Trình bầy quy trình đánh giá lựa chọn thanh tra nhà cung ứng vật tư tại công ty CP traphaco

Tiêu chí đánh giá lựa chọn: Đối với các NCƯ mới: việc lựa chọn được dựa trên kết quả thanh tra NCƯ nếu có và trên 5 tiêu chí :Chất lượng vật tư; Giá cả cạnh tranh; Thời hạn giao hàng; Th

Câu 1: Trình bầy quy trình Đánh giá - lựa chọn - thanh tra nhà cung ứng vật tư tại công ty CP Traphaco:

Trưởng phòng

XNK-CƯVT

5.2.1

9.202 / BM 01b

6.18 / BM 01

9.202 / BM 04

6.18/BM02 a; b; c; d

6.18/BM03; a

6.18/BM03; a

Trưởng phòng

XNK-CƯVT

Nhà cung ứng

5.2.6.

9.202 SOP SOP/KHO-02 9.202 /BM05; 06; 07

Xác định nhu cầu

Lập báo cáo

LCNCƯ

Gửi thư mời NCƯ

tham gia

Tiếp nhận báo giá

& mẫu (nếu có)

_

Thông báo kết quả

Mua vật tư

Phê duyệt

_

Họp lựa chọn NCƯ

Cán bộ XNK-CƯVT

Nhà cung ứng

5.2.7.

9.202 /BM08

Phó TGĐ CL

Phòng XNK-CƯVT, ĐBCL,

KTCL; KH

5.2.8

6.18/BM 04; 05

Phòng XNK-CƯVT

Phòng ĐBCL

Phòng KTCL

5.2.9

6.18/BM 05; 06 9.202/BM 08

1 Mục đích yêu cầu: quy trình này nhằm mục đích lựa chọn nhà cung cấp nguyên

phụ liệu ổn định, đạt chất lượng

2 Phạm vi áp dụng: quy trình này áp dụng đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng ( sau

đây viết tắt là NCƯ) nguyên liệu, đồ bao gói cho công ty cổ phần Traphaco

3 Đối tượng thực hiện: phòng xuất nhập khẩu & cung ứng vật tư (XNK &

CƯVT); phòng kế hoạch; phòng đảm bảo chất lượng (ĐBCL); phòng kiểm tra chất lượng (KTCL); phòng tài chính - kế toán

4 Nguyên tắc chung:

- Với những nguyên phụ liệu có giá trị từ 100.000.000 VNĐ (cho 1 lần mua hàng) trở lên thì bắt buộc lựa chọn nhà cung ứng thông qua tổ Lựa chọn nhà cung ứng

- Với những nguyên phụ liệu có giá trị dưới 100.000.000 VNĐ (cho 1 lần mua hàng) thì Trưởng phòng XNK & CƯVT lựa chọn dựa theo đơn chào hàng của tối thiểu 3 nhà cung ứng

5 Tiêu chí đánh giá lựa chọn:

Đối với các NCƯ mới: việc lựa chọn được dựa trên kết quả thanh tra NCƯ (nếu có)

và trên 5 tiêu chí :Chất lượng vật tư; Giá cả cạnh tranh; Thời hạn giao hàng; Thời hạn thanh toán tốt; Uy tín và năng lực nhà cung ứng

Giám sát nhà cung ứng

Thanh tra NCƯ

Đánh giá NCƯ

Đối với các NCƯ cũ: dựa trên kết quả thẩm định nguyên liệu (nếu có), kết quả đánh

giá NCƯ của năm trước

6 Mô tả quy trình:

6.1 Xác định nhu cầu:

Trưởng phòng XNK & CƯVT xác định danh mục các vật tư bắt buộc phải lựa chọn qua tổ LCNCƯ căn cứ vào: Dự trù vật tư của phòng Kế hoạch và kết quả đánh giá NCƯ của năm trước

6.2 Gửi thư mời NCƯ tham gia:

- Cán bộ cung ứng vật tư phòng XNK & CƯVT soạn thư mời tham gia cung ứng hàng hóa (BM 6.18/ BM 01)

- Trưởng phòng XNK-CƯVT phê duyệt và gửi thư mời các nhà cung ứng tham gia

- Nhà cung ứng gửi báo giá và gửi mẫu (nếu có)

6.3 Tiếp nhận báo giá và mẫu (nếu có):

- Cán bộ cung ứng vật tư tập hợp báo giá và mẫu hàng còn nguyên niêm phong theo qui định (nếu có) giao cho tổ lựa chọn nhà cung ứng

6.4 Họp lựa chọn NCƯ:

- Phòng XNK & CƯVT thông báo cho tổ trưởng về thời gian và nội dung họp để triệu tập tổ lựa chọn NCƯ

- Các thành viên tổ lựa chọn NCƯ họp lựa chọn nhà cung ứng dựa vào:

+ Danh mục vật tư ổn định theo nhà sản xuất (biểu mẫu 9.202/BM 03b)

+ Việc đáp ứng các tiêu chuẩn nguyên vật liệu mà công ty đưa ra (đánh giá trên mẫu)

+ Xem xét và cho điểm các tiêu chí đánh giá:

NL, tá dược Bao bì Dược liệu

Giá cả 03 03 03

- Nhà cung ứng được lựa chọn: là NCƯ đáp ứng được các yêu cầu về tiêu chuẩn vật

tư, có số điểm cao nhất và không có tiêu chí nào có số điểm quá thấp

- Tổ trưởng lập biên bản họp theo biểu mẫu 6.18/BM02a; b; c, d có đầy đủ chữ ký của các thành viên

6.5 Lập báo cáo lựa chọn NCƯ:

- Căn cứ vào biên bản họp lựa chọn NCƯ, Tổ trưởng lập báo cáo lựa chọn NCƯ theo biểu mẫu 6.18/BM 03; 6.18/BM 03a trình Tổng giám đốc phê duyệt

6.6 Thông báo kết quả:

- Tổ lựa chọn NCƯ thông báo cho phòng XNK & CƯVT kết quả lựa chọn NCƯ

- Phòng XNK & CƯVT tiến hành mua vật tư theo SOP Mua vật tư 9.202SOP/KHO-02

6.7 Giám sát nhà cung ứng:

- Nhà cung ứng có trách nhiệm cung cấp nguyên vật liệu theo đúng hợp đồng / đơn đặt hàng / mẫu hàng đã được duyệt

Cán bộ mua vật tư phòng XNK & CƯVT có trách nhiệm đôn đốc, giám sát nhà cung ứng thực hiện đúng hợp đồng/ đơn đặt hàng/ mẫu hàng đã được duyệt

6.8 Thanh tra NCƯ:

- Mục đích:

+ Đánh giá năng lực, độ tin cậy của nhà cung ứng

+ Góp ý, đề xuất với nhà cung ứng để nâng cao chất lượng và tính ổn định của nguyên vật liệu được cung cấp

- Định kỳ: 01 năm tổ chức thanh tra 01 lần hoặc đột xuất khi cần thiết (đảm bảo tối

thiểu 3 năm mỗi nhà cung ứng trong nước phải được thanh tra 01 lần)

- Thành phần: Phó tổng giám đốc chất lượng, các cán bộ chuyên trách thuộc phòng

XNK & CƯVT, phòng ĐBCL, phòng KTCL, phòng Kế hoạch

- Nội dung thanh tra: Tham chiếu biểu mẫu Biên bản thanh tra NCƯ số 6.18/BM04.

+ Đối với nhà sản xuất kiểm tra: Điều kiện nhà xưởng; Thiết bị và dụng cụ; Thực

hiện điều kiện vệ sinh;Tính năng kỹ thuật và mức độ tiên tiến về công nghệ; Hệ thống sản xuất; Hệ thống quản lý chất lượng

+ Đối với nhà cung cấp kiểm tra: Điều kiện kho tàng và hệ thống bảo quản hàng; Hệ

thống giới thiệu nguyên liệu; Hệ thống phân phối nguyên liệu; Hệ thống quản lý chất lượng

+ Đánh giá độ tin cậy trên phiếu kiểm nghiệm gốc của NCƯ

- Đối tượng thanh tra:

+ Các NCƯ nguyên vật liệu cho công ty với số lượng lớn

+ Các NCƯ mà trong quá trình thực hiện hợp đồng có lúc còn đáp ứng chưa tốt các yêu cầu của công ty (VD: chất lượng, độ ổn định nguyên vật liệu, tiến độ, khả năng đáp ứng hàng, )

+ Có thể khảo sát thêm một số NCƯ mới theo đề nghị của Phòng XNK & CƯVT để

bổ sung vào danh sách NCƯ

- Tổ chức thanh tra: phòng XNK-CƯVT có trách nhiệm

+ Lập danh sách các NCƯ cần thanh tra

+ Phối hợp với NCƯ lên kế hoạch thực hiện: thời gian tiến hành, địa điểm, phương tiện đi lại,

+ Thông báo cho các thành viên tham gia.

+ Quá trình thanh tra phải được ghi vào “Biên bản thanh tra NCƯ” (biểu mẫu 6.18/BM04)

- Kết quả thanh tra các NCƯ phải được tổng hợp báo cáo lại theo biểu mẫu 6.18/BM05 để làm căn cứ cho công ty tiến hành đánh giá lựa chọn NCƯ năm sau

6.9 Đánh giá NCƯ:

- Định kỳ hàng năm, Phòng XNK & CƯVT phải tiến hành đánh giá NCƯ để làm căn cứ cho lựa chọn NCƯ của năm sau

- Đối tượng đánh giá:

+ Các NCƯ nguyên vật liệu cho công ty với số lượng lớn

+ Các NCƯ mà trong quá trình thực hiện hợp đồng có lúc còn đáp ứng chưa tốt các yêu cầu của công ty (VD: chất lượng, độ ổn định nguyên vật liệu, tiến độ, khả năng đáp ứng hàng, )

+ Có thể khảo sát thêm một số NCƯ mới theo đề nghị của Phòng XNK & CƯVT để

bổ sung vào danh sách NCƯ

- Nội dung đánh giá: theo biểu mẫu Phiếu đánh giá NSX/ NCƯ Biểu mẫu số

6.18/BM06 và Hồ sơ đánh giá NSX/NCƯ Biểu mẫu số 9.202/BM 08

- Hồ sơ đánh giá NCƯ/ NSX phải được phòng XNK & CƯVT lưu trữ theo SOP Kiểm soát hồ sơ chất lượng (10.02SOP/HSTL-01) bao gồm: Biên bản thanh tra NCƯ (nếu có), Phiếu đánh giá NSX/ NCƯ (6.18/BM06) và Sổ theo dõi NCƯ năm trước (9.202/BM08)

7 Nhận xét về ưu điểm của quy trình:

- Quy trình đã đề ra các bước làm việc khá chi tiết để tiến hành đánh giá lựa chọn và thanh tra nhà cung cấp giúp cho việc thực hiện trở nên dễ dàng

- Việc đánh giá lựa chọn và thanh tra nhà cung cấp về cơ bản đã giúp cho công ty lựa chọn được các nhà cung cấp tối ưu, ổn định được chất lượng nguyên liệu đầu vào, góp phần đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất

- Công ty chủ động hơn trong sản xuất, đáp ứng được tiến độ sản xuất, giá mua nguyên phụ liệu đầu vào hợp lý

- Thanh tra đánh giá nhà cung cấp giúp cho nhà cung cấp và công ty tìm được tiếng nói chung trong việc hợp tác phát triển lâu dài đó là: cải tiến và phù hợp

8 Nhận xét về bất cấp và nhược điểm của quy trình:

8.1 Về lựa chọn nhà cung ứng:

a Việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên gía trị tiền của 01 lần mua hàng là chưa chặt chẽ vì một số lý do sau:

- Một số nguyên liệu/ dược liệu mua khối lượng lớn nhưng giá rẻ;

- Cán bộ cung tiêu có thể lách quy định khi mua hàng có giá trị lớn bằng cách tách thành nhiều hoá đơn để không cần thông qua tổ lựa chọn NCƯ;

b Việc lấy báo giá do cán bộ vật tư tự liên hệ với nhà cung cấp nên chưa thật sự khách quan;

c Mẫu chào hàng và hàng thực tế nhập về có thể sai lệch về chất lượng, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất do phải chờ đổi hàng hoặc không có hàng để SX, đặc biệt có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nếu hàng rào kỹ thuật không phát hiện được;

8.2 Về thanh tra nhà cung ứng:

a Một số NCƯ do những lý do khác nhau mà trong quá trình sản xuất để cung ứng nguyên phụ liệu đầu vào cho công ty Traphaco đã thay đổi thiết bị hoặc quy trình sản xuất dẫn đến tình trạng không đồng nhất về chất lượng của từng lần giao hàng mà không có thông báo Khi nguyên phụ liệu này được đưa vào sản xuất đã tạo ra những sản phẩm không đồng nhất về chất lượng và tạo ra một số lượng sản phẩm hỏng trong

cùng một lô mẻ sản xuất Việc xác định nguyên nhân và khắc phục đã tốn không ít thời gian và tiền bạc đối với công ty Traphaco Ngoài ra, trường hợp sản phẩm đã được phân phối ra thị trường mới có biểu hiện hỏng sẽ ảnh hưởng đến sức khoẻ người tiêu dùng và uy tín của Traphaco là những thứ không thể tính được bằng tiền

b Trong thành phần tổ thanh tra NCƯ không có kỹ sư điện máy, người được đào tạo

và có hiểu biết về thiết bị máy móc và công nghệ sản xuất của các NCƯ, nên việc đánh giá của tổ thanh tra NCƯ về máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất đều dựa trên cảm nhận và kinh nghiệm chủ quan của tổ thanh tra

9 Đề xuất biện pháp khắc phục cho quy trình:

9.1 Lựa chọn nhà cung ứng:

a Lập danh mục các nguyên liệu cần lựa chọn nhà cung cấp dựa trên trữ lượng nguyên liệu dùng cho sản xuất hàng năm, nguyên liệu dùng để sản xuất các mặt hàng chủ lực và chiến lược

b Việc lấy báo giá cần có sự tham gia của nhiều người, tránh hiện tượng cán bộ vật

tư tự làm giá với nhà cung cấp để đưa ra giá cao

c Cần làm rõ và đánh giá thêm về nguồn hàng của nhà cung cấp

9.2 Thanh tra nhà cung ứng:

a Cần yêu cầu nhà cung ứng phải thông báo cho công ty khi có bất kỳ một sự thay đổi nào trong hệ thống sản xuất: máy móc, quy trình,… để công ty chủ động phòng ngừa khi đưa lô nguyên liệu đó vào sản xuất Đặc biệt đối với những nhà sản xuất, cung cấp nguyên liệu ở nước ngoài

b Thành phần thanh tra cần bổ sung thêm kỹ sư cơ điện máy

Câu 2:

Quản trị hoạt động là một môn khoa học nghiên cứu tính hiệu quả của quá trình chuyển hóa từ các nguồn lực đầu vào sản xuất như nguyên vật liệu, vốn, lao động thành các sản phẩm đầu ra hữu dụng cho khách hàng như hàng hóa và dịch vụ Qua bài giảng của thầy giáo, học viên có được đầy đủ kiến thức hiện đại nhất, và những

kỹ năng, công cụ cụ thể nhằm hoạch định sản xuất và vận hành tại các công ty thuộc lĩnh vực sản xuất công nghiệp hay dịch vụ Môn học này bao gồm các nội dung về thiết kế và cải tiến quy trình sản xuất nhằm giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, năng lực cạnh tranh của sản phẩm Môn học cũng trang bị cho học viên những kiến thức cần thiết để hình thành và vận hành doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp: hoạch định năng lực sản xuất, hoạch định địa điểm, lựa chọn quy trình sản xuất và bố trí mặt bằng, hoạch định nhu cầu vật tư và nguồn lực doanh nghiệp, quản trị chuỗi cung ứng, lịch trình sản xuất, quản trị chất lượng…

Sau khi học xong học viên có khả năng tốt hơn trong việc:

- Phát triển những hiểu biết về hệ thống sản xuất/ tác nghiệp: yếu tố đầu vào, quá trình tác nghiệp, sản phẩm đầu ra tại các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ

- Phát triển khả năng nhận dạng, thiết lập và phân tích các quyết định sản xuất của người quản lý sản xuất

- Phát triển những hiểu biết cơ bản về công việc của cán bộ quản lý tác nghiệp và sản xuất như: cách thức giải quyết các vấn đề sản xuất, các ngôn từ chuyên môn sử dụng, những thách thức và quan điểm của họ đối với sản xuất

- Trình bày và lý giải được phương thức sản xuất hiện đại JIT / Lean

Sau khi học tập, cùng với sự cộng tác của nhóm 3 lớp GaMBA01.X0110 học

viên đã xác định được thực trạng các lãng phí trong sản xuất, nguyên nhân và cách khắc phục tại công ty Traphaco, nơi học viên đang công tác theo quan điểm sản xuất của Lean Đặc biệt là xác định được lãng phí gia công thừa trong việc sản xuất túi nhôm bọc ngoài vỉ thuốc và thiết kế thùng catton in tên riêng cho mỗi sản phẩm

Cụ thể:

- Trước đây, do chất lượng giấy nhôm và nhựa PVC không đảm bảo nên công ty đã thiết kế thêm một túi nhôm bọc ra ngoài vỉ thuốc để khống chế không cho không khí lọt vào làm ảnh hưởng đến chất lượng viên thuốc Hiện nay do chất lượng nhựa PVC

và thiết bị ép vỉ đã được cải tiến nên không còn hiện tượng hở làm không khí có thể vào vỉ thuốc mà không cần có túi nhôm bọc ngoài Nhưng do ngại thay đổi thiết kế

và do tâm lý cho rằng người tiêu dùng đã quen sản phẩm thuốc của Traphaco có vỏ nhôm bọc ngoài vỉ thuốc nên công ty vẫn sử dụng túi nhôm như trước đây Như vậy hàng năm công ty đã sử dụng một lượng lớn giấy nhôm và công chạy máy cho việc đóng túi nhôm một cách không cần thiết Giải pháp khắc phục là mạnh dạn bỏ việc đóng túi nhôm bọc ngoài vỉ thuốc Theo dõi kỹ về chất lượng của vỉ thuốc không đóng túi nhôm để kịp thời xử lý khi phát hiện chất lượng thuốc bị ảnh hưởng do yếu

tố thay đổi này

- Quan điểm quảng cáo sản phẩm trong quá trình vận chuyển hàng nên thùng catton đựng hàng ngoài cùng của công ty thường in luôn tên sản phẩm lên trên Tuy nhiên trên thực tế hiện nay hàng hóa vận chuyển đến các hiệu thuốc thường bằng ôtô nên hiệu quả này đạt được là không cao Tình trạng này dẫn đến việc dù kích thước là giống nhau nhưng công ty vẫn phải đặt in và dự trữ số lượng thùng catton mỗi loại Như vậy công ty đã lãng phí do thiết kế thừa tên hàng vào vỏ thùng Giải pháp khắc phục cho vấn đề này là sử dụng thùng catton đa dụng, nghĩa là phần tên hàng, quy cách, ngày sản xuất, số lô sản xuất… bỏ trống để khi đóng gói người công nhân sẽ tự viết hoặc dán giấy có in những thông tin đó vào vỏ thùng

Với các phân tích về quy trình Đánh giá - lựa chọn - thanh tra nhà cung ứng vật tư tại công ty CP Traphaco đã được nêu ở phần trên, học viên sẽ đề xuất với lãnh đạo công

ty sửa đổi quy trình cho phù hợp với thực tế

Ngoài ra học viên sẽ đề xuất với Lãnh đạo nghiên cứu và áp dụng phương thức sản xuất hiện đại JIP một cách phù hợp và hiệu quả nhất giúp công ty đạt được một số lợi ích quan trọng sau:

- Giảm lượng tồn kho ở tất cả các khâu: cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

- Giảm nhu cầu về mặt bằng

- Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm và lượng sản phẩm làm lại

- Giảm thời gian phân phối trong sản xuất

- Có tính linh động cao trong phối hợp sản xuất

- Dòng sản xuất nhịp nhàng và ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn, do các công nhân

có nhiều kỹ năng nên họ có thể giúp đở lẫn nhau và thay thế trong trường hợp vắng mặt

- Tăng mức độ sản xuất và tận dụng thiết bị

- Có sự tham gia của công nhân trong việc khắc phục các sự cố của quá trình sản xuất, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân

- Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp

- Giảm nhu cầu lao động gián tiếp, tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm

Tài liệu tham khảo

1 Giáo trình, sách tham khảo môn Quản trị hoạt động do Đại học Griggs cung cấp.