Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay

[22] Quan điểm này cũng được thể hiện trong các văn kiện của Đảng Nghị quyết đại hội ĐảngVII, Nghị quyết trung ương lần thứ 8 khóa VII, Nghị quyết đại học Đảng VIII, IX, X và cácvăn bản

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Đất nước ta mở cửa hội nhập, giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại ngày càng phát triển

và vấn đề đảm bảo an toàn pháp lý cho người dân khi tham gia các giao dịch cũng được Nhànước quan tâm Một trong những hoạt động được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm đó làhoạt động công chứng Trong những năm qua, cùng với việc xây dựng Nhà nước pháp quyền

Xã hội chủ nghĩa, tăng cường đổi mới, hội nhập nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủnghĩa, Đảng và Nhà nước ta không ngừng đề ra các chủ trương, chính sách và biện pháp để đổimới, cải cách hoạt động công chứng, đưa công chứng nước ta xích lại gần với thông lệ quốc tế,đáp ứng và góp phần phát triển kinh tế - xã hội trong tình hình mới

Quá trình phát triển của hoạt động công chứng nước ta trải qua nhiều giai đoạn khác nhau,gắn với đặc trưng, điều kiện lịch sử cụ thể của đất nước ở mỗi giai đoạn Trong vòng 10 năm(1991 – 2000), Chính phủ ban hành 3 Nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước:Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước, Nghịđịnh số 31/CP ngày 18 /05/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước và Nghị định số75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực Tuy nhiên, trong điều kiện, tìnhhình phát triển mới nền kinh tế - xã hội của đất nước và trước yêu cầu thể chế hóa các chế địnhpháp lý về công chứng trong một văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn Nghị định, ngày29/11/2006 Quốc hội nước ta ban hành Luật Công chứng 2006, cùng các văn bản hướng dẫnLuật của Chính phủ ra đời sau đó Với sự ra đời của Luật Công chứng 2006 và các văn bảnhướng dẫn thi hành, đã khẳng định vai trò, vị trí pháp lý của hoạt động công chứng ở nước ta;tăng cường bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân công dân, tổ chức, bảo vệ pháp chế xãhội chủ nghĩa

Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng không nằm ngoài nội dung đổimới, cải cách hoạt động công chứng nói trên, và cũng không nằm ngoài nội dung cải cách thủtục hành chính nói chung ở nước ta hiện nay Có thể nói cải cách thủ tục hành chính được Đảng

ta lấy làm khâu đột phá trong cải cách hành chính thì cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vựccông chứng là một nội dung cốt lõi trong cải cách, đổi mới hoạt động công chứng, nó góp phầnđẩy mạnh cải cách tư pháp, xây dựng Nhà nước háp quyền Xã hội chủ nghĩa, đưa hoạt độngcông chứng nước ta đạt những thành tựu lớn hiện nay Chính vì ý nghĩa đó của cải cách thủ tục

hành chính trong lĩnh vực công chứng, em đã lựa chọn đề tài: “Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Mục đích nghiên cứu:

Trên cơ sở những vấn đề lý luận về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực côngchứng, khóa luận khái quát, nhận xét, đánh giá thực tiễn cải cách thủ tục hành chính nước tahiện nay, đưa ra kiến nghị, giải pháp để tiếp tục cải cách thủ tục hành chính ở nước ta nhằmnâng cao hiệu quả hoạt động công chứng ở nước ta thời gian tới Từ đó, khóa luận mong muốngóp phần nhỏ bé vào quá trình hoàn thiện, phát triển hoạt động công chứng nước nhà.

3 Phạm vi nghiên cứu:

Khóa luận nghiên cứu về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước tahiện nay, trong đó tập trung nghiên cứu một số vấn đề lý luận, thực tiễn cải cách thủ tục hànhchính trong lĩnh vực công chứng, trên cơ sở các văn bản pháp luật hiện hành về công chứng,nghiên cứu và đưa ra các biện pháp để tiếp tục thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong lĩnhvực công chứng ở nước ta trong gia đoạn tiếp theo

4 Phương pháp nghiên cứu:

Khóa luận nghiên cứu trên cơ sở vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vậtlịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng Cộng sảnViệt Nam về xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, hoàn thiện hệ thốngpháp luật trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, kết hợp với các phương pháp cụ thể như:phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh

5 Kết cấu của khóa luận:

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, khóa luận được chia thành 3 chương, gồm:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở Việt Nam.

Chương 2: Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở Việt Nam hiện nay dưới góc độ pháp luật và những vấn đề thực tiễn.

Chương 3: Những yêu cầu và một số biện pháp cần tiến hành để tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay.

Với vốn kiến thức lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế, khóa luận của em không tránhkhỏi những thiếu sót trong quá trình triển khai, trình bày Em kính mong nhận được sự chỉ bảo,nhận xét của các thầy giáo, cô giáo và các bạn sinh viên để khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG Ở VIỆT NAM.

1.1 Khái niệm cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng

1.1.1 Khái niệm công chứng

Mặc dù công chứng với tư cách là một thể chế pháp lý đã hình thành ở nước ta khá lâu, từnhững năm 1930 dưới thời Pháp thuộc (thời bấy giờ được gọi là chưởng khế), nhưng mãi cho

đến năm 1987 thì thuật ngữ pháp lý “Công chứng” mới bắt đầu được sử dụng một cách rộng rãi.

Việc xác định khái niệm công chứng là vấn đề mấu chốt của hoạt động công chứng

Theo từ điển Tiếng Việt: “Công chứng là sự chứng thực của cơ quan Nhà nước có thẩmquyền nhằm xác nhận về mặt pháp lý các văn bản và bản sao từ bản gốc” [22], còn theo nghĩathông thường thì công chứng là “công quyền làm chứng” Về mặt pháp lý, khái niệm côngchứng chính thức được quy định trong văn bản pháp luật tại Thông tư số 574/QLTPK ngày10/10/1987 của Bộ Tư pháp - một thông tư có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, khai sinh hệ thống

công chứng Nhà nước ở Việt Nam, theo đó công chứng được Nhà nước được xác định là một hoạt động của Nhà nước với mục đích giúp các công dân, cơ quan, tổ chức lập và xác nhận các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo ra những đảm bảo pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan, tổ chức phù hợp với hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi, góp phần tăng cường pháp chế Xã hội chủ nghĩa” [15] Lần đầu tiên kể từ khi thành lập Nhà nước Việt Nam

dân chủ cộng hoà (1945), khái niệm công chứng Nhà nước được ghi nhận chính thức trong mộtvăn bản pháp luật ở Việt Nam, đánh dấu sự đổi mới về tư duy pháp lý, bước đầu đáp ứng yêucầu của nền kinh tế ở giai đoạn đầu của thời kỳ chuyển đổi Tuy nhiên, là văn bản pháp lý đầutiên về công chứng trong giai đoạn đầu của thời kỳ đổi mới nên văn bản này không thể tránh hếtđược các hạn chế, đó là: chưa xác định được chủ thể, đối tượng của hoạt động công chứng cũngnhư nội dung việc công chứng, chưa phân biệt rõ hoạt động công chứng với hoạt động của các

cơ quan Nhà nước khác Quá trình xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa

đã làm tăng nhanh cả về số lượng và quy mô các giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại, đặt ranhững yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động công chứng.[29]

Do đó, trong vòng 10 năm (1991 – 2000), khái niệm về công chứng tiếp tục được chỉnhsửa và đề cập đến trong 3 Nghị định của Chính phủ ban hành về tổ chức và hoạt động côngchứng Nhà nước: Nghị định số 45/HĐBT (tại Điều 1) ngày 27 tháng 2 năm 1991 về tổ chức vàhoạt động công chứng Nhà nước, Nghị định số 31/CP (tại Điều 1) ngày 18 tháng 5 năm 1996 về

tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP (tại Điều 2) ngày

8 tháng 12 năm 2000 về công chứng, chứng thực

Qua các giai đoạn khác nhau thì khái niệm về công chứng có những thay đổi nhất định Sựthay đổi này thể hiện quan điểm của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về công chứng trước sựphát triển về kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước, nhưng xét về bản chất và mục đích của cáchành vi này thì vẫn không thay đổi Nghiên cứu các khái niệm về công chứng trong các văn bảnnêu trên ta thấy hầu hết các khái niệm đều chứa những yếu tố sau: Chủ thể thực hiện hành vicông chứng; nội dung hành vi công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng; và mụcđích của hành vi công chứng Theo đó thì công chứng là việc xác nhận tính hợp pháp của cáchợp đồng, giao dịch; chủ thể thực hiện hoạt động xác nhận hợp đồng, giao dịch là chủ thể được

sử dụng quyền lực Nhà nước, thay mặt Nhà nước thực hiện hoạt động công chứng Các kháiniệm công chứng trong các văn bản trên dù cố gắng thể hiện một cách cơ bản nhất, ngắn gọnnhất về công chứng, chứng thực, nhưng do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên các kháiniệm này vẫn chưa lột tả được bản chất của hoạt động công chứng dưới dạng khái quát nhất.Các khái niệm đó cũng chưa xác định rõ chủ thể của hoạt động công chứng là cá nhân hay là cơquan chủ quản của các cá nhân đó; vấn đề này có ý nghĩa quyết định trong việc tổ chức hoạtđộng, cũng như trong việc xác định trách nhiệm pháp lý mà những cá nhân trực tiếp thực hiệnhành vi công chứng phải gánh chịu, chưa xác định được rõ nét nội dung của hành vi côngchứng

Việc tồn tại những bất cập của các văn bản pháp luật cũ đã không đáp ứng được yêu cầucủa xã hội về công chứng hợp đồng, giao dịch, do đó đã thúc đẩy Nhà nước ban hành Luật côngchứng 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành Tại Điều 2 của Luật công chứng năm 2006 định

nghĩa công chứng như sau: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản

mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng” Như vậy, công chứng đã được tách biệt ra khỏi chứng thực, hoạt động chứng thực được

quy định tại Nghị định 79/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký Căn cứ vào định nghĩa này của Luật công chứng 2006, chúng ta có thể thấycông chứng có những đặc điểm sau đây:

- Về chủ thể, có thể xác định rõ chủ thể có thẩm quyền công chứng là công chứng viên,điều này đã khắc phục được hạn chế của các văn bản pháp luật trước đây khi nêu ra khái niệmcông chứng; đồng thời giúp phân biệt với chứng thực - là hành vi của người đại diện của cơquan hành chính công quyền

- Về nội dung của hành vi công chứng: chứng nhận tính xác thực của hợp đồng bằng vănbản, giao dịch khác Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch khác là

vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm cho chúng có giá trị chứng cứ Trong pháp luật về tố tụng,

khi nói đến chứng cứ thì bao giờ cũng đề cao tính xác thực của các sự kiện, tình tiết có thực,khách quan được coi là chứng cứ Sở dĩ pháp luật coi văn bản công chứng có giá trị chứng cứcũng là do tính xác thực của các tình tiết, sự kiện có trong văn bản đó đã được công chứng viênxác nhận Tính xác thực này được công chứng viên kiểm chứng và xác nhận ngay khi nó xảy ratrong thực tế, trong số đó có những tình tiết, sự kiện chỉ xảy ra một lần, không để lại hình dạng,dấu vết về sau (ví dụ: sự tự nguyện của các bên khi ký kết hợp đồng) và do đó, nếu không cócông chứng viên xác nhận thì về sau rất dễ xảy ra tranh chấp mà toà án không thể xác minhđược.

Như vậy, có thể thấy, Luật công chứng 2006, cùng các văn bản hướng dẫn thi hành đãphần nào đáp ứng được nhu cầu, đòi hỏi của xã hội Về cơ bản, khái niệm công chứng theo phápluật hiện hành có sự kế thừa khái niệm công chứng trong các văn bản trước đây, tuy nhiên cũngkhắc phục được cơ bản các hạn chế mà các văn bản pháp luật trước đây tồn tại

1.1.2 Khái niệm thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng

Theo từ điển tiếng Việt thông dụng, “thủ tục là cách thức tiến hành một công việc với nội dung, trình tự nhất định, theo quy định của Nhà nước” Mỗi hoạt động quản lý thực chất là một

chuỗi những hoạt động diễn ra theo trình tự nhất định mà mỗi hoạt động cụ thể được thực hiệnbởi những chủ thể cụ thể, ở những thời điểm khác nhau Kết quả của hoạt động quản lý phụthuộc vào nhiều yếu tố, trong đó phụ thuộc một phần đáng kể vào số lượng, thứ tự các hoạtđộng cụ thể trong một chuỗi hoạt động thống nhất, tức là phụ thuộc vào thủ tục tiến hành cáchoạt động quản lý đó [27]

Theo từ điển Luật học, “Thủ tục hành chính là cách thức và trình tự thực hiện thẩm quyền quản lý hành chính Nhà nước và cách thức tham gia vào các công việc quản lý hành chính Nhà nước của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong quản lý hành chính Nhà nước theo quy định pháp luật” [22]

Quan điểm này cũng được thể hiện trong các văn kiện của Đảng (Nghị quyết đại hội ĐảngVII, Nghị quyết trung ương lần thứ 8 khóa VII, Nghị quyết đại học Đảng VIII, IX, X) và cácvăn bản pháp luật (Nghị quyết của Chính phủ số 38/CP ngày 4/5/1994 về cải cách một bước thủtục hành chính trong việc giải quyết của công dân và tổ chức, Quyết định số 136/2001/QĐ-TTgngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chínhNhà nước giai đoạn 2001 – 2010); theo đó thì thủ tục hành chính có nội dung rất rộng, bao gồm:+ Số lượng các hoạt động cụ thể cần thực hiện để tiến hành những hoạt động quản lý nhấtđịnh;

+ Nội dung, mục đích của các hoạt động cụ thể;

+ Cách thức tiến hành, thời hạn tiến hành các hoạt động cụ thể;

