Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty công ty cầu 1 Thăng Long.DOC

Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty công ty cầu 1 Thăng Long

Lời nói đầu

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng với cơ chế quản lí kinh tế thực hiệnhạch toán kinh doanh, để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệpphải năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để từ

đó làm ăn có lãi Muốn thực hiện đợc điều đó mỗi doanh nghiệp phải khôngngừng đổi mới, hoàn thiện bộ máy quản lí, bộ máy kế toán, cải tiến cơ sở vậtchất kỹ thuật và nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên

Một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng chịu ảnh hởng của rấtnhiều yếu tố khách quan cũng nh chủ quan, đòi hỏi công tác kế toán phải có

sự điều chỉnh thờng xuyên, liên tục để cung cấp những thông tin về sự biến

động của tài sản, nguồn vốn,… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t cho các nhà quản lý, các nhà đầu t,… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t.Nh vậy,

có thể nói cùng với sự đổi mới toàn diện cơ chế quản lý kinh tế, với chức năng

là một công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý, công tác kế toán ngày càngchiếm vị trí quan trọng trong doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu là yếu tố chi phíchiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp Sự biến động cảu

nó sẽ ảnh hởng rất lớn tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp.Chính vì vậy sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu là một yêu cầu quantrọng, là biện pháp hữu hiệu trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động

và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Bên cạnh đó để có thể tồn tại và phát triển trong môi trờng cạnh tranhngày càng diễn ra gay gắt, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xâylắp nói riêng cần thiết phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợinhuận trong đó việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp làmột yếu tố đáp ứng đợc yêu cầu trên

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản,nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long chiếm khoảng 60-70% giá trịcông trình xây dựng Do đặc điểm sản xuất của công ty và các công trình xâydựng nằm rải rác ở nhiều nơi nên công tác giám sát, quản lí và phản ánh tìnhhình biến động nguyên vật liệu tại công ty gặp phải một số khó khăn nhất định

mà cần có các biện pháp khắc phục những khó khăn ấy

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu

và với mong muốn tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán

nguyên vật liệu tại công ty, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại công ty công ty cầu 1 Thăng Long”.

Chuyên đề thực tập gồm 2 phần nh sau:

Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại công ty cầu 1 Thăng Long.

PhầnII: Phơng hớng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại công ty cầu 1 Thăng Long.

Phần I thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu độnG

tại công ty cầu 1 Thăng Long

I lịch sử hình thành và phát triển của công ty

1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty qua các giai đoạn.

Công ty cầu 1 Thăng Long nguyên là xí nghiệp xây dựng cầu 202 đợcthành lập tháng 6 năm 1983 trên cơ sở hợp nhất công ty công trình 108 của xínghiệp liên hợp công trình 5 và công ty đại tu cầu 1 của cục quản lí đờng bộ

Trong thời gian bao cấp kinh tế kế hoạch hoá tập trung công ty trựcthuộc liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 2 (nay là khu quản lí đờngbộ2) khi cơ chế thị trờng thay đổi công ty đã trở thành thành viên số 1(cầu 1)của Tổng công ty xây dựng Thăng Long và là doanh nghiệp loại 1 theo nghị

định 388/TTg của Thủ tớng Chính phủ

Công ty cầu 1 Thăng Long đợc thành lập theo quyết định số506/QĐ/TCTL ngày 27/3/1993 của Bộ giao thông vận tải Trụ sở của công tyhiện nay tại xã Thịnh Liệt, huyện Thanh Trì, Hà Nội

Thân thế và sự nghiệp của công ty đã gắn với nhiều địa danh, nhiềucông trình giao thông cầu cống, bến cảng có tầm cỡ nh: cầu Đuống, cảng HiềnLơng, vàđể có đợc những thành tích nh vậy, công ty đã phải trải qua gần 20năm vật lộn với bao thăng trầm của nền kinh tế với việc đầu t cho sản xuất,từng bớc đổi mới, hiện đại hoá các giây chuyền công nghệ, mua sắm thêm cácphơng tiện, thiết bị tiên tiến cùng với đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật cótrình độ

Với đặc điểm của ngành xây dựng là sản xuất có quy mô lớn, kết cấuphức tập, có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài Sản phẩm xây dựng mangtính bất động, nơi sản xuất cũng là nơi tiêu thụ sản phẩm, mỗi công trình xâydựng do nhiều chi tiết hay hạng mục công trình tạo thành theo một thiết kế kỹthuật riêng, có giá trị dự toán riêng, có phơng pháp thi công riêng và đợc đặttrên một địa điểm nhất định

Với các đặc điểm riêng đó của ngành xây dựng đòi hỏi công ty phảikhông ngừng phấn đấu vơn lên về mọi mặt để đến ngày hôm nay bên cạnh sự

giúp đỡ của Tổng công ty xây dựng Thăng Long, công ty đã đạt đợc nhữngthành tựu đáng kể nh bảng sau:

Giá trị tổng sản lợng

Doanh thu thuần

Lợi nhuận sau thuế

Nộp ngân sách

68.000 56.000 1200 2250

85.378 71.303 1077 4064

93.916 85.406 1131 5073

198.822 125.750 1250 6057

17.378 15.303 -123 1814

25.916 29.406 -69 2823

130.822 69.750 50 3807

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy có sự biến động rất rõ rệt về kết quảsản xuất kinh doanh của công ty qua các năm Cụ thể, ta thấy rằng giá trị tổngsản lợng tăng đều qua các năm đặc biệt là năm 2002 tăng rất nhanh, tăng lên130.822 triệu đồng so với năm 1999 trong khi đó năm 2001 chỉ tăng lên25.916 triệu đồng so với năm 1999 Đây là một kết quả tốt mà công ty cầu 1Thăng Long đã nỗ lực phấp đấu đạt đợc và đã hoàn thành đợc rất nhiều côngtrình có giá trị lớn nh cầu Đá Bạc, cầu Nậm Pô.Tuy nhiên mặc dù là doanh thuthuần của công ty tăng đều qua các năm (năm 2000 tăng lên 15.303 triệu

đồng, năm 2001 tăng 29.406 triệu đồng và năm 2002 tăng lên 69.750 triệu

đồng so với năm 1999) nhng lợi nhuận của công ty lại có sự biến động giảmqua 2 năm 2000;2001 giảm đi so với năm 1999 lần lợt là 123 triệu đồng; 69triệu đồng, tuy nhiên cho đến năm 2002 lợi nhuận đã có xu hớng tăng , tănglên so với năm 1999 là 50 triệu đồng

Nh vậy sự biến động của lợi nhuận qua các năm cho ta thấy rằng mặc

dù giá trị tổng sản lợng tăng lên qua các năm nhng do chi phí ở các năm đó lạităng lên một cách đột ngột làm cho lợi nhuận ở các năm đó lại giảm Mặtkhác số thuế phải nộp qua các năm tăng lên đã góp phần làm giảm lợi nhuậncủa công ty Sang năm 2002 lợi nhuận đã tăng lên, đây lầ biểu hiện đángmừng về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty để từ đó công ty khôngnhững có thể tồn tại một cách bền vững mà còn phát triển nhanh Từ đó có thểnhận thấy rằng để có thể tăng lợi nhuận công ty nên có các biện pháp để hạgiá thành sản phẩm nh: tiết kiêm nguyên vật liệu, tìm ra những sáng kiếntrong quá trình thi công các công trình… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch, không ngừng nâng cao hiệu quả và mởrộng sản xuất kinh doanh, tự trang trải

- ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất để không ngừng nâng caochất lợng công trình và hạ giá thành sản phẩm.

- Đảm bảo đời sống cho CBCNV trong toàn Công ty , giải quyết việc làm,thựchiện đẩy đủ chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động

- Mở rộng liên doanh, liên kết kinh tế vói các cơ sở sản xuất trong và ngoàiTổng Công ty

- Bảo đảm vốn và tài sản của Công ty , bảo vệ môi trờng, giữ gìn an ninh, trật

tự xã hội, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng

- Tuân thủ pháp luật, hạch toán và báo cáo trung thực theo chế độ chính sáchcủa Nhà nớc quy định

-Thực hiện nghĩa vụ tài chính đầy đủ với Nhà nớc

3.Tổ chức bộ máy quản lí trong công ty

3.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuât kinh doanh ở Công ty

Là Công ty xây dựng nên quá trình sản xuất của Công ty là quá trình

tổ chức thi công sử dụng các yếu tố nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công

và các chi phí sản xuất thi công khác để tạo nên các hạng mục công trình, cáccông trìnhvà mỗi công trình đều phải dự toán theo thiết kế riêng, phơng phápthi công riêng

3.2 Đặc điểm tổ chức quản lý ở Công ty

Bộ máy quản trị xây dựng tinh gọn vừa khoa học phù hợp với đặc thùkinh tế kỹ thuật của Công ty , vừa mang tính linh hoạt cao co giãn tách nhậpthich hợp với yêu cầu nhiệm vụ trong từng thời kỳ Mỗi phòng ban trong công

ty có nhiệm vụ, chức năng nhất định Bên cạnh đó sự kết hợp chặt chẽ giữacác phòng ban đã tạo nên một khối vững chắc trong toàn công ty và giúp chocác phòng ban thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

§éi cÇu 11

§éi cÇu 9

§éi cÇu 10

§éi cÇu 8 §éi cÇu 7

Tµi vô Phßng VËt t Phßng M¸y

§éi thiÕt

bÞ thi c«ng

-Giám đốc Công ty: là ngời có quyền quyết định điều hành hoạt động Công ty,

chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể ngời lao động trong Công ty về kếtquả hoạt động kinh doanh của Công ty

-Phó giám đốc : là ngời đợc giám đốc giao phụ trách phần công việc điều

hành triển khai kế hoạch sản xuất và chịu trách nhiệm chỉ đạo giải quyếtnhững vấn đề đợc giao

 Phòng kỹ thuật :

Làm tham mu cho giám đốc về mặt kỹ thuật tiếp nhận biện pháp thicông của Công ty trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng hạngmục công trình Nắm vững các số liệu lập chi tiết các công trình, phát hiện kịpthời các sai sót trong thiết kế, trong thi công

 Phòng kế hoạch :

Làm tham mu cho giám đốc xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và lập

dự toán kế hoạch của từ 1 đến 2 năm tiếp theo, lập tiến độ tổng hợp của côngtrình, tham mu điều chỉnh sản xuất theo kế hoạch

 Phòng vật t :

- Tham mu cho giám đốc chuẩn bị sản xuất theo lợng vật t công trình đểphòng kỹ thuật cấp, mua vật t thiết bị theo kế hoạch, cấp phát kịp thời có kếhoạch,thành lập hội đồng kiểm tra theo định kỳ

 Trạm y tế :

-Có nhiệm vụ chăm lo sức khỏe cho tất cả các cán bộ công nhân viên trong xínghiệp, có kế hoạch phòng chống các bệnh dịch và vệ sinh phòng dịch

3.3.Đặc điểm công tác kế toán tại công ty

Xuất phát từ mô hình tổ chức kế toán, bộ máy kế toán của Công ty tổchức theo kiểu trực tuyến – kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên

kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian thừa lệnh Trong đó

ph-ơng pháp toán chi tiết theo hình thức Sổ số d đã thực sự phát huy đợc tácdụng đối với sự đa dạng và phong phú về nguyên vật liệu tại công ty góp phầnnâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty Bên cạnh

đó, hiện nay với việc hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kê khai thờngxuyên với hình thức ghi sổ Chứng từ-ghi sổ đã tỏ ra rất phù hợp số lợngnghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục và chơng trình kế toán máy

đang áp dụng tại công ty từ đó giúp công ty giảm bớt số lợng lao động kếtoán, nâng cao hiệu quả hoạt động trong kinh doanh

Hiện nay do ngày càng nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên công ty

đã chuyển từ kế toán thủ công sang sử dụng kế toán máy theo chơng trìnhCADS

 Cơ cấu lao động kế toán :

Bộ máy kế toán của Công ty gồm : 12 ngời Trong đó có 3 ngời làmviệc tại Huế và 9 ngời còn lại làm việc ở Hà nội

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cầu I – Thăng long Thăng long

Công việc kế toán tại phòng kế toán nh sau :

a Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính kế toán

Có nhiệm vụ chỉ đạo tổ chức hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ côngtác kế toán trong toàn công ty Kế toán trởng giúp giám đốc công ty chấp hànhcác chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế

độ lao động việc sử dụng quỹ tiền lơng và phúc lợi cũng nh việc chấp hànhcác kỷ luật tài chính tín dụng và thanh toán

b Kế toán tổng hợp (kiêm kế toán tài sản cố định )

- Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm dịch vụ

- Phụ trách các số tổng hợp

- Lập các biểu báo tài chính

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán

nguyên

vật liệu

Kế toán thanh toán + VAT Kế toán TSCĐ Kế toán tiền l ơng Thủ quỹ

- Tập hợp số liệu của từng phần hành kế toán vào sổ kế toán tổng hợp, theodõi các khoản thanh toán, các nguồn vốn.

c.Kế toán vật t

Theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật t Kế toán công ty đã áp dụng phơngpháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ cầnthiết khác để tiến hành ghi sổ kế toán liên quan

d Kế toán tiền lơng và BHXH:

Kế toán lơng nhận bảng lơng do phòng tổ chức chuyển đến tính toán và lậpbảng tổng hợp thanh toán tiền lơng cho khối văn phòng công ty Kế toán tổnghợp lơng còn có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ lơng của tất cả các công trình theoquy định hàng tháng sau đó làm căn cứ để phân bổ vào các đối tợng sử dụng

e Kế toán thanh toán và vốn bằng tiền

Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra tất cả các khoản thanhtoán với ngời bán và các đơn vị trong nội bộ công ty

f Kế toán thanh toán tạm ứng

- Theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong Công ty vàthầu phụ trong quá trình thi công công trình hay hạng mục công trình

Nh vậy nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố củaquá trình sản xuất đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá mà lao động trực tiếp tác

động vào để thoả mãn nhu cầu xã hội, khi tham gia vào quá trình sản xuấtnguyên vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm

1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty

Trong doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp xây lắp nóiriêng nguyên liệu, vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dớidạng vật hoá, đợc sử dụng vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.Nguyên vật liệu có đặc điểm sau:

+ Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuấtkinh doanh nhất định Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất, dới tác động của

t liệu lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu

để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

+ Về mặt giá trị: Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nguyên vậtliệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinhdoanh trong kỳ

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp là những đối tợng lao động

do doanh nghiệp xây lắp mua ngoài hay tự sản xuất, tự nhận của bên giao thầucông trình… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t ợc dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp, sản xuất đsản phẩm công nghiệp, dịch vụ, nó mang khó khăn trong công tác chuyên chở,bảo quản

Do những đặc điểm trên, chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷtrọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy, việcquản lí nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến những chỉ tiêu kinh tế tài chínhquan trọng trong doanh nghiệp xây dựng nói riêng và doanh nghiệp sản xuấtnói chung

2 Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty

ở công ty cầu I Thăng Long vật liệu bao gồm nhiều loại, thứ khácnhau với nội dung kinh tế khác nhau, vai trò, công dụng, tính chất lí hoá khácnhau trong quá trình sản xuất để quản lí chặt chẽ và hạch toán chi tiết vật liệuphục nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải phân loại vật liệu Phân loạivật liệu là việc sắp xếp theo từng loại, từng nhóm theo những tiêu thức phùhợp

Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò, công dụng, của vật liệu trong quátrình sản xuất xây lắp, vật liệu đợc chia thành các loại vật liệu chính, vật liệuphụ, phụ tùng thay thế và nhiên liệu

Trong đó, nguyên vật liệu đợc nhập chủ yếu từ các nguồn sau:

+ Nguyên vật liệu mua ngoài gồm cả mua trong nớc và nhập khẩu.Nguyên vật liệu mua ngoài chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá trịnguyên vật liệu nhập kho

+ Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến (Có những nguyên vậtliệu để sử dụng cho sản xuất phải trải qua giai đoạn chế biến bởi vì công tykhông tự chế biến đợc mà phải thuê ngoài)

+Nguyên vật liệu nhận đợc do cấp trên cấp phát, biếu tặng.

Ngoài ra, với sự đa dạng, phong phú về nguyên vật liệu và nhằm phục

vụ cho nhu cầu quản lý nên kế toán công ty đã tiến hành phân nguyên vật liệuthành 5 chủng loại nh sau:

+Nhiên liệu: Dầu Diezen, dầu HĐ 40, dầu CS 32, dầu CN 90,… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t

+Thép tròn: Thép F1, thép CT3 F10, thép CT3 F12,… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t

+Hoá chất: Que hàn 4 ly, ôxy, peparôn,… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t

+Vật liệu xây dựng: Xi măng CP 40, cát vàng,… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t

+Phụ kiện thi công: Máy hàn, dây điện 3 pha,

Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lí chặt chẽ vật liệu công ty cần phảinắm bắt đợc một cách cụ thể và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động củatừng thứ vật liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó vậtliệu tại công ty mới đợc phân loại một cách chi tiết hơn theo tính năng lí, hoá,theo quy cách, phẩm chất của nó

2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty

2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho

-Do công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ nên giá

thực tế vật liệu mua vào là: giá vật liệu cha có thuế giá trị gia tăng.

-Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t

+Tổng giá thanh toán: 91.789.432 đ.

Nh vậy giá thực tế nhập kho của thép F16 trên phiếu nhập kho là:

75.761.000đ

2.2 Đối với vật liệu xuất kho:

+ Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Tại công ty cầu 1 Thăng Long kế toán tính giá vật liệu xuất kho theophơng pháp giá thực tế bình quân (gia quyền) cả kỳ dự trữ

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho căn cứ vào số lợngnguyên vật liệu xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân

Trong đó giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho hàng tồn đầu kỳ cùngvới khối lợng vật liệu tồn và mua trong kỳ đều đợc lấy từ sổ chi tiết vật t,hàng hoá Tuy nhiên không phải nguyên vật liệu nào tại Công ty cũng tính giáxuất nguyên vật liệu theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ (kỳ ở đây tínhtheo tháng) mà chỉ những nguyên vật liệu chính nh sắt, thép… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t Mới áp dụngphơng pháp tính này

Mẫu sổ chi tiết vật t hàng hoá

Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL mua trong kỳ

Số lợng VL tồn đầu kỳ + Số lợng VL mua trong kỳ

Do đó,

Đơn giá thực tế của thép16

bình quân trong tháng

= 271.640.118 + 75.761.000 + 58.248.000 + 27.281.356 56.698 + 15.800 + 12000 + 5089

III Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long

1 Thủ tục, chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải đợc lậpchứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy

định ghi chép ban đầu về vật t

Công tác quản lí vật liệu đòi hỏi phải phản ánh và theo dõi chặt chẽ tìnhhình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả về số lợng, chất lợng và giá trị Do đóphải tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu để đáp ứng các yêu cầu trên

Có thể nói nguyên vật liệu tại công ty biến động rất lớn, liên tục với nhiềuchủng loại Vì vậy hạch toán nguyên vật liệu tốn rất nhiều thời gian Để phùhợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, trình độ chuyên môn kế toán tạicông ty, kế toán chi tiết nguyên vật liệu thực hiện hạch toán chi tiết nguyênvật liệu theo phơng pháp Sổ số d

Bên cạnh đó, nguyên vật liệu của công ty biến động liên tục hàng ngày với nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau nên việc hạch toán nguyên vậtliệu có khối lợng lớn tốn rất nhiều thời gian Vì vậy để phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ chuyên môn của kế toán, kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty đợc thực hiện theo phơng pháp Sổ số d.

1.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho tại công ty

Căn cứ theo nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng Kỹthuật đề ra hàng năm, phòng Vật t lên kế hoạch nhập NVL hàng tháng Saukhi NVL về kho phòng vật t tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho Phiếunhập kho đợc lập thành 3 liên Một liên lu lại phòng vật t, một liên giao chothủ kho để vào thẻ kho, một liên nộp vào hoá đơn chyển sang phòng kế toán.Phiếu nhập kho nguyên vật liệu phải ghi rõ số, ngày nhập, tên, nhãn hiệu, số l-ợng nhập theo chứng từ, số lợng thực nhập đơn giá và thành tiền Căn cứ vàophiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu nhập kho, ghi sốlợng thực nhập

Ví dụ: Trong tháng 11/2002 công ty đã mua của Trung tâm kim khígang thép, hoá đơn bên bán giao cho công ty nh sau:

Hoá đơn (GTGT)

Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 07 tháng 11 năm 2002

Đơn vị bán hàng: Trung tâm Kim khí Gang thép

Họ tên ngời mua hàng: Anh Thanh

Địa chỉ: Thịnh Liệt - Thanh Trì - Hà Nội Mã số: 0100104323 - 1

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn vị Thành tiền

Cộng tiền hàng

Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán: 7.021.300

Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu không trăm hai mơi mốt nghìn ba trăm đồng

Ngời mua hàng

(đã ký)

Kế toán trởng(đã ký)

Thủ trởng đơn vị(đã ký)

Mẫu số: 01GTKT

- 3LL

02 - B

EB 092718

§¬n vÞ: C«ng ty CÇu I - Th¨ng Long

phiÕu nhËp kho Sè: 2/2 B MÉu sè: 01 VT

Ngµy 07 th¸ng 11 n¨m 2002 Nî: … cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c nhµ ®Çu t Q§ sè 1141- TC/Q§/C§KT Cã: … cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c nhµ ®Çu t Ngµy 01/11/1995 - Bé Tµi chÝnh

Hä tªn ngêi giao hµng: ¤ng Long

Theo … cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c nhµ ®Çu t… cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c nhµ ®Çu t… cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c nhµ ®Çu t… cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c nhµ ®Çu t… cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c nhµ ®Çu t Sè … cho c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c nhµ ®Çu t30 ngµy 24 th¸ng 11 n¨m 2002

NhËp kho t¹i: kim t©n II

Sè lîng

§¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo

CT

Thùc nhËp

1.2 Chứng từ và thủ tục xuất kho tại công ty

Căn cứ vào kế hoạch thi công hàng tháng và định mức tiêu hao nguyên vậtliệu đối với từng hạng mục công trình mà phòng kế hoạch đề ra, nhân viênkinh tế đội lập phiếu xuất kho gồm 2 liên Một liên giao cho phòng kế toán,liên còn lại chuyển cho phòng vật t duyệt sau đó đa cho thủ kho để lĩnh vật t.Căn cứ vào số lợng nguyên vật liệu tồn kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu vàghi vào thẻ kho Theo định kỳ, kế toán vật t xuống kho để kiểm tra và rútphiếu xuất kho và kế toán chỉ ghi vào các cột: Số hiệu chứng từ, ngày thángchứng từ, diễn giải (tên vật t,, đơn vị tính, … cho các nhà quản lý, các nhà đầu t) và cột số lợng mà bỏ trống cột

đơn giá và thành tiền

Ví dụ: Ngày05/11/2002 công ty tiến hành xuất nguyên vật liệu cho công trình

đang thi công ở Huế với 24.510 Kg thép F16

Đơn vị: phiếu xuất kho Số: 0712 Mẫu số: 02 VT

Họ tên ngời nhận hàng: Ông Chiến

Địa chỉ: Cầu 4

Lý do xuất: Thép cho công trình ở Huế

Xuất kho tại: Thịnh Liệt

Số lợng

Đơn giá Thành tiền Yêu

cầu

Thực xuất

Cộng

Xuất, ngày 05 tháng 11năm 2002 Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ kho Ngời nhận Thủ trởng

Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Phiếu xuất kho Ngày 01/11/1995 - Bộ Tài chính. Kiêm vận chuyển nội bộ BG/01-B.

Ngày 10/11/2002 No 045657.

Liên 2: Dùng để vận chuyển

Căn cứ

Họ tên ngời vận chuyển: Ông Hoạt Hợp đồng số: 5… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t

Phơng thức vận chuyển : Ôtô

Xuất tại kho : Hà Nội

STT

số

Đơn vị tính

Số lợng

Đơn giá Thành tiền Thực

xuất

Thực nhập

Ghi chú

Hàng ngày

Đối chiếu

Cuối tháng

Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa kho và phòng

kế toán đợc tiến hành nh sau:

* ở kho:

Hàng ngày hoặc định kì (3-5 ngày) sau khi ghi thẻ xong thủ kho tập hợptoàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kì và phânloại theo từng nhóm vật t theo quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng

từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lợng, số liệu chứng từcủa từng nhóm vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếuxuất Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra để ghi sốlợng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào Sổ số d Sổ

số d do kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tínhthành tiền

xác nhận của kế toán

SH Ngày

XuÊt xuèng kho cÇu NËm ph«-Lai Ch©u

Mua vÒ nhËp kho

15.800 - - 12.000

-

-5.089

24.510 - 10.000 10.000 -

10.102 3500

32.188 47.988 37.988 27.988 39.988

29.886 26.386

31.475

*ở phòng kế toán:

Khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ

và đối chiếu với các chứng từ có liên quan rồi ghi giá hạch toán của vật liệu vàtính thành tiền ghi vào chứng từ, sau đó tổng hợp giá trị vật liệu nhập xuấttheo từng nhóm vật liệu ghi vào Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất Căn cứvào Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất lập Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồnvật liệu đồng thời tính ra giá trị của từng nhóm, loại vật liệu tồn kho cuốitháng trên Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu đồng thời ghi nhận số d

do thủ kho chuyển đến, kế toán tính giá hạch toán cho từng thứ, từng nhóm,loại vật liệu phù hợp

Sau khi lập Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu và ghi Sổ số d,

kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu về giá trị của từng nhóm, từng loạivật liệu tồn kho cuối kỳ ở Sổ số d và Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệuvới số liệu ở sổ kế toán tổng hợp vật liệu-số liệu nhập kho, xuất kho và tồnkho phải khớp nhau

Bảng luỹ kế nhập nguyên vật liệu

15.80012.0005.089

4.7954.8545.360

75.761.00058.248.00027.281.356

Ngày 30 tháng 11 năm 2002

Ngời lập biểu Kế toán trởng

B¶ng luü kÕ xuÊt nguyªn vËt liÖu

XuÊt cho c«ng tr×nh ë Lai Ch©u

24.510 10.000 10.000 10.102

4833 4833 4833 4833

118.456.830 48.330.000 48.330.000 48.822.966

IV Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long

1.Tài khoản sử dụng:

Nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long đợc sử dụng tơng đối đadạng và phong phú Do đó phơng pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho đợc ápdụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) Theo phơng pháp này cóthể theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn khomột cách thờng xuyên, liên tục từ đó giúp công ty quản lí chặt chẽ về nguyênvật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung tại công ty

Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu của công ty kế toán sửdụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho

D Nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kì

Tài khoản 152 tại công ty cầu 1 Thăng Long đợc chi tiết thành 4 tàikhoản cấp 2:

 Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính

 Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ

 Tài khoản 1523: Nhiên liệu

 Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán vật t còn sủ dụng các tài khoản cóliên quan nh:

o Tài khoản 111 “Tiền mặt”

o Tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng”

o Tài khoản 1331 “ Thuế GTGT đợc khấu trừ”

o Tài khoản 331 “Phải trả ngời bán”

o -Tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”

o -Tài khoản 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp”

2.Trình tự hạch toán nhập kho nguyên vật liệu

2.1 Thủ tục nhập kho:

Nhân viên cung ứng vật t tạm ứng tiền mặt, ngân phiếu, để đi mua vật

t Khi vật liệu về kho, nhân viên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên bán

vật t lên ngời có trách nhiệm ở đội kiểm tra hoá đơn, nếu hợp lí mới đồng ýcho nhập kho số vật liệu đó Và khi nhập kho thủ kho phải xem xét cụ thể sốvật liệu đó về chủng loại, số lợng, chất lợng.

Phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên, đa cho ngời giao hàng kí vào 2 liên

đó:

 Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho

 Một liên chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán

Hiện nay, công ty đang áp dụng cơ chế mới: Sau khi mua hàng về thì áp dụng tối đa phơng thức vận chuyển thẳng tới công trình, các kho gần công trình thi công để làm cho giá vật t của các đội giảm xuống từ đó làm giảm chi phí thu mua nguyên vật liệu Thông thờng công ty chỉ nhập những loại vật liệucần thiết dự trù để phòng tránh trong trờng hợp khan hiếm nh sắt, thép … cho các nhà quản lý, các nhà đầu t còn những nguyên vật liệu khác thì thờng đợc mua về và sử dụng ngay

Tại công ty cầu 1 Thăng Long, hầu hết các công việc ghi chép đều đợc

vi tính hoá, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nói chung và cácnghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu nói riêng đều đợc phản ánh vào sổChứng từ-ghi sổ Với hình thức sổ Chứng từ-ghi sổ, ngoài hệ thống sổ chi tiết

để hạch toán các nghiệp vụ về vật t, kế toán còn sử dụng các sổ tổng hợp: sổ

Đăng kí chứng từ-ghi sổ, sổ Cái TK152

Sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán vật ttiến hành định khoản trên các chứng từ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp Kếtoán tổng hợp kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của các chứng từ và ghi sổ Chứng từ-ghi sổ Tuy nhiên không phải nghiệp vụ nào phát sinh trong ngày là kế toáncập nhật vào sổ Chứng từ-ghi sổ ngày đó Mà thông thờng khi tập hợp đợc một

số chứng từ nhất định kế toán mới vào sổ Chứng từ-ghi sổ

Ngoài ra, do công ty cầu 1 Thăng Long đã có đủ điều kiện để tính thuế

GTGT theo phơng pháp khấu trừ (Thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá

đơn, chứng từ ghi chép đầy đủ) Do đó khi mua hàng hoá, nguyên vật liệu vềnhập kho thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế củavật liệu Vậy nên khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngờibán, phần giá mua cha có thuế đợc ghi tăng giá vật liệu còn phần thuế giá trịgia tăng đầu vào đợc ghi vào sổ để khấu trừ

Do công ty là đơn vị nhận thầu, nên thờng là sau khi công trình hoàn

thành bên A (bên giao thầu) mới giao tiền công trình Chính vì vậy khi muanguyên vật liệu công ty thờng áp dụng hình thức thanh toán chậm Ngoài ranguồn nhập nguyên vật liệu có thể từ việc thanh toán bằng tiền tạm ứng, từviệc thuê ngoài gia công chế biến… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t

2.2 Trình tự hạch toán nhập kho

- Trờng hợp mua hàng bằng tiền mặt:

Nghiệp vụ này ít phát sinh, phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công tymua những loại nguyên vật liệu rẻ, ít hoặc của nhà cung cấp mới

Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 30 ngày 07/11/2002, mua thép F16 của Trungtâm kim khí gang thép:

Giá cha thuế: 75.761.000

Thuế GTGT 5%: 16.028.432

Tổng tiền thanh toán: 91.789.432

Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt, kế toán định khoản nh sau:

-Trờng hợp mua ngoài cha thanh toán:

Đây là nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên nhất trong giai đoạn cung cấp yếu

tố đầu vào của công ty Để hạch toán nghiệp vụ này công ty sử dụng sổ chi tiết

TK 331 (Sổ chi tiết này đợc mở để theo dõi tình hình thanh toán đối với từng

ngời bán Mỗi chứng từ thanh toán, mỗi hoá đơn ghi một dòng Cuối thángtiến hành cộng sổ và tính ra số d cuối kỳ).

Từ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT ở ví dụ trên, kế toán định khoản

và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

Nợ TK 152: 75.761.000

Nợ TK 133:

Có TK 331:

Cuối tháng, kế toán cộng từng trang sổ theo dõi thanh toán với từng đơn

vị bán và chuyển số liệu sang sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

-Trờng hợp mua ngoài thanh toán bằng tiền tạm ứng:

Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 141 để hạch toán nghiệp vụ này

*Sổ chi tiết TK141:

Sổ này đợc mở để theo dõi việc tạm ứng trong công ty Nó đợc mởtrong từng năm và mỗi đối tợng tạm ứng đợc phản ánh trên một trang, mỗinghiệp vụ tạm ứng đợc phản ánh trên một dòng

Khi tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạmứng, Phiếu chi tiền mặt, Báo cáo quỹ… cho các nhà quản lý, các nhà đầu t, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141

“Tạm ứng” Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu để ghi vào sổ Cái TK152

 Khi xuất tiền tạm ứng kế toán định khoản

Nợ TK 141: Số tiền tạm ứng

Có TK 111

 Khi hàng về nhập kho, kế toán định khoản:

Nợ TK 152: Giá nguyên vật liệu nhập về cha có thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331: Phải trả cho ngời bán

Khi nhân viên thu mua nộp biên lai nhận tiền của nhà cung cấp và cácchứng từ khác, kế toán định khoản:

Nợ TK 331

Có TK 141

-Trờng hợp nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán sẽ tính số lợng, trịgiá vật liệu đem đi gia công mà bên gia công sử dụng để gia công sốnguyên vật liệu nhập kho đó dựa vào định mức vật t mà phòng kỹ thuật vàphòng vật t lập Căn cứ vào giá trị xuất đi gia công (dựa vào phiếu xuấtkho), căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) của bên gia công về chi phí gia côngvà

căn cứ vào Hợp đồng thuê gia công, kế toán tính chi phí tiền thuê gia côngcũng nh mức nguyên vật liệu tiêu hao trên sổ chi tiết thuê gia công.

Kế toán sử dụng tài khoản 1542 để tập hợp, phản ánh tình hình tăng giảmnguyên vật liệu thuê ngoài gia công của công ty

-Bên Nợ: Phản ánh nguyên vật liệu xuất kho đem đi gia công

-Bên Có: Phản ánh nguyên vật liệu gia công hoàn thành nhập kho

-D Nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất gia công cha hoàn thành, cha

đợc nhập kho

kế toán sử dụng tài khoản 627- Chi phí thuê ngoài gia công chế biến, tàikhoản này dùng để theo dõi riêng số tiền gia công

Định khoản:

Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu về nhập kho

Có TK 1542: Ghi giảm trị giá nguyên vật liệu xuất đi gia công

Có TK 627: Tiền thuê ngoài gia công phải trả

Đồng thời phản ánh chi phí thuê gia công:

Nợ TK 627: Tiền thuê gia công cho số nguyên vật liệu về nhập kho

Có TK 331: Phải trả tiền thuê gia công

-Đối với phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết

Căn cứ vào số lợng nhập lại kho, kế toán tính giá trị hàng nhập khobằng cách lấy số lợng nhân với giá thực tế Hàng tháng, căn cứ vào chứng từnhập kho kế toán lập bảng kê chứng từ nhập nội bộ, để phản ánh phế liệu thuhồi hoặc xuất dùng không hết nhập lại kho, đồng thời giảm chi phí sản xuấtcho các đội, phân xởng.Số tổng cộng của bảng kê này sẽ là căn cứ để ghi sổCái TK 152

Cuối tháng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tiến hành tổng hợp cácnghiệp vụ liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu Mẫu sổ nh sau:

Công ty Cầu I - Thăng Long

Chứng từ ghi sổ

Ngày 30/11/2002

Số CTGS: 4095/02

Ngày 30 tháng 11 năm 2002

Kế toán trởng (đã ký)

3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu

3.1 Thủ tục xuất kho vật liệu

Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng, sản xuất đợc giao, căn cứ vào định mứctiêu hao nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình, các độiviết giấy xin tạm ứng vật t Nhân viên kinh tế đội tiến hành lập phiếu xuất khogồm 3 liên:

 Một liên chuyển về phòng kế toán

 Một liên giao cho đội lĩnh vật t

 Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho

Sau khi ngời phụ trách kí vào phiếu xuất kho và giao cho ngời lĩnh vật txuống kho vật t để lĩnh Thủ kho thực hiện xuất kho và ghi số thực xuât vàothẻ kho Sau khi kiểm nghiệm số lợng, chất lợng số thực lĩnh, ngời nhận và thủkho kí vào 3 liên đó Theo định kỳ kế toán vật liệu xuống kiểm tra, rút phiếuxuất kho và định khoản trên phiếu xuất để nhập vào Bảng kê xuất nguyên vậtliệu ở các cột chứng từ, diễn giải, số lợng, để trống cột đơn giá, thành tiền

Trong các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng vật liệu xuât kho chủyếu là sử dụng cho các công trình, hạng muc công trình quản lí quá trình thicông công trình đó Vì vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệpphải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác giá thực tế của vật liệuxuất kho dùng cho mỗi công trình từ đó tập hợp chi phí một cách chính xác

đối với từng công trình, hạng mục công trình

3.2 Trình tự hạch toán:

Trong tháng, các nghiệp vụ về nhập NVL đợc kế toán nhập vào máy.Cuối tháng căn cứ vào từng khối lợng và giá trị NVL nhập trong tháng để tính

ra giá bình quân gia quyền một đơn vị NVL xuất kho Sau đó máy tự tính và

in ra giá thực tế NVL của từng lần xuất kho thể hiện ở bảng kê xuất Đó là căn

cứ để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu

-Xuất nguyên vật liệu để sản xuất