DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC GIAI ĐOẠN 2 (2010 – 2015)

Trách nhiệm của Ban ĐPDATW là làm đầu mối làm việc giữa nhà tài trợ và các Bộ, ngành có liên quan, chỉ đạo và điều phối thực hiện các công tác chuẩn bị và thực hiện Dự án và triển khai c

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC

GIAI ĐOẠN 2 (2010 – 2015) KHOẢN TÍN DỤNG CR 4698-VN

SỔ TAY

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN

Tháng 8 năm 2010

MỤC LỤC

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SỔ TAY 4

GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ 6

CÁC TỪ VIẾT TẮT 8

CHƯƠNG I – CÁC THÔNG TIN CHUNG VỀ DỰ ÁN 9

1.1 MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN 9

1.1.1 Mục tiêu tổng quát 9

1.1.2 Mục tiêu cụ thể 9

1.2 NHÀ TÀI TRỢ VÀ NGÂN SÁCH 9

1.3 THỜI GIAN THỰC HIỆN 9

1.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỂ CHẾ 9

1.4.1 Thể chế 9

1.4.1.1 Cấp Trung ương 9

1.4.1.2 Cấp Tỉnh 10

1.4.1.3 Cấp Huyện 11

1.4.1.4 Cấp Xã 11

1.4.1.5 Các tổ chức, đoàn thể 12

1.4.1.6 Nhà tài trợ 12

1.4.1.7 Các đơn vị liên quan 12

1.4.1.8 Tư vấn dự án 13

1.4.2 Cơ cấu tổ chức quản lý 13

1.5 CÁC HỢP PHẦN 18

1.5.1 Hợp phần 1: Phát triển kinh tế huyện: 18

1.5.2 Hợp phần 2: Ngân sách phát triển xã 18

1.5.3 Hợp phần 3: Tăng cường năng lực 18

1.5.4 Hợp phần 4: Quản lý dự án – Giám sát và Đánh giá 19

1.6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN 19

1.6.1 Phân bổ vốn vay NHTG 19

1.6.2 Lựa chọn các xã tham gia dự án 19

1.6.3 Lập kế hoạch dự án 20

1.6.4 Phân cấp trong Mua sắm đấu thầu 20

1.6.5 Chính sách chống tham nhũng 21

1.6.6 Cơ chế giải ngân 21

1.6.7 Chế độ kế toán, kiểm toán và báo cáo tài chính 22

1.6.8 Giám sát đánh giá (M&E) 22

CHƯƠNG II - QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NĂM CÓ SỰ THAM GIA 24

2.1 TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NĂM 24

2.1.1 Các nguyên tắc cơ bản 24

2.1.1.1 Tham vấn cộng đồng 24

2.1.1.2 Mục tiêu phát triển KTXH và giảm nghèo 24

2.1.1.3 Tiềm năng phát triển sinh kế chưa được khai thác 24

2.1.1.4 Vấn đề giảm nhẹ thiên tai 25

2.1.2 Sơ đồ quy trình lập kế hoạch năm 25

2.2 CÔNG TÁC CHUẨN BỊ LẬP KẾ HOẠCH 27

2.2.1 Thành lập Ban Phát triển xã 27

2.2.2 Công bố thông tin về Dự án 2 và danh mục đầu tư trên địa bàn của các CT/DA khác .27 2.3 QUY TRÌNH THAM VẤN CỘNG ĐỒNG VÀ LẬP KẾ HOẠCH NĂM 27

2.3.1 Quy trình chung 27

2.3.2 Lồng ghép các hoạt động của dự án vào kế hoạch năm 34

2.3.2.1 Kế hoạch hoạt động 18 tháng 34

2.3.2.2 Kế hoạch hoạt động 42 tháng 35

2.4 CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC THAM VẤN VÀ LẬP KẾ HOẠCH NĂM 35

CHƯƠNG III - TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC 36

3.1 TỔNG QUAN VỀ TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC 36

3.1.1 Thông tin chung 36

3.1.2 Mô tả hợp phần Tăng cường năng lực (TCNL) 38

3.1.3 Thống nhất một số thuật ngữ được sử dụng: 39

3.2 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP PHẦN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN 39

3.2.1 Phân chia giai đoạn và các bước chủ yếu 39

3.2.2 Trách nhiệm cụ thể của các bên liên quan 39

3.3 HƯỚNG DẪN CHI TIẾT THỰC HIỆN CÁC BƯỚC 42

3.4 GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN TCNL VÀ THỦ TỤC TUYỂN CHỌN CÁ NHÂN/TỔ CHỨC THỰC HIỆN MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG TCNL 45

CHƯƠNG IV - MUA SẮM ĐẤU THẦU VÀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG 46

CHƯƠNG V - SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 47

CHƯƠNG VI - THỰC HIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG SINH KẾ 48

6.1 Phương pháp tiếp cận các hoạt động sinh kế trong Dự án GNMNPB-2 48

6.2 Cách tiếp cận dự án để Phát triển sinh kế cho người nghèo 48

CHƯƠNG VII- HỢP PHẦN NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ 61

CHƯƠNG VIII - QUỸ VẬN HÀNH VÀ BẢO TRÌ CÔNG TRÌNH (O&M) 62

8.1 TỔNG QUAN VỀ QUỸ VẬN HÀNH BẢO TRÌ 63

8.1.1 Khái niệm về vận hành và bảo trì: 63

8.1.2 Mục tiêu hình thành Quỹ 63

8.1.3 Thành lập Quỹ 63

8.1.4 Cơ quan quản lý Quỹ 63

8.1.5 Quy mô áp dụng Quỹ 64

8.1.6.Trách nhiệm thực hiện 64

8.1.7 Chiến lược tăng cường nhận thức 64

8.2 LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NĂM CHO CÔNG TÁC VẬN HÀNH BẢO TRÌ 65

8.2.1 Lập kế hoạch hàng năm: 65

8.2.2 Lập kế hoạch thực hiện cho đội vận hành bảo trì: 65

8.3 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH QUỸ VẬN HÀNH BẢO TRÌ 65

8.3.1 Cơ chế quản lý tài chính Quỹ 65

8.3.2 Quy định về sử dụng Quỹ 66

8.4 BÀN GIAO CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG ĐƯA VÀO KHAI THÁC SỬ DỤNG 66

8.5 CƠ CHẾ HOẠT ĐỘNG VẬN HÀNH BẢO TRÌ TRONG THỜI GIAN THỰC HIỆNDỰ ÁN 67

8.5.1Tổ duy tu, bảo dưỡng công trình cấp thôn bản 67

8.5.2 Quy chế thực hiện công tác vận hành-bảo trì 68

8.5.3 Giám sát việc sử dụng Quỹ 69

8.6 CƠ CHẾ HOẠT ĐỘNG QUỸ VẬN HÀNH BẢO TRÌ TỪ SAU KHI DỰ ÁN KẾT THÚC 69

CHƯƠNG IX- GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ 70

9.1 TỔNG QUAN VỀ GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN (M&E) 70

9.2 QUY ĐỊNH GIÁM SÁT 70

9.2.1 Giám sát các kết quả dự án 70

9.2.2 Giám sát kỹ thuật công trình 71

9.2.3 Giám sát và Đánh giá về Tài chính 71

9.3 CÁC GIÁM SÁT KHÁC VỀ TIẾN ĐỘ CỦA DỰ ÁN VÀ BÁO CÁO DỰ ÁN 73

9.4 QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH GIÁ 73

9.5 CÁC PHỤ LỤC 73

CHƯƠNG X –CÔNG TÁC AN TOÀN MÔI TRƯỜNG VÀ XÃ HỘI 82

10.1 TÓM TẮT NHỮNG KHÁC BIỆT GIỮA LUẬT VIỆT NAM VÀ CÁC CHÍNH SÁCH

CỦA WB VỀ MÔI TRƯỜNG 82

10.2 TỔNG QUAN VỀ CÁC VẤN ĐỀ MÔI TRƯỜNG TRONG DỰ ÁN GNMNPB-2 85

10.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG 86

10.4 TÁC ĐỘNG TIỀM TÀNG ĐẾN MÔI TRƯỜNG CỦA CÁC NHÓM HOẠT ĐỘNG VÀ BIỆN PHÁP GIẢM NHẸ 96

10.5 THU HỒI ĐẤT, TÁI ĐỊNH CƯ VÀ PHỤC HỒI THU NHẬP 102

10.6 CÁC PHỤ LỤC 109

DANH MỤC CÁC VĂN BẢN PHÁP LÝ CÓ LIÊN QUAN 131

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SỔ TAY

ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ

Đối tượng phục vụ của cuốn Sổ tay này trước hết là cán bộ, nhân viên các BanQLDA các cấp từ Trung ương đến tỉnh, huyện và xã Một số thông tin trong PIMcũng sẽ được chắt lọc thành các tài liệu truyền thông (ví dụ như tờ rơi) để phổ biếnđến tận cấp hộ và cộng đồng thôn bản Ngoài ra, Sổ tay còn phục vụ cho các cán bộlàm công tác quản lý có liên quan đến GNMNPB-2 tại các Bộ, Ngành Trung ương

và các Sở, Ban ngành, tại các địa phương tham gia vào Dự án Đồng thời, Sổ taycòn là tài liệu cho các cán bộ của NHTG nghiên cứu khi thực hiện các công việc cóliên quan đến GNMNPB-2 hoặc tham khảo để vận dụng cho các dự án phát triểnkhác tại Việt Nam Các cán bộ tư vấn, kiểm toán được tuyển chọn cung cấp các dịch

vụ cho Dự án cũng là đối tượng cần tham khảo khi thực hiện cung cấp các dịch vụcủa mình

Sổ tay hướng dẫn quy trình và cách thức thực hiện các hoạt động trong dự án và cáccông tác liên quan như công tác lập kế hoạch, công tác theo dõi, báo cáo, công tácquản lý tài chính, công tác đấu thầu mua sắm và hệ thống các mẫu biểu để tiện sửdụng Do khuôn khổ có hạn, Sổ tay chỉ nêu các nội dung chính với các lưu ý cầnthiết nhất, đồng thời dẫn chiếu đến các văn bản pháp quy hiện hành của Chính phủ,các văn bản hướng dẫn của Bộ KHĐT, NHTG để người đọc có thể tham khảo

CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA SỔ TAY

Sổ tay được Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định phê duyệt, là tài liệupháp lý sử dụng trong phạm vi Dự án giảm nghèo các tỉnh Miền núi phía Bắc giaiđoạn 2 Sổ tay có thể được bổ sung, sửa đổi khi cần thiết sau khi có ý kiến đồngthuận của NHTG

CÁCH SỬ DỤNG

Nếu người đọc muốn tìm hiểu về thông tin chung về GNMNPB-2 như mục tiêu dự

án, ngân sách dự án, cơ cấu và các hợp phần của dự án:

Muốn tìm hiểu về việc thực hiện công tác đấu thầu mua sắm:

 Chương 4 (trong tài liệu riêng)

Muốn tìm hiểu về công tác quản lý tài chính:

 Chương 5 (trong tài liệu riêng)

Muốn tìm hiểu về việc thực hiện các hoạt động sinh kế:

 Chương 6

Muốn tìm hiểu về việc thực hiện hợp phần Ngân sách phát triển xã:

 Chương 7 (trong tài liệu riêng)

Muốn tìm hiểu về công tác vận hành bảo trì công trình (O&M):

GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ

Trong tài liệu này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1 Công trình: Là một công trình xây dựng mới hoặc cải tạo nâng cấp trong dự án

như đường giao thông, chợ, công trình cấp nước, thuỷ lợi, cầu, cống và các hạngmục công trình khác

2 Hàng hoá: Là thiết bị truyền phát thanh, thiết bị văn phòng, thiết bị máy móc

phục vụ sản xuất và các loại hàng hoá khác

3 Báo cáo đầu tư xây dựng công trình: Là hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng

công trình để cấp có thẩm quyền xem xét cho phép đầu tư

4 Dự án đầu tư xây dựng công trình: Là tập hợp các đề xuất có liên quan đến

việc đầu tư xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằmmục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụtrong một thời hạn nhất định Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phầnthuyết minh và phần thiết kế cơ sở

5 Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình: Là dự án đầu tư xây dựng

công trình rút gọn trong đó ghi rõ tên công trình, tên chủ đầu tư, địa điểm xây dựngcông trình, quy mô công trình, nguồn vốn, thời gian thi công, thời gian hoàn thành,kèm theo thiết kế bản vẽ thi công và dự toán

6 Chủ đầu tư: Là đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu,

người vay vốn trực tiếp quản lý và thực hiện các dự án, tiểu dự án

10 Đấu thầu: Là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu

để thực hiện gói thầu của dự án trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng,minh bạch và hiệu quả kinh tế:

11 Nhà thầu: Là tổ chức, cá nhân có đủ năng lực hành nghề trong các hoạt động

xây dựng, kinh doanh và lắp đặt thiết bị khi tham gia các hợp đồng với chủ đầu tưtrong lĩnh vực xây dựng, mua sắm hàng hoá

12 Gói thầu: Gói thầu là toàn bộ hoặc một phần công việc để thực hiện một hoặc

nhiều công trình xây lắp; cung cấp một hoặc nhiều loại hàng hoá hoặc cung cấp mộthoặc nhiều loại dịch vụ tư vấn, dịch vụ đào tạo, mà phải thông qua quá trình lựachọn nhà thầu để tuyển chọn đơn vị/cá nhân thực hiện theo Hợp đồng

13 Hồ sơ mời sơ tuyển là toàn bộ tài liệu bao gồm các yêu cầu về năng lực và kinh

nghiệm đối với nhà thầu làm căn cứ pháp lý để bên mời thầu lựa chọn danh sáchnhà thầu mời tham gia đấu thầu

14 Hồ sơ dự sơ tuyển là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ

mời sơ tuyển

15 Bên mời thầu: Là chủ đầu tư hoặc tổ chức chuyên môn có đủ năng lực và kinh

nghiệm được chủ đầu tư sử dụng để tổ chức đấu thầu theo các quy định của phápluật về đấu thầu Trong GNMNPB-2, bên mời thầu có thể là Ban ĐPDATW/UBNDhuyện/Ban QLDA huyện, UBND xã/Ban PTX hoặc các đơn vị tư vấn được chủđầu tư thuê thực hiện công tác đấu thầu

16 Hồ sơ mời thầu (HSMT), Hồ sơ yêu cầu (HSYC): Là toàn bộ tài liệu do Bên

mời thầu lập, bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu được dùng làm căn cứ để nhàthầu chuẩn bị Hồ sơ dự thầu (hoặc Hồ sơ đề xuất) và để Bên mời thầu đánh giá lựachọn nhà thầu

17 Hồ sơ dự thầu (HSDT), Hồ sơ đề xuất (HSĐX): Là toàn bộ tài liệu do nhà

thầu chuẩn bị và nộp theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu (Hồ sơ yêu cầu) Đối vớihình thức chào hàng cạnh tranh thì Hồ sơ dự thầu còn được gọi là Báo giá

18 Giá gói thầu: Là giá trị gói thầu được xác định trong kế hoạch đấu thầu trên cơ

sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dự toán được duyệt và các quy định hiệnhành

19 Giá dự thầu: Là giá do nhà thầu ghi trong Hồ sơ dự thầu, bao gồm toàn bộ các

chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì giá

dự thầu là giá sau giảm giá

20 Giá trúng thầu : Là giá được phê duyệt trong kết quả lựa chọn nhà thầu làm cơ

sở để thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

21 Hình thức hợp đồng: Các công việc thuộc các dự án của GNMNPB-2 là đơn

giản, nhỏ lẻ nên hình thức hợp đồng là: Trọn gói đối với tất cả các hợp đồng xâylắp, mua sắm hàng hoá Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn thì có thể áp dụng mộttrong các hình thức là trọn gói; theo tỷ lệ phần trăm (%) hoặc theo đơn giá

22 Giám sát tác giả: Là hoạt động giám sát của người thiết kế trong quá trình thi

công xây dựng công trình nhằm bảo đảm việc thi công xây dựng theo đúng thiết kế

23 Bản vẽ hoàn công: Bản vẽ hoàn công chính là bản vẽ thiết kế thi công đã được

các cấp có thẩm quyền phê duyệt Trên bản vẽ thiết kế thi công này có đóng dấu bản

vẽ hoàn công của nhà thầu thi công và chữ ký của người đại diện nhà thầu trên bản

vẽ Mọi sai khác về số liệu như kích thước, cao độ giữa thực tế thi công và bản vẽthiết kế thi công thì được cập nhật bằng bút đỏ vào bản vẽ thiết kế thi công có xácnhận của giám sát

24 Tổ chức tư vấn: Là các công ty, viện nghiên cứu, trường đào tạo, tổ chức phi

chính phủ, có đủ tư cách hợp lệ và đăng ký kinh doanh/ giấy phép hoạt động phù hợp

CÁC TỪ VIẾT TẮT

AOP Kế hoạch hoạt động năm

Ban PT xã / Ban PTX Ban Phát triển xã

Ban GS xã Ban Giám sát xã

Ban ĐPDATW Ban điều phối dự án trung ương

CF Hướng dẫn viên cộng đồng

CT135II Chương trình 135 Giai đoạn 2

CT 61H Chương trình hỗ trợ 61 huyện nghèo nhất

CPRGS Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và xoá đói giảm nghèoCPB Chương trình tăng cường năng lực toàn diện

CQS Thủ tục tuyển chọn dựa trên năng lực tư vấn

QCBS Tuyển chọn dựa trên chất lượng và chi phí

QBS Tuyển chọn dựa trên chất lượng

GS&ĐG Giám sát & đánh giá

GNMNPB-1/Dự án 1 Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc – GĐ1 (2002-2007)GNMNPB-2/Dự án 2/Dự án Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc – GĐ2 (2010-2015)NN&PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn

NSPTX Ngân sách phát triển xã

NSĐP Ngân sách địa phương

NSTƯ Ngân sách trung ương

NHTG Ngân hàng Thế giới

TKCĐ Tài khoản chỉ định

TN&MT Tài nguyên và Môi trường

HĐND Hội đồng nhân dân

CHƯƠNG I – CÁC THÔNG TIN CHUNG VỀ DỰ ÁN

1.1. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN

Mục tiêu tổng quát

Mục tiêu phát triển của dự án là: Nâng cao mức sống của người hưởng lợi trongvùng dự án thông qua (i) cải thiện việc tiếp cận cơ sở hạ tầng phục vụ sản xuất; (ii)tăng cường năng lực thể chế của chính quyền cơ sở và năng lực sản xuất của cộngđồng địa phương; (iii) tăng cường liên kết thị trường và sáng kiến kinh doanh

Mục tiêu cụ thể

Các mục tiêu cụ thể của dự án là:

(i) Góp phần giảm tỷ lệ hộ nghèo của các tỉnh trong vùng dự án với mức 3% mỗi năm;(i) Ít nhất 60% số người hưởng lợi hài lòng với việc lựa chọn, thiết kế và thực hiệncác hoạt động dự án;

(iii) Ít nhất 60% số hộ gia đình trong vùng dự án được hưởng lợi từ việc tiếp cận cơ

sở hạ tầng cơ bản ;

(iv) Thu nhập của các hộ hưởng lợi tăng thêm tối thiểu 10%;

(v) Sản lượng nông nghiệp vùng dự án tăng thêm ít nhất 10%;

(vi) Ít nhất 60% số xã dự án lồng ghép đầy đủ các hoạt động dự án vào kế hoạchphát triển KTXH của địa phương;

(vii) Ít nhất 60% số xã có kế hoạch giảm thiểu rủi ro thiên tai

1.2. NHÀ TÀI TRỢ VÀ NGÂN SÁCH

Tổng vốn dự án: 165 triệu USD

Trong đó:

Vốn ODA: 96,6 triệu SDR tương đương 150 triệu USD (theo tỷ giá qui đổi tại thời

điểm đàm phán Số vốn rút cụ thể bằng USD sẽ tùy thuộc tỷ giá áp dụng tại thờiđiểm giải ngân)

Vốn đối ứng: bằng 255 tỷ VND tương đương 15 triệu USD

1.3 THỜI GIAN THỰC HIỆN

Thời gian thực hiện dự án: 2010-2015

1.4.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỂ CHẾ

Thể chế

1.4.1.1. Cấp Trung ương

1 Bộ Kế hoạch & Đầu tư Theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại công văn

1096/TTg-QHQT ngày 03/7/2009, Bộ KH&ĐT được giao là cơ quan chủ quản của

Dự án; chủ trì điều phối các hoạt động của Dự án tại các tỉnh, thông qua Ban Điềuphối DATW

2 Ban Điều phối dự án Trung ương do Bộ KH&ĐT thành lập trực thuộc Vụ Kinh

tế Nông nghiệp (Bộ KH&ĐT) Trách nhiệm của Ban ĐPDATW là làm đầu mối làm

việc giữa nhà tài trợ và các Bộ, ngành có liên quan, chỉ đạo và điều phối thực hiện

các công tác chuẩn bị và thực hiện Dự án và triển khai các công việc khác như: đềxuất chính sách/cơ chế vĩ mô, tham gia xây dựng chính sách chung trong lĩnh vựcNN&PTNT, phối hợp với các cơ quan có liên quan ban hành/sửa đổi những quyđịnh áp dụng cho Dự án phù hợp với thủ tục của nhà tài trợ và các quy định hiệnhành của Chính phủ, tuyển chọn và quản lý gói thầu tư vấn hỗ trợ thực hiện toàn Dự

án và gói thầu thực hiện dịch vụ giám sát độc lập quá trình thực hiện Dự án1, chủ trì

thực hiện chương trình thông tin và truyền thông của toàn Dự án, hướng dẫn đào tạotăng cường năng lực, hỗ trợ các tỉnh tháo gỡ những khó khăn trong quá trình thựchiện Dự án2 và tổ chức thực hiện một số hoạt động tham quan, học tập kinh nghiệm

và nghiên cứu phục vụ chung cho cả 6 tỉnh Dự án

1.4.1.2. Cấp Tỉnh

1 UBND tỉnh có nhiệm vụ chỉ đạo các Sở, ngành, Ban QLDA các cấp lập kế hoạch

và triển khai thực hiện Dự án, quyết định đầu tư các hoạt động dư án, phê duyệt kếhoạch hàng năm, kiểm tra đôn đốc quá trình thực hiện Dự án; chỉ đạo các Sở banngành có liên quan phối hợp với Ban QLDA các cấp để thực hiện nhiệm vụ đượcphân công; lồng ghép các hoạt động của Dự án với các chương trình, dự án kháctrên địa bàn

2 Ban chỉ đạo dự án tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức, triển khai thực hiện dự

án trên địa bàn tỉnh, đưa ra và quyết định các định hướng và hướng dẫn toàn diện để đảmbảo sự thống nhất về chỉ đạo điều hành dự án phù hợp với qui hoạch, kế hoạch ngành,địa phương; các cơ chế chính sách, các chương trình dự án trên địa bàn toàn tỉnh

3 Ban QLDA tỉnh được thành lập tại Sở KH&ĐT các tỉnh, làm việc theo chế độ

chuyên trách, có nhiệm vụ: làm đầu mối làm việc với Ban ĐPDATW và NHTG,thực hiện quản lý Dự án toàn tỉnh, căn cứ vào kế hoạch do các xã và các huyện đãlập để lập kế hoạch ngân sách và kế hoạch hoạt động hàng năm cho Dự án tỉnh trìnhUBND tỉnh phê duyệt; quản lý chung các nguồn vốn Dự án, giám sát quá trìnhchuẩn bị, đấu thầu, thẩm định và trao hợp đồng các công trình xây lắp, cung cấpthiết bị và dịch vụ, phân cấp đầu tư; kiểm tra thường xuyên việc thực hiện Dự án vàkịp thời giải quyết các vấn đề nảy sinh trên địa bàn tỉnh, tổ chức thực hiện các hoạtđộng đào tạo, tăng cường năng lực của toàn Dự án tỉnh, giám sát hoạt động quản lýtài chính Dự án trong tỉnh; thanh toán giải ngân các nguồn vốn của Dự án

4 Các Sở có liên quan ở cấp tỉnh (như Sở Xây dựng, Sở Giao thông Vận tải, Sở Tài

Chính, Sở Công thương, Sở NN&PTNT, Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở TN&MT,

Sở Lao Động, Thương Binh và Xã Hội, Ban Dân tộc tỉnh…) có trách nhiệm hỗ trợ kỹthuật về các lĩnh vực chuyên môn có liên quan cho Ban QLDA tỉnh, huyện và Ban PTX

1 Giám sát các chính sách an toàn của NHTG và các hoạt động giám sát và đánh giá Dự án (đầu kỳ, giữa kỳ

và cuối kỳ), thuê tuyển kiểm toán độc lập hàng năm để kiểm toán báo cáo tài chính dự án hàng năm đảm bảo cho công tác QLTC Dự án đáp ứng được các quy định của Chính phủ Việt Nam và NHTG.

2 Đặc biệt đối với công tác thực hiện dự án tại 2 tỉnh Điện Biên và Lai Châu

trong những khâu như: thiết kế, mua sắm và thực hiện các tiểu dự án, các hoạt động đàotạo, các hoạt động điều phối và lồng ghép Sở Tài chính có trách nhiệm, thẩm tra quyếttoán cho các công trình và hoạt động dự án trong phạm vi được uỷ quyền Sở Kế hoạch

và Đầu tư chịu trách nhiệm kiểm toán nội bộ các hoạt động của Dự án

1.4.1.3. Cấp Huyện

1 UBND huyện là cơ quan quyết định đầu tư các hoạt động thuộc các hợp phần

của dự án trên địa bàn của huyện theo phân cấp; có nhiệm vụ chỉ đạo các phòng ban

có liên quan, UBND các xã vùng dự án tổ chức, triển khai thực hiện dự án; phêduyệt kế hoạch hàng năm đối với các hoạt động của dự án trên địa bàn huyện; kiểmtra, đôn đốc quá trình thực hiện của dự án và lồng ghép với các chương trình dự ántrên địa bàn huyện

2 Ban QLDA huyện được thành lập tại Phòng Tài chính-Kế hoạch huyện, làm việc

theo chế độ chuyên trách, chịu sự chỉ đạo chuyên môn của Ban QLDA tỉnh vàUBND huyện, có nhiệm vụ lập kế hoạch đầu tư hàng năm trình UBND huyện phêduyệt trước khi gửi Ban QLDA tỉnh tổng hợp, làm chủ đầu tư công trình, giám sátviệc thi công các công trình trên địa bàn huyện và việc cung cấp hàng hóa theo hợpđồng ký kết, hỗ trợ cấp xã lập kế hoạch hàng năm, tập huấn và hướng dẫn xã thựchiện các công việc trong hợp phần Ngân sách PTX, thanh toán và giải ngân cácnguồn vốn thuộc trách nhiệm quản lý của huyện, công tác thông tin và truyền thông

3 Các phòng ban liên quan ở cấp huyện (như Phòng Công thương, Phòng Giáo dục,

Phòng Y tế, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng NN&PTNT, Trung tâm khuyến nông)

hỗ trợ kỹ thuật về các lĩnh vực chuyên môn có liên quan trong quá trình thực hiện dự

án Phòng Kế hoạch - Tài chính huyện chịu trách nhiệm thẩm tra quyết toán cho cáccông trình/tiểu dự án và hoạt động trong phạm vi được uỷ quyền, thực hiện kiểm toánnội bộ việc sử dụng vốn của các xã trong hợp phần Ngân sách PTX

1.4.1.4. Cấp Xã

1 UBND các xã dự án là cơ quan quyết định đầu tư các hoạt dộng của hợp phần

Ngân sách Phát triểm xã; có trách nhiệm chỉ đạo Ban Phát triển xã tổ chức triểnkhai thực hiện hợp phần Ngân sách phát triển xã trên địa bàn

UBND các xã dự án còn có trách nhiệm tham gia vào quá trình tổ chức triển khaithực hiện các hợp phần khác của dự án; tham gia vào việc chỉ đạo công tác thamvấn, giám sát cộng đồng đối với các hoạt động của dự án

2 Ban Phát triển xã được thành lập tại UBND xã, có trách nhiệm lập kế hoạch

hàng năm các tiểu dự án theo phương pháp lập kế hoạch có sự tham gia của ngườidân để gửi Ban QLDA huyện tổng hợp, giám sát và duy tu, bảo dưỡng các côngtrình hạ tầng trên địa bàn; làm chủ đầu tư các hoạt động thuộc hợp phần Ngân sáchPTX; vận động các thôn bản tích cực tham gia thực hiện Dự án (góp công lao động,nguyên vật liệu địa phương, ), chủ trì hướng dẫn thôn bản xây dựng quy ước quản

lý sử dụng các công trình đã đầu tư trên địa bàn; có thể chủ trì thực thi các công

trình được thực hiện trong các hợp đồng xây lắp có sự tham gia của cộng đồng,thông tin và tuyên truyền về dự án, công khai đầy đủ các thông tin về kế hoạch, hoạtđộng và người hưởng lợi của dự án, các chính sách an toàn của dự án

3 Trưởng thôn, bản: đóng vai trò chính trong Dự án thực hiện tại thôn bản; tạo

điều kiện cho những người hưởng lợi tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện

Dự án, tham gia vào việc đánh giá và giám sát các hoạt động của Dự án; và thể hiện

sự quan tâm của cộng đồng đối với việc ra quyết định và thực hiện Dự án

kỳ và đánh giá kết thúc thực hiện Dự án NHTG sẽ không tài trợ cho các hoạt độngkhông tuân thủ theo đúng thủ tục của NHTG

1.4.1.7. Các đơn vị liên quan

1 Hệ thống Kho bạc nhà nước (từ cấp TW, tỉnh, huyện) làm nhiệm vụ kiểm soát

chi phí của dự án và thay mặt chủ đầu tư thanh toán phần vốn đối ứng

2 Ngân hàng NN&PTNT làm nhiệm vụ ‘ngân hàng phục vụ’, hỗ trợ việc giải

ngân phần vốn vay của NHTG và được hưởng phí dịch vụ theo quy định hiện hànhcủa Chính phủ

3 Các nhà thầu đóng vai trò cung cấp dịch vụ (tư vấn, đào tạo ), hàng hóa, thiết

bị và thi công công trình xây lắp trong Dự án

Dự án 2 có một điểm mới là các nhà thầu có thể là một tổ chức kinh tế tư nhân, hay một nhóm người cùng sở thích và ý chí, có những sáng kiến tốt về kinh doanh có thể tham gia hợp tác với Dự án theo hình thức “hợp tác công-tư” 4 hoặc nhận thầu một hoặc một số hoạt động dự án nhằm phát triển kinh tế huyện, xã, hoặc một khu vực nào đó hoặc thậm chí cả một khu vực nằm trên nhiều huyện dự án

1.4.1.8 Tư vấn dự án

Tư vấn hỗ trợ thực hiện Dự án 5 Đơn vị tư vấn này sẽ hỗ trợ Ban ĐPDATW trongviệc điều phối và hỗ trợ thực hiện các hoạt động Dự án trên cả 6 tỉnh dự án trong

3 Ví dụ như đấu thầu mua sắm, giải ngân, các chính sách an toàn về môi trường và xã hội

4 Viết tắt là PPP theo tiếng Anh (Public Private Partnership)

5 Tư vấn trong nước và quốc tế

suốt thời gian 5 năm Ban ĐPDATW đã sơ bộ xác định như sau: 01 Tư vấn quốc tếlàm trưởng nhóm, làm việc không liên tục và tập trung nhiều vào giai đoạn đầu của

Dự án, 12 tư vấn trong nước6 tham gia thiết kế kỹ thuật, truyền thông, giám sát thicông, đào tạo, hoạt động sinh kế gắn với nông nghiệp, phi nông nghiệp Thờigian thực hiện dịch vụ tư vấn từ đầu năm 2011 cho tới khi kết thúc Dự án

Tư vấn giám sát – đánh giá độc lập theo quá trình 7 bao gồm các dịch vụ sau:Giám sát độc lập tái định cư; giám sát độc lập thực hiện quản lý môi trường, đánhgiá giữa kỳ, đánh giá cuối kỳ và hỗ trợ lập Báo cáo kết thúc Dự án Dịch vụ này sẽbắt đầu được thực hiện từ đầu năm 2011 và kéo dài cho tới khi kết thúc (xem thêmĐiều khoản giao việc đã có ý kiến Không phản đối của NHTG)

Dịch vụ kiểm toán độc lập nhằm kiểm tra độc lập tình hình tài chính của dự án vào

cuối mỗi năm tài chính, tình hình giải ngân và thanh toán, chi tiêu từ các nguồn vốn,kiểm tra tính trung thực và hợp lý của các báo cáo tài chính, quản lý tài sản, kiểmtra tính tuân thủ của công tác quản lý tài chính và mua sắm đấu thầu so với các thủtục và quy định của WB và Chính phủ Việt Nam, nhằm xác định vấn đề phát sinhcần giải quyết

Dịch vụ tư vấn kiểm toán công tác đấu thầu mua sắm nhằm kiểm tra tính tuân thủ

về quy trình và thủ tục đấu thầu theo quy định của NHTG, kịp thời phát hiện nhữngsai sót, những vấn đề cần rút kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn Ban Điều phốiDATW sẽ tuyển chọn một đơn vị tư vấn có năng lực và kinh nghiệm về các thủ tụcđấu thầu của NHTG để tiến hành dịch vụ này sau khi Điều khoản giao việc đượcthống nhất với NHTG

1.4.2. Cơ cấu tổ chức quản lý

6 Bao gồm cả các tư vấn tăng cường cho hai tỉnh mới là Điện Biên và Lai Châu

7 Nguyên văn tiếng Anh “Independant Process Monitoring and Evaluation”

SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN

Các cán bộ tham gia Dự án từ cấp TW, tỉnh, huyện, xã có thể là công chức, viênchức được điều động từ các cơ quan từ TW, tỉnh, huyện, xã và/ hoặc được tuyểnchọn thêm theo hình thức hợp đồng Chế độ tiền lương và phụ cấp lương được ápdụng theo quy định của Bộ Tài chính8 và được chi từ nguồn chi thường xuyên của

Dự án (không áp dụng theo % các dự án xây dựng công trình) Các cán bộ được lựachọn và tuyển dụng làm việc cho Dự án phải có trình độ chuyên môn theo các lĩnhvực được phân công, có nhiệt huyết trong lĩnh vực giảm nghèo, được tham gia cáckhóa đào tạo về quản lý dự án, biết sử dụng thành thạo máy tính Các cán bộ có

8 Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19/11/2009 về việc quy định một số định mức chi tiêu áp dụng cho cho các dự án/chương trình có sử dụng nguồn vốn ODA

Bộ KH&ĐT/Ban CĐDATW Ban ĐPDATW

Bộ KH&ĐT/Ban CĐDATW Ban ĐPDATW

Các Ban QLDA tỉnh

Các Ban QLDA tỉnh

Các Ban QLDA huyện

Các Ban Phát triển xã

Các Ban Phát triển xã

kinh nghiệm tham gia vào Dự án 1 cần được trưng dụng và bố trí tham gia vào Giaiđoạn 2, nếu phù hợp.

1 Ban Điều phối dự án Trung ương

Ban ĐPDATW được bố trí nhân sự chủ chốt như sau: 01 Giám đốc Ban ĐPDATW

là Vụ trưởng Vụ Kinh tế - Nông nghiệp9; 01 Phó Giám đốc Ban là Phó Vụ trưởng

Vụ Kinh tế Nông nghiệp; 01 Điều phối viên; 02 Kế toán; 02 Phiên dịch kiêm trợ lý

dự án; 02 Giám sát- Đánh giá và MIS; 01 Cán bộ phụ trách truyền thông và chínhsách an toàn xã hội; 01 Cán bộ sinh kế; 01 Cán bộ phụ trách HP NSPTX; 02 Cán bộtổng hợp và đấu thầu mua sắm; 01 cán bộ tăng cường năng lực; 01 cán bộ hành

chính kiêm thủ quỹ Tổng số 15-16 người, trong đó có ít nhất 70% làm việc chuyên

trách Ban ĐPDATW tổ chức họp 6 tháng một lần10, lần lượt tại các tỉnh Dự án đểđiều phối các các đơn vị liên quan thực hiện Dự án

2 Ban Chỉ đạo dự án tỉnh do Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND tỉnh làm Trưởng ban, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư làm Phó ban thường trực, Giám đốc Sở Tài chính làm Phó ban, các thành viên khác bao gồm Lãnh đạo các Sở Xây dựng, Giao thông, Công thương, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Tài nguyên Môi trường, Giáo dục, Lao động Thương binh Xã hội, Y tế, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện dự án, Lãnh đạo Ban Dân tộc tỉnh, Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh, Chủ tịch Hội Phụ nữ và Hội Nông dân tỉnh, Lãnh đạo Trường đào tạo cấp tỉnh

3 Ban QLDA tỉnh

Nhân sự của các Ban QLDA tỉnh tối đa 12 người 11 với các vị trí chủ yếu như sau: 01Giám đốc dự án12 là Lãnh đạo Sở KH&ĐT; 01 Phó giám đốc dự án/ hoặc Điều phốiviên, 01 cán bộ đấu thầu mua sắm và công tác kế hoạch, 02 – 03 Kế toán và thủquỹ, 01 cán bộ Chính sách an toàn, 02 cán bộ phụ trách Thông tin quản lý (bao gồm

cả truyền thông và thông tin) và giám sát đánh giá, 01 cán bộ kỹ thuật, 01 cán bộphụ trách đào tạo (trường đào tạo cử sang), 01 cán bộ phụ trách sinh kế và NSPTX,

01 phiên dịch tiếng Anh, 01 lái xe Ban QLDA tỉnh sẽ tự mình biên chế các vị trícho phù hợp Mỗi vị trí sẽ đều phải có Bản phân công nhiệm vụ cụ thể Ban QLDAtỉnh tổ chức họp hàng tháng13 để kiểm điểm tình hình thực hiện Dự án và giải quyếtcác vấn đề còn vướng mắc và rút kinh nghiệm để triển khai công việc của tháng tiếptheo Ban QLDA tỉnh tổ chức các cuộc họp giao ban hàng quý với lãnh đạo của cácBan QLDA huyện, Ban PT xã, có sự tham gia của đại diện của các Sở ban ngành cóliên quan trong tỉnh

9 Làm việc kiêm nhiệm

10 Với sự tham gia của các Phó chủ tịch tỉnh, các Giám đốc Dự án, các cán bộ có liên quan tại cấp TW, tỉnh, huyện và một số xã Dự án

11 Đối với các Ban QLDA của Điện Biên và Lai Châu: Do chưa có kinh nghiệm nên mỗi Ban QLDA tỉnh có thể

4 Ban QLDA huyện

Nhân sự của mỗi Ban QLDA huyện tối đa 12 người 14: 01 Giám đốc Ban QLDA doLãnh đạo huyện hoặc Trưởng phòng tài chính kế hoạch huyện đảm nhiệm, 01 PhóGiám đốc Ban QLDA, 01 cán bộ tổng hợp /kiêm đấu thầu, 01 kế toán và 01 thủ quỹlàm việc kiêm nhiệm, 02 – 03 cán bộ Hợp phần NSPTX kiêm phụ trách các CF, 01cán bộ thông tin quản lý-giám sát- đánh giá, 01 cán bộ phụ trách hoạt động nângcao năng lực, 01 cán bộ sinh kế, 01 cán bộ hành chính kiêm nhiệm, 01 lái xe Ngoài ra Ban QLDA huyện còn có thêm đội ngũ Hướng dẫn viên cộng đồng (CF)được giao nhiệm vụ về làm việc trực tiếp tại các xã để trợ giúp xã trong công tác lập

kế hoạch, triển khai, quản lý và theo dõi các hoạt động dự án15

5 Ban Phát triển xã

Nhân sự của Ban PTX bao gồm 04 vị trí chủ yếu: Chủ tịch hay Phó chủ tịch UBND

xã làm Trưởng ban, Hội trưởng Hội phụ nữ làm Phó ban, các thành viên bao gồm:

kế toán xã, cán bộ địa chính; ngoài ra Ban PTX có thể có một số thành viên khác làđại diện các ban, ngành có liên quan trong xã Ban PTX cũng bao gồm 2 đại diệncủa mỗi thôn bản (trong đó ít nhất có 1 đại diện là nữ), số lượng đại diện cho thônbản sẽ tùy theo số lượng thôn bản của mỗi xã

6 Ban GS xã gồm đại diện Hội đồng Nhân dân, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức xã

hội và người dân…

Lưu ý : Đối với các xã Dự án tham gia CT 135 hoặc các chương trình dự án khác thì nên kết hợp Ban PT xã và Ban GS xã lồng ghép vào các ban quản lý, ban giám sát các chương trình dự án đó.

14 Với hai huyện Điện Biên Đông (tỉnh Điện Biên) và huyện Tam Đường (tỉnh Lai Châu) có số lượng xã Dự án lần lượt là 10 và 12 thì số cán bộ Ban QLDA huyện có thể nhiều hơn từ 2-3 người

15 Với hai tỉnh Điện Biên và Lai Châu, mỗi CF phụ trách một xã còn với 4 tỉnh còn lại, mỗi CF phụ trách 2 xã

triển kinh tế

THP1.2: Đa dạng hoá các cơ hội kết nối thị trường và hỗ trợ sáng kiến kinh doanh

THP2.1: Cải thiện CSHT

thôn bản

THP2.2: Hỗ trợ các hoạt động sinh kế và dịch vụ sản xuất

THP2.3: Hỗ trợ hoạt động phát triển KTXH của phụ nữ

THP3.1: Hỗ trợ công tác lập kế hoạch phát triển KTXH hàng năm

bộ xã và thôn bản

1.5 CÁC HỢP PHẦN

1.5.1. Hợp phần 1: Phát triển kinh tế huyện:

Không nhiều hơn 50% tổng số vốn NHTG phân bổ cho tỉnh dự án

Mục tiêu của hợp phần là cung cấp vốn đầu tư hỗ trợ cho Kế hoạch phát triển KTXHcủa các huyện, cải thiện sinh kế cho người dân thông qua việc xây dựng mới hoặcnâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ sản xuất và phát triển kinh tế đa dạng định hướng vàkết nối với thị trường nhằm tăng thêm việc làm và nâng cao thu nhập, đảm bảo thànhquả xây dựng được vận hành tốt và bền vững đồng thời lồng ghép để giảm thiểu rủi ro/thiên tai

Hợp phần này gồm 2 tiểu hợp phần:

Tiểu hợp phần 1.1: Đầu tư phát triển kinh tế huyện, và

Tiểu hợp phần 1.2: Đa dạng hoá các cơ hội liên kết thị trường và hỗ trợ sáng kiếnkinh doanh

1.5.2. Hợp phần 2: Ngân sách phát triển xã

Không ít hơn 35% tổng vốn NHTG phân bổ cho tỉnh dự án (NHTG tài trợ 100 % vốn).Hợp phần NSPTX sẽ thực hiện phân cấp triệt để cho xã làm chủ đầu tư các hoạt độngtrên địa bàn, bao gồm: xây mới và nâng cấp cơ sở hạ tầng cấp thôn bản, các hoạt động

hỗ trợ sinh kế và hỗ trợ giáo dục, hỗ trợ sản xuất nông nghiệp, nhằm cải thiện mứcsống một cách bền vững (ưu tiên hơn cho nhu cầu của phụ nữ) Người dân địa phươngtrực tiếp tham gia vào các quá trình thực hiện (đề xuất hoạt động, tổ chức triển khai:đấu thầu, thi công/thực thi, thanh quyết toán, ), giám sát, quản lý và sử dụng

Hợp phần này bao gồm 3 tiểu hợp phần :

Tiểu hợp phần 2.1: Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản

Tiểu hợp phần 2.2: Hỗ trợ Sinh kế và Dịch vụ sản xuất và

Tiểu hợp phần 2.3: Hỗ trợ các hoạt động phát triển KTXH của phụ nữ

Không ít hơn 7,5% tổng vốn NHTG phân bổ cho tỉnh dự án

Mục tiêu của hợp phần này là nâng cao năng lực của chính quyền địa phương, các bêntham gia và cộng đồng trong việc lập kế hoạch, quản lý, triển khai, giám sát và duy trìcác hoạt động của dự án Xúc tiến đào tạo nghề và tăng cường năng lực cho nhữngngười hưởng lợi của dự án thông qua việc phát triển các kỹ năng và lập kế hoạch đốiphó với rủi ro thiên tai và các rủi ro khác

Hợp phần này bao gồm 5 tiểu hợp phần:

Tiểu hợp phần 3.1: Hỗ trợ lập kế hoạch phát triển KT-XH

Tiểu hợp phần 3.2: Đào tạo cán bộ xã và thôn bản

Tiểu hợp phần 3.3: Đào tạo cán bộ huyện

Tiểu hợp phần 3.4: Đào tạo kỹ năng liên quan đến việc làm

Tiểu hợp phần 3.5: Bảo vệ tài sản hộ gia đình và tài sản công

Phần vốn NHTG đầu tư cho hợp phần chiếm 7,5% tổng vốn NHTG phân bổ cho tỉnh dự án.Hợp phần này sẽ bao gồm việc giám sát và đánh giá, truyền thông và thông tin và kiểmtoán nội bộ và kiểm toán độc lập, điều phối và hướng dẫn chung, cung cấp các thiết bịcần thiết và quản trị dự án nhằm đảm bảo dự án được thực hiện năng suất và hiệu quả

1.6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Phân bổ vốn cho các tỉnh dự án: Với tổng số vốn vay của NHTG là 150 triệu USD ,

phần phân bổ cho các khoản chi phí vận hành của Ban ĐPDATW và các khoản chi phíchung do Ban ĐPDATW thực hiện, dự kiến khoảng 9 triệu USD Phần còn lại sẽ đượcphân bổ cho các tỉnh Lào Cai, Yên Bái, Sơn La, Hòa Bình với mức tạm tính là 20 triệuUSD/1 tỉnh, phân bổ cho các tỉnh Điện Biên và Lai Châu với mức tạm tính là 17 triệuUSD/1 tỉnh Phần vốn chưa phân bổ 27 triệu USD, do Ban ĐPDATW tạm thời quản lý

và sẽ được xem xét phân bổ cho các tỉnh dự án vào thời điểm đánh giá giữa kỳ(khoảng năm 2012) theo một số tiêu chí sẽ được NHTG thống nhất với Chính phủ(thông qua Bộ KH&ĐT) với nguyên tắc là tỉnh nào chuẩn bị và thực hiện dự án tốthơn sẽ được ưu tiên phân bổ nhiều vốn hơn

Phân bổ vốn cho các xã dự án: Theo thiết kế dự án, khoảng 15% tổng chi phí dự án sẽ

chi dùng cho các hoạt động đào tạo chung, và quản lý dự án 85% còn lại sẽ là nguồnđầu tư trực tiếp đến các xã và cộng đồng hưởng lợi, và được phân bổ theo phươngpháp “bình quân gia quyền” theo số hộ nghèo của các xã tham gia dự án trong tỉnh16.Vốn đối ứng sẽ được các Ban QLDA tỉnh, tính toán cụ thể cho từng xã dự án trên cơ

sở giá trị vốn NHTG phân bổ cho xã đó

1.6.2. Lựa chọn các xã tham gia dự án

 Các tỉnh lựa chọn 4 -5 huyện nghèo để đưa vào dự án (trên cơ sở tính toán, cânđối và lồng ghép các nguồn vốn đầu tư trên địa bàn, ưu tiên cho các huyệnthuộc Chương trình 61 huyện nghèo) Đối với 4 tỉnh Lào Cai, Yên Bái, HòaBình và Sơn La, lựa chọn các huyện đã tham gia giai đoạn 1 để tiếp tục đầu tưtrong dự án giai đoạn 2, không chọn huyện mới

16 Lấy 85% vốn vay NHTG phân bổ cho tỉnh chia cho tổng số hộ nghèo của các xã tham gia dự án trong tỉnh, sau

đó lấy giá trị trung bình này nhân với số hộ nghèo của từng xã để có được số vốn phân bổ cho xã đó Chú ý là vốn phân bổ cho xã bao gồm cả phần vốn do xã làm chủ đầu tư (hơp phần NSPTX) và phần vốn do Ban QLDA huyện làm chủ đầu tư

 Trong các huyện được chọn, các xã nghèo nhất (khu vực 3) sẽ được ưu tiên lựachọn tham gia Dự án Một số xã thuộc khu vực 2 cũng sẽ được cân nhắc đưavào dự án nếu xét thấy các xã này có nhiều thôn bản thuộc khu vực 3 và có vịtrí và vai trò quan trọng trong chuỗi giá trị của các sản phẩm hàng hóa trongvùng Các xã được chọn phải có tỷ lệ hộ nghèo cao hơn tỷ lệ hộ nghèo bìnhquân toàn tỉnh, toàn huyện Số lượng xã của mỗi tỉnh không vượt quá 45 xã đểđảm bảo đầu tư không dàn trải.

 Các xã nằm trong quy hoạch vùng ngập hoặc tiếp nhận dân tái định cư của các

dự án thủy điện không được đưa vào tham gia Dự án

1.6.3. Lập kế hoạch dự án

Việc đề xuất lựa chọn các tiểu dự án được thực hiện theo thủ tục lập kế hoạch có sựtham gia Các Ban QLDA tỉnh/huyện đảm bảo các tiểu dự án được đầu tư phải (i) đượctham khảo ý kiến người dân một cách công khai; (ii) đảm bảo an toàn môi trường và

xã hội; (iii) sơ bộ dự toán được chi phí và đánh giá được lợi ích của tiểu dự án, và (iv)

sơ bộ đề xuất phương án vận hành bảo trì công trình Sau khi được lựa chọn, các tiểu

dự án phải được lồng ghép với các hoạt động của các chương trình, dự án khác trêncùng địa bàn và được đưa vào Kế hoạch phát triển KT-XH của địa phương17 Hàngnăm, trong quá trình thực hiện Dự án, các hoạt động tiếp tục được chọn lựa, điều chỉnh

và cập nhật vào Kế hoạch KTXH cho phù hợp với điều kiện thực tế

 Tham chiếu đến Chương II: Quy trình lập kế hoạch hàng năm có sự tham gia,

mục 2.3 của Sổ tay này

Thủ tục mua sắm đấu thầu của Dự án được áp dụng theo thủ tục quy định của NHTG.Tuy nhiên, một số quy định về trình duyệt kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu/hồ sơyêu cầu, kết quả lựa chọn nhà thầu vẫn phải tuân thủ theo quy định hiện hành củaChính phủ Việt Nam Các quy định về mua sắm đấu thầu cần tuân thủ bao gồm: (i)Hiệp định tài trợ; (ii) Các hướng dẫn hiện hành của NHTG về tuyển chọn tư vấn, muasắm hàng hóa và xây lắp công trình; (iii) Luật đấu thầu của Việt Nam và các văn bảnhướng dẫn dưới Luật của Chính phủ và các cơ quan thuộc Chính phủ; (iv) Kế hoạchmua sắm và kế hoạch thực hiện Dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Đối với các hợp đồng do WB tài trợ 1 phần hoặc 100% vốn đầu tư, các BanQLDA phải sử dụng thủ tục đấu thầu thích hợp theo quy định của Hướng dẫn muasắm và Hướng dẫn tư vấn của WB Các hợp đồng sử dụng 100% vốn đối ứng củaChính phủ Việt Nam thì công tác đấu thầu các gói thầu thực hiện theo các quy địnhhiện hành của Chính phủ Việt Nam

17 Kế hoạch KTXH (2006-2010), đối với năm thứ nhất của dự án (2010), hoặc Kế hoạch Phát triển KTXH 2015)

(2011-Tại Ban ĐPDATW và tại mỗi Ban QLDA tỉnh/huyện có một bộ phận chuyên trách vềđấu thầu mua sắm, bao gồm các cán bộ có kinh nghiệm và/hoặc được đào tạo về thủtục đấu thầu mua sắm của NHTG và các quy định có liên quan của Chính phủ.

Ban ĐPDATW chịu trách nhiệm đấu thầu quốc tế để tuyển chọn tư vấn thực hiện góithầu “tư vấn hỗ trợ thực hiện dự án”, gói thầu ‘giám sát- đánh giá độc lập theo quátrình’, tuyển chọn công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán hàng năm, kiểm toáncông tác đấu thầu và các dịch vụ tư vấn khác trong Dự án, mua sắm phương tiện đi lạicho toàn bộ Dự án, mua sắm các thiết bị văn phòng cho Ban ĐPDATW và các muasắm khác trong quá trình hoạt động Ban ĐPDATW cũng tiến hành tuyển chọn các nhàthầu thực hiện các khoá đào tạo, hội thảo, tham quan học tập trong nước và quốc tếcho toàn Dự án mà Ban ĐPDATW chủ trì thực hiện

Các Ban QLDA tỉnh: tổ chức đấu thầu mua sắm đối với các hoạt động sau: (i) dịch vụ

tư vấn thiết kế các tiểu dự án mà Ban QLDA tỉnh quản lý; (ii) thiết bị văn phòng choBan QLDA tỉnh và huyện/xã (nếu có); (iii) các hoạt động tư vấn, đào tạo do BanQLDA tỉnh trực tiếp quản lý; (iv) các gói thầu xây lắp do Ban QLDA tỉnh làm chủ đầu

tư (nếu có)

Các Ban QLDA huyện: tổ chức đấu thầu mua sắm đối với các hoạt động sau: (i) dịch

vụ tư vấn thiết kế các tiểu dự án mà Ban QLDA huyện làm chủ đầu tư; (ii) các hoạtđộng tư vấn, đào tạo do Ban QLDA huyện trực tiếp quản lý; (iii) các gói thầu xâylắp, thiết bị do Ban QLDA huyện làm chủ đầu tư hoặc chủ trì mua sắm tập trung chocác Ban PT xã (nếu có, ví dụ như trang thiết bị);

Các Ban PTX: tổ chức đấu thầu mua sắm đối với các gói thầu xây lắp, thiết bị do xãlàm chủ đầu tư

 Tham chiếu đến Chương IV: Mua sắm đấu thầu

Dự án cần phải tuân thủ Luật Phòng chống tham nhũng số 55/2005/QH11 tháng11/2005, một số nghị định, văn bản pháp luật khác18, và Kế hoạch Hành động quản lýnhà nước, minh bạch và phòng chống tham nhũng của dự án (Phụ lục 8 – Báo cáonghiên cứu khả thi chung được Bộ Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt tại Quyết định số116/QĐ-BKH ngày 22/01/2010)

1.6.6. Cơ chế giải ngân

Sau khi trao đổi, thảo luận với các cơ quan có liên quan và Ban QLDA các cấp, Dự án

2 sẽ tiếp tục sử dụng mô hình giải ngân như Dự án 1 với một số điều chỉnh nhằm khắcphục những khiếm khuyết trong quá trình thực hiện của Dự án 1

Tài khoản tiếp nhận vốn NHTG mở tại hệ thống Ngân hàng NN&PTNT Việt Nam Tàikhoản tiếp nhận vốn đối ứng: mở tại KBNN các cấp

18 Tham khảo tên văn bản tại Danh mục các văn bản pháp lý trang 131

 Tham chiếu đến Chương V: Quản lý tài chính của Sổ tay này

1.6.7. Chế độ kế toán, kiểm toán và báo cáo tài chính

Về chế độ kế toán và báo cáo tài chính: cơ bản được thực hiện theo các quy định sau:

 Chế độ kế toán: thực hiện chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư, banhành kèm theo Quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 của Bộtrưởng Bộ Tài chính

 Chế độ báo cáo: thực hiện theo Quyết định số 803/2007/QĐ-BKH ngày30/7/2007 của Bộ KH&ĐT về chế độ báo cáo tình hình thực hiện các chươngtrình, dự án ODA; Thông tư số 27/2007/TT-BTC ngày 03/04/2007 hướng dẫn vềquản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồnvốn ngân sách nhà nước, và Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 07/9/2007 của

Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự

án ODA

Về chế độ kiểm toán: Ban ĐPDATW sẽ tổ chức đấu thầu lựa chọn và hợp đồng với 1

công ty kiểm toán độc lập, được NHTG chấp thuận để tiến hành kiểm toán độc lậphàng năm cho toàn Dự án Ngoài ra, với tính chất phân cấp mạnh, thực hiện trên địabàn rộng, dự án cũng sẽ tiến hành kiểm toán nội bộ để đảm bảo tính minh bạch, côngkhai và đúng đắn trong quản lý tài chính và sử dụng các nguồn vốn của dự án Các cơquan dự kiến tham gia công tác kiểm toán nội bộ là Thanh tra Bộ KH&ĐT (đối vớihoạt động dự án cấp Trung ương), Sở KH&ĐT (đối với hoạt động dự án ở cấp tỉnh vàhuyện) và phòng Tài chính - Kế hoạch huyện (đối với hoạt động dự án ở cấp xã)

 Tham chiếu đến Chương V: Quản lý tài chính của Sổ tay này

1.6.8. Giám sát đánh giá (M&E)

Cơ chế giám sát và đánh giá cơ bản tuân thủ theo các quy định hiện hành của Chínhphủ Việt Nam Ngoài ra, Dự án còn chịu sự giám sát và đánh giá của nhà tài trợ làNHTG Giám sát đánh giá bao gồm:

 Giám sát về chi phí và chất lượng công trình

 Giám sát khác vấn đề liên quan như mục tiêu dự án, các kết quả, mua sắm đấuthầu, quản lý tài chính, tiến độ thực hiện, thông tin truyền thông, các vấn đề vềmôi trường, xã hội

Các cơ quan, đơn vị tham gia giám sát bao gồm các Bộ, ngành liên quan như (BộKH&ĐT, Bộ Tài chính), HĐND các tỉnh/huyện, các tổ chức quần chúng, các Ban,ngành liên quan tại từng địa phương và các cộng đồng người hưởng lợi Ngoài ra, còn

có một đơn vị tư vấn giám sát độc lập quá trình thực hiện dự án có chuyên môn sâu vềcác lĩnh vực hoạt động của dự án, bao gồm cả việc thực hiện công tác đền bù và phụchồi cuộc sống cho những người bị ảnh hưởng bởi Dự án và thực hiện chương trìnhquản lý môi trường Thêm nữa các đơn vị thực hiện Dự án bắt buộc phải thiết lập hệ

thống kiểm soát nội bộ trong bộ phận kế toán tài chính và hệ thống kiểm soát chấtlượng.

Đánh giá dự án chủ yếu tập trung vào các phương diện: Kết quả của dự án; hiệu suất

và hiệu quả dự án Nội dung, các hướng dẫn để tiến hành các đánh giá này, điều khoảntham chiếu mẫu cho các đợt đánh giá này đã có sẵn tại trang web của Bộ KH&ĐT(www.mpi.gov.vn ) Dự án sẽ tiến hành điều tra cơ sở để làm căn cứ cho công tác đánhgiá tác động của dự án

Trong quá trình thực hiện Dự án, NHTG sẽ có các phương pháp, cách thức riêng đểgiám sát các hoạt động thông qua các báo cáo của Dự án, báo cáo của Tư vấn độc lập,báo cáo kiểm toán, thủ tục xin xem xét trước hoặc sau đối với các gói thầu Ngoài ra,NHTG sẽ tổ chức (chủ trì) các đoàn giám sát dự án 6 tháng/lần và đánh giá giữa kỳ

 Tham chiếu đến Chương IX: Giám sát đánh giá của Sổ tay này

CHƯƠNG II - QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NĂM CÓ SỰ THAM GIA

2.1 TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NĂM

1.6.9. Các nguyên tắc cơ bản

2.1.1.1 Tham vấn cộng đồng

Đề xuất hoạt động dự án cần căn cứ vào ý kiến và đề xuất của người dân trong cộngđồng hưởng lợi19 Để người dân có thể tham gia ý kiến một cách sát thực, người dântrong vùng dự án phải được tư vấn, phân tích và cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản

về nội dung dự án, bao gồm (nhưng không giới hạn) các thông tin sau: (i) Mục tiêu dự

án, (ii) các hợp phần, tiểu hợp phần dự án, (iii) các nguyên tắc chủ yếu để đề xuất vàlựa chọn hoạt động dự án; (iv) khung chính sách đền bù và phục hồi cuộc sống củanhững người bị ảnh hưởng bởi dự án, vv Người dân trong vùng dự án được tham vấnđầy đủ trong quá trình lập kế hoạch, thiết kế và thực hiện dự án với các phương tiện vàcách thức tham vấn hiệu quả nhất, đặc biệt đối với đồng bào dân tộc thiểu số20

2.1.1.2 Mục tiêu phát triển KTXH và giảm nghèo

Cần xem xét công trình, hoạt động đề xuất (i) có đóng góp trực tiếp, hiệu quả cho sinh

kế và có ý nghĩa thiết thực với người dân địa phương không (ii) tác động đến đời sốngcủa người dân như thế nào (iii) phạm vi ảnh hưởng, số người hưởng lợi dự án, (iv)những chuyển biến về điều kiện kinh tế chính sách, thể chế Trong quá trình lựa chọncông trình, hoạt động, cần so sánh các đóng góp và hiệu quả dự kiến của các côngtrình, hoạt động đối với vấn đề tạo việc làm và tăng thu nhập của người dân, từ đó có

sự chọn lựa công trình, hoạt động một cách tối ưu, hợp lý nhất

Các hoạt động Dự án từ năm 2011 là một phần không tách rời của Kế hoạch 5 năm(2011- 2015) của các địa phương tham gia dự án Do đó, Ban QLDA huyện cần phảiđóng vai trò then chốt để đảm bảo sự lồng ghép các hoạt động Dự án vào KH 5 năm,ngay từ cấp xã, trên cơ sở đó tiếp tục lồng ghép trong quá trình tổng hợp thành KHhuyện, và các chương trình khác của Chính phủ21 nhằm đạt được những mục tiêuchung của Kế hoạch phát triển KTXH

2.1.1.3 Tiềm năng phát triển sinh kế chưa được khai thác

Các tiềm năng về phát triển sinh kế và tăng thêm thu nhập chưa được khai thác tại cácđịa phương cần được xác định, căn cứ trên yêu cầu và nguyện vọng của người dân tạithôn, bản và đề xuất để đưa vào các hoạt động của Dự án

19 Đặc biệt là phụ nữ và những người dễ bị tổn thương trong xã hội nên được ưu tiên

20 Ngôn ngữ và phương thức truyền thông nên được lựa chọn phù hợp để đem lại hiệu quả tối đa cho người dân địa phương (sách âm thanh)

21 Như chương trình 135-II và chương trình được tài trợ bởi các nguồn ngân sách nhà nước khác

2.1.1.4 Vấn đề giảm nhẹ thiên tai

Trong quá trình đề xuất dự án cần tính đến khả năng công trình bị ảnh hưởng bởi thiêntai để lựa chọn loại công trình, vị trí và kết cấu phù hợp Ở mỗi địa phương, trước khilựa chọn loại công trình, cần thực hiện việc: (1) xác định loại thiên tai, tần xuất và mức

độ tàn phá của các thiên tai đó; (2) xác định các khu vực hay xảy ra thiên tai; và (3)đánh giá khả năng chịu đựng của các công trình hạ tầng đối với các loại thiên tai xácđịnh ở trên

Khi thiết kế các công trình đặc biệt là đường giao thông, công trình thủy lợi phải cânnhắc lựa chọn phương án sẽ có ít thiệt hại nhất (hoặc có phương án khắc phục thiệt hạimột cách nhanh nhất) trong trường hợp thiên tai xảy ra

1.6.10. Sơ đồ quy trình lập kế hoạch năm

HỌP THÔN BẢN - XÁC ĐỊNH CÁC HOẠT ĐỘNG ƯU TIÊN

CỦA thôn bản Thành phần: Đại diện ban PTX, trưởng thôn bản, Ban

QLDA huyện, Ban GS xã và toàn bộ các hộ gia đình, ưu tiên phụ nữ, người già, người có hoàn cảnh.

Nội dung: Công bố Danh mục tham khảo các hoạt

động hợp lệ có thể được đầu tư và Danh mục các hoạt động không hợp lệ Thảo luận và đưa ra Danh sách các hoạt động ưu tiên của thôn bản và sơ bộ

cách thức triển khai

HỌP THÔN BẢN - XÁC ĐỊNH CÁC HOẠT ĐỘNG ƯU TIÊN

CỦA thôn bản

Thành phần: Đại diện ban PTX, trưởng thôn bản, Ban

QLDA huyện, Ban GS xã và toàn bộ các hộ gia đình, ưu tiên phụ nữ, người già, người có hoàn cảnh.

Nội dung: Công bố Danh mục tham khảo các hoạt

động hợp lệ có thể được đầu tư và Danh mục các hoạt động không hợp lệ Thảo luận và đưa ra Danh sách các hoạt động ưu tiên của thôn bản và sơ bộ

cách thức triển khai

HỌP BAN PTX LỰA CHỌN CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỀ XUẤT CỦA XÃ Thành phần: Ban PTX, đại diện thôn bản,

HỌP BAN PTX LỰA CHỌN CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỀ XUẤT CỦA XÃ Thành phần: Ban PTX, đại diện thôn bản,

TỔNG HỢP và

trình Danh sách các hoạt động

NĂM

Ban QLDA huyện và các phòng ban chức năng huyện thực hiện LỒNG GHÉP CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN vào KẾ HOẠCH 5

NĂM

Ban QLDA huyện Thẩm định và THÔNG BÁO CHO BAN PTX

Ban QLDA huyện Thẩm định và THÔNG BÁO CHO BAN PTX

Ban PTX THÔNG TIN

CÔNG KHAI về Danh mục

các hoạt động Nêu rõ lý

do các hoạt động không

được lựa chọn

Ban PTX THÔNG TIN

CÔNG KHAI về Danh mục

2.2 CÔNG TÁC CHUẨN BỊ LẬP KẾ HOẠCH

2.2.1 Thành lập Ban Phát triển xã

Để có thể tiến hành công tác tham vấn cộng đồng và lập kế hoạch hàng năm của dự

án, Ban Phát triển xã được thành lập và khẩn trương đi vào hoạt động ngay sau khiđàm phán Hiệp định Tài trợ với NHTG được tiến hành

2.2.2 Công bố thông tin về Dự án 2 và danh mục đầu tư trên địa bàn của các CT/DA khác

Trước khi tổ chức họp thôn bản, tổ chức truyền thông để thông tin rộng rãi về cácnội dung cơ bản của Dự án, “Danh mục các hoạt động hợp lệ mang tính chất thamkhảo“ và “Danh mục các hoạt động không hợp lệ” để người dân nắm được Ngoài

ra, Ban QLDA huyện cần gửi cho xã một danh mục các tiểu dự án đã được cam kếtđầu tư bằng các CT/DA khác trên địa bàn xã và Ban PTX cũng công bố các thôngtin này để người dân được biết Thông tin được thực hiện dưới các hình thức: (i)dịch tài liệu ra tiếng địa phương và đọc nhiều lần trên đài truyền thanh của xã, (ii)phóng to thành khổ lớn và dán tại nơi công cộng (UBND xã, trạm y tế xã, nhà sinhhoạt cộng đồng của thôn bản), (iii) phát tờ rơi (nhân thành nhiều bản và phát chotừng hộ gia đình)

2.3 QUY TRÌNH THAM VẤN CỘNG ĐỒNG VÀ LẬP KẾ HOẠCH NĂM

2.3.1 Quy trình chung

Các đề xuất tiểu dự án phải được chuẩn bị và đề xuất hàng năm tại cấp xã Để đảmbảo rằng tất cả người dân địa phương đều biết các thông tin dự án, DPMU nênthông báo cho Ban PTX về tổng ngân sách hợp phần ngân sách PTX cho từng xãtrong năm đó, sau đó Ban PTX sẽ:

 Thông báo cho các trưởng thôn bản và Hội phụ nữ của từng xã về tổng ngânsách Hợp phần ngân sách PTX được phân bổ, ngân sách được phân bổ chotừng thôn và từng Chi Hội phụ nữ Thông tin này cần được thông báo côngkhai trong các cuộc họp thôn bản và được dán ở những nơi công cộng

 Hướng dẫn chi tiết cho các trưởng thôn bản và các chi hội phụ nữ về việc lựachọn tiêu chí, cách thức tổ chức các cuộc họp thôn, các phương thức ghi lạithông tin/ý kiến, thời gian họp và hạn nộp đề xuất của các thôn bản/chi hộiphụ nữ Các cuộc họp đề xuất tiểu dự án nên có cán bộ chủ chốt của BanPTX và cán bộ CF tham dự; nếu cán bộ NSPTX của Ban QLDA huyện cóthể tham dự thì sẽ càng hiệu quả Nếu cuộc họp có nội dung thảo luận để lập

kế hoạch cho tiểu hợp phần 1.1 thì bắt buộc phải có sự tham gia của cán bộBan QLDA huyện

 Với sự trợ giúp của CF và Ban PTX, các thôn bản/ Chi hội phụ nữ sẽ sửdụng Đánh giá Nông thôn có sự tham gia (PRA) để xác định các tiểu dự ántrong danh mục ưu tiên (Các kỹ năng PRA sẽ được tư vấn do Ban Điều phối

DATW thuê tuyển xây dựng thành một bộ tài liệu đào tạo để có thể phổ biến

và hướng dẫn cho CF, Ban PTX và các cán bộ có liên )

 Quá trình thực hiện sẽ được tổng hợp sau đó, có thể tham khảo các nội dungtương tự trong Chương VII – Hướng dẫn Hợp phần Ngân sách Phát triển xã.Trong mỗi quá trình lập kế hoạch hàng năm, cần phải tổ chức ít nhất 2 cuộc họp ở

mỗi thôn, bao gồm: một cuộc họp với tất cả các hộ dân trong thôn bản để xác định các hoạt động dự án trong tiểu hợp phần 1.1 và 2.1 (từ đây trở đi được gọi là Cuộc họp thôn bản), một cuộc họp cho các nhóm chỉ có phụ nữ để xác định các hoạt động trong tiểu hợp phần 2.3 (được gọi là Cuộc họp phụ nữ) Riêng cách xác định

các hoạt động cho Tiểu HP 2.2 sẽ có hướng dẫn chi tiết sau khi có kết quả triển khai

thí điểm Hai cuộc họp này sẽ được tổ chức trong các ngày liền nhau hoặc các ngày

riêng rẽ phụ thuộc vào tình hình cụ thể của từng thôn bản, nhưng không được tổchức trong một ngày Dưới đây là các bước thực hiện các cuộc họp tham vấn vàcách tiếp cận áp dụng cho cả hai loại cuộc họp nói trên

Bước 1: Họp thôn bản và xác định các hoạt động ưu tiên

Chủ trì cuộc họp thôn bản: Với cuộc Họp Thôn bản: Là Trưởng thôn bản và cán bộ

Ban PTX, với sự hỗ trợ của cán bộ CF Với cuộc Họp Phụ nữ: Là Chi hội trưởngchi hội Phụ nữ xã với sự hỗ trợ của CF Cán bộ Ban QLDA huyện tham gia càngnhiều càng tốt, nhưng chỉ nên đóng vai trò cung cấp thêm thông tin, giải thích rõ cácchính sách và quy trình dự án, quan sát để đúc rút ra bài học kinh nghiệm, đóng gópcho các đợt giảm sát và đánh giá về Dự án Cán bộ Ban QLDA huyện không đượcphép áp đặt ý kiến chủ quan từ trên xuống đối với các cuộc họp thôn bản

Địa điểm tổ chức cuộc họp: Tại nơi sinh hoạt công cộng của thôn bản, hội trường

UBND xã hoặc một địa điểm khác thuận tiện đi lại và đủ rộng để bà con có thể theodõi được nội dung cuộc họp và phát biểu ý kiến khi cần Người già yếu, phụ nữđược bố trí chỗ ngồi thuận tiện và được khuyến khích phát biểu ý kiến

Thông báo họp: Trưởng thôn chủ trì việc thông báo thời gian, địa điểm, nội dung

chủ yếu của cuộc họp tới từng gia đình, nên thông báo trước ít nhất là 1 ngày để bàcon có thể bố trí thời gian tham gia, thời gian họp nên phù hợp và không ảnh hưởngđến công việc đồng áng nương rẫy của bà con

Thành phần tham gia cuộc họp: Tất cả các hộ gia đình (gồm cả thành viên nam và

nữ của gia đình) trong thôn bản22, cùng với các thành phần chủ trì và hỗ trợ cuộchọp nêu trên và cần có đại diện Ban GS xã tham gia23 Một cuộc họp thôn bản phảiđảm bảo có ít nhất 51% đại diện số hộ gia đình trong thôn bản tham gia thì mớiđược tổ chức Nếu ít hơn 51% thì phải chuyển sang họp vào ngày khác

 Người chủ trì cuộc họp giới thiệu thành phần tham gia cuộc họp, cử ngườilàm thư ký ghi biên bản cuộc họp, nêu mục đích cuộc họp và công bố cácthông tin như (i) các thông tin cơ bản của dự án, (ii) tổng vốn đầu tư thuộchợp phần NSPTX phân bổ cho xã trong cả đời dự án và dự kiến vốn đầu tư

cho năm tới, (iii) đọc “Danh mục các hoạt động không hợp lệ” và “Danh

mục các hoạt động hợp lệ có tính chất tham khảo ”, (iv) cách thức phát

biểu ý kiến của từng cá nhân, nhóm người (để tăng hiệu quả cuộc họp); (v)cách thức bỏ phiếu lựa chọn hoạt động24

 Người dân tiến hành thảo luận, trao đổi trong thời gian tối thiểu là 45 phút,phụ nữ được tổ chức thảo luận theo một hoặc một số nhóm riêng để có nhiều

cơ hội hơn trong việc nêu các ý kiến, nguyện vọng của mình Ưu tiên phụ nữ,người già yếu được đề xuất trước

 Người chủ trì ghi danh sách tất cả các hoạt động do bà con đề xuất lên giấykhổ to, chú ý loại bỏ ngay các hoạt động trùng lắp với các chương trình, dự

án khác trên địa bàn xã, thôn bản hoặc nằm trong Danh mục các hoạt động không hợp lệ.

 Người chủ trì tổ chức cho bà con sắp xếp các hoạt động ưu tiên theo hìnhthức bỏ phiếu25 Mỗi hộ gia đình có một phiếu bầu và áp dụng bỏ phiếu Tiếnhành kiểm phiếu và sắp xếp các hoạt động, công trình theo thứ tự ưu tiên

Danh sách các hoạt động ưu tiên của thôn bản được đọc công khai và ghi

vào biên bản cuộc họp Lưu ý: Nếu có 2 tiểu dự án có số lượng phiếu bằngnhau thì ưu tiên chọn TDA có nhiều phiếu bầu của phụ nữ

 Thảo luận sơ bộ cách thức triển khai thực hiện các tiểu dự án ưu tiên, câu hỏi

sẽ là “Nếu tiểu dự án, công trình này được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì chúng ta sẽ thực hiện như thế nào?” (Đảm bảo rằng người dân có thông tin

về phương pháp đấu thầu có sự tham gia của cộng đồng và giám sát thựchiện) Riêng đối với các công trình hạ tầng, cần bàn luôn về cách thức tổchức vận hành, bảo trì

Lập biên bản cuộc họp và danh sách người tham gia, đọc thông qua Biên bản phảighi đầy đủ tất cả các hoạt động dự án do người dân đề xuất và danh sách các hoạtđộng ưu tiên Trưởng thôn bản, đại diện thôn bản và đại diện Ban PTX thay mặt bàcon ký vào biên bản Biên bản họp thôn lựa chọn hoạt động dự án26 hàng năm được

lập theo mẫu tại Biểu 1, Phụ lục 2 của Chương VII - Hướng dẫn Hợp phần Ngân sách Phát triển xã.

Một số vấn đề cần lưu ý trong cuộc họp thôn bản:

24 Bao gồm các hoạt động vận hành và bảo trì

25 “phiếu bầu” – đơn giản là một mẩu giấy, hay hạt ngô, viên sỏi…

26 Với những thôn bản có hầu hết là người dân tộc thiểu số, có thể ghi biên bản cuộc họp bằng chữ viết địa phương

- Ngôn ngữ họp thôn bản nên là tiếng DTTS nếu ngôn ngữ đó tiện lợi cho hầu hết mọi người tham dự.

- Nếu cuộc họp được tiến hành bằng tiếng phổ thông (Kinh) thì phải bố trí thêm phiên dịch tiếng dân tộc nếu thôn bản đó có người không nói được tiếng phổ thông.

- Khi mời các hộ gia đình đi họp, không nên mời quá gấp gáp và phải nói rõ chủ

đề của cuộc họp để đồng bào có thời gian suy nghĩ trước; Không nên mời đi họp một cách chung chung, ví dụ là “mỗi gia đình có một người đi họp”, bời vì nếu mời như vậy thì thông thường người nam giới trong gia đình sẽ đi họp và sẽ không có nhiều cơ hội cho phụ nữ tham gia Cho nên, nên mời cả vợ cả chồng cùng đi họp và động viên người phụ nữ trong gia đình đi họp Cuộc họp có tỷ lệ phụ nữ tham gia cao thì càng tốt.

- Thôn bản có đông dân, cần phải tổ chức hai hoặc 3 cuộc họp Bởi vì nếu mỗi cuộc họp có quá nhiều người ( 60-70 người tham dự hoặc nhiều hơn), cuộc thảo luận sẽ không hiệu quả và không quản lý được Các thôn bản không có hội trường, nên tổ chức cuộc họp ở nơi thích hợp Âm thanh phải đủ lớn để bà con

có thể nghe rõ các nội dung Nếu có thể, nên bố trí một vài chiếc loa (nếu có thể) để tránh trường hợp có người không nghe rõ thông tin khi họ ngồi quá xa hoặc người điều hành nói quá nhỏ

Với các tiểu dự án cần Vận hành và Bảo trì (O&M)

Do việc vận hành và bảo dưỡng rất quan trọng đối với tính hiệu quả của tiểu dự án,cho nên tại cuộc họp thôn bản, cần phải bàn bạc về việc thôn bản sẽ vận hành vàbảo dưỡng tiểu dự án như thế nào, sau khi đã hoàn thành đầu tư Thôn bản phải raquyết định và ghi cụ thể trong “Đề xuất Tiểu dự án thôn bản” những vấn đề sau:

 Những yêu cầu đối với vận hành và bảo dưỡng để có thể đạt được lợi íchtối đa từ tiểu dự án

 Cách thức sắp xếp công tác vận hành và bảo dưỡng

 Tên của người hoặc tổ chịu trách nhiệm cụ thể về quản lý, vận hành vàbảo dưỡng, đặc biệt là đối với các thiết bị, máy móc

 Các nguồn lao động, vật liệu, tiền mặt, kể cả NSPTX dành riêng chovậnhành và bảo dưỡng cũng như cách thức bố trí

 Nếu cần có tiền mặt thì cần đóng góp như thế nào, quyết định mức đónggóp là bao nhiêu? Và những ai đóng góp

Các biên bản họp thôn, đề xuất Tiểu dự án phải được lưu trữ tại xã làm cơ sở choquá trình giám sát và đánh giá tác động sau này

Bước 2: Chuẩn bị và trình đề xuất cho Ban PTX

Ban PTX và cán bộ CF hướng dẫn cho Người chủ trì cuộc họp lập “Thông

tin cơ bản về các tiểu dự án theo đề xuất” (Biểu số 2, Phụ lục 2, Chương 7) Thông

tin có thể viết tay nhưng cần chú ý viết rõ ràng, rành mạch và đúng mẫu của dự ánquy định Biên bản họp thôn bản và Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất đượcgửi lên Ban PTX.

Trong quá trình thực hiện hợp phần, cán bộ CF và cán bộ Ban QLDA huyệncần hướng dẫn thật cụ thể cho Ban PTX và Lãnh đạo thôn bản/Chi hội phụ nữ cách

mô tả tóm tắt tiểu dự án đề xuất

Biên bản cuộc họp thôn bản, Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất, quychế quản lý (nếu có) nộp cho Ban PTX Biên bản họp của Chi hội phụ nữ, Thông tin

cơ bản về các tiểu dự án do phụ nữ đề xuất, bản quy chế sử dụng (nếu có) nộp choHội phụ nữ xã tổng hợp và đưa vào báo cáo chung của Ban PTX

Bước 3- Kiểm tra các tiểu dự án tại cấp xã và sắp xếp ưu tiên

a) Quy trình sàng lọc, sắp xếp ưu tiên:

Sau khi tổ chức họp xong tại tất cả các thôn bản Ban PTX cùng Hội Phụ nữ xã tiếnhành tổng hợp các hoạt động ưu tiên do các thôn bản và phụ nữ đề xuất thành hai danh

sách: Danh sách dài các hoạt động ưu tiên của xã cho Tiểu HP 1.1 và 2.1 (Hạ tầng)

và Danh sách dài các hoạt động ưu tiên của xã cho Tiểu HP2.3 (Phụ nữ).

