Phân tích kỹ năng thuyết trình liên hệ với thực tiễn giao tiếp của bản thân

Để có thể vượt qua nỗi sợ hãi của mình trước khi thuyết trình và cuối cùng là hoàn thành bài thuyết trình của mình một cách tự tin và tràn đầy cảm hứng, chúng ta và cả các nhà diễn thuyế

MỞ BÀI

Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân Việc học kĩ năng thuyết trình sẽ giúp ngườ thuyết trình học được cách nói trước đám đông, học các kỹ năng áp dụng trong hội thoại, phát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng, có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm, có thêm tự tin

NỘI DUNG

I – KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

1 Khái niệm

1.1 Khái niệm thuyết trình

Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin, nói chuyện trước nhiều người về một vấn

đề nào đó một cách có hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như hiểu, tạo dựng quan

hệ và thực hiện thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe Thuyết trình là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở nhiều hình thức khác nhau, cần chú trọng vào chủ

đề và người nghe trong một không gian và thời gian xác định Chẳng hạn, dưới dạng viết: thư, lời nhẵn, báo cáo nhận xét, biên bản cuộc họp….; dưới dạng nói: trò chuyện, họp, phỏng vấn,…

1.2 Khái niệm kĩ năng thuyết trình

Kĩ năng thuyết trình là một trong nhiều kĩ năng giao tiếp cơ bản Do đó, kĩ năng thuyết trình bên cạnh đặc điểm riêng vẫn mang những đặc điểm chung của kĩ năng giao tiếp Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt được mục đích đã định

1 Cấu trúc bài thuyết trình

Bài thuyết trình gồm 3 phần: Mở đầu, thân bài, kết luận

2.1 Mở đầu

- Tạo sự chú ý của người nghe: đây là nội dung rất quan trọng, là tiền đề để có một bài thuyết trình tốt Có thể bắt đầu bằng câu danh ngôn hoặc câu nói nổi tiếng, câu chuyện hài hước, câu hỏi, cảm tưởng bản than, kết hợp nhiều cách…

- Giới thiệu về nội dung sẽ thuyết trình

- Giới thiệu lịch trình làm việc

- Chỉ ra các lợi ích mà bài thuyết trình mang lại

2.2 Thân bài

- Lựa chọn nội dung quan trọng

- Chia thành các phần dễ tiếp thu

- Sắp xếp theo thứ tự logic.

- Lựa chọn thời gian cho từng nội dung: phần nào ngắn thì chọn thời gian ít, phần dài thì chọn thời gian dài…

2.3 Kết luận

- Thông báo trước khi kết thúc: tóm lại, để kết thúc…

- Tóm tắt những điểm chính trong bài thuyết trình: nêu lại đề mục và những vấn đề cần nhấn mạnh…

- Thách thức và kêu gọi: vỗ tay, giơ tay biểu quyết, hô khẩu hiệu…

Trong thuyết trình cần thực hiện đúng 3 quy tắc:

+ Trình bày khái quát những gì sẽ trình bày

+ Trình bày những gì cần trình bày

+ Trình bày tóm tắt những gì đã trình bày

2 Các giai đoạn thực hiện kỹ năng thuyết trình

3.1 Chuẩn bị thuyết trình

Sự hồi hộp trước mỗi buổi thuyết trình là tâm trạng chung của hầu hết mọi người chứ không riêng gì mình bạn Để có thể vượt qua nỗi sợ hãi của mình trước khi thuyết trình và cuối cùng là hoàn thành bài thuyết trình của mình một cách tự tin và tràn đầy cảm hứng, chúng ta và cả các nhà diễn thuyết chuyên nghiệp đều phải có sự chuẩn bị chu đáo cho buổi nói chuyện của mình Cụ thể cần phải:

Thứ nhất, chuẩn bị bản thân.

Khi được mời nói chuyện về một vấn đề nào đó, bạn cần cân nhắc hai vấn đề sau:

+ Bạn có am hiểu về vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không?

+ Con người, cương vị của bạn có được người nghe chấp nhận hay không? Ở đây, cần lưu ý, tầm quan trọng của vấn đề phải ngang tầm với người diễn thuyết, nếu không, người nghe sẽ thiếu tin tưởng ở nội dung mình thuyết trình Nếu một trong hai điều kiện trên không được đáp ứng thì bạn cần từ chối buổi nói chuyện

Thứ hai, tìm hiểu người nghe.

Bài nói chuyện phải được xây dựng xung quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm Cùng một vấn đề nhưng nói cho những đối tượng khác nhau thì cách xây dựng bài nói cũng phải khác nhau

Thứ ba, Xác định mục đích và mục tiêu của bài nói chuyện.

Trước khi chuẩn bị nội dung bài nói chuyện, bạn cũng cần xác định rõ mục đích của nó Bạn nói chuyện với mục đích cung cấp thông tin cho người nghe, thuyết phục người nghe hay để góp vui? Trên cơ sở mục đích mà đề ra mục tiêu

Mục tiêu của bài nói chuyện cần phải cụ thể để có đánh giá được mức độ thành công của bài nói chuyện Một bài thuyết trình là phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó là những điều bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nghe nhũng thông tin do bạn cung cấp Nếu bạn vẫn còn mơ hồ, chưa xác định được mình mong muốn người nghe sẽ làm gì sau khi nghe, thuyết trình, bạn sẽ không có được sự tập trung và nhất quán cần thiết

để thể hiện tốt bài thuyết trình của mình

Thứ tư, Chuẩn bị bài nói chuyện

Bài nói chuyện cần được chuẩn bị một cách chu đáo Bạn có thể thảo sẵn bài nói chuyện ra giấy, hoặc lập một đề cương chi tiết các ý cần phải trình bày và những dẫn chứng, những số liệu để minh họa cho mỗi ý, không nên quá tin tưởng vào trí nhớ của mình vì nhiều khi trí nhớ sẽ làm hại bạn Đặc biệt, nếu là lần đầu bạn diễn thuyết thì cần phải tập dượt trước Sự chuẩn bị tốt luôn làm cho bạn tự tin hơn khi thuyết trình

Mỗi bài nói chuyện bình thường có ba phần: mở đầu, khai triển (nội dung) và kết luận Chuẩn bị bài nói chuyện cũng có nghĩa là chuẩn bị ba phần này

- Chuẩn bị phần mở đầu: Phần mở đầu của bài nói chuyện có nhiệm vụ giới thiệu chủ đề

và thu hút sự chú ý của người nghe Bạn cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt người nghe vào bài nói chuyện của bạn (dẫn nhập) Có nhiều cách dẫn nhập, tùy theo tình huống cụ thể mà bạn có thể chọn một trong các cách sau đây khi mở đầu bài nói chuyện

+ Dẫn nhập trực tiếp: Nêu thẳng chủ đề và mục đích của bài nói chuyện, các vấn đề chính sẽ được trình bày trong bài nói chuyện

+ Dẫn nhập bằng cách đặt câu hỏi: bằng cách đặt ra những câu hỏi ngay ở phần mở đầu

để làm người phải suy nghĩ đến chủ đề bài nói chuyện

+ Dẫn nhập theo lối kể chuyện: Người nói chuyện từ từ dẫn đưa người nghe đến với chủ

đề của bài nói chuyện bằng cách nhắc lại một sự kiện trong quá khứ có liên quan đến chủ

đề

+ Dẫn nhập tương phản: Người nói chuyện bắt đầu bằng việc nhấn mạnh một mâu thuẫn

nào đó để gây sự chú ý

+ Dẫn nhập bằng cách trích dẫn lời nói của danh nhân: Một câu trích dẫn thích hợp có

thể là một cách mở đầu thú vị Ngoài những cách mở đầu nêu trên còn có thể có cách mở đầu khác Tùy theo tình huống, đặc điểm của người nghe và sở thích của bạn mà chọn một cách mở đầu cho phù hợp

- Chuẩn bị phần khai triển: Trong quá trình khai triển, bạn phải đưa ra được các ý chính,

phân tích chứng minh để làm rõ vấn đề mà bạn muốn trình bày, qua đó thể hiện được ý

tưởng của bạn Khi chuẩn bị phần này, bạn cần lưu ý một số phần sau đây: khi thuyết trình nên đưa ra được những ví dụ, những số liệu cụ thể minh họa cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mình hoặc có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí của buổi nói chuyện đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe

- Chuẩn bị phần kết: Theo quy luật của sự chú ý thì ở những giây phút cuối cùng của

buổi nói chuyện, người nghe lại một lần nữa dồn sự chú ý vào bạn Bạn cần biết lợi dụng sự chú ý này để chốt lại trong người nghe những điểm then chốt của bài nói chuyện và tùy theo tính chất, mục đích của buổi nói chuyện mà bạn đưa ra lời chúc mừng, lời kêu gọi hoặc đề

ra nhiệm vụ cho tương lai Và tất nhiên bạn đừng quên cảm ơn người nghe vì đã chú ý nghe bạn

3.2 Tiến hành thuyết trình

a Trước khi thuyết trình

Trước khi tiến hành thuyết trình, người thuyết trình cần phải có một kế hoạch cụ thể cho bài thuyết trình của mình, đặc biệt chú ý lên kế hoạch cho những vấn đề sau:

- Lập 1 bản tóm tắt để thuyết trình viên có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình thuyết trình

- Lựa chọn phương pháp trình bày (cần có các câu chuyển tiếp để liên kết các luận điểm chính)- có thể nói chậm lại hay nhấn mạnh hơn

- Phân bổ thời gian hợp lý

b T

iến hành thuyết trình

Trước và trong thuyết trình, diễn giả cần tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả Có rất nhiều cách để có thể tạo một ấn tượng tốt ngay từ đầu nhưng việc tạo ấn tượng tốt ấy không phải ngẫu nhiên mà có, nó phải qua một quá trình tập luyện, một sự chuẩn bị nhất định về các nội dung sau: rang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh, phù hợp với buổi thuyết trình;

tư thế: đứng thẳng, tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần;Sắc mặt, ánh mắt tự tin; Không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục; Giới thiệu thân thiện; Có đầy đủ độ tự tin: hạn chế nhìn giấy; Đưa ra vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình; Hình thành phong cách: để thu hút khán giả cần phải làm nhiều cách

Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong cách…được huy động vào cuộc một cách tổng hợp và tương hỗ nhau

Để tạo ấn tượng tốt cho người nghe, diễn giả cần chú ý các điểm sau:

- Khi đi lên bục dáng đi phải thểhiện sự đàng hoàng, đĩnh đạc, tự tin, không cần vội vàng nhưng cũng không nên chậm chạp, ung dung, thong thả quá Nếu bạn bước từ ngoài vào thì bạn cần tiếp xúc bằng mắt với người nghe, mỉm cười với họ Nếu người nghe nhiệt

liệt vỗ tay chào đón bạn thì bạn nên dừng lại trong giây lát, mỉm cười chào họ rồi sau đó mới bước lên bục

- Đứng trên bục, bạn cần đứng thẳng với tư thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng xuống người nghe, ánh mắt nhẹ nhàng, tôn trọng và quan tâm đến người nghe

- Trước khi bắt đầu nói chuyện, bạn cần tự giới thiệu về mình Thường thì người chủ tọa

sẽ giới thiệu bạn, trong trường hợp này bạn có thể bổ sung đôi điều… Nói chung phần giới thiệu nên ngắn gọn, không nên rườm rà, dài dòng

- Nói to, rõ ràng, đủ để cho người xa nhất cũng có thể nghe thấy

- Cần thay đổi tốc độ, nhịp độ nói: Khi lên khi xuống, khi trầm khi bổng, khi nhanh khi chậm tùy theo nội dung mà bạn trình bày

- Trong quá trình bày, thường xuyên đưa mắt nhìn xuống người nghe, bao quát tất cả những người có mặt trong phòng

- Ngoài ánh mắt, bạn cần sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ khác như nét mặt, cử chỉ, động tác Tuy nhiên cần sử dụng chúng một cách tự nhiên và hợp lý

- Bạn có thể đi lại trong nói chuyện, song không nên rời khỏi tầm nhìn của một nhóm người nghe nào đó quá lâu

3.3 Kết thúc thuyết trình

Chúng ta đều biết, phần kết luận luôn luôn đóng vai trò quan trọng trong mỗi bài thuyết trình Những lời sau cùng mà người thuyết trình nói ra sẽ được người nghe ghi nhớ lâu nhất Tuy nhiên, những người mới tuyết trình hoặc thực hiện không thường xuyên công việc này lại thường xem nhẹ tầm quan trọng của phần kết luận Ngoài ra, những lỗi thông thường mà người thuyết trình hay gặp phải như:

Bạn cần biết kết thúc bài nói chuyện đúng lúc Khi bạn đã dùng tới cụm từ “cuối cùng là ” thì có nghĩa là chỉ vài phút nữa bài thuyết trình của bạn sẽ kết thúc Nhưng nếu sau đó bạn lại nói “một điểm nữa là…” thì người nghe rất bị ức chế Tiếp theo, bạn không bao giờ được kết thúc bằng câu nói: “Đó là tất cả những gì tôi muốn trình bày về vấn đề này, tôi sẽ dừng lại ở đây Cách kết thúc như vậy không thể dùng làm phần kết

Một bài thuyết trình dù đã được chuẩn bị kĩ lưỡng từ trước, trong lúc trình bày cũng cần

có những thay đổi cần thiết, hoặc là có thể cắt giảm cho phù hợp với tình hình thực tế của buổi trình bày hôm đó và cũng để thích hợp với phản ứng của người nghe Vì vậy, thông minh nhất, người thuyết trình nên chuẩn bị hai hay ba phần kết khác nhau để dễ dàng sử dụng phù hợp với bối cảnh của buổi thuyết trình

Khi biết được sự quan trọng của phần kết thúc, nhiều người vẫn cảm thấy rất khó khăn trong việc chuẩn bị một phần kết, hay nói cách khác, trong phần kết này chúng ta cần chuẩn

bị, cần viết như thế nào? Sau đây, nhóm em xin đưa ra một số gợi ý cho một phần kết hoàn chỉnh: Khi chuẩn bị phần kết, người viết cần tóm tắt, trình bày lại nhanh chóng, ngắn gọn những ý chính đã nói ở trên Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả: Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe Người thuyết trình cũng đừng quên đưa ra những lời khen ngợi ngắn gọn, chân thực, điều này thực

sự mang lại hiệu quả cho bài nói Và cuối cùng, nếu bạn có khả năng thì hãy chuẩn bị một

phần kết thúc hài hước “Hãy luôn luôn để lại tiếng cười cho mọi người khi bạn nói lời tạm biệt” Với cách kết thúc như vậy, chắc chắn người nghe sẽ cảm thấy thoải mái và sẽ thực sự

ghi nhớ bài thuyết trình của bạn

II – THỰC TIỄN GIAO TIẾP BẢN THÂN

Nói đến kĩ năng thuyết trình, thực sự đã không xa lạ gì đối với bản thân em, đặc biệt trong môi trường được học tập tại trường Đại học Luật Hà Nội Chính việc được thuyết trình các bài tập nhóm trên lớp đã giúp em tự tin và rèn luyện được kĩ năng thuyết trình của bản thân Về thực tiễn kỹ năng thuyết trình, nhóm em xin đưa ra những mặt đã đạt được và những hạn chế của các thành viên trong nhóm khi thuyết trình, từ đó rút ra những kết luận khi thuyết trình

1 Những mặt đã đạt được

Thứ nhất, trước mỗi buổi thuyết trình em đều chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết để

bảo đảm nội dung buổi thuyết trình, cũng như chuẩn bị tâm lý tốt trước khi lên thuyết trình Điều này giúp em cảm thấy tự tin, bình tĩnh hơn khi thuyết trình

Thứ hai, em cảm thấy bản thân đã biết sàng lọc các ý chính khi thuyết trình, giọng đọc

to, rõ ràng, mạch lạc, không quá lan man vào những nội dung không cần thiết của bài tập

Thứ ba, em biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người nghe khi mình thuyết trình.

