Phân tích đàm phán win – win trong tình huống xây dựng chung cư văn khê hà đông

Không nhà đàm phán nào có thể tự ý mình thay đổi được thực tế khách quan đó vậy kết quả đàm phán phải dựa trên các tiêu chuẩn khách quan chứ không phải dựa trên điều các bên muốn hay khô

PHÂN TÍCH ĐÀM PHÁN WIN – WIN TRONG TÌNH HUỐNG XÂY DỰNG

CHUNG CƯ VĂN KHÊ - HÀ ĐÔNG

1.Cơ sở phân tích:

Đàm phán là quá trình giao tiếp giữa các bên có đi có lại nhằm thỏa thuận trong khi giữa các bên có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng Thông qua đàm phán để các bên đạt được cái mình mong muốn từ người khác Đàm phán là một kỹ năng quan trọng trong quản lý, nó quyết định sự thành công của nhà quản lý, đặc biệt trong môi trường năng động, phụ thuộc lẫn nhau, cạnh tranh, bùng nổ thông tin và toàn cầu hóa như hiện nay.

Đàm phán xảy ra trong kinh doanh, các tổ chức phi lợi nhuận, các ngành, chính quyền, pháp luật tố tụng, giữa các quốc gia và trong những tình huống cá nhân như hôn nhân, ly hôn, nuôi dạy con cái, và cuộc sống hàng ngày Đám phán xẩy ra ở mọi lúc, mọi nơi và với mọi người.

Các hình thức đàm phán: Đàm phán là quá trình giao tiếp nên đàm phán có

thể sử dụng các hình thực giao tiếp khác nhau để đàm phán như: Đàm phán bằng văn bản; Đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp; Đàm phán qua điện thoại, video call; Đàm phán thông qua bên thứ 3

Các phong cách đàm phán: Có nhiều phong cách đàm phán khác nhau nhưng

được chia thành những loại chính sau:

- Đàm phán hợp tác (Thắng - Thắng);

- Đàm phán nhượng bộ (Thua để Thắng);

- Đàm phán cạnh tranh (Thắng - Thua);

- Đàm phán Thỏa hiệp (Phân chia theo sự khác biệt của các bên);

- Và lảng tránh đàm phán Duy trì quan hệ hoặc mâu thuẫn đang có ích cho sự phát triển, hoặc lợi ích đem lại khi đàm phán không đáng kể.

Ngay nay, chiến lược đàm phán hợp tác (Thắng - Thắng) được sử dụng phổ biến nhất và có thể phù hợp với đa số tình huống đàm phán vì nó đưa lại kết quả có lợi cho cả hai bên, chủ yếu giải quyết các vấn đề chứ không phải tập trung vào con người Hai bên đàm phán cùng chia sẻ thông tin, tập trung vào mối quan tâm chứ không phải mục tiêu đàm phán

Đàm phán hợp tác là chiến lược đàm phán mà trong đó các bên cùng hợp tác

để tìm ra giải pháp “thắng - thắng” cho mâu thuẫn của họ Đàm phán hợp tác tập trung vào sự phát triển những thỏa thuận đem lại lợi ích cho cả hai bên (mở rộng miếng bánh chứ không phải chia nhỏ miếng bánh) Đó cũng được gọi là đàm phán dựa trên mối quan tâm

Mô hình đàm phán của Harvard (Harvard Negotiation Project) dựa trên cơ

sở lý thuyết trò chơi, đã đưa ra khái niệm “đàm phán có nguyên tắc” (Principled

Negotiation) để hướng dẫn sự lựa chọn luật chơi cho bất kỳ tình huống đàm phán

nào, bao gồm 4 (bốn) điểm:

nhất, nhầm lẫn giữa con người với vấn đề.

định sẵn chứ không phải trên cơ sở chủ quan đôi khi mang tính cảm tính.

Ðiểm thứ nhất dựa trên quan điểm nhà đàm phán trước hết là một con người

mà con người thì không phải là máy tính mà là sinh vật có lý trí mạnh, có cảm xúc mạnh, có nhận thức có khi trái ngược nhau, và có những khó khăn trong trao đổi thông tin chính xác và trong giao tiếp Mỗi con người mang trên lưng mình một

“cái tôi” Tách con người ra khỏi vấn đề có nghĩa là trên bàn đàm phán, các nhà đàm phán phải kề vai sát cánh tấn công vào vấn đề chứ không tấn công vào nhau.

Ðiểm thứ hai được xây dựng để tránh tập trung vào lập trường mà các bên

đưa ra, trong khi mục đích của đàm phán là giải quyết lợi ích của các bên nằm sau lập trường đó Nói theo cách nghĩ của một nhà lãnh đạo Trung Quốc, không nên tập trung vào màu lông của con mèo mà nên tập trung vào lợi ích của con mèo có

thể đưa lại (bắt được chuột).

Ðiểm thứ ba giải quyết khó khăn của việc tìm lợi ích tối ưu cho các bên tham

gia đàm phán

Ðiểm cơ bản thứ tư dựa trên tính khoa học của đàm phán như các tiêu chuẩn

đo lường, các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm, dịch vụ… và những tồn tại khách quan nữa như khuôn khổ luật pháp của các nước, các thông lệ quốc tế… tất

cả đều không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của nhà đàm phán.

Không nhà đàm phán nào có thể tự ý mình thay đổi được thực tế khách quan

đó vậy kết quả đàm phán phải dựa trên các tiêu chuẩn khách quan chứ không phải dựa trên điều các bên muốn hay không muốn.

BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement): Là phương án dự

phòng tốt nhất có thể được nếu như đám phán không thành công Nếu có Batna tốt tạo cho ta sức mạnh khi đàm phán Nếu khi tham gia đàm phán chúng ta xây dựng được trước phương án dự phòng tốt nhất cho mình thì chúng ta sẽ có điều kiện và

tự tin hơn khi đàm phán, thỏa thuận Batnas cho chúng ta biết khi nào thì chấp nhận và khi nào thì từ chối chấp nhận một thỏa thuận Cụ thể đó là khi một đề xuất tốt hơn Batna thì chúng ta chấp nhận nó, còn nếu đề xuất tồi hơn batna thì chúng ta

từ chối Nếu xác định được đúng Batna của đối phương thì ta có thể biết rõ đề xuất nào đối phương có thể chấp nhận và đề xuất nào sẽ bị từ chối

WATNA (Worst Alternative To a Negotiated Agreement): Là phương án dự

phòng xấu nhất cho thỏa thuận đàm phán Nó giúp ta xác định được thiệt hại, mất mát lớn nhất của mình khi đàm phán không thành công, khi từ chối các đề xuất của đối phương.

Ngoài ra để thực hiện thành công đàm phán theo mô hình Hardvard còn đòi hỏi nguyên tắc tách còn người ra khỏi vấn đề Trước hết, các nhà đàm phán cũng là con người, đều có hai mối quan tâm chính: Vật chất và mối quan hệ, quan hệ có xu hướng bị ảnh hưởng bởi xung đột Trong khi đó đàm phán theo mục tiêu làm tăng xung đột giữa mục tiêu quan hệ và mục tiêu vật chất Khi xác định được vấn đề, thì phải tách con người ra khỏi vấn đề đàm phán, không để các yếu tố cảm tính, các cảm xúc bất lợi ảnh hưởng đến cuộc đàm phán.

Trong kinh doanh đàm phán có vai trò cực kỳ quan trọng đối với thành công của bạn Đàm phán không khéo, công ty có thể mất đi khách hàng, mất đi đối tác kinh doanh Chính bởi tầm quan trọng của nó chúng ta không thể không để ý đến việc làm thế nào để đàm phán thành công Và ngày nay đám phán đã trở thành 1 nghệ thuật ,mỗi người lại sử dụng phong cách đàm phán khác nhau để đạt được lợi ích của mình

2 Vấn đề đàm phán:

- Giới thiệu :

Dự án căn hộ chung cư Văn Khê, Hà Đông, Hà Nội là dự án do công ty

cổ phần Sông Đà Thăng Long ( CPSĐ – TL)làm chủ đầu tư, với tổng mức dự toán ban đầu là 316 tỷ đồng Trong quá trình xây dựng do bão giá vật liệu xây dựng, quy định sử dụng chung và riêng, thay đổi lại thiết kế… Công ty cổ phần Sông Đà – Thăng Long tính toán lại và thay đổi mức tổng dự toán công trình là

392 tỷ đồng Vì thế, chủ đầu tư đã thay đổi giá bán cũ từ 7,5 triệu đồng/m 2 lên gần 9,8 triệu đồng/m 2 , tăng gần 31%, phía khách hàng đã không đồng ý.

Câu hỏi tình huống: Xem xét tình huống đàm phán, sử dụng mô hình Harvard

và hãy xác định (cho cả Bên A và Bên B):

- Tách con người ra khỏi vấn đề

- Mục tiêu đàm phán

- Mối quan tâm

- Các giải pháp

- Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan

- BATNA

Để làm thế nào các bên có cuộc đàm phán thành công.

- Phần trình bầy báo cáo:

Trong bối cảnh toàn cầu hoá và đặc biệt việc gia nhập Tổ chức thương mại quốc tế của Việt Nam thì chắc chắn những biến động của nền kinh tế Thế giới sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế của Việt Nam Nền kinh tế Việt nam đã có những bước phát triển mạnh mẽ và kéo dài trong nhiều năm Cùng với tăng trưởng kinh tế là sự bùng nổ mạnh mẽ của thị trường chứng khoán, thị trường bất động sản (điển hình cho sự bùng nổ này là vào cuối năm 2006 và đầu năm 2007, có thời điểm VN-index đã tăng trên 1.200 điểm Thị trường chứng khoán và bất động sản tại Việt Nam theo các chuyên gia đánh giá là đã tăng quá nóng, giá trị thị trường

đã vượt xa giá trị thực) và đây cũng chính là khởi nguồn cho giai đoạn lạm phát tại Việt Nam Giá cả các mặt hàng tăng nhanh chóng và các mặt hàng vật liệu xây dựng: sắt thép, xi măng, gạch, cát đá sỏi, xăng dầu… cũng có thời điểm tăng tới 30-40% Với mức tăng giá chóng mặt như vậy thì các công ty xây dựng không thể tránh khỏi nguy cơ thua lỗ Trong bối cảnh đó, công ty cổ phần Sông Đà – Thăng Long chủ đầu tư của dự án chung cư Văn Khê, Hà Đông, Hà Nội đã chọn giải pháp tăng giá bán/ m 2 Tuy nhiên, giải pháp này đang gặp phải sự phản đối của khách hàng và công ty muốn tiến hành đàm phán với khách hàng.

Trong bối cảnh nền kinh tế lạm phát tăng cao như vậy, các nguyên vật liệu đầu vào tăng cao không chỉ là bài toán đau đầu mà còn là thách thức không nhỏ cho các chủ đầu tư trong quá trình thi công công trình và đảm bảo tiến độ Trong tình huống đặt ra chúng ta thấy rằng nhà đàm phán phải hết sức thận trọng nhằm tránh những quyết định sai lầm mang tính áp đặt Việc đàm phán không chỉ nên đem lại kết quả có lợi cho mình mà phải hài hòa được lợi ích của mình và lợi ích của khách hàng Kết quả của cuộc đàm phán với tiêu trí như vậy luôn mang lại sự hợp tác bền vững, đôi bên cùng có lợi

Áp dụng lý thuyết môn “ Quản trị đàm phán giao tiếp” và sử dụng mô hình Havard ( tình huống thắng - thắng) cho cuộc đàm phán giữa Công ty CPSĐ – Thăng Long và khách hàng:

Khách hàng Công ty CPSĐ - TL

Tách con người ra

khỏi vấn đề

- Giá thành / m 2 sẽ tăng lên khoảng 31%

- Giá vật liệu leo thang Đối diện với thua lỗ và ảnh hưởng đến tiến độ

dự án.

Mục tiêu đàm phán

- Giữ mức giá như đã thoả thuận trước đây ( 7,5 triệu đồng/m 2 )

- Thay đổi mức tổng dự toán.

- Tăng mức gía từ 7,5 triệu đồng/m 2 lên gần 9,8 triệu đồng/m 2

Mối quan tâm

- Phải bảo đảm chất lượng công trình

- Tính toán chi tiết để có mức tăng giá tối thiểu/m

2.

- Tăng giá trị dự toán nhằm đảm bảo lợi nhuận trong kinh doanh hoặc tối thiểu cũng không bị thua lỗ

Các giải pháp

- Xác định chính xác phần giá bị tăng

- Chấp nhận mức tăng trên cơ sở con số tính toán và thương lượng để xác định mức hợp lý nhất

- Yêu cầu công ty CPSĐ

-TL đảm bảo về mặt chất lượng

- Dẫn chứng cụ thể về việc giá cả leo thang;

- Đưa ra con số chính xác

và dẫn chứng về mức giá tăng lên là nhỏ nhất

- Gia hạn thời gian nộp phần tiền bị tăng

Các tiêu chuẩn đánh

giá khách quan

- Tham khảo giá cả trên thị trường, (giá do Tổng cục thống kê công bố )

- Tham khảo giá cả trên thị trường, (giá do Tổng cục thống kê công bố )

BATNA

- Chấp nhận tăng giá ở mức hợp lý (Căn cứ vào hợp đồng đã ký và phương pháp điều chỉnh giá theo

- Thi công dự án, đảm bảo ch ất lượng và tiến độ theo mức dự toán mới

Từ mô hình Harvard trên đây, để quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi, thành công chúng ta cần phải xác định rõ và phân tích các bước sau:

+ Tách con người ra khỏi vấn đề:

Nguyên nhân dẫn đến đàm phán bắt nguồn từ cơn “bão giá”.Nền kinh tế rơi vào giai đoạn lạm phát dẫn đến giá cả nguyên, vật liệu tăng cao.

Đối với công ty CPSĐ -TL nếu tiếp tục triển khai dự án với mức dự toán là 316

tỷ đồng, công ty sẽ bị lỗ khi phải bù phần chênh lệch vật liệu do tăng giá Đây chỉ

là những vấn đề nổi cộm, có thể nhận thấy ngay nếu công ty chấp nhận thua lỗ và tiếp tục thi công dự án thì có thể sẽ dẫn tới hậu quả như: không có đủ khả năng thanh toán cho các nhà cung cấp, nợ phải trả…Chính những điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của dự án

Việc chủ đầu tư buộc phải thay đổi giá bán cũ từ 7,5 triệu đồng/m 2 lên gần 9,8 triệu đồng/m 2 (tăng gần 31%) để tránh khỏi sự thua lỗ sẽ khiến khách hàng có phản ứng gay gắt Tuy nhiên, trong bối cảnh lạm phát, giá của hầu hết các loại vật liệu xây dựng tăng nhanh, mặt bằng chung của các dự án khác chắc chắn cũng sẽ đưa ra mức giá cao hơn Do vậy mà hai bên cần hiểu rõ những vấn đề của mình để quá trình đàm phán được tốt đẹp trên tiêu trí hai bên cùng có lợi.

+ Mục tiêu đàm phán:

Rõ ràng trong tình huống này thì mục tiêu của công ty CPSĐ -TL là thay đổi mức tổng dự toán và tăng mức gía từ 7,5 triệu đồng/m 2 lên gần 9,8 triệu đồng/m 2 không chỉ là vấn đề đảm bảo giá trị cho bản thân công ty mà còn để dự án có chất lượng tốt cũng như hoàn thành đúng tiến độ Việc giá cả leo thang là nằm ngoài mong muốn của hai bên Mục tiêu của khách hàng là giữ mức giá như đã thoả thuận trước đây (7,5 triệu đồng/m 2 ).Do đó, để đi đến mục tiêu hài hòa lợi ích đôi bên thì mục tiêu đàm phán của khách hàng cũng cần chia sẻ một phần rủi ro với công ty CPSĐ -TL Tức là, phải chấp nhận sự tăng gía phát sinh hợp lý.

Để cuộc đàm phán không đi vào bế tắc, các bên cần xác định rõ lợi thế của mình cũng như của đối tác trên bàn đàm phán Đồng thời phải thấm nhuần một nguyên tắc hài hòa lợi ích, đôi bên cùng có lợi từ đó đưa ra mục tiêu đàm phán phù hợp nhất trong bối cảnh chung dựa trên nguyên tắc tôn trọng các chuẩn mực của ngành

+ Mối quan tâm:

Từ mục tiêu đàm phán đề ra như vậy, mà mục tiêu bao giờ cũng có xu hướng đặt ra cao hơn so với những kết quả thực tế có thể đạt được Một nhà đàm phán chuyên nghiệp cần xác định rõ mối quan tâm thực sự của mình là gì để từ đó linh hoạt điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp với diễn biến trên bàn đàm phán.

Chúng ta có thể hướng tới mối quan tâm của các bên:

Đối với khách hàng: Mối quan tâm lớn nhất đối với khách hàng là phải bảo đảm chất lượng công trình Bên cạnh đó, khách hàng cũng mong muốn là làm thế nào

để xác định được mức chi phí phát sinh hợp lý và càng giảm thiểu chi phí bỏ ra càng nhiều càng tốt để đảm bảo về mặt lợi ích Do đó, công ty cần tính toán chi tiết

để có mức tăng giá tối thiểu/m 2

Đối với Công ty CPSĐ -TL : Vì là đơn vị chủ đầu tư nên việc tăng giá trị dự toán

nhằm đảm bảo lợi nhuận trong kinh doanh hoặc tối thiểu cũng không bị thua lỗ luôn được đặt lên hàng đầu và là mối quan tâm lớn nhất Điều đó có nghĩa công ty muốn tiếp tục thực hiện dự án mà không bị thua lỗ và đương nhiên mối quan tâm tiếp theo là làm sao thuyết phục khách hàng chấp nhận mức dự toán mới Và với mức dự toán này, giá của mỗi m 2 sẽ tăng lên khoảng 31%

+ Các giải pháp:

Sau khi nghiên cứu và giải quyết được mối quan tâm, để cho mỗi Công ty đều đạt được các mục tiêu của mình đề ra một cách có lợi nhất cho mình và hài hòa với lợi ích của đối tác, chúng ta cần nghiên cứu về các giải pháp để thực hiện các vấn

đề đã được quan tâm ở trên

Với mục tiêu và mối quan tâm đã được xác định thì giải pháp hợp lý nhất với khách hàng là:

- Xác định chính xác phần giá bị tăng

- Chấp nhận mức tăng trên cơ sở con số tính toán và thương lượng để xác định mức hợp lý nhất

- Yêu cầu Công ty CPSĐ -TL đảm bảo về mặt chất lượng

Để đảm bảo những luận điểm và cơ sở chắc cho giải pháp của mình, phía công ty cần:

- Dẫn chứng cụ thể về việc giá cả leo thang;

- Đưa ra con số chính xác và dẫn chứng về mức giá tăng lên là nhỏ nhất

- Gia hạn thời gian nộp phần tiền bị tăng

+ Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan:

Sau khi thống nhất được các giải pháp thì điều quan tâm của chúng ta là các tiêu chuẩn đánh giá khách quan Ở đây cả hai bên đều có những tiêu chuẩn đánh giá khách quan tương đồng như là việc tham khảo giá cả trên thị trường, tham khảo giá do Tổng cục thống kê công bố Với công ty CPSĐ - TL là căn cứ chứng minh cho luận điểm của mình về việc giá cả leo thang đang đẩy công ty tới nguy

cơ thua lỗ

+ BATNA

Trong quá trình đàm phán theo các bước ở trên không đạt kết quả như ý thì mỗi bên đều phải có cho mình một phương án dự phòng tốt nhất.

Với khách hàng đó là chấp nhận tăng giá ở mức hợp lý (Căn cứ vào hợp đồng đã

ký và phương pháp điều chỉnh giá theo các quy định hiện hành)

Với công ty CPSĐ -TL việc thi công dự án, đảm bảo chất lượng và tiến độ theo mức dự toán mới

Như vậy, hai bên sẽ gặp nhau ở một điểm với mức dự toán tăng là 392 tỷ đồng

+ WATNA

Sau khi tất cả các phương án trên đều không thể thực hiện, các bên không đi đến thống nhất trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi, đảm bảo hài hòa lợi ích hai bên thì giải pháp không mong muốn mà hai bên có thể đưa ra sẽ là:

Với khách hàng:

- Khởi kiện Công ty CPSĐ -TL vi phạm hợp đồng

- Đòi lại số tiền đã nộp (trong trường hợp đã nộp).

Với công ty CPSĐ-TL:

- Ngừng thi công dự án.

Kết luận:

Bất cứ cuộc đàm phán nào cũng phải kết thúc, mà kết quả là :

- Bạn thắng - đối tác thua: có thể đây là kết quả mà bạn muốn, song khi đó các giá trị mà bạn đề ra liệu có đảm bảo hay không?

- Bạn thua - đối tác thắng: đó chắc chắn là điều bạn không mong muốn Khi bạn tính toán được một cách chính xác, thì điều này không thể xảy ra.

- Bạn thua - đối tác cũng thua: đây càng thực sự là điều không ai mong muốn.

- Cả hai cùng thắng: có lẽ là cách tốt nhất với cả hai bên Tức là khi đó, bạn

và đối tác đều đạt được mục tiêu của mình và đều hướng đến những giá trị

mà cả hai bên cùng đề cao trong kinh doanh

Đàm phán là một quá trình cộng tác mà trong đó các bên xác định các vấn

đề chung và theo đuổi những chiến lược để giải quyết chúng Các nhà đàm phán không phải lúc nào cũng nhận thức được tiềm năng cùng có lợi khi nó tồn tại, hay không thể luôn duy trì được việc thảo luận theo kiểu cùng có lợi một cách hiệu quả.Dựa vào sự cộng tác giữa các bên

Trong hầu hết các cuộc đàm phán, các bên đều chuẩn bị kỹ lưỡng cho đàm phán dựa trên các nhân tố ảnh hưởng chính Đồng thời, hướng tới áp dụng mô hình thắng thắng

Mô hình đàm phán Havard giúp chúng ta rút ra bài học là cần hướng vào mối quan tâm chứ không đặt mục đích mỗi bên lên trên hết để có được cuộc đàm phán thành công, hướng tới mối quan hệ hợp tác tốt đẹp, hai bên cùng có lợi và cùng nhau phát triển Đó mới là chiến thắng thực sự trên bàn đàm phán

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Quản trị Đàm phán và giao tiếp - Đại học Griggs.