Ban PTX và Hội Phụ nữ tổ chức 2 cuộc họp riêng biệt tại UBND để bàn về hai danhsách Cuộc họp bàn về Tiểu HP 1.1 và 2.1 có sự tham gia của toàn bộ các thànhviên Ban PTX và toàn bộ đại diện của các thôn bản đã được bầu và có sự hỗ trợ của

CF Trưởng thôn bản27 cũng được mời tham dự cuộc họp Cuộc họp để bàn về Tiểu

HP 2.3 được tổ chức ngay sau đó với sự chủ trì của Chủ tịch Hội Phụ nữ (kiêm PhóBan PTX) và sự tham dự của các chi hội trưởng các chi hội phụ nữ của tất cả cácthôn bản và CF

Từng cuộc họp sẽ mở đầu bằng việc công bố Danh sách dài nêu trên, sau đó cácthành viên sẽ cùng nhau bàn bạc và sàng lọc, sắp xếp ưu tiên các tiểu dự án theotừng danh sách theo các nội dung chủ yếu như sau:

 Các tiểu dự án được đề xuất có phù hợp với hướng dẫn chung, có thuộcphạm vi được thực hiện của Hợp phần/Tiểu hợp phần hay không;

 Tiểu dự án có khả thi trong điều kiện cụ thể của thôn bản/Chi hội đó haykhông;

 Chi phí có hợp lý không (so sánh với giá cả của địa phương, so sánh với cáccông trình, tiểu dự án có tính chất tương tự…);

 Các tiểu dự án có hướng tới người nghèo, phụ nữ và các nhóm dễ bị tổnthương không

 Cơ cấu vốn có đảm bảo giữa các tiểu hợp phần thuộc Hợp phần NSPTX haykhông? (Tiểu HP 2.1 là 50%; tiểu HP 2.3 là 20% tổng vốn NSPTX, phần cònlại dành cho Tiểu HP 2.2);

27 Nếu họ không nằm trong danh sách hai đại diện của mỗi thôn bản

Các thành viên tham gia cuộc họp sẽ cùng nhau điều chỉnh lại những tiểu dự án đã

đề xuất nhưng không đáp ứng tiêu chí trên Trong quá trình điều chỉnh đề xuất tiểu

dự án, đối với các thay đổi lớn như: bỏ bớt số tiểu dự án do vượt quá mức vốn đãphân bổ, tăng hoặc giảm quy mô đầu tư, tăng hoặc giảm kinh phí đầu tư với giá trịlớn, thay đổi số lượng người hưởng lợi hoặc thậm chí loại bỏ tiểu dự án không hợp

lệ, Ban PTX cần tổ chức đi thực địa để xác minh thêm thông tin trước khi đưa raquyết định cuối cùng

Các thành viên sẽ tiến hành bỏ phiếu để sắp xếp ưu tiên các tiểu dự án thuộc danh

sách dài nêu trên Sau khi bỏ phiếu, từng Danh sách dài sẽ được viết lại thành Danh sách ưu tiên trong đó các TDA (tiểu dự án) sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ 1

cho đến hết, các TDA bị loại bỏ cũng được ghi vào danh sách cùng với tóm tắt lý doloại bỏ Đại diện thôn bản trong Ban PTX phải thông báo lại kết quả cuộc họp vànhững thay đổi (nếu có) cho người dân thôn mình được biết để theo dõi Trưởngthôn cần làm rõ với người dân rằng danh sách TDA cuối cùng sẽ còn được UBNDHuyện xem xét và phê duyệt

b) Quy trình lập và trình bản tổng hợp TDA:

Sau khi đã hoàn thiện các bước trên, Ban PTX tóm tắt tất cả các TDA ưu tiên

từ hai Danh sách ưu tiên, lập thành báo cáo “Tổng hợp đề xuất các tiểu dự án của

xã” (Biểu số 3- Phụ lục 2-Chương 7) trong năm Báo cáo này sẽ bao gồm danh mục các TDA thuộc HP Tiểu HP 1.1, 2.1 và 2.3.

Khi lập bảng tổng hợp này, cần lưu ý cơ cấu vốn của các Tiểu HP củaNSPTX phải đảm bảo thoả mãn theo tỷ lệ vốn quy định (2.1 là 50%; 2.2 là 30% và2.3 là 20% tổng vốn NSPTX trong năm) Biểu 3 sau đó được trình lên Ban QLDA

huyện để tổng hợp Chú ý Biểu 3 cũng cần bao gồm “Danh sách dự phòng các tiểu

dự án” để có thể thay thế các tiểu dự án không phù hợp mà Ban QLDA huyện loại

ra khỏi danh sách các tiểu dự án đầu tư trong năm (xem bước 4 dưới đây)

Bước 4 – Thủ tục phê duyệt kế hoạch hàng năm

Ban PTX trình biểu “Tổng hợp đề xuất tiểu dự án của xã” lên Ban QLDAhuyện Ban QLDA huyện sẽ thẩm định xem các tiểu dự án có thoả mãn những tiêuchí của Từng HP/tiểu HP hay không? Mức kinh phí đề xuất có phù hợp với giá cảhiện hành tại địa phương hay không? Cơ cấu các tiểu hợp phần có phù hợp với tỷ lệvốn quy định hay không?vv…Nếu cần thiết phải có điều chỉnh, Ban QLDA huyện

sẽ thông báo cho Ban PTX và hướng dẫn cho Ban PTX chỉnh sửa cho hoàn chỉnh.Với những đề xuất tiểu dự án không đạt tiêu chí của hợp phần NSPTX, Ban QLDA

huyện trao đổi với Ban PTX để thay thế từ “các tiểu dự án dự phòng”.

Ban QLDA huyện tổng hợp các tiểu dự án của xã đáp ứng tiêu chí của Hợp phần vàđưa vào kế hoạch sử dụng vốn vay của WB trong năm

Bước 5: Cập nhật các hoạt động của Dự án vào Kế hoạch phát triển KTXH hàng năm và 5 năm của huyện

Các hoạt động dự án được đề xuất phải đảm bảo sẽ là một phần của Kếhoạch phát triển KTXH hàng năm và 5 năm (2011-2015) Do đó Ban QLDA huyệncần làm việc với các phòng ban chức năng của huyện ngay từ bước 4 để cập nhậtcác hoạt động của kế hoạch năm và điều chỉnh Kế hoạch phát triển KTXH 5 nămcủa huyện dự án cho phù hợp.

Cấp huyện sẽ phải thực hiện nhiệm vụ này căn cứ vào quy hoạch, kế hoạch củahuyện, xã để rà soát, đồng thời cập nhật thông tin cho các bên có liên quan

Bước 6: Thủ tục trình các bên có liên quan

Thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được Biểu 3- Phụ lục 2 – Chương VII của xã, Ban QLDA huyện trình lên Ban QLDA tỉnh Ban QLDA tỉnh

tổng hợp gửi cho WB tại Hà Nội và đồng gửi cho Ban ĐPDATW để tổng hợp

Ngân hàng Thế giới (WB) sẽ xem xét có thư “không phản đối” gửi trở lạicho Ban QLDA tỉnh Ban QLDA tỉnh thông báo cho Ban QLDA huyện, đồng thờitổng hợp kế hoạch để trình UBND tỉnh, huyện để giao chỉ tiêu kế hoạch thực hiệncủa năm

Lưu ý: UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch tổng thể và giao cho Ban QLDA tỉnh

- Sở KH&ĐT thông báo chi tiết từng danh mục TDA; sau khi nhận được chỉ tiêu kếhoạch năm do UBND tỉnh giao và thông báo của Ban QLDA tỉnh, Ban QLDAhuyện sẽ trình UBND huyện phê duyệt kế hoạch của hợp phần NSPTX trong năm.Thời gian ra quyết định phê duyệt không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày BanQLDA huyện trình UBND huyện

Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch của huyện được gửi bằng văn bản tớiUBND xã và các Ban ngành liên quan của huyện (theo quy định hiện hành), gửi choBan QLDA tỉnh và niêm yết công khai tại trụ sở xã và các thôn bản Đối với cáctiểu dự án không được duyệt, Ban PTX phải có thông báo bằng văn bản cho thônbản/chi hội phụ nữ đề xuất và giải thích rõ lý do không được duyệt để xã và ngườidân rút kinh nghiệm trong các lần đề xuất tiếp theo

Quyết định phê duyệt kế hoạch NSPTX hàng năm của Chủ tịch UBNDhuyện sẽ làm căn cứ ký kết hợp đồng nguyên tắc thực hiện các tiểu dự án giữa BanQLDA huyện và Ban PTX để ràng buộc quyền và trách nhiệm quản lý vốn giữaBan QLDA huyện và Ban PTX, đồng thời làm cơ sở thanh toán vốn từ tài khoản dự

án của Ban PTX tại NHNo huyện

Khi nhận được Quyết định của UBND huyện, thông báo của Ban QLDAhuyện về kế hoạch thực hiện NSPTX trong năm, UBND xã (Chủ đầu tư) giao BanPTX tổ chức thực hiện các bước tiếp

*Tại bước lập kế hoạch hàng năm, khi tổng hợp các đề xuất các Ban PTX cần bổ sung thêm thông tin về dự kiến thực hiện các phương pháp đấu thầu mua sắm và thời gian thực hiện của từng tiểu dự án (Đây là bước quan trọng giảm nhiều thủ tục hành chính trong quản lý đầu tư cho Ban PTX sau này).

Chú ý: Hàng năm, NSPTX có thể được tiến hành bổ sung, điều chỉnh kếhoạch Tuy nhiên, các bước vẫn phải theo đúng các bước nêu trên Tham vấn cộngđồng lập kế hoạch, trình tự phê duyệt các cấp, cơ cấu các Tiểu hợp phần vẫn phảiđảm bảo theo các tỷ lệ quy định trình duyệt qua các cấp.

Bước 7: Ban PTX thông tin công khai cho người dân được biết

Ban PTX phối hợp với Hội Phụ nữ thông tin công khai trên giấy khổ to, loaphóng thanh, tại các cuộc họp thôn bản, họp Hội Phụ nữ cho người dân, phụ nữ biết

về Danh mục các TDA đã được lựa chọn Đối với các hoạt động không được lựachọn phải nêu lý do không được lựa chọn để người dân, phụ nữ nắm được

2.3.2 Lồng ghép các hoạt động của dự án vào kế hoạch năm

Kế hoạch thực hiện dự án sẽ bao gồm 2 giai đoạn:

 Giai đoạn 1: Từ tháng 8/2010 đến hết 2011 (18 tháng)

 Giai đoạn 2: Thời gian còn lại từ 2012 đến hết tháng 6/2015 (42 tháng).Hàng năm, mỗi tỉnh dự án sẽ lập một Kế hoạch hoạt động năm của tỉnh và nộp choBan ĐPDATW để tổng hợp thành Kế hoạch hoạt động năm28 của dự án và trình cácbên có liên quan (NHTG, Bộ KH&ĐT) Các hoạt động của Giai đoạn 1 (từ tháng8/2010 đến hết năm 2011) sẽ được lấy làm cơ sở lập Kế hoạch đấu thầu 18 thángđầu tiên, và làm cơ sở đàm phán vốn vay với NHTG Công tác lập kế hoạch của Dự

án được thực hiện như sau:

2.3.2.1 Kế hoạch hoạt động 18 tháng

a Kế hoạch hoạt động 6 tháng cuối năm 2010

Các hoạt động dự án sẽ được lựa chọn ngay trong quá trình thiết kế dự án đồng thờivới quá trình lập kế hoạch năm 2010 của Chính phủ (quá trình này bắt đầu từ tháng6-7/2009) và là một phần không tách rời của kế hoạch năm 2010

b Kế hoạch hoạt động năm 2011

Một số hoạt động dự án sẽ được lựa chọn ngay trong quá trình thiết kế dự án đồngthời với quá trình lập kế hoạch hoạt động năm 2010 Các hoạt động này có thể đượcthay đổi trong quá trình lập kế hoạch hoạt động năm 2011 (quá trình này bắt đầu từtháng 6-7/2010)

2.3.2.2 Kế hoạch hoạt động 42 tháng

(bao gồm năm 2012, 2013, 2014 và 6 tháng cuối năm 2015)

Các hoạt động Dự án sẽ được đề xuất hàng năm trên cơ sở kết quả tham vấn cộngđồng tại cấp xã và thôn bản như đã mô tả ở trên Các hoạt động này sẽ được lồngghép với các hoạt động của các chương trình, dự án khác trên địa bàn và phải được

28 Trong tiếng Anh: AOP

cập nhật, điều chỉnh, bổ xung kịp thời vào Kế hoạch KTXH 5 năm để luôn đảm bảo

là một phần không tách rời của Kế KTXH 5 năm (2011-2015) của các huyện dự án

2.4 CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC THAM VẤN VÀ LẬP KẾ HOẠCH NĂM

Để đảm bảo công tác tham vấn và lập kế hoạch có chất lượng, hàng năm NHTG và

Bộ KH&ĐT sẽ tiến hành giám sát và kiểm tra tại một số xã dự án

Ban QLDA tỉnh chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, đôn đốc toàn bộ quá trìnhtham vấn cộng đồng tại các huyện dự án

Ban GS xã giám sát thực hiện giám sát độc lập quá trình tham vấn và lập kế hoạchtại từng xã dự án

NHTG có thể sẽ không tài trợ cho một số hoặc toàn bộ các hoạt động của một xã dự

án nào đó nếu có bằng chứng cho thấy quy trình tham vấn cộng đồng và lập kếhoạch không được thực hiện (hoặc thực hiện không đúng) theo hướng dẫn, khôngđảm bảo chất lượng tham vấn và không có sự tham gia đầy đủ của cộng đồng.

CHƯƠNG III - TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC

3.1 TỔNG QUAN VỀ TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC

3.1.1 Thông tin chung

Dự án đã chuẩn bị Chiến lược Tăng cường năng lực (TCNL) làm cơ sở thiết kế,thực hiện các hoạt động TCNL Có thể tham khảo Chiến lược TCNL tại trang web:

www.mpi.gov.vn/các dự án của bộ/nmprp2 Chương 3 của PIM được viết theo nộidung của Chiến lược Tăng cường năng lực

Trong bối cảnh dự án, TCNL gồm 3 lĩnh vực chứ không chỉ gồm các hoạt động đàotạo, đó là: các hoạt động đào tạo (qua các khóa học và học qua thực hành) + cácchuyến tham quan học hỏi và các hoạt động học tập + IEC

Nguyên tắc Hướng dẫn về chiến lược Tăng cường Năng lực cho GNMNPB-2

Kết quả mong đợi của công tác TCNL trong khuôn khổ GNMNPB-2 là: (i) TCNLcho các cơ quan chính phủ và cộng đồng ở địa phương để thực thiện và hỗ trợ cácchương trình phát triển sinh kế; (ii) tăng cường các kỹ năng và cơ hội việc làm chothanh niên và người lao động ở nông thôn thông qua việc hỗ trợ đào tạo nghề; và(iii) giảm thiểu những rủi ro liên quan tới môi trường và kinh tế đối với cộng đồng

và các hộ gia đình của địa phương Các nỗ lực TCNL trong Dự án GNMNPB -2 sẽphải đối mặt với các điều kiện điển hình và tương tự như dự án GĐ1 bao gồm: làmviệc ở các vùng sâu vùng xa và khó khăn; người hưởng lợi mục tiêu phần lớn là cácnhóm dân tộc thiểu số; nhu cầu đào tạo có quy mô lớn và nội dung đa dạng; mức độbiết chữ và hiểu biết tiếng phổ thông thấp; và nhiều các yếu tố khác ảnh hưởng tớiviệc thực hiện như năng lực thể chế yếu Vì vậy GNMNPB-2 dự định sẽ tiếp tụcxây dựng và tăng cường các nguyên tắc của NMPRP-1 về tăng cường năng lực đểđạt được các kết quả đề ra Bao gồm:

 Sử dụng cách tiếp cận kết hợp phối hợp đối với việc đào tạo các kỹ năng áp dụng cho cán bộ, lãnh đạo ở địa phương để cung cấp Thông tin, Giáo dục và Truyền thông (IEC) cho người dân địa phương và tăng cường các phương pháp lập kế hoạch và các mối liên kết;

 Hướng các nỗ lực tăng cường năng lực tới việc đảm bảo sự bền vững của các loại chương trình cơ sở hạ tầng và sinh kế được hỗ trợ thông qua dự án này;

 Tập trung các nỗ lực cho các cán bộ cấp thôn bản, xã, huyện, tỉnh và cho các nhóm thôn bản và các phụ nữ dân tộc thiểu số;

 Lồng ghép các cách tiếp cận và quy trình của dự án với các chương trình giảm nghèo của chính phủ và các thủ tục hành chính ở địa phương nếu có thể và cần thiết;

 Tăng cường năng lực của các cán bộ chính phủ nhằm giám sát các chương trình giảm nghèo do nhà tài trợ và chính phủ hỗ trợ ở vùng cao; và

 Thúc đẩy công tác điều phối và các cơ hội học tập lẫn nhau giữa các dự án

và chương trình giảm nghèo được tài trợ khác.

Trong khi thực hiện các nguyên tắc cơ bản của dự án trước, GNMNPB-2 sẽ có môhình tổ chức cải tiến cho việc giảng dạy thông qua việc kết hợp với các cơ sở Đàotạo của tỉnh (PTI), khi đó mỗi PTI ở mỗi tỉnh sẽ được lựa chọn là một thành viêncủa Ban QLDA tỉnh và có trách nhiệm phát triển và thực hiện kế hoạch đào tạo vàTCNL của tỉnh Đây là một bước để lồng ghép đầy đủ hơn công tác đào tạo của dự

án với các hệ thống đào tạo chính quy Dự án NMPRP-2 không hoạt động như một

dự án tách biệt mà hoạt động gần gũi với các tỉnh và để giúp họ tổ chức tốt các thủtục nội bộ nhằm đem lại lợi ích cho tất cả các dự án và chương trình và nhằm tăngcường quá trình phân cấp, tham gia và cải thiện sinh kế

Một trong những ưu tiên chính của TCNL và đào tạo trong GNMNPB-2 sẽ được

mở rộng và áp dụng để các hoạt động này ngày càng tiếp cận đến được nhiều phụ

nữ dân tộc thiểu số, trưởng thôn bản và các nhóm khác ở các thôn bản vùng cao.Một trong các bài học chính từ GNMNPB-1 là trong khi dự án thành công với việcđào tạo được số lượng lớn các cán bộ xã, thì ít cung cấp được dịch vụ đào tạo đặcbiệt cho phụ nữ và trưởng thôn Có nhiều lý do của vấn đề này Thứ nhất, cáctrưởng thôn và cán bộ xã phần lớn là nam giới (chỉ có đại diện của Hội Phụ nữ xã

và ở một số xã có kế toán là phụ nữ), trong khi đó lại ưu tiên đào tạo cho các cán bộhiện tại về các chủ đề chính này Thứ hai, các rào cản về ngôn ngữ tiếp tục cản trởnhiều phụ nữ dân tộc thiểu số tham gia và không được hưởng lợi ích từ các khóađào tạo Kinh nghiệm cũng chỉ ra rằng cần phải áp dụng phương pháp và tài liệuđào tạo phù hợp với người hưởng lợi là dân tộc thiểu số, những người chưa đọcthông viết thạo và giao tiếp trơn tru bằng tiếng phổ thông

Có hai loại hình đào tạo trong Dự án GNMNPB-2: (i) các thủ tục quản lý và hànhchính của dự án, và (ii) đào tạo theo nhu cầu hoặc hướng về thị trường liên quan tớisinh kế Nhóm đầu tiên sẽ do các PTI quản lý và thực hiện giống như ở GNMNPB-

1 trừ một số khóa đào tạo cho tất cả 6 tỉnh dự án do Ban ĐPDATW thực hiện.Nhóm thứ 2 sẽ do các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo khác nhau thực hiện (các đơn vịđào tạo công/tư, các tổ chức phi chính phủ hoặc các đơn vị khác có kỹ năng chuyênmôn liên quan đến các lĩnh vực sinh kế trong các tỉnh dự án)

Ngoài ra, dự án sẽ tổ chức các hoạt động TCNL thông qua việc thay đổi kiến thức,các chuyến tham quan địa phương trong các xã/huyện/tỉnh dự án và với các tỉnhkhác Phổ biến thông tin cũng được thiết kế thích hợp là một phần của Chiến lượcTCNL của dự án

3.1.2 Mô tả hợp phần Tăng cường năng lực (TCNL)

Cơ cấu vốn: của hợp phần chiếm 7,5 % tổng vốn NHTG phân bổ cho tỉnh dự án,

tương đương khoảng 11,254 triệu USD và được NHTG tài trợ 100 %

Mục tiêu của hợp phần này là nâng cao năng lực của chính quyền địa phương vàcộng đồng trong việc lập kế hoạch, quản lý, triển khai, giám sát và duy trì các hoạtđộng của dự án Xúc tiến đào tạo nghề và tăng cường năng lực cho những ngườihưởng lợi của dự án thông qua việc phát triển các kỹ năng và lập kế hoạch đối phóvới rủi ro thiên tai và các rủi ro khác

Các tiểu hợp phần

Tiểu hợp phần 3.1: Hỗ trợ công tác lập kế hoạch phát triển KTXH Dự án sẽ hỗ trợcác hoạt động nhằm tăng cường chất lượng của kế hoạch phát triển KTXH giai đoạn

2011 -2015 đặc biệt trong các lĩnh vực giảm nghèo ở khu vực nông thôn, ở cấp tỉnh

và huyện Cụ thể hơn, Dự án sẽ hỗ trợ các huyện cải thiện các kế hoạch và việc phân

bổ nguồn lực bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận từ dưới lên, bắt đầu từ cấp xã.Các hỗ trợ của dự án bao gồm việc hỗ trợ các hoạt động tập huấn, hội thảo, tham vấn,lập kế hoạch hàng năm ở cấp xã làm cơ sở cho lập kế hoạch của huyện và các hoạtđộng khác như hội thảo, tham vấn ở cấp huyện, đánh giá và xếp thứ tự ưu tiên

Tiểu hợp phần 3.2: Đào tạo cán bộ xã và thôn bản Dự án sẽ cung cấp dịch vụ đàotạo cho các thành viên các Ban PTX từ khi bắt đầu thực hiện dự án Các khoá bồidưỡng sẽ được tổ chức theo từng lớp ngắn hạn (tối đa 3 ngày) và nhắc lại từ 3 - 6tháng một lần, hoặc tùy theo yêu cầu thực tế Các trung tâm dạy nghề của tỉnh đượclựa chọn trên cơ sở đánh giá năng lực và kinh nghiệm sẽ thực hiện việc đào tạo trên

cơ sở các mô hình và chương trình đào tạo chung do Ban ĐPDATW xây dựng29.Tiểu hợp phần 3.3: Đào tạo cán bộ huyện Tất cả các thành viên của Ban QLDAhuyện đều được tập huấn về phương thức thực hiện dự án và lập kế hoạch chi tiết.Các trường/cơ sở đạo tạo của tỉnh được lựa chọn trên cơ sở đánh giá năng lực vàkinh nghiệm sẽ thực hiện việc đào tạo Dự án sẽ tổ chức đào tạo lần đầu vào nămthứ nhất sau đó tổ chức các lớp bồi dưỡng nhắc lại 6 tháng một lần

Tiểu hợp phần 3.4: Đào tạo các kỹ năng liên quan đến việc làm Dự án sẽ hỗ trợ chocác thanh niên có nguyện vọng và nhu cầu học nghề của các hộ nghèo trong các xã

dự án có được các kỹ năng để tăng cơ hội có việc làm Dự án sẽ hỗ trợ tiền học phítại các trung tâm dạy nghề có chất lượng hoặc chi phí học nghề trong các cơ sở kinhdoanh tư nhân phù hợp Việc chọn lựa người hưởng lợi sẽ được thực hiện một cáchminh bạch tại các thôn và xã và Ban PTX sẽ đưa ra quyết định thông qua cuối cùng

Ưu tiên con em các hộ nghèo, sao cho ít nhất 80% số thanh niên trong xã được chọn

đi học nghề phải là con em của các hộ nghèo Số thanh niên được chọn đi học nghề

sẽ được tham vấn kỹ để đảm bảo học nghề và hỗ trợ sau học nghề hiệu quả, tìmđược việc làm và tạo được thu nhập

29 PIM sẽ được sử dụng là tài liệu tham khảo chính

Tiểu hợp phần 3.5: Bảo vệ tài sản hộ gia đình và tài sản công Dự án sẽ hỗ trợ các

xã tổ chức tập huấn và các hoạt động thông tin giáo dục và truyền thông nhằm (i)nâng cao nhận thức cho người dân địa phương về các khả năng rủi ro và các biệnpháp giảm thiểu rủi ro và (ii) tạo điều kiện lập kế hoạch của xã để đối phó với thiêntai và giảm rủi ro

3.1.3 Thống nhất một số thuật ngữ được sử dụng:

Để đơn giản hóa và có sự thống nhất về cách hiểu, các thuật ngữ sau đây được hiểu

và sử dụng thống nhất trong nội bộ Dự án 2 như sau:

+ Kế hoạch tăng cường năng lực toàn dự án (CBP toàn dự án) = KH tăng cường

năng lực của VPDATW (CBP của VPDATW) + KH tăng cường năng lực của tỉnh

dự án (CBP cấp tỉnh)

+ CBP = CBP giai đoạn khởi động + CBP giai đoạn thực hiện.

+ Giai đoạn khởi động sẽ kéo dài 18 tháng; Giai đoạn thực hiện sẽ kéo dài 42

tháng

3.2 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP PHẦN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN

3.2.1 Phân chia giai đoạn và các bước chủ yếu

Chương trình tăng cường năng lực sẽ được triển khai theo hai giai đoạn: Giai đoạnkhởi động (Start up phase) và Giai đoạn thực hiện (Implementation phase) với tổng

số 5 bước chủ yếu

Giai đoạn khởi động (kéo dài 18 tháng), từ khoảng 25/8/2010- 31/12/2011 (trên

thực tế là bắt đầu từ giữa tháng 6/2010 với một số hoạt động đào tạo sử dụng vốn tàitrợ hồi tố), bao gồm 3 bước:

BƯỚC 1: Lập Kế hoạch TCNL giai đoạn khởi động và chuẩn bị hậu cần

BƯỚC 2: Thực hiện Kế hoạch TCNL giai đoạn khởi động

Bước này có thể chia thành hai bước nhỏ: Bước nhỏ 2.1 và Bước nhỏ 2.2 (xem phần3.3 dưới đây)

BƯỚC 3: Lập Kế hoạch TCNL giai đoạn thực hiện

Giai đoạn thực hiện (kéo dài 42 tháng), từ tháng 01/2012- 6/2015, bao gồm 2

bước:

BƯỚC 4: Thực hiện Kế hoạch TCNL giai đoạn thực hiện

BƯỚC 5: Kết thúc, tổng kết hợp phần.

3.2.2 Trách nhiệm cụ thể của các bên liên quan

Bảng 1 dưới đây xác định vai trò của các bên có liên quan trong hai giai đoạn

TCNL từ bước 1 tới bước 5: