Truyền thông, vận động và tổ chức sự kiện trong hoạt động thư viện báo cáo sinh hoạt chuyên đề

Truyền thông marketinghướng tới mục đích giới thiệu một cách đầy đủ và chính xác nhất tất cảcác hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và nguồn lực của các thư viện, nhằm: - Nâng cao nhận thức, sự

BÁO CÁO SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG

VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

TP HỒ CHÍ MINH - Tháng 10/2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

********

BÁO CÁO SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

3 3

LỜI NÓI ĐẦU

Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh có quátrình hình thành và phát triển lâu dài, trong 57 năm qua (05/10/1962 -05/10/2018) Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

là cơ sở đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ giáo viên dạy nghề, giáo viên dạy

kỹ thuật; Trường còn là nơi đào tạo kỹ sư công nghệ cung cấp nguồnnhân lực trực tiếp cho khu vực phía Nam

Nhu cầu về số lượng và chất lượng đội ngũ giáo viên dạy nghềđang là một nhu cầu hết sức bức thiết Cùng với những cải cách trongcông tác quản lý nhà nước về dạy nghề, việc củng cố các trường đào tạogiáo viên kỹ thuật và dạy nghề đang là mối quan tâm lớn của Ðảng vàNhà nước hiện nay

Ðể làm tốt những chức năng nhiệm vụ được giao; cán bộ, viênchức và sinh viên của Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ ChíMinh đang đem hết khả năng và nhiệt tình của mình để giữ vững vị tríđầu ngành trong hệ thống sư phạm kỹ thuật và phấn đấu trở thành trườngđại học trọng điểm trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam, ngang tầmvới các trường đại học uy tín trong khu vực Đông Nam Á

Thực hiện mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất

lượng năm học 2018 - 2019 cùng với chủ đề năm học: “Sáng tạo thông qua học theo dự án - Innovation through Project – Based Learning”

Nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ thư viện bằngviệc triển khai tổ chức sinh chuyên đề trở thành hoạt động thường xuyênnhằm chia sẻ, học tập, giúp đỡ nhau giữa cán bộ thư viện để phát huy khảnăng sáng tạo, đóng góp sáng kiến kinh nghiệm nâng cao chất lượngphục vụ, đáp ứng yêu cầu đổi mới toàn diện giáo dục đại học của nhàtrường

Thư viện ĐH SPKT TP.HCM

028.38969920

thuv i e nspkt@h c mu t e e d u vn thuvien.hcmute.edu.vnfacebook.com/hcmute.lib

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3 Phần I: TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN 5

I KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA TRUYỀN THÔNG, VẬNĐỘNG TRONG HOẠT ĐÔNG THƯ VIỆN 5

II NỘI DUNG CỦA TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG TRONGTHƯ VIỆN 9III TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN 11

IV CÁC SỰ KIỆN THƯỜNG ĐƯỢC TỔ CHỨC TRONG THƯVIỆN 18

Phần II: GIỚI THIỆU CÁC DỊCH VỤ THƯ VIỆN HCMUTE 22 Phần III: XÂY DỰNG THƯ VIỆN SÁCH ĐIỆN TỬ LIÊN KẾT PHÁT HÀNH ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 25 Phần IV: SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC HIỆU QUẢ CÁC CƠ SỞ

DỮ LIỆU TRỰC TUYẾN TRONG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 4.0 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

5 5

Phần I

CHUYÊN ĐỀ TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG

VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

I KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VỆN

1 Khái niệm:

1.1 Truyền thông

Hiểu theo nghĩa chung nhất, truyền thông là sự trao đổi thông điệpgiữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm đạt được sựhiểu biết lẫn nhau

Truyền thông có vai trò quan trọng, là một trong những yếu tố hàngđầu làm cho con người tự nhiên trở thành con người xã hội và thúc đẩy

xã hội phát triển không ngừng Xã hội càng phát triển, càng tạo ra cácđỉều kiện thuận lợi cho sự mở rộng nhu cầu, quy mô, tăng cường tính đadạng và hiệu quả của hoạt động truyền thông Ngày càng có nhiều ngươitham gia vào các giao tiếp xã hội, điều kiện đó làm cho truyền thông trựctiếp giữa các cá nhân không thể nào đáp ứng được nhu cầu và đòi hỏi của

xã hội Con người tìm đến những quá trình truyền thông ở quy mô lớnnhờ sự giúp đỡ của các phương tiện kỹ thuật thông tin mới Nói cáchkhác, các phương tiện thông tin đại chúng trở thành người điều khiển chocác quá trình giao tiếp mang tính xã hội rộng rãi Đó chính là tiền đề cho

sự ra đời một khái niệm mới: truyền thông đại chúng

Truyền thông đại chúng là hoạt động giao tiếp xã hội rộng rãi,thông qua các phương tiện thông tin đại chúng Xét về mặt bản chất,truyền thông đại chứng chính là một phương thức biểu hiện mới của

7 7

truyền thông xã hội Nói đến truyền thông đại chúng, trước hết là nói đếnđối tượng tham gia là các nhóm, các cộng đồng xã hội rộng rãi bởi truyềnthông đại chứng đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu giao tiếp mang tínhphổ biến và tạo ra hiệu quả ở quy mô và phạm vi xã hội rộng lớn

Để thực hiện được hoạt động truyền thông trên phạm vi và quy môrộng lớn cần phải có các phương tiện kỹ thuật phù hợp Cùng vói sự pháttriển của khoa học và công nghệ, các phương tiện kỹ thuật phục vụtruyền thông ngày càng phát triển đa dạng hơn, mang lại hiệu quả truyềnthông ngày càng cao hơn

1.2 Vận động xã hội:

Vận động là hành động (nói hay viết) để ủng hộ một vấn đề nào đó.Vận động xã hội là việc vận động các tầng lớp nhân dân trong xã hộihướng đến, ủng hộ một hoạt động nào đó

1.3 Truyền thông, vận động trong hoạt động thư viện

Truyền thông, vận động được thực hiện trong phạm vi thư viện vàgiữa các thư viện

Truyền thông trong thư viện được thực hiện ở hai cấp độ khác

- Truyền thông giữa các nhân viên thư viện: Truyền thông trongnội bộ đội ngũ nhân viên thư viện tác động lên cách thức mà thư việnđược quản lý Hoạt động truyền thông trong nội bộ tổ chức phải đa chiều

từ trên xuống, từ dưới lên và giữa các đối tượng trong tổ chức Trên thực

tế, các cuộc hội họp diễn ra trong nội bộ thư viện không phải lúc nàocũng hội tụ đầy đủ toàn bộ nhân sự của thư viện Vì vậy, việc truyền đạtcác giải pháp, quyết định là kết quả của cuộc họp cần phải đến được vớimọi nhân viên thư viện dưói hình thức chính thức hay không chính thứcnhằm giúp mọi người hiểu và thực thi các giải pháp, quyết định đó

7 7

- Truyền thông giữa người dùng và nhân viên thư viện: Người dùngthư viện cần truyền thông để đạt được mục đích tìm kiếm thông tin và họmong muốn Truyền thông là trao đổi thông tin vì vậy cần có từ hai đốitượng trở lên mới có thể thực hiện được Khi một người dùng đến thưviện để tìm kiến các nguồn lực thông tin và được trợ giúp bởi mệt nhânviên thư viện phụ trách mảng tham khảo, đó chính là lúc hoạt độngtruyền thông diễn ra Thông tin được trao đổi và thụ nhận: nhân viêntham khảo hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin, kết nối giữa các nguồnlực thông tin, đưa ra câu hỏi người dùng để tìm hiểu rõ hơn nhu cầu/ yêucầu thông tin của họ và phục vụ họ những tài liệu họ cần Bàn lưu thôngcũng là một trong những nơi tiêu biểu diễn ra hoạt động truyền thônggiữa người dùng và nhân viên thư viện khi người dùng trao đổi với nhânviên về các vấn đề họ quan tâm, mượn hoặc trả tài liệu thư viện Mộthình thức truyền thông quan trọng nữa giữa người dùng và nhân viên thưviện là khi thư viện muốn thông tin đến người dùng những thay đổi trongchính sách hay dịch vụ của thư viện Các sự kiện tại thư viện (nói chuyệnchuyên đề, trưng bày, triển lãm, các khóa học, ) được thông báo qua cácphương tiện: tờ rơi, áp phích, báo, đài, truyền hình, website thư viện,trang mạng xã hộỉ của thư viện,

2 Mục đích, ý nghĩa của truyền thông, vận động trong hoạt động thư viện

Truyền thông, vận động là một hoạt động mang tính xã hội Hoạtđộng này dù vô tình hay hữu ý được thực hiện dưới nhiều hình thức trongđời sống hàng ngày, thông qua các kênh bằng lời hoặc không bằng lờinói Mọi cơ quan tổ chức đều có mục đích hoạt động của riêng mình.Truyền thông vì vậy giữ một vai trò vô cùng quan trọng, truyền thông

thất bại cũng đồng nghĩa với việc gây tác động tiêu cực tới hiệu quả côngviệc và thiếu những định hướng cho công việc Truyền thông là sự thiết

9 9

lập ý nghĩa và sự thấu hiểu giữa người với người Công tác quản lý thưviện có nhiệm vụ kiểm soát và giám sát toàn bộ thư viện, công tác này sẽkhông thể thực hiện tốt nếu thiếu công tác truyền thông hiệu quả Thưviện là tổ chức hướng tới việc phục vụ người dùng Bởi vậy, thư việnluôn cần tìm ra những hình thức, phương thức và biện pháp để thiết lập ýnghĩa và sự thấu hiểu giữa người dùng và đội ngũ nhân viên thư việnnhằm đạt được mục tiêu hoạt động đã đề ra Theo Reitz (2004), quản lýthư viện là việc kiểm soát và giám sát một thư viện hay một hệ thống thưviện, bao gồm các hoạt động: lập kế hoạch, dự trù ngân sách, hoạch địnhchính sách, quản lý con người, quan hệ công chúng và đánh giá chươngtrình kèm theo trách nhiệm đối với kết quả của mọi hoạt động

Truyền thông marketing là một trong bốn nhóm công cụ chủ yếucủa marketing - mix mà một cơ quan thông tin thư viện có thể sử dụng đểtác động vào người dùng tin nhằm đạt được mục đích của mình Bản chấtcủa hoạt động truyền thông marketing là truyền tin về sản phẩm và tổchức tới ngưòi dùng tin để thuyết phục họ sử dụng sản phẩm Nói cáchkhác, truyền thông marketing là tất các các phương thức liên kết được sửdụng hướng tới người dùng Giúp người dùng biết đến sản phẩm mìnhcần, các lợi ích nhờ việc khai thác, sử dụng sản phẩm đó, cũng như cáchthức có thể khai thác, sử dụng được sản phẩm Truyền thông marketinghướng tới mục đích giới thiệu một cách đầy đủ và chính xác nhất tất cảcác hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và nguồn lực của các thư viện, nhằm:

- Nâng cao nhận thức, sự hiểu biết và hình thành thói quen, tậpquán ở mọi thành viên trong xã hội đối với việc khai thác, sử dụng thôngtin;

- Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng các nguồn lực của cơ quanthông tin - thư viện;

- Nâng cao khả năng của các cơ quan thông tin - thư viện trongviệc đáp ứng nhu cầu thông tin của mọi thành viên trong xã hội;

- Nâng cao hiệu quả đầu tư của xã hội đối với các cơ quan thông tin

- thư viện

II NỘI DUNG CỦA TRUYỀN THÔNG, VẬN ĐỘNG TRONG THƯ VIỆN

1 Các phương pháp truyền thông, vận động

1.1 Phương pháp truyền thông

Các kỹ thuật truyền thông đã trải qua quá trình phát triển lâu dài.Trong quá trình đó, loài người đã sáng tạo ra các loại hình phương tiệntruyền thông khác nhau Căn cứ vào tính chất kỹ thuật và phương thứcthực hiện truyền thông, vận động, người ra chia thành nhiều phương pháptruyền thông khác nhau:

+ Phương pháp truyền thông trực tiếp: trao đổi bằng ngôn ngữ.+ Phương pháp truyền thông gián tiếp: trao đổi thông qua cácphương tiện truyền thông: sách, báo, tờ rơi, pano, áp phích; phát thanh,truyền hình; quảng cáo; internet, mạng xã hội,

- Phương pháp vận động

+ Vận động cá nhân

+ Vận động nhóm

1.2 Các bước cơ bản trong quá trình truyền thông vận động

1.2.1 Các bước cơ bản trong quá trình, truyền thông

- Truyền thông trực tiếp:

+ Lắng nghe nhu cầu của đối tượng;

+ Bổ sung những thông tin còn thiếu, mô tả chính xác điều đốitượng nên làm và lợi ích của hành vi mới;

1 0 10

+ Tìm hiểu khó khăn mà đối tượng gặp phải khi thực hiện hành vimới và thỏa thuận cách giải quyết;

+ Kiểm tra xem đối tượng có hiểu những điều vừa nghe không;+ Động viên - khuyến khích họ làm theo;

+ Đạt được cam kết họ sẽ làm trong tương lai

- Truyền thông gián tiếp

+ Xác định vấn đề sẽ truyền thông;

+ Nghiên cứu, tập họp thông tin, tư liệu;

+ Lựa chọn phương thức truyền thông gián tiếp để chuẩn bị nộidung cho phù hợp (qua phương tiện in ấn như sách, báo, tạp chí, bản tin,

tờ rơi, áp phích, pano,…; qua phương tiện truyền thanh như đài phátthanh, loa phát thanh, ; qua phương tiện truyền hình; qua mạng internetnhư website, mạng xẩ hội, );

+ Tổ chức truyền thông gián tiếp và xử lý những vấn đề bất cập,phát sinh

1.2.2 Các bước cơ bản trong quá trình vận động

1.3 Các kỹ năng truyền thông, vận động

- Kỹ năng truyền thông:

+ Làm quen, giới thiệu

+ Kỹ năng lắng nghe

+ Kỹ năng hỏi

+ Kỹ năng tổ chức cuộc họp

+ Kỹ năng chia nhóm, tổ chức thảo luận nhóm

+ Kỹ năng viết bài cho bản tin/ báo/ đài/ trang tin điện tử

+ Kỹ năng chụp ảnh, làm phim

11 11

+ Kỹ năng sử dụng các phương tiện truyền thông đại chung

- Kỹ năng vận, động

+ Kỹ năng xác định vấn đề sẽ vận động: nắm bắt, lựa chọn vấn đề;phân tích đối tượng, nhóm đối tượng trực tiếp và gián tiếp; phân tíchmạng lưới xã hội, sự ảnh hưởng của mạng lưới xã hội;

+ Kỹ năng nghiên cứu và phân tích các vấn đề sẽ vận động: phântích các vấn đề theo khung SWOT; xây dựng và phân tích cây vấn đề;phân tích các yếu tố (ủng hộ / cản trở sự thay đổi): các yếu tố chính trị,các yếu tố kinh tế - xã hội, các yếu tố khoa học - kỹ thuật và môi trường

1.4 Các công cụ truyền thông, vận động

- Công cụ truyền thông:

+ Các công cụ dạng in ấn: sách, báo, tạp chí, tờ rơi, pano, ápphích,

+ Các công cụ điện tử: máy tính, máy ảnh số, máy quay phim, băng

+ Các công cụ trực tuyến: internet, mạng xã hộị

- Các công cụ vận động:

+ Cây vấn đề

+ Phân tích chuỗi thời gian

+ Phân tích thống kê/ mô tả

+ Phân tích, đánh giá thông qua so sánh chéo/ so sánh cặp đôi.+ Phân tích chính sách

III TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

1 Khái niệm

Theo Lưu Văn Nghiêm (2007), tổ chức sự kiện là một quá trìnhbao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùngvới việc sử dụng máy móc, thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch

vụ đảm bảo toàn bộ công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể

nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đốitượng tham gia sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu củakhách hàng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động quảng bá thườngđược các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng nhằm mục đích nângcao hình ảnh của tổ chức, kích thích nhu cầu và thị hiểu của khách hàng

về các sản phẩm và dịch vụ của công ty Hơn nữa, hoạt động tổ chức sựkiện cũng là hình thức để các cơ quan, tổ chức hướng đến các khách hàngmục tiêu để sử dụng sản phẩm, dịch vụ và tăng lợi nhuận cho tổ chức.Trong khi đó, đối với các cơ quan, tổ chức phi lợi nhuận như cơ quanthông tin thư viện thì tổ chức sự kiện vẫn thường xuyên được tổ chức và

