Kiến thức, kỹ năng chung về quản lý nhà nước báo cáo sinh hoạt chuyên đề

Để phát huyđược hết khả năng, tiềm năng, tố chất của các thành viên, chúng ta phải có những kỹ năng cần thiết và hiểu được một cách đúng nhất về ý nghĩacủa làm việc nhóm, làm việc tập th

BÁO CÁO SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ

KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CHUNG

VỀQUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

********

BÁO CÁO SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CHUNG

VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – Tháng 12/2018

LỜI NÓI ĐẦU

Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh có quátrình hình thành và phát triển lâu dài, trong 57 năm qua (05/10/1962 -05/10/2018) Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

là cơ sở đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ giáo viên dạy nghề, giáo viên dạy

kỹ thuật; Trường còn là nơi đào tạo kỹ sư công nghệ cung cấp nguồnnhân lực trực tiếp cho khu vực phía Nam

Nhu cầu về số lượng và chất lượng đội ngũ giáo viên dạy nghềđang là một nhu cầu hết sức bức thiết Cùng với những cải cách trongcông tác quản lý nhà nước về dạy nghề, việc củng cố các trường đào tạogiáo viên kỹ thuật và dạy nghề đang là mối quan tâm lớn của Ðảng vàNhà nước hiện nay

Ðể làm tốt những chức năng nhiệm vụ được giao; cán bộ, viênchức và sinh viên của Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ ChíMinh đang đem hết khả năng và nhiệt tình của mình để giữ vững vị tríđầu ngành trong hệ thống sư phạm kỹ thuật và phấn đấu trở thành trườngđại học trọng điểm trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam, ngang tầmvới các trường đại học uy tín trong khu vực Đông Nam Á

Thực hiện mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất

lượng năm học 2018 - 2019 cùng với chủ đề năm học: “Sáng tạo thông

qua học theo dự án - Innovation through Project – Based Learning”

Nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ thư viện bằngviệc triển khai tổ chức sinh chuyên đề trở thành hoạt động thường xuyênnhằm chia sẻ, học tập, giúp đỡ nhau giữa cán bộ thư viện để phát huy khảnăng sáng tạo, đóng góp sáng kiến kinh nghiệm nâng cao chất lượngphục vụ, đáp ứng yêu cầu đổi mới toàn diện giáo dục đại học của nhàtrường

Thư viện ĐH SPKT TP.HCM

028.38969920

thuv i e nspkt@h c mu t e e d u vn

thuvien.hcmute.edu.vnfacebook.com/hcmute.lib

4 4

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

Phần I: KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 6

I KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 6

1 Khái niệm 6

2 Ý nghĩa của làm việc nhóm 6

3 Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc hiệu quả

9 3.1 Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả 9

3.2 Giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm

10 3.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch 10

4 Các yếu tố và kỹ năng để làm việc nhóm hiệu quả 10

4.1 Các yếu tố 10

4.2 Các kỹ năng 11

II KỸ NĂNG TIẾP NHẬN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN 12

1 Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước

12 1.1 Khái niệm văn bản 12

1.2 Văn bản quản lý nhà nước 13

1.3 Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật 13

1.4 Các loại văn bản hành chính thông dụng 13

1.4.1 Văn bản hành chính thông thường 13

1.4.2 Văn bản hành chính cá biệt 14

1.5 Văn bản chuyên môn – kỹ thuật 14

1.5.1 Văn bản quy phạm pháp luật 14

1.5.2 Văn bản hành chính thông thường 16

2 Kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng 16

2.1 Thông báo 16

2.1.1 Cấu trúc của một thông báo 16

2.1.2 Các loại thông báo thường sử dụng 17 2.2 Công văn 18 2.3 Tờ trình 19

6 6

III KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO 19

1 Sự ra đời và bản chất của nhà nước 19

1.1 Yêu cầu của báo cáo 19

1.2 Phân loại báo cáo 20

2 Các bước cơ bản để viết báo cáo 20

IV KỸ NĂNG GIAO TIẾP 22

1 Khái niệm giao tiếp 22

2 Các hình thức giao tiếp cơ bản trong hành chính 23

2.1 Theo cách tiếp xúc của giao tiếp 23

2.2 Theo tính chất của giao tiếp 23

2.3 Dựa vào tâm thế của giao tiếp 24

Phần II: GIỚI THIỆU CÁC DỊCH VỤ THƯ VIỆN HCMUTE 25

Phần III: XÂY DỰNG THƯ VIỆN SÁCH ĐIỆN TỬ LIÊN KẾT PHÁT HÀNH ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 28

Phần IV: SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC HIỆU QUẢ CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU TRỰC TUYẾN TRONG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 4.0 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được

khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “Trí tuệ tập

thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân” Người ta coi

các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lựctrong một tổ chức

Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm là tập hợp các thành viên có sốlượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung chonhau, có sự chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung

2 Ý nghĩa của làm việc nhóm

Trong hoạt động hàng ngày, chúng ta luôn có những hoạt động sinhhoạt và làm việc tập thê, làm việc nhóm Kết quả của các công việc nàytùy thuộc vào khả năng của các thành viên trong nhóm Để phát huyđược hết khả năng, tiềm năng, tố chất của các thành viên, chúng ta phải

có những kỹ năng cần thiết và hiểu được một cách đúng nhất về ý nghĩacủa làm việc nhóm, làm việc tập thể Do vậy, ý nghĩa của làm việc nhómbao gồm một số mặt sau:

- Phân công công việc

Hoạt động nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trongcác tổ chức với các mục tiêu để phân công công việc và phối hợp công

8 8

việc Trong thực tế có những công việc mà một cá nhân không đủ khảnăng giải quyết hoặc giải quyết hiệu quả không cao, vì thế, lựa chọn làm

việc nhóm là phương pháp thực hiện công việc hợp lý nhất Theo đó mỗithành viên trong nhóm sẽ tham gia đóng góp vào nội dung làm việcchung của nhóm để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đối với vấn đề và yêucầu công việc mà nhóm được giao Mỗi thành viên trong nhóm khi tiếpnhận phần việc của mình sẽ phải có sự tương tác với công việc của cácthành viên khác trong nhóm.

- Quản lý và kiểm soát công việc

Làm việc nhóm cũng để tăng cường quản lý và kiểm soát côngviệc, bởi vai trò và trách nhiệm của nhóm sẽ khiến các thành viên củanhóm phải có sự xem xét toàn diện công việc được giao Trong nhóm,hoạt động của mỗi thành viên sẽ được kiểm soát bằng những quy chế làmviệc đã được cả nhóm thống nhất Mỗi thành viên sẽ chịu sự quản lý củangười phụ trách nhóm, điều chỉnh hành vi giao tiếp, giải quyết vấn đềtheo khuôn khổ quy chế đã đề ra

- Giải quyết vấn đề và ra quyết định

Làm việc nhóm là dịp để mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng với nhữngphát kiến của mình Từ những ý kiến quan điểm và giải pháp khác nhau,thông qua hoạt động nhóm sẽ thống nhất các nội dung, vấn đề về mộtmối, tránh được sự chủ quan, độc đoán

- Thu thập thông tin và các ý tưởng

Làm việc nhóm là quá trình thu nạp thông tin và các ý tưởng hiệuquả nhất Mỗi thành viên trong quá trình, làm việc tham gia đóng góp ýkiến cũng tức là cung cấp thông tin liên quan đến các vấn đề cần giảiquyết Cũng chính trong quá trình làm việc nhóm, các ý tưởng khác nhau

sẽ được đề xuất, tạo nên sự đa dạng trong việc kiếm tìm các giải phápcho vấn đề cần giải quyết Nhờ đó nhóm có cơ hội lựa chọn nhiều hơncho những quyết định cuối cùng

10 10

- Xử lý thông tin

Trên cơ sở các nguồn dữ liệu, cứ liệu đã được cung cấp, nhóm sẽphải lựa chọn những thông tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đềnhóm cần giải quyết Việc xử lý thông tin sẽ do tập thể nhóm quyết địnhvới cái nhìn đa chiều, đa diện và đảm bảo tính khách quan Sự tham giacủa các thành viên trong nhóm thực chất hướng tới tiêu chí này.

- Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết

Một nhóm hiệu quả sẽ là nhóm cỏ sự phối hợp chặt chẽ3 tăngcường được sự tham gia của các thành viên trong nhóm, thậm chí là sựtham gia của những người ngoài nhóm theo sự thống nhất ứao đổi, họchỏi của cả nhóm Nhóm phối hợp tốt là nhóm phát huy được tối đa khảnăng của các thành viên vì mục tiêu chung của cả nhóm Nhóm phối hạptốt là nhóm mà các thành viên đều tuân thủ theo những cam kết đã đượcthông qua trước cả nhóm, không có quan điểm cá nhân trong quyết địnhcuối cùng của nhóm

- Đàm phán và giải quyết xung đột

Làm việc nhóm sẽ tăng cường mối quan hệ giao tiếp Mọi ý kiến cánhân đưa ra đều được xem xét trên quan điểm của cả nhóm Để thuyếtphục các thành vỉên khác, những ý kiến, giải pháp đưa ra phải dựa trên sựthương thuyết với những luận điểm, luận cứ và luận chứng xác đáng

- Thỏa mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản thân trong các mối quan hệ với những người khác

Làm việc nhóm đáp ứng được nhu cầu quan hệ xã hội Quá trìnhlàm việc nhóm cũng là quá trình kết nối, tìm hiểu về nhau của các thànhviên trong cùng một nhóm, đồng thời cũng là quá trình tự ý thức của bảnthân mỗi người trong mối tương quan với các thành viên khác của nhóm,

từ đó điều chỉnh hành vi, ngôn ngữ, thậm chí cả tính cách cho phù hợpvới tập thể nhóm

12 12

- Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể

Thông qua nhóm, mỗi cá nhân có cơ hội tự điều chỉnh mình trên cảphương diện giao tiếp, khả năng phối hợp và kiến thức, nhận được sựgiúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể Thế mạnh trong khả năng

và trình độ được phát huy, và bên cạnh đó những điểm yếu của mỗi cánhân cũng sẽ được khắc phục

- Chia sẻ, thông cảm khi củng tạo nên một thành quả lao động cụ

thể

Nhóm cũng là nơi có thể chia sẻ, thông cảm và tìm được cộnghưởng khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể Ý thức về tráchnhiệm cá nhân trong nhóm, thành quả công việc của nhóm ảnh hưởngtrực tiếp đến từng cá nhân đã tạo nên sự đồng cảm giữa các thành viêntrong nhóm

3 Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc hiệu quả 3.1 Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả

Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự camkết làm việc hiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thểtrong nhóm

Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhấttrí hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân Khi có xung đột phải đượcgiải quyết và được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực

Mọi chiến lược hành động và quyết định không bị chi phối bởi một

cá nhân

Giao tiếp nhóm hiệu quả nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm vàcách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến vàhành động của nhau

14 14

Phải có sự chia sẻ quyền lực để kích thích phát triển năng lực, cánhân và sở thích Giữa các thành viên nên có sự chia sẻ tầm nhìn, tráchnhiệm và mức độ đáp ứng

3.2 Giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm

3.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cầnthiết cho việc thực hiện làm việc nhóm Giai đoạn này cần lựa chọnnhóm trưởng Đây là việc quan trọng bởi vai trò điều tiết của trưởngnhóm Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể,

rõ ràng, dễ hiểu Mục tiêu phải có sự định lượng để có thề đánh giả

3.2.2 Giai đoạn thực hiện

Để thực hiện làm việc nhóm, tnrớc hết, cần tạo điều kiện để cácthành viên trong nhóm hiểu về nhau Bên cạnh đó cũng cần xây dựng cácnguyên tắc làm việc, tạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp cận và thựchiện các nhiệm vụ, đồng thời cũng xác định trách nhiệm của mỗi thànhviên với kết quả chung

Kết quả làm việc nhóm được đảm bảo thông qua hoạt động chung

và hoạt động của mỗi thành viên trong nhóm Nhóm cũng thảo luận đề ra

kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính hoàn thành và chuển

bị cho các hoạt động tiếp theo

Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn bộ phầnviệc của mỗi thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng lịchtrình và có kết quả Sau khi hoàn thành, nhóm cần trao đổi, rút kinhnghiệm, có thể khen thưởng hoặc quy trách nhiệm đối với các thành viên

4 Các yếu tố và kỹ nắng để làm việc nhóm hiệu quả

4.1 Các yếu tố

- Yếu tố bên trong: Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và

sự hợp tác của các thành viên trong nhóm, khả năng điều hành củatrưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…

16 16

- Yếu tố bên ngoài: Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điềukiện làm việc, quy mô nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối vơi kết quả làm

việc của nhóm, những thuận lợi và khó khăn từ yếu tố khách quan đối vớicông việc của nhóm

4.2 Các kỹ năng

- Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất Cácthành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau Kỹ năng nàyphản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên Lắng nghe không chỉtiếp nhận ý kiến mà còn thanh lọc, phân tích và lựa chọn ý kiến, cần thểhiện thái độ khi lắng nghe bằng cử chỉ, ánh mắt và tư thế Khi người trìnhbày ý kiến cảm nhận được cử tọa đang chú ý sẽ cảm thấy tự tin và phấnkhích hơn; cần thể hiện thái độ lắng nghe với sự quan tâm thực sự

- Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thểnhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đềcho các thành viên khác của họ Chất vấn phải trên tinh thần tôn trọngđối tác, giàu thiện chí; không chất vấn quá dài; không chất vấn bằng thái

độ gay gắt; mọi nội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ

- Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng

đã đưa ra Đồng thời cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồngtình với ý kiến của minh Sức thuyết phục không chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ,hành vi mà còn cả ở sự chân thành, thân thiện

- Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến củanhững người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biếnchúng thành hiện thực Tôn trọng người khác cũng chính là tôn trọngchính mình Tôn trọng cũng là một hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợcho lòng nhiệt tâm đối với công việc

- Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau vàbiết cách tiếp nhận sự giúp đỡ; sự trợ giúp làm tăng cường khả năng củacác cá nhân tạo mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm

12 12

- Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày, chia sẻ nhữngsuy nghĩ của mình cho nhau, sẻ chia là yếu tố dễ dẫn đến sự gắn kết mọingưòi với nhau

- Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việcnhóm Thiếu khả năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm

sẽ không thể thực hiện Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhauthực hiện kế hoạch đã đề ra Phối hợp cần đồng bộ và nhất quán

Ngoài ra, cần rèn luyện các kỹ năng sau:

- Khả năng thuyết phục - Sự tin tưởng

- Khả năng làm việc dưới áp lực - Bình tĩnh

- Tôn ừọng đồng nghiệp - Khả năng hợp tác

- Khả năng tổ chức công việc - Kỹ năng giao tiếp

- Khả năng kiểm soát tình huống - Tinh thần lạc quan

- Tinh thần trách nhiệm - Lòng kiên trì

- Sự quyết tâm - Nhạy bén

II KỸ NĂNG TIẾP NHẬN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước

1.1 Khái niệm văn bản

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:

Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trongcác hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”

Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là mộtchỉnh thể, ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể cómột đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổchức theo một kết cấu chặt chẽ”

Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứuhành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằngmột ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.

14 14

1.2 Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lýthành vănn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước banhành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhànước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnhcác mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhànước với các tổ chức và công dân

1.3 Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước cóthẩm quyền ban hành theo thủ tục trình tự luật định, trong đó có các quytắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nướcđảm bảo thực hiện

1.4 Các loại văn bản hành chính thông dụng

1.4.1 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tintrong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về mộtchủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơquan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị;thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặcgiữa tổ chức và công dân Văn bản hành chính đưa ra các quyết địnhquản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luậthoặc văn bản cá biệt

Văn bản hành chính thông thường gồm: Công văn; Thông cáo;Thông báo; Báo cáo; Tờ trình; Biên bản; Dự án, Đề án; Kế hoạch,chương trình; Diễn văn; Công đỉện; các loại giấy tờ (giấy mời, giấy điđường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, ); các loại phiếu (phiếu gửi,phiếu báo, phiếu trình,…)

1.4.2 Văn bản hành chính cá biệt

Là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính ápdụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hànhtheo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụngmột lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ

Văn bản hành chính cá biệt gồm: Lệnh, Nghị quyết, Nghị định,Quyết định, Chi thị; Điều lệ, Quy chế, Quy định,…

1.5 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hànhcủa một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bảnnày phải tuân thủ theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không tùytiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa.Văn bản kỹ thuật là những văn bản được hình thành trong một sốlĩnh vực như kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thủyvăn, Đó là các bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu, và đưa vào áp dụngthực tế trong đời sống xã hội

Căn cứ vào cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơquan, đơn vị ta có thể phân loại văn bản thành những loại sau:

1.5.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước cóthẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quytắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nướcđảm bảo thực hiện

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật gồm:

- Hiến pháp

- Bộ Luật, Luật, Nghị quyết của Quốc hội

16 16

- Pháp lệnh, Nghị quyết của ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghịquyết liên tịch giữa ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch ủyban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

- Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

- Nghị định của Chính phủ; Nghị quyết liên tịch giữa Chính phủvới Đoàn Chủ tịch ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

- Nghị Quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

- Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; Thông tư củaViện trường Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tư của Bộ trường,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa ánnhân dân tối cao với Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Thông

tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh ánTòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;Quyết định của Tổng Kiểm toàn Nhà nước

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương (gọi chung là cấp tỉnh)

- Quyết định của ủy ban nhân dân cấp tỉnh

- Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn

vị hành chính - kinh tế đặc biệt

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phốtrực thuộc tỉnh, thành phổ thuộc thành phố trực thuộc trung ương (gọichung là cấp huyện)

- Quyết định của ủy ban nhân dân cấp huyện

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (gọichung là cấp xã)

- Quyết định của ủy ban nhân dân cấp xã

1.5.2 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường gồm:

- Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, côngvăn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu,công văn giao dịch, công văn phúc đáp )

- Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờtrình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,

2 Kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng 2.1 Thông báo

Thông báo là một văn bản hành chính thông thường dùng để truyềnđạt nội dung một quyết định, tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan đểbiết để thực hiện Thông báo còn được dùng để giới thiệu một chủ trươngmột chính sách được thể chế hóa bằng văn bản thích hợp

2.1.1 Cấu trúc của một thông báo

Thường gồm ba phần :

- Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo,đối tượng tiếp nhận thông báo Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩmquyền cao hơn (thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ trong phần

mở đầu

-Phần nội dung: Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp

2.1.2 Các loại thông báo thường sử dụng

- Thông báo truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương,một chính sách mới

Nội dung cần thể hiện:

+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt;

+ Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt;

+ Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện

- Thông báo một sự việc, một tin tức

Nội dung thể hiện:

+ Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự người chủ trì cuộc họp;+ Tóm tắt các quyết định của hội nghị cuộc họp;

+ Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có)

- Thông báo về nhiệm vụ được giao

Nội dung cần thể hiện:

+ Ghi gắn gọn đầy đủ nhiệm vụ được giao;

+ Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ;

+ Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện

- Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản

lý và lãnh đạo

Nội dung cần thể hiện:

+ Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại,

+ Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý;

+ Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý;

+ Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc)

Cấu trúc thông thường của công văn hành chính gồm 3 phần :

- Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn.Thông thường, phần mở đầu được trình bày bằng một câu đơn có thànhphần phụ là trạng ngữ chỉ mục đích hoặc trạng ngữ chỉ tình thế

- Phần nội dung trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin.Tùy theo vấn đề công văn đề cập đến mà người soạn thảo có thể viếtthành một đoạn văn hay một câu dài Nếu có nhiều vấn đề cần phải traođổi hoặc trả lời, người soạn thảo có thể trình bày phần nội dung bằng hệthống đề mục (đánh số Ả rập) Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõràng mạch lạc, liên quan logic với nhau nhằm thể hiện được mục tiêu củacông văn

- Phần kết thúc: trong nhiều trường hợp, phần kết thúc chỉ mangtính hình thức, nhưng cũng rất cần thiết Nếu là công văn mời họp, phầnkết thúc thông thường là: “Đề nghị , đến dự buổi họp đầy đủ và đúnggiờ để buổi họp thu nhiều kết quả…” Trong một số công văn khác, phầnkết thúc là lời chào trân trọng hoặc nêu yêu cầu đối với cá nhân, cơ quan,

tổ chức nhận được văn bản Trong phần kết thúc công văn, người soạnthảo cần đặc biết lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng vănbản: gửi cho cơ quan cấp trên, gửi cho cơ quan ngang hàng hoặc gửi chocấp dưới để lựa chọn văn phong phù hợp

2.3 Tờ trình

Tờ trình là một loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hay cơquan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch để xin phêduyệt, vấn đề mới có thể là một chủ trương, phương án công tác, chínhsách, tiêu chuẩn, định mức hoặc bãi bỏ một văn bản, quy định khôngcòn phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội

Kết cấu của Tờ trình gồm 3 phần:

- Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực củatình hình để làm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế đểthấy được tính cần kíp của đề xuất

- Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, dự kiếnnhững vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; nêunhững khó khăn, thuận lợi và biện pháp khắc phục Phần này cũng có thểtrình bày những phương án Luận điểm và luận chứng được trình bày cần

cụ thể, nêu rõ sự việc hoặc những số liệu có thể xác minh để làm tăng sứcthuyết phục của đề xuất

- Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới; đề nghịcấp trên xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực hiện Có thểnêu phương án dự phòng nếu cần thiết

III KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

1 Các loại báo cáo và yêu cầu của báo cáo

1.1 Yêu cầu của báo cáo

Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác: thực tế như thếnào thì viết như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn Người viết báo cáokhông được che dấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vàonhững chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế

Báo cáo cụ thể, trọng tâm: báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên

và người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các

quyết định quản lý, vì vậy không được viết chung chung, tràn lan, vụnvặt mà phải cụ thể và có trọng tâm.

Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng: mục đích chính của báo cáo làphục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ cho kinh doanh nên phảinhanh chóng và kịp thời

1.2 Phân loại báo cáo

Căn cứ vào nội dung, báo cáo được chia thành các loại sau:

- Báo cáo công tác: Gồm báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết

- Báo cáo chuyên đề: Báo cáo đi sâu vào một vấn đề trong hoạtđộng của cơ quan, doanh nghiệp Mục đích nhằm tổng hợp, phân tích,nhận xét và đề xuất các giải pháp cho vấn đề được nêu trong báo cáo

- Báo cáo chuyên môn: Được thành lập theo yêu cầu của ngànhhoặc cơ quan đơn vị sử dụng

- Báo cáo chung: đề cập khái quát tất cả các mặt của toàn bộ vấn