Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở Công ty In Bộ Lao động thương binh và xã hội.DOC

Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở Công ty In Bộ Lao động thương binh và xã hội

Kế toán là một công cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt độngquản lý đã xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế của xã hội, của loàingời Đây là một công việc đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao Cùngvới sự phát triển của xã hội loài ngời, các hoạt động sản xuất kinh doanh ngàycàng phát triển và mở rộng không ngừng, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phảiquan tâm tới công tác quản lý Chuyển sang nền kinh tế thị trờng mục tiêu củacác doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm bảohạch toán kinh doanh vốn có lãi, số lãi có đợc là do doanh thu lớn hơn chi phí,chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngợc lại Chính vì vậy chi phí sản xuất sảnphẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm lớn nhất của bất cứ doanhnghiệp sản xuất nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn đợc coi là một trong nhữngchìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trởngvà phát triển Để đạt đợc mục tiêu này,tất yếu doanh nghiệp phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất Mộttrong các yếu tố đầu vào của sản xuất đó là vật liệu ,công cụ dụng cụ Nó đóngvai trò rất quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn từ 70_80% trong toàn bộ chi phí củadoanh nghiệp Sự biến động về chi phí vật liệu làm ảnh hởng đến giá thành sảnphẩm và cũng làm ảnh hởng đến lợi nhuận Vì vậy việc tổ chức hạch toán vậtliệu là không thể thiếu đợc và phải đảm bảo cả 3 yêu cầu của công tác hạch toán

đó là chính xác, kịp thời và toàn diện Có nh vậy mới kiểm tra, giám sát chặt chẽviệc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tợng lãng phí trong sản xuất góp phầngiảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tăng lợi nhuận chodoanh nghiệp

Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty in Bộ Lao Động

Thơng Binh và Xã Hội (ngõ Hoà Bình 4 _Minh Khai _Hà Nội), em thực sự thấy đ

-ợc tầm quan trọng của công tác kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu đối với côngtác quản lý doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty nói riêng Trên cơ sởkiến thức có đợc cùng với sự giúp đỡ của thầy giáo Trần Long, em đã chọn

1

Lao Động Thơng Binh và Xã Hội.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm 3 chơng chính

Ch

ơng I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu _công cụ dụng cụ ở

doanh nghiệp

Ch

ơng II : Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu _công cụ dụng cụ

tại Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xẫ Hội

Ch

ơng III : Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu

tại Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội

Vì khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề này chắc chắn sẽ khôngtránh khỏi những thiếu sót Em rất mong và xin chân thành cám ơn sự góp ý củacác thầy cô giáo và các cô chú trong phòng kế toán của Công ty

2

Chơng ICác vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu Và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất

I_Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng

cụ trong doanh nghiệp sản xuất.

1 Khái niệm, đặc điểm nguyên liệu, vật liệu.

Nguyên liệu, vật liệu (NL,VL) là những đối tợng lao động, một trong bayếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể thực củasản phẩm

NL,VL có đặc điểm riêng khác với các loại tài sản khác của doanh nghiệplà: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp, NL,VL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phísản xuất kinh doanh trong kỳ

NL,VL là loại tài sản sản xuất thờng xuyên biến động, các doanh nghiệpthờng xuyên phải tiến hành mua NL,VL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quátrình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NL,VL khác trongdoanh nghiệp Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NL,VL thờngchiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Dovậy, tăng cờng công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả,tiết kiệm NL,VL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ýnghĩa quan trọng

2 Vai trò của NL,VL trong doanh nghiệp sản xuất.

NL,VL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp, nó là lợng vốn dự trữ

mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốc dỡ

Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu t hợp lý sẽ gây nhiềubất lợi cho doanh nghiệp Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngngtrệ hoặc giảm tiến độ Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chiphí cố định nh khấu hao, bảo dỡng máy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc dẫn

đến nguy cơ gây lỗ Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liênquan (nh bến bãi, kho dự trữ ) sẽ tăng không cần thiết Điều đó gây thất thoát

về thiếu hụt vốn Nh vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVl hợp lý là một tiêu chí

đánh giá khả năng lãnh dạo của nhà quản trị Nếu thực hiện đợc sẽ tạo đợc khảnăng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thugiảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính Việc nghiên cứu để đa ra tỷ

lệ NL,VL thích hợp vừa có lợi về chi phí thu mua, vừa đảm bảo chất l ợng và đápứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ

II_Phân loại và đánh giá NL,VL.

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36 3

1 Phân loại NL,VL.

Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanhnên phải sử dụng nhiều loại NL,VL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ với nộidung kinh tế, công dụng, tính năng lí hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau Vìvậy để tổ chức tốt côfg tác quản lý và hạch toán NL,VL đảm bảo sử dụng có hiệuquả nguyên vật liệu trong hoat động sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiếnhành phân loại NL,VL theo những tiêu thức thích hợp Tuỳ thuộc vào mục đích

sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khác nhau,dựa trên những đặc trng khác nhau Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò, chứcnăng của NL,VL trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

_ Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếucấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Vì vậy khái niệm NL,VL chính cũnggắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể NL,VL chính cũng bao gồm cảbán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sảnphẩm Đối với doanh nghiệp in ấn thì NL,VL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giátrị sản lợng (khoảng 70%_80%)

_ Nguyên vật liệu phụ : là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuấtkhông cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, đợc sửdụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng sản phẩm hoặc phục vụcho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản đónggói sản phẩm nh các loại bao bì, vật liệu đóng gói…

_ Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lợng phục vụ cho công nghệ sảnxuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản xuấtkinh doanh Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi…) chất lỏng (xăng, dầu…)

2 Đánh giá NL,VL.

Đánh giá NL,VL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theonhững nguyên tắc nhất định.

 Đánh giá NL,VL theo giá thực tế

Về nguyên tắc NL,VL phải đợc đánh giá theo giá thực tế bao gồm giámua, cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giátrị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấutrừ thuế, giá trị NL,VL mua vào là giá thực tế không có thuế GTGT đầu vào

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trựctiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giátrị NL,VL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào)

_ Đối với NL,VL tự gia công chế biến nhập kho:

_ Đối với NL,VL thuế ngoài gia công chế biến nhập kho:

_Đối với NL,VL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi lại vốn gópthì giá thực tế NL,VL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấp nhận

_Đối với NL,VL đợc cấp trên cấp, đợc biếu tặng hay viện trợ

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Chi phí gia công chế biến

Chi phí chế biến phải trả

cho ng ời chế biến

Chi phí vận chuyển

Chi phíthumuathực tế

Cáckhoảngiảmgiá

-Các loạithuế không

đợc hoàn lại

5

_Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NL,VL nhập kho đợc xác định theogiá ớc tính, giá có thể sử dụng đợc hoặc bán đợc Đánh giá vật liệu theo giá thực

tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực tế của NL,VL vào các đốitợng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm

 Giá thực tế NL,VL xuất kho

Đối với NL,VL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanhnghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ vủa kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với các loại NL,VL có giá trị cao, cácloại vật t đặc trng Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tếvật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từnglần

Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúcxuất Tuy nhiên nó cũng có nhợc điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng công việc

kế toán chi tiết phức tạp Vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp này trong doanhnghiệp có ít mặt hàng, các loại NL,VL có giá trị cao, đồng thời kế toán NL,VL

có tính khoa học và trình độ cao

 Phơng pháp tính theo giá nhập trớc xuất trớc(Fifo):

Theo phơng pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trớc thìxuất trớc, xuất hết số nhập trớc thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từnglô hàng nhập Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vậtliệu trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trớc, do vậy giátrị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng Ph-

ơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm, sửdụng phơng pháp này khi doanh nghiệp có nhiều nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sửdụng ngắn

 Phơng pháp tính theo giá nhập sau xuất trớc (Lifo):

Theo phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên,ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc Nh vậy giá thực tế vật liệu tồn khocuối kỳ là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ

Phơng pháp nhập sau xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

 Phơng pháp tính theo đơn giá bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế của NL,VL xuất kho đợc tính theo đơn giábình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể đợc tính theo các cách sau:

_Tính theo đơn giá bình quân gia quyền:

- Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:

_Tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập:

 Đánh giá NL,VL theo giá hạch toán (phơng pháp hệ số giá)

Giá hạch toán là giá cả ổn định đợc sử dụng thống nhất trong phạm vidoanh nghiệp Giá hạch toán đợc xây dựng có thể là giá kế hoạch Giá hạch toánchỉ đợc xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõitình hình xuất nhập NL,VL Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theogiá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản và báo cáo có liênquan

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Đơn giá bình

quân sau mỗi

Giá thực tế NL,VL tồn kho sau mỗi lần nhập

Số l ợng NL,VL tồn kho sau mỗi lần nhập

Đơn giá BQ

NL,VL

Trị giá TT NVL tồn đầukỳ + Trị giá TT NL,VL nhập trong kỳ

Số l ợng NL,VL tồn đầu kỳ + Số l ợng NL,VL nhập trong kỳ

7

Phơng pháp điều chỉnh: tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NL,VL.

Phơng pháp hệ số giá có u điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối lợng ghi chép,tính toán hàng ngày Tuy nhiên phơng pháp này cũng có nhợc điểm việc xác

định hệ số giá phức tạp, việc quy định hạch toán cũng khó khăn nhiều khi khôngsát thực

Trớc khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NL,VL ta cần nghiêncứu nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NL,VL

III _ Vai trò của kế toán NL,VL.

Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý kinhdoanh tài chính thì hạch toán NL,VL là công cụ đắc lực của công tác quản lýNL,VL Việc kế toán NL,VL có đầy đủ chính xác kịp thời hay không có ảnh h -ởng lớn tới tình hình quản lý NL,VL của doanh nghiệp

Xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý của NL,VL trong doanh nghiệp sảnxuất, kế toán NL,VL cần thực hiện các nhiệm vụ :

 Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất,tồn kho NL,VL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo về số lợng,chất lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán NL,VL hớng dẫn kiểmtra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất Thực hiện đầy đủ chế độhạch toán ban đầu về NL,VL, mở các loại sổ sách thẻ chi tiết về NL,VL theo

đúng chế độ, phơng pháp quy định, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kếtoán

 Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quảnNL,VL, phát hiện và xử lý kịp thời NL,VL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất,ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NL,VL

 Tham gia kiểm kê đánh giá NL,VL theo chế độ quy định của nhà nớc,lập báo cáo về NL,VL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phântích kinh tế

IV_Kế toán chi tiết NL,VL.

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Giá hạch toán NL,VL tồn đầu kỳ + Giá HT NL,VL nhập trong kỳ

8

Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NL,VL là một công việc có khối lợng lớn

và khâu hạch toán khá phức tạp Hạch toán chi tiết NL,VL đòi hỏi phải phản ánhcả giá trị số lợng lẫn chất lợng của từng loại NL,VL theo từng kho, từng ngờiquản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở cácchứng từ nhập, xuất kho

Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ kếtoán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung

và quản lý NL,VL nói riêng

 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NL,VL

 Chứng từ sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán NL,VL bao gồm:_ Phiếu mua hàng (13_BH)

_ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01_VT)

_ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02_VT)

_ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03_VT)

_ Biên bản kiểm kê sản phẩm vật t hàng hoá (Mẫu số 08_VT)

_ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà

n-ớc, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh :

_ Chứng từ hoá đơn thuế GTGT

_ Phiếu xuất vật t theo hạng mức (Mẫu số 04_VT)

_ Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu số 05_VT)

_ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07_VT)

Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từngdoanh nghiệp

Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo

đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập

 Thủ tục nhập NL,VL

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu thấy cần thiết có thể lập bản kiểm nhận đểkiểm tra NL,Vl thu mua cả về số lợng lẫn chất lợng, quy cách Ban kiểm nhậncăn cứ vào kết quả thực tế, ghi vào ” Biên bản kiểm nghiệm vật t” Sau đó bộphận cung ứng sẽ lập “ Phiếu nhập kho “ NL,VL trên cơ sở hoá đơn, phiếu báonhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số liệuthực nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ

để ghi sổ Trờng hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất phải báo cho

bộ phận cung ứng biết để cùng giao lập biên bản

 Thủ tục xuất kho NL,VL

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật t, saukhi đợc lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho,thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất và ghi vào thẻ kho Thủkho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập bảng tổng hợp xuất vật liệu

V_ Các phơng pháp kế toán chi tiết NL,VL.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NL,VL do nhiều bộ phận

đơn vị tham gia Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho NL,VL hàngngày phải đợc thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kếtoán về nhập, xuất và tồn kho NL,VL

Việc hạch toán chi tiết NL,VL đợc thực hiện đồng thời ở kho và phòng kếtoán có thể tiến hành theo ba phơng pháp:

1 Ph ơng pháp ghi thẻ song song:

 ở kho : thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại NL,VLtrên thẻ kho về mặt số lợng

 ở phòng kế toán : kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào sổ (thẻ)chi tiết NL,VL theo hai chỉ tiêu số lợng và giá trị

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng phápthẻ song song theo sơ đồ sau:

Thẻ kho

Sổ chi tiết NL,VL

Sổ tổng hợp

10

 Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết NL,VL để lậpbảng tổng hợp nhập_xuất_tồn.

 Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiêu số liệu trên thẻ kho với

sổ chi tiết NL,VL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp N_X_T với sổtổng hợp

 Ưu điểm : ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu

 Nhợc điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉtiêu

và số lợng Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng dovậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

2 Ph ơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

 ở kho : thủ kho dùng thẻ kho do kế toán lập ra và bàn giao để theo dõi sốlợng nhập, xuất, tồn của NL,VL

 ở phòng kế toán : kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tìnhhình nhập, xuất, tồn kho của từng NL,VL theo từng kho, dùng cho cảnăm Nội dung trình tự hạch toán chi tiết NL,VL theo phơng pháp sổ đốichiếu luân chuyển đợc khái quát theo sơ đồ sau:

 Cuối tháng đối chiếu số lợng NL,VL trên sổ đối chiếu luân

chuyển thẻ kho, đồng thời đối chiếu số tiền với sổ tổng hợp

 Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vàocuối tháng

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Thẻ kho

luân chuyển

Sổ kế toán tổng hợp

11

 Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp việc kiểm tra đối chiếu giữa kho

và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểmtra trong công tác quản lý

3 Ph ơng pháp ghi sổ số d :

 ở kho : Thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật t

về mặt số lợng Cuối tháng, căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lợngNL,VL vào sổ số d sau đó chuyển cho phòng kế toán

 ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ số d theo từng kho dùng cho cả năm đểghi số tồn kho của từng thứ NL,VL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Cóthể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết NL,VL theo phơng phápghi sổ sổ d qua sơ đồ sau:

Ghi chú:

 Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất,thủ kho lập thẻ kho,sau

đó lập phiếu giao nhận chứng từ xuất nhập chuyển sang phòng kế toán,

kế toán ghi số tiền vào phiếu và lập bảng luỹ kế nhập, xuất

 Cuối tháng căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán lậpbảng N-X-T, từ thẻ kho thủ kho ghi số lợng NL,VL vào số d sau đóchuyển cho phòng kế toán để ghi số tiền

 Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các sổ số d, sổ tổng hợp vàbảng tổng hợp N- X- T với nhau

 Ưu điểm: giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đềutrong tháng

 Nhợc điểm: kế toán cha ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thểbiết trớc đợc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NL,VL mà xem

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Phiếu giao nhận CT nhậpChứng từ nhập

số liệu trên thẻ kho Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽrất khó khăn.

Phơng pháp sổ số d áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có nhiềuchủng loại vật t, khối lợng nghiệp vụ xuất nhập nhiều và thờng xuyên.Doanh nghiệp chỉ áp dụng với phơng pháp tính giá hạch toán để kiểm trachi tiết nhập xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng

VI _ Kế toán tổng hợp NL,VL

1 Hạch toán tổng hợp NL,VL, theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên:

1.1 Khái niệm và đặc điểm phơng pháp kê khai thờng xuyên :

 Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phản ánh tìnhhình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho các loại NL,VL, một cáchthờng xuyên liên tục trên các tài khoản ( TK ) sổ kế toán và sổ kế toántổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập kho, xuất kho

 Việc xác định trị giá NL,VL xuất kho theo phơng pháp này đợc căn cứtrực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các

đối tợng sử dụng để ghi vào các sổ kế toán

 Trị giá NL,VL tồn kho trên tài khoản, trên sổ kế toán có thể xác định

ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

 Ưu điểm: Quản lí chặt chẽ NL,VL, kể cả mặt hiện vật và giá trị, giúpdoanh nghiệp nắm đợc thờng xuyên tình hình vật t tồn kho, tính toán đúnggiá trị vốn của hàng xuất kho

 Nhợc điểm: khối lợng hạch toán nhiều không thích hợp với những doanhnghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá trị đơn vị nhỏ thờngxuyên xuất bán

1.2.Tài khoản sử dụng :

Để hạch toán NL,VL, theo phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toán chủyếu sử dụng các tài khoản: TK 152, 151, 331, 133

 TK 152: “ Nguyên liệu vật liệu” Dùng theo dõi giá trị thực tế của toàn bộNL,VL hiện có tăng giảm qua kho

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Giá thực tế NL,VL nhập kho do mua ngoài, thuê chế biến, nhận góp

vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác

+ Giá trị NL,VL thừa phát hiện khi kiểm tra

+ Giá trị thực tế NL,VL tồn kho cuối kỳ

Bên Có: + Giá NL,VL xuất kho

+ Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại

+ Trị giá NL,VL thiếu hụt khi kiểm kê.

+ Kết chuyển giá thực tế NL,VL tồn đầu kỳ

Số d bên Nợ : Phản ánh giá trị thực tế NL,VL tồn kho cuối kỳ

 TK 151: “Hàng mua đang đi trên đờng“ phản ánh giá trị vật t hàng hóa

mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha

về nhập kho doanh nghiệp

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Giá trị vật t hàng hóa đang đi đờng

+ Kết chuyển thực tế hàng đi đờng cuối kỳ

Bên Có: + Giá trị hàng đang đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các

đối tợng sử dụng, cho khách hàng

+ Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ

Số d bên Nợ :

+ Giá trị vật t hàng hóa đang đi đờng cha về nhập kho

 TK 331: “ Phải trả cho ngời bán ” TK này phản ánh quan hệ thanh toángiữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hànghóa, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho ngời bán vật t, ngời nhận thầu xây lắp

+ Số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời nhận thầu

+ Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá hàng hóa đã giao nhận theo hợp

đồng

+ Chiết khấu thơng mại đợc ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp

giảm trừ vào nợ phải trả

+ Số kết chuyển về giá trị vật t hàng hóa thiếu hụt kém phẩm chất khi

kiểm nhận và trả lại ngời bán

Bên Có: + Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời nhận thầu

+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số “ hàng về cha có hóa

đơn “ khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức

Số d bên Có : Số tiền còn phải trả cho ngời bán, ngời nhận thầu

Số d bên Nợ : Số tiền đã ứng trả trớc hoặc trả thừa cho ngời bán, ngời nhận thầu

TK 133: “Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ” TK này dùng để phản ánh giá

trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ

+ Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.

+ Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại

+Thuế GTGT đầu vào của hh mua vào đã trả lại hoặc đợc giảm giá

Số d bên Nợ : Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ hoặc đợc hoàn lại nhngNSNN cha hoàn trả

TK 133 có hai tài khoản cấp 2:

TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá

TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định

1.3 Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu :

sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê

khai thờng xuyên

2 Hạch toán tổng hợp NL,VL theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờngxuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hóa, sản phẩm trêncác tài khoản phản ánh từng loại mặt hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàngtồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định l ợng

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Nhận góp vốn liên doanh Xuất tự chế biến hoặc thuê

cổ phần ,cấp phát ngoài gia công

tồn kho thực tế.Từ đó kế toán xác địng lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

và các mục đích khác trong kỳ:



 Ưu điểm :

 Giảm nhẹ khối lợng hạch toán

 Số liệu giữa sổ kế toán và thực tế luôn khớp nhau vì số tồn kho cuối

2.1 Tài khoản sử dụng :

Kế toán sử dụng các TK: 151,152,153,611:

Đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ, tác dụng của các TK 151, TK 152,

TK 153 khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên Tức là với doanh nghiệp kếtoán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì TK 151, TK 152, TK

153 dùng để kết chuyển giá trị thực tế NL,VL chứ không dùng để theo dõi tìnhhình xuất, nhập NL,VL

 TK 611: “Mua hàng“ Phản ánh giá trị thực tế NL,VL mua vào, xuất dùngtrong kỳ

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NL,VL tồn kho đầu kỳ

+ Trị giá thực tế NL,VL, hàng hoá mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán

bị trả lại

Bên Có: + Kết chuyển giá thực tế của NL,VL, hàng tồn kho cuối kỳ

+ Giá trị NL,VL, hàng hoá xuất sử dụng trong kỳ

+ Trị giá NL,VL h2 mua vào trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá

2.2.Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

Tổng giá trị NL,VL tăng trong

kỳ

16

Sơ đồ hạch toán tổng hợp NL,VL theo phơng pháp kiểm kê

Thanh toán Mua cha trả Cuối kỳ kết chuyển sổ

tiền bằng tiền vay xuất dùng cho SXKD

Chơng IITình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại

Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội I_ Đặc điểm chung của Công ty In Bộ Lao Động Thơng Binh Xă Hội

1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty in.

1.1 Thông tin định danh:

_Tên doanh nghiệp: Công ty in Lao Động Xã Hội

_Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company

Viết tắt: LASAPCOM

_Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - Phờng Minh Khai - Quận Hai Bà Trng – Hà Nội._Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạpchí, nhãn mác các loại

1.2 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội là một doanh nghiệp nhà nớcthuộc Bộ Lao Động Thơng Binh Và Xã Hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toánkinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và đợc mở tài khoản tại

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

giá tăng

17

ngân hàng nhà nớc Đợc hình thành từ ngày 8/11/1938 vớivới quy mô ban đầu làxởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập số287QDD/TB-XH ngày 8/11/1938 của Bộ trởng Bộ Thơng Binh và Xã Hội ).

Hiện nay doanh nghiệp đợc phép đặt trụ sở chính tại Hoà Bình 4- PhờngMinh Khai - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội

Sau một thời gian hoạt động xởng In Thơng Binh đã phát triển với quy mô lớnhơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn Bộ Thơng Binh và Xã Hội đã quyết địnhchuyển xởng in Thơng Binh thành xí nghiệp In Bộ Thơng Binh và Xã Hội(QĐ138/QĐTB-Xh ngày 4/9/1986)

Bộ Lao Động và Bộ Thơng Binh Xã Hội là do hai Bộ xác nhập thành đó là

Bộ Lao Động và Bộ Thơng Binh Xã Hội Ngày 23/11/1988 Bộ trởng Bộ Lao

Động Thơng Binh và Xã Hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụphục vụ đời sống trực thuộc Bộ (QĐ số 156/LĐTBXH-QĐ)

Năm 1990 do chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nềnkinh tế thị trờng để phù hợp với tình hình mới Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hộilại quyết định thành lập xí nghiệp và sản xuất dụng cụ tàn tật (QD số 18 LĐTB-QĐ ngày 16-11-1991)

Sau một năm hoạt động Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội lại ra quyết

định thành lập Nhà in Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội (theo QĐ152/LĐTBXH-QĐ ngày 20-3-1993) trên cơ sở tách ra từ Xí nghiệp in và sảnxuất dụng cụ ngời tàn tật

Theo QĐ số 373-201/QĐ-BLĐTBXH ngày 5-4-2001 của Bộ trởng Bộ

Th-ơng Binh Xã Hội về việc đổi tên Nhà in Bộ Lao Động ThTh-ơng Binh Xã Hội thànhCông ty In Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội và đợc bổ sung nhiệm vụ đối vớiNhà In Bộ Lao Đọng Thơng Binh Xã Hội

Từ năm 1992 sau khi đợc thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nớc độc lập,Công ty In đã có nhiều bớc phát triển với các hàng in ấn nh: các tài liệu, biểumẫu, sách báo, tạp chí, áp phích

Là một doanh nghiệp với qui mô nhỏ, Công ty In đã tính tăng bộ máyhành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 ngời trong đó có 30

kỹ s, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc

Có thể khái quát tình hình hoạt động của Công ty In Bộ Lao Động ThơngBinh –XH qua một số chỉ tiêu sau:

đã thực hiện việc đầu t gần 7 tỷ đồng cho dàn máy in offset hiện đại Hiện nayCông ty in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng công nghệ offset Do đặc điểmcũng nh tính chất của Công ty in, ở đây qui trình sản phẩm chia làm các bớccông nghệ chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng Phòng kế hoạch sẽchuyển xuống bộ phận quá trình sản xuất phải qua các bớc công nghệ sau:

_ Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận đợc tài liệu gốc bộ phận thiết kế kỹ thuật trên cơ

sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in

_ Vi tính: Đa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in,tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ (to, nhỏ, độ đậm)

_ Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in

_ Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cảcác loại (chữ, hình ảnh) có cùng một màu với các tấm mica theo từng trang in._ Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ phậnphơi bản có nhiệm vụ chế bản

_ In: Khi nhận đợc các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm lúc này bộ phận inoffset 4 trang, offset 10 trang, offset 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo cácchế bản khuôn in đó

_ Thành phẩm: Khi nhận đợc các bản in bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành đóngquyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và chuyển chokhách hàng

Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất

2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội là loại hình doanh nghiệp sảnxuất nhỏ, sản phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hànhtại 4 phân xởng, mỗi phân xởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình

tự nhất định rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ intheo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật

Đây là phân xởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất do các tổoffset đảm nhiệm Khi nhận đợc chế bản khuôn in do phân xởng chế bản chuyểnsang phân xởng in sử dụng kết hợp.

+Bản in công giấy công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu

+Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu xanh, đỏ, vàng, đen tuỳ thuộcvào yêu cầu mầu sắc của từng đơn vị đặt hàng

_Phân xởng hoàn thiện:

Là phân xởng cuối cùng của qui trình công nghệ sản xuất Do sổ sách và tổ kiểmtra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm

vụ hoàn chỉnh thành một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng

+Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật

+Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn : cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói sau đónhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng

3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất củaCông ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội tổ chức theo mô hình trực tuyến

bộ máy quản lý gọn nhẹ

Giám đốc là ngời chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với Công ty invới khách hàng với tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty in

Giúp việc cho giám đốc là phó Giám đốc và một kế toán trởng, phó ban Giám

đốc thay mặt Giám đốc giải quyết công việc khi Giám đốc đi vắng

Kế toán trởng là ngời giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn củabôn phận kế toán của Công ty in

21

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

4.1Đặc điểm của bộ máy kế toán.

Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tàichính toàn công ty Phòng kế toán công ty gồm có 9 ngời trong đó có 6 ngời cótrình độ đại học, 3 ngời trình độ trung cấp

Công ty in Bộ LĐTB-XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ đều đợc

xử lý ở phòng kế toán tại công ty

_Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo toàn diệncông tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế trong công ty, làtham mu giúp cho Giám Đốc để quản lý điều hành, theo dõi thực hiện công táctài chính của nhà nớc tại đơn vị

_Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp giúp kế toán trởngmột số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trởng.VD nh có nhiệm vụ tập hợpchi phí, lên chứng từ ghi sổ

_Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao mònTSCĐ và trích khấu hao TSCĐ công ty hiện có

_Kế toán thanh toán: Tính toán xác định quỹ lơng của đơn vị, tính lơng cho

cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHXH, BHYT Theo dõi các khoảnthu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng và cáckhoản nợ của cán bộ công nhân viên

_Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt hàng

_Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T kho NVL trong công ty._Thủ quỹ: Quản lý trực tiếp tình hình thu chi toàn bộ tiền mặt, ngân phiếu củacông ty và vào sổ quỹ

_Thủ kho: Quản lý vật t, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có chứng từhợp lệ và có nhiệm vụ ghi vào thẻ kho

_Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sản xuấtcủa đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ lãnh đạo công ty

và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty in

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Nhân viên thống kê

Thủ quỹ

Thủ kho

Kế toán TSCĐ

Kế toán giá

thành

Kế toán vật liệu

22

Hình thức sổ kế toán:

Hiện nay Công ty in áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Theo hìnhthức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian (ghinhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổnghợp và sổ kế toán chi tiết

_ Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng

_ Sổ kế toán tổng hợp - sổ cái tài khoản

_Một số sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112,TK131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627

Doanh nghiệp không sử dụng TK 155, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sảnxuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho, không có hàng bịtrả lại và không có giảm giá hàng bán

Trình tự ghi sổ:

_Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp phápcủa chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ

_Các chứng từ cần hạch toán đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết

_Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản

Các chứng từ thu chi TM đợc thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng KT._Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chitiết,kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ sau đó đợc dùng vào để ghi sổ cái, căn cứ vào sổ cái các tàikhoản lập bảng cân đối phát sinh Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổcái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo kế toán

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ tại công ty in

Tại Công ty in đã áp dụng thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ Theo dõi riêngbiệt thuế VAT đợc khấu trừ và thuế VAT phải nộp

II_Tình hình thực tế kế toán vật liệu tại Công ty in Bộ LĐTB-XH.

1.Tình hình chung về nguyên liệu tại Công ty in.

1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in.

 Đặc điểm :

Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội là một doanh nghiệp sảnxuất cỡ nhỏ, sản phẩm làm ra tuỳ vào đơn đặt hàng của khách nên chủng loạimặt hàng rất phong phú, đa dạng Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về quy cách, mẫumã của sản phẩm Do đó nguyên vật liệu ở đây rất đa dạng về chủng loại và quycách cũng nh mẫu mã

Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty in đều cóbán trên thị trờng, giá cả ít biến động Đây cũng là một điều kiện thuận lợi choCông ty in đỡ phải dự trữ nhiều vật liệu trong kho

Các nguồn nhập nguyên vật liệu Công ty in đều mua ngoài và chủ yếu là các đơn

vị có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty nh Công ty in Tiến Bộ, Công ty văn

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Bảng tổng hợp số liệu chi tiết

Bảng TH chứng từ gốc

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

24

hoá phẩm Tất cả các vật t mua về hầu nh Công ty in đều thanh toán ngay bằngtiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Mỗi loại vật liệu đều có tính chất lý học và hoá học riêng nên việc dự trữ,bảo quản ở kho, hệ thống kho tàng bến bãi của Công ty in rất đợc chú trọngtránh h hỏng, mất mát, hao hụt

Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giáthành, tiết kiệm nguyên vật liệu Giám đốc Công ty in ra quyết định ban hành quy chế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật t dùng cho sản xuất

Hệ thống các định mức vật t

Phân xởng chế bản Dầu tra máy

Xà phòngGiẻ lau

0.5 lít/tháng

7 hộp/tháng

1 kg/thángPhân xởng offset Mực in đen

Xà phòngGiẻ lauGiấy

1.5 lít/triệu trang in thực tế

37 hộp/tháng

150 kg/tháng

3 kg/triệu trang in thực tế

 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in:

Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau theo đơn đặt hàng Công ty in phải sửdụng một khối lợng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vậtliệu có vai trò, công dụng, tính năng lý, hoá học riêng Để giúp cho công táchạch toán chính xác một khối lợng vật t nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phảitiến hành phân loại vật liệu Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định

để sắp xếp những vật liệu cùng tiêu thức vào mỗi nhóm, mỗi loại Công ty đãtiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối vớiquá trình sản xuất Nhờ đó mà kế toán theo dõi đợc tình hình biến động của từngthứ loại vật liệu, cung cấp thông tin chính xác và giúp cho việc lập kế hoạch thumua vật liệu đợc kịp thời Vật liệu của công ty đợc phân loại nh sau:

_Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty khi tham giavào quá trình sản xuất, NVL chính là cơ sở cấu thành thực tế của sản phẩm Nóbao gồm các loại giấy in có kích cỡ khác nhau, mực in các mầu nh của VN,Nhật, TQ và bản kẽm

_Vật liệu phụ: Là vật liệu không cấu thành thực thể sản phẩm mà nó chỉ làmtăng thêm giá trị của sản phẩm, góp phần hoàn thiện sản phẩm nh các chủng loạighim, thép đóng sách, chỉ khâu

_Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu thắp sáng và rửa lô máy in

_Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, mua sắm phục vụ chosửa chữa các máy in, máy xén nh vòng bi các loại, dây côroa các loại, cao su ốpsét

_Phế liệu: Bao gồm giấy xớc ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ

in bị hỏng

_Đối với công cụ, dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ công ty cũng đã phân loại vàchia ra thành nhóm loại nh sau:

+Nhóm bào hộ lao động gồm có: quần áo, khẩu trang, găng tay

+Nhóm công cụ cầm tay: Kìm, cờ lê, tuốc nơ vít

Có các loại CCDC, PTTT có thời gian sử dụng ngắn, giá trị thấp, loại này khixuất dùng giá trị của nó sẽ đợc phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất trong kỳđó,còn một số CCDC, PTTT có thời gian sử dụng dài, giá trị cao thì khi xuất dùngvào sản xuất thì giá trị của chúng đợc phân bổ vào chi phí sản xuất (theo từng

đơn đặt hàng) nhằm tránh sự tăng đột biến của giá thành

1.2 Đánh giá vật liệu dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định

Nguyên liệu, vật liệu của Công ty in đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu

là mua từ ngoài, không có vật liệu nhập từ nguồn góp vốn liên doanh Công ty in

đánh giá vật liệu theo giá thực tế

Đối với phế liệu thu hồi: là giấy xớc, giấy lề sản phẩm hỏng vì vậy trị giá thực

tế phế liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá có thể bán đợc)

 Giá thực tế vật liệu xuất kho:

ở Công ty in Bộ LĐTB-XH thì NVL xuất kho chủ yếu sản xuất theo đơn đặthàng Khi xuất kho vật liệu kế toán vật liệu tính giá thực tế vật liệu xuất kho theophơng pháp bình quân gia quyền Theo cách tính này thì cuối tháng mới tính đợcgiá trị thực tế vật liệu xuất kho, bởi vì phải đến cuối tháng mới tổng hợp đợcNVL nhập kho trong tháng Do vậy trong tháng khi xuất vật liệu để sản xuất kếtoán chỉ theo dõi về mặt số lợng Trên phiếu xuất kho cũng chỉ ghi chỉ tiêu số l-ợng, hàng ngày các chứng từ nhập xuất đợc thủ kho ghi song song vào thẻ khorồi chuyển lên phòng kế toán Kế toán vật liệu phân loại thành phiếu nhập, phiếuxuất kho riêng, sau đó ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu Phiếu xuất đợctính riêng và ghi vào sổ chi tiết tơng ứng với từng loại vật liệu xuất và đợc tậphợp vào bảng kê xuất Cuối tháng kế toán vật liệu lập báo cáo tồn kho theo ph-

ơng pháp bình quân gia quyền

Giá trị thực tế NVL xuất kho đợc tính nh sau:

ở Công ty in Bộ LĐTB-XH việc tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp bìnhquân gia quyền đợc kế toán vật liệu thực hiện tính toán ở ngoài sổ sách Vì vậytheo dõi việc tính toán này rất khó khăn

Ví dụ : Trong tháng 6 năm 2003 có số liệu sau:

Số lợng xuất trong kỳ : 261.935 tờ

Đơn giá xuất NVL (giấy Bãi Bằng60g/m2(42x60)) là:

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Đơn giá thực

tế bình quân

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ

Số l ợng vật liệu

Số l ợng vật liệu nhập trong kỳ

Giá thực tế

vật liệu xuất

Số l ợng vật liệu xuất

Đơn giá thực

tế bình quân vật liệu

27

Giá thực tế vật liệu xuất kho = 177 x 261.935 = 46.362.495 đ

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý NVL, công ty áp dụngphơng pháp hạch toán hàng tồn kho đối với NVL là phơng pháp kê khai thờngxuyên Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tuy việc ghichép còn trùng lặp nhng thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cungcấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo kiểm tra

t, trên cơ sở đó cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho cho nhập kho

Biên bản kiểm nghiệm bao gồm 1 đại diện phòng vật t, 1 phòng kế toán, 1 thủkho Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng chất lợng của từng loại vậtliệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về đúng quy cách, chất lợng, chủngloại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho và căn cứ vào bản kiểm nghiệm thủkho cho nhập kho, sau đó thủ kho phải ký nhận số lợng thực nhập vào phiếunhập kho Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên

Liên 1: Lu tại phòng vật t

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán

Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để đi thanh toán

Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số liệu ghitrên phiếu nhập kho để ghi thẻ kho Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số l ợng,

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

các loại vật liệu đợc mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có tráchnhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho 1 cách khoa học hợp lý để kiểm tra vàthuận tiện nhập-xuất NVl.

VD:Minh hoạ quá trình nhập vật liệu ở công ty in Bộ LĐTB-XH nh sau:

Ngày 21/6/2003 : Công ty mua 163.000 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60)

Ngày 27/6/2003 : Công ty mua 318.500 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54)

và 5.000 tờ giấy cút sê 105g/m2(79x109)

của Nhà máy giấy Bãi Bằng

Mua mực in của cửa hàng văn phòng phẩm 42 Lý Thờng Kiệt

Công ty nhận đợc các hoá đơn sau:

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36

Kiểm nghiệm

Nhập khoHĐơn

GTGT

Phiếu NKBBản KN

29

Địa chỉ: Ngõ Hòa Bình 4_Minh Khai_Hai Bà Trng_Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 010010567_1

STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng ĐGiá Thành tiền

163.000381.5005.000

1871401072

30.481.00044.590.0005.360.000

Cộng tiền hàng: 80.431.000

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.043.100

Tổng cộng tiền thanh toán: 88.474.100

Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi tám triệu bốn trăm bảy mơi t nghìn một trăm

đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ HT) Mẫu số: 01/GTGT-2LN

Số: 04_B

Đơn vị bán hàng: Cửa hàng văn phòng phẩm

Địa chỉ: 42 Lý Thờng Kiệt

Điện thoại: 9721110

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn thu Ngà

Đơn vị: Ngõ Hoà Bình 4 Minh Khai_Hai Bà Trng_Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:0100257866

STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng ĐGiá Thành tiền

363630

96.40080.35043.291

3.470.4002.892.6001.298.730

Cộng tiền hàng : 7.661.730

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 766.173

Tổng cộng tiền thanh toán: 8.427.903

Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu bốn trăm hai mơi bảy nghìn chín trăm linh ba

đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ HT)

Ngày 21/6/2003 phòng vật t nhận đợc hoá đơn mua hàng, đã thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm toàn bộ số vật liệu đã mua về theo hoá đơn trên Kết quả kiểm nghiệm đợc ghi ở biên bản kiểm nghiệm vật liệu nh sau:

Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 05 - VT PhòngKH _Vật T

Số:104

Biên bản kiểm nghiệm

(Vật t, sản phẩm, hàng hoá)

Ngày 21 tháng 6 năm 2003

Ban kiểm nghiệm gồm :

Ông : Nguyễn Xuân Tiến : Trởng ban

Ông : Phạm Hoàng Minh : Uỷ viên

Bà : Phạm Thị Liên : Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau:

STT Tên quy cách sp, h

2, lao

SL theoHĐ

Kết quả KN

Ghichú

SL đúngQĐ

163.000381.5005.000

163.000381.5005.000

ý kiến của Ban Kiểm Nghiệm : Số vật liệu nói trên đủ điều kiện để làm thủ tục nhập kho

Đại diện kỹ thuật Trởng ban Thủ kho

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 05 - VT Phòng KH_Vật t

Ban kiểm nghiệm gồm :

Ông: Nguyễn Tuấn Anh : Trởng ban

Ông: Bùi Trung Dũng : Uỷ viên

Bà : Hoàng Tuyết Mai : Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau:

Tên quy cách sản phẩm,

h2, lao vụ, dịch vụ

SL theoHĐ

Ghichú

SL đúngQĐ

363630

363630

ý kiến của Ban Kiểm Nghiệm : Số lợng vật liệu nói trên đủ điều kiện để làm thủ tục nhập kho

Đại diện kỹ thuật Trởng ban Thủ kho

Biên bản kiểm nghiệm số 104 ngày 21 tháng 6 năm 2003

Nhập vào kho: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai – Hà Nội

STT Tên hàng ĐVT Theo CTSố lợngThực nhập ĐG Thành tiền1

163.000318.5005.000

163.000318.5005.000

1871401072

30.481.00044.590.0005.360.000

Thuế GTGT 10%

Tổng cộng

80.431.0008.043.10088.473.100

Tổng số tiền (viết bằng chữ):Tám mơi tám triệu bốn trăm bảy mơi ba nghìn một trăm đồng

Nhập, ngày 21 tháng 6 năm 2003Phụ trách cung tiêu Thủ trởng đơn vị Ngời giao Thủ kho

Biên bản kiểm nghiệm số 105 ngày 25 tháng 6 năm 2003

Nhập vào kho:Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội

Theo CT Thực nhập1

363630

363630

96.40080.35043.291

3.470.4002.892.6001.298.730

Cộng

Thuế GTGT 10%

Tổng cộng

7.661.730766.1738.427.903

Tổng số tiền(viết bằng chữ): Tám triệu bốn trăm hai mơi bảy nghìn chín trăm linh ba đồng.

21/6 163.000

117.820280.820

(39x54)

27/6 318.500

84.114402.614

 Thủ tục xuất kho

Căn cứ vào lệnh sản xuất và định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào nhu cầu sảnxuất thực tế (theo từng đơn đặt hàng) phân xởng ghi danh mục vật liệu cần lĩnh

cụ thể về số lợng, quy cách, phẩm cấp nguyên vật liệu, cần dùng gửi lên phòngKH-VT Sau khi phòng VT xem xét đối chiếu với KHsản xuất (đơn đặt hàng) đểviết phiếu xuất kho NVL xuất dùng cho sản xuất đợc thống kê vật t ghi sổ đểtheo dõi tình hình N-X-T kho của vật liệu để phục vụ cho việc hạch toán chính