Lí do chọn đề tài VB với cách hiểu là công văn, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ, tổ chức vừa là phương tiện để giao dịch, truyền tải thông tin nhằmđảm bảo cho ho
Trang 1CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÁC QUY ĐỊNH THỜI PK
2.1 CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ THỜI PK
2.1.1 Tổ chức các cơ quan làm công tác công văn, giấy tờ
2.1.2 Thiết lập các cơ quan chuyên trách chuyển giao văn bản
2.2 CÁC QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO VÀ CHUYỂN GIAO VB
2.2.1 Các quy định về thể thức VB
2.2.2 những quy định về nội dung VB
2.2.3 Những quy định về chuyển giao VB
2.2.4 Những quy định liên quan đến giải quyết VB
CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT CHUNG VÀ RÚT RA BÀI HỌC KINH NGHIỆM
VỀ CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ THỜI PK
3.1 nhận xét chung về công tác văn thư
3.2 rút ra bài học kinh nghiệm về công tác văn thư
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Cô giáo hướng dẫn Ths Trịnh Thị Năm tôi đã thực hiện đề tài : “Tìm hiểu các quy định về công tác văn thư thời phong kiến Việt Nam Nhận xét và rút ra bài học kinh nghiệm ”
Để hoàn thành đề tài này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến Cô giáo hướng dẫn Ths Trịnh Thị Năm, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trực tiếptôi hoàn thành đề tài nghiên cứu này
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất nhưng bài tiểu luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót nhất định mà tôi chưa nhận thấy được tôi rất mong được sự đóng góp của các thầy cô và các bạn sinh viên để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Trang 3LỜI CAM ĐOANTôi xin cam đoan đây là tiểu luận của tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Ths.Trịnh Thị Năm Các nội dung nghiên cứu, tìm hiểu trong đề tài này là trung thực
và được tác giả tham khảo từ các nguồn khác nhau
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nộidung bài nghiên cứu của mình Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội không liên quanđến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực hiện(nếu có)
Trang 4DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮTPK: phong kiến
VB: văn bản
Trang 5MỞ ĐẦU
1 Lí do chọn đề tài
VB với cách hiểu là công văn, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ, tổ chức vừa là phương tiện để giao dịch, truyền tải thông tin nhằmđảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được nhịp nhàng thông suốt vừa
là sản phẩm tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội VB sảnsinh ra trước hết là để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổchức và được gọi chung là tài liệu văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcông tác quản lý gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,quản lý, giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Từ thời Hùng Vương, trải qua hàng ngàn năm lịch sử, chính quyền nhà nước
dù là người Việt hay chính quyền đô hộ phương bắc đều sử dụng văn bản đểlàm phương tiện quản lý mọi mặt đời sống chính trị, xã hội
Khi Việt Nam trở thành quốc gia phong kiến độc lập, từ sau thế kỉ X, cácnhà nước đã có ý thức sử dụng VB vào hoạt động quản lý nhà nước, ý thứcđược vai trò của công tác công văn, giấy tờ những quy định về công tác vănthư liên quan đến việc soạn thảo, ban hành VB, chuyển giao, bảo quản và lưugiữ văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, tuyển chọn quan chức làm công táccông văn, giấy tờ đều được các triều đại phong kiến quan tâm đến và được thểchế hóa bằng các văn bản có hiệu lực cao như luật, lệ, chiếu, chỉ, sắc, dụ củanhà vua Điều này đã ghi chép khá nhiều trong các thư tịch cổ trong đó có bộĐại Việt sử kí toàn thư, Bộ Quốc sử được biên soạn từ cuối thế kỷ XIII đếncuối thế kỷ XVII
Để góp phần tìm hiểu thêm về các quy định công tác văn thư thời pk Việt Nam và cũng để nghiên cứu thêm lịch sử của dân tộc nước nhà tôi đã chọn đề tài: “ tìm hiểu các quy định về công tác văn thư thời phong kiến Việt Nam Nhận xét và rút ra bài học kinh nghiệm” cho bài tiểu luận kết thúc học phần của tôi
Trang 6Tập chung nghiên cứu những vấn đề: các chủ chương, quy định, biện pháp về những vấn đề liên quan đến văn bản quản lý nhà nước nói riêng, công tác văn thư nói chung của các triều đại PK Việt Nam từ thế kỷ X đến thế kỷ XIX
- Luận văn tiến sĩ Vũ Thị Phụng “ Văn bản quản lý nhà nước thời Nguyễn (1802-1884)
Cũng có một phần nói về các quy định trong công tác văn thư thời PK nhà Nguyễn
- Lê Tiến Long “ Quy định ban hành văn bản thời xưa” được đăng tải trên báo lao động- số 290 năm 2016.
Khải quát các văn bản quy định về công tác văn thư PK
Việt Nam từ thế kỷ X đến thế kỷ XIX
Và còn một số công trình nghiên cứu khác nữa các công trình nghiên cứu này đã khái quát một cách tương đối hoàn chỉnh các quy định của công tác văn thư dưới các triều đại PK trên cơ sở tư liệu các bộ lịch sử, các thư tịch cổ tuy nhiên các công trình trên chỉ khái quát và dừng lại ở một mức độ, vẫn chưa tìm hiểu sâu, chưa tổng hợp được tất cả về các quy định văn thư thời PK như đề tài tôi lựa chọn nghiên cứu
Những công trình nói trên cũng là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài ra còn một số tài liệu khác nữa tôi mong đề tài nghiên cứu của tôi sẽ thành công và mang giá trị cao đến với người đọc
Trang 75 phương pháp nghiên cứu
Đề tài được vận dụng các phương pháp sau:
- Nghiên cứu lý thuyết:
đề tài nghiên cứu làm dõ những khái niệm về công tác văn thư
- Phương pháp thu thập thông tin:
đề tài sử dụng các thông tin được thu thập trên mạng, sách, báo…
6 cấu trúc dự kiến của đề tài
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ
CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÁC QUY ĐỊNH THỜI PK
CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT CHUNG VÀ RÚT RA BÀI HỌC KINH NGHIỆM
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ THỜI PK
Trang 8- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại VB do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và VB do các cơ quannhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành côngviệc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại PK TrungHoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký VB, chuyển giao, tiếp nhận VB,vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan,
tổ chức Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành VB, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
1 Luật: Được ban hành lần đầu tiên vào năm 1049 ở triều Lý, đó là Luật Hình
thư Triều Trần cũng có Quốc triều thống chế (1230), sau này đổi tên thành Quốc
Trang 9triều hình luật Bộ luật Hồng Đức của nhà Lê (1483) trước có tên là Quốc triềuhình luật Luật Gia Long thời Nguyễn.
- Luật do vua ban hành (vì vua có toàn quyền về lập pháp, hành pháp và tưpháp) Dùng để điều chỉnh tổng hợp các mối quan hệ, trong đó có nhiều điều nói
về công tác công văn giấy tờ (đặc biệt là Luật Hồng Đức)
2 Chiếu: Do vua ban hành, được sử dụng vào các mục đích:
- Công bố cho thần dân biết một chủ trương, 1 quyết sách lớn liên quan đếnvận mệnh đất nước (VD: Chiếu dời đô, chiếu cầu hiền, chiếu lên ngôi, chiếunhường ngôi )
- Dùng để ban hành Luật
- Dùng để ra lệnh cho người dân thi hành một nhiệm vụ cụ thể (vD: triều Trầnkhi quy định về pháp lý văn khế, có chiếu quy định trong văn khế phải có dấu vântay )
Công dụng của chiếu là đa năng, ngoài những công dụng trên, nó có thể được
sử dụng để quyết định tổ chức bộ máy, bổ nhiệm một số quan lại
3 Lệ: Do nhà vua ban hành Dùng để quy định các vấn đề cụ thể, thường
nhằm để cụ thể hoá những vấn đề trong luật hoặc đề ra những quy định mới màluật chưa điều chỉnh (VD: Lệ cưới hỏi, lệ làm các bản tâu, lệ nộp tô thuế )
4 Lệnh: Do nhà vua ban hành ở một chừng mực nào đó, nó có công dụng gần
giống Lệ, điểm khác là lệnh thường nghiêng về vấn đề cấm đoán (lệ rộng hơn, nó
có thể bao hàm cả lệnh, VD như lệnh cấm đánh bạc, cấm chặt gỗ, lệnh chặt đầu )
5 Chỉ: Do vua ban hành Thường là các mệnh lệnh rất cụ thể So với Lệ và
Lệnh thì các quy định trong Chỉ nhỏ hơn và cụ thể hơn rất nhiều (vD: có thể cụ thể
Trang 10tới cá nhân, khu vực, địa phương ) Nó cũng được sử dụng rất nhiều trong tuyểndụng, bổ nhiệm quan lại.
6 Dụ: Do vua ban hành Hình thức này thể hiện mệnh lệnh của vua, nhưng có
tính chất truyền dạy, khuyên răn thần dân hay quan lại (VD: vua Lê Thánh Tông cóđạo dụ khuyên răn các người tài khi đỗ đạt thì phải phụng sự đất nước ) Dụthường dùng với hành văn mềm dẻo
7 Sắc: Do vua ban hành Dùng để điều động, thăng-giáng chức quan lại, dùng
để phong thần cho những người có công với đất nước hoặc các làng xã có công(VD: phong sắc cho người có công về một ngành nghề nào đó, hay muốn thờ tự ai
đó thì phải có sắc phong thừa nhận công lao )
8 Cáo: Do vua ban hành Được dùng để ban bố một sự kiện quan trọng nào
đó của đất nước (VD: cáo Bình ngô) Cáo ít được dùng, thường chỉ trong nhữngtrường hợp đặc biệt
9 Sách: Do nhà vua ban hành Dùng để sắc phong hoàng hậu, thái tử hoặc
phong tước hiệu cho hoàng thân quốc thích Loại này có thường có nhiều tờ, đượcviết trên các giấy có nhũ vàng, nhũ bạc, ghi chi tiết công lao, tiểu sử của hoàngthân quốc thích Có 2 loại sách: Kim sách (nhũ vàng) và ngân sách (nhũ bạc)
10 Hịch: Do các tướng lĩnh ban hành nhằm động viên, khuyến khích quân sĩ
(VD: Hịch tướng sĩ)
11 Biểu: Do các triều thần, quan lại, dân chúng viết, dùng để tạ ơn hay tạ lỗi
với nhà vua Ngoài ra, biểu còn dùng để chúc mừng, dâng tiến lễ vật nhân dịp vualên ngôi hoặc ngày tết, lễ Hình thức này được sử dụng rộng rãi ở thời Lý và Trần
12 Tấu: Là VB do các quan lại địa phương trình bày với nhà vua về những
vấn đề mà vua hỏi hoặc yêu cầu Ngoài ra, nó cũng được sử dụng để phản ánh, báocáo tình hình cụ thể để đề nghị nhà vua xem xét, giải quyết một công việc nào đó
Trang 1113 Sớ: Là VB do các quan lại ở địa phương trình lên vua để báo cáo hoặc
trình bày mọt vấn đề mang tính chất định kỳ hoặc đột xuất (công dụng của loại nàygần giống Tấu và giữa hai loại đó chưa phân biệt rõ ràng)
14 Điều trần: Là VB để cấp dưới trình bày lên cấp trên ý kiến của mình (VD:
bản điều trần của Nguyễn Trường Tộ về mở cửa, cải cách thời vua Tự Đức) Hìnhthức này không được sử dụng nhiều
15 Đề: là vận dụng dùng để phản ánh tình hình thực hiện mệnh lệnh của nhà
vua (gần giống như báo cáo ngày nay) Thời Lê Thánh tông có phân biệt rõ: báocáo tình hình của cơ quan, nha môn thì là Đề, còn báo cáo của một cá nhân lãnhđạo thì phải là Tấu
16 Khải: Là VB để quan lại, thần dân tấu trình lên thái tử (công dụng giống
tấu sớ, nhưng đối tượng nhận là khác nhau)
17 Giấy thông hành: Là giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp cho
binh lính hoặc quan lại hoặc người dân đi công tác hoặc buôn bán (gần giốngchứng minh thư ngày nay)
18 Các loai công văn trao đổi: Các loại này rất phức tạp do thứ bậc trong xã
hội phong kiến đa dạng ở cơ quan trung ương, các quan văn và quan võ trao đổivới nhay thì có công văn Truyền thị, các công văn trao đổi giữa các cơ quan trungương và tỉnh (trung ương gửi xuống) gọi là Tư, các cơ quan cấp dưới gửi lên trungương gội là Tư di, Hoàng tử gửi xuống cấp dưới gọi là Giao thị
19 Các sổ sách: Trong thời PK, các sổ sách được coi là một loại VB (như sổ
thuế, sổ địa lý )
- Nhiều nhất là sổ hộ tịch, dùng để đăng ký nhân khẩu ở các làng xã Việcquản lý này bắt đầu được thực hiện từ thời Lý cho đến ngày nay (chỉ đăng ký namgiới)
Trang 12- Sổ địa bạ: dùng ghi chép thống kê tình hình ruộng đất từng làng xã, bắt đầuđược sử dụng từ thời Lý, thời Nguyễn rất chi tiết và chặt chẽ, có rất nhiều điểm ưuviệt giúp cho việc sử dụng đất đai có hiệu quả.
- Sổ duyệt tuyển: dùng đẻ kê khai dân đinh qua sự kiểm tra, phân loại của cácquan lại nhà nước có thẩm quyền Sổ này bắt đầu từ thời Nguyễn, cứ 6 năm tổchức duyệt tuyển lại một lần
- Lý lịch của quan lại: gồm các giấy tờ liên quan đến quan lại (tương tự như
hồ sơ cán bộ bây giờ) Loại này bắt đầu từ thời Lê, được phát triển và sử dụng phổbiến ở thời Nguyễn (đặc biệt thời Lê Thái tông, cứ 3 năm phải khảo khoá một lần
để đánh giá lại năng lực của tầng lớp quan lại)
- Sổ thuế: ghi chép tình hình thu thuế của các địa phương, các loại thuế đượcchú ý như thuế ruộng đất, dân đinh, buôn bán
- Sổ khai tiêu: ghi chép việc chi tiêu công quỹ và cấp phát vật liệu ở các cơquan (dùng để thanh tra, quyết toán tài chính)
- Ngọc điệp và Tôn phả: ghi chép tiểu sử, thông tin cần thiết của những ngườitrong hoàng tộc (Ngọc điệp, Tôn phả chính là căn cứ để cấp phát bổng lộc, đểphong tước hay bổ nhiệm) Ngọc điệp ghi chép về vua hoặc ngang hàng, Tôn phảghi chép về các con cháu vua
* nhận xét:
- Hệ thống văn bản quản lý thời PK luôn được kế thừa và phát triển qua từngthời kỳ lịch sử Vì vậy đã hình thành một hệ thống VB phong phú, đa dạng về loạihình, thẩm quyền và công dụng, bước đầu đã có những quy định khá cụ thể
- Trong hệ thống văn bản quản lý thời PK, nhà vua có quyền hạn rất lớn vàban hành rất nhiều VB có tính chất quan trọng của quốc gia; còn các cơ quan khác
Trang 13chỉ ban hành các VB có tính chất trao đổi hoặc đề nghị, do đó nó phản ánh nguyêntắc tổ chức quyền lực của các nhà nước PK (quân chủ tập quyền).
- Hệ thống VB của thời PK còn một số hạn chế, cụ thể là các quy định cònphức tạp, quá chi tiết và tỉ mỉ; nhiều VB không phân biệt rạch ròi về công dụng
Trang 14CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÁC QUY ĐỊNH THỜI PK
2.1 công tác văn thư thời PK
2.1.1 Tổ chức các cơ quan làm công tác văn thư
* Ở các cơ quan trung ương và địa phương đã thiết lập Văn phòng hoặc bộphận làm công tác công văn giấy tờ ở trung ương là cơ quan giúp việc cho nhàvua, như thời Lê Thánh tông, ông đã thiết lập 5 cơ quan:
- Hàn lâm viện (chuyên khởi thảo VB)
- Đông các (chuyên sửa chữa VB do Hàn Lâm viện khởi thảo)
- Trung thư giám (chuyên sao chép lại VB sau khi Đông Các sửa chữa)
- Hoàng môn tỉnh ( giữ và đóng dấu)
- Bí thư giám (chuyên trông coi thư viện của nhà vua)
Dưới thời Nguyễn, để giúp việc công tác CVGT, Nguyễn ánh đã thiết lập 4 cơquan:
- Thị thư viện (khởi thảo VB)
- Thị hàn viện (sửa chữa VB)
- Nội hàn ty (lưu giữ các VB của nhà vua)
- Thượng bảo khanh (giữ con dấu của nhà vua)
Tổ chức công tác công tác công văn giấy tờ hoàn thiện hơn dưới thời MinhMạng Ngay sau khi lên ngôi (1820), ông cho gộp 4 cơ quan trên thành Văn thưphòng Cho Văn thư phòng được sử dụng con dấu riêng (là ấn quang phòng) Đến
1829, Minh Mạng đổi Văn thư phòng thành Nội các, được thiết lập quy củ hơn,
Trang 15chặt chẽ hơn, đứng dầu là quan tam-tứ phẩm Trong tổ chức nội các, Minh Mạngchia ra thành các Tào (tương đương như cấp Vụ, Cục ngày nay) gồm:
- Tào thượng bảo (trông giữ, lưu giữ con dấu của nhà vua (có tới 14 loại)
- Tào ký chú (ghi chép mọi chi tiết khi vua thiết triều hoặc tuần du
- Tào đồ thư: Ghi chép thơ văn của nhà vua và lưu giữ các tài liệu bang giaovới nước ngoài
- Tào biểu bạ: lưu giữ tất cả các châu bản của triều đình
Đối với các Bộ, cũng thiết lập các ty, các xứ làm công tác liên quan đến côngtác công văn giấy tờ ở cơ quan như: ở Bộ Lại có Ty Lại ấn (chuyên tiếp nhận VB),
Xứ Lại trực (chuyên chuyển giao VB); ở Bộ Binh có Ty Binh ấn (chuyên tiếp nhậnVB), Xứ Binh trực (chuyên chuyển giao VB) Các ty có biên chế ổn định, còn các
xứ không được ổn định mà được luân chuyển từ các cơ quan khác đến trực đểchuyển giao VB
* Ở địa phương: Trước thời Nguyễn chưa thấy có tài liệu nói đến việc thiếtlập các cơ quan Đến thời Minh Mạng đã có những quy định giao trách nhiệm chongười đứng đầu các địa phương về công tác công tác công văn giấy tờ Cụ thể: cácliên tỉnh (14 liên tỉnh), đứng đầu là Tổng đốc, các huyện, xã hàng tháng phải cótrách nhiệm giám sát, kiểm tra công tác công văn giấy tờ của cơ quan, nhưng chủyếu là giúp cho sự thay đổi về nhân sự Tóm lại: thời PK ít quan tâm tới công táccông tác công văn giấy tờ ở địa phương
2.1.2 Thiết lập các cơ quan chuyên trách chuyển giao văn bản
- Thời Lý-Trần chỉ thiết lập các nhà trại để chuyên chuyển giao công văn
- Thời Nguyễn: Có 2 cơ quan được thiết lập ra để chuyển giao VB, đó là: