Quy trình tác nghiệp hệ thống thanh toán chuyển tiền trong hệ thống agribank

Quy trình tác nghiệp hệ thống thanh toán tại NHNo&PTNT Việt Nam bao gồm các bước sau: 1 Điền thông tin chuyển tiền 2 Lập lệnh chuyển tiền 3 Duyệt lệnh chuyển tiền đi Giao dịch viên Đ S K

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP HỆ THỐNG THANH TOÁN CHUYỂN TIỀN

TRONG HỆ THỐNG AGRIBANK

Thành lập ngày 26/3/1988, hoạt động theo Luật các Tổ chức Tín dụng Việt Nam, đến nay Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Agribank là ngân hàng thương mại hàng đầu giữ vai trò chủ đạo và chủ lực trong phát triển kinh tế Việt Nam, đặc biệt là đầu tư cho nông nghiệp, nông dân, nông thôn Agribank là ngân hàng lớn nhất Việt Nam cả về vốn, tài sản, đội ngũ cán bộ nhân viên, mạng lưới hoạt động và số lượng khách hàng.Tính đến tháng 12/2009, vị thế dẫn đầu của Agribank vẫn được khẳng định với trên nhiều phương diện:

- Tổng nguồn vốn 434.331 tỷ đồng

- Vốn tự có: 22.176 tỷ đồng

- Tổng tài sản 470.000 tỷ đồng

- Tổng dư nợ 354.112 tỷ đồng

- Mạng lưới hoạt động: 2300 chi nhánh và phòng giao dịch trên toàn quốc

- Nhân sự: 35.135 cán bộ

Agribank luôn chú trọng đầu tư đổi mới và ứng dụng công nghệ ngân hàng phục vụ đắc lực cho công tác quản trị kinh doanh và phát triển màng lưới dịch vụ ngân hàng tiên tiến Agribank là ngân hàng đầu tiên hoàn thành Dự án Hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng (IPCAS) do Ngân hàng Thế giới tài trợ Với hệ thống IPCAS đã được hoàn thiện, Agribank đủ năng lực cung ứng các sản phẩm, dịch

vụ ngân hàng hiện đại, với độ an toàn và chính xác cao đến mọi đối tượng khách hàng trong và ngoài nước Hiện nay Agribank đang có 10 triệu khách hàng là hộ sản xuất, 30.000 khách hàng là doanh nghiệp

Agribank là một trong số các ngân hàng có quan hệ ngân hàng đại lý lớn nhất Việt Nam với 1.034 ngân hàng đại lý tại 95 quốc gia và vùng lãnh thổ

Agribank hiện là Chủ tịch Hiệp hội Tín dụng Nông nghiệp Nông thôn Châu Á Thái Bình Dương (APRACA), là thành viên Hiệp hội Tín dụng Nông nghiệp Quốc tế (CICA) và Hiệp hội Ngân hàng Châu Á (ABA); đã đăng cai tổ chức nhiều hội nghị quốc tế lớn như Hội nghị FAO năm 1991, Hội nghị APRACA năm 1996 và năm

2004, Hội nghị tín dụng nông nghiệp quốc tế CICA năm 2001, Hội nghị APRACA về thuỷ sản năm 2002

Agribank là ngân hàng hàng đầu tại Việt Nam trong việc tiếp nhận và triển khai các

dự án nước ngoài Trong bối cảnh kinh tế diễn biến phức tạp, Agribank vẫn được các

tổ chức quốc tế như Ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàng Phát triển châu Á (ADB),

Cơ quan phát triển Pháp (AFD), Ngân hàng Đầu tư châu Âu (EIB)… tin tưởng giao phó triển khai 136 dự án với tổng số vốn tiếp nhận đạt trên 4,2 tỷ USD, số giải ngân hơn 2,3 tỷ USD Song song đó, Agribank không ngừng tiếp cận, thu hút các dự án mới: Hợp đồng tài trợ với Ngân hàng Đầu tư châu Âu (EIB) giai đoạn II; Dự án tài chính nông thôn III do WB tài trợ; Dự án Biogas do ADB tài trợ; Dự án JIBIC của Nhật Bản; Dự án phát triển cao su tiểu điền do AFD tài trợ

