BÀI GIẢNG TẠO NGUỒN, MUA HÀNG VÀ DỰ TRỮ TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI

NỘI DUNG 5 Nguồn hàng và vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh thương mại Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại Các hình thức tạo nguồn và mua hàng ở

BÀI 5 TẠO NGUỒN, MUA HÀNG VÀ DỰ TRỮ

TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI

Giảng viên: PGS TS Nguyễn Thị Xuân Hương

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

1

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Công ty hóa mỹ phẩm Ánh Dương

Công ty hóa mỹ phẩm Ánh Dương chuyên kinh doanh các sản phẩm vệ sinh gia dụng nhưnước rửa bát, nước rửa rau quả, nước tẩy rửa nhà vệ sinh, nước hoa xịt phòng, nếnthơm… Sản phẩm của công ty rất đa dạng, khoảng 150 mặt hàng khác nhau Ngay trongcùng một nhóm hàng thì cũng có rất nhiều loại, ví dụ, có tới hơn 20 loại nến thơm khác nhau

do thay đổi khối lượng đóng gói, hình dạng, bao bì, màu và mùi hương…

Thị trường tiêu thụ cạnh tranh rất gay gắt, và Ánh Dương có rất nhiều đối thủ cạnh tranhmạnh hơn họ rất nhiều Ánh Dương muốn thực hiện chiến lược định hướng thị trường ÁnhDương muốn bán hàng trực tiếp đến các đại lý và nhà bán buôn trên toàn quốc Nhữngkhách hàng này thường đòi hỏi chất lượng dịch vụ rất cao và thường yêu cầu giao hàng rấtnhanh Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, Ánh Dương mở một số nhà kho ở các địa bànhoạt động trọng yếu, nhằm dự trữ sản phẩm đáp ứng yêu cầu về chủng loại, số lượng, chấtlượng và thời gian giao hàng nhanh của khách hàng

2 Phân tích các thuận lợi, khó khăn trong công tác tạo nguồn và mua hàngcủa doanh nghiệp kinh doanh chuyên môn hóa, tổng hợp và đa dạng hóa?

3 Một doanh nghiệp bán buôn hàng vệ sinh gia dụng như Ánh Dương cầnchú ý những điểm gì khi lựa chọn địa điểm xây dựng nhà kho và thiết lậpmạng lưới kho?

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các kiến thức:

• Nguồn hàng và vai trò của nguồn hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại

• Nội dung và các hình thức tạo nguồn, mua hàng

• Quản trị hoạt động tạo nguồn mua hàng

• Dự trữ hàng hóa và các nhân tố ảnh hưởng đến dự trữ hàng hóa trong kinh

doanh thương mại

• Cơ cấu và các chỉ tiêu dự trữ hàng hóa trong kinh doanh thương mại

• Các phương pháp định mức dự trữ hàng hóa và điều kiện ứng dụng

• Nội dung quản trị dự trữ hàng hóa trong kinh doanh thương mại

NỘI DUNG

5

Nguồn hàng và vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh thương mại

Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại

Các hình thức tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại

Tổ chức và quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại

Các loại dự trữ hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân, sự hình thành và các nhân tố

ảnh hưởng

Dự trữ hàng hóa ở doanh nghiệp thương mại

Quản trị hàng tồn kho ở doanh nghiệp thương mại

1 NGUỒN HÀNG VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI

1.2 Phân loại

1.1 Khái niệm

1.3 Vai trò của nguồn hàng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại

1.1 KHÁI NIỆM

• Nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại là toàn bộ khối

lượng và cơ cấu hàng hóa thích hợp với nhu cầu của khách

hàng đã và có khả năng mua được trong kỳ kế hoạch (Thường

là kế hoạch năm)

• Tổ chức công tác tạo nguồn hàng là toàn bộ những nghiệp vụ

nhằm tạo ra nguồn hàng để doanh nghiệp thương mại mua

trong kỳ kế hoạch để doanh nghiệp thương mại đảm bảo cung

ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng chất lượng, qui cách, cỡ

loại, mầu sắc cho nhu cầu của khách hàng

7

1.1 KHÁI NIỆM

VAI TRÒ CỦA NGUỒN HÀNG

• Vai trò của nguồn hàng:

 Quyết định khối lượng hàng bán ra;

 Quyết định tốc độ hàng hóa bán ra;

 Đảm bảo tính ổn định kịp thời của việc cung cấp hàng hóa

• Yêu cầu:

 Phải nhanh, nhạy, chính xác;

 Phải có tầm nhìn xa, thấy được xu hướng phát triển;

 Phải có biện pháp tổ chức thực hiện tốt công tác đặt hàng, mua hàng, vận chuyển,

giao nhận, phân phối khoa học

 Nguồn hàng trôi nổi.

• Theo nơi sản xuất ra hàng hóa:

 Nguồn hàng hóa sản xuất trong nước

 Nguồn hàng nhập khẩu

 Nguồn hàng tồn kho

• Theo điều kiện địa lý: Theo khoảng cách xa gần từ

nơi khai thác thu mua về nơi bán hàng:

 Nguồn hàng theo miền

 Nguồn hàng theo tỉnh, thành phố

 Nguồn hàng vùng nông thôn

9

1.3 VAI TRÒ CỦA NGUỒN HÀNG ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

• Vị trí của nghiệp vụ tạo nguồn hàng:

 Nghiệp vụ tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên, mở đầu cho

lưu thông hàng hóa

 Chất lượng của công tác tạo nguồn ảnh hưởng trực tiếp đến

các nghiệp vụ tiếp theo cũng như hiệu quả kinh doanh của

doanh nghiệp

• Là điều kiện quan trọng của hoạt động kinh doanh;

• Giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành được thuận lợi;

• Đảm bảo tính ổn định chắc chắn, hạn chế hàng hóa ứ đọng,

chậm luân chuyển và kém phẩm chất…

• Giúp cho hoạt động thương mại của doanh nghiệp thuận lợi

2 NỘI DUNG CỦA NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

11

2.2 Nội dung nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng

2.1 Sự khác nhau giữa tạo nguồn và mua hàng

2.3 Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua và chọn thị trường mua bán

hàng hóa

2.1 SỰ KHÁC NHAU GIỮA TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG

• Tạo nguồn là toàn bộ các hình thức, phương thức, điều kiện của doanh nghiệp thương mại tácđộng đến lĩnh vực khai thác, nhập khẩu, sản xuất… để tạo nguồn hàng phù hợp với nhu cầukhách hàng của doanh nghiệp

• Tạo nguồn là hoạt động bao gồm nhiều khâu: nghiên cứu nhu cầu khách hàng; nghiên cứunguồn hàng; chủ động chuẩn bị nguồn lực để khai thác nguồn hàng để đáp ứng đầy đủ, kịpthời, đồng bộ các nhu cầu của khách hàng

2.1 SỰ KHÁC NHAU GIỮA TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG

13

• Mua hàng là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh

nghiệp thương mại sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng,

chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa và thỏa thuận với đơn

vị bán các điều kiện về mua hàng

• Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn mua hàng

của doanh nghiệp thương mại cũng có thể là kết quả của quá

trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại

• Hai quá trình này luôn gắn với nhau, tạo điều kiện cho doanh

nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và

đa dạng

2.2 NỘI DUNG CỦA NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG TRONG KHINH DOANH

THƯƠNG MẠI

• Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng:

 Nghiên cứu nhu cầu khách hàng về qui cách;

 Hàng nào sẽ đáp ứng cho nhu cầu của loại khách hàng nào

• Nghiên cứu thị trường nguồn hàng:

 Tùy theo loại hàng mà doanh nghiệp thương mại kinh doanh, doanh nghiệp thương mại tìmnguồn hàng từ các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng tương ứng;

 Doanh nghiệp thương mại phải nắm được khả năng của nguồn cung ứng;

 Lựa chọn bạn hàng là khâu quyết định đối với sự vững chắc và ổn định của nguồn hàng

• Thiết lập mối quan hệ kinh tế thương mại bằng hợp đồng kinh tế

• Kiểm tra hàng hóa và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa

 M: khối lượng hàng cần mua tính theo từng loại trong kỳ kế hoạch (tấn, m2).

 Xkh: Khối lượng hàng hóa ước tính bán ra trong kỳ kế hoạch

 Dck: Khối lượng hàng hóa cần dự trữ cuối kỳ kế hoạch

 Dđk: Khối lượng hàng hóa dự trữ đầu kỳ kế hoạch

15

2.3 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH KHỐI LƯỢNG HÀNG CẦN MUA VÀ CHỌN THỊ TRƯỜNG

MUA BÁN HÀNG HÓA

• Phương pháp chọn thị trường mua bán hàng hóa:

Tr = (Px – Py)Q

 Tr là lượng tiền kiếm được do kinh doanh hàng hóa

 Px là đơn giá hàng hóa mua được ở thị trường X

 Py là đơn giá hàng hóa mua được ở thị trường Y

 Q khối lượng hàng hóa có khả năng bán được

H = (Px – Py)

 Nếu H = 0 hoặc H < 0 loại

 Nếu H > 0 thì xem xét chi phí sau đó sẽ đưa ra lựa chọn

3 CÁC HÌNH THỨC TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

17

3.2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán

3.1 Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa

3.3 Mua hàng qua đại lý

3.4 Nhận hàng ủy thác và bán hàng ký gửi

3.5 Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng

3.6 Gia công đặt hàng và bán nguyên liệu thành phẩm

3.7 Tự sản xuất và khai thác hàng hóa

3.1 MUA HÀNG THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA

• Khái niệm: Đơn đặt hàng là việc xác định các yêu cầu cụ thể về mặt hàng, số lượng, chất

lượng, qui cách, cỡ loại,… lập và gửi cho người bán

Đơn hàng được lập và gửi đến đơn vị nguồn hàng mà doanh nghiệp đã lựa chọn

• Yêu cầu khi lập đơn đặt hàng:

 Chọn hàng đặt mua phải hợp với nhu cầu;

 Phải nắm vững khả năng mặt hàng đã có hoặc có thể mua được ở doanh nghiệpthương mại;

 Phải tìm hiểu kỹ các đối tác;

 Yêu cầu chính xác về số lượng, chất lượng của từng danh điểm mặt hàng

• Đơn hàng là căn cứ để ký kết hợp đồng kinh tế.

• Đây là hình thức mua hàng chủ động có kế hoạch.

3.2 MUA HÀNG KHÔNG THEO HỢP ĐỒNG

• Đây là hình thức mua hàng trên cơ sở trao đổi tiền hàng

trực tiếp không qua hợp đồng

• Việc mua hàng thường không theo kế hoạch định trước

• Người mua phải có nghiệp vụ chuyên môn cao

19

3.3 MUA HÀNG QUA ĐẠI LÝ

• Theo cách thức này doanh nghiệp không phải đầu tư cơ sở

vật chất nhưng cần đầu tư cơ sở vật chất cho các đại lý

• Phải phân định rõ quyền lợi và trách nhiệm giữa các bên

3.4 NHẬN BÁN HÀNG ỦY THÁC VÀ KÝ GỬI

• Về thực chất hàng ủy thác và hàng ký gửi thuộc sở hữu của đơn vị khác

• Doanh nghiệp thương mại làm ủy thác và nhận phí ủy thác

• Doanh nghiệp thương mại có mạng lưới bán hàng rộng lớn, có bộ phận xuất nhập khẩu sẽ cóthể sử dụng hình thức này

21

3 CÁC HÌNH THỨC TẠO NGUỒN HÀNG

3.5 Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng.

Sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp không đủ khả năng để tự làm hoặc liên doanh liên kết sẽ

có lợi hơn làm một mình

3.6 Gia công đặt hàng và bán nguyên liệu thu thành phẩm.

• Đây là hình thức bên đặt gia công có vật liệu giao vật liệu cho bên gia công thực hiện việc giacông và bên đặt gia công hưởng phí gia công

• Bán nguyên liệu, mua thành phẩm là hình thức nhà sản xuất mua nguyên liệu chủ động sảnxuất hàng hóa và ký hợp đồng bán hàng hóa cho người bán vật liệu cho mình

• Đây là hình thức đặt hàng chủ động hơn

3.7 Tự sản xuất khai thác hàng hóa.

4 TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP

THƯƠNG MẠI

23

4.2 Quản trị nghiệp vụ tạo nguồn mua hàng của doanh nghiệp thương mại

4.1 Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tạo nguồn mua hàng ở doanh nghiệp

4.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN MUA HÀNG

• Ở bộ phận quản trị doanh nghiệp thương mại:

 Đây là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến mục tiêu và

hiệu quả của công tác tạo nguồn

 Ở doanh nghiệp thương mại những hợp đồng lớn do Tổng

giám đốc hoặc giám đốc quyết định

 Phòng Kế hoạch kinh doanh trong đó có bộ phận chức

năng là tạo nguồn mua hàng và thường được gọi là bộ

phận thu mua Bộ phận này sẽ hoạch định chiến lược, kế

hoạch tạo nguồn vừa là bộ phận thực thi nó

 Ở doanh nghiệp thương mại mua hàng thường ít nổi bật

hơn bán hàng

• Tổ chức mạng lưới thu mua tiếp nhận hàng hóa:

 Tổ chức hợp lý mạng lưới thu mua tiếp nhận hàng hóa có ý nghĩa quan trọng

 Tổ chức thu mua tạo nguồn theo nguyên tắc chuyên doanh vừa đảm bảo tính chuyênnghiệp vừa đáp ứng tốt số lượng chất lượng…

 Tùy theo đặc điểm nguồn hàng mà tổ chức mạng lưới thu mua cho phù hợp

4.2 QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

• Hoạch định chiến lược và kế hoạch tạo nguồn và mua hàng

của doanh nghiệp thương mại

• Tổ chức tốt hệ thống thông tin về nguồn hàng của doanh

nghiệp thương mại

• Tổ chức tốt hoạt động tạo nguồn mua hàng ở doanh nghiệp

thương mại

• Quyết định hợp tác, tạo nguồn, mua hàng cũng như kiểm tra,

theo dõi đánh giá hoạt động tạo nguồn

25

5 CÁC LOẠI DỰ TRỮ TRONG NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN, SỰ HÌNH THÀNH VÀ CÁC

NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG

5.2 Sự hình thành của dự trữ hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân

5.1 Khái niệm

5.3 Các loại dự trữ trong nền kinh tế quốc dân

5.4 Các văn bản pháp luật điều chỉnh việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp

27

5.2 SỰ HÌNH THÀNH CỦA DỰ TRỮ HÀNG HÓA TRONG NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN

• Sự hình thành:

 Do sự phát triển của phân công lao động xã hội và chuyên môn hóa sản xuất

 Do sự sở hữu khác nhau về tư liệu sản xuất và sản phẩm của lao động đòi hỏi phải có traođổi hàng hóa

 Lưu thông hàng hóa ngày càng phát triển và mở rộng

 Sản xuất và tiêu dùng không ăn khớp nhau về thời gian Sản xuất liên tục tiêu dùng định

kỳ hoặc ngược lại

 Sản xuất ở một nơi, tiêu dùng ở nhiều nơi hoặc ngược lại

 Thị trường trong và ngoài nước ngày càng phát triển.

 Điều kiện thương mại ngày càng phát triển

 Cơ chế quản lý thương mại và phong tục tập quán cũng làm tăng dự trữ

 Nhân tố làm giảm dự trữ:

 Phân bố lực lượng sản xuất

 Cải tiến điều kiện vận tải

 Cải tiến công tác lưu thông hàng hóa

 Phát triển nguồn nguyên liệu mới, tại chỗ

 Cơ chế quản lý và tập quán cũng làm giảm dự trữ

5.3 CÁC LOẠI DỰ TRỮ TRONG NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN

• Dự trữ tiêu thụ:

 Dự trữ tiêu thụ là dự trữ những thành phẩm đã hoàn

thành việc chế tạo, đã nhập kho tiêu thụ của xí

nghiệp sản xuất kinh doanh và đang chờ xuất bán

 Sản phẩm khi đã nhập kho tiêu thụ, nó có đầy đủ tiêu

chuẩn là hàng hóa và nó đang trong giai đoạn dự trữ

tiêu thụ

 Dự trữ tiêu thụ hình thành để phân loại, chọn lọc,

đóng gói, hình thành các lô hàng phù hợp với

phương thức tiêu thụ; do thời gian sản xuất và tiêu

dùng không khớp nhau

5.3 CÁC LOẠI DỰ TRỮ TRONG NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN

31

 Nhân tố ảnh hưởng đến dự trữ tiêu thụ:

 Qui mô của doanh nghiệp; Tính chất của sản xuất của doanh nghiệp; Qui trình sảnxuất của doanh nghiệp

 Phương thức tiêu thụ sản phẩm, thị trường tiêu thụ và khách hàng củadoanh nghiệp

 Điều kiện vận chuyển hàng hóa

5.3 CÁC LOẠI DỰ TRỮ TRONG NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN

• Dự trữ hàng hóa tại các doanh nghiệp: là dự trữ hàng hóa được hình thành từ khi nhập về khocủa doanh nghiệp thương mại và kết thúc khi doanh nghiệp thương mại bán hàng chokhách hàng

• Dự trữ hàng hóa trên đường: hình thành từ khi bốc xếp hàng hóa lên phương tiện vận tải đếnkhi hàng hóa được giao cho khách hàng tại kho trạm cửa hàng xí nghiệp

 Nhân tố ảnh hưởng đến dự trữ trên đường:

 Phân bố của sản xuất xã hội;

 Sự phát triển của cơ sở hạ tầng;

 Cơ chế quản lý ngành vận tải;

 Căn cứ xác định dự trữ trên đường của doanh nghiệp:

 Khối lượng hàng hóa phải vận chuyển trung bình một ngày đêm

 Tốc độ vận chuyển trung bình

 Khoảng cách vận chuyển trung bình

6 DỰ TRỮ HÀNG HÓA Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

33

6.2 Các loại dự trữ ở doanh nghiệp thương mại và vai trò của chúng

6.1 Sự hình thành dự trữ ở các doanh nghiệp thương mại

6.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại

6.1 SỰ HÌNH THÀNH DỰ TRỮ Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

• Do yêu cầu đảm bảo hàng hóa bán ra liên tục

• Đáp ứng nhu cầu mở rộng lưu thông

• Đáp ứng yêu cầu đổi mới bản thân dự trữ hàng hóa ở

doanh nghiệp thương mại

• Phương tiện để nâng cao khả năng cạnh tranh

• Doanh nghiệp nhà nước thực hiện nhiệm vụ chính trị

 Dự trữ bảo hiểm cần thiết ở các kho trạm đảm bảo cung ứng liên tục hàng hóa cho các hộtiêu dùng trong trường hợp có sự chênh lệch chu kỳ và lượng hàng nhập thực tế so với kếhoạch, để thoả mãn các nhu cầu đột xuất.

 Bộ phận dự trữ chuẩn bị hình thành ở doanh nghiệp thương mại đúng bằng thời gian cầnthiết để xếp dỡ hàng nhập kho, tiếp nhận về số lượng và chất lượng, lập các chứng từ,phân loại và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển

 Lượng dự trữ tối đa ở kho trạm được xác định bằng tổng dự trữ thường xuyên, dự trữ bảohiểm và dự trữ chuẩn bị

Tăng dự trữ bình quân

DTTXb q

DTTXmax

Thời gian (ngày)

DTchb

DT trung bình hàng hóa

6.2 CÁC LOẠI DỰ TRỮ Ở DOANH NGHIỆP VÀ VAI TRÒ CỦA CHÚNG (tiếp theo)

• Cách xác định khối lượng dự trữ:

 Dự trữ thường xuyên tối đa, tuyệt đối tính theo công thức: Dtx max = Xbq × t

Trong đó:

 Dtx max: Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa tính theo đơn vị tính hiện vật;

 Xbq: Là khối lượng hàng hóa bán ra bình quân ngày đêm;

 t: Chu kỳ (khoảng cách) nhập hàng, tính theo ngày

 Cách xác định khối lượng dự trữ: Dbh = Dtx × H%

• Vai trò của dữ trữ hàng hóa ở doanh nghiệp thương mại:

 Là bộ phận dự trữ chiếm tỷ trọng lớn nhất và là bộ phận cấu thành chủ yếu của dữ trữ lưuthông hàng hóa trong nền kinh tế

 Là bộ phận hàng hóa quan trọng để đảm bảo lưu thông hàng hóa liên tục

 Bộ phận quan trọng để cân đối đảm bảo cung cầu của nền kinh tế

 Là lực lượng hàng hóa quan trọng để đáp ứng kịp thời nhu cầu tiêu dùng của khách hàng

 Thể hiện sức mạnh của nền kinh tế quốc dân

 Doanh nghiệp thương mại nhà nước thực hiện nhiệm vụ chính trị