quan đến trang trại cũng như những gì các tiêu chuẩn về chất lượng yêu cầu Xác định mỗi loại hồ sơ cần lưu giữ bao lâu, tìm ở đâu và cách thức xử lý sau này Chỉ lưu giữ những gì cần thiết

5 Trách nhiệm của lãnh đạo

5.1 Cam kết của lãnh đạo

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải cung cấp bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống đó bằng cácha) truyền đạt cho tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định,

b) thiết lập chính sách chất lượng,

c) đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng,

d) tiến hành việc xem xét của lãnh đạo, và

e) đảm bảo sẵn có các nguồn lực

Hướng dẫn: Một người hoặc một nhóm người cần chịu trách nhiệm đối với việc chỉ đạo và ra

quyết định Người hoặc nhóm người này được chỉ định là lãnh đạo cao nhất Họ chịu trách nhiệmđối với hệ thống quản lý chất lượng Lãnh đạo cần cam kết đáp ứng các yêu cầu luật định và chếđịnh, yêu cầu của hợp đồng hoặc khách hàng

TRỢ GIÚP: Trong tổ chức trang trại nhỏ, lãnh đạo cao nhất có thể là chủ sở hữu, đối tác hoặc

một vài cá nhân được chỉ định Lượng truyền đạt thông tin nội bộ được xác định bởi mức độ phức tạp của tổ chức trang trại Ví dụ, tổ chức trang trại một thành viên không đòi hỏi bất kỳ dòngtruyền đạt thông tin nội bộ nào

5.2 Hướng vào khách hàng

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng (xem 7.2.1 và 8.2.1)

Hướng dẫn: Các yêu cầu của khách hàng có thể bao gồm:

a) tình trạng sản phẩm trồng trọt thực tế (từ trồng cây đến khi thu hoạch và bảo quản);

b) các quy định của hợp đồng;

c) số lượng sản phẩm trồng trọt được hoạch định so với số lượng thực tế;

d) các điều kiện bảo quản sản phẩm trồng trọt;

e) thời gian giao sản phẩm trồng trọt theo kế hoạch so với thời gian giao thực tế;

f) việc sử dụng dự kiến

Tổ chức trang trại cần xác định mức độ khách hàng cảm nhận sự thỏa mãn và những điều này

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng chính sách chất lượng

a) phù hợp với mục đích của tổ chức,

b) bao gồm việc cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng,

c) cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng,

d) được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức, và

e) được xem xét để luôn thích hợp

Hướng dẫn: Chính sách chất lượng cần là một tuyên bố tóm tắt mô tả tầm nhìn tổng thể và cam

kết về chất lượng của tổ chức trang trại Những người tham gia vào tổ chức trang trại cần biết rõ chính sách chất lượng Lãnh đạo cao nhất cần xem xét chính sách chất lượng hàng năm

5.4 Hoạch định

5.4.1 Mục tiêu chất lượng

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng, bao gồm cả những điều cần thiết

để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm [xem 7.1 a)], được thiết lập tại các cấp và bộ phận chức năng liên quan trong tổ chức Mục tiêu chất lượng phải đo được và nhất quán với chính sách chất lượng

Hướng dẫn: Mục tiêu chất lượng là các kết quả cụ thể có thể đo lường được trong một khuôn

khổ thời gian cụ thể mà tổ chức trang trại dự kiến hoàn thành Mục tiêu chất lượng cần được người quản lý trang trại xác định rõ ràng Các mục tiêu có thể nằm trong kế hoạch chất lượng của tổ chức trang trại Tổ chức trang trại cần xác nhận việc đạt được (các) mục tiêu Các thước

đo có thể gồm khuôn khổ thời gian, số lượng, kích thước hoặc các phương tiện khác được người quản lý trang trại xác định thích hợp Một số ví dụ bao gồm:

a) giảm số lượng hàng giao không đáp ứng các quy định của khách hàng;

b) giảm việc sử dụng thuốc trừ sâu;

c) giảm xói mòn đất;

d) cải tiến hệ thống kiểm soát tài liệu

Các mục tiêu không phải là danh sách mong muốn về những gì tổ chức muốn xảy ra, mà cần phản ánh rõ ràng và chính xác những gì dự kiến xảy ra

TRỢ GIÚP: Mục tiêu chất lượng không cần tỉ mỉ hay phức tạp Điều quan trọng là các mục tiêu

chất lượng phản ánh rõ ràng mục đích của tổ chức trang trại Các hợp đồng với khách hàng có thể bao gồm các mục tiêu rõ ràng phù hợp với mục tiêu chất lượng

5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo

a) tiến hành hoạch định hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu nêu trong 4.1 cũng như các mục tiêu chất lượng, và

b) tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng được duy trì khi các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thực hiện

Hướng dẫn: Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về quá trình hoạch định quan trọng này Chính

sách và mục tiêu chất lượng cần liên quan đến các mục đích của tổ chức trang trại Việc hoạch định mô tả các hành động cần thiết để đáp ứng các mục tiêu

Yêu cầu ở 5.4.2 là lãnh đạo cao nhất của tổ chức trang trại phải đảm bảo việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng đạt được các mục tiêu chất lượng quy định bởi tổ chức trang trại và thỏa mãn các yêu cầu ở 4.1 Tổ chức trang trại cần thiết lập hệ thống quản lý chất lượng dựa trên kế hoạch về "toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng" này Khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức trang trại cần xem xét khả năng tương thích với các hệ thống quản lý khác như hệ thống về môi trường và lao động

Khi tổ chức trang trại cần thay đổi hoặc điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng, thì 5.4.2 b) đòi hỏi tổ chức trang trại cũng hoạch định thay đổi hoặc điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hiệu lực và tính nhất quán liên tục

Thường có sự nhầm lẫn giữa 5.4.2 và 7.1 Mục đích của 5.4.2 là hoạch định toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng Trong suốt giai đoạn hoạch định này, việc đề cập đến các yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng (4.1), cũng như các quá trình riêng lẻ của tổ chức trang trại là phù hợp Cách tiếp cận đối với việc hoạch định có thể hữu ích như sau:

a) nhận biết các quá trình trong tổ chức bao gồm hệ thống quản lý chất lượng;

b) nhận biết tất cả các thủ tục liên quan đến từng quá trình;

c) phân tích sự kết nối giữa các quá trình được nhận biết;

d) xác định các thủ tục được sử dụng khi thực hiện các quá trình;

e) nhận biết các khu vực cần hoặc phải được theo dõi hay đo lường;

f) sử dụng thời hạn để thực hiện các hoạt động phòng ngừa và khắc phục

Các hoạt động hoạch định có thể tính đến các hệ thống quản lý khác liên quan đến an toàn thực phẩm hoặc môi trường

TRỢ GIÚP: Quá trình hoạch định không cần phải tỉ mỉ hoặc phức tạp Quan trọng là kế hoạch

phản ánh rõ ràng ý định thực tế (nghĩa vụ hợp đồng) và cho phép sự linh hoạt Hợp đồng có thể bao gồm các kế hoạch hoặc có thể được viện dẫn trong suốt quá trình hoạch định

