Bài tập về quy trình tác nghiệp tại doanh nghiệp

Vì vậy theo tôi trước hết phải hiểu quy trình quản lý: Nội dung quy trình quản lý theo khoa học dựa trên 4 nguyên tắc sau: 1- Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày củ

Bài tập về quy trình tác nghiệp tại doanh nghiệp

1: Lựa chọn một quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp

hoặc tổ chức của anh chị mà hiện nay anh chị đang tham gia vào Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang thực hiện hiện nay Theo anh chị quy trình này có những bất cập hay nhược điểm gì cho công tác quản lý Vì sao? Theo anh chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên tốt hơn

Muốn tác nghiệp đựơc tốt, phải quản lý tôt

Vì vậy theo tôi trước hết phải hiểu quy trình quản lý:

Nội dung quy trình quản lý theo khoa học dựa trên 4 nguyên tắc sau:

1- Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp (chia nhỏ các phần việc) và xây dựng định mức cho từng phần việc Định mức được xây dựng qua thực nghiệm (bấm giờ từng động tác)

2- Đối với mỗi nhân công, hãy cẩn thận chọn lựa, huấn luyện, tái huấn luyện

và phát triển họ theo phương pháp thành thạo từng việc, thay cho công nhân “vạn năng” (biết nhiều việc song không thành thục) Các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa và môi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao độ

3- Kiểm soát nhân công để bảo đảm rằng tất cả mọi công việc được hoàn thành theo đúng những qui định đã được đề ra đồng thời thực hiện chế độ tiền công theo số lượng sản phẩm (hợp lệ về chất lượng) và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân

4- Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể Mỗi quản trị viên phải thực hiện đúng phần công việc của mình, thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục

Lý thuyết quản lý khoa học của Frederick Winslow Taylor đã mở ra cuộc cải cách về quản lý doanh nghiệp, tạo được bước tiến dài theo hướng quản lý một cách khoa học trong thế kỷ 20 Một trong những người áp dụng thành công nhất thuyết của Frederick Winslow Taylor là Henry Ford Ông đã ứng dụng lý thuyết của Taylor vào hệ thống dây chuyền sản xuất ôtô con của ông ta Cho nên thuyết Taylor thường được đề cập cùng với hay thuyết Ford, bởi vì nó đã được liên kết chặt chẽ với phương pháp sản xuất hàng loạt trong các xưởng sản xuất

Cũng trong giai đoạn của những thế kỷ 19 và 20 các nhà nghiên cứu cũng đã chỉ ra những hạn chế mang tính cơ giới của tư tưởng “con người kinh tế”, đặt nhân

tố con người lên trên nhân tố trang bị kỹ thuật, nhân bản hóa quan hệ quản lý, dân chủ hóa sản xuất, phát huy động lực vật chất và tinh thần với tính công bằng cao hơn và đề cao quan hệ hợp tác hòa hợp giữa người quản lý với công nhân

Đóng góp đáng kể vào quá trình đó có công lao của Henry L Gantt (1861 -1919) về hệ thống tiền thưởng: Khuyến khích công nhân sau một ngày làm việc nếu họ làm việc tốt và khuyến khích cho đốc công, quản đốc dựa vào kết quả làm

việc của công nhân; Frank B (1868 - 1924) và Liliant M Gibreth (1878 -1972) Hai tác giả này đã nghiên cứu rất chi tiết quá trình thực hiện và quan hệ giữa các thao tác, động tác và cử động với một mức độ căng thẳng và mệt mỏi nhất định của công nhân trong quá trình làm việc, từ đó đưa ra phương pháp thực hành tối ưu nhằm tăng năng suất lao động, giảm sự mệt mỏi của công nhân đồng thời đề cập về

cơ hội thăng tiến của người công nhân

Ngoài ra còn một số lý thuyết khác quan tâm và đề cao yếu tố con người, môi trường làm việc Nhóm lý thuyết này nhấn mạnh vai trò con người trong tổ chức, quan điểm của nhóm này cho rằng năng suất lao động không chỉ do yếu tố vật chất quyết định mà còn do nhu cầu tâm lý xã hội của con người, điều kiện làm việc và vai trò của tổ chức

Dựa trên những thuyết cơ bản trên, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ

và sự thay đổi nhanh chóng của thị trường đã phát triển một số nguyên tắc quản trị nổi tiếng nhằm nâng cao năng suất và đồng thời đề cao mối quan hệ của con người trong công việc: quản trị con người và tổ chức của Emerson; Nguyên tắc tổ chức của một quản trị gia người Pháp là Henri Fayol; Hay năm 1947, James D Mooney

Theo quy trình trên vì vậy tôi đi sâu phân tích phần 2 này.

