Tổ chức công tác kế toán ở 1 số phần hành cơ bản tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 kiến tập.DOC

Tổ chức công tác kế toán ở 1 số phần hành cơ bản tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 kiến tập.

Để góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp, môt trong những yếu tốkhông thể thiếu là quản lý kinh tế mà hạch toán kế toán đóng vai trò quantrọng Đây là một trong những công cụ doanh nghiệp sử dụng để quản lý cáchoạt động kinh tế, kiểm tra giám sát việc sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nhằm

đảm bảo sản xuất đợc tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhấtcác yếu tố chi phí, đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất

Nh vậy vai trò của kế toán trong doanh nghiệp là rất to lớn nó quyết định đến

sự tồn vong của doanh nghiệp Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề, saukhi đợc trang bị những kiến thức cơ bản về kế toán tại trờng học, em đã đikiến tập tại XNDPTW2 với mong muốn đợc tiếp cận với hoạt động tài chính-

kế toán trong thực tế Từ đó rút ra kinh nghiệm cho bản thân về cách thức tổchức bộ máy quản lý, khả năng nhìn nhận, xử lý và ra quyết định các vấn đềtrong công tác kế toán

Báo cáo kiến tập tổng hợp gồm 4 phần

Phần 1: Khái quát chung về XNDPTW2

Phần 2: Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán tại XNDPTW2

Phần 3: Tổ chức công tác kế toán ở một số phần hành cơ bản tại xí nghiệpPhần 4: Đánh giá khái quát về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và hạchtoán kế toán tại XNDPTW

Phần 1 Khái quát chung về xí nghiệp dợc phẩm trung -

ơng 2

I Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

d-ợc phẩm trung ơng 2

1 Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp

Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng 2 tên giao dịch DOPHA MA là một trongnhững đơn vị thành viên của tổng công ty Dợc Việt nam trực thuộc Bộ y tế ,trụ sở đặt tại số 9 Trần Thánh Tông- Hà Nội

Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng 2 hiện nay, tiền thân là xởng bào chế quândợc của cục quân y có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội, đợc thànhlập năm 1947 tại Việt Bắc năm 1954, sau chiến thắng Điện Biên Phủ xởng đ-

ợc chuyển về Hà Nội tiếp tục đợc Đảng và Nhà nớc đầu t, xây dựng thànhXNDP phục vụ quốc phòng lấy tên là Xí nghiệp dợc phẩm 6-1

Năm 1960, để đáp ứng những đòi hỏi trong giai đoạn cách mạng mới củadân tộc, chính phủ đã quyết định chuyển giao XNDP 6-1 sang Bộ y tế quản lý

đổi tên thành XNDP số 2

Đầu năm 1985, công trình xây dựng XNDP số 2 hoàn thàh trên diện tích12000m2 tại số 9 Trần Thánh Tông- Hà Nội Máy móc, thiết bị và dụng cụ hoáchất của Xí nghiệp do nhà máy Hoá dợc phẩm số I_ Matxcova và xí nghiệp d-

ợc phẩm Leningrat giúp đỡ Qua một quá trình hoạt động lâu dài và liên tụchoàn thành kế hoạch Nhà nớc đã giao Năm 1985, Xí nghiệp dợc phẩm số 2 đ-

ợc Nhà nớc trao tặng danh hiệu “Đơn vị anh hùng” Cũng trong thời gian này,

xí nghiệp đợc đổi tên thành Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng 2 ( tên hiện naycủa xí nghiệp ) Đây cũng la một mốc đánh dấu sự trởng thành của xí nghiệp

Từ sau Đại hội Đảng, nền kinh tế chuyển từ cơ chế quản lý tập trung sangcơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc Cũng nh các xí nghiệp quốcdoanh lúc đó, xí nghiệp gặp không ít khó khăn

Theo quyết định số 388/HĐBT ngày 7-5-1992, xí nghiệp đợc công nhận làmột doanh nghiệp nhà nớc và đợc trở thành một đơn vị hạch toán độc lập Xínghiệp tự chủ động hoàn thành các chỉ tiêu theo Pháp lệnh do Nhà nớc và Bộ

y tế giao., chuyển sanig tự do sản xuất kinh doanh,chủ động tìm bạn hàng sảnxuất sản phẩm tự chủ về tài chính Xí nghiệp đã nhanh chóng thích nghi và vìvậy, chỉ trong một thời gian ngắn, xí nghiệp đã khẳng định vị trí vững chắccủa mình trên thị trờng

Hiện nay, xí nghiệp là một trong những đơn vị hàng đầu trong khối doanhnghiệp nhà nớc Những năm gần đây sản phẩm của xí nghiệp liên tục giành đ-

ợc danh hiệu “ Hàng Việt nam chất lợng cao” tại hội chợ triển lãm về hàngtiêu dùng Với những thành tích đã đạt đợc, xí nghiệp đã đón nhận nhiều huân

chơng và quan trọng hơn là sụ tin tởng của khách hàn vào chất lợng sản phẩmcủa xí nghiệp

2 Thị trờng kinh doanh của xí nghiệp

a, Khái quát về chủng loại mặt hàng và tiềm năng sản xuất của xí nghiệp

XNDPTW2 đợc thành lập với nhiệm vụ ban đầu là sản xuất thuốc chữa bệnhcho quân đội Trải qua quá trình phát triển 40 năm xí nghiệp đã có những bớcphát triển về mọi mặt