5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin

5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo các trách nhiệm và quyền hạn được xác định và thông báo trong tổ chức

Hướng dẫn: Lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng mọi người đều biết điều họ được mong đợi

thực hiện (trách nhiệm), điều họ được phép thực hiện (quyền hạn) và hiểu rõ những trách nhiệm

và quyền hạn này liên quan thế nào tới những cá nhân khác Cần đưa ra xem xét đặc biệt để liênkết những người ra quyết định (mức độ quyền hạn ngang nhau)

TRỢ GIÚP: Mô tả công việc không cần phải tỉ mỉ hay phức tạp Điều quan trọng là các bản mô tả

phản ánh rõ ràng tình huống thực và cho phép sự linh hoạt

5.5.2 Đại diện lãnh đạo

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo của tổ chức, ngoài các trách nhiệm khác, phải có trách nhiệm và quyền hạn sau

a) đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì;

b) báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến, và

c) đảm bảo thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các yêu cầu của khách hàng

CHÚ THÍCH: Trách nhiệm của đại diện lãnh đạo về chất lượng có thể bao gồm cả quan hệ với bên ngoài về các vấn đề có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng

Hướng dẫn: Ở tổ chức trang trại có một chủ sở hữu điều hành, thì người này sẽ là đại diện lãnh

đạo Trong tổ chức trang trại phức tạp hơn, đại diện lãnh đạo là người chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý chất lượng Người này có trách nhiệm trao đổi thông tin với tất cả mọi người trong

tổ chức trang trại và ở tất cả các địa điểm của tổ chức trang trại

TRỢ GIÚP: Đại diện lãnh đạo, lãnh đạo cao nhất, người quản lý trang trại và chủ sở hữu trang

trại có thể là cùng một người Người này có thể được những người khác hỗ trợ trong việc quản

lý hoạt động hàng ngày Dù người này là chủ sở hữu điều hành hay đại diện lãnh đạo trong một

tổ chức lớn hơn thì đây vẫn là người theo dõi hệ thống quản lý chất lượng

5.5.3 Trao đổi thông tin nội bộ

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo thiết lập các quá trình trao đổi thông tin thích hợp trong tổ chức

và có sự trao đổi thông tin về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

Hướng dẫn: Trao đổi thông tin nội bộ được diễn ra giữa những người trong tổ chức trang trại

Trao đổi thông tin nội bộ thích hợp sẽ thúc đẩy việc vận hành có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng Việc lập hồ sơ trao đổi thông tin nội bộ cũng có thể hữu ích

TRỢ GIÚP: Việc trao đổi thông tin có nhiều hình thức, bao gồm: biểu đồ, đồ thị, thông báo, thư,

thư điện tử, ảnh, mẫu và trao đổi với những người xung quanh, những người liên quan và khách hàng

5.6 Xem xét của lãnh đạo

5.6.1 Khái quát

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải định kỳ xem xét hệ thống quản lý chất lượng, để đảm bảo nó luôn thích hợp, thỏa đáng và có hiệu lực Việc xem xét này phải đánh giá được cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng, kể cả chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng

Hồ sơ xem xét của lãnh đạo phải được duy trì (xem 4.2.4)

Hướng dẫn: Mục đích xem xét của lãnh đạo là để đánh giá định kỳ hệ thống quản lý chất lượng

một cách có cấu trúc hơn các đánh giá hàng ngày Xem xét của lãnh đạo cần xem xét hệ thống quản lý chất lượng có hoạt động và có hiệu lực hay không Xem xét của lãnh đạo cần được sử dụng để xác định tình trạng hiện tại cũng như những cải tiến cần thiết để đáp ứng các mục tiêu chất lượng

TRỢ GIÚP: Với tổ chức trang trại ở quy mô nhỏ xem xét của lãnh đạo có thể chỉ đơn giản bao

gồm danh mục các hành động cần được xem xét và được thực hiện

5.6.2 Đầu vào của việc xem xét

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Đầu vào của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm thông tin về

a) kết quả của các cuộc đánh giá,

b) phản hồi của khách hàng,

c) việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm,

d) tình trạng của các hành động khắc phục và phòng ngừa,

e) các hành động tiếp theo từ các cuộc xem xét của lãnh đạo lần trước,

f) những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng, và

g) các khuyến nghị về cải tiến

Hướng dẫn: Các nguồn thông tin khác nhau bao gồm các tài liệu và hồ sơ có thể được kết hợp

trong xem xét của lãnh đạo:

a) các cuộc đánh giá: nội bộ hoặc bên ngoài;

b) thông tin phản hồi của khách hàng;

c) thông tin về sản lượng và chất lượng sản phẩm trồng trọt, việc thực hiện các quá trình và sản phẩm;

d) tình trạng hành động khắc phục và phòng ngừa;

e) việc hoàn thành các hành động được nhận biết từ quá trình xem xét của lãnh đạo trước đó;f) những thay đổi trong tổ chức trang trại có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng;g) các khuyến nghị từ khách hàng, người lao động hoặc người quản lý

5.6.3 Đầu ra của việc xem xét

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm mọi quyết định và hành động liên quan đếna) việc cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến các quá trình của hệ thống,b) việc cải tiến sản phẩm liên quan đến các yêu cầu của khách hàng, và

c) nhu cầu về nguồn lực

Hướng dẫn: Hồ sơ bằng văn bản về xem xét của lãnh đạo rất quan trọng đối với việc duy trì hệ

thống quản lý chất lượng Xem xét các quyết định và hành động liên quan đến:

a) các cải tiến được thực hiện theo thời gian;

b) cải tiến sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng;

c) các nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm các nhu cầu về nguồnlực mới hoặc được thay đổi dựa trên các quyết định của người quản lý trang trại

Các hành động được nhận biết trong quá trình xem xét của lãnh đạo cần được thiết lập thứ tự

ưu tiên và thực hiện

6 Quản lý nguồn lực

6.1 Cung cấp nguồn lực

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để

a) thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, cải tiến liên tục của hệ thống đó, và

b) nâng cao sự thỏa mãn khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

Hướng dẫn: Mục đích của 6.1 là để đảm bảo rằng tổ chức trang trại có các nguồn lực cần thiết

để xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng cũng như để thực hiện các công việcnhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định Điều này cần bao gồm việc sử dụng các nguồn lực sẵn có cũng như hoạch định các nguồn lực cần thiết mà hiện tại không sẵn có

Tổ chức cần nhận biết và/hoặc xem xét các nhu cầu về nguồn lực trên một cách thường xuyên Việc xem xét này có thể được thực hiện trong một số trường hợp và có thể bao gồm, ví dụ:a) tại thời điểm các yêu cầu của khách hàng được nhận biết;

b) tại thời điểm các yêu cầu luật định hay chế định có thay đổi;

c) như một phần của quá trình xem xét của người quản lý trang trại;

d) khi các yêu cầu của khách hàng thay đổi;

e) khi cây trồng hoặc các điều kiện tăng trưởng thay đổi

Đầu ra của quá trình xem xét nguồn lực có thể đưa ra một danh mục các nguồn lực có thể được nằm trong kế hoạch canh tác Là một phần của hoạt động này, tổ chức trang trại có thể viện dẫn các yêu cầu của khách hàng và/hoặc các yêu cầu luật định và chế định Ví dụ, các nguồn lực có thể bao gồm nhân sự có trình độ, công cụ, thiết bị, tài chính, nguyên vật liệu, cơ sở vật chất, lịch trình đúng thời hạn, các hướng dẫn, vật tư cung ứng, các bộ phận sửa chữa

TRỢ GIÚP: Nguồn lực đối với các tổ chức nhỏ hoặc các tổ chức sử dụng nhiều lao động thủ

công bao gồm, ví dụ sự sẵn có lao động bao gồm cả công việc do động vật thực hiện, dụng cụ cầm tay, các thùng chứa được sử dụng trong quá trình thu hoạch và thùng chứa sử dụng trong vận chuyển tới bảo quản

Ngoài các nguồn lực được liệt kê trên, các nguồn lực đối với các tổ chức lớn (phức tạp) và/hoặc các hoạt động trồng trọt được cơ giới hóa có thể bao gồm, ví dụ các nguồn lực cần thiết cho thử nghiệm đất bao gồm sự sẵn có các phòng thử nghiệm thích hợp; thử nghiệm sản phẩm trồng trọttheo các yêu cầu của khách hàng, luật định, chế định và yêu cầu của tổ chức; các ứng dụng với sản phẩm trồng trọt hoặc cánh đồng; an toàn cây trồng; hoạt động bảo trì thiết bị bao gồm làm sạch và hiệu chuẩn; các nguồn lực cung cấp để nhận dạng, vận chuyển, phân tách, xử lý và bảo quản hạt giống và thân gốc; các hoạt động quan sát cánh đồng; các hoạt động duy trì mùa vụ và cánh đồng; hoạt động thử nghiệm và kiểm tra cánh đồng; thử nghiệm đặc tính sản phẩm trồng trọt; kiểm tra các cơ sở vật chất cho bảo quản; các nguồn lực cần thiết cho việc kiểm tra xác nhận lại lao động và thiết bị ở những giai đoạn thích hợp của chu trình trồng trọt; vận chuyển và

xử lý sản phẩm; nhận biết và phân tách; các hoạt động làm sạch nơi bảo quản và an ninh

6.2 Nguồn nhân lực

6.2.1 Khái quát

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩmphải có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp.CHÚ THÍCH: Sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm có thể bị ảnh hưởng trực tiếp hoặc giántiếp bởi những người thực hiện nhiệm vụ bất kỳ trong hệ thống quản lý chất lượng

Hướng dẫn: Những người được phân công thực hiện các hoạt động cần có năng lực thực hiện

chúng Khi bắt đầu chu kỳ trồng trọt, cần xác định sơ bộ về sự sẵn có của nhân sự có năng lực (người tham gia, nhân sự và lao động được ký hợp đồng phụ, lao động trao đổi với các tổ chức trang trại lân cận) Việc xác định thêm các nhu cầu nguồn lực có thể được thực hiện tại mỗi giai đoạn của chu kỳ trồng trọt

Năng lực được hiểu là sự kết hợp của giáo dục, đào tạo, các kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp

có thể được chứng minh Lưu ý rằng không có yêu cầu nào cho một cá nhân có cả bốn thuộc tính trên mà chỉ những thuộc tính cần thiết cho nhiệm vụ cụ thể

6.2.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Hướng dẫn: Các nhà sản xuất có thể cần xem xét việc đào tạo bổ sung để phát triển năng lực

liên quan đến các yêu cầu của khách hàng hoặc các yêu cầu luật định và chế định Một quá trình năm bước hợp lý được nêu ở 6.2.2

a) Xác định năng lực cần thiết của nhân sự cụ thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm - hiện cónhân sự đó cho các nhiệm vụ cần thiết không?

b) Sau khi nhu cầu được xác định thì đào tạo hoặc hành động khác nào cần thiết để thỏa mãn nhu cầu?

c) Sau khi hoạt động chỉ ra được thực hiện, các yêu cầu về năng lực có thể đáp ứng không ? Có thể cần kiểm tra

d) Có thể cần giáo dục cho nhân viên về các nhiệm vụ và năng lực cần thiết Những người tham gia cần phải hiểu hoặc nhận thức rằng tổ chức trang trại dự kiến mức độ năng lực nhất định cho các nhiệm vụ cụ thể Trong một số trường hợp, các hoạt động có thể được quy định yêu cầu đào tạo và kiểm tra (một số ứng dụng hóa học)

e) Các hồ sơ, có thể bao gồm các giấy phép hoặc bản sao giấy phép, cần được duy trì khi thích hợp

Năng lực có thể được chứng tỏ khi được xác định bởi tổ chức trang trại Người trồng trọt không cần cung cấp bằng chứng về năng lực trong mọi trường hợp, ví dụ đối với những người thực hiện các nhiệm vụ bằng kinh nghiệm hoặc các nhiệm vụ gắn với truyền thống

Sự tham gia của những lao động mới và lao động mùa vụ có thể yêu cầu sàng lọc, đào tạo và kiểm tra tương tự như những lao động có kinh nghiệm Khi cần thiết, đào tạo đưa ra cần bao

vấn đề về an toàn thực phẩm là một phần của hệ thống quản lý chất lượng)

TRỢ GIÚP: Đối với các hoạt động đơn giản, năng lực có thể được chứng tỏ bằng các cách thiết

thực đối với nhu cầu cụ thể của tổ chức trang trại và khách hàng của họ, ví dụ bằng cách theo dõi trực tiếp kiến thức và sự hiểu biết của nhân viên Có thể cần một xem xét chính thức hơn các

hồ sơ liên quan đến đào tạo hoặc giáo dục Trong một số trường hợp, hồ sơ về năng lực của nhân viên có thể bao gồm một danh mục kiểm tra đơn giản để xác nhận rằng nhân sự có khả năng thực hiện công việc Tập hồ sơ bao gồm bằng chứng về trình độ chuyên môn của nhân viên có thể là một cách tiếp cận đơn giản để cung cấp những hồ sơ này

Các hồ sơ cho thấy việc hoàn thành một chương trình đào tạo và chứng tỏ được năng lực có thểđơn giản hoặc phức tạp theo yêu cầu Điều này có thể bao gồm, ví dụ những người liên quan hoặc nhân sự khác có thể sử dụng thiết bị nhất định, thực hiện quá trình cụ thể hoặc tuân theo các thủ tục nhất định hay không Hồ sơ về năng lực chuyên môn này cần là một phần trong hồ

sơ tuân theo của thủ tục nhất định thích hợp, hồ sơ năng lực có thể bao gồm, ví dụ một giấy phép lái xe thương mại và giấy phép hay chứng chỉ ứng dụng hóa chất Các nhà cung cấp dịch

vụ và nhà thầu bên ngoài cũng cần chứng tỏ năng lực và trình độ cần thiết (xem thêm 7.4.2)

Việc xác định sự sẵn có của nhân sự có năng lực có thể được tiến hành trong suốt chu kỳ trồng trọt khi thích hợp, hoặc khi cần thiết.

6.3 Cơ sở hạ tầng

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm Cơ sở hạ tầng bao gồm ví dụ như:

a) nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo

b) trang thiết bị quá trình (cả phần cứng và phần mềm), và

c) dịch vụ hỗ trợ (như vận chuyển hoặc trao đổi thông tin hay hệ thống thông tin)

Hướng dẫn: Việc xác định sơ bộ các yêu cầu về cơ sở hạ tầng phải được thực hiện trong quá

trình hoạch định ban đầu Điều này có thể bao gồm các điểm từ a) đến d)

a) Các phần "cố định hoặc không di chuyển" của hoạt động Điều này bao gồm đất đai (gồm bất

kỳ các yêu cầu về sự cách ly và vùng đệm đối với việc trồng trọt), nhà xưởng làm việc, bảo quản,các tiện ích liên quan và các tòa nhà bảo trì thiết bị trang trại

Các nhu cầu về cơ sở hạ tầng có thể được người quản lý trang trại, khách hàng cung cấp hoặc

có thể được thuê khi thích hợp Tất cả các nhu cầu về cơ sở hạ tầng, gồm cả độ phì nhiêu của đất, cần được đánh giá để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu sản phẩm Các yêu cầu về cơ

sở hạ tầng cần được xem xét ở các giai đoạn thích hợp của chu kỳ canh tác để đảm bảo khả năng đáp ứng liên tục các yêu cầu của tổ chức trang trại, hợp đồng, luật định và chế định.Cần xem xét đến các thiết bị vệ sinh cố định hoặc thiết bị vệ sinh di động (nhà vệ sinh, chỗ rửa tay …) khi các vấn đề về an toàn thực phẩm là một phần của hệ thống quản lý chất lượng (các

6.4 Môi trường làm việc

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm

CHÚ THÍCH: Thuật ngữ "môi trường làm việc" liên quan tới các điều kiện tiến hành công việc, bao gồm các yếu tố vật lý, môi trường và các yếu tố khác (như tiếng ồn, độ ẩm, chiếu sáng hoặc thời tiết)

Hướng dẫn: Giải thích ở 6.4 là môi trường làm việc cho mọi người, các đầu vào thiết bị và đầu

ra cần thiết đối với việc trồng trọt thành công đáp ứng các yêu cầu Môi trường làm việc cũng là địa điểm tăng trưởng trong trồng trọt Môi trường này không phải luôn có thể kiểm soát hoặc quản lý, cả về công việc hoặc sự tăng trưởng Khi thích hợp, tổ chức trang trại cần xem xét đầy

đủ môi trường làm việc và đảm bảo khả năng liên tục đáp ứng các yêu cầu sản phẩm Cần đưa

ra xem xét đối với các vấn để về môi trường làm việc liên quan đến an toàn thực phẩm khi an toàn thực phẩm là một phần của hệ thống quản lý chất lượng (các yêu cầu của hệ thống quản lý

Việc kiểm soát này cần bao gồm tất cả các giai đoạn của hoạt động trồng trọt từ mua đầu vào đến giao sản phẩm Khi thích hợp, điều này có thể bao gồm: môi trường, các công trình xây dựng và thiết bị Người quản lý trang trại có thể lựa chọn xem xét an toàn cho người lao động

như một phần của môi trường làm việc đáp ứng các yêu cầu luật định, chế định hoặc của khách hàng Trong trường hợp không có các yêu cầu luật định và chế định của địa phương hoặc quốc gia thì có thể xem xét các quy định về lao động được chấp nhận quốc tế Người lao động có thể

ở bên ngoài, bên trong thiết bị (như là máy kéo hoặc máy liên hợp), bên trong các công trình xây dựng Tất cả những môi trường này có thể được đánh giá để thấy rằng chúng phù hợp đối với việc trồng trọt và các quá trình liên quan cũng như sự an toàn cho người lao động

7 Tạo sản phẩm

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc tạo sản phẩm Hoạch định việc tạo sản phẩm phải nhất quán với các yêu cầu của các quá trình khác của hệ thống quản lý chất lượng (xem 4.1)

Trong quá trình hoạch định việc tạo sản phẩm, khi thích hợp, tổ chức phải xác định những điều sau đây:

a) các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu đối với sản phẩm;

b) nhu cầu thiết lập các quá trình và tài liệu cũng như việc cung cấp các nguồn lực cụ thể đối với sản phẩm;

c) các hoạt động kiểm tra xác nhận, xác nhận giá trị sử dụng, các hoạt động theo dõi, đo lường, kiểm tra và thử nghiệm cụ thể cần thiết đối với sản phẩm và các tiêu chí chấp nhận sản phẩm;d) các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng rằng các quá trình thực hiện và sản phẩm tạo thành đáp ứng các yêu cầu (xem 4.2.4)

Đầu ra của việc hoạch định phải được thể hiện phù hợp với phương pháp tác nghiệp của tổ chức

CHÚ THÍCH 1: Tài liệu quy định các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng (bao gồm cả các quá trình tạo sản phẩm) và các nguồn lực được sử dụng đối với một sản phẩm, dự án hay hợp đồng cụ thể có thể được coi như một kế hoạch chất lượng

CHÚ THÍCH 2: Tổ chức cũng có thể áp dụng các yêu cầu nêu trong 7.3 để triển khai quá trình tạosản phẩm

Hướng dẫn: Tạo sản phẩm là thuật ngữ được sử dụng bao trùm cả các hoạt động liên quan tới

việc giao dịch vụ hoặc sản phẩm tới khách hàng Trong trồng trọt, các quá trình này bao gồm việc xác định và thông hiểu các nhu cầu và mong đợi của khách hàng hoặc thị trường, hoạch định để thực hiện các nhu cầu và mong đợi này (ví dụ xem quá trình trồng trọt được liệt kê trong Phụ lục A) và tất cả các quá trình khác liên quan đến việc giao nhận và sau giao nhận sản phẩm trồng trọt Quá trình hoạch định thường là đầu ra của quá trình thiết kế và phát triển khi thiết kế

và phát triển thuộc phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng của trang trại

Trong trồng trọt, những hoạt động này bao gồm trồng cây, chăm sóc, thu hoạch và tất cả quá trình khác liên quan tới giao nhận sản phẩm trồng trọt đáp ứng các quy định được khách hàng yêu cầu Ở giai đoạn hoạch định, thích hợp để tham khảo 4.1 Trong trồng trọt, hoạch định tạo sản phẩm, xem các bước từ a) đến d), cần được tham khảo cho mỗi chu kỳ trồng trọt mới.a) Các mục tiêu chất lượng đối với sản phẩm và/hoặc các quá trình cần được xem xét hoặc xác định dựa trên các yêu cầu của khách hàng và thị trường đối với sản phẩm trồng trọt Các kế hoạch cần bao gồm mọi yêu cầu của khách hàng hoặc thị trường được sửa đổi hoặc bổ sung.b) Khi áp dụng công nghệ mới và/hoặc các quy định với sản phẩm trồng trọt do khách hàng hoặcthị trường thiết lập, thì mọi sự thay đổi trong các quá trình, tài liệu và các nguồn lực cần thiết phảiđược hoạch định và thực hiện

c) Khi công nghệ mới được sử dụng và/hoặc các quy định mới đối với sản phẩm trồng trọt được khách hàng hoặc thị trường thiết lập, thì mọi yêu cầu với các hoạt động kiểm tra xác nhận, xác

nhận giá trị sử dụng, theo dõi, kiểm tra và thử nghiệm cụ thể đối với sản phẩm và tiêu chí chấp nhận sản phẩm cần được xác định và triển khai thực hiện Trong trường hợp phân tích cảm quan, điều quan trọng là phải quy định năng lực của cá nhân (hội đồng đánh giá sản phẩm và tiêu chí đánh giá).

d) Các yêu cầu và các phương tiện lưu trữ hồ sơ cần được xem xét và thực hiện những thay đổi cần thiết, để cung cấp bằng chứng là quá trình tạo sản phẩm đáp ứng quy định

Hoạch định cho các hoạt động trồng trọt này có thể là một trong hoạt động quan trọng nhất trong

tổ chức trang trại Đầu ra của quá trình hoạch định có thể ở bất kỳ hình thức nào phù hợp với tổ chức trang trại, miễn là đáp ứng các nhu cầu của hoạt động và khách hàng của trang trại Chú thích 1 ở 7.1 được đề cập đến như một kế hoạch chất lượng (kế hoạch canh tác)

Việc hoạch định kỹ lưỡng đảm bảo tất cả các hoạt động từ khi bắt đầu tới khi kết thúc hoạt động trồng trọt đều được hoàn thành theo yêu cầu Điều này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở việc trồng cây, chăm sóc cây trồng, thu hoạch, bảo quản và vận chuyển Mỗi kế hoạch dựa vào các công cụ, phương pháp và mô hình định hướng hoạt động và khách hàng trong việc ra quyết định của họ Mỗi kế hoạch được hợp lý và tối ưu hóa dựa trên các nhu cầu của việc trồng trọt

Để đáp ứng các mục tiêu của mình, tổ chức trang trại có thể thiết lập và duy trì một hoặc nhiều chương trình, với từng chức năng và cấp độ hoạt động tương ứng chương trình cần bao gồm việc phân công những người chịu trách nhiệm đáp ứng các mục tiêu này, các phương tiện và thời gian biểu để đạt được và theo dõi mục tiêu

Các thay đổi trong điều kiện tăng trưởng có thể đòi hỏi thay đổi kế hoạch canh tác Ví dụ, khi các điều kiện tăng trưởng làm cho sản phẩm trồng trọt chệch khỏi các yêu cầu của khách hàng hoặc thị trường, thì tổ chức trang trại có thể khôi phục lại sản phẩm trồng trọt trong quá trình trồng trọt sau đó

Hoạch định hoạt động trồng trọt có thể dưới hình thức kế hoạch hoạt động mùa vụ (chu kỳ), như

là kế hoạch canh tác Việc xây dựng một kế hoạch canh tác có thể xem xét, ví dụ:

- các yêu cầu hợp đồng - bao gồm các quy định của khách hàng và sản phẩm và các quy định và

các yêu cầu của tổ chức đối với đầu vào và những hoạt động thuê ngoài;

- môi trường trồng trọt - bao gồm cơ sở hạ tầng (đất, hàng rào, quản lý phân bón, lịch sử lũ lụt,

kiểm soát sâu bệnh …), lịch sử trồng trọt nhiều năm, cách ly, việc sử dụng đất trước đây;

- các đầu vào trong trồng trọt - bao gồm hạt giống và thân gốc, các đầu vào bảo vệ cây trồng,

thiết bị, nhân sự, phân ủ hoai, nguồn nước, …;

- các đầu vào quản lý - bao gồm chính sách chất lượng, các mục tiêu đo lường được và đo

lường sự thỏa mãn của khách hàng (quan sát cánh đồng, tài liệu, năng lực, đánh giá nội bộ, duy trì tính đồng nhất);

- thu hoạch - bao gồm xử lý, bảo quản, vệ sinh cá nhân, chất lượng nước, kiểm soát sâu bệnh và

vận chuyển;

định và chế định thích hợp có thể phù hợp khi các vấn đề về an toàn thực phẩm là một phần của

hệ thống quản lý chất lượng

TRỢ GIÚP: Các hợp đồng sản xuất, tư vấn và hướng dẫn kỹ thuật và các kết quả phân tích có

thể được sử dụng để bổ sung cho kế hoạch canh tác

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng

7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải xác định

a) yêu cầu do khách hàng đưa ra, gồm cả yêu cầu về các hoạt động giao hàng và sau giao hàng;

b) yêu cầu không được khách hàng công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng quy định hoặc sử dụng dự kiến, khi đã biết;

c) yêu cầu luật định và chế định áp dụng cho sản phẩm, và

d) mọi yêu cầu bổ sung được tổ chức cho là cần thiết

CHÚ THÍCH: Các hoạt động sau giao nhận bao gồm, ví dụ như, các hành động theo những điều khoản bảo hành, nghĩa vụ hợp đồng như dịch vụ bảo trì và các dịch vụ bổ trợ như tái chế hoặc loại bỏ cuối cùng

Hướng dẫn: Trọng tâm của 7.2.1 là xác định và hiểu rõ tất cả các yêu cầu về sản phẩm trồng

trọt được cung cấp cho khách hàng Cần nhớ rằng các yếu tố bổ sung, như các yếu tố luật định, chế định hoặc pháp lý, kế hoạch giao hàng, điều kiện thanh toán hoặc những mong đợi của khách hàng không được quy định, xem các bước a) đến d), cần được tính đến ở điểm này.a) Trong trồng trọt điều này có thể bao gồm việc hiểu các yêu cầu của khách hàng liên quan đến,

ví dụ, nhu cầu về đối với việc bảo quản tại trang trại hoặc phân phối tới một địa điểm và/hoặc thời điểm cụ thể

b) Những yêu cầu này bao gồm các nhu cầu và mong đợi còn ẩn ý trong việc sử dụng sản phẩm của khách hàng Nhìn chung, khách hàng không tuyên bố rõ ràng các yêu cầu của mình là sản phẩm phải an toàn để sử dụng Tổ chức trang trại cần xác định các nhu cầu còn ẩn ý cũng như mong đợi của khách hàng hoặc thị trường

c) Điều này có thể bao gồm, ví dụ các yêu cầu chế định trích dẫn các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, ngành công nghiệp, hoặc quốc gia

d) Các yêu cầu đối với sản phẩm và quá trình mà tổ chức trang trại tự thiết lập cho mình, ví dụ việc sử dụng một loại thiết bị cụ thể

Danh mục ngắn gọn về hợp đồng, các yêu cầu luật định và chế định có thể bao gồm, ví dụ đất đai, hạt giống và thân gốc, các yêu cầu an toàn thực phẩm, cách ly cánh đồng, giới hạn về bảo

vệ cây trồng, các yêu cầu về duy trì tính đồng nhất, thiết bị, lao động thuê ngoài, công nghệ, phân nhóm sản phẩm trồng trọt, kiểm soát ô nhiễm, các yêu cầu xử lý và an toàn Các điều kiện thanh toán cần được hiểu rõ ràng

Khi các yêu cầu của khách hàng về môi trường, an toàn và sức khỏe hoặc các điều kiện làm việckhác được quy định, chúng cần được tính đến khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm Việc xem xét này phải được tiến hành trước khi tổ chức cam kết cung cấp sản phẩm cho khách hàng (ví dụ như nộp đơn dự thầu,chấp nhận hợp đồng hay đơn đặt hàng, chấp nhận sự thay đổi trong hợp đồng hay đơn đặt hàng) và phải đảm bảo rằng

a) yêu cầu về sản phẩm được định rõ;

b) các yêu cầu trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng khác với những gì đã nêu trước đó phải được giải quyết; và

c) tổ chức có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định

Phải duy trì hồ sơ các kết quả của việc xem xét và các hành động nảy sinh từ việc xem xét (xem 4.2.4)

Khi khách hàng đưa ra các yêu cầu không bằng văn bản, các yêu cầu của khách hàng phải được

tổ chức đó khẳng định trước khi chấp nhận

Khi yêu cầu về sản phẩm thay đổi, tổ chức phải đảm bảo rằng các tài liệu liên quan được sửa đổi

và các cá nhân liên quan nhận thức được các yêu cầu thay đổi đó

CHÚ THÍCH: Trong một số tình huống, ví dụ như trong bán hàng qua internet, với mỗi lần đặt hàng, việc xem xét một cách chính thức là không thực tế Thay vào đó, việc xem xét có thể được thực hiện đối với các thông tin liên quan về sản phẩm như danh mục chào hàng hay tài liệu quảng cáo.

Hướng dẫn: Các yêu cầu sản phẩm được xác định ở 7.2.1 Ở điều này, những yêu cầu cần

được xem xét trước khi cam kết cung ứng sản phẩm trồng trọt cho (các) khách hàng Việc xem xét nhằm đảm bảo rằng mọi cam kết sau đó đều có thể được đáp ứng Trong trường hợp không

có hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản với khách hàng, ví dụ trong tổ chức trang trại nhỏ, thì các quy định cần được làm rõ, thông hiểu và các kiểm tra xác nhận trước khi thỏa thuận bằngmiệng Tất cả các phần trong đơn hàng hoặc hợp đồng của khách hàng cần được xem xét thường xuyên trong suốt mùa vụ để đảm bảo rằng chúng có thể đáp ứng khi các điều kiện thay đổi Mọi sự thay đổi cần được trao đổi với khách hàng sớm nhất có thể

Các yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định thường được bao gồm trong kế hoạch canh tác Kế hoạch canh tác hoàn chỉnh cần được xem xét để đảm bảo rằng:

a) tất cả các yêu cầu được nêu rõ trong kế hoạch canh tác;

b) những khác biệt và thay đổi trước đó có thể xảy ra đã được giải quyết và kế hoạch canh tác làhiện hành và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

c) tổ chức trang trại có khả năng đáp ứng các yêu cầu xác định - việc xem xét khả năng này có thể xem xét các yêu cầu liên quan đến lịch sử cánh đồng, quy mô, sự sẵn có hạt giống và thân gốc, cơ sở vật chất và thiết bị cũng như sự sẵn có nhân sự có trình độ chuyên môn…

Cần lưu ý rằng kế hoạch canh tác được xem xét và chấp nhận giúp tạo sự tin cậy rằng tất cả cácyêu cầu có thể được đáp ứng một cách hợp lý trước khi chấp nhận hợp đồng Kế hoạch canh tácthường bao gồm các yêu cầu về giao hàng, kể cả các quy định của khách hàng như thời gian và các yêu cầu về vận chuyển và bảo quản

Tất cả hoạt động cho thuê, bằng văn bản hay bằng miệng, đều cần được xem xét để đảm bảo rằng các điều khoản cho thuê phù hợp với các yêu cầu hợp đồng

7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải xác định và sắp xếp có hiệu quả việc trao đổi thông tin với khách hàng có liên quan tới

a) thông tin về sản phẩm;

b) xử lý các yêu cầu, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, kể cả các sửa đổi, và

c) phản hồi của khách hàng, kể cả các khiếu nại

Hướng dẫn: Cần có sự trao đổi thông tin công khai với khách hàng trước khi hợp đồng được

hoàn thiện, trong quá trình trồng trọt và sau khi giao sản phẩm trồng trọt Thông tin về sản phẩm đôi khi có thể được khách hàng thay đổi sau khi thỏa thuận về các quy định Nếu các quy định mới có thể được đáp ứng thì việc trao đổi thông tin này cần theo cả hai chiều giữa tổ chức trang trại và khách hàng Thông tin phản hồi của khách hàng bao gồm cả khiếu nại có giá trị cho việc cải tiến liên tục

Việc xem xét và xác nhận lại sản phẩm trồng trọt, đất và các điều kiện khác trước khi thu hoạch

là cách thức đảm bảo các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định và các yêucầu quy định khác có thể được đáp ứng Việc xem xét này cần bắt đầu với các yêu cầu của hợp đồng và khi thích hợp, cần xác định hiện trạng đáp ứng các yêu cầu Việc xác nhận này cần bao gồm việc xem xét tất cả các yêu cầu quy định của hợp đồng, luật định và chế định thích hợp Khi thấy các điều kiện không phù hợp với việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, khách hàng cần được thông báo và hồ sơ về việc thông báo này cần được lưu giữ Các điều kiện có thể bao gồm, ví dụ

sự phù hợp của sản phẩm trồng trọt cho việc thu hoạch, các điều kiện môi trường liên quan đến

việc trồng trọt hay thu hoạch, sự sẵn có các phương tiện xử lý và bảo quản, đảm bảo có các thỏathuận duy trì tính đồng nhất, những thay đổi về thời tiết hoặc các điều kiện trồng trọt, hay bất kỳ các điều kiện nào khác có thể cần thông báo hoặc xác nhận lại với khách hàng Trao đổi thông tin công khai và sớm cho khách hàng là điều quan trọng khi xảy ra những tình huống này.

Tổ chức trang trại cần xem xét việc có các phương pháp được thiết lập để thu hút và xử lý phản hồi của khách hàng bao gồm cả các khiếu nại của khách hàng Điều quan trọng đối với hệ thống quản lý chất lượng là phản hồi này được nắm bắt và ghi nhận như một cách thức sửa chữa các vấn đề và thực hiện các cải tiến Hồ sơ về phản hồi và khiếu nại của khách hàng có thể trở thànhmột phần của quá trình này nhằm hỗ trợ việc theo dõi các vấn đề và nhận biết các xu hướng Kếtquả phản hồi của khách hàng cần là một phần trong xem xét của người quản lý trang trại

TRỢ GIÚP: Trong tổ chức trang trại nhỏ, việc lưu lại thư từ và trao đổi với khách hàng có thể là

đủ

7.3 Thiết kế và xây dựng

7.3.1 Hoạch định thiết kế và phát triển

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải lập kế hoạch và kiểm soát việc thiết kế và phát triển sản phẩm

Trong quá trình hoạch định thiết kế và phát triển tổ chức phải xác định

a) các giai đoạn của thiết kế và phát triển,

b) việc xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng thích hợp cho mỗi giai đoạn thiết

kế và phát triển, và

c) trách nhiệm và quyền hạn đối với các hoạt động thiết kế và phát triển

Tổ chức phải quản lý sự tương giao giữa các nhóm khác nhau tham dự vào việc thiết kế và phát triển nhằm đảm bảo sự trao đổi thông tin có hiệu quả và phân công trách nhiệm rõ ràng

