Hiện nay tôi đang làm việc tại Ban Quản lý đấu thầu thuộc Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, công việc chính của Ban Quản lý đấu thầu là xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động đấu thầu của Tập
Trang 1Hiện nay tôi đang làm việc tại Ban Quản lý đấu thầu thuộc Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, công việc chính của Ban Quản lý đấu thầu là xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động đấu thầu của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam
Trong bài tập này tôi lựa chọn chủ đề để phân tích là quy trình xử lý kết quả đấu thầu của một gói thầu thuộc dự án đầu tư do Tập đoàn làm chủ đầu tư
Khi Tập đoàn làm chủ đầu tư một dự án đầu tư xây dựng, để triển khai đầu
tư dự án Tập đoàn sẽ thành lập một Ban quản lý dự án với chức năng là thay mặt chủ đầu tư quản lý dự án Quá trình tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu sẽ do Ban quản lý dự án thực hiện, cụ thể như sau:
Phát hành Hồ sơ mời thầu → Đánh giá Hồ sơ dự thầu → Lập báo cáo kết quả đấu thầu trình Chủ đầu tư phê duyệt
Mô tả quy trình tác nghiệp xử lý báo cáo kết quả đấu thầu của một gói thầu thuộc dự án đầu tư xây dựng do Ban quản lý dự án trình:
Tập đoàn Dầu khí phê
duyệt dự án đầu tư, Kế
hoạch đấu thầu của dựán
Ban quản lý dự án tổ chức đấu thầu các gói thầu theo Kế hoạch đấu thầu đã phê duyệt
Trang 2Quy trình thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu hiện nay phù hợp với các văn bản pháp luật về đấu thầu hiện hành của Việt Nam, việc thành lập Tổ thẩm định để thẩm định kết quả đấu thầu sẽ rút ngắn thời gian thẩm định do Tổ làm việc tập trung và các vấn đề thắc mắc sẽ được các thành viên trong Tổ đưa ra cùng thảo luận Đồng thời thành phần Tổ thẩm định cũng là các lãnh đạo/chuyên viên các Ban chức năng hiện đang trực tiếp theo dõi dự án do vậy chất lượng công việc thẩm định sẽ được đảm bảo Bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề làm ảnh hưởng đến thời gian thẩm định và chất lượng công tác thẩm định Cụ thể là, khi Tổ thẩm định đang làm việc thì lại có sự thay đổi về nhân sự hoặc chuyên viên phục trách
dự án bận đi công tác hoặc đang bận xử lý một công việc khác cùng thời gian đúng
Ban quản lý dự án lập báo cáo và trình Tập đoàn phê duyệt kết quả đấu thầu
Phó tổng Giám đốc phụ
trách dự án sẽ giao Ban
quản lý đấu thầu chủ trì
xử lý
Phó tổng Giám đốc phụ
trách dự án ký quyết định
thành lập Tổ thẩm định
kết quả đấu thầu
Tổ thẩm định thẩm định kết quả đấu thầu do Ban quản lý dự án trình
Trình Lãnh đạo Tập đoàn báo cáo thẩm định: kiến nghị phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc phương án xử lý khác
Trang 3Ban chức năng sẽ phải cử cán bộ/chuyên viên khác thay thế tiếp tục thực hiện công việc
Việc kéo dài thời gian thẩm định hoặc chất lượng công tác thẩm định kết quả đấu thầu bị ảnh hưởng vì các lý do sau:
- Do đặc thù Tập đoàn Dầu khí là công ty mẹ do vậy mỗi lãnh đạo Ban/chuyên viên sẽ theo dõi nhiều đơn vị/dự án nên trong thời gian tham gia Tổ thẩm định họ vẫn đồng thời phải xử lý các vấn đề khác dẫn đến quá trình thẩm định đôi lúc bị kéo dài hơn so với dự định;
- Do việc trình kết quả đấu thầu không có kế hoạch từ trước nên có trường hợp chuyên viên phục trách dự án đi công tác, Ban chức năng sẽ phải cử chuyên viên khác tham gia Tổ thẩm định do vậy họ sẽ phải mất một khoảng thời gian để tìm hiểu về dự án/gói thầu điều này làm ảnh hưởng chung tới thời gian hoàn thành cũng như chất lượng công việc của Tổ
Để khắc phục vấn đề này, Tập đoàn Dầu khí cần ban hành quy chế hoạt động và phối hợp đối với các hoạt động tác nghiệp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn như:
- Các Ban quản lý dự án cần có kế hoạch triển khai công việc cụ thể và phối hợp chặt chẽ với các Ban chức năng của Tập đoàn
- Các Ban chức năng của Tập đoàn: đối với mỗi công việc nên phân công cho 2 chuyên viên theo dõi (1 chính, 1 phụ) để có phương án dự phòng khi chuyên viên phụ trách chính bận việc hoặc đi công tác
- Trong thời gian chuyên viên tham gia thẩm định kết quả đấu thầu, lãnh đạo Ban không nên giao thêm việc gì khác hoặc cử chuyên viên đó đi công tác
2
Môn học Quản trị Tác nghiệp giúp tôi nhận thức được tầm quan trọng của quản trị tác nghiệp Do đặc thù công việc thiên về quản lý nên mặc dù từ trước đến nay chúng tôi vẫn đang thực hiện một số nội dung có trong quá trình tác nghiệp
Trang 4nêu trong giáo trình của nhà trường và bài giảng của thầy giáo tuy nhiên còn thiếu nhiều vấn đề và thiếu khoa học
Nghiên cứu “Quản trị tác nghiệp” và “Chức năng và quá trình tác nghiệp”, tôi đã hiểu được tác nghiệp là một bộ phận mà doanh nghiệp phải bỏ nhiều chi phí nhất Để công việc của Ban Quản lý đấu thầu đạt kết quả tốt không chỉ về thời gian
xử lý công việc mà còn cả chất lượng xử lý, một số nội dung trong phần “Chức năng và quá trình tác nghiệp” có thể áp dụng vào hoạt động của Ban như:
- Lập kế hoạch: Lập kế hoạch sử dụng lao động; Lập kế hoạch cải thiện chất lượng;
- Tổ chức: Phân giao công việc cho các bộ phận; Phân giao công việc cho nhân viên phù hợp với năng lực của bộ phận và nhân viên;
- Lãnh đạo: Xây dựng bầu không khí làm việc hăng say; Thúc đẩy nhân viên hợp tác, chia sẻ; Đào tạo nhân viên; Giải quyết các vấn đề, khúc mắc giữa các cá nhân, bộ phận;
- Kiểm tra: Kiểm tra tiến độ các kế hoạch
Bên cạnh những nội dung nêu tại “Chức năng và quá trình tác nghiệp” thì một số lãng phí trong 7 loại lãng phí theo quan điểm sản xuất LEAN cũng cần được lưu ý để quá trình quản lý và xử lý công việc của Ban Quản lý đấu thầu được tốt hơn, các lãng phí đó là:
- Sản xuất thừa: Ở đây sản xuất thừa là bố trí những người có trình độ chuyên môn và năng lực tốt xử lý các công việc có tính chất đơn giản hoặc bố trí thừa người để xử lý một công việc;
- Lưu kho: Khi nhận viên được giao xử lý một việc, vì một lý do nào đó nhân viên đó không xử lý ngay công việc;
- Vận chuyển: Nhiều trường hợp, khi Ban Quản lý đấu thầu nhận được nhiệm vụ (công văn đến qua đường fax) tuy nhiên các tài liệu kèm theo mới đang trên đường chuyển đến
Chức năng và nhiệm vụ chính của Ban Quản lý đấu thầu gồm:
Trang 5a Chủ trì xử lý, thẩm định các nội dung liên quan đến hoạt động đấu thầu của Tập đoàn Dầu khí gồm: Kế hoạch đấu thầu, Hồ sơ mời thầu, Danh sách mời thầu, Kết quả đấu thầu và các nội dung liên quan khác
b Chủ trì tổ chức các đoàn kiểm tra hoạt động đấu thầu tại các đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí
c Chủ trì soạn thảo các văn bản quy định nội bộ của Tập đoàn Dầu khí trong lĩnh vực đấu thầu
d Chủ trì xử lý các khiếu kiện liên quan đến hoạt động đấu thầu của Tập đoàn Dầu khí và của các đơn vị thành viên
Đối với các hoạt động a và b, khi áp dụng các kiến thức đã học nêu trên sẽ giúp cho công việc của Ban Quản lý đấu thầu sẽ được cải thiện tốt thêm, cụ thể như sau:
- Lập kế hoạch sử dụng lao động: Việc lập kế hoạch sử dụng lao động sẽ giúp cho Ban Quản lý đấu thầu chủ động và luôn đảm bảo các công việc được xử lý đúng thời hạn và chất lượng Có thời điểm, Ban Quản lý đấu thầu vừa phải đi kiểm tra hoạt động đấu thầu của các đơn vị thành viên của Tập đoàn đồng thời vẫn xử lý các vấn đề về đấu thầu của Tập đoàn Nếu không lập kế hoạch sử dụng lao động thì rất khó có thể hoàn thành các nhiệm vụ được giao;
- Lập kế hoạch cải thiện chất lượng: Rút ngắn thời gian xử lý;
- Phân giao công việc cho các bộ phận: Chía Ban Quản lý đấu thầu thành các Phòng chức năng để thuận tiện trong theo dõi và quản lý công việc;
- Phân giao công việc cho nhân viên: Phân việc cho nhân viên phải phù hợp với chuyên môn đào tạo và năng lực của nhân viên Công việc xử lý các vấn đề liên quan đến đấu thầu đòi hỏi chuyên viên phải có kiến thức tổng hợp và vận dụng linh hoạt các văn bản pháp luật;
- Xây dựng bầu không khí làm việc hăng say; Thúc đẩy nhân viên hợp tác, chia sẻ; Đào tạo nhân viên; Giải quyết các vấn đề, khúc mắc giữa các cá nhân, bộ phận: Đây là các công việc cần thiết để Ban Quản lý đấu thầu
Trang 6hoàn thành nhiệm vụ được giao và nhân viên gắn bó, làm việc cống hiến
vì lợi ích chung của Ban;
- Kiểm tra tiến độ các kế hoạch: Hàng năm Tập đoàn Dầu khí đều thành lập các đoàn kiểm tra hoạt động đấu thầu của các đơn vị thành viên của Tập đoàn Với một khối lượng công việc khá lớn, nếu Ban Quản lý đấu thầu không lập kế hoạch kiểm tra chi tiết và không thường xuyên kiểm tra tiến
độ thực hiện thì rất khó hoàn thành các nhiệm vụ được giao khác
- Bố trí nhân viên xử lý phù hợp với độ phức tạp của công việc, tránh lãng phí nguồn lực
- Giảm thiểu thời gian công văn/tài liệu lưu tại bộ phận/nhân viên mà không được xử lý ngay để có thể rút ngắn tối đa thời gian xử lý công việc
Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế, Griggs University;