2 Theo anh chị những nội dung nào trong Quản trị tác nghiệp này có thể áp

dụng vào công việc của anh chị hoặc của doanh nghiệp anh chị hiện nay? Hiện nay anh chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?

Quản trị sản xuất và tác nghiệp là một môn khoa học cần được nghiên cứu và

áp dụng vào cuộc sống, trong các doanh nghiệp, nhất là đối với những nhà quản lý doanh nghiệp Vì vây là cán bộ công tác tại Cty tư vấn thiết kế và xây dựng Yên Bái sau khi học xong môn học này, tham khảo các thông tin liên quan qua sách báo, qua mạng cũng như nhìn nhận từ thực tế trong và ngoài một số công ty tư vấn

xây dựng trong và ngoài tỉnh Tôi xin trình bày về các vấn đề đặt ra theo yêu cầu của bài tập cá nhân môn học này như sau :

Báo cáo này tập trung phân tích các vấn đề đặt ra tại Cty nơi tôi đang quản lý

và công tác, nội dung báo cáo sẽ tập trung vào các vấn đề:

- Các yếu tố bên ngoài tác động tới hoạt động tác nghiệp hiện nay của Cty

- Ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất cho Cty hiện nay

- Xác định các điều kiện cần thiết bên trong của Cty để thực hiện các ưu tiên này

Hệ thống sản xuất và tác nghiệp sẽ đóng góp đáng kể vào việc đạt được các ưu tiên cạnh tranh này

- Các rào cản mà Cty có thể gặp phải

BÁO CÁO TÓM TẮT VỀ CÔNG TY

* Cty tư vấn thiết kế và xây dựng Yên Bái thành lập năm 1997 Là một Doanh

nghiệp nhỏ đóng trên địa bàn tỉnh Yên Bái, ngành nghề kinh doanh Tư vấn thiết

kế, lập dự án đầu tư, lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu, tư vấn giám sát các công trình xây dựng: Dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, điện nước và hạ tầng

kỹ thuật…,Công ty tuy mới thành lập nhưng có đội ngũ cán bộ kỹ thuật, kỹ sư, kiến trúc sư giỏi có nhiều năm kinh nghiệm đã và đang làm chủ trì, quản lý nhiều công trình có quy mô lớn, phức tạp cũng như giá trị cao Ngoài những hợp đồng trong tỉnh, công ty còn tiếp cận và mở rộng hoạt động ra cả tỉnh ngoài có doanh thu bình quân hàng năm khoảng trên 10 tỷ đồng và năm sau cao hơn năm trước, hàng năm nộp ngân sách cho nhà nước hàng tỷ đồng, vì vậy ngoài sự tồn tại và phát triển của công ty còn góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy công cuộc phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

1 Các yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động sản xuất và tác nghiệp hiện nay đối với công ty:

Công ty từ những năm mới thành lập thực sự là rất khó khăn mà các yếu tố tác động từ bên trong là rất lớn, vì rất nhiều lý do: từ trụ sở phải đi thuê, thiết bị làm việc thì thiếu thốn, cán bộ công nhân viên thì mới mẻ và chưa làm việc nhiều với nhau, công việc còn ít, chưa có nhiều mối quan hệ với khách hàng…, Nhưng những yếu tố tác động từ bên ngoài mới là quan trọng đối với công ty Nhất là từ cuối năm 2008 đên nay, khủng hoảng kinh tế lan rộng trên toàn thế giới gây ảnh hưởng mạnh mẽ tới tất cả các Quốc gia trên thế giới và Việt Nam cũng không là một ngoại lệ Ngành xây dựng cũng bị ảnh hưởng nghiêm trọng sau khi chính phủ chống lạm phát bằng việc cắt giảm đầu tư nhiều công trình xây dựng không trọng điểm, trong đó có nhiều công trình mà Cty đã ký hợp đồng với khách hàng, có những hợp đồng đang triển khai cũng phải tạm dừng hoặc giãn tiến độ, cộng với sự cạnh tranh của nhiều công ty tư vấn trong và ngoài tỉnh, Tỉnh Yên Bái mặc dù diện tích và dân số không lớn vậy mà hiện tại có tới gần bốn mươi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh có ngành nghề tương tự Cty, Tỉnh Yên bái nằm sát cạnh Tỉnh Phú Thọ và xa hơn một chút là tỉnh Vĩnh Phúc , nơi có rất nhiều các viện nghiên cứu ,và một số trường có đào tạo về ngành kiến trúc xây dựng, đặc biệt hơn là rất nhiều công ty, trung tâm hoạt động về tư vấn xây dựng lớn, có thương hiệu, đội ngũ cán