Hiện nay, xí nghiệp sản xuất các loại thuốc tiêm, thuốc viên, dịch truyền,cao xoa, hoá chất theo yêu cầu của thị trờng Ngoài ra, còn có một số thuốcgây nghiện, có độc tính cao cần đợc quản lý chặt chẽ, chỉ sản xuất theo chơngtrình của Nhà nớc Với các máy móc thiệt bị do Liên Xô cũ cung cấp và việntrợ đạt công suất trên 200 triệu thuốc viên và 10 triệu thuốc tiêm/ năm Đếnnay đã đạt công suất gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm/ năm.và hàngtấn dung môi hoá chất để đáp ứng thị trờng thuốc trong và ngoài nớc.XNDPTW2 đóng góp 1/5 sản lợng tiêu thụ hành năm trong tổn sản lợng của

20 thành viên thuộc Tổng công ty Dợc, xứng đãng là một trong những đơn vị

đứng đầu ngành dợc Việt Nam với các mặt hàng thuốc sản xuất bao gôm :thuốc tiêm, thuốc viên., dịch truyền, vitamin, kháng sinh Hàng tháng, xínghiệp sản xuất trung bình là 50 loại thuốc tiêm,95 loại thuốc viên, 5 loại caoxoa, thuốc nớc Trải qua quá trình kinh doanh lâu dài, sản phẩm của xí nghiệp

đã giành đợc uy tín lớn trên thị trờng và đợc tiêu thụ mạnh Nhiều mặt hàng códoanh thu lớn nh : Ampicilin, amoxcilin, vitaminB1, vitaminC, cloxit ( thuốcnén), vitaminB1,B2 ( thuốc tiêm)

Bên cạnh mặt hàng truyền thống, xí nghiệp còn nghiên cứu các mặt hàngmới nhằm góp phần chữa bệnh cho nhân viên, mở rộng thị trờng tiêu thụ sảnphẩm Hiện nay, xí nghiệp đã nghiên cứu đợc trên 50 sản phẩm mới và đa rathị trờng một số loại đã trở thành thông dụng : Rotunda, RutinC , một số cònlại đang trong quá trình thử nghiệm, sau khi hoàn thành sẽ đợc đa ra thị trờngphục vụ ngời tiêu dùng

b, Thị trờng tiêu thụ

Để đảm bảo đợc tính liên tục của quá trình sản xuất và tính ổn định kịp thờicủa quá trình cung ứng thì các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt khâutiêu thụ Nếu khâu công việc này vị ứ đọng tất yếu đẫn đến sự ngng trệ của haikhâu công việc nói trên Nh vậy, yêu cầu đặt ra với bất kì doanh nghiệp nào làphải luôn duy trì và phát triển các thị trờng truyền thống bên cạnh việc nghiêncứu, triển khai các thị trờng tiềm năng

Trớc những năm 90, kế hoạch sản xuất của xí nghiệp do Bộ Y Tế và Tổngcông ty dợc lập kế hoạch Sau khi sản xuất xong xí nghiệp không đợc tiêu thụtrực tiếp mà phân phối qua một công ty khác nhng từ khi đợc quyền hạch toán

độc lập, xí nghiệp đã đợc phép tiêu thụ trực tiếp sản xuất của mình qua mạnglới các cửa hàng ở hầu hết các tỉnh thành từ miền Trụng đến miền Bắc và tậptrung chủ yếu ở các tỉnh phía Bắc

Từ phía Thanh Hoá trở ra có tới 50 đơn vị là khách hàng thơng xuyên của xínghiệp với lọng mua của khách hàng lớn nhất là 300 triệu/ tháng còn trungbình là 100 triệu

Khu vực từ Thanh Hoá tới Quảng Bình có khoảng 24 đơn vị với lợng muatrung bình 150tr/ tháng

3 Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần đây

Từ khi đợc công nhận là doanh nghiệp nhà nớc và tự hạch toán độc lập, xínghiệp luôn cố gắng lao động sản xuất, tìm kiếm thị trờng đầu ra cho sảnphẩm đồng thời có những chính sách thích hợp nhằm khuyến khích công nhânviên hăng say lao động , thu hút khách hàng Điều này đã giúp cho xí nghiệp

đạt kết quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện cụ thể là trong

- Từ cuối năm 2000 Nhà nớc lấy đi 1258m2 đất sản xuất để làm nhà tang lễ

Do vậy xí nghiệp đã phải phá đi một số hệ thống kho, nhà xởng tronggiai đoạn này một số công nhân phải nghỉ làm để xây dựng lại cơ sở sảnxuất điều đó làm cho số lợng sản xuất giảm trong khi chi phí lại tăng caocho dù Nhà nớc có đền bù một phần

- Giữa năm 2000-2001, ngân sách giảm do Nhà nớc thực hiện chế độ tiềnthuế đất cộng với số đất mất đi

- Năm 2002-2003 nhà nớc bắt đầu tiêu chuẩn hoá về thuốc theo dợc điểnViệt nam1, Việt nam2 nên xí nghiệp phải đầu t dây truyền đạt tiêu chuẩnGMP Số vốn bỏ ra đầu t vào dây truyền lớn Nh vậy, khấu hao TSCĐ tínhvào giá thành nhiều hơn khi giá thành cao hơn sẽ làm cho lợi nhuận của xínghiệp giảm xuống

II Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp dợc phẩm trung ơng 2

1 Tổ chức bộ máy quản lý

XNDPTW2 nằm trên diện tích gần 12000m2 thuộc quận Hai bà trng –HàNội gồm nhiều phân xởng, kho bãi, nhà cửa Đội ngũ cán bộ công nhân viêncủa xí nghiệp hiện nay có trên 500 ngời, trong đó có trên 200 ngời có trình độ

đại học trở lên Theo quan sát, tình hình sản xuất kinh doanh đó là mục tiêuhàng đầu của xí nghiệp, do vậy bộ máy quản lý, tổ chức quản lý phải có tínhchất gọn nhẹ, linh hoạt, có sự phân dây chuyền để đảm bảo tính chủ động,sáng tạo trong sản xuất của các thành viên trong xí nghiệp

Bộ máy quản lý của xí nghiệp đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chứcnăng Việc lựa chọn này nhằm thống nhất mệnh lệnh để tránh sự rối loạn, gắntrách nhiệm đối với ngời cụ thể và để cung cấp những thông tin rõ ràng trong

tổ chức Bộ máy quản lý của xí nghiệp đợc khái quát theo mô hình sau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại xí nghiệp dợc phẩm trung ơng

2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

- Ban giám đốc : Gồm có giám đốc và 2 phó giám đốc

+ Giám đốc : là ngời đứng đầu xí nghiệp chịu trách nhiệm trớc nhà nớc vàthay mặt nhà nớc quản lý và sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn sản xuất kinhdoanh của xí nghiệp

+ Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn cụthể và điều hành hoạt động của các phòng ban trong xí nghiệp

Phó giám đốc phụ trách sản xuất : có nhiệm vụ quản lý và điều hành, chỉ đạotheo kế hoạch của quá trình sản xuất

Phó giám đốc phụ trách khoa học công nghệ : Có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật,chất lợng sản phẩm, nghiên cứu triển khai các sản phẩm

- Phòng tổ chức lao động: chịu sự quảnlý trực tiếp của giám đốc, có nhiệm

vụ tổ chức sắp xếp các bộ máy nhân sự thực hiện đầy đủ các chế độ , chínhsách của ngời lao động đồng thời phải thờng xuyên nắm bắt, cải tiến thay

đổi cho phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp

- Phòng tài chính kế toán– : Dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc vớinhiệm vụ hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, thống kê lu trữ,cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sảnxuất kinh doanh của xí nghiệp trong mọi thời điểm cho giám đốc và các bộphận có liên quan nhằm phục vụ công tác quản lý kinh tế

Giám đốc

Phó giám đốc phụ

trách sản xuất

Phó giám đốc phụ trách kh-kt

Px

tiêm Px viên Px chếphẩm Px cơ Điện

P.k.t chất lợng

p.n.c triển khai

p.đ.b chất lợng

Phòng tài chính-

kế toán

Phòng thị tr- ờng

Phòng

đầu t xdcb

Phòng kế hoạch cung ứng

Phòng

hc tổng hợp

- Phòng cung ứng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm

và kế hoạch lao động, tiền lơng cho các phân xởng và toàn bộ xí nghiệp

Đồng thời chịu trách nhiệm thu mua và quản lý các loại vật t, nhiên liệu

- Phòng thị trờng: Nắm bắt tình hình tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp thực

thi các chính sách Marketing thị trờng để thúc dẩy việc tiêu thụ sản phẩmcủa xí nghiệp

- Phòng hành chính tổng hợp : Điều hành bộ máy hành chính, các công

việc chung phục vụ cho vấn đề xã hội cũng nh đời sống tinh thần của cả xínghiệp

- Phòng đầu t xây dựng cơ bản: Thờng xuyên sửa chữa các h hỏng nhỏ khi

phát sinh, đồng thời có nhiệm vụ quy hoạch đầu t trong tơng lai nh xâydựng cơ bản dây truyền sản xuất mới, hiện đại tại xí nghiệp

- Phòng y tế: Có nhiệm vụ khám chữa bệnh và cung cấp thuốc cho cán bộ,

công nhân viên trong xí nghiệp

- Phòng bảo vệ: Phụ trách việc bảo quản mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý

của xí nghiệp Đồng thời kiểm tra hàng hoá xuất ra, mua về có đủ giấy tờtheo quy định hay không

- Phòng nghiên cứu và triển khai : Có nhiệm vụ chính là nghiên cứu các

mặt hàng xí nghiệp đang sản xuất, theo dõi việc tiêu thụ các mặt hàng này

và cùng với phòng thị trờng để thờng xuyên nắm bắt nhu cầu thị trờng,thay đổi mẫu mã, tên thuốc, nghiên cứu loại thuốc mới

- Phòng kiểm tra chất lợng (KCS) : Có nhiệm vụ kiểm tra tất cả các nguyên

vật liệu nhập kho về chất lợng, bao bì theo quy định Đồng thời, phòngKCS còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng thành phẩm tại các tổ sản xuất đã

đạt tiêu chuẩn cha, rổi mới đóng dấu cho nhập kho

- Phòng đảm bảo chất lợng: Phòng này kết hợp với phòng nghiên cứu triển

khai và phòng KCS để tập huấn đào tạo cán bộ, công nhân viên có đủ kiếnthức về thuốc

III _ Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh

1 Đặc điểm quy trình công nghệ

Thuốc là loại sản phẩm đặc biệt, vì vậy các công đoạn của quy trình sảnxuất phải đảm bảo khép kín, vô trùng Đó là những sản phẩm nhỏ có thể tính

đến mg,ml nhng lại có giá trị rất lớn và phải đảm bảo theo tiêu chuẩn dợc

điển Việt nam

Quy trình công nghệ sản xuất gồm 3 giai đoạn :

- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Là giai đoạn phân loại nguyên vật liệu, bao bì

xử lý, xay rây, cân đo đảm bảo các tiêu chuẩn trớc khi đa vào sản xuất

- Giai đoạn sản xuất: Là giai đoạn sau khi đã chuẩn bị phân chia nguyên vậtliệu bao bì, tá dợc theo từng bớc sản xuất, đợc theo dõi trên hồ sơ và đợc đavào sản xuất

- Giai đoạn kiểm nghiêm : Phòng KCS có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng thuốcsau đó đóng dấu và nhập kho thành phẩm hoặc sản xuất bán trực tiếp

Do đặc thù riêng của sản xuất dợc phẩm, mỗi loại thuốc có một tiêu chuẩn và

định mức kỹ thuật riêng Chất lợng sản phẩm phụ thuộc vào kỹ thuật sản xuất,chất lợng nguyên vật liệu đầu vào và công thức pha chế Bởi vậy quy trìnhcông nghệ sản xuất dợc phẩm là quy trình giản đơn theo kiểu chế biến liêntục, chu kì sản xuất ngắn và thuộc loại hình sản xuất theo khối lợng lớn Trêndây chuyền sản xuất tại thời gian nhất định chỉ sản xuất một loại sản phẩmnhất định

XNDPTW2 tổ chức sản xuất theo 4 phân xởng, trong đó có 3 phân xởngchính và 1 phân xởng phụ Trong mỗi phân xởng lại đợc chia thành các tổ sảnxuất nhỏ Mỗi phân xởng có một nhiệm vụ sản xuất riêng theo những quytrình đã đợc thiết lập rõ ràng và phải dựa trên hớng dẫn GMP (GoodManufactaring Practice: thực hành tốt sản xuất thuốc) nhằm cung cấp các sảnphẩm với chất lợng ổn định và đạt tiêu chuẩn mong muốn

- Phân xởng thuốc tiêm gồm các tổ nh sau:

+ Tổ pha chế thuốc tiêm

ủ ống

Pha

nguyên liệu

Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất dịch truyền

Các tổ ứng với các công đoạn sản xuất:

- Tổ cắt: Định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu hàm lợng thuốc

- Tổ rửa ống: Là chặng đầu khử ống lực ống tiêm đảm bảo yêu cầu của quytrình sản xuất công nghệ

- Tổ pha chế: Pha chế thuốc và đa vào các ống, lọ theo từng đợt sản xuất, lôsản xuất

- Tổ soi in: tiến hành soi các ống thuốc tiêm để loại bỏ các ống không đảmbảo chất lợng trớc khi in nhãn mác

- Tổ kiểm tra, đóng gói: Kiểm tra lại sản phẩm về hình thức mẫu mã,chất ợng trớc khi đóng gói vào các hộp nhỏ

l Tổ giao nhận: tiến hành kiểm nhận các lô hàng từ khâu trớc chuyển đến,cho vào kho hoặc chuyển thẳng sang khâu tiếp

- Tổ đóng gói thành phẩm: Đóng gói bao bì bên ngoài các kiện lớn đểchuyển cho khách hàng

Đóng gói

thành phẩm

sơ đồ 3.1: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên nén

Sơ đồ 3.2: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên bao ( con nhộng)

Các bớc thực hiện :

B1: Dùng nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn sản xuất chuyển cho tổ xay rây

B2: tổ xay rây đem nghiền nhỏ thành bột và rây cho bột mịn sau đó chuyểncho tổ pha chế

B3: Tổ pha chế tiến hành nhào trộn bột theo tỷ lệ thích hợp và lập phiếu kiểmtra trớc khi dập viên

B4: Tổ dập viên tiến hành dập thuốc thành từng viên bằng dây chuyền sảnxuất khi đã hoàn tất việc phải lập phiếu kiểm tra trớc khi đóng gói lần 1

B5: Tổ đóng gói nhận thuốc từ tổ dập để đóng thành từng phên, vỉ hay lọ

B6: Tổ đóng gói hoàn thành,phòng KCS tiến hành kiểm tra chất lợng sảnphẩm, chất lợng bao bì, nhãn mác có đủ tiêu chuẩn hay không?

B7: tổ đóng gói tiến hành bàn giao những sản phẩm đạt tiêu chuẩn cho tổ giaonhận của phân xởng thuốc viên

B8: tổ giao nhận chuyển cho phòng thị trờng đóng gói gộp

Quy trình sản xuất thuốc viên bao tiến hành tơng tự chỉ khác là sau khi trộnbột không phải dập viên mà đóng bao luôn

chức năng của phân xởng là sản xuất các sản phẩm phục vụ cho các khâu kháccủa xí nghiệp nh: pha chế, đóng hộp và có các sản phẩm nh : tinh dầu, caoxoa, thuốc mỡ, thuốc nớc

Sơ đồ 4: Quy trình công nghệ sản xuất các loại thuốc chiết xuất

Phần II Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán

tại xí nghiệp dợc phẩm trung ơng2

NVL Xử lý, rửa, xay,chặt Chiết suất Tin

h chế

Đóng gói

thành phẩm Giao nhận Kiểm tra,đóng gói

Sấy khô

I_ Tổ chức bộ máy kế toán

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phòng tài chính- kế toán của xí nghiệp có chức năng theo dõi toàn bộ cácmặt liên quan tới tài chính của xí nghiệp nhằm sử dụng vốn đúng mục đích,

đúng chế độ , chính sách, hợp lý và phục vụ cho sản xuất có hiệu quả Đồngrhời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ kế toán và thống kê trogn phạm vi

xí nghiệp giúp lãnh đạo xí nghiệp tổ chức công tác thông tin kinh tế và phântích hợp đồng kinh tế: hớng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong xínghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế đọquản lý kinh tế tài chính

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, trình độ quản lý, xí nghiệp ápdụng hình thức tổ chức công tác kế toán kiể tập trung Phong kế toán có 11nhân viên kế toán trong đó có 1 kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp và các kếtoán viên khác Ngoài ra còn 4 nhân viên kinh tế phân xởng tơng ứng với 4phân xởn của xí nghiệp, có nhiệm vụ thu thập thông tin tại từng phân xởngthông báo cho kế toán trởng Bốn nhân viên này ngoài sự quản lý của kế toántrởng còn chịu sự quản lý của các quản đốc phân xởng

Kế toán giá

thành

Kế toán tiêu thụ

Kế toán thanh toán

Kế toán kho

3 Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong hệ thống kế toán của đơn vị

- Kế toán trởng: kiêm trởng phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, giámsát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quymô sản xuất kinh doanh của xí nghiệp , giải thích các báo cáo tài chính vớicác cơ quan quản lý cấp trên nh: Sở y tế Hà nội, cục quản lý vốn và tài sảncủa Nhà nớc, cục thuế Đồng thời kế toán trởng còn có nhiệm vụ tham mutình hình tài chính và thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

- Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổng hợp cácthông tin từ các nhân viên kế toán phần hành để lên bảng cân đối tài khoản

và lập báo cáo cuối kì Phó phòng phụ trách điều hành công việc cho các

kế toán viên liên quan đến công việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong nội bộ xí nghiệp( các nghiệp vụ kho, giá thành, tiêuthụ ) Ngoài ra phó phòng còn có trách nhiệm các đề tài nghiên cứu( quản lý về mặt tài chính của đề tài, kiểm tra tính hợp lý các khoản chi của

đề tài, làm báo cáo các thống kê các loại

- Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ giá thành kế hoạch và giáthành thực tế của các mặt hàng, các quy cách Mặt khác kế toán giá thànhcòn có nhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của từng loại sản phẩm

đợc sản xuất ở từng phân xởng trong từng thời kỳ tính giá thành Từ đó, xócác đề xuất, các biện pháp hạ giá thành, cung cấp thông tin cho các hoạt

động kinh tế và dự đoán chi phí kì sau Đồng thời kế toán giá thành cònphải xem xét giá thành của một số mặt hành mới, định kì lập báo cáo giáthành theo các khoản mục, yếu tố

- Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ kiểm tra hoá đơn thanh toán, chứng từ

mà phòng cung ứng, dới kho chuyển lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụphát sinh nh: Hoá đơn thanh toán với ngời bán, thanh toán với ngân hàng,thanh toán với ngời mua ( thông qua kế toán tiêu thụ) Định kì kế toánthanh toán lập toàn bộ thuế GTGT đầu vào để chuyển cho kế toán tiêu thụlập báo cáo thuế GTGT

- Kế toán lơng : Tính lơng, thởng, các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộcông nhân viên trong xí nghiệp, dựa trên các quy định Nhà nớc để có các

phơng pháp tính phù hợp đối với từng đối tợng Kế toán lơng có quan hệchặt chẽ với phong tổ chức lao động về các vấn đề liên quan nhBHXH,KPCĐ,BHYT

- Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi , tiền vay, các khoản tiềnphải nộp bằng uỷ nhiệm chi của xí nghiệp để lên sổ chi tiết tiền gửi, tiềnvay

- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động về TSVĐ và tínhkhấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại TSCĐ phù hợp với tình hình sử dụng

và tỷ lệ khấu hao theo quy định

- Kế toán tiêu thụ : có nhiệm vụ tập hợp các hoá đơn, chứng từ liên quan đếnviệc bán hàng, tiêu thụ để ghi sổ ( cả về số lợng,giá trị) Hàng tháng trớc

10 ngày phải lập báo cáo thuế GTGT

- Kế toán thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi tập hợp chứng từ liên quan đến

số lợng thành phẩm nhập,xuất kho theo các mục đích khác nhau

- Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi trực tiếp việc xuất nguyên vật liệu chosản xuất, nhập nguyên vật liệu từ ngoài vào Đồng thời kế toán nguyên vậtliệu lập các chứng từ liên quan, tập hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụdụng cụ cho từng đối tợng sử dụng, theo dõi giá vốn nguyên vật liệu xuấtbán

- Thủ quỹ: Là ngời quản lý quỹ tiền mặt của xí nghiệp, thu , chi tiền mặttheo chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ Số tiền thực tế trong két và sốtiền thu chi phải luôn khớp với sổ sách

- Các nhân viên kinh tế phân xởng: hàng tháng phải phối hợp với kế toánkho, kế toán giá thành để lên bảng tổng hợp Nhập- xuất- tồn nguyên vậtliệu, phục vụ cho sản xuất tại xí nghiệp Ngoài ra nhân viên phân xởngphải thông tin kịp thời các tình huống đột xuất ở phân xởng để có biệnpháp xử lý kịp thời

- Vì xí nghiệp có quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên đểgóp phần bảo đảm sự chính xác của thông tin kế toán xí nghiệp đã áp dụngmáy tính vào công tác quản lý kế toán Bộ phận vi tính đợc sử dụng để lênnhật kí từng tháng Việc áp dụng máy tính vào công tác kế toán đã gópphần làm tăng độ chính xác của thông tin, kịp thời để xử lý khối lợng côngtác lớn, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán Phần máy tính do

kế toán trởng trực tiếp phụ trách và hớng dẫn các nhân viên phòng kế toánthực hiện

Với cách bố trí và sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán nh vậy đã tạo cho bộmáy kế toán của xí nghiệp hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ

II Chế độ kế toán áp dụng tại xí nghiệp

1 Chính sách kế toán chung áp dụng tại xí nghiệp

- Niên độ kế toán, kỳ kế toán

Xí nghiệp áp dụng niên độ kế toán là một năm, bắt đầu từ ngày 1/1 đến hếtngày 31/12 Kỳ kế toán là tháng

- Đơn vị tiền tệ sử dụng chính thức tại xí nghiệp là tính theo đơn vị ViệtNam đồng Mọi giao dịch mà phát sinh ngoại tẹ đều phải đợc quy đổi sangtiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh

- Phơng pháp tính giá thành phẩm xuất kho: Đơn vị áp dụng theo phơngpháp bình quân cả kỳ dự trữ

- Phơng pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang: là đánh giá theo nguyên vậtliệu chính và phân bổ giá thành theo khoản mục

- Phơng pháp khấu hao TSCĐ: Xí nghiệp áp dụng phơng pháp khấu hao đềutheo tỷ lệ khấu hao đăng ký với Nhà nớc

2 Hệ thống chứng từ, tài khoản

a, Hệ thống chứng từ

Đối với hệ thống chứng từ thì xí nghiệp đã sử dụng các chứng từ theo mẫuquy định chung của Bộ tài chính Ngoài ra để quản lý chặt hơn , xí nghiệp cóquy định một số chứng từ riêng nh: Bảng kê thanh toán, giấy xin khất nợ

: Đối chiếu, kiểm tra

Hàng tháng căn cứ trên sổ cái các tài khoản và các chứng từ liên quan khác,

kế toán tổng hợp lập: BCĐKT, BCKQKD và thuyết minh báo các tài chính.Các bấo cáo tài chính đợc dùng cho các cơ quan chủ quản, cơ quan thuế, cơquan quản lý vốn và các đối tợng quan tâm khác

4 Báo cáo tài chính ở XNDPTW2

XNDPTW2 hàng quý lập 3 báo cáo tài chính đó là :BCĐKT, BCKQKD vàthuyết minh báo cáo tài chính

Hàng năm dựa trên các số liệu từ các nhật kí,bảng kê của các phần hành( Bảng kê 1,2,4,5,6,10,11 và các nhật kí chứng từ số 1,2,4,5,7,8,10), kế toántổng hợp lên bảng cân đối phát sinh, Căn cứ vào đó hàng quý kế toán tổng hợprút số d các tài khoản để đa lên báo cáo kế toán các báo cáo này có giá trị khi

có đầy đủ chữ kí của kế toán tổng hợp, kế toán trởng và quyền giám đốc

Những báo cáo kế toán dùng để nộp cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản( của tổng công ty dợc), cơ quan quản lý vốn thuộc tổng cục quany lý vốn vàcho ngân hàng khi muốn vay vốn

Ngoài các báo cáo trên, xí nghiệp còn lập báo cáo nội bộ khi giám đốc yêucầu nh: Báo cáo tình hình công nợ, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo kết quảkinh doanh, báo cáo nộp ngân sách

Phần III

Tổ chức công tác kế toán các phần hành kế

toán tại XNDPTW2

I Kế toán các phần hành kế toán chủ yếu

1 Kế toán nguyên vật liệu

a Hệ thống chứng từ

Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu khi về đến xí nghiệpphải làm thủ tục kiểm nhận, nhập kho Đặc biệt với thuốc là sản phẩm có liênquan, ảnh hởng trực tiếp đến sức khoẻ, tính mạng của con ngời Do vậy đòihỏi nguyên vật liệu trớc khi nhập kho đều phải qua khâu kiểm tra về chất lợng,quy cách, nghiêm ngặt và ghi vào phiếu kiểm nghiệm vật t

Dựa trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t,phòng cung ứng lập phiếu nhập kho thành 2 liên có đầy đủ thông tin, chữ kícủa những ngời có liên quan nh : thủ kho, ngời nhận, ngời phụ trách phòngcung ứng Sau đó một liên thủ kho giữ để vào thẻ kho, cuối tháng chuyển

cho kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán Một liên chuyển cho phòng tiếpliệu làm bảng kê thanh toán sau đó cuối tháng chuyển cho kế toán thanh toán Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệunhập kho ghi sổ thực nhập

Với nguyên vật liệu thuê ngoài, chế biến nhập kho: Khi nhập kho căn cứ vàocác chứng từ, bộ phận cung ứng lập “ Phiếu nhập vật t thuê ngoài chế biến” Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật t theo các kho Kho NVL chính,kho phụ liệu, kho bao bì, kho cơ khí, kho xăng dầu

Để sử dụng NVL hợp lý và có hiệu quả, hàng tháng phòng kế hoạch cungứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu NVL để lập định mứccho từng phân xởng, phòng ban Phòng kế hoạch lập “Phiếu lĩnh vật t hạn mứclàm 2 liên và ghi số hạn mức vật t đợc lĩnh, một liên giữ lại, một liên giao chophân xởng sử dụng Khi thực hiện lĩnh vật t phân xởng đem phiếu xuống kho,thủ kho ghi số NVL thực xuất trong kì và kí

Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức, thủ kho thu lại phiếu của phân xởng lĩnhtính ra tổng số NVL đã xuất và số hạn mức còn lại cuối tháng rồi kí vào 2 liênsau đó trả một liên cho phaan xởng lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL, một liênchuyển cho kế toán NVL để làm căn cứ ghi sổ

Đối với một số NVL mà nhu cầu sử dụng không cao khi phát sinh nhu cầuthủ kho lập “ Phiếu xuất vật t” làm 2 liên, một giao cho ngời lĩnh vật t, mộtthủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán NVL làm căn

Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác nh : TK331, TK 133, TK621, 627

c, Hạch toán chi tiết NVL

XNDPTW2 hạch toán chi tiết NVL đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ songsong, trình tự tiến hành nh sau:

- Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để theo dõi chi tiết cho từng loại NVL và chỉtheo dõi về mặt số lợng Hàng ngày, khi NVL mua về thì tiến hành công

tác kế toán nhập kho ( cho những NVL kiểm tra đã đủ tiêu chuẩn) Thủkho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL, ghi sổ thực nhập, thực xuấtvào các thẻ có liên quan và tính ra số tồn Định kì sau khi đã ghi chép đầy

đủ thủ tục, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất giao cho kế toán NVL

- Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ của thủ kho, kế toán NVL séphân loại phiếu nhập, phiếu xuất riêng

+ Đối với phiếu nhập : Kế toán NVL tiến hành ghi sổ chi tiết NVL theo giáthực tế ghi trên hoá đơn, theo dõi cả về số lợng và gía trị NVL nhập kho Sổchi tiết này theo dõi riêng cho từng kho, mỗi kho một quyển sổ và mỗi loại đ-

ợc theo dõi trên một trang sổ riêng Trên sổ chi tiét vật t kế toán ghi số lợng vàgiá trị sau mỗi lần nhập trong tháng Còn với lần xuất chỉ ghi số lợng Đếncuối tháng, tính giá bình quân cả kì dự trữ và tính tồn kho NVL cuối tháng.Khi cộng sổ chi tiết tính ra số nhập, xuất, tồn từng loại NVL đối chiếu với thẻkho của thủ kho, sau đó vào bảng tổng hợp nhập vật t tho từng tháng và phản

ánh số lợng và giá trị NVL nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn

+ Đối với phiếu xuất kho, kế toán NVL dựa trên phiếu xuất kho để ghi số l ợng và giá vật liệu vào sổ chi tiễtuất vạt t theo giá bình quân cả kì dự trữ vàocuối tháng, số lợng NVL xuất kho trên sổ chi tiết vào đầu kì hoặ hàng tháng

-sé đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, sau đó lập “ Bảng kê xuất vật t “ trongtháng treo từng loại NVL Cuối tháng, trên cơ sở tổng hợp nhập và bảng kêxuất vật t, kế toán vào sổ số d ở XNDPTW2 (Sổ số d thực chất là tài khoảnchữ T chi tiết cho từng loại NVL để phản ánh tổng hợp giá trị NVL nhập vàphân bổ cho từng đối tợng chứ không phải là sổ số d theo mẫu quy định của

Bộ tài chính)

Sơ đồ 7: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL tại XNDPTW2

Xí nghiệp áp dụng công tác kế toán theo hình thức Nhật kí- Chứng từ Trình

tự ghi sổ của kế toán NVL đợc thực hiện nh sau :

Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán NVL theo hình thức NK-CT

Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kì

- bảng thanh toán tiền thởng

- phiếu báo làm thêm giờ

b, Hệ thống tài khoản sử dụng

TK 334: Mở chi tiết cho từng phân xởng

TK 338: Phải trả, phải nộp khác

TK 3382: kinh phí công đoàn

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết thanh

toán với ngời

bán

NKCT số 5

Sổ chi tiết vật t

Sổ tổng hợp nhập bảng kế xuất

Sổ số d

Bảng kê số 4,5,6

NKCT số 1,2,4,8,10

NKCT số 7

Sổ cái TK 152

Báơ cáo tài chính

Sau khi trừ đi các khoản phải trả, phải nộp, thu nhập của công nhân viên sẽ

đợc trả làm 3 đợt:

Đợt 1: vào ngày 30 của tháng này trả 50% lơng

Đợt 2: vào ngày 10 của tháng sau sẽ thanh toán 50% lơng còn lại

Đợt 3: vào ngày 20 của tháng này sẽ trả tiền thởng nếu có

Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển các chứng từ

Hàng ngày, tại các tổ sản xuất nhân viên thống kê theo dõi số lợng côngnhân và thời gian lao động của từng ngời để lập bảng chấm công, bảng theodõi sản lợng, sau đó chuyển lên phòng tổ chức duyệt lại xong mới chuyển cho

kế toán lơng Kế toán lơng có nhiệm vụ lập bảng thanh toán lơng, thởng,BHXH từ đó lập bảng tổng hợp tiền lơng, bảng phân bổ tiền lơng cho từngphân xởng

Kế toán lơng lập bảng thanh toán lơng,

Tổng hợp phát sinh của TK 334,338

- Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành

Tỷ lệ khấu hao = NG chia cho số năm dự kiến

+ Với máy cũ: Đánh giá theo giá trị còn lại với tài sản khung giới hạn

từ 5-12 năm

+ Khấu hao sửa chữa lớn : không tính theo tỷ lệ mà kế toán TSCĐ căn

cứ vào thực tế sửa chữa hàng tháng để tính

c, Hạch toán tổng hợp

Sơ đồ 11: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức NK-CT của TSCĐ

4.Kế toán chi phí và tính giá thành

a, kế toán chi phí sản phẩm

- Đối tợng và phơng pháp kế toán chi phí

Để phù hợp với quy trinh công nghệ giản đơn, liên tục, chu kì sản xuất ngắn,chuyên môn hoá theo sản phẩm Trong cùng một dây chuyền sản xuất, ranhiều loại sản phẩm và sử dụng nhiều loại vặt t khác nhau Mỗi phân xởng

đảm trách một số mặt hàng có cùng một tính chất và bao trọng từ đầu đến khitạo ra sản phẩm XNDPTW2 đã lựa chọn đối tợng tập hợp chi phí sản xuấttheo từng phân xởng

phơng pháp kế toán chi phí đợc áp dụng ở xí nghiệp là phơng pháp kê khaithờng xuyên, toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh đợc tập hợp và phân bổ theotừng loại sản phẩm, bán thành phẩm trong kì, kì kế toán chi phí sản xuất của

xí nghiệp là hàng tháng

Do áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên nên để tập hợp chi phí sản xuất

xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau:

- Tk 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

TK này đợc mở chi tiết cho từng phân xởng

+ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xởng tiêm

+ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xởng viên

+ TK 6213: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xởng chế phẩm

- TK 622: chi phí nhân công trực tiếp

TK này đợc mở chi tiết cho từng phân xởng

+ TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp của phân xởng tiêm

+ TK 6222: Chi phí nhân công trực tiếp của phân xởng viên

Chứng từ tài giảm và khấu hao TSCĐ

Thẻ TSCĐ

Sổ chi tiết TSCĐ

Bản tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ

+ TK 6223: Chi phí nhân công trực tiếp của phân xởng chế phẩm

- TK 627: Chi phí sản xuất chung

TK này cũng đợc mở chi tiết các TK cấp 3 cho từng phân xởng

- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

+ TK 1541: tập hợp chi phí sản xuát ở phân xởng tiêm

+ TK 1542: tập hợp chi phí sản xuát ở phân xởng viên

+ TK 1543: tập hợp chi phí sản xuát ở phân xởng chế phẩm

+ TK 1544: tập hợp chi phí sản xuát ở phân xởng cơ điện

+ TK 1547: tập hợp chi phí quản lý công trình, XDCB, sửa chữa nhà xởng+ TK 1548: tập hợp chi phí giặt may

Đặc biệt TK 1544 dùng để tập hợp chi phí phát sinh ở phân xởng cơ điện nh :tiền lơng, NVL, khấu hao TSCĐ ở phân xởng cơ điện Sau đó mới phân bổ chotừng phân xởng chính để đa vào chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trựctiếp, chi phí sản xuất chung cho từng phân xởng đó

ngoài ra để phục vụ cho công tác tính giá thànhk, kế toán xí nghiệp đã sửdụng các TK khác có liên quan: TK152, TK153, TK334, TK 338

- Tập hợp chi phí sản xuất toàn xí nghiệp và đánh giá sản phẩm dở dang Để phục vụ cho công tác tính giá thành, cuối kì kế toán tiến hành kết chuyểncác chi phí sản xuất bao gồm: chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trựctiếp, chi phí sản xuất chung vào bên nợ TK154 “ chi phí sản xuất kinh doanh

dở dang” TK 154 đợc mở chi tiết cho từng phân xởng Từ đó kế toán giáthành hạch toán chi phí vào bảng kê số 4, NKCT số 7 theo từng khoản mụcchi phí, cuối cùng kế toán vào sổ cái TK 154

Tại XNDPTW2, sản phẩm dở dang cuối kì ở các phân xởng sản xuất mang

đặc điểm khác nhau cho nên phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kìcũng khác nhau

+ ở phân xởng Viên, NVL chính có trong sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn trongtổng chi phí sản xuất sản phẩm dở dang có đặc điểm là lô sản phẩm đã phachế nhng cha dập viên ( hoặc đã dập viên) cha đóng bao gói, dập viên nên sảnphẩm dở dang Phân xởng này đợc đánh giá theo chi phí NVL chính

+ ở phân xởng tiêm sản phẩm có đặc điểm là chi phí bao bì ( ống tiêm) lớn

do đó sản phẩm dở dang cuối kì của phân xởng này đợc đánh giá theo chi phíống

b, Tính giá thành sản phẩm sản xuất

- Đối tợng tính giá thành

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp là quy trình sản xuấtgiản đơn, liên tục, các bán thành phẩm của từng giai đoạn lại sử dụng ngaycho bớc chế biến tiếp sau tiếp sau tại phân xởng Do vậy đối tợng tính giáthành của xí nghiệp là sản phẩm cuối cùng theo từng mặt hàng

- Phơng pháp tính giá thành sản phẩm đợc áp dụng là phơng pháp trực tiếp

- Kì tính giá thành là hàng tháng và vào thời điểm cuối tháng

- Quy trình luân chuyển chứng từ

+ Đối với sản phẩm đợc sản xuất thờng xuyên

Hàng ngày hoặc hàng tháng các phân xởng, các kho lập các chứng từ nh:phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ,biên bản nghiệm thu TSCĐ sau đó chuyển lên cho kế toán các phần hành t-

ơng ứng Căn cứ vào đó kế toán các phần hành phân bổ, ghi sổ các nghiệp vụkinh tế phát sinh và lập các bảng phân bổ NVL, CCDC, bảng thanh toán tiền l-

ơng và BHXH để tập hợp chi phí làm căn cứ tính giá cho từng loại thuốc

+ Đối với sản phẩm mới sản xuất

Xuất phát từ nhu cầu mặt hàng mới của phòng thị trờng ( về chất lợng thuốc,mẫu mã, bao bì ), chuyển qua phòng nghiên cứu tiến hành nghiên cứu xem

có thể sản xuất đợc không, cần những NVL gì để làm, khối lợng, chất lợngNVL đòi hỏi nh thế nào? tất cả chi phí phục vụ mới đợc lập và chuyển cho kếtoán giá thành tính giá sản phẩm mới

Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết TK 621,622,627,154

Bảng tính giá thành