Hệ thống thông tin Quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA

Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội. Nhờ tin học hoá mà hoạt động sản xuất, quản lý trở nên phong phú, thuận tiện và hiệu quả hơn. Công nghệ thông tin đã xâm nhập vào mọi mặt của đời sống xã hội và ngày càng khẳng định được vai trò của nó. Trong những năm gần đây, việc ứng dụng tin học ở Việt Nam đã có nhiều phát triển. Tin học không còn xa lạ mà đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là trong công tác quản lý. Hiện nay, cùng với sự phát triển của kinh tế thị trường là sự ra đời của một loạt các công ty sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ. Hoạt động chủ yếu của họ là mua nguyên liệu và tự sản xuất hàng hoá để cung ứng cho thị trường trong nước, tiến tới xuất khẩu ra nước ngoài. Do đó, việc quản lý nhập nguyên liệu, sản xuất hàng hoá và bán hàng hoá để có thể đáp ứng thông tin ngay khi cần thiết đã trở thành một vấn cấp thiết đối với mọi công ty. Tuỳ thuộc vào qui mô, phương thức hoạt động của mỗi công ty mà có hình thức quản lý khác nhau. Trong đề án chuyên ngành này em xin được trình bày quá trình phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA- một công ty chuyên nhập nguyên liệu, sản xuất và bán thức ăn gia súc. Hệ thống này cho phép có thể quản lý và thực hiện các hoạt động như cập nhật phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, lập danh mục hàng hoá của công ty, danh mục nhà cung cấp, danh mục khách hàng, theo dõi tồn kho nguyên liệu, tồn kho hàng hoá… Kết cấu của đề án gồm: - Tên đề án: “HTTT Quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA”. - Bố cục của đề án gồm phần mở đầu, 3 chương và phần kết luận.

Mục lục

Trang

Lời giới thiệu 2

Chơng I : Khái quát chung 4

I Một Số Khái Niệm 4

1 Khái niệm về quản lý 4

2 ứng dụng tin học trong công tác quản lý 4

3 Khái quát về hệ thống thông tin 5

4 Mục đích của đề tài 6

II Các Bớc Xây Dựng Hệ Quản Lý Nguyên Liệu Và Bán Hàng 6

1 Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án: 6

2 Công cụ thực hiện: 7

3 Lập trình và thử nghiệm trên máy tính: 8

4 Kiểm tra thử: 8

III Tìm hiểu về ngôn ngữ đề tài 8

1 Giới thiệu chung 8

2 Những nét đặc trng cơ bản của Visual FoxPro: 8

3 Cơ sở dữ liệu Visual FoxPro 11

IV Khảo sát hệ thống và thiết kế tổng thể 11

1 Khảo sát hệ thống hiện hành 11

2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty 13

3 Nhợc điểm của hệ thống quản lý thủ công 14

Chơng II: Thiết kế tổng thể hệ thống 17

I Sơ đồ luồng dữ liệu 17

1 Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu 17

2 Sơ đồ chức năng 18

II Các mức sơ đồ 19

1 Sơ đồ ngữ cảnh 19

2 Sơ đồ mức 0 19

3 Sơ đồ phân rã mức 1 20

Chơng III: Thiết kế cơ sở dữ liệu và các thực thể 22

I Thiết kế cơ sở dữ liệu 22

1 Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu 22

2 Các mục tiêu thiết kế cơ sở dữ liệu 23

3 Tiến trình thiết kế cơ sở dữ liệu 24

4 Các thực thể 27

5 Các form hệ thống 31

6 Báo cáo 35

Kết luận 37

Lời giới thiệu

Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động đến mọimặt của đời sống xã hội Nhờ tin học hoá mà hoạt động sản xuất, quản lýtrở nên phong phú, thuận tiện và hiệu quả hơn Công nghệ thông tin đã xâmnhập vào mọi mặt của đời sống xã hội và ngày càng khẳng định đợc vai tròcủa nó

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng tin học ở Việt Nam đã cónhiều phát triển Tin học không còn xa lạ mà đã đợc ứng dụng trong tất cảcác lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là trong công tác quản lý

Hiện nay, cùng với sự phát triển của kinh tế thị trờng là sự ra đờicủa một loạt các công ty sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ Hoạt động chủyếu của họ là mua nguyên liệu và tự sản xuất hàng hoá để cung ứng cho thịtrờng trong nớc, tiến tới xuất khẩu ra nớc ngoài Do đó, việc quản lý nhậpnguyên liệu, sản xuất hàng hoá và bán hàng hoá để có thể đáp ứng thông tinngay khi cần thiết đã trở thành một vấn cấp thiết đối với mọi công ty Tuỳthuộc vào qui mô, phơng thức hoạt động của mỗi công ty mà có hình thứcquản lý khác nhau

Trong đề án chuyên ngành này em xin đợc trình bày quá trình phântích thiết kế hệ thống quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA-một công ty chuyên nhập nguyên liệu, sản xuất và bán thức ăn gia súc Hệthống này cho phép có thể quản lý và thực hiện các hoạt động nh cập nhậtphiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, lập danh mục hàng hoá của công ty,danh mục nhà cung cấp, danh mục khách hàng, theo dõi tồn kho nguyênliệu, tồn kho hàng hoá…

Kết cấu của đề án gồm:

- Tên đề án: “HTTT Quản lý nguyên liệu và bán hàng của công tyVINA”

- Bố cục của đề án gồm phần mở đầu, 3 chơng và phần kết luận

+ Ch ơng I : Khái quát chung

Trong chơng này nghiên cứu các vấn đề: khái niệm về quản lý, hệthống thông tin, ứng dụng tin học trong quản lý và tổng quan về ngôn ngữVisual FoxPro

+ Ch ơng II : Thiết kế tổng thể hệ thống

Chơng này đa ra các sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồphân rã mức 0, mức 1…

+ Ch ơng III: Thiết kế cơ sở dữ liệu và các thực thể

Trong chơng này nghiên cứu cơ sở dữ liệu của hệ thống, đa ra các thựcthể là các bảng thông tin đầu ra của hệ thống, các form hệ thống, các báocáo

Để hoàn thành đề án này em đã nhận đợc sự giúp đỡ rất nhiều của cácthầy cô và sự đóng góp ý kiến của các bạn lớp Tin học kinh tế 43A trongsuốt quá trình thực hiện đề án

Em xin chân thành cảm ơn thầy Cao Đình Thi đã hớng dẫn em hoàn

Chơng I : Khái Quát Chung

I Một Số Khái Niệm

1 Khái niệm về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang tính tổng quát Có thể nói rằng bất kỳhoạt động có tổ chức của con ngời đều đợc quản lý Các hoạt động quản lýrất đa dạng nhng đều có đặc điểm chung là thờng phải xử lý một khối lợngthông tin lu trữ lớn Chẳng hạn các bài toán quản lý vật t,quản lý bánhàng,quản lý điểm,quản lý sinh viên… Tuy việc quản lý ở mỗi ngành làkhác nhau về chuyên môn nhng đều giống nhau về việc quản lý

2 ứng dụng tin học trong công tác quản lý

Những năm trớc đây khi tin học cha đợc ứng dụng rộng rãi trong tất cảcác lĩnh vực,thì việc quản lý,xử lý và tìm kiếm thông tin về vật t,hàng hoáhay quản lý bán hàng dới dạng sổ sách chứng từ khi cần sẽ khiến cho nhàquản lý phải rất vất vả để thực hiện Do đó sẽ không đảm bảo đợc tínhchính xác và kịp thời

Ngày nay trong các xã hội phơng tây của chúng ta,số lợng nhân viênthu thập,xử lý và phân phối thông tin nhiều hơn số lợng nhân viên ở bất cứmột nghề nào khác Hàng triệu máy tính đợc lắp đặt trên thế giới và nhiềutriện km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con ngời,máy tính cũng

nh các phơng tiện xử lý thông tin lại với nhau Xã hội của chúng ta thực sự

là một xã hội thông tin,thời đại chúng ta là thời đại thông tin

Chính vì xã hội ngày càng phát triển nên lợng thông tin cần xử lý ngàycàng lớn và độ phức tạp ngày càng cao Nếu thông tin không đợc xử lý kịpthời và chính xác thì không có sự tiến bộ vợt bậc trong khoa học kỹ thuậtsản xuất cũng nh trong kinh doanh Vì vậy việc xây dựng một hệ thốngthông tin trong các cơ quan tổ chức doanh nghiệp nhằm quản lý các thôngtin về hoạt động sản xuất kinh doanh là một điều rất quan trọng

3 Khái quát về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời,các thiết bị phầncứng,phần mềm,dữ liệu…để thực hiện hoạt động thu thập lu trữ,xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

Mô hình hệ thống thông tin:

Nguồn

Thu thập Xử lý và lu giữ

Đích

Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời,các thủ tục,dữ liệu

và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin đợclấy từ các nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu

đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhậtvào kho lu trữ dữ liệu

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin là:

+ Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trờng

ngoài Ví dụ nh thông tin về giá cả,thị trờng…

+ Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của

hệ kinh doanh Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp,hệ quyết định thông tinnhằm 2 loại sau:

 Phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan,tổ chức trong hệ thốngthông tin

 Tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi ờng,giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp

tr-4 Mục đích của đề tài

Một công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh cần quản lý nguyên liệu vàhàng hoá với yêu cầu thờng xuyên cập nhật, theo dõi những thay đổi hànghoá trong kho để có những xử lý kịp thời Đồng thời cập nhật chứng từ nhậpmua hàng hóa vào kho, cập nhật các hoá đơn bán hàng trong từng ngày.Cuối tháng hoặc trong kỳ tổng hợp đa ra báo cáo hoặc tổng hợp số liệu bán

ra nhập về tính đến thời điểm đó Trên thực tế phần lớn các công ty sản xuấtkinh doanh thờng xử dụng phơng pháp quản lý bằng phần mềm trên máytính Theo xu hớng đó,đề tài này đợc thực hiện để nhằm giúp đỡ một công

ty sản xuất kinh doanh nhỏ thực hiện tốt hơn công tác quản lý,bắt nhịp với

sự phát triển của xã hội để công việc sản xuất kinh doanh ngày càng pháttriển

Tuy nhiên, một hệ thống quản lý nguyên liệu và bán hàng rất phức tạpnên các chức năng của hệ thống mà đề tài xây dựng chỉ nhằm:

Phân phát

Kho dữ liệu

o Cập nhật nhanh chóng thông tin về nguyên liệu hàng hoá,sửa chữahoặc thêm bớt hoặc loại bỏ những thông tin d thừa.

- Xác định đợc mục tiêu và xơ cấu tổ chức đặt ra

- Xác định đợc nhân tố quyết định thành công của công việc hay dự án

- Xác định phạm vi của bài toán

- Xác định đợc các nguồn lực đợc tổ chức hoặc huy động để thựchiện dự án

- Lựa chọn các giải pháp và công nghệ để giải quyết bài toán

2 Công cụ thực hiện:

- Biểu đồ phân rã chức năng :

a Xây dựng các sơ đồ:

- Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD- Data Flow Diagram)

- Sơ đồ cấu trúc dữ liệu(DSD- Data Structure Diagram)

- Biểu đồ thực thể liên kết(ERD- Entity Relationship Diagram)

mục tiêu

b Xét về mặt logic:

- Thiết kế các thành phần và các mối liên kết giữa các thành phầntrong hệ thống, chú ý tới cơ sở dữ liệu, các quá trình xử lý dữ liệu, các giaodiện và biểu mẫu báo cáo

- Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phân tích

rõ việc nào dùng bằng tay,việc nào thao tác trên máy

c Về mặt vật lý:

- Chuyển mô hình trừu tợng thành các thiết kế kỹ thuật phù hợp vớicác thiết bị và chức năng phần cứng mà hệ thống máy tính có

- Thiết kế các thủ tục thủ công, thiết kế thông tin trớc khi đa vào máy

và các phơng pháp cập nhật, sử dụng thông tin cho máy tính

- Thiết kế chơng trình, các giao diện ngời sử dụng

- Đa vào chạy thử

Sau khi lập trình xong, chơng trình sẽ đợc đa vào chạy thử

III Tìm hiểu về ngôn ngữ đề tài

1 Giới thiệu chung

Microsoft Visual FoxPro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiềucông cụ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuậntiện và một bộ lệnh lập trình rất phong phú Do Visual FoxPro đợc nâng cấp

từ FoxPro, vì vậy nó vẫn duy trì cách thiết kế truyền thống của FoxPro

Nh-ng điểm mạnh của Visual FoxPro lại là nhữNh-ng phơNh-ng thức tổ chức, xử lýmới, mang tính hiện đại tơng tự Microsoft Access

2 Những nét đặc trng cơ bản của Visual FoxPro:

2.1 Khả năng quản lý cơ sở dữ liệu và Project:

Database container cho phép nhiều ngời sử dụng tạo lập hoặc hiệuchỉnh ứng dụng đồng thời trong cùng một Database Đặc điểm luôn đáp ứnglàm mới theo yêu cầu cho việc cập nhật những ý tởng của mình trên cơ sởdữ liệu hoặc project Đặc trng tìm kiếm và sứp xếp trong Database Designercho phép thay đổi cách nhìn đối với các đối tợng trong cơ sở dữ liệu Cũng

nh vậy, khả năng truy nhập bằng phím có sẵn trong Project Manager haycác icon trong Project Manager hoặc Database Designer giúp ngời sử dụng

có thể nhận biết các đối tợng rất nhanh chóng

2.2 Phát triển các ứng dụng dễ dàng:

Visual FoxPro có chức năng Application Wizard cung cấp các ProjectHook class mới và khả năng nâng cao đặc tính Application Framework làmcho ứng dụng hiệu quả hơn

Compnent Gallery tạo sự dễ dàng khi quản lý các lớp của VisualFoxpro, những văn bản, những tập tin mà ngời sử dụng muốn thêm vào ứngdụng của mình

Phần Application Builder cho phép thêm một cơ sở dữ liệu, tạo, thêmhay chỉnh sử các bảng dữ liệu, các Report, Form, dịch và chạy những ứngdụng cho đúng cách

2.3 Công cụ Debug:

Debug cung cấp những công cụ để bật những điểm dừng,kiểm tranhững tình huống và code gần giống nh thể hiện trong môi trờng bẫy lỗicủa Visual C Trong cửa sổ Watch và Local trình bày cách cài đặt thuộctính, những đối tợng và giá trị những thành phần của mảng Để xem giá trịcủa biến hiện thời,ngời sử dụng chỉ việc đặt chon trỏ vào tên biến trong cửa

sổ Trace Cửa sổ Output cho họ xem một cách tiện lợi những yêu cầu thôngtin đợc mã hoá và kết quả xuất hiện trực tiếp trên một góc của cửa sổ từ cửa

sổ ứng dụng

2.4 Dễ dàng thiết kế bảng và lập từ điển dữ liệu mở rộng:

Trong version của Table Designer, dễ dàng thêm các index giống nhtạo các field và chỉ rõ ngiều giá trị mặc nhiên làm cho khi thiết kế Formnhanh hơn và dễ dàng hơn Có thể định nghĩa một khoá thờng trên cùngmột trang và trên cùng một hàng với field Trang Table cho phép ngời sửdụng truy xuất trực tiếp vào validation rule, trigger, và statistic cấp bảng

Lớp và thuộc tính của th viện mặc định cho phép quy định kiểu điều khiểncho một field: khi thêm một field vào Form, ngời sử dụng tạo một điềukhiển mà họ muốn chỉ bằng một bớc dễ dàng Hơn nữa, thuộc tính InputMark và Format giúp họ định kiểu hiện diện dữ liệu.

2.5 Query và View Designer:

Có thể tạo các Outer joint, chỉ định tên gọi cho các cột hoặc chọn một

số record thoả mãn một điều kiện nào đó… bằng Query và View Designer.Dùng View Designer cho phép xác định các thuộc tính giống nhau trênfield hiện hữu của bảng Ví dụ bạn có thể đặt thuộc tính mặc định chocontrol class, input mark, format

2.6 Tính năng của Form:

Sử dụng Form Designer rất dễ dàng và tiện lợi Form Designer hỗ trợcông cụ Single Document Interface (SDI) và Multiple DocumentInterface(MDI) cho phép bạn làm nhng gì mình muốn trên ứng dụng Sửdụng SDI, tạo đợc những cửa sổ ứng dụng bên trong cửa sổ Desktop củaWindow

Shortcut Menu Designer giúp tạo những shortcut sử dụng trong hành

vi Right Click

Trong cửa sổ properties, bạn có thể chọn một nhóm những điều khiển,thấy những thuộc tính chung, thay đổi chúng Nếu cần một khoảng rộng đểquan sát hay chỉnh sửa những thuộc tính này, bạn dùng properties zoom.Công cụ Alignment(căn chỉnh) căn những đối tợng theo hàng hay theo cột,

di chuyển chỗ này hay chỗ kia rất dễ dàng

Công cụ soạn thảo viết code dễ dàng hơn khi định dạng các chơngtrình, thay đổi màu sắc, nâng cao chức năng tìm và thay thế Cung cấp khảnăng truy xuất bằng shortcut hay các phím tắt

3 Cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

Trong Visual Fox, cơ sở dữ liệu dùng để tổ chức, thiết lập quan hệgiữa các Table, View Cơ sở dữ liệu cung cấp cấu trúc dùng để lu trữ dữ liệu

và thêm các điều kiện tốt nhất để quản trị cơ sở dữ liệu Khi sử dụng cơ sở

dữ liệu, bạn có thể xem ở mức Table với các phạm vi nh field và ở mứcRecord là các quy tắc, mặc nhiên là vùng các giá trị và Trigger Có thể tạocác Procedure để lu trữ và Persitent quan hệ giữa các Table.

IV Khảo sát hệ thống và thiết kế tổng thể

Ta thấy rằng việc quản lý nguyên liệu và bán hàng khi cha sử dụngmáy tính, các công việc nh quản lý chứng từ, sổ ghi chép để lu các hoá đơnbán_mua hàng hoá đều do con ngời thực hiện Các sổ sách ghi chép lu trữcồng kềnh và phức tạp nên việc nhập thêm, lu trữ và tìm kiếm rất khó khăn

và chậm chạp vì số lợng hàng hoá nhiều,hay cập nhật trùng hoặc bỏ xót.Vậy để tăng tính hiệu quả, giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thìviệc tin học hoá hệ thống quản lý kinh doanh là rất cần thiết Hơn thế nữa,việc tìm kiếm, sửa, huỷ theo yêu cầu nào đó về một đối tợng hàng hoá nào

đó về phía nhà kinh doanh sẽ đợc thực hiện hoàn toàn trên máy tính giúpcho việc quản lý đạt hiệu quả cao có tính chất mềm dẻo và tiện lợi hơn

1 Khảo sát hệ thống hiện hành

Quá trình hoạt động của công ty:

a Nhập nguyên liệu

Nguyên liệu sẽ đợc nhập theo đơn đặt hàng Phòng kiểm tra có nhiệm

vụ kiểm tra chất lợng nguyên liệu nhập về, kiểm tra hoá đơn, sau đó đốichiếu với bảng tiêu chuẩn, đối chiếu số lợng, đơn giá với số lợng, đơn giághi trên hoá đơn Khi đó sẽ lập và ghi biên bản phiếu nhập kho

Đối tợng nhập là các nguyên liệu, các vitamin phục vụ cho việc chếbiến thức ăn gia súc nh : bột cá, cám gạo, ngô, cô đậu tơng, premize… Đặttên mã nguyên liệu theo quy định của công ty

Công ty có các sổ sách để theo dõi việc nhập hàng vào kho, phân loạitheo mặt hàng, theo nhà cung cấp để thuận tiện cho việc tìm kiếm và theo dõi.Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu mua của bộ phận sảnxuất và bộ phận bán hàng, đồng thời kết hợp với thông tin của thị trờng, bộphận mua hàng sẽ lập dự trù thông qua sự kiểm duyệt của lãnh đạo, sau đóliên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng

Nguyên liệu nhập về đợc đa sang bộ phận sản xuất để chế biến thànhsản phẩm thức ăn gia súc theo tiêu chuẩn quốc tế Hàng hoá bán ra củacông ty gồm : các sản phẩm đợc chế biến từ nguyên liệu nhập về

b Bán hàng

Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lợt duyệtcác yêu cầu của khách hàng, kiểm tra số lợng mặt hàng mà công ty có thểbán Có thể xảy ra các trờng hợp:

- Công ty không có mặt hàng mà khách hàng đặt Trong ờng hợp này phải từ chối đơn đặt hàng

tr Công ty có mặt hàng này nhng hiện trong kho không có đủ

số lợng mà khách hàng yêu cầu Do đó bộ phận bán hàng phải thoả thuậnlại với khách hàng về thời điểm giao hàng để có thời gian liên hệ với nhàcung cấp để nhập hàng hay sản xuất

- Công ty có đầy đủ số lợng và chất lợng mặt hàng mà kháchhàng yêu cầu, trờng hợp này sẽ tiếp tục thoả thuận về giá cả

c Báo cáo nhập.

- Tổng hợp hàng hoá nhập Lập danh sách thống kê từng mặthàng đã nhập với số lợng bao nhiêu

- Báo lợng hàng còn trong kho trớc khi nhập bổ sung vào đểtính số lợng tồn kho vào thời điểm hiện tại

d Báo cáo hàng xuất.

- Lập danh sách thống kê với số lợng từng mặt hàng đã bánra

- Báo cáo số lợng tồn sau khi bán ( trong một khoảng thời giannào đó)

e Quản lý thu chi.

Hệ thống cung cấp những chức năng để quản lý việc thu chi của công ty

2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty

Qua quá trình tìm hiểu phân tích hệ thống quản lý nguyên liệu và bánhàng của công ty cho ta thấy thông tin đầu vào và thông tin đầu ra của hệthống nh sau:

a Thông tin vào

- Các thông tin về khách hàng

- Thông tin về nhà cung cấp

- Thông tin về nguyên liệu.

- Thông tin về sản phẩm do công ty sản xuất

b Thông tin đầu ra:

Là luồng thông tin đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào nh:

- Báo cáo nhập, xuất và hàng tồn kho

u việt:

- Quản lý đợc nhiều dữ liệu và dữ liệu đợc lu trữ một cách an toàn

- Tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng

- Giảm đợc sức lao động thủ công

- Thông tin luôn đợc đảm bảo chính xác tuyệt đối

Muốn xây dựng hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên làchúng ta phải phân tích hệ thống nhằm tìm kiếm, lựa chọn giải pháp và biệnpháp thích hợp cụ thể

Trong quá trình phân tích, việc chuyển bài toán trên máy vi tính thànhcác sơ đồ chức năng và luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định đợc yêucầu của ngời sử dụng, giúp chúng ta có thể nhìn tổng quát về cách quản lýcủa hệ thống

Hệ thống quản lý với sự trợ giúp của máy tính phải đáp ứng đợc cácyêu cầu sau:

- Tự động hoá các thao tác phép tính số học mà từ trớc đến nay phảilàm bằng tay

- Thực hiện các chức năng hỏi đáp nhanh

- Đa ra danh sách nguyên liệu, sản phẩm khi cần tìm kiếm theo yêu cầu

- Có khả năng bổ sung thêm các loại nguyên liệu, sản phẩm hoăc xoá

bỏ thông tin về các loại nguyên liệu và sản phẩm khi cần thiết

- Có khả năng lu trữ thông tin về tất cả các nguyên liệu vàsản phẩm trong suốt quá trình hoạt động của công ty.

3 Nhợc điểm của hệ thống quản lý thủ công

Ngày nay con ngời có thể dùng các phần mềm tiện dụng để sai khiếnmáy tính, điều này tăng khả năng xử lý thông tin rất nhiều, đáp ứng thôngtin ngày càng nhiều mà sức thủ công của con ngời không đáp ứng đợc bởinhợc điểm của nó:

- Thời gian cho việc lu trữ , tìm kiếm quá lớn, số thao tác trùng lặp nhiều

- Chi phí thời gian cho việc truy xuất cơ sở dữ liệu nhiều nênrất khó đáp ứng nhanh nhạy của thông tin

- Kết xuất không đảm bảo độ tin cậy theo yêu cầu

- Cha tự động hoá đợc các phép tính số học dẫn đến độ chínhxác không cao

- Có nhiều ngời cùng làm một công việc ( khi vắng, ốm…)dẫn đến thông tin không nhất quán, thờng xảy ra nhiều sai sót

- Thông tin có nhiều khoản mục và ghi chép không thốngnhất do có sự điều chỉnh lợng hàng nhập, hàng bán, sổ sách bị tẩy xoánhiều dễ bị sai lệch thông tin

4 Đánh giá- kết luận phân tích thiết kế hệ thống

a Đánh giá

Với đề tài “ HTTT quản lý nguyên liệu và bán hàng” tôi có một vàinhận xét đánh giá về hệ thống nh sau:

- Thứ nhất, về tính cấp thiết của hệ thống Nh các bạn đã biết, việc

buôn bán kinh doanh phải quản lý và tính toán tốt mới đem lại hiệu quảcao Trong khi đó số lợng mặt hàng ngày càng nhiều, tính toán giá cả vàthuế ngày một khác biệt, làm sao quản lý đợc hết số nguyên liệu và sảnphẩm mà công ty có ? Vì vậy, hệ thống ra đời là một sự đúng đắn, một sựphù hợp với nhu cầu đòi hỏi, đáp ứng đợc nhu cầu quản lý nguyên liệu vàbán hàng của công ty

- Thứ hai, về khả năng của hệ thống: nh đã phân tích thiết kế ở trên ta

nhận thấy hệ thống là một chơng trình phần mềm rất dễ sử dụng, giao diệnthân thiện với ngời sử dụng, ngoài ra nó còn có những tính năng u việt nh :

hệ thống có thể cho phép ngời sử dụng có khả năng tìm kiếm, xem thông

tin, kiểm soát một vấn đề nào đó về nguyên liệu, sản phẩm rất nhanh chóng

và dễ dàng thông qua một số thao tác đơn giản

- Thứ ba, là những hạn chế của hệ thống, đối với bất kỳ hệ thống nào

sau khi thiết kế cần đợc kiểm chứng qua thực tế, từ đó có thể đánh giá mộtcách chính xác về hệ thống

b Kết luận.

Khi chúng ta tiến hành phân tích hệ thống, chúng ta cần phân tích mộtcách rõ ràng về các bộ phận và các chức năng của hệ thống, đồng thời phảixác định rõ ràng, chính xác các thông tin vào – ra của hệ thống Đặc biệtchúng ta cần xác định các thực thể và các thuộc tính của chúng một cách rõràng, chính xác, để từ đó có thể thiết kế đúng các bảng dữ liệu( tệp dữ liệu),tránh d thừa dữ liệu, giúp cho việc quản lý đợc dễ dàng và thuận tiện

Một điều mà các hệ thống phải đảm bảo đó là tính thống nhất của hệthống, đó là tiêu chí của bất kỳ một hệ thống nào Sự thống nhất về mặtlogic làm cho hệ thống làm việc một cách tin cậy, chính xác hơn, cho tanhững kết quả mong muốn

Một hệ thống đợc thiết kế hoặc cài đặt không phải lúc nào cũng chạy

đợc một cách suôn sẻ và đầy đủ, mà nó cần đợc sửa chữa, cập nhật, nângcấp… Do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế cần phải đợc thiết kế để dễdàng mở rộng, cập nhật và nâng cấp

Khi một hệ thống đợc thiết kế và cài đặt, nó cần phải thiết kế sao cho

dễ sử dụng, giao diện thân thiện với ngời sử dụng, giảm tới mức tối thiểucác lỗi khi chạy chơng trình Ngoài ra chúng ta cũng cần phải thiết kế saocho phần mềm của chúng ta phù hợp với phần cứng, với cấu hình, vừa phải

đảm bảo cho nhiều ngời có thể sử dụng đợc

Chơng II : Thiết kế tổng thể hệ thống

I. Sơ đồ luồng dữ liệu

Để xác định đợc yêu cầu của công việc thì ngời ta phải phân tích sơ đồluồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tinvận chuyển qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau Điều quantrọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết đợc yêu cầu lấy thông tin đầu

ra nh trên đã nói trớc khi thực hiện một quá trình nào đó

1 Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

- Các chức năng xử lý: là các chức năng dùng để chỉ ra mộtchức năng hay một quá trình Chức năng quan trọng trong mô hình luồngdữ liệu là biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó

Kí hiệu:

- Tác nhân : gồm tác nhân trong hoặc tác nhân ngoài là một ngời haynhóm ngời, một chức năng hay một quá trình ở bên trong hoặc bên ngoài hệthống nhng có trao đổi thông tin với hệ thống

2 Sơ đồ chức năng

HTTTQuản lý nguyên liệu và bán hàng

kho