Câu hỏi và đáp án Môn khoa học Hành Chính dành cho học viên TRung cấp lý luận Chính Trị Hành chinh (new) Mô tả: Các cuộc họp là điều thường xuyên diễn ra trong hoạt động của nhà quản lý. Thông thường, nhà quản lý c¬ së dành từ 30 50% thời gian vào các cuộc họp và khoảng ½ số thời gian đó là họ phải thực hiện vai trò chủ trì các cuộc họp. Phân loại cuộc họp: họp nội bộ và họp liên ngành. Cuộc họp nội bộ phòng giao dịch: họp giao ban thường kỳ, họp triển khai thực hiện 1 nhiệm vụ mới, họp để nhận xét, đánh giá phân loại cán bộ...: các cuộc họp này thường diễn ra tại đơn vị, nằm trong phạm vi điều chỉnh của nhà quản lý và dễ kiểm soát. Cuộc họp liên ngành: họp giao ban với Hội đoàn thể, họp Ban đại diện HĐQT, họp theo yêu cầu của Huyện ủy, UBND huyện, các ngành, đoàn thể...: các cuộc họp này thường diễn ra ngoài đơn vị, có thành phần phức tạp và vượt khỏi phạm vi điều chỉnh, kiểm soát của nhà quản lý. Để tổ chức thành công 1 cuộc họp với tư cách là người chủ trì, điều hành, nhà quản lý cần nắm vững 1 số nội dung cơ bản sau:
Trang 1CÂU HỎI THI MÔN KHOA HOC – HÀNH CHÍNH
Câu 1/ Phân tích vận dụng các kỹ năng điều hành công sở của Lãnh đạo, công chức trong cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Liên hệ thực tiễn địa phương tỉnh Quảng Ngãi?
II MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ
1 Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp
Các cuộc họp là điều thường xuyên diễn ra trong hoạt động của nhà quản lý Thông thường, nhà quản lý c¬ së dành từ 30 - 50% thời gian vào các cuộc họp và khoảng ½ số thời gian đó là họ phải thực hiện vai trò chủ trì các cuộc họp
Phân loại cuộc họp: họp nội bộ và họp liên ngành.
Cuộc họp nội bộ phòng giao dịch: họp giao ban thường kỳ, họp triển khai thực
hiện 1 nhiệm vụ mới, họp để nhận xét, đánh giá phân loại cán bộ : các cuộc họp này thường diễn ra tại đơn vị, nằm trong phạm vi điều chỉnh của nhà quản lý và dễ kiểm soát
Cuộc họp liên ngành: họp giao ban với Hội đoàn thể, họp Ban đại diện HĐQT,
họp theo yêu cầu của Huyện ủy, UBND huyện, các ngành, đoàn thể : các cuộc họp này thường diễn ra ngoài đơn vị, có thành phần phức tạp và vượt khỏi phạm vi điều chỉnh, kiểm soát của nhà quản lý
Để tổ chức thành công 1 cuộc họp với tư cách là người chủ trì, điều hành, nhà quản lý cần nắm vững 1 số nội dung cơ bản sau:
2 Kỹ năng soạn thảo văn bản
2.1 Khái niệm: Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động;
công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng
ngày 2.2 Các loại văn bản thường được sử dụng:
a Các văn bản có tính pháp quy:
- Nghị quyết: Là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua tại cuộc họp về
đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản
- Quyết định: Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể
hiện thành các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo
- Chỉ thị: Là văn bản nhằm truyền đạt các chủ trương, biện pháp quản lý, chỉ đạo
chung hoặc lệnh của cấp trên truyền cho cấp dưới Thường được thể hiện ngắn gọn dành cho các hoạt động tập trung
- Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ
thể về một lĩnh vực công tác nhất định
- Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ
và lề lối làm việc của một tổ chức
Trang 2- Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức (Thể lệ cuộc thi tìm hiểu ) thường được ban hành độc lập
hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất
b Các văn bản hành chính thông thường:
- Thông báo: Là văn bản truyền đạt kịp thời một quyết định hoặc kết quả sự việc
đã được tiến hành
- Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình
hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo
- Chương trình: Là văn bản để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp trong một
khoảng thời gian nhất định và công tác tổ chức thực hiện về một chủ trương công tác của cấp trên
- Hướng dẫn: Là văn bản giải quyết chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản
hoặc chủ trương của cấp cấp trên
- Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm
vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân
sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó
- Tờ trình: Là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề,
một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định
- Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về 1 kế hoạch, giải pháp, giải
quyết 1 nhiệm vụ, 1 vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Công văn: Là văn bản dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp
- Biên bản: Là văn bản ghi các ý kiến trong cuộc họp hoặc lập biên bản về một
sự kiện đặc biệt xảy ra
c Các loại giấy tờ hành chính:
- Giấy giới thiệu: Cấp cho đại diện được ủy quyền để liên hệ, giao dịch, giải
quyết công việc Thường dùng mẫu in sẵn
- Giấy chứng nhận: Cấp cho người đã hoàn thành chương trình, lớp tập huấn
hoặc đạt giải thưởng của tổ chức
- Giấy đi đường (Công lệnh): Cấp cho đại diện được đi công tác để liên hệ, giải
quyết công việc, chỉ đạo kiểm tra chương trình công tác nhằm xác định hoặc chứng nhận người đó đã đến địa điểm công tác Thường dùng mẫu in sẵn
3 Kỹ năng giao việc, phân công, bố trí lao động
3.1 Giao việc: Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và
công việc không thường xuyên Công việc thường xuyên là các công việc có tính lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện
a Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có
đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:
- Cách thức thực hiện
- Nguồn lực để thực hiện: Người, tiền, phương tiện, quy định nghiệp vụ
- Tần suất thực hiện
- Tốt hơn hết, hãy yêu cầu nhân viên ghi nhớ nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ
Trang 3b Đối với công việc không thường xuyên:
- Nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ/phiếu/giấy tờ giao việc
- Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc
- Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn
- Giải thích phương pháp thực hiện
Lưu ý khi phát sinh công việc không thường xuyên: Xác định công việc đó
có lặp lại trong tương lai hay không? Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên khi nó xuất hiện trong tương lai Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên
4 Kỹ năng động viên khuyến khích nhân viên
Khuyến khích là quá trình động viên và hướng dẫn để một người làm việc đạt được hiệu quả cao nhất
Nghiên cứu cho thấy trong khi các nhà lãnh đạo cho rằng nhân viên chỉ muốn những điều kiện vật chất hữu hỡnh (như lương cao, công việc ổn định, sự thăng tiến) thì trên thực tế đó lại không phải là những động lực thúc đẩy và hấp dẫn nhân viên nhất
Các nghiên cứu chỉ ra rằng ngoài các phần thưởng tài chính nhân viên muốn những điều sau: Được khen ngợi, Cảm giác được tham gia, Được giúp đỡ với những vấn đề cá nhân
Như vậy các nhà quản lý cần nhận thức: Khen ngợi việc làm tốt của nhân viên càng nhiều càng tốt; Cho nhân viên tham gia vào càng nhiều quyết định càng tốt; Thể hiện mối quan tâm giúp đỡ thực sự đối với nhân viên trong những trường hợp họ gặp khó khăn hoặc vướng mắc
Quy tắc khuyến khích:“Việc gì được giao, sẽ hoàn thành Việc gì đã được ghi nhận, sẽ làm tốt hơn Việc gì được KHEN THƯỞNG, sẽ làm tốt nhất”
-Câu 2/ Phân tích thực trạng đội ngũ CBCC của chính quyền địa phương Để nâng cao năng lực thực thi quyền hành pháp, anh (chị) cần đề xuất những giải pháp cải cách hành chính gì?
Đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC) có vai trò hết sức quan trọng trong xây dựng và hoàn thiện bộ máy chính quyền địa phương, trong hoạt động thi hành công vụ Hiệu lực, hiệu quả của bộ máy chính quyền các cấpnói riêng và hệ thông chính trị nói chung, xét đến cùng được quyết định bởi phẩm chất, năng lực và hiệu quả công tác của đội ngũ CBCC Vì vậy, việc nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC vững vàng về chính trị, văn hóa, có đạo đức lối sống trong sạch, có trí tuệ, kiến thức và trình độ năng lực để thực thi chức năng, nhiệm hiệm vụ theo đúng pháp luật, bảo vệ lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và phục vụ nhân dân là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Đảng, Nhà nước và cả hệ thống chính trị
Đảng và Nhà nước ta đã xác định công tác cán bộ là khâu quan trọng nhất, có ý nghĩa quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc, là khâu then chốt trong sự nghiệp cách mạng, là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào những thành công trong sự
Trang 4nghiệp đổi mới đất nước, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng khẳng định “ Cán bộ là những người đem chính sách của Đảng, của Chính phủ, giải thích cho dân chúng hiểu và thi hành Đồng thời đem tình hình của dân chúng báo cáo cho Đảng, cho Chính phủ hiểu rõ, để đặt chính sách cho đúng”
1 Thực trạng đội ngũ cán bộ của chính quyền địa phương hiện nay
*Kết quả đạt được
Đến nay cơ bản đội ngũ CBCC có trình độ chuyên môn, lý luận chính trị và năng lực để thực hiện các nhiệm vụ được giao, góp phần nâng cao các mặt công tác, khơi dậy được nguồn lực của nhân dân, nâng cao trình độ dân sinh, dân trí, dân chủ ở cơ sở, đời sống nhân dân được nâng lên đáng kể, góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng Đảng, chính quyền, đảm bảo an ninh, chính trị, quốc phòng ở các địa phương và trên địa bàn cấp xã
*Hạn chế:
Cùng với nhiều nỗ lực, cố gắng và sự quan tâm của các cấp, các ngành trong việc xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC thì hiện nay công tác cán bộ đối với đội ngũ CBCC vẫn còn những tồn tại, hạn chế nhất định, cụ thể:
-, một số CBCC trình độ, phẩm chất, năng lực chưa đáp ứng được yêu cầu của thực
tiễn
- trình độ các mặt của một số cán bộ còn quá thấp so với yêu cầu, nhiệm vụ,
- một số nơi vẫn còn tình trạng cán bộ đi học theo kiểu chạy bằng cấp, để đủ tiêu chuẩn
theo quy định; một số cán bộ chưa chịu khó học tập, rèn luyện, tác phong công tác, nề nếp làm việc chuyển biến chậm, cán bộ còn thiếu sáng tạo trong việc vận dụng đường lối, nghị quyết của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước để xây dựng nhiệm vụ chính trị của địa phương, nên chưa có những giải pháp tốt, mang tính đột phá trong thực hiện nhiệm vụ
- chất lượng CBCC còn thấp so với yêu cầu nhiệm vụ, một số nơi việc tuyên truyền, phổ
biến các chủ trương, đường lối, chính sách của cấp trên xuống cơ sở không kịp thời, đầy đủ; việc triển khai thực hiện nhiệm vụ của chính quyền cơ sở còn chậm; giải quyết công việc còn nhiều sai sót, dẫn đến việc khiếu nại, gửi đơn thư vượt cấp
- ở một số địa phương, một số CBCC hoạt động chưa thực sự dựa vào pháp luật, đôi khi
còn giải quyