Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến của nhân viên văn thư ở trường THCS

Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho nhà trường, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của nhà trường, thủ trưởng đơn vị, văn phòng là bộ nhớ, bộ lộc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân… Xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản tốt các loại công văn đi, công văn đến trong nhà trường? Chính vì vậy tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài “Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến của nhân viên văn thư ở trường THCS”

MỤC LỤC

Trang

3 Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến 6

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài.

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình

kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg

về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam"

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy

tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,

sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận

sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản

đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới

có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu

tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại

Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển như vũ bảo nói chung và ngành giáo

dục và Đào tạo riêng thì công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả

Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; thông báo…) của các cấp ban ngành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên…) quá trình hoạt động của đơn vị

Với tính chất đặc thù là ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị… là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ

Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho nhà trường, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của nhà trường, thủ trưởng đơn vị, văn phòng là bộ nhớ, bộ lộc của thủ trưởng cơ quan Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân… Xuất phát từ những

lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản tốt các loại công văn đi, công văn đến trong nhà trường? Chính vì vậy tôi đã mạnh dạn nghiên

cứu đề tài “Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến của nhân viên văn thư ở trường THCS”

2 Mục đích nghiên cứu.

Việc chọn lựa đề tài nghiên cứu này nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý công văn đi, công văn đến hiện nay và đề xuất một số các biện pháp quản lý công văn

đi, công văn đến một cách hiệu quả nhất trong công tác văn thư ở nhà trường THCS

3 Đối tượng nghiên cứu.

Thực trạng công tác quản lý công văn đi, công văn đến hiện nay trong nhà trường; đề xuất một số biện pháp quản lý hiệu quả công văn đi, công văn đến

4 Phương pháp nghiên cứu.

Để thực hiện đề tài này tôi đã tiến hành sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

4.1 Phương pháp nghiên cứu lý thuyết:

Khi sử dụng phương pháp này tôi đã phân tích các nguồn tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu như tạp chí, sách báo, nghiên cứu khoa học, tài liệu tâm lý sau đó tổng hợp các nội dung, các tài liệu có giá trị để xây dựng đề tài nghiên cứu

Với các nguồn tài liệu vô cùng phong phú, tôi tiến hành sắp xếp theo một trình tự hợp lý để làm rõ vấn đề đã đặt ra từ đó đưa ra một quan điểm, một việc làm mới ưu việt hơn so với cái cũ đã và đang tiến hành

4.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

Thông qua việc tập hợp lưu trữ công văn đi, công văn đến để từ đó rút ra kinh nghiệm bổ sung đề tài nghiên cứu Việc lưu trữ công văn đi, công văn đến không phải là một việc làm đơn giản mà cần có sự tỉ mỉ tâm huyết, làm việc khoa học sao cho có hiệu quả nhất Từ những việc làm thực tế đó tôi rút ra những kinh nghiệm để làm tốt công tác văn thư của mình

5 Phạm vi, kế hoạch nghiên cứu.

Đề tài này tôi đã tiến hành nghiên cứu trong công tác văn thư lưu trữ của bản thân và đúc rút kinh nghiệm từ 2 năm học (từ năm học 2016 – 2017, năm học

2017 – 2018)

PHẦN HAI: NỘI DUNG

1 Cơ sở lý luận:

1.1 Khái niệm công tác văn thư.

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan đoàn thể Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình các cơ quan đoàn thể đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

1.2 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước, của mỗi cơ quan đơn vị, chính quyền đoàn thể bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm

1.3 Quản lý công văn đi, công văn đến.

Công văn là một trong những yếu tố cần thiết nhất trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan nào Đây là phương tiện giao tiếp, truyền đạt chỉ thị quan trọng trong việc quản lý và phát triển xã hội Vì vậy, trong hoạt động quản lý công văn đi và đến cần có sự chính xác, cụ thể và kịp thời

2 Cơ sở thực tiễn.

2.1 Đặc điểm tình hình chung

Nhiều năm trước đây công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường đặc biệt phần lưu trữ công văn đi, công văn đến chưa được thực sự quan tâm Nhìn chung trong lưu trữ hồ sơ của nhà trường còn rất bề bộn nên rất khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp

Từ năm 2007 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong Giáo dục và Đào tạo, chương trình Phổ cập giáo dục Tiểu học và giáo dục phổ cập đúng độ tuổi, Phổ cập giáo dục

THCS, chương trình đổi mới phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa của ngành Giáo Dục và Đào tạo… Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản chuyên môn ngày càng nhiều, nhà trường không thể tkhông lưu trữ các văn bản này để bảo quản, lưu trữ và sử dụng khi cần thiết

2.2 Thuận lợi

Được sự quan tâm sâu sát của các ban ngành đoàn thể và sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Phòng Giáo Dục & Đào Tạo huyện Thanh Trì, Ban giám hiệu trường THCS Ngọc Hồi

Có sự phối kết hợp chặt chẽ các ban ngành đoàn thể, hội cha mẹ học sinh, hội khuyến học, hội cựu giáo chức, góp phần vào xã hội hoá giáo dục và sự đoàn kết của tập thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên của trường Mỗi cá nhân đều

có ý thức vươn lên thực hiện hết tinh thần trách nhiệm của mình, đội ngũ giáo viên yêu nghề, mến trẻ, khoẻ, nhiệt tình, chuẩn về kiến thức, kỹ năng sư phạm

có kinh nghiệm về công tác giảng dạy lâu năm trong nghề

Trường THCS nơi tôi đang công tác có cơ sở vật chất, thiết bị đồ dùng dạy học ngày càng được trang bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy

và học tập của giáo viên và học sinh

2.3 Khó khăn

Mặc dù có nhiều thuận lợi song việc quản lý, bảo quản lưu trữ hồ sơ sổ sách công tác văn phòng gặp khó khăn như:

Sắp xếp việc lưu trữ các loại văn thư, văn bản của nhà trường chủ yếu bằng thủ công chưa có khoa học

Nhân viên văn thư còn kiêm nhiệm công tác thủ quỹ của nhà trường liên quan trực tiếp đến vấn đề thi học phí của học sinh hằng ngày nên còn bề bộn, việc tiếp nhận các văn bản (công văn đến) cũng như báo cáo… (công văn đi) chưa khoa học, lưu trữ lộn xộn khó cho việc tìm kiếm khi cần, có khi bị thất lạc,

bị mất…

3 Một số biện pháp quản lý công văn đi, công văn đến.

3.1 Quản lý công văn đi:

Bước 1 Kiểm tra văn bản.

Trước khi phát hành văn bản đi, người làm công tác văn thư cần kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện

ra sai xót trong văn bản, văn thư báo cho người có trách nhiệm xem xét xử lý kịp thời

Bước 2 Ghi số, văn bản ngày phát hành văn bản.

* Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi của nhà trường được ghi số theo hệ thống số chung của trường do Văn thư thống nhất quản l

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,

Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,

được đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống

số riêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

Ví dụ: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

* Ghi ngày phát hành văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,

2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Ví dụ:

Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2018

Bước 3 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi sau khi kiểm tra đảm bảo đầy đủ yêu cầu về nội dung thể thức

sẽ được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản

đi trên máy vi tính

1 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Sử dụng mẫu sổ đăng kí văn bản đi

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

(Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)

1 Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”

b Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Số, ký

hiệu

văn bản

Ngày

tháng

văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người kýNơi nhận

văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

2 Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng

1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

NỘI DUNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI

Năm 20… Quyển số:

Từ số……… Đến số………

Từ ngày……… Đến ngày

Ngày

tháng

đến

Số

đến Nơi gửi

công văn

Số, ký hiệu công văn

Ngày tháng công văn

Nơi người nhận

Tên loại và trích yếu nội dung công văn

Ký nhận

Ghi chú

2 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

Nhân viên văn thư có thể ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi trên máy tính bằng hệ thống biểu bảng tương ứng như sổ ghi chép Việc quản lý bằng máy tính rất thuận lợi cho việc thay sửa nếu có sai sót

Khi văn bản được đăng kí đảm bảo nhân viên văn thư in ra giấy để người

có trách nhiệm kí nhận bản lưu hồ sơn và đóng sổ để quản lý theo thời hạn quy ước

Bước 4 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1 Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

2 Đóng dấu cơ quan

Gồm đóng dấu lên chứ kĩ và phụ lục kèm theo cũng như đóng dấu giáp lai heo quy định

Bước 5 Làm thủ tục phát hành.

1 Làm thủ tục phát hành văn bản

2 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

Bước 6 Lưu văn bản đi

1 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

Bản gốc lưu tại Văn thư được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

3.2 Quản lý công văn đến:

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

1 Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc Văn thư phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn

bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

+ Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư

số 12/2002/TT-BCA(A11)ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CPngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức

+ Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,

ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

3 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”