+ Trình tự các hoạt động cụ thể, mối liên hệ giữa các hoạt động đó

Đây là cách hiểu đầy đủ nhất về thủ tục hành chính Đồng thời cách hiểu này cũng chophép đánh giá đúng ý nghĩa, vai trò của thủ tục hành chính trong quản lý Nhà nước, tạo điềukiện cho việc tìm hiểu nhu cầu, định ra phương hướng, biện pháp thích hợp để cải cách thủ tụchành chính nhằm xây dựng nền hành chính hiện đại, đáp ứng nhu cầu quản lý Nhà nước trongđiều kiện hiện nay

Như vậy, thủ tục hành chính là cách thức tổ chức thực hiện hoạt động quản lý hành chính Nhà nước được quy định trong các quy phạm pháp luật hành chính bao gồm trình tự, nội dung, mục đích, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết các công việc của quản lý hành chính Nhà nước.[27]

Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một loại thủ tục hành chính trong mộtlĩnh vực quản lý hành chính cụ thể của Nhà nước, đó là lĩnh vực công chứng; do đó khi hiểu vềkhái niệm thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng chúng ta cũng phải dựa trên những nộidung và đặc điểm của thủ tục hành chính nói chung Theo đó thì thủ tục hành chính trong lĩnhvực công chứng cũng được quy định trong các quy phạm pháp luật hành chính, bao gồm các

vấn đề về: trình tự, nội dung, mục đích, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình

giải quyết các công việc của quản lý hành chính trong lĩnh vực công chứng; chủ thể thực hiệnchúng là các chủ thể quản lý hành chính Nhà nước, các chủ thể này bao gồm các cơ quan Nhànước, các tổ chức, cá nhân được Nhà nước trao quyền Các chủ thể đó có mối quan hệ nội bộ

và giữa các chủ thể thì có mối quan hệ với nhau, đồng thời cũng có mối quan hệ với các tổchức, cá nhân khác, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà Nhà nước trao để giải quyết các côngviệc của quản lý hành chính trong lĩnh vực công chứng

Vì vậy, có thể hiểu thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là trình tự, thủ tục, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công chứng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân (gọi chung là các chủ thể) được Nhà nước trao thẩm quyền, thông qua các quy định trong các quy phạm pháp luật mà Nhà nước ban hành Trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân, các chủ thể này thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và các cơ quan, tổ chức, cá nhân công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo một trình tự nhất định khi tiến hành các hoạt động công chứng; để hướng tới giải quyết các công việc của quản lý hành chính trong lĩnh vực công chứng

1.1.3 Khái niệm cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng

Có nhiều cách hiểu về “cải cách”, ví dụ: “Cải cách là sửa đổi cho hợp lí, cho phù hợp với tình hình mới” [36]; “Cải cách là sự đổi mới một số mặt của sự vật nhưng không làm thay đổi căn bản sự vật đó” [37]; hoặc “Cải cách là sửa đổi cái cũ đã trở thành lạc hậu để cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu của tình hình”[38] Nhưng có thể hiểu theo nghĩa chung nhất, cải cách là

một biện pháp được thực hiện để giải quyết những đòi hỏi của thực tiễn với mục tiêu rõ ràng,

chương trình cụ thể; để thay đổi cơ bản một trạng thái, một đối tượng, làm cho đối tượng đó có

sự biến đổi phù hợp với yêu cầu khách quan của quá trình phát triển, làm cho nó tốt hơn theonhu cầu của con người [32]

Công cuộc cải cách hành chính do Đảng khởi xướng và lãnh đạo, Nhà nước thực hiệntrong hơn 15 năm qua đã được tiến hành tương đối đồng bộ, trong đó thủ tục hành chính đượcchọn làm khâu đột phá Thể chế hóa đường lối cải cách của Đảng, Nhà nước đã ban hành nhiềuvăn bản pháp luật, trong đó có những văn bản quy định trực tiếp về nhiệm vụ cải cách thủ tụchành chính như Nghị quyết của Chính phủ số 38/CP ngày 4/5/1994 về cải cách một bước thủtục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, Quyết định số136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thểcải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2001- 2010

Dựa trên khái niệm về thủ tục hành chính và cách hiểu chung nhất về cải cách, chúng ta

có thể hiểu cải cách thủ tục hành chính là các biện pháp được thực hiện để giải quyết yêu cầu của thực tiễn khi thủ tục hành chính bộc lộ, tồn tại nhiều nhược điểm; trong đó thực hiện các biện pháp với mục tiêu rõ ràng, chương trình cụ thể để đổi mới, hoàn thiện trình tự, nội dung, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết các công việc của quản lý hành chính Nhà nước, làm cho nó thay đổi phù hợp với yêu cầu của thời kỳ phát triển mới của đất nước.

Vấn đề cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng được đặt ra trong bối cảnhchung của cải cách nền hành chính với việc lấy cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá ởnước ta Do đó, nội dung, mục đích của cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứngcũng không nằm ngoài phạm vi quá trình cải cách thủ tục hành chính nói chung Công chứng làmột loại hình dịch vụ công do công chứng viên thực hiện, đối tượng của hoạt động công chứng

là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại Cải cách thủ tục hành chính tronglĩnh vực công chứng nhằm để hoàn thiện nội dung, trình tự, thủ tục, cách thức tiến hành cáchoạt động của loại hình dịch vụ công này; mà quan trọng nhất là biện pháp hoàn thiện các quyđịnh của pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, nhằm đáp ứngnhu cầu của người dân và yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội Nghị quyết Đại hội X của

Đảng chỉ rõ: “Xây dựng, hoàn thiện hệ thống chính sách bảo đảm cung ứng dịch vụ công cộng thiết yếu, bình đẳng cho mọi người dân Đổi mới cơ chế quản lý và phương thức cung ứng dịch

vụ công Phát huy tiềm năng, trí tuệ và các nguồn lực vật chất trong nhân dân, của tất cả xã hội để cùng Nhà nước giải quyết các vấn đề xã hội và chăm lo phát triển các dịch vụ công cộng”.[33]

Vậy có thể hiểu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là các biện pháp được tiến hành để điều chỉnh, đổi mới, hoàn thiện về nội dung, trình tự, thủ tục, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc trong lĩnh vực công chứng; đáp

ứng nhu cầu của người dân và đáp ứng yêu cầu phát triển của kinh tế - xã hội của đất nước trong tình hình mới.

Cùng với các chương trình cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính, Đảng vàNhà nước đã rất quan tâm đến việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, đề racác hướng hoàn thiện và phát triển cho hoạt động công chứng ở nước ta Đảng không ngừng chỉđạo và Nhà nước không ngừng thực hiện các biện pháp để cải cách thủ tục hành chính tronglĩnh vực công chứng Để cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước cũng đã xâydựng nhiều văn bản pháp luật để điều chỉnh và chỉnh sửa, bổ sung cho hoàn thiện, đáp ứng yêucầu phát triển kinh tế - xã hội qua mỗi giai đoạn của đất nước Đặc biệt là sự ra đời của Luậtcông chứng 2006 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành đã cho thấy bước đột phá lớn trong tiếntrình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta Bên cạnh đó, các biệnpháp liên quan, phục vụ cho công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứngcũng được Chính phủ quan tâm, như ngày 10/02/2010, trên cơ sở đánh giá tình hình sau hainăm thực hiện Luật công chứng, Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số 250/QĐ-TTg, phêduyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở ViệtNam đến năm 2020”; Năm 2012, để đánh giá toàn diện kết quả đã đạt được và những vướngmắc, bất cập phát sinh trong quá trình thi hành Luật Công chứng, chỉ rõ nguyên nhân và tìm racác giải pháp nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả của tổ chức và hoạt động côngchứng, ngày 30/7/2012, Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 2215/QĐ-BTP về phê duyệt kếhoạch tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng

1.2 Một số đặc trưng của quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta.

1.2.1 Cơ sở của việc tiến hành cải cách.

- Cơ sở chính trị:

Như đã đề cập ở trên, việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước

ta nằm trong chương trình cải cách hành chính nói chung mà Đảng ta chủ trương khởi xướng vàlãnh đạo từ Đại hội lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986 Nhưng phải nói rằnggiai đoạn phát triển mạnh mẽ trong tư duy, quan niệm, nhận thức của Đảng về nền hành chínhnhà nước và cải cách hành chính là từ 1992 đến 1995, tức là bắt đầu từ những năm 90 của thế kỉtrước Trải qua các kỳ Đại hội của Đảng và nhiều Nghị quyết Trung ương các Khóa, Đảng taluôn thể hiện quyết tâm cải cách, đổi mới nền hành chính để đáp ứng, thúc đẩy phát triển kinh tế

- xã hội của đất nước, củng cố, tăng sự tin tưởng của nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng [39].Công cuộc cải cách hành chính thực hiện trong gần 20 năm qua được tiến hành tương đối đồng

bộ, cải cách thủ tục hành chính được chọn làm khâu đột phá, vì xuất phát từ yêu cầu thực tiễn

và tầm quan trọng của nó, liên quan trực tiếp tới việc thực hiện thẩm quyền của các chủ thểquản lý hành chính nhà nước, tới việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức

Cùng với quá trình cải cách thủ tục hành chính nói chung, Đảng và Nhà nước đã rất quantâm đến việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, đề ra các hướng hoàn thiện

và phát triển cho hoạt động công chứng ở nước ta Đặc biệt thể hiện ở các văn kiện của Đảngnhư: Nghị quyết 08/NQ-TW của Bộ Chính trị ngày 02/01/2002 về một số nhiệm vụ trọng tâmcông tác tư pháp trong thời gian tới, Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 vềchiến lược cải cách Tư pháp đến năm 2020 và Nghị quyết số 48/NQ-TW ngày 01 tháng 6 năm

2005 về chiến lược xây dựng pháp luật đến năm 2020, theo đó Nghị quyết khẳng định chiếnlược cải cách tư pháp: “Hoàn thiện chế định công chứng Xác định rõ phạm vi của công chứng

và chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản công chứng Xây dựng mô hình quản lý nhà nước vềcông chứng theo hướng Nhà nước chỉ tổ chức cơ quan công chứng thích hợp; có bước đi phùhợp để từng bước xã hội hoá công việc này” Thể hiện chủ trương của Đảng về đổi mới và xãhội hóa hoạt động công chứng, là một cơ sở mang tính chất tiền đề để thúc đẩy, tăng cường cảicách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng

Để cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước đã tiến hành nhiều biện pháp

để thực hiện cải cách thủ tục hành chính, trong đó thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứngcũng được tiến hành cải cách, đổi mới một cách mạnh mẽ Chính phủ liên tiếp ban hành nhiềuvăn bản chỉ đạo như: Chỉ thị số 10/CT-TTg ngày 19/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việctriển khai Nghị quyết 08/NQ-TW của Bộ chính trị, khẳng định: “Xây dựng đề án từng bước xãhội hóa hoạt động công chứng” [23] Đặc biệt là sự ra đời của Luật công chứng 2006 và các vănbản hướng dẫn thi hành, đánh dấu sự cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính trong lĩnh vực côngchứng ở nước ta Rồi Quyết định số 250/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổngthể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020” ngày 10/02/2010 củaThủ tướng Chính phủ; Quyết định số 2215/QĐ-BTP về phê duyệt kế hoạch tổng kết 5 năm thihành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp ngày 30/7/2012 v.v

- Cơ sở kinh tế - xã hội:

Kể từ Đại hội Đảng lần thứ VI năm 1986, nước ta bắt đầu chuyển sang thời kỳ đổi mới,

mở cửa thị trường, phát triển kinh tế Từ đầu những năm 90 thế kỉ trước đến nay, kinh tế - xãhội nước ta chuyển biến một cách mạnh mẽ, trong xu thế giao lưu, hội nhập toàn cầu, trước tìnhhình đó, thủ tục hành chính nói chung và các thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng nóiriêng tỏ ra nhiều hạn chế, bất cập, không đáp ứng và làm cản trở quá trình phát triển kinh tế - xãhội đất nước Thủ tục hành chính nói chung ở nước ta mang đậm dấu ấn của thời bao cấp, nặng

về cơ chế “xin - cho”; rườm rà, phức tạp, nhiều cấp trung gian, coi trọng sự thuận lợi cho hoạtđộng của Nhà nước, ít chú ý đến lợi ích và sự thuận tiện cho nhân dân; phân tán, chồng chéo,thiếu thống nhất, thiếu công khai Những bất cập của thủ tục hành chính trong lĩnh vực công

chứng cũng không nằm ngoài những bất cập chung đó Đặc biệt, công chứng một loại hình dịch

vụ công, đối tượng của hoạt động này là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thươngmại và những bất cập trong thủ tục hành chính không được khắc phục thì sẽ làm trì trệ quátrình phát triển các giao lưu về dân sự, kinh tế, thương mại Kinh tế đất nước mở cửa, hội nhập

và phát triển thì nhu cầu giao lưu dân sự, thương mại ngày càng lớn, số lượng các hợp đồng,giao dịch người dân cần đến hoạt công chứng ngày một tăng, do đó, song song với quá trìnhtriển khai các hoạt động trong lĩnh vực công chứng thì các biện pháp cải cách thủ tục hànhchính trong lĩnh vực công chứng cũng phải được nghiên cứu, tiến hành để đáp ứng nhu cầu củangười dân

1.2.2 Quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta trải qua nhiều giai đoạn với các văn bản pháp luật điều chỉnh khác nhau.

Có thể nói cho đến nay, quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng

ở nước ta đã đạt được những thành tựu to lớn, góp phần quan trọng vào quá trình cải cách hànhchính nói chung của đất nước Nhưng để đạt được kết quả như hiện nay thì nước ta đã trải qua

các giai đoạn với nhiều văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động công chứng khác nhau; qua mỗi

giai đoạn, mỗi văn bản ra đời và có hiệu lực thi hành, Nhà nước lại rút ra được kinh nghiệm, cácgiải pháp để tiếp tục đổi mới, cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, trong đóquan trọng nhất là ban hành quy định pháp luật mới, tiến bộ hơn Chính vì vậy, trong vòng 10năm (1991 – 2000), Chính phủ đã ban hành ba nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng,chứng thực nhà nước, đó là: Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về

tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước; Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ

về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực

Được xây dựng trên cơ sở tổng kết kinh nghiệm thực tiễn của 10 năm hoạt động côngchứng và nhất là tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trên lĩnh vực công chứng, chứng thực,Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực đã cónhiều nội dung được cải cách, đổi mới so với các văn bản trước đó, trong đó có các thủ tục vềcông chứng, chứng thực theo tinh thần đơn giản, giảm phiền hà cho công dân, tổ chức có nhucầu công chứng, chứng thực Thẩm quyền cũng như thủ tục công chứng, đã có nhiều nội dungđược cải cách, đổi mới nhất nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người yêu cầu công chứng.Tuy nhiên, do sự phát triển không ngừng của kinh tế xã hội, sự gia tăng về quy mô, số lượngcủa các hợp đồng, giao dịch, sự đòi hỏi của xã hội về chất lượng, về sự nhanh chóng, thuận tiện,chính xác của hoạt động công chứng; về thái độ, trách nhiệm phục vụ của đội ngũ công chứngviên nên thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta cũng bộc lộ nhiều yếu kém,bất cập; ví dụ như: thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch đất đai và một số bất động sản

khác còn phức tạp bởi do yêu cầu phải chứng thực tính xác thực về nội dung của công chứngđối với tài sản; việc quy định công chứng bản sao giấy tờ khiến các phòng công chứng đã phảihoạt động vượt quá khả năng cho phép trong công việc công chứng bản sao; các thủ tục côngchứng bó hẹp trong phạm vi những công việc giải quyết của Phòng công chứng thuộc Nhànước, nên là môi trường thuận lợi cho tệ quan liêu, cửa quyền, sách nhiễu nhân dân, biến hoạtđộng dịch vụ thành hoạt động công vụ thuần tuý của các công chức nhà nước; v.v [24]

Phải nói rằng, đánh dấu bước đột phá của quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnhvực công chứng là từ thời điểm Luật công chứng 2006 ra đời và có hiệu lực thi hành, tiếp sau đó

là sự ra đời các văn bản hướng dẫn thi hành Luật công chứng 2006 ra đời trên cơ sở tổng kếtkinh nghiệm thực tiễn của hơn 15 năm hoạt động công chứng và nhất là tiếp tục cải cách thủ tụchành chính trên lĩnh vực công chứng, do đó đã đổi mới, cải cách một cách khá toàn diện, đápứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, đem lại những thành tựu to lớn Luật Côngchứng ra đời đã thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về cải cách hànhchính và cải cách tư pháp, phát triển đội ngũ công chứng viên đủ về số lượng, giỏi về chuyênmôn, nghiệp vụ, vững về bản lĩnh chính trị, trong sáng về đạo đức để đáp ứng nhu cầu ngàycàng cao của xã hội về công chứng Đổi mới hình thức công chứng theo hướng từng bước xãhội hóa, tạo cho người dân nhiều sự lựa chọn và chất lượng dịch vụ sẽ tốt hơn; xây dựng quan

hệ bình đẳng giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng; minh bạch hóa, đơn giản hóatrình tự, thủ tục công chứng Tuy nhiên, qua thời gian triển khai thực hiện trên thực tiễn, hệthống pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng hiện nay cũng đã bộc lộ nhiều hạn chế, bấtcập cần được tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung cùng với việc tiến hành đồng bộ các biện pháp khác đểtiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta thời gian tới

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1:

Trên đây là một số vấn đề lý luận về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực côngchứng ở nước ta Dựa trên việc nghiên cứu các khái niệm về công chứng, thủ tục hành chính vàcải cách thủ tục hành chính, Chương 1 đã giải quyết khái niệm về thủ tục hành chính và cải cáchthủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng; đồng thời, khái quát một số đặc trưng cơ bản củaquá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta Qua đó chúng tacũng thấy rằng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một trong những nộidung quan trọng của cải cách hành chính, được Đảng và Nhà nước quan tâm chỉ đạo, triển khaithực hiện trong nhiều năm qua

CHƯƠNG 2: CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG Ở VIỆT NAM HIỆN NAY DƯỚI GÓC ĐỘ PHÁP LUẬT VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ THỰC TIỄN.

2.1 Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng theo pháp luật hiện hành.

2.1.1 Quy định pháp luật điều chỉnh liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng hiện nay.

Hiện nay, hoạt động công chứng được điều chỉnh bởi các văn bản sau:

- Luật Công chứng 2006 do Quốc hội ban hành ngày 29/11/2006

- Nghị định 04/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 7/01/2013 quy định chi tiết vàhướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng

- Nghị định 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19/10/2009 về cấp giấy chứng nhậnquyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, quyền sở hữu nhà ở vàtài sản khác găn liền với đất

- Nghị định số 60/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 23/07/2009 quy định xử phạt viphạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp [21]

- Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính và

Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng; Thông

tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/06/2011 Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứngviên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng; Quyết định số01/2008/QĐ-BTP ngày 20/02/2008 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành một số mẫu giấy tờdùng trong hoạt động công chứng

- Các văn bản pháp luật khác có liên quan như Bộ luật Dân sự 2005, Luật Đất đai 2003,Luật Nhà ở 2005, Công văn số 3834/BTP-HCTP ngày 10/9/2007 về nghiệp vụ công chứng,Công văn số 978/BTP-HCTP ngày 02/04/2009, Công văn số3745/BTP-BTTP ngày 6/10/2009hướng dẫn chuyển giao việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch sang tổ chức hành nghề côngchứng theo tinh thần Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành

2.1.2 Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành.

Xét về nội dung thì “thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng” có phạm vi rộng hơn

“thủ tục công chứng”, tuy nhiên nội dung và bản chất thủ tục hành chính trong lĩnh vực côngchứng được thể hiện tập trung ở thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật công chứng.Bởi vì, như đã đề cập đến ở trên, thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng tức là trình tự,thủ tục, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh

vực công chứng; do đó các quy định của pháp luật về thủ tục công chứng là thành tố chủ chốttạo nên thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng hiện nay.

Luật công chứng đã có những quy định về thủ tục công chứng theo hướng công khai hoá,minh bạch hoá, để khi đến công chứng người dân biết rõ người yêu cầu công chứng phải làmgì? công chứng viên phải làm gì? Luật công chứng quy định được công chứng trong hai trườnghợp:

- Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn;

- Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của ngườiyêu cầu công chứng

Cả hai trường hợp nêu trên thì người yêu cầu công chứng đều phải nộp một bộ hồ sơ yêucầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:

+ Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

+ Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thếđược pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu,quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.Các bản sao nêu trên có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tínhnhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực Khi nộpbản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu [4]

Hiện nay, theo quy định của pháp luật về công chứng thì hầu hết các tổ chức hành nghềcông chứng đều áp dụng một thủ tục chung để thực hiện tất cả các việc công chứng, gồm 5bước được tiến hành theo trình tự sau:

- Tiếp nhận yêu cầu của đương sự hoặc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng:

Đây là công việc trước tiên, người có thẩm quyền công chứng phải xem xét yêu cầu củađương sự xem có phù hợp với các quy định của pháp luật về công chứng, có phù hợp với đạođức và thuần phong mỹ tục của xã hội hay không Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tragiấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợpvới quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng Trong trường hợp có căn cứ chorằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch códấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầucông chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì côngchứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu côngchứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõđược thì có quyền từ chối công chứng

Trong quá trình xem xét này, công chứng viên thông qua hoạt động của mình được thểhiện dưới nhiều hình thức như bằng lời nói (ví dụ: giải thích về quyền, nghĩa vụ của các bên khigiao kết hợp đồng), bằng văn bản (ví dụ: gửi các phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, xác minh,giám định), bằng hành vi cụ thể (ví dụ: từ chối công chứng trong các trường hợp theo quy địnhcủa pháp luật) và ở nhiều thời điểm khác nhau (từ khi các bên bày tỏ ý định giao kết hợp đồngcho đến khi đặt bút ký vào hợp đồng và được kết thúc bằng một hợp đồng đã được công chứng)qua đó giúp các bên thể hiện ý chí của mình đúng pháp luật và bảo đảm sự công bằng trong camkết của họ [25]

Công chứng viên cũng có quyền từ chối chứng nhận nếu yêu cầu công chứng vi phạmnhững điều cấm của pháp luật hoặc không phù hợp với đạo đức xã hội Trong giai đoạn này,công chứng viên có quyền yêu cầu đương sự xuất trình các giấy tờ liên quan đến nội dung yêucầu công chứng

Ví dụ: Đối với công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liềnvới đất, sau khi xét thấy yêu cầu công chứng của đương sự phù hợp với quy định của pháp luật

về công chứng, phù hợp với thuần phong mỹ tục của xã hội, công chứng viên có thể yêu cầuđương sự xuất trình các giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ yêu cầu công chứng như: giấy chứngminh nhân dân, giấy chứng nhận kết hôn nếu là tài sản chung của vợ chồng, giấy chứng nhậnquyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sử hữu nhà, các giấy tờ khác nếu có liên quan nhưgiấy chứng tử, giấy khai sinh v.v

- Lập văn bản công chứng:

Lập văn bản công chứng là kết quả của việc kiểm tra, xác minh năng lực pháp luật và nănglực hành vi dân sự của các chủ thể tham gia các quan hệ pháp luật về công chứng, kiểm tra vềnguồn gốc, quyền sở hữu tài sản; hướng dẫn cho đương sự hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ củamình khi thực hiện yêu cầu công chứng Theo quy định tại các Điều 35 và Điều 36 của Luậtcông chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện theo hai cách: công chứng hợp đồng,giao dịch đã được soạn thảo sẵn hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạnthảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng Như vậy, lập văn bản công chứng có thể docông chứng viên tự lập theo yêu cầu của đương sự hoặc do chính đương sự lập ra, công chứngviên tiến hành kiểm tra lại xem đương sự xác lập hợp đồng hoặc tuyên bố nội dung, yêu cầu cóphù hợp với ý chí, nguyện vọng của họ và có phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội haykhông

Ví dụ: Đối với công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, sau khi kiểm tracác giấy tờ theo quy định của pháp luật, xét thấy hồ sơ của đương sự đã hợp lệ, người yêu cầucông chứng đang trong tình trạng minh mẫn, hoàn toàn sáng suốt, yêu cầu công chứng đó phùhợp với ý chí, nguyện vọng của họ, họ tiến hành ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của côngchứng viên thì công chứng viên tiến hành lập văn bản công chứng cho yêu cầu công chứng này

- Lời chứng của công chứng viên:

Đây là nội dung không thể thiếu của văn bản công chứng Hay nói cách khác, lời chứngcủa công chứng viên là một bộ phận cấu thành của văn bản công chứng Sau khi đã hoàn tất vềmọi thủ tục, công chứng viên kiểm tra lại nội dung văn bản lần cuối cùng, người yêu cầu côngchứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu côngchứng nghe Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợpđồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên ghi lời chứng;

ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch ký văn bản công chứng bao gồm cả chữ ký củađương sự và những người có liên quan ký tên hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên vàngược lại, công chứng viên ký tên trước mặt các đương sự và những người có liên quan Vănbản công chứng chỉ có giá trị khi những người ký tên trong văn bản công chứng hoàn toàn bảođảm đầy đủ về năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự và hoàn toàn tự nguyện, không bịchi phối bởi bất kỳ một yếu tố chủ quan hay bên ngoài nào khác

Theo quy định tại Điều 5 của Luật công chứng thì lời chứng của công chứng viên phải ghi

rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân

sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xãhội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ

ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ

chức hành nghề công chứng

Ví dụ: sau khi lập văn bản công chứng cho yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượngquyền sử dụng đất ở trên, công chứng viên tiến hành ghi lời chứng của mình trên văn bản côngchứng và đóng dấu của Phòng hoặc Văn phòng công chứng nhằm tạo ra giá trị pháp lý cho vănbản công chứng Lời chứng của công chứng viên phải thỏa mãn quy định tại Điều 5 Luật côngchứng 2006

- Lưu trữ hồ sơ công chứng:

Lưu trữ hồ sơ công chứng là một công đoạn trong hoạt động công chứng và đã được thểchế hoá trong các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng Một vai trò rất lớn của việc lưutrữ hồ sơ công chứng đó là cấp bản sao theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo yêucầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợpđồng, giao dịch Pháp luật về công chứng quy định lưu trữ bản sao có tác dụng chống trườnghợp đương sự sử dụng bản sao được công chứng từ văn bằng, chứng chỉ giả hoặc đương sựchỉnh sửa nội dung của bản sao sau khi công chứng để sử dụng trái pháp luật

Điều 53 của Luật công chứng quy định về hồ sơ công chứng: “Hồ sơ công chứng bao gồmphiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy

tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan

khác Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổcông chứng”.

Điều 54 Luật công chứng quy định: “Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặtchẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng” Luật công chứng cũng quy định cụ

thể về thời hạn lưu trữ: “Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là hai mươi năm; các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là năm năm” (Khoản 2 Điều 54) Với yêu cầu nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng,

phát triển nghề công chứng phục vụ phát triển kinh tế, thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng nhưtrên là cần thiết và đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng còn được thực hiện ngay cả khi tổ chức hành nghề côngchứng đó chấm dứt hoạt động Có hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng là Phòng côngchứng và Văn phòng công chứng, vấn đề đặt ra là hồ sơ công chứng đang được lưu trữ tạiPhòng công chứng, Văn phòng công chứng sẽ được giải quyết như thế nào nếu tổ chức này giảithể hay chấm dứt hoạt động Để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện đúng quy định củaLuật công chứng, khoản 4 Điều 54 của Luật công chứng đã quy định rõ về vấn đề này: “Trongtrường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho mộtPhòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định Trongtrường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thoảthuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏathuận được thì báo cáo Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng côngchứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng” Như vậy, có thể nói rằng, hiện nay pháp luật quy địnhkhá đầy đủ để điều chỉnh vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng

- Cấp bản sao công chứng:

Đây là thủ tục do công chứng viên thực hiện việc cấp bản sao cho đương sự bản sao củavăn bản, hợp đồng do chính công chứng viên đã lưu trữ Việc cấp bản sao văn bản công chứngđược thực hiện trong trường hợp: cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cungcấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thihành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệmcung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan Việc đối chiếu bản saovăn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơiđang lưu trữ hồ sơ công chứng; theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và người

có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng; việc cấp bản saovăn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản côngchứng đó thực hiện [4]

Trên đây là những nguyên tắc, thủ tục cơ bản được áp dụng đối với mọi hợp đồng, giaodịch trong hoạt động công chứng Ngoài ra các vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính trong

công chứng còn được Luật công chứng quy định như: thời hạn công chứng; địa điểm côngchứng; chữ viết trong văn bản công chứng; việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng; ký,điểm chỉ trong văn bản công chứng; sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng; công chứngviệc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch; về thẩm quyền công chứng hợp đồng, giaodịch về bất động sản v.v Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bảnthoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản còn được ápdụng theo thủ tục riêng tại Mục 2 Chương IV Luật công chứng Các thủ tục này cũng tuân theothủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch nhưng không trái với thủ tục riêng.

2.2 Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở Việt Nam hiện nay 2.2.1 Những kết quả đạt được.

Sự ra đời của Luật công chứng 2006 tạo nên bước đột phá mới trong việc cải cách thủ tụchành chính nói chung và trong lĩnh vực công chứng nói riêng của Việt Nam, thể hiện rõ tinhthần, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước, chứng minh chủtrương xã hội hóa hoạt động công chứng ở của Đảng và Nhà nước là đúng đắn, đáp ứng yêucầu, đòi hỏi của sự phát triển kinh tế - xã hội Có thể nói những thành tựu của việc thực hiệnLuật công chứng 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành cũng là những thành tựu mà quá trìnhcải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay đạt được; có thể kháiquát một số thành tựu nổi bật như sau:

- Luật Công chứng đã tách biệt hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực:

Điểm mới căn bản so với các nghị định trước đây của Chính phủ thể hiện ở chỗ, LuậtCông chứng chỉ quy định các vấn đề về công chứng, không điều chỉnh các vấn đề về chứngthực nữa Các tổ chức hành nghề công chứng chỉ tập trung chứng nhận các hợp đồng, giao dịchdân sự, kinh tế, thương mại mà không thực hiện các việc chứng thực như: sao y, chứng nhậnchữ ký, Các việc này được chuyển giao về cho Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xãtheo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ Có thể khẳngđịnh rằng đây là bước tiến lớn trong quá trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta Côngchứng là hoạt động mang tính chất dịch vụ công Đối tượng của hoạt động công chứng là cáchợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại Hoạt động công chứng bao gồm một loạtcác thủ tục rất phức tạp kể từ khi Công chứng viên tiếp nhận ý chí của các bên giao kết hợpđồng như: xác định tư cách chủ thể của các bên, kiểm tra năng lực hành vi dân sự của chủ thể,tính tự nguyện của các bên trong giao kết hợp đồng, xác định nguồn gốc hợp pháp của đốitượng hợp đồng, kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng Những tình tiết này là hết sức quantrọng, bảo đảm cho hợp đồng không bị vô hiệu và có ý nghĩa chứng cứ nếu sau này xảy ra tranhchấp giữa các bên cũng như với bên thứ ba Trong khi đó, hoạt động chứng thực mang tính chất

hành chính của các cơ quan hành chính công quyền Do đó, việc tách biệt công chứng và chứngthực đã đưa chúng đi về đúng bản chất của mỗi hoạt động.

Việc tách biệt công chứng và chứng thực có ý nghĩa rất lớn về mặt lý luận và thực tiễn,vừa đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, vừa là điều kiện để chuyển tổ chức công chứng sangchế độ dịch vụ công và thúc đẩy xã hội hoá hoạt động công chứng Việc chuyển giao thẩmquyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký, hồ sơ lý lịch cho UBND cấp xã giúp cho ngườidân không phải đi lại nhiều khi phát sinh yêu cầu cần chứng nhận bản sao, bản dịch và chữ kýcủa mình; giảm sức ép rất lớn cho các phòng công chứng vì trước đây, việc chứng nhận bản sao

từ bản chính luôn chiếm đến hơn 80% số công việc của các phòng công chứng [40]

- Mở rộng mô hình tổ chức hành nghề công chứng:

Nếu như trước đây, chúng ta chỉ có một hình thức tổ chức hành nghề công chứng duynhất là Phòng Công chứng Nhà nước thì nay, theo Luật Công chứng, có hai hình thức tổ chứchành nghề công chứng song hành hoạt động dưới sự quản lý, giám sát của Sở Tư pháp là PhòngCông chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập và Văn phòng công chứng do các côngchứng viên đầu tư, được Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cho phép thành lập Cách thức tổ chức, trình

tự thành lập cũng như quyền và nghĩa vụ của các Phòng công chứng và Văn phòng công chứngđược quy định tại Chương III của Luật công chứng Việc thành lập các văn phòng công chứng

là một trong những khía cạnh tích cực của việc xã hội hóa hoạt động công chứng, giúp giảm tảirất nhiều những áp lực công việc công chứng trước đây khi hầu hết các giao dịch dồn về cácPhòng công chứng Nhà nước Bên cạnh đó, các tổ chức công chứng cũng buộc phải thay đổicung cách phục vụ để có được khách hàng và những phần việc cụ thể Vì vậy, việc đầu tư cho

cơ sở vật chất được chú trọng, chất lượng dịch vụ cũng được nâng lên, cung cách phục vụ linhhoạt, thuận tiện, nhanh chóng hơn

Tính đến thời điểm cuối tháng 11/2012, toàn bộ 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương đều đã thành lập Phòng công chứng, 59/63 tỉnh, thành phố có Văn phòng công chứng (cáctỉnh còn lại là Bắc Cạn, Lai Châu, Tuyên Quang), nâng tổng số tổ chức hành nghề công chứngtrong cả nước lên con số 628, gồm 138 Phòng công chứng và 490 Văn phòng công chứng LaiChâu là địa phương có số tổ chức hành nghề công chứng ít nhất (01 Phòng công chứng), một sốđịa phương khác mặc dù hoạt động công chứng chưa thực sự phát triển song cũng có từ 3 đến 5

tổ chức hành nghề công chứng, như Bắc Cạn, Bến Tre, Hà Giang, Quảng Bình Hà Nội là địaphương dẫn đầu trong cả nước với 96 tổ chức hành nghề công chứng và số lượng tổ chức hànhnghề công chứng trên địa bàn TP Hà Nội tăng mạnh qua các năm, cụ thể, năm 2007 mới có 9 tổchức hành nghề công chứng nhưng đến năm 2012 đã lên 96 tổ chức Tiếp theo đó là thành phố

Hồ Chí Minh, Thanh Hoá, Đồng Nai, Hải Phòng Số lượng công chứng viên cũng tăng lên rất

nhanh và đã đạt con số 1133 công chứng viên được bổ nhiệm tính đến hết tháng 10/2012 vớigần 2/3 số công chứng viên đang hành nghề trong các Văn phòng công chứng [41]

Không chỉ tăng lên về số lượng, chất lượng đội ngũ công chứng viên cũng có những tiến

bộ đáng kể, quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng cũng đượcnâng cao rõ rệt Do đó, việc Nhà nước cho phép Văn phòng công chứng thành lập và hoạt độngsong song với Phòng công chứng đã mang lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao sự an toàn pháp lý chocác giao dịch, hợp đồng Góp phần phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giaodịch dân sự, kinh tế, thương mại Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chứchành nghề công chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ tục hành chính

mà còn đảm bảo tính chính xác, đúng luật, hồ sơ văn bản công chứng được lưu giữ đầy đủ, lâudài và có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợppháp của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch, giúp ổn định cho sự phát triển kinh tế, xãhội của tỉnh Bên cạnh đó thông qua hoạt động tiếp người yêu cầu công chứng, các tổ chức hànhnghề công chứng đã tích cực tuyên truyền, tư vấn cho cá nhân, tổ chức những quy định củapháp luật, nâng cao nhận thức và ý thức tuân thủ pháp luật cho người dân

- Đáp ứng được nhu cầu của người dân trong điều kiện các giao lưu dân sự, thương mại

phát triển như hiện nay:

Sự tăng về số lượng và chất lượng các tổ chức hành nghề công chứng giúp cho ngườidân có nhiều thuận lợi, nhiều lựa chọn hơn khi có yêu cầu công chứng Các tổ chức hành nghềcông chứng đã công chứng được khối lượng hợp đồng, giao dịch lớn, phục vụ nhu cầu của tổchức và cá nhân, đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

Theo thống kê của Bộ tư pháp, năm 2008 tổng số việc công chứng là 395.983, đến năm

2010 thì con số này tăng lên 1.446.145 Tổng số phí thu được từ hoạt động công chứng do đócũng tăng lên, năm 2008: 85.519.023.000 đồng, đến năm 2010 là 578.869.409.000 đồng [57].Cho đến cuối năm 2012, sau 5 năm thi hành Luật Công chứng, các tổ chức hành nghề côngchứng trên cả nước đã công chứng được trên 6.900.000 việc, nộp ngân sách Nhà nước trên 977nghìn tỷ đồng [56]

Hiện nay, trên cả nước, Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh là hai địa phươngđứng đầu danh sách về số lượng các công việc đã thực hiện Đến tháng 10/2011, Hà Nội có 67

tổ chức hành nghề công chứng Theo số liệu thống kê của Sở tư pháp thành phố Hà Nội thì năm

2011, các tổ chức hành nghề công chứng ở Hà Nội thực hiện công chứng gần 240 nghìn hợpđồng, giao dịch; thu phí gần 160 tỷ đồng; nộp ngân sách, đóng thuế 38 tỷ đồng Sang năm 2012,tại buổi tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng tổ chức ngày 17/12, đại diện Sở Tư phápthành phố Hà Nội cho biết, hiện tại thành phố đã có 96 tổ chức hành nghề với 282 công chứng

viên đang hành nghề; đã công chứng 825.000 hợp đồng, giao dịch, doanh thu 538 tỷ đồng, nộpngân sách 120 tỷ đồng [42]

Ở địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2009, số việc thực hiện tại tổ chức hành nghềcông chứng là 604.514, với mức doanh thu là 208.210.754.581 đồng Đến năm 2011 ToànThành phố hiện có 7 phòng công chứng và 33 Văn phòng công chứng Trong năm 2011, sốlượng hợp đồng giao dịch có công chứng là hơn 400.000 Riêng sáu tháng đầu năm 2012, sốlượng hợp đồng được công chứng là hơn 210.000 [43] Năm 2012, ngày 6/10 diễn ra hội nghịtổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng trên địa bàn Thành phố do Bộ tư pháp và UBNDThành phố Hồ Chí Minh tổ chức; tại hội nghị, Sở tư pháp Thành phố cho biết hiện nay Thànhphố có 36 (7 phòng công chứng và 29 văn phòng công chứng) tổ chức hành nghề công chứng,các đơn vị này đã công chứng được 1.816.127 việc, nộp ngân sách Nhà nước gần 397 tỷ đồng.[44]

- Giải quyết được tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng:

Năm 2007, trước khi Luật công chứng có hiệu lực, cả nước có chưa đầy 140 Phòng côngchứng, với khoảng 400 công chứng viên và hoạt động công chứng luôn trong tình trạng quá tảigây bức xúc cho người dân, cũng như chưa tạo được điều kiện thuận lợi nhất cho các bên khicần công chứng như: phải mất nhiều thời gian, điều kiện đi lại Các giao dịch về dân sự, kinh tế,thương mại diễn ra liên tục, thường xuyên và nhu cầu công chứng trong giao dịch ngày cànglớn Số lượng các Văn phòng công chứng ngày càng tăng lên, cùng với các Phòng công chứngNhà nước đã đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của nhân dân, giảmtải được khối lượng công việc lớn cho các Phòng công chứng Tại các Phòng công chứng khôngcòn tình trạng người dân phải ngồi hàng giờ chờ đợi, nạn “cò” công chứng cũng không xuấthiện nhiều như trước đây Áp lực cạnh tranh buộc các Phòng công chứng phải nâng cao tráchnhiệm, hiệu quả phục vụ; mặt khác, người dân cũng có cái nhìn thiện cảm hơn về tác phongcũng như thái độ làm việc của các Công chứng viên

Khi tình trạng quá tải không còn ở các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời với quyđịnh của pháp luật hiện hành: các Văn phòng chông chứng là các đơn vị có thu, hoạt động củacác Văn phòng công chứng tự điều chỉnh trên cơ sở quy định của pháp luật; do đó thu nhập củaCông chứng viên trong các Văn phòng công chứng còn phụ thuộc vào số lượng và chất lượngcác hợp đồng, giao dịch công chứng Các Công chứng viên phải làm việc tận tình, chu đáo hơnbởi thu nhập của họ phụ thuộc vào khách hàng; thúc đẩy Công chứng viên phải thực sự quantâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình và nâng cao chất lượng phục

vụ khách hàng

- Thời hạn công chứng được rút ngắn, thủ tục công chứng được thực hiện đơn giản hóa

hơn trước: