Trước khi đàm phán, các bên có thể chưa có những ý niệm giống nhau về thế cân bằng, nhưng trong quá trình đàm phán thì cả hai bên phải tìm được tiếng nói chung để đàm phán thành công...
Trang 1PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG ĐÀM PHÁN SAVICO MEGAMALL
TRONG HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG
1 Tình huống phân tích:
Dự án Trung tâm thương mại Savico Megamall ( 7- 9 Nguyễn Văn Linh, Hà Nội) do Công ty Cổ phần Savico Hà Nội làm chủ đầu tư Công ty TNHH Sơn Trường là đơn vị trúng thầu gói thầu thi công cọc ép với giá trúng thầu là 17 tỷ đồng, tiền ứng trước là 20% và thời gian thi công là 90 ngày Công trình sử dụng cọc ép dự ứng lực 400x400 và dùng máy robot có khả năng tạo lực ép 600 tấn để ép cọc Với việc sử dụng máy robot này sẽ tiết kiệm thời gian ép cọc do giảm bớt thời gian chuyển tải và di chuyển giữa các
vị trí ép cọc được khoảng 40% so với cách sử dụng thiết bị ép cọc thông thường Tuy nhiên, để sử dụng máy robot ép cọc, đòi hỏi mặt bằng thi công phải được san nền đảm bảo chịu lực và an toàn cho máy robot di chuyển, nền phải đảm bảo độ đầm chặt K = 0,95 Sau khi nhận bàn giao mặt bằng và thi công được 01 tháng, do không đánh giá đầy đủ khả năng chịu lực của toàn bộ nền nên có nhiều vùng bị lún và máy robot không thể di chuyển để ép cọc được Để có thể tiếp tục thi công, cần bổ sung chi phí san nền khoảng 600 triệu đồng và mất 20 ngày san đầm nền Nếu phải tiếp tục bỏ chi phí san nền thì nhà thầu sẽ bị lỗ và có nguy cơ không đảm bảo tiến độ Còn đối với chủ đầu tư, việc đảm bảo tiến độ cho công trình là rất quan trọng do các cam kết với nhà thầu phần thân, khách thuê mặt bằng công trình nếu không Savico cũng sẽ bị phạt, nguy cơ mất uy tín và phải thay đổi rất nhiều kế hoạch hoạt động của công trình Hơn nữa, theo hợp đồng thì chủ đầu tư phải đảm bảo giao mặt bằng đủ điều kiện thi công Tuy nhiên về mặt nguyên tắc, khi đã giao nhận mặt bằng thì nhà thầu phải có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm khi đã nhận mặt bằng và họ đã sơ xuất trong công tác này Trên thị trường có rất ít nhà thầu đáp ứng được loại thiết bị thi công đặc thù này (máy robot) và
Trang 2nếu có họ cũng cần phải có ít nhất 30 ngày huy động nguồn lực mới có thể thi công được, bên cạnh đó để có thể thi công được thì việc thi công san nền là điều kiện bắt buộc phải làm trước khi giao mặt bằng cho nhà thầu
2.Phân tích:
Đàm phán là một phần quyết định trong hoạt động kinh doanh Có rất nhiều yếu tố bảo đảm thành công trong đàm phán, trong đó cá nhân thực hiện đàm phán có ý nghĩa quyết định Đây là một vấn đề tác nghiệp trong kinh doanh được doanh nhân đặc biệt quan tâm
Đàm phán có vai trò rất quan trọng với một hợp đồng Nó giúp cho các bên liên quan trong hợp đồng có thể thỏa thuận, giải quyết các vấn đề nêu trong hợp đồng và xác định quyền lợi, trách nhiệm của mỗi bên trước khi ký hợp đồng chính thức
Khi ngồi vào bàn đàm phán có nhiều câu hỏi được đặt ra, ví dụ: cho và nhận cái gì? Cho và nhận ở đâu? Cho và nhận như thế nào?
Cuộc đàm phán nên kết thúc khi các bên đã đạt được thỏa thuận và đều thỏa mãn Chúng ta không cần đối thoại đến mãi mãi để giành phần thắng vì
nó có thể gây tổn hại đến một hoặc hai bên Tốt nhất chúng ta nên đặt tiêu chí các bên đều có lợi và đều giành một phần chiến thắng
Để tránh bị mất thế trước đối thủ trước khi phải rút lui vô điều kiện phải xác định rõ khu vực hay mức độ thỏa thuận làm vừa lòng tất cả các bên Biết từ chối khi các điều kiện gây tổn hại cho mình hay cho công ty của mình
Ví dụ khi đối tác muốn mua hàng dưới giá thành thì mình phải biết rõ giá thành sản phẩm mình đang đàm phán và từ chối khéo léo
Quyền lợi cân bằng cho cả hai bên là khi quyền lợi đó nằm trong khu vực mà cả hai bên đều thấy thỏa mãn Trước khi đàm phán, các bên có thể chưa có những ý niệm giống nhau về thế cân bằng, nhưng trong quá trình đàm phán thì cả hai bên phải tìm được tiếng nói chung để đàm phán thành công
Trang 3trên cơ sở cả hai bên đều chiến thắng và biết đặt vai trò của mình vào vai trò của đối tác Mục đích cuối cùng của đàm phán thương thuyết chính là các bên đều thỏa mãn yêu cầu của mình Vì vậy, trước khi ngồi vào bàn đàm phán, các bên nên tìm hiểu phong tục, tập quán của nhau bởi mỗi một quốc gia, vùng miền lại mang một phong tục tập quán riêng Khi đã hiểu rõ về đối tác thì khả năng thành công sẽ rất cao Ngược lại sẽ rất dễ thất bại nếu như chúng ta bất đồng về ngôn ngữ và văn hóa
Trong tất cả các cuộc đàm phán thì đàm phán thắng - thắng (win – win)
là một trong những nghệ thuật đàm phán hiện đại Theo phong cách này, những người tham gia đàm phán sẽ tôn trọng và chấp nhận nguyên tắc “đôi bên cùng có lợi” Nguyên tắc này đảm bảo cho kết quả đàm phán bền vững hơn Cơ sở chính của nguyên tắc win - win chính là vấn đề thỏa mãn tâm lý của các bên tham gia đàm phán, các bên phải thật lòng và chia sẻ thông tin cho nhau Trong đàm phán hợp tác, sự trung thực và cởi mở luôn là chính sách tối ưu Áp dụng mô hình Harvard trong trường hợp này là phải đảm bảo
có 4 nguyên tắc là :
+ Nguyên tắc 1: Tách con người ra khỏi vấn đề
+ Nguyên tắc 2: Tập trung vào mối quan tâm, không phải mục tiêu đàm phán
+ Nguyên tắc 3: Đề xuất các giải pháp đôi bên cùng có lợi
+ Nguyên tắc 4: Yêu cầu các tiêu chí khách quan
Đàm phán hợp tác chỉ thành công khi các bên buộc phải tìm ra giải pháp cùng được các bên chấp nhận Có rất nhiều nhân tố đóng góp vào quá trình hướng đến giải quyết vấn đề và hướng đến sự sẵn sàng hợp tác làm việc để tìm ra giải pháp tốt nhất, trong đó có bảy nhân tố cơ bản
2.1 Đàm phán “thắng - thắng”
Trang 4Một trong những điểm mấu chốt mang tính quyết định và tạo nên đặc trưng của đàm phán thắng - thắng là quá trình đàm phán hướng đến một giá trị lớn hơn đối với cả hai bên tham gia đàm phán, song để đạt được điều này đỏi hỏi cả hai bên phải có sự cộng tác với nhau
Tuy nhiên, để đạt được mục đích chung của cả hai bên, trong đàm phán cùng có lợi các bên phải có động lực và cam kết cộng tác cùng nhau để cho quan hệ của họ hiệu quả hơn Các bên tham gia cam kết phải đưa ra các giải pháp mang tính cộng tác nhằm đạt được mục đích có lợi cho cả hai phía hơn
là theo đuổi mục tiêu của riêng mình Để duy trì mối quan hệ, mỗi bên phải sẵn sàng lựa chọn giải pháp ít lợi ích hơn nếu điều đó giúp duy trì mối quan
hệ lâu dài và củng cố sự hợp tác
Các bên đàm phán phải tạo ra sự tin tưởng lẫn nhau vào việc thực hiện các cam kết chung và cam kết thực hiện các thỏa thuận như: cam kết hoà hợp triết lý đàm phán, hoà hợp quá trình đàm phán và gắn kết lợi ích của các bên, coi trọng những thỏa thuận chất lượng hơn là những thỏa thuận mang tính hình thức Sự cộng tác còn được thể hiện thông qua cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột, giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ hài hòa
và đảm bảo cả hai bên đều đạt được mục tiêu của mình, Dan Boyd đã nói về đàm phán thắng - thắng như sau: “Thắng là thái độ chứ không phải là kết quả” Như thế, để thành công trong đàm phán cần có một ý thức, tư duy cộng tác, sẵn sàng thỏa hiệp khi cần thiết Đàm phán thắng - thắng là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận “cho” và “nhận”; phải cân nhắc, so sánh, phải tranh luận và chờ đợi Không để xuất hiện cảm giác lộ liễu người thắng và người thua sau cuộc đàm phán nếu bạn còn muốn và tiếp tục công tác với đối tác
Đôi khi quyền lợi của các bên không hoàn toàn ở thế cạnh tranh Trong những trường hợp này nhiệm vụ đặt ra là đi đến một thỏa thuận kết hợp các quyền lợi với nhau và càng hiệu quả càng tốt Đồng ý nhượng bộ những gì mà
Trang 5một bên muốn không nhất thiết buộc bên kia phải giảm đi những giá trị dành cho họ Vì vậy khả năng một bên đòi hỏi giành lấy những gì họ muốn trong đàm phán không nhất thiết làm giảm khả năng yêu cầu hay chiến thắng của đối phương Nên hiểu rằng các bên trong đàm phán thắng - thắng đều là người chiến thắng Hai bên không những phải nhượng bộ mà còn cần phải có thái độ tích cực Nếu hai bên tiếp tục giữ quan điểm đối lập thì không thể đạt được thỏa thuận, mà hai bên phải có sự hợp tác thì mới thành công
Giao tiếp thường xuyên sẽ tạo ra môi trường tốt cho việc cùng nhau bàn luận để giải quyết một cách nhanh chóng và thỏa đáng các vướng mắc phát sinh liên tục Nó cũng tạo điều kiện cho sự am hiểu sâu sắc hơn về văn hóa của các bên liên quan để tránh đi nhiều xung đột gây ra do hiểu lầm Giao tiếp liên tục là biểu hiện thực tiễn của việc hợp tác tốt đẹp giữa các bên Có thể lập các tổ chuyên trách để xúc tiến các công việc, để công tác điều hành sát hơn Nếu giao tiếp bị gián đoạn đó là biểu hiện không tốt trong việc thể hiện thiện chí hợp tác và sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả đàm phán
Đàm phán cùng có lợi đòi hỏi một quá trình khác biệt cơ bản so với kiểu đàm phán đối địch Các nhà đàm phán phải nỗ lực dưới quan điểm của phía bên kia để phát hiện ra những nhu cầu của đối tác Các nhà đàm phán phải tạo ra được một luồng thông tin tự do và cởi mở và coi mong muốn thoả mãn được cả hai bên như kim chỉ nam trong quá trình đàm phán Nếu các nhà đàm phán không có được các quan điểm này và tiếp cận vấn đề với “đối thủ” theo kiểu đối địch thì hình thức đàm phán cùng có lợi không thể xảy ra Do vậy, các bên phải liên tục chú ý tới các thay đổi về lợi ích của chính mình và lợi ích của bên kia Khi một bên bắt đầu nói về vấn đề theo một cách khác, khi ngôn ngữ hay sự nhấn mạnh thay đổi, bên kia phải tìm kiếm sự thay đổi trong lợi ích
Trang 6Như vậy, một yêu cầu trong đàm phán thắng - thắng là sự kiên nhẫn, không để gián đoạn quá trình đàm phán Trong đàm phán, không thể nóng vội
và không nên vội vàng bỏ qua vấn đề đang dở dang để đưa ra một vấn đề mới Cần trao đổi đến cùng vấn đề đã đưa ra, giành thời gian để thu thập những thông tin cần thiết, suy nghĩ kỹ về những giải pháp có thể và giành thời gian trong toàn bộ quá trình đàm phán
Mục đích hoặc tiêu chung là nhân tố rất quan trọng ảnh hưởng đến quá trình thúc đẩy đàm phán cùng có lợi Mục tiêu này có thể là mục tiêu hai bên cùng chia sẻ, mục tiêu mà cả hai bên đều muốn đạt được hay mục tiêu mà cả hai bên sẽ không đạt được nếu không cộng tác với nhau Để đạt được sự thành công trong đàm phán thắng - thắng, nhiều nhà nghiên cứu về đàm phán như Roger Fisher, William Ury, Bruce Patton,… đã nhấn mạnh đó là khả năng các bên đàm phán phải cùng hiểu nhau và thỏa mãn được các lợi ích của nhau Chính vì vậy việc nhận diện mục tiêu chung là một bước khá quan trọng trong thúc đẩy quá trình đàm phán thắng - thắng Hiểu biết về các lợi ích cơ bản sẽ giúp các bên tìm ra các giải pháp tốt nhất đáp ứng được lợi ích của các bên, làm cho hai bên cùng có lợi
Trong quá trình đàm phán, việc chỉ ra rằng cả hai bên đều được lợi khi làm việc hợp tác hơn là làm việc độc lập hay cạnh tranh sẽ tạo nhiều cơ hội và khả năng cho việc đàm phán thắng - thắng đi đến thành công
Để có thể thúc đẩy việc đưa ra các thỏa thuận chung cùng có lợi trong quá trình đàm phán, nhà đàm phán cần nhận diện và lưu ý tới ba loại mục tiêu rất quan trọng là chung, chia sẻ và liên kết
Một mục tiêu chung là mục tiêu mà tất cả các bên đều có lợi như nhau,
mỗi bên đều được hưởng lợi theo một cách mà họ không thể có được nếu không làm việc cùng nhau Chẳng hạn như một chủ đầu tư và một nhà thầu tại một công trình xây dựng có sự tranh chấp với nhau về giá trị xây dựng công trình do sự biến động giá cả vật tư của thị trường, nhưng họ sẽ có nhiều khả
Trang 7năng phối hợp với nhau khi mà mục tiêu chung là đảm bảo tiến độ cho công trình hoàn thành và đem vào khai thác sử dụng, sớm thu hồi vốn cho chủ đầu
tư và việc đảm bảo không bị lỗ và tạo doanh lợi cho đơn vị nhà thầu thi công xây dựng công trình
Một mục tiêu chia sẻ là mục tiêu mà tất cả các bên cùng hướng tới, tuy
nhiên lợi ích của mỗi bên có thể là không giống nhau Điều này được ví như
“chiếc bánh được làm to ra” đối lập với khái niệm "chiếc bánh không đổi" Ví
dụ như các đối tác khác nhau có thể cùng đầu tư kinh doanh loại sản phẩm nào đó mà mỗi bên đều có thể phát huy hết khả năng, thế mạnh nhằm gia tăng lợi thế kinh doanh, tạo ra được lợi nhuận là tốt nhất, hiệu quả nhất và việc chia sẻ lợi nhuận sẽ không nhất thiết là như nhau mà phụ thuộc vào tỷ lệ, mức
độ đóng góp về công sức, kinh nghiệm, vốn đầu tư của mỗi bên
Một mục tiêu liên kết là mục tiêu liên quan đến các bên có mục tiêu
khác nhau nhất trí tập hợp lại tạo thành mục tiêu liên kết Chẳng hạn trong chiến dịch bầu cử, những người tham gia liên kết với nhau có các mục tiêu khác nhau : người thì muốn thỏa mãn địa vị, quyền lực, địa vị xã hội, người thì muốn được phục vụ cộng đồng, phúc sự nhân dân, người khác thì lại muốn được mưu cầu và hưởng lợi từ chính sách của chính quyền mới,… và như vậy mục tiêu của liên kết là cùng thực hiện giúp cho chính quyền mới được bầu để
có thể đáp ứng, thoả mãn các mục tiêu riêng
Như vậy, có thể thấy rằng cho dù kết quả đạt được của các bên tham gia đàm phán là giống nhau hay khác nhau nhưng rõ ràng rằng khi hợp tác, các bên sẽ được lợi lớn hơn so với khi họ lựa chọn làm việc độc lập hoặc cạnh tranh Nhân tố chủ chốt của tình huống đàm phán thắng - thắng chính là việc tạo ra được niềm tin rằng tất cả các bên đều được lợi và cùng hướng tới
2.2 Đàm phán Win – Win áp dụng mô hình Harvard:
Sơ đồ mô hình đàm phán Harvard:
Trang 8a. Xác định vấn đề đem ra đàm phán
- Tiến độ thi công có thể chậm 20 ngày
- Chi phí san lấp mặt bằng có thể tăng
600 triệu
- Hậu quả từ việc chậm tiến độ có thể là
rất lớn và không thể đánh giá hết được
- Tiến độ thi công có thể bị chậm
- Có thể phải bỏ chi phí san nền 600 triệu
b Mục tiêu đàm phán
- Kiên quyết yêu cầu nhà thầu đảm bảo
tiến độ
- Yêu cầu nhà thầu tự chịu trách nhiệm
thực hiện san lấp mặt bằng
- Chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm về việc chậm tiến độ
- Chủ đầu tư phải chi trả khỏan san lấp sửa chữa mặt bằng
c. Mối quan tâm
- Giữ uy tín với khách hàng
- Đảm bảo công việc được thực hiện theo
đúng kế hoạch.
- Đảm bảo tính hiệu quả dự án.
- Đảm bảo lợi nhuận dự án
- Giảm thiểu chi phí phát sinh ở mức thấp nhất
- Đảm bảo tiến độ, giữ uy tín, quan hệ tốt với chủ đầu tư.
d Các giải pháp
- Tiếp tục thực hiện dự án, đề nghị chủ
đầu tư chi trả khỏan chi phí sửa chữa
600 triệu.
- Tăng cường thiết bị, nhân lực… để đảm
bảo hoàn thành dự án đúng tiến độ
- Đề nghị chủ đầu tư chi một phần huy
động thêm thiết bị
- Hợp tác với các đơn vị khác cùng thực
hiện dự án với chi phí rẻ hơn
- Sửa chữa mặt bằng đáp ứng yêu cầu
- Yều cầu nhà thầu tăng tốc độ thực hiện đảm bảo tiến độ
- Chi trả toàn bộ chi phí sửa chữa
- Đề nghị nhà thầu sửa chữa mặt bằng với chi phí và thời gian nhanh hơn đảm bảo tiến độ, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật
Trang 9e Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan
- Luật dân sự, Luật doanh nghiệp…
- Hợp đồng đã ký kết
- Tập quán thực hiện các dự án
- Hệ thống luật hiện hành
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật về xây dựng
- Hợp đồng đã ký
f BATNA
- Thi công dự án chậm tiến độ ít hơn 20
ngày, chịu một phần chi phí sửa chữa
mặt bằng (ví dụ 200 triệu).
- Chấp nhận dự án chậm tiến độ trong mức cho phép, chịu mức chi phí 600 triệu sửa chữa mặt bằng
Sử dụng mô hình Harvard đàm phán, hai bên đã thực hiện :
- Tách con người ra khỏi vấn đề: Hai bên đã tập trung đến vấn đề hoàn thành tiến độ công trình để tiến hành đàm phán
- Chú trọng đến mối quan tâm của nhau: chủ đầu tư muốn đạt tiến độ công trình và giữ uy tín, nhà thầu cần đảm bảo hiệu quả thi công
- Đưa ra các giải pháp: hai bên đã cởi mở, chia sẻ thông tin và đưa ra nhiều giải pháp giúp hai bên cùng có lợi để tiến hành lựa chọn
- Yêu cầu tiêu chí khách quan : Cả chủ đầu tư và nhà thầu đều dựa vào các quy định của hợp đồng, vấn đề lợi ích các bên, các cam kết đã ký kết, các quy định thuộc về chính sách của Nhà nước về đầu tư xây dựng cơ bản
Sau khi đàm phán hai bên đi đến nhất: chủ đầu tư đồng ý chi trả chi phí san lấp mặt bằng đủ điều kiện thi công cho nhà thầu Đổi lại, nhà thầu sẽ tăng máy móc thiết bị, nhân lực, để đảm bảo tiến độ dự án như đã cam kết ban đầu Hai bên đã sử dụng mô hình đàm phán thắng - thắng trong quá trình đàm phán và rất thiện chí để cùng nhau giải quyết vấn đề Các phương án giải quyết và thông tin đã được tự do trao đổi cởi mở thông qua các cuộc họp, các buổi làm việc trực tiếp và liên tục tại thực tế công trường để cả hai có thể hiểu nhau, hiểu tình hình thực tế cụ thể hơn Thông qua đó, các bên có thể tập trung vào mối quan tâm, mục tiêu chung là: chủ đầu tư đạt được tiến độ dự án
Trang 10và các kế hoạch hoạt động của mình, giữ được uy tín với đối tác Nhà thầu không bị ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả của hoạt động thi công
2.3 Xây dựng phương án đàm phán dự phòng
Dù là một nhà đàm phán giỏi cũng có thể có thể mắc sai lầm: Không đàm phán khi cần thiết đàm phán; Tiến hành đàm phán đáng ra không cần; hoặc đàm phán khi cần nhưng lại lựa chọn sai chiến lược Lựa chọn phương pháp đàm phán nào phụ thuộc vào việc các bên đàm phán đề ra mục tiêu để
có định hướng cho chiến lược đàm phán Người đàm phán phải xác định rõ mục tiêu mà họ cần đạt được khi tham gia đàm phán và phải tập trung vào cách làm thế nào để đạt được những mục tiêu này
Mô hình đánh giá tình huống giúp nhà đàm phán lựa chọn chiến lược phù hợp
Mức độ xung đột về lợi ích
Tầm quan
trọng của
mối quan
hệ trong
tương lai
Cao I Cân bằng mối quan
tâm
II Các mối quan hệ
Thấp III Các giao dịch IV Phối hợp ngầm
Góc I: Cân bằng mối quan tâm:
+ Đó là những mối quan hệ trong tương lai và lợi ích hiện tại có tầm quan trọng như nhau
+ Các bên đàm phán muốn đạt mục tiêu hiện tại nhưng không muốn mất đi mối quan hệ tốt trong tương lai
Phương pháp tốt nhất: Hợp tác hoặc thỏa hiệp