TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG CẤP TIẾP NHẬN HỒ SƠ THÔNG TIN – XÁC NHẬN QUẢNG CÁO THUỐC DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp Cấu trúc tài liệu: Tài liệu gồm các phần: Tài liệu hướng dẫn đối tượng Doanh nghiệp sử dụng các chức năng hệ thống: - Đăng ký tài khoản  Đăng nhập,  Quả

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG CẤP TIẾP NHẬN

HỒ SƠ THÔNG TIN – XÁC NHẬN QUẢNG CÁO THUỐC

DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

MỤC LỤC

1 GIỚI THIỆU 1

2 TỔNG QUAN 1

3 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG 1

4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG 2

4.1 Doanh nghiệp đăng ký và quản lý thông tin tài khoản 2

4.1.1 Doanh nghiệp đăng ký tài khoản 2

4.1.2 Đăng nhập hệ thống 4

4.1.3 Quản lý thông tin tài khoản 5

4.2 Quản lý Chữ ký số 6

4.3 Hồ sơ Thông tin thuốc 12

4.3.1 Chức năng thêm mới hồ sơ 12

4.3.2 Danh sách hồ sơ 15

4.3.3 Chức năng sửa hồ sơ 17

4.3.4 Chức năng tìm kiếm hồ sơ 17

4.3.5 Chức năng xem chi tiết hồ sơ 18

4.3.6 Chức năng sao chép hồ sơ 19

4.3.7 Chức năng xóa hồ sơ 20

4.3.8 Chức năng ký CA – ký số hồ sơ 10

4.3.9 Chức năng nộp hồ sơ 20

4.3.10 Chức năng nộp tiền 23

4.3.11 Xuất giấy báo thu 25

4.4 Hồ sơ xác nhận quảng cáo 28

4.5 Nhận kết quả xử lý hồ sơ 31

4.6 Chức năng sửa đổi bổ sung hồ sơ 31

5 PHỤ LỤC 31

5.1 Tài liệu hưỡng dẫn sử dụng 31

5.2 Thông tin hỗ trợ, góp ý 32

1 GIỚI THIỆU

Mục đích, ý nghĩ tài liệu: tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người

dùng hiểu và sử dụng được phần mềm hệ thống: “Cấp tiếp nhận hồ sơ thông tin – xác

nhận quảng cáo thuốc”

Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp

Cấu trúc tài liệu: Tài liệu gồm các phần:

Tài liệu hướng dẫn đối tượng Doanh nghiệp sử dụng các chức năng hệ thống:

- Đăng ký tài khoản

 Đăng nhập,

 Quản lý thông tin tài khoản

- Quản lý chữ ký số

 Thêm mới chữ ký số

- Nhóm các chức năng thao tác hồ sơ Thông tin thuốc

- Nhóm các chức năng thao tác hồ sơ Xác nhận quảng cáo

- Nhận kết quả

- Chức năng sửa đổi bổ sung hồ sơ

3 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG

 Quản lý thông tin tài khoản

 Tải lên tệp đính kèm

3 Danh sách hồ sơ  Xem danh sách hồ sơ đã tạo,

 Các nút chức năng thao tác hồ sơ

4 Sửa hồ sơ  Cho phép sửa thông tin hồ sơ đã khai báo

5 Sửa đổi bổ sung hồ sơ  Sửa đổi bổ sung hồ sơ khi nhận được yêu

cầu,

 Xem nội dung yêu cầu sửa đổi bổ sung

6 Ký số hồ sơ (Ký CA)  Ký số hồ sơ

7 Tìm kiếm hồ sơ  Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí ở

danh sách hồ sơ

8 Xem chi tiết hồ sơ  Hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ

9 Sao chép hồ sơ  Sao chép hồ sơ đã có từ danh sách,

 Chỉnh sửa thông tin hồ sơ sao chép

10 Xóa hồ sơ  Xóa những hồ sơ đã tạo từ danh sách

12 Nộp lệ phí  Nộp lệ phí cho hồ sơ đã được tiếp nhận

13 Xuất giấy báo thu  Xem chi tiết thông tin giấy báo thu,

 Xuất giấy báo thu ra file pdf

14 Nhóm chức năng tiện ích

cho doanh nghiệp

 Xem phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận,

 Xem công văn từ chối,

 Xem công văn sửa đổi bổ sung,

15 Quản lý chữ ký số  Cho phép thêm, sửa, xóa, tìm kiếm CA

4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG

(Lưu ý: Các thao tác được thực hiện theo thứ tự đánh số từ nhỏ đến lớn ở các hình ảnh minh họa)

4.1 Doanh nghiệp đăng ký và quản lý thông tin tài khoản

4.1.1 Doanh nghiệp đăng ký tài khoản

Mục đích: Cho phép doanh nghiệp đăng ký tài khoản để sử dụng hệ thống

hồ sơ thông tin thuốc trực tuyến

Giao diện hệ thống như sau:

Đăng ký tài khoản là bước đầu tiên khi doanh nghiệp bắt đầu làm hồ sơ đăng ký thông tin thuốc Mỗi doanh nghiệp chỉ phải đăng ký một lần và chỉ có duy nhất một tài khoản để đăng nhập hệ thống

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại màn hình trang chủ của hệ thống chọn Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin đăng ký tài khoản:

Bước 2: Tại màn hình đăng ký tài khoản, nhập các thông tin yêu cầu

Lưu ý: Các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập

Bước 3: Nhấn

Kết quả: Hệ thống hiển thị thông báo khi các thông tin được khai báo hợp lệ

o Sau thời gian đăng ký nếu tài khoản doanh nghiệp được phê duyệt, doanh nghiệp

sẽ nhận được email thông báo tài khoản và mật khẩu đăng nhập

o Doanh nghiệp sử dụng thông tin này để đăng nhập hệ thống

Lưu ý:

 Yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin đăng ký tài khoản đúng với thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh, các thông tin này là cơ sở để Cục quản lý Dược phê duyệt các tài khoản đăng ký Các thông tin đăng ký không rõ ràng, không hợp lệ đều bị từ chối phê duyệt tài khoản

 Thông tin người liên lạc, lưu ý nhập đúng địa chỉ “Email” đăng ký, tránh trường hợp thất lạc email thông báo tài khoản khi được phê duyệt

 Các thông tin đăng ký này, sẽ được hiển thị mặc định ở mục “Thông tin đơn vị đăng ký”, “Thông tin cá nhân/ bộ phận chịu trách nhiệm đăng ký” ở tab chức năng “Hồ sơ” của chức năng thêm mới hồ sơ

 Các doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các thông tin đã được khai báo này

Giao diện sau khi đăng nhập như sau:

4.1.3 Quản lý thông tin tài khoản

Mục đích:

o Chức năng đổi mật khẩu: Cho phép doanh nghiệp thực hiện đổi mật khẩu bất

cứ lúc nào mong muốn

o Chức năng cập nhật thông tin tài khoản: Cho phép doanh nghiệp thực hiện cập nhật lại thông tin doanh nghiệp theo tình hình mới nhất nhưng vẫn đảm bảo tình phù hợp pháp lý của tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống

Các bước thực hiện:

Bước 1: Doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống

Bước 2: Nhấn vào “Tên người dùng” ở góc trên bên phải của giao diện hệ thống

Bước 3: Chọn chức năng “Thông tin cá nhân” màn hình hiển thị như sau:

Màn hình hiển thị các thông tin mà trước đây khi đăng ký tài khoản doanh

 Trình duyệt yêu cầu sử dụng khi thao tác các chức năng liên quan đến chữ ký số

là trình duyệt FireFox

 Người dùng có thể sử dụng các chữ ký số cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép và đã xác nhận hợp chuẩn với cơ quan hải quan bao gồm FPT, BKAV, VNPT-CA, NACENCOM, CK-CA, SAFE-CA, VIETTEL-CA, SMARTSIGN…

 Trường hợp doanh nghiệp đã sử dụng chữ ký số để đăng ký kê khai - nộp thuế qua mạng với cơ quan thuế thì có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số trên hệ thống này

 Hướng dẫn cài đặt plugin CA: doanh nghiệp có thể tham khảo và tải về ở mục hưỡng dẫn sử dụng ở màn hình trang chủ của hệ thống ( phần đánh dấu vàng như hình dưới):

Thêm mới chữ ký số

Các bước thực hiện:

Bước 1: Vào menu Chữ ký số >> Quản lý chữ ký số >> Nhấn Thêm mới:

Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới chữ ký số:

Bước 2: Từ màn hình đăng ký CA >> Nhấn nút “Ký CA”: hệ thống hiển thị màn hình chọn chứng thư số:

Bước 3: Doanh nghiệp chọn CA, ở màn hình đăng ký CA hiển thị serial của Chứng thư được chọn:

Bước 4: Doanh nghiệp chọn tải lên file chữ ký, bằng cách nhấn vào nút:

Sau khi tải lên file hình ảnh của chữ ký thành công thì ngay phía dưới chọn tệp

sẽ hiển thị tên file mà doanh nghiệp vừa tải lên Có thể nhấn Xóa để xóa tệp vừa tải và tải lên tệp khác mong muốn

Lưu ý:

Định dạng file hình ảnh chữ ký khuyên dùng: PNG, background transparent Hình ảnh nên được xử lý sao cho rõ nét, đảm bảo thông tin chính xác rõ ràng ( tham khảo phía dưới, mục Lưu ý)

Kích thước file ảnh upload yêu cầu: Dài: 350 pixel – Cao: 230 pixel.

Bước 5: Nhấn nút “Thêm” hoặc “Thêm và đóng lại” để thực hiện lưu lại thông tin và đóng màn hình thêm mới

Kết quả: CA thêm mới thành công hiển thị ở danh sách như sau:

Thông tin chữ ký số của doanh nghiệp sau khi thêm mới, cũng có thể sửa hoặc xóa thông tin này để cập nhật hoặc thay đổi thông tin khi cần

Lưu ý:

Khi thực hiện thêm mới CA, chữ ký của doanh nghiệp tải lên bao gồm hình ảnh chữ ký và con dấu được chụp chung và tải lên ở phần “Chữ ký” của thêm mới CA, tham khảo hình dưới đây

Hình 1:

Hình 2:

4.3 Chức năng ký CA – ký số hồ sơ

Mục đích: Chức năng cho phép doanh nghiệp ký số hồ sơ thay vì như trước đây

doanh nghiệp phải in bản cứng hồ sơ rồi trực tiếp đóng dấu và ký tay lên bản hồ sơ thì nay với chức năng ký số hồ sơ chỉ bằng một thao tác nhấn chuột hồ sơ của doanh nghiệp đã được đóng dấu và ký tự động

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại màn hình danh sách hồ sơ >> Chọn hồ sơ có trạng thái “Mới tạo” hoặc “Văn thư yêu cầu SĐBS” hoặc “Đã có thông báo yêu cầu SĐBS”>> Nhấn vào biểu tượng

Bước 2: Chọn chứng thư >> Nhấn OK

Kết quả: Ký số thành công, hệ thống hiển thị thông báo “Ký số hồ sơ thành

công”

Lưu ý:

 Doanh nghiệp sau khi ký số thành công, nên kiểm tra lại thông tin chữ ký số của hồ sơ, đảm bảo chữ ký của hồ sơ đã hiển thị đúng, đủ và rõ ràng, tránh trường hợp chữ ký bị mờ, hiển thị không đúng gây mất thời gian ở giai đoạn xử

lý hồ sơ

 Doanh nghiệp có thể xem lại hồ sơ đã ký số bằng cách:

1 Nhấn xem chi tiết hồ sơ

2 Chọn tab tệp đính kèm

3 Tại mục hồ sơ gốc, nhấn nút tải về để xem chi tiết thông tin hồ sơ đã được ký

 Trước khi gửi hồ sơ doanh nghiệp bắt buộc phải ký số hồ sơ

 Hồ sơ đã được ký số nhưng sau đó doanh nghiệp lại thực hiện sửa nội dung của

hồ sơ thì yêu cầu phải thực hiện ký lại hồ sơ đó

4.4 Hồ sơ Thông tin thuốc

4.4.1 Chức năng thêm mới hồ sơ

Mục đích:

Chức năng cho phép doanh nghiệp khai báo hồ sơ thông tin thuốc Màn hình chức năng hiển thị đầy đủ các thông tin cần khai báo của một hồ sơ thuốc thông thường giống như khi doanh nghiệp thực hiện khai báo hồ sơ giấy

Với hệ thống “Cấp tiếp nhận hồ sơ đăng ký thông tin - xác nhận quảng cáo thuốc”, chức năng thêm mới hỗ trợ người dùng tối đa trong việc khai báo hồ sơ, giúp doanh nghiệp không bỏ sót các mục thông tin cần khai báo, có hỗ trợ thông báo khi doanh nghiệp nhập thiếu các thông tin cần thiết

Màn hình giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhiều hơn trong việc khai báo hồ sơ

Các bước thực hiện:

Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp chọn menu Hồ sơ thông tin thuốc

>> Thêm mới:

>> Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới hồ sơ

Nhập thông tin tab “Hồ sơ”:

Bước 1: Nhập đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu yêu cầu

Lưu ý: các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập

Khai báo thông tin hồ sơ: các trường thông tin yêu cầu nhập bao gồm các thông tin:

 Thông tin về hồ sơ

 Số hồ sơ (không bắt buộc, số hồ sơ do đơn vị ghi để theo dõi tại đơn vị)

 Thông tin đơn vị đăng ký

 Thuốc trong nước/ thuốc ngoài nước

 Thuốc dược liệu/ thuốc tân dược

 Thông tin ký hồ sơ

 Nơi ký,

 Người ký,

 Ngày ký

Lưu ý:

 Đối với mục “Danh mục thuốc đăng ký thông tin” sau khi nhập đầy đủ thông tin

ở mục chức năng này phải nhấn nút “Thêm/cập nhật”, khi nhìn thấy thông tin nhập hiển thị ở danh sách ngay phía dưới mục thông tin nhập vào lúc này màn hình chức năng mới ghi nhận và lưu thông tin này

 Có thể thêm nhiều loại thuốc vào mục “Danh mục thuốc đăng ký thông tin”

o Tại danh sách thuốc, nếu thấy thông tin sai có thể thực hiện sửa, xóa

Thực hiện sửa thông tin: Nhấn vào biểu tượng sửa, các trường nhập liệu hiển thị thông tin tương ứng, sửa xóa thông tin bị sai, Nhấn “Thêm/ cập nhật” để lưu lại thông tin mới

Thực hiện xóa thông tin: Nhấn vào biểu tượng xóa, hiển thị popup xác nhận, Nhấn “Đồng ý” để thực hiện xóa

 Thông tin Nơi ký, Người ký:

- Nơi ký : Để thể hiện thông tin VD: Hà Nội, Ngày… Tháng … Năm…

- Người ký: Là tên người ký, trùng với thông tin trong hình ảnh chữ ký mà doanh nghiệp tải lên ở phần danh mục CA

Thông tin tab Tệp đính kèm

Bước 1: Ở tab tài liệu đính kèm, doanh nghiệp tải lên tài liệu đính kèm:

Một số lưu ý khi tải lên tệp đính kèm:

 Chỉ cho phép tải lên tệp có định dạng pdf

 Loại tệp đính kèm “Mẫu thiết kế nội dung thông tin” chỉ được đính kèm 1 tệp Nếu đính kèm nhiều hơn 1 tệp thì khi nộp hồ sơ lên cho văn thư, văn thư

sẽ từ chối hồ sơ vì không hợp lệ

Bước 2: Sau khi nhập thông tin hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp nhấn

hoặc để lưu thông tin hồ sơ vừa khai báo

Kết quả:

- Khi lưu thành công, hệ thống hiển thị thông báo Lưu hồ sơ thành công

- Hoặc khi doanh nghiệp nhập thiếu thông tin khi lưu hệ thống hiển thị thông báo cho doanh nghiệp biết để thực hiện chỉnh sửa, bổ sung trước khi có thể lưu thành công hồ sơ

- Để xem hồ sơ đã tạo, Chọn chức năng Danh sách >> Hệ thống hiển thị danh sách các hồ sơ đã tạo:

4.4.2 Chức năng xem danh sách hồ sơ

Mục đích:

Màn hình chức năng “Danh sách hồ sơ” hiển thị tất cả các hồ sơ của doanh nghiệp đã khai báo Danh sách hồ sơ mặc định hiển thị theo thời gian hồ sơ được tác động gần nhất Doanh nghiệp có thể thực hiện tìm kiếm để tìm hồ sơ mà mình muốn Danh sách hồ sơ hiển thị các thông tin: Mã hồ sơ, Tên thuốc, Ngày tạo, Trạng thái hồ sơ

Các thao tác trên hồ sơ như: xem chi tiết hồ sơ, sửa, xóa, ký số, sao chép, xem công văn từ chối, công văn sửa đổi bổ sung, phiếu công bố, xem phiếu báo thu, xem nội dung sửa đổi bổ sung đều hiển thị và thực hiện bắt đầu ở màn hình danh sách hồ

sơ này

Các bước thực hiện: Đăng nhập vào hệ thống >> Hồ sơ thông tin thuốc >>

Nhấn “Danh sách hồ sơ”

Kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ thông tin thuốc mà doanh nghiệp đã

tạo:

4.4.3 Chức năng sửa hồ sơ

Mục đích: Chức năng này cho phép doanh nghiệp cập nhật lại hồ sơ khi doanh

nghiệp kiểm tra lại hồ sơ và thấy thông tin chưa đúng hoặc khi văn thư yêu cầu sửa đổi bổ sung các thông tin về thuốc, tệp đính kèm….Tương ứng với các hồ sơ có trạng thái “Mới tạo”, “Văn thư yêu cầu SĐBS”, “Đã có thông báo yêu cầu SĐBS”

Bước 3: Nhấn

Kết quả: Hệ thống hiển thị thông báo lưu thành công

Lưu ý: Đối với hồ sơ có trạng thái “Văn thư yêu cầu SĐBS” thì doanh nghiệp

có thể xem nội dung yêu cầu sửa đổi bổ sung từ màn hình danh sách bằng cách nhấn vào biểu tượng :

4.4.4 Chức năng tìm kiếm hồ sơ

Mục đích: Chức năng cho phép doanh nghiệp tìm kiếm hồ sơ mà mình muốn

một cách nhanh chóng Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm theo các thông tin liên quan đến hồ sơ như sau:

o Tìm kiếm theo mã hồ sơ,

o Tìm kiếm theo ngày tạo: từ ngày, đến ngày,

o Tìm kiếm theo tên thuốc,

o Tìm kiếm theo trạng thái hồ sơ

Các bước thực hiện:

Bước 1: Nhấn chọn ở menu

Bước 2: Nhập các tiêu chí tìm kiếm: Mã hồ sơ, Tên thuốc, Trạng thái hồ sơ, Ngày tạo từ ngày – đến ngày (có thể nhập một hoặc nhiều điều kiện cùng lúc) Bước 3: Nhấn nút

Kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách kết quả theo tiêu chí tìm kiếm tương ứng:

4.4.5 Chức năng xem chi tiết hồ sơ

Mục đích: chức năng cho phép doanh nghiệp có thể xem lại chi tiết thông tin hồ

sơ đã tạo

Các bước thực hiện: Tại danh sách hồ sơ >> Nhấn vào biểu tượng

Kết quả: Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết hồ sơ như hình dưới:

4.4.6 Chức năng sao chép hồ sơ

Mục đích: chức năng cho phép doanh nghiệp thực hiện sao chép một hồ sơ có

sẵn Đối với những hồ sơ có nhiều mục thông tin giống nhau, khi tạo mới không cần thay đổi nhiều, doanh nghiệp có thể lựa chọn chức năng sao chép hồ sơ để sao chép thông tin hồ sơ, tệp đính kèm đã có Chức năng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể trong việc khai báo hồ sơ

Bước 3: Nhấn “Lưu thông tin” để hoàn thành việc sao chép hồ sơ

Kết quả: Hồ sơ lưu thành công, hiển thị trên danh sách hồ sơ của doanh nghiệp