Kết quả hoạch định phải được cập nhật một cách thích hợp trong quá trình thiết kế và phát triển.CHÚ THÍCH: Việc xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển có các mục đích riêng biệt Có thể tiến hành và lập hồ sơ riêng rẽ hoặc kết hợp các hoạt động này sao cho phù hợp với sản phẩm và tổ chức

Hướng dẫn: Điều quan trọng là phân tích và xác định xem có thể áp dụng 7.3.1 cho tổ chức

trang trại hay không Điều này chỉ phù hợp với các tổ chức trang trại thực hiện việc thiết kế và phát triển

Trong tổ chức trang trại, thiết kế có thể được coi là những thay đổi duy nhất về giống, đầu vào, đầu ra, điều kiện tăng trưởng hay bất kỳ quá trình nào (như canh tác hữu cơ) gắn với các quá trình trang trại phổ biến một đặc trưng duy nhất đối với sản phẩm trồng trọt có thể được mong muốn đối với khách hàng hoặc thị trường hiện tại hoặc tương lai

Việc ứng dụng hoặc thích ứng các thiết kế và các quá trình đã được chứng minh để đáp ứng cácyêu cầu khác nhau của khách hàng và thị trường không nên được coi là một phần của thiết kế.Khi các quá trình mới hay được điều chỉnh là cần thiết cho tổ chức trang trại như một phương thức để đạt được một đặc tính sản phẩm trồng trọt cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hànghay thị trường, thì việc phát triển các quá trình này có thể được ấn định cho thiết kế và phát triển.Nếu tổ chức trang trại không thực hiện thiết kế và phát triển và không chịu trách nhiệm đối với các quá trình này, thì áp dụng điều khoản "loại trừ" ở 1.2

TRỢ GIÚP: Thiết kế và phát triển áp dụng cho các tổ chức trang trại lựa chọn tạo ra sản phẩm

mới đáp ứng nhu cầu đã biết hoặc được dự đoán của khách hàng hoặc của thị trường Ví dụ, điều này có thể bao gồm sự kết hợp duy nhất các đầu vào hoặc các phương pháp nhằm tạo ra một sản phẩm mới có các đặc trưng duy nhất

7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Đầu vào liên quan đến các yêu cầu đối với sản phẩm phải được xác định và duy trì hồ sơ (xem 4.2.4)

Đầu vào phải bao gồm

a) yêu cầu về chức năng và công dụng

b) yêu cầu luật định và chế định thích hợp

c) khi thích hợp thông tin nhận được từ các thiết kế tương tự trước đó, và

d) các yêu cầu thiết yếu khác cho thiết kế và phát triển

Đầu vào này phải được xem xét về sự thỏa đáng Các yêu cầu phải đầy đủ, rõ ràng và không mâu thuẫn với nhau

Hướng dẫn: Đầu vào của quá trình thiết kế cần được xem xét như bất kỳ đầu vào nhằm thay đổi

duy nhất (các) đặc trưng cần thiết về sản phẩm trồng trọt được giao cho khách hàng Vì vậy những đầu vào này là thiết yếu để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cần được nhận biết

và quản lý như đầu vào đối với quá trình thiết kế được liệt kê ở 7.3.2

7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Đầu ra của thiết kế và phát triển phải ở dạng thích hợp để kiểm tra xác nhận theo đầu vào của thiết kế và phát triển và phải được phê duyệt trước khi ban hành

Đầu ra của thiết kế và phát triển phải

a) đáp ứng các yêu cầu đầu vào của thiết kế và phát triển,

b) cung cấp các thông tin thích hợp cho việc mua hàng, sản xuất và cung cấp dịch vụ,

c) bao gồm hoặc viện dẫn tới các chuẩn mực chấp nhận của sản phẩm, và

d) xác định các đặc tính cốt yếu cho an toàn và sử dụng đúng của sản phẩm

CHÚ THÍCH: Thông tin cho quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ có thể bao gồm chi tiết về việcbảo toàn sản phẩm

Hướng dẫn: Những đầu ra cần thiết hoặc được mong đợi liên quan đến quá trình thiết kế cần

được coi như bất kỳ đầu ra nào mô tả đặc trưng duy nhất hoặc hỗ trợ đặc trưng này của sản phẩm trồng trọt được giao cho khách hàng Ngoài ra, mọi đầu ra liên quan tới việc đạt được kết quả mong muốn, ví dụ điều kiện bảo quản xác định, đều cần được tính đến Vì vậy những đầu ranày là quan trọng để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cần được nhận biết, quản lý như các đầu ra từ quá trình thiết kế được liệt kê ở 7.3.3

Khi thiết kế và phát triển được áp dụng, các đầu ra từ quá trình này cần đưa vào kế hoạch canh tác

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tại những giai đoạn thích hợp, việc xem xét thiết kế và phát triển một cách có hệ thống phải được thực hiện theo hoạch định (xem 7.3.1) để

a) đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của các kết quả thiết kế và phát triển, và

b) nhận biết mọi vấn đề trục trặc và đề xuất các hành động cần thiết

Những người tham gia vào việc xem xét phải bao gồm đại diện của tất cả các bộ phận chức năngliên quan tới (các) giai đoạn thiết kế và phát triển đang được xem xét Phải duy trì hồ sơ về các

kết quả xem xét và mọi hành động cần thiết (xem 4.2.4).

Hướng dẫn: Trong một số trường hợp, hoạt động thiết kế và phát triển gắn liền với trồng trọt có

thể đòi hỏi một hoặc nhiều vụ tăng trưởng để xác nhận đặc trưng và đầu vào, đầu ra cũng như những kiểm soát cần thiết để có được đặc trưng mong muốn Vì vậy điều quan trọng là hiểu được tiến trình hướng tới việc đáp ứng các đặc trưng mong muốn cần được theo dõi trong suốt quá trình xem xét thiết kế và phát triển được xác định một cách chính thức Trong suốt quá trình xem xét này, đầu vào, đầu ra và các điều kiện hoặc quá trình khác có thể được xem xét và thay đổi chính thức khi cần như một phương thức để đảm bảo rằng đạt được hoàn toàn các yêu cầu liên quan đến các đặc trưng của sản phẩm trồng trọt

7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Việc kiểm tra xác nhận phải được thực hiện theo các bố trí đã hoạch định (xem 7.3.1) để đảm bảo rằng đầu ra thiết kế và phát triển đáp ứng các yêu cầu đầu vào của thiết kế và phát triển Phải duy trì hồ sơ các kết quả kiểm tra xác nhận và mọi hành động cần thiết (xem 4.2.4)

Hướng dẫn: Việc kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển được sử dụng trong thiết kế các đặc

trưng duy nhất của sản phẩm trồng trọt để cung cấp cho tổ chức trang trại thông tin liên quan đếntiến trình của hoạt động thiết kế và phát triển Đây cần là một quá trình chính thức xác định các đầu vào, đầu ra thiết kế và các khía cạnh liên quan đến những hoạt động này, diễn ra theo cách thức giúp đảm bảo đạt được các đặc trưng mong muốn của sản phẩm trồng trọt

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển phải được tiến hành theo các bố trí đã hoạch định (xem 7.3.1) để đảm bảo rằng sản phẩm tạo ra có khả năng đáp ứng các yêu cầu sử dụng

dự kiến hay các ứng dụng quy định khi đã biết Khi có thể, phải tiến hành xác nhận giá trị sử dụng trước khi chuyển giao hay sử dụng sản phẩm Phải duy trì hồ sơ các kết quả của việc xác nhận giá trị sử dụng và mọi hành động cần thiết (xem 4.2.4)

Hướng dẫn: Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển là quá trình xác nhận rằng các

đặc trưng cần thiết của sản phẩm trồng trọt hiện diện và đáp ứng các mục tiêu dự kiến của thiết

kế Trong một số trường hợp, các đặc trưng của sản phẩm trồng trọt không đáp ứng yêu cầu có thể được coi là thỏa đáng nếu khách hàng được cung cấp thông tin mô tả chính xác các đặc trưng của sản phẩm và có thể xác định các đặc trưng là chấp nhận được Khi kế hoạch canh tác

là đầu ra của quá trình thiết kế và phát triển, việc xác nhận giá trị sử dụng cũng cần xác nhận rằng các đầu vào (loại hạt giống hoặc cây non, sử dụng thuốc trừ sâu, loại phân bón) thỏa mãn các yêu cầu

7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Các thay đổi của thiết kế và phát triển phải được nhận biết và duy trì hồ sơ Những thay đổi này phải được xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng một cách thích hợp và được phê duyệt trước khi thực hiện Việc xem xét các thay đổi thiết kế và phát triển phải bao gồm việc đánh giá tác động của sự thay đổi tới các bộ phận cấu thành và sản phẩm đã được chuyển giao Phải duy trì hồ sơ các kết quả của việc xem xét các thay đổi và hành động cần thiết (xem 4.2.4)

Hướng dẫn: Trong quá trình thiết kế, đôi khi có thể cần thực hiện thay đổi đối với các yếu tố

khác nhau của quá trình thiết kế Điều này có thể bao gồm những thay đổi đối với đầu vào, đầu

ra, các điều kiện hoặc thậm chí các đặc trưng liên quan đến sản phẩm trồng trọt Mục đích của 7.3.7 là đảm bảo rằng những thay đổi này được kiểm soát, dễ thấy đối với người quản lý trang trại và được phê duyệt Cần xem xét các thay đổi thiết kế có khả năng tác động đến an toàn thựcphẩm

7.4 Mua hàng

7.4.1 Quá trình mua hàng

TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Tổ chức phải đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu mua sản phẩm đã quy định Cách thức và mức độ kiểm soát áp dụng cho người cung ứng và sản phẩm mua vào phụ thuộc vào sự tác động của sản phẩm mua vào đối với việc tạo ra sản phẩm tiếp theo hay thành phẩm

Tổ chức phải đánh giá và lựa chọn người cung ứng dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu của tổ chức Phải xác định các tiêu chí lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại Phải duy trì hồ sơ các kết quả của việc đánh giá và mọi hành động cần thiết nảy sinh từ việc đánh giá (xem 4.2.4)

Hướng dẫn: Tổ chức trang trại cần nhận biết những nguyên vật liệu và các dịch vụ mua vào có

thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm trồng trọt Sau đó, tổ chức trang trại cần lựa chọn các nhà cung ứng có khả năng đáp ứng các yêu cầu về nguyên liệu và dịch vụ liên quan được mua Trong đánh giá nhà cung ứng đầu vào và dịch vụ được mua từ một bên thứ ba, tổ chức trang trại có thể:

a) đưa ra quy định về các thủ tục đánh giá và theo dõi nhà cung ứng dựa trên các phương pháp được coi là thích hợp với các nhu cầu vận hành tổ chức trang trại;

b) coi việc thực hiện trước đây của nhà cung ứng đáp ứng nhu cầu này trong một số trường hợp

TRỢ GIÚP: Đối với các tổ chức trang trại nhỏ, quá trình trước đó về lao động, nhà cung cấp dịch

vụ hoặc nhà cung ứng nguyên vật liệu có thể đủ để đáp ứng hoặc thực hiện đánh giá này Trong một số trường hợp, cách tiếp cận tương tự cũng có thể áp dụng đối với các tổ chức trang trại lớn

Yêu cầu này áp dụng cho mọi quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ được tổ chức trang trại mua vào

có thể có tác động đến việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hoặc các yêu cầu luật định và chế định Tổ chức trang trại cần mô tả rõ ràng những mong muốn đối với các nhà cung cấp như bước đầu tiên để đảm bảo rằng nhà cung ứng có thể đáp ứng các yêu cầu đặt ra Việc quản lý đầu vào trong nông nghiệp là đặc biệt quan trọng Ví dụ, đầu vào đất, thuốc trừ sâu và phân bón cần phù hợp với cây trồng đang tăng trưởng và việc sử dụng dự kiến Thông tin này cần được quy định rõ ràng trong các tài liệu mua hàng khi thích hợp

Đất được thuê cần được coi là đầu vào được mua của nhà cung ứng Người quản lý trang trại chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các điều kiện đất đai cho phép đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu luật định và chế định Khi thích hợp, việc xem xét có thể bao gồm đánh giá về loại đất, độ ẩm, độ sạch của nước tưới, sự cách ly cánh đồng… như là điều kiện đầutiên đối với mọi thỏa thuận cam kết việc sử dụng đất của tổ chức trang trại

Là một phần của quá trình này, việc xem xét tất cả các đầu vào được mua cần thiết để đáp ứng các yêu cầu bao gồm, ví dụ thiết bị (bao gồm loại, số lượng và tính sẵn có), công nghệ, sự sẵn

có về nhân sự, trình độ nhân sự và việc bao gói Ngoài ra, đảm bảo sự phù hợp về khả năng củanhân sự và tổ chức trang trại với xem xét đưa ra về thời điểm và tính sẵn có của dịch vụ được kýkết Các dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài cho hoạt động trồng trọt có thể bao gồm, ví dụ thử nghiệm đất, sử dụng phân bón, áp dụng bảo vệ mùa vụ, việc trồng cây, quan sát cánh đồng, các ứng dụng thông thường, các dịch vụ ước tính sản lượng, thu hoạch, dịch vụ giám định và thử nghiệm, thử nghiệm của phòng thí nghiệm, thử nghiệm thuộc tính sản phẩm trồng trọt, vận chuyển và bảo quản

Khi sử dụng các dịch vụ được mua bên ngoài, cần thận trọng để đảm bảo:

1) nhà cung cấp có khả năng tiến hành hoạt động đáp ứng tiêu chí được thiết lập;

2) thực hiện trao đổi thông tin rõ ràng đảm bảo rằng nhà cung cấp hiểu các yêu cầu bao gồm mọi

hồ sơ thích hợp được yêu cầu;

3) kiểm tra xác nhận một cách thích hợp các hoạt động hoàn chỉnh được thực hiện