Nếu họ có ý kiến trao đổi và nhận xét, em cảm ơn nhận xét của họ và nói họ tới phần trả lời câu hỏi hãy trao đổi tiếp Thường thì bất cứ ai cũng muốn lấn át người thuyết trình khi họ đang nói nên em không cố gắng hoặc khắt khe quá

Thứ tư, em biết di chuyển tới lui khi thuyết trình và biết cách sử dụng ngôn ngữ của

đôi tay trong thuyết trình

2 Những hạn chế còn tồn tại

Thứ nhất, trong thời gian chuẩn bị bài thuyết trình, em chưa biết cách chuẩn bị một

phần mở đầu cũng như để chuẩn bị một phần kết thúc thì cần phải viết như thế nào? Do không có nhiều kinh nghiệm nói chuyện trước đám đông nên trong lúc thuyết trình đứng trước rất nhiều người em vẫn còn cảm thấy rất run và áp lực, điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của buổi thuyết trình

Thứ hai, trong khi thuyết trình em còn cứng nhắc và khô khan, không tạo được tiếng

cười và sự vui vẻ trong buổi thuyết trình Nhiều khi em còn để người nghe chìm trong đống

dữ liệu, thực trạng và con số, không hề có sự giao tiếp với người nghe Điều này làm người nghe không còn hứng thú với buổi thuyết trình nữa

Thứ ba, tư thế khi đứng thuyết trình của em vẫn chưa đúng tác phong: đi đứng, ăn

mặc… Bản thân em vẫn còn nhiều rụt rè khi đứng trước nhiều người

Thứ tư, em không đưa ra được thông điệp cuối cùng ấn tượng khi kết thúc thuyết trình.

Em thường chỉ đơn giản đưa ra một thông điệp khô khan, nhưng không chạm tới được vấn

đề cốt lõi, do vậy nhiều khi em đã bị thất bại khi thuyết trình

3 Rút ra kết luận

Qua nhiều lần thuyết trình em đã tự rút ra cho bản thân mình một số phương pháp hiệu quả để có được những bài thuyết trình hiệu quả

Trước hết, nếu trước khi thuyết trình mà em thấy hồi hộp thì em vẫn thừa nhận rằng đang hồi hộp nhưng emlái suy nghĩ của mình theo một nhận thức là mình hoàn toàn có thể vượt qua được điều này Em nghĩ về khán giả, nghĩ về những điều ý nghĩa mình sắp chia sẻ

và những ấn tượng sẽ tạo ra cho khán giả Ngoài ra, Trước một buổi thuyết trình, em dành cho mình một khoảng thời gian yên tĩnh Dùng trí tưởng tượng của mình hình dung ra lúc đang đứng trên bục thuyết trình như thế nào;hình dung về bài thuyết trình của mình, hình dung ra khan giả đang chăm chú lắng nghe, họ hưởng ứng tất cả những gì em nói và vỗ tay tán thưởng Khi tưởng tượng em cố gắng sao cho hình ảnh trở nên thật nhất đến nỗi cảm xúc trong sự tưởng tượng đó lan sang cả bản thân hiện tại

Bên cạnh đó,em luôn tuân thủ các quy tắc sau trong khi thuyết trình: Thứ nhất, phải

Nói năng tự nhiên, Giao tiếp bằng mắt với người nghe, không để hai tay có những hành vi

thừa thãi Thứ hai, phải trình bày có cảm xúc: bất kể nói về vấn đề gì, mọi người đều muốn

thấy em hào hứng với nó Tất nhiên, em không giả vờ tỏ ra như vậy mà để cảm xúc và niềm

đam mê thể hiện trong bài diễn thuyết về công việc cũng như sản phẩm Thứ ba, Cân bằng

dạng thức thông tin: em không quá tham lam trong việc đưa thông tin ở phần trình bày Khi nói, em chỉ đưa ra những điều cơ bản và để riêng các thông tin cụ thể ở phần tài liệu phát

kèm Thứ tư, Nắm rõ trước các mối liên hệ: Nếu có thể, em đi tìm hiểu về những người sẽ nghe thuyết trình trước đó Điều đó sẽ tạo cho họ một niềm tin vào những gì em nói Thứ năm, phải minh họa bằng những câu chuyện, ví dụ và những kinh nghiệm cá nhân Thứ sáu, Loại bỏ những cử chỉ gây khó chịu: ví dụ như tiếng “ừm” hay “à” Thứ bảy, cần Nắm rõ tài

liệu thuyết trình Ngoài ra, em không để bị phân tán bởi phản ứng của mọi người và mất tinh thần và không bao giờ nói quá lâu so với thời gian

III KẾT LUẬN

Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân Việc học kĩ năng thuyết trình sẽ giúp ngườ thuyết trình học được cách nói trước đám đông, học các kỹ năng áp dụng trong hội thoại, phát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng, có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm, có thêm tự tin