bộ có bằng cấp và đang triển khai nhiều dự án có quy mô từ nhỏ đến lớn ở địa bàn tỉnh, do vậy lượng khách hàng của công ty cũng giảm và đang cạnh tranh, gây ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả kinh doanh cũng như doanh thu của công ty

Trong năm 2010 và những tháng đầu năm 2011 giá cả một số nguyên vật liệu xây dựng tăng cao, cộng với việc các ngân hàng không cho vay vốn và ngược lại lại tăng cường thúc ép các khách hàng trả nợ Do vậy rất nhiều chủ đầu tư rất khó khăn về vốn để thanh toán cho các nhà thầu tư vấn và thi công đã gây ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả kinh doanh của công ty, cùng với ngành điện lại tăng giá điện thêm 14-20% áp dụng vào đầu tháng 3 năm 2011 mà công ty chủ yếu sử dụng thiết bị bằng máy móc như máy vi tính, máy photocopy, điều hòa nhiệt độ… vì vậy

những chi phí đầu vào đó cũng làm tăng giá thành sản phẩm mà đơn giá, định mức chi phí tư vấn thì không tăng, cho nên việc hoạt động kinh doanh của công tư càng trở nên khó khăn

2 Ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất của công ty

Trước những khó khăn trên theo ý kiến của tôi nói riêng và của công ty nói chung ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất cho công ty hiện nay là cần tập trung vào 2 chiến lược, đó là:

2.1 Cạnh tranh bằng sự khác biệt:

Thực tế, trong lĩnh vực hoạt động xây dựng các công ty tư vấn xây dựng hoạt động đều phải chấp hành đúng luật xây dựng cũng như pháp luật nhà nước, hành nghề theo đúng giấy phép đăng ký kinh doanh, công ty nào muốn tồn tại phát triển ngày một lớn mạnh và có thương hiệu thì đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao nhất Theo tôi điểm nhấn để tạo sự khác biệt trong cạnh tranh trong ngành tư vấn xây dựng chính là ở chất lượng sản phẩm ,tiến độ hoàn thành sản phẩm nhanh nhất Sự khác biệt nữa là công ty đủ trình độ và năng lực làm chủ đầu tư thực hiện các dự án mà các chủ đầu tư không có đủ năng lực quản lý Đối với các công ty liên doanh và doanh nghiệp nước ngoài, nhà ở, biệt thự tư nhân công ty nhận từ thiết kế đến thi công, thiết kế và hoàn thiện nội ngoại thất hợp đồng chọn gói chìa khóa chao tay

Và điều khác biệt của công ty nữa là cả tỉnh Yên bái chỉ có mỗi công ty tư vấn xây dựng Yên bái mới có chứng nhận ISO 900

2.2 Cạnh tranh nhờ chi phí và khuyến khích

Công ty phải thực hiện tốt việc tiết kiệm chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở tại các phòng ban, các xưởng thiết kế, xí nghiệp khảo sát, việc này sẽ giúp cho đơn vị chủ động hơn trong việc xây dựng giá thành sản phẩm, cụ thể là giá trị dự toán công trình nội bộ, từ đó đưa ra các quyết định cho giá thành sản

phẩm có thể ký kết hợp đồng với khách hàng, tăng tính cạnh tranh so với các đối thủ khác Một số biện pháp cụ thể cần áp dụng như:

- Tiến hành công tác quản lý bằng cơ chế khoán với nhiều hình thức như : khoán doanh thu, Khoán sản phẩm, khoán chi phí, khoán định mức…

- Xây dựng chương trình hành động tiết kiệm chi phí chống lãng phí tại từng khâu công việc Quán triệt ý thức tiết kiệm tới từng cán bộ công nhân viên trong đơn vị

- Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc thực thi các văn bản khoán, các định mức chi phí Xây dựng chế tài thưởng, phạt rõ ràng trong việc từng bộ phận và trong công ty

- Ngoài ra công ty còn khuyến khích bằng việc chi thưởng cho tập thể và cá nhân nào hoàn thành công việc được giao sớm đảm bảo chất lượng trích phần trăm hoa hồng cho cá nhân tập thể nào mang được công việc về cho công ty

3 Xác định các điều kiện cần thiết bên trong của công ty để thực hiện các ưu tiên này Hệ thống sản xuất và tác nghiệp sẽ đóng góp như thế nào vào việc đạt được các ưu tiên cạnh tranh này?

Từ những yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động sản xuất và tác nghiệp trên công ty cũng đã và đang rất quan tâm , nghiên cứu rất kỹ các điều kiện cần thiết

bên trong của công ty : bên trong của công ty để thực hiện các ưu tiên này

3.1 Xác định các điều kiện cần thiết

Để thực hiện tốt các ưu tiên trên đòi hỏi một số các điều kiện như :

- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mỗi cán bộ, nhân viên của công ty nắm vứng và hiểu rõ được các ưu tiên cạnh tranh của công ty Từ đó, mỗi cán bộ, nhân viên trong đơn vị sẽ thấy được trách nhiệm của mình và có nỗ lực nhiều hơn để hoàn thành tốt các công việc được giao

- Chuẩn bị nguồn vốn cho việc đầu tư cải tạo mở rộng công ty, nâng cấp thiết bị, lập kế hoạch kinh phí cho việc đào tạo nguồn nhân lực Bố trí sắp xếp kế hoạch cải tạo, nâng cấp hợp lý để không ảnh hưởng đến hoạt động và nhiệm vụ chiến lược

kinh doanh của đơn vị: Yêu cầu căn cứ vào kế hoạch năm, quý và hàng tháng để thực hiện Lập phương án cải tạo, sửa chữa nâng cấp cho phù hợp, không làm gián đoạn tới hệ thống sản xuất và tác nghiệp của công ty

- Có kế hoạch đào tạo chuyên sâu, đào tạo nâng cao cho cán bộ, nhân viên trong Cty Chú trọng sắp xếp thời gian cử cán bộ nhân viên đi đào tạo tập huấn ở các lớp học mà bộ xây dựng, viện kiến trúc mở, cập nhật kịp tời những nghị định, thông tư hướng dẫn của chính phủ và các bộ phát hành, cũng như khảo sát giá cả thị trường kịp thời để áp vào dợ toán công trình xây dựng

- Phối hợp, thống nhất giữa các đơn vị, phòng ban, xí nghiệp tạo ra những mắt xích liên kết và trao đổi công việc một cách hài hoà và hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu ưu tiên trên

- Công tác chỉ đạo quản lý cần quyết liệt,sát sao, linh hoạt

- Xây dựng các văn bản khoán, định mức chi phí, chương trình tiết kiệm, rõ ràng và có bổ sung, điều chỉnh để phù hợp với điều kiện hoàn cảnh từng thời kỳ

- Xây dựng mô hình văn hóa ứng sử, văn hoá doanh nghiệp và đưa ra những quy định, điều luật, điều lệ công ty chặt chẽ, chế độ thưởng phạt rõ ràng công bằng

3.2 Hệ thống sản xuất và tác nghiệp sẽ đóng góp như thế nào vào việc đạt được các ưu tiên cạnh tranh này?

- Hệ thống tác nghiệp được bố trí khoa học, phân công cụ thể, phân định trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp công ty hoàn thành được các ưu tiên cạnh tranh Các phòng ban, xưởng thiết kế, xí nghiệp khảo sát … thực hiện đúng chức năng, nhiệm

vụ chuyên môn của bộ phận mình sẽ giúp cho bộ máy hoạt động của công ty được nhịp nhàng ăn khớp Kết quả cuối cùng là tạo ra chất lượng dịch vụ tốt đáp ứng yêu cầu của khách hàng

- Căn cứ vào kế hoạch xây dựng cải tạo sửa chữa, đào tạo các khâu có liên quan, triển khai cụ thể về bố trí, sắp xếp nhân lực, phối hợp, thực hiện từ đó tạo sự chủ động hoàn thành công việc của từng cá nhân, phòng ban, xưởng xí của mình

- Căn cứ vào các văn bản khoán sản phẩm, các định mức chi phí đã được quy định cũng như kế hoạch tiết kiệm chi phí các phòng ban chức năng tăng cường công tác quản lý, giám sát thực hiện chức năng giám đốc bằng đồng tiền; các bộ phận trực tiếp tổ chức hoạt động của bộ phận mình để hoàn thành tốt các văn bản khoán, các định mức chi phí từ đó tạo tiền đề cho việc cạnh tranh về giá cả sản phẩm công ty mình với các đối thủ cạnh tranh khác

4 Các rào cản nào có thể gặp phải?

- Việc vừa phải đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh vừa thúc đẩy sự phát triển mở rộng công ty, đào tạo và nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty Tạo ra nhu cầu khách hàng là những công việc hết sức khó khăn và nan giải

- Đội ngũ cán bộ kỹ sư, kiến trúc sư phần đông là mới ra trường xin vào công ty, trình độ thì có nhưng chưa có kinh nghiệm công tác, chưa làm chủ trì được những dự án có quy mô lớn và nhất là khi đi bảo vệ đồ án còn núng túng

- Trình độ, năng lực của cán bộ quản lý, kế toán trong đơn vị không đồng đều Một số bộ phận kế toán xưởng, kế toán xí nghiệp báo cáo còn chậm và chưa chính xác về số liệu, bộ phân kế toán chuyên thu chưa linh hoạt trong việc đôn đốc

và thanh toán công nợ với khách hàng gây ảnh hưởng rất lớn tới quá trình triển khai chiến lược cạnh tranh của công ty

- Tâm lý thụ động trong công việc, cả nể trong công tác quản lý, e ngại sự đổi mới, trông chờ, ỷ lại cũng là nhân tố tác động tiêu cực

- Tăng cường công tác quản lý, giám sát sẽ tạo ra những phản ứng thiếu tích cực, bất hợp tác của một số cán bộ, kỹ sư, kiến trúc sư có nhiều năm kinh nghiệm còn có tính tự cao và vẫn quen với nếp làm việc cũ cũng gây ảnh hưởng không nhỏ tới công việc điều hành và quản lý của công ty

5 Kết luận :

Công ty Tư vấn thiết kế và xây dựng Yên Bái trong những năm qua việc hoạt động sản xuất và tác nghiệp cơ bản là đã đi đúng xu hướng hiện đại kinh doanh có hiệu quả, nhờ vào những thuận lợi :Công ty đóng trên địa bàn của một tỉnh có nguồn ngân sách lớn từ việc thu thuế của các doanh nghiệp, và nhất là thời gian này khi

mà chính phủ có những khoản đầu tư nhằm kích cầu, do vậy ngành xây dựng nói chung, tư vấn xây dựng nói riêng cũng có nhiều cơ hội ký kết được những hợp đông tư vấn lập xây dựng Bên cạnh đó thì những khó khăn với công ty cũng rất lớn nhất là các văn bản pháp luật về xây dựng ngày một chặt chẽ, yêu cầu đòi hỏi sản phẩm tư vấn có chất lượng ngày một cao, giá cả thì cạnh tranh, các đối tác họ cũng luôn luôn tìm cách cạnh tranh và tiếp cận ngay cả với những khách hàng truyền thống của công ty

Từ những thuận lợi và khó khăn trên theo ý kiến của tôi công ty muốn tồn tại và phát triển thì tập thể cán bộ toàn công ty phải cố gắng đoàn kết và hợp tác tích cực với nhau, chia sẻ những khó khăn , không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ kỹ thuật, học hỏi kinh nghiệm từ các công ty tư vấn có thương hiệu cả trong và ngoài nước, phát huy tính sáng tạo luôn luôn đổi mới và gia tăng chất lượng sản phẩm Nhất là bộ máy quản lý của công ty phải lãnh đạo công ty một cách khoa học có tầm nhìn chiến lược, luôn đi đầu trong mọi lĩnh vực công tác kinh doanh nghiên cứu và áp dụng hiệu quả công tác quản trị sản xuất và tác nghiệp trong công ty của mình Nếu mà thực hiện tốt những điều đó thì tôi tin rằng công ty ngày một lớn mạnh và có thương hiệu trong và ngoài nước

Tài liệu tham khảo

- Tài liệu môn học Quản trị hoạt động - Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh Global Advanced MBA - ĐH Griggs

- Tài liệu của bộ Xây dựng Việt Nam…