2 Quá trình tổ chức sự kiện

Quá trình tổ chức sự kiện có sự kéo dài về thời gian, từ các côngviệc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện, tiếp đến là không gian cụ thể,những nơi diễn ra các hoạt động trên Trong quá trình đó, các hoạt động

sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã chuẩn bị trước Dòngcông việc trong tổ chức sự kiện được khái quát hóa như sau:

sự kiện

Bế mạc

sự kiện

14 14

Công việc Công việc Công việc chuẩn bị trong sự sau sự

2.1.2 Mục đích sự kiện

Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà cònchi phối hiệu quả ngân sách Trước khi tổ chức sự kiện, phải trả lời cáccâu hỏi:

+ Có nên tổ chức sự kiện không? Sự kiện có xứng đáng với ngânsách, bỏ ra không? Có thỏa mãn được nhu cầu, mong muốn của nhà tổchức sự kiện không?

+ Tổ chức sự kiện nhằm đạt mục tiêu gì? Mục tiêu của sự kiện phải

rõ ràng, thực tế như: tạo hình ảnh, nâng cao uy tín cho thư viện; giànhđược thiện cảm của người tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm;giới thiệu, quảng bá được các tiềm lực của thư viện,

1.1.3 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

+ Thành lập ban tổ chức sự kiện gồm những thành viên thuộc cácthành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên mônnghề nghiệp để chủ động trong thực hiện Mỗi thành viên trong ban tổchức cần được giao những mảng công việc cụ thể, chi tiết trên những lĩnhvực riêng biệt Trưởng ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viêntrong ban;

+ Xác định loại hình sự kiện trước khi lập kế hoạch để quyết địnhđối tượng tham dự, thời điểm, địa điểm và phương thức tổ chức sự kiện;+ Hệ thống hóa, khái quát hóa các hoạt động cụ thể của sự kiện dựatrên mục tiêu của sự kiện, hình thành khung chương trình tổ chức sựkiện, xác định những công việc cần chuẩn bị, xác định mức độ quantrọng của các công việc cần chuẩn bị;

+ Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị trên cơ sở xâu chuỗi cáchạng mục công việc, để tránh sót Xác định các hạng mục chủ yếu, quantrọng, sau đó đến các hạng mục công việc phụ trợ;

+ Xác đinh thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: thời gian cầnthiết để chuẩn bị tổ chức sự kiện, thời gian cho từng hạng mục công việc,mức thời gian dự phòng;

+ Hình dung sự kiện: đây là bước giúp khái quát toàn bộ nội dunghoạt động của sự kiện, dự đoán những mâu thuẫn có thể phát sinh để giảiquyết ngay từ khâu lập kế hoạch Bước này cũng giúp xác định chính xác

số lượng nhân sự cần thiết để thực thi sự kiện, những biện pháp cụ thể và

tổ chức thực hiện công việc sao cho hiệu quả, tránh trùng lặp, sai sót.Thêm vào đó, hình dung sự kiện cho phép cân nhắc tất cả các phương án,nhu cầu tài chính trước khi hoàn tất kế hoạch;

16 16

+ Chú ý các nội dung, yếu tố tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện,đảm bảo sự kiện thành công; bầu không khí trong sự kiện, chuỗi giá trị sựkiện mang lại, phù họp với các đối tượng tham dự

2.1.4 Lập kế hoạch phân bổ ngân sách

Ngân sách được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị vàcho nội dung các hoạt động sự kiện Nhà tổ chức sự kiện cần thực hiệncác công việc sau:

+ Lập bảng chi phí gồm các hạng mục công việc, nội dung hoạtđộng cùng ngân sách dự kiến kèm theo;

+ Sau khi lập bảng cần rà soát, phát hiện những bất hợp lý giữa cáchạng mục để điều chỉnh nếu cần Lưu ý có thể phát sinh chi phí và phụphí

2.2 Tổ chức và tính toán thời gian

- Xây dựng lịch trình, tổ chức: hình dung và chú ý tới tất cả cáccông việc dù là việc nhỏ nhất Tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình xuyên suốtquá trình tổ chức sự kiện Mục tiêu là phải hoàn thành công việc chuẩn bịtrước ngày diễn ra sự kiện để có thời gian rà soát những chi tiết cuốicùng

- Lập bảng phân công công việc: Trưởng ban tổ chức phải nắmvững kịch bản, hiểu rõ sự kiện Mỗi nhân viên phải biết rõ vai trò củamình, làm công việc gì, trong thời gian nào, ở đâu, do ai phụ trách, cầnphân công người giám sát các hạng mục công việc

- Chọn thời gian thực hiện sự kiện sao cho phù hợp với loại sựkiện, thuận tiện cho các đối tượng khách mời

2.3 Khách mời

- Xác định đối tượng khách mời mục tiêu, lên danh sách kháchmời Trong một số trường hợp cần chuẩn bị danh sách khách mời chính

thức và danh sách khách mời dự bị (thay thế cho khách mời chính thức

có thể vắng mặt);

- Chuẩn bị thiếp mời, gửi đến các khách mời trước ngày diễn ra sựkiện 2-3 tuần để họ có thể nhận và phản hồi về việc có tham dự haykhông hoặc trao đổi những thông tin mà họ quan tâm;

- Lập kế hoạch liên quan đến diễn giả (nếu có): tìm hiểu kỹ về diễngiả dự định mời để đảm bảo tính phù họp với sự kiện; mời diễn giả;thông tin cho diễn giả về mục đích sự kiện, đối tượng người nghe, chủ đề

mà diễn giả sẽ nói; thỏa thuận các điều khoản về chi phí và các yêu cầukhác của diễn ra (máy chiếu, màn hình, máy tính, bảng lật, );

- Chú ý lên kế hoạch đối với bên báo, đài tham gia đưa tin về sựkiện (nếu có): hỗ trợ họ trong công việc, tạo điều kiện để họ thu thậpthông tin, phân công ngườỉ tiếp đón, dự trù chi phí,

2.4 Thông báo cho công chúng về sự kiện sắp tổ chức và quảng bá hình ảnh thư viện

Lên kế hoạch thích hợp về thời gian để sử dụng các bảng thôngbáo, áp phích; thông tin trên website, các trang tin của thư viện; gửithông báo đến các nhà tài trợ và các nhóm quan tâm đặc biệt; dán thôngbáo trên cửa thư viện; gửi thông cáo báo chí để quảng bá về sự kiện sắp

tổ chức trên các báo, đài địa phương;

Sử dụng sự kiện để quảng bá hình ảnh thư viện Chuẩn bị tờ rơi,danh thiếp, thẻ đánh dấu sách (có in tên thư viện, thời gian phục vụ,thông tin liên hệ) để phát cho các đối tượng tham dự Chuẩn bị làm thẻcho các bạn đọc mới

2.5 Địa điểm tổ chức

18 18

Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện Mỗi loại địa điểm đều

có ưu thế riêng và phù họp với những sự kiện nhất định, cần xem xét cácvấn đề kèm theo như ngân sách, bàn ghế, bục giảng, trang trí, trang âm,

Trong phòng sự kiện cần chú ý việc sắp đặt, bố trí bàn ghế, trangtrí, sân khấu chu đáo.

2.6 Khách tới sự kiện

- Đưa đón khách: phần lớn khách mới tham dự thường đi bằngphương tiện cá nhân nhưng trong một số trường hợp, do tính chất sựkiện, địa đỉểm và khoảng cách mà nhà tổ chức phải thu xếp đưa đónkhách phù họp sao cho mọi người đều hài lòng và sẵn sàng tham gia sựkiện Chú ý chỗ trí nơi để xe cho khách;

Xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình tổ chức sự kiện;

- Chuẩn bị tiếp đón: nghi thức tiếp đón, các tiện ích cần thiết khác

2.7 Không gian thực hiện sự kiện

- Sân khấu là trung tâm thực hiện sự kiện: cần đảm bảo đủ điềukiện về trang thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng,

- Các yêu cầu khác trong phòng sự kiện: nội thất, ánh sáng, đườnglên xuống sân khấu,

2.8 Tổ chức ăn uống trong sự kiện

- Xác định đồ ăn uống cho sự kiện căn cứ vào phạm vi, mức độ vàmục đích, cân đối với ngân sách cho phép, phù hợp với khách mời

- Chuẩn bị thực đờn trong phạm vi ngân sách cho phép Nhà quản

lý cần nắm được kiến thức về các hình thức ăn uống khác nhau cho sựkiện (tiệc trưa, tiệc tối, tiệc trà giải lao, tiệc tự chọn, )

- Bố trí nhân viên phục vụ hợp lý, tiếp đón chu đón, lịch sự, tộntrọng khách

2.9 Những vấn đề cần quan tâm khác

- Hoạt động giải trí trong sự kiện: phù hợp với sự kiện, đối tượngkhách mời, được lên kế hoạch và chuẩn bị từ trước;

20 20

- Bảng thông báo thư viện tạm ngưng hoạt động trong thời giandiễn ra sự kiện (nếu cần), dán ở cửa thư viện và đăng trên các trang tincủa thư viện;

- Ghi lại sự kiện bằng các hình thức như chụp ảnh, quay phim, để

sử dụng làm tư liệu quảng bả thư viện hoặc tham khảo trong các sự kiệntương lai Cần có sự phân công, chuẩn bị tại những vị trí cụ thể, lên danhsách những hình ảnh cần được ghi, yêu cầu về số lượng, chất lượng, cần chuẩn bị thông cáo báo chí và viết tin bài đăng trên website thư viện

về sự kiện,

- Quà chia tay sự kiện;

- Cảm ơn và chân thành nhận những thiếu sót trong sự kiện

IV CÁC SỰ KIỆN THƯỜNG ĐƯỢC TỔ CHỨC TRONG THƯ VIỆN

Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một hoạt động phổ biếntrong các thự viện và cơ quan thông tin Việc tổ chức sự kiện sẽ góp phầngây sự chú ý cho các sản phẩm, dịch vụ của thư viện, tạo sự quan tâmhơn nữa từ phía người dùng, từ độ kích thích nhu cầu sử dụng các sảnphẩm dịch vụ của người dùng Bên cạnh đó, các sự kiện được tổ chứccũng có vai trò khác nhau đối với người dùng: như giúp người dùng nắmbắt được nhanh chóng các sản phẩm, dịch vụ mới của thư viện; sử dụngđược các sản phẩm dịch vụ có chất lượng; có cơ hội giao lưu, học hỏi,

mở rộng các mối quan hệ trong công việc và cuộc sống,

Thư viện và các cơ quan thông tin tổ chức các sự kiện như hội thảo,hội nghị bạn đọc, các lớp tập huấn cho người làm thư viện, lễ kỷ niệmthành lập thư viện, lễ khai trương, trưng bày, triển lãm tài liệu, cácchương trình thăm quan, tài trợ, các cuộc thi dành cho bạn đọc,

1 Tổ chức hội thảo chuyên đề về lĩnh vực thư viện thông tin

Là một trong những hoạt - động mà các thư viện và cơ quan thôngtin thường tiến hành Hoạt động này sẽ giúp cho người tham gia có cơhội để trình bày những ý tưởng mới, đóng góp ý kiến về những vấn đềphát sinh trong thực tiễn và những vấn đề mới cần được triển khai trongthực hiện Bên cạnh đó, những người tham gia cũng có cơ hội để tiếp thuthêm những kiến thức mới trong lĩnh vực của mình Ngoài ra việc tổchức hội thảo chuyên đề về lĩnh vực thư viện thông tin sẽ giúp các cơquan thư viện thông tin giới thiệu hình ảnh, chức năng, nhiệm vụ, cáchthức hoạt động của thư viện, cũng như các nguồn lực của thư viện như:nguồn tài nguyên thông tin, đội ngũ người làm thư viện và các sản phẩm

và dịch vụ thông tin

2 Hội nghị bạn đọc

Đây là sự kiện được các cơ quan thư viện thông tin tổ chức hàngnăm nhằm trao đổi và lấy ý kiến của người dùng về chất lượng phục vụcủa thư viện, cũng như mức độ thỏa mãn về các sản phẩm dịch vụ thôngtin do thư viện cung cấp Hội nghị cũng là cơ hội để thư viện quảng bá vềhình ảnh, các nguồn lực hiện có và các sản phẩm dịch vụ của mình đểkhuyến khích người dùng sử dụng thư viện

3 Tổ chức các lớp tập huấn cho ngưòì làm thư viện

Mặc dù hoạt động này chỉ hướng tới đối tượng chủ yếu là nhữngngười làm công tảc trong lĩnh vực thư viện thông tin nhưng đây cũng làmột hình thức để thư viện nâng cao hình ảnh của mình Các cơ quan thưviện thông tin có thể phối hợp với một số cơ quan, tổ chức khác để tậphuấn cho đội ngũ những người làm thư viện về các kiến thức, kỹ năngmới