Bên cạnh nhiệm vụ kinh doanh, Agribank còn thể hiện trách nhiệm xã hội của một doanh nghiệp lớn với sự nghiệp An sinh xã hội của đất nước Chỉ riêng năm 2009, Agribank đã đóng góp xây dựng hàng chục trường học, hàng trăm ngôi nhà tình nghĩa, chữa bệnh và tặng hàng vạn suất quà cho đồng bào nghèo, đồng bào bị thiên tai với số tiền hàng trăm tỷ đồng Thực hiện Nghị quyết 30a/2008/NQ-CP của Chính phủ về chương trình hỗ trợ giảm nghèo nhanh và bền vững đối với 61 huyện nghèo thuộc 20 tỉnh, Agribank đã triển khai hỗ trợ 160 tỷ đồng cho hai huyện Mường Ảng

và Tủa Chùa thuộc tỉnh Điện Biên Cũng trong năm 2009, Agribank vinh dự được đón Tổng Bí thư Nông Đức Mạnh tới thăm và làm việc vào đúng dịp kỷ niệm 21 năm ngày thành lập (26/3/1988 - 26/3/2009)

Các sản phẩm Agribank cung cấp chủ yếu:

Các sản phẩm huy động vốn:Tiền gửi không kỳ hạn của tổ chức, cá nhân; Tiền gửi

có kỳ hạn của tổ chức, cá nhân; Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn, có kỳ hạn; Phát hành kỳ phiếu; Phát hành trái phiếu; Nhận vốn ủy thác

Các sản phẩm về cho vay như: Tài trợ xuất khẩu, nhập khẩu; Cho vay bổ sung vốn

lưu động; cho vay hộ kinh doanh tiểu thương; Tài trợ dự án; Đồng tài trợ; Bao thanh toán; Các sản phẩm cho vay đầu tư Bất động sản, cho may mua nhà để ở; Các sản phẩm cho vay mua ô tô kinh doanh, đi lại như: Sản phẩm ô tô doanh nhân, doanh nhân thành đạt; Các sản phẩm cho vay đầu tư chứng khoán; Các sản phẩm cho vay tiêu dùng

Các sản phẩm thanh toán: Thanh toán chuyển tiền trong nước; Thanh toán quốc tế: Nhờ thu, L/c nhập, xuất khẩu, điện chuyển tiền

Các sản phẩm khác: Thẻ, kinh doanh ngoại tệ, đầu tư chứng khoán, trái phiếu, ủy

thác, góp vốn

Với xu hướng xây dựng Ngân hàng hiện đại giảm rủi ro tín dụng và tăng thu ngoài tín dụng (Thu dịch vụ: chuyển tiền, quản lý dòng tiền, tài khoản đầu tư tự động, các sản phẩm tiện ích khác,…) Do vậy tôi chọn “Quy trình tác nghiệp hệ thống thanh toán chuyển tiền trong hệ thống Agribank”

I Quy trình tác nghiệp hệ thống thanh toán chuyển tiền trong hệ thống Agribank.

Quy trình tác nghiệp hệ thống thanh toán tại NHNo&PTNT Việt Nam bao gồm các bước sau:

(1) Điền thông tin chuyển tiền

(2) Lập lệnh chuyển tiền

(3) Duyệt lệnh chuyển tiền đi

Giao dịch viên

Đ S

Kiểm soát

NH đi

Đ

S

Kiểm soát NH nhận Khách hàng

Giao dịch viên

Đ

S

(4) Duyệt lệnh chuyển tiền đến (7) Hoàn trả lệnh

(5) Chi trả cho người hưởng

Ngân hàng gửi

Ngân hàng nhận

Bước 1: Điền thông tin chuyển tiền:

Bước này khách hàng đến Ngân hàng chuyển tiền cho người nhận nhận tại chi nhánh Agribank Khách hàng sẽ phải điền thông tin: Họ tên người gửi, Họ tên người nhận,

Số tài khoản người nhận ( người nhận có tài khoản mở tại Agribank) hoặc Số chứng minh nhân dân, Ngân hàng nhận,… Sau khi điền đầy đủ thông tin chuyển cho Giao dịch viên giao dịch

Bước 2: Lập lệnh chuyển tiền đi:

Sau khi khách hàng điền đầy đủ thông tin vào lệnh chuyển tiền (Uỷ nhiệm chi hoặc giấy chuyển tiền) Giao dịch viên thực hiện kiểm tra thông tin khách hàng điền đã đầy

đủ, đúng quy định thì thực hiện lập lệnh chuyển tiền trên phần mềm Agribank, nếu sai hoặc thiếu thì chuyển trả lại khách hàng và đề nghị bổ sung thông tin hoặc điền lại thông tin chuyển tiền khác Lập lệnh xong, Giao dịch viên chuyển chứng từ cho Kiểm soát giao dịch duyệt

Bước 3: Duyệt lệnh chuyển tiền đi:

Kiểm soát Ngân hàng đi nhận chứng từ do giao dịch viên chuyển đến, thực hiện kiểm tra thông tin giữa chứng từ gốc do khách hàng lập và chứng từ điện tử do Giao dịch viên nhập vào hệ thống Nếu thấy chứng từ hợp lệ và khớp đúng thì thực hiện duyệt lệnh chuyển tiền đi, nếu sai thì chuyển trả lại Giao dịch viên

Bước 4: Duyệt lệnh chuyển tiền đến:

Kiểm soát Ngân hàng nhận nhận được lệnh chuyển tiền trên hệ thống do ngân hàng gửi gửi đến, thực hiện duyệt lệnh chuyển tiền đến để Giao dịch viên ngân hàng nhận

có thể thấy được thông tin và trả tiền cho người hưởng Nếu thông tin sau khi được Giao dịch viên kiểm tra không hợp lệ và lập lệnh trả cho ngân hàng nhận thì Kiểm soát sẽ kiểm soát lệnh trả trả lại ngân hàng gửi

Bước 5: Chi trả cho người hưởng:

Giao dịch viên thực hiện trả tiền vào tài khoản người hưởng ( nếu người hưởng có tài khoản và số tài khoản khớp đúng) hoặc chi trả cho khách hàng có tên và số chứng mình thư, ngày cấp khớp đúng Nếu thông tin người nhận không khớp đúng với thông tin thực tế, giao dịch viên phải thực hiện lập lệnh trả lại ngân hàng gửi (gửi kèm chứng từ báo có từ ngân hàng nhận) sau đó chuyển chứng từ cho Kiểm soát kiểm soát lệnh trả lại ngân hàng gửi

II Những bất cập trong quy trình tác nghiệp hệ thống thanh toán chuyển tiền trong hệ thống Agribank:

Agribank hoàn thành hệ thống CoreBanking (Dự án Hiện đại hóa hệ thống thanh toán

và kế toán khách hàng (IPCAS) do Ngân hàng Thế giới tài trợ) do đó cần tận dụng tối

đa sự ưu việt của hệ thống CoreBanking và sự phát triển của hệ thống công nghệ thông tin để làm giảm bớt các Bước tác nghiệp trong hệ thống thanh toán chuyển tiền Căn cứ vào 2 yếu tố trên ta xác Qui trình trên có các hạn chế và hướng xử lý khắc phục như sau:

Hạn chế:

Khách hàng đến giao dịch có thể có thông tin người nhận không chính xác với thông tin thực tế( ví dụ: sai số tài khoản người nhận, sai tên, sai số chứng minh thư, sai tên ngân hàng nhân, …) do đó có thể dẫn đến lệnh chuyển đi sẽ bị trả lại khi kết thức quy

trình tác nghiệp(bước 7 hình 1.1) gây ảnh hưởng đến cả khách hàng gửi tiền và khách hàng nhận tiền cả về thời gian và chi phí

Giao dịch viên khi lập lệnh, nhập thông tin vào chương trình có thể sai sót dẫn tới việc chứng từ khi chuyển sang bộ phận kiểm soát sẽ bị trả lại gây mất thời gian của Giao dịch viên và Kiểm soát khi phải kiểm soát nhiều lần 1 lệnh chuyển tiền

Kiểm soát ngân hàng nhận phải thực hiện công đoạn thừa là kiểm soát lệnh chuyển tiền đến sau đó Giao dịch viên mới có thể nhận được thông tin để chi trả cho người hưởng Ở bước này sẽ có thể gây mất thời gian xử lý lệnh chuyển tiền đến, có thể lệnh chuyển tiền đã được chuyển đến nhưng kiểm soát chưa duyệt khách hàng đến lấy tiền Giao dịch viên có thể sẽ không có thông tin của món tiền đó gây mất thời gian cho cả Giao dịch viên, Kiểm soát và cả Khách hàng

Giao dịch viên ngân hàng trả phải kiểm tra từng lệnh và thực hiện hạch toán trả vào tài khoản người người(nếu người hưởng có tài khoản tại ngân hàng nhận) hoặc treo vào tài khoản chuyển tiền phải trả (nếu người nhận nhận bằng chứng minh thư) hoặc lập lệnh trả lại ngân hàng gửi nếu thông tin người nhận không đúng Bước này sẽ gây mất thời gian và con người cho việc xử lý lệnh chuyển tiền đến và có thể dẫn đến thời gian chuyển tiền của 1 lệnh chuyển tiền sẽ lâu

Khắc phục:

Sử dụng hệ thống CoreBanking để hỗ trợ thông tin cho Giao dịch viên khi lập lệnh chuyển tiền (với điều kiện người hưởng phải có tài khoản tại Agribank): Tên người hưởng, số tài khoản có khớp đúng hoặc số tài khoản người hưởng có đúng mở tại ngân hàng nhận không

Bỏ qua bước 4 trên hình 1.1: Sử dụng hệ thống CoreBanking xử lý tự động đối chiếu

kiểm tra thông tin và hạch toán ngay tức thì số tiền vào tài khoản người hưởng (nếu người hưởng có tài khoản tại Agribank hoặc tạm treo vào tài chuyển tiền phải trả (nếu người hưởng nhận tiền bằng chứng minh thư) hoặc treo vào tài khoản phải trả bên ngoài khác (nếu thông tin người nhận sai so thực tế)

Khi đó sơ đồ xử lý như sau:

(2) Lập lệnh chuyển tiền

(3) Duyệt lệnh chuyển tiền đi

Giao dịch viên

Đ

Kiểm soát

NH đi Đ

S Khách hàng

CoreBanking

Giao dịch viên

Kiểm soát

NH nhận

Đ S

(1) Điền thông tin chuyển tiền

Sử dụng hệ thống CoreBanking kết hợp với Công nghệ thông tin đã làm thay đổi Quy trình xử lý, khắc phục được lỗi trong quá trình lập lệnh , xử lý lệnh tự động, kiểm tra thông tin chính xác, nhanh chóng giúp giảm chi phí và thời gian giao dịch, tăng tính cạnh tranh về dịch vụ chuyển tiền Agribank đồng thời tận dụng tối đa màng lưới rộng

mà nhanh gọn của Agribank

Phần 2 Những nội dung trong môn học quản trị Tác nghiệp có thể áp dụng vào công việc của tổ chức hiện nay? Dự định áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?

Sau khi học Quản trị hoạt động, nhờ những nội dung môn học đã giúp tôi cũng đã có cái nhìn tổng quan về quá trình tác nghiệp của chi nhánh một cách hiệu quả hợp lý nhất, loại bỏ những loại lãng phí trong tất cả các quy trình Chuẩn hoá qui trình giúp tiết kiệm thời gian tăng năng suất chất lượng và giảm chi phí tối đa.Đặc biệt là việc loại bỏ các chi phí không cần thiết theo hệ thống sản xuất LEAN là: Sản phẩm thừa, Đợi chờ, Vận chuyển, Lưu kho, Thao tác, Gia công thừa, sản phẩm hỏng

Tôi đang dự định xây dựng và chuẩn hoá quy trình giao dịch của giao dịch viên tại quầy dựa trên hệ thống sản xuất LEAN và các loại lãng phí theo Ohno Qui trình giao dịch chi tiền mặt đang thực hiện :

Khách hàng

Hình 1.2

Khách hàng

Giao dịch viên F

Căn cứ theo 7 loại lãng phí của LEAN ta thấy trong quy trình trên: Đợi chờ, Thao tác Đợi chờ: chứng từ sau khi giao dịch viên hạch toán phải chuyển qua kiểm soát sau khi được kiểm soát xong chuyển tiếp cho thủ quỹ để chi tiền Thao tác: thanh toán viên phải làm thao tác chuyển chứng từ hạch toán qua kiểm soát, kiểm soát lại chuyển chứng từ qua Thủ quỹ, khách hàng phải giao dịch 2 tại 2 quầy cho 1 giao dịch

Mô hình dự định cải tiến: Giao dịch viên kiêm thủ quỹ, thực hiện tự kiểm soát trong

hạn mức giao dịch của mình thay cho kiểm soát, với các giao dịch quá hạn mức cho phép thực hiện qua kiểm soát rồi thực hiện chi tiền

Kiểm soát

NH đi

Thủ quỹ chi tiền

Khách hàng

F T

T

Khách hàng

Giao dịch viên F

T

Với mô hình này ta tiết kiệm được lãng phí chờ đời của khách hàng, và các thao tác thừa như chuyển chứng từ qua kiểm soát rồi đến thủ quỹ để thực hiện 1 nghiệp vụ chi tiền

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.Tài liệu tham khảo môn học Quản trị hoạt động – Chương trình Đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế - MBA: năm 2011; Trung tâm ETC – Đại học quốc gia Việt Nam; bản sao.

2.Tài liệu tham khảo môn học Quản trị sản xuất & dịch vụ (Lý thuyết và bài tập)-GS.TS Đồng Thị Thanh Hương – Nhà xuất bản lao động- xã hội.

3 Các tài liệu tham khảo khác trên internet, các bài báo về quản trị kinh doanh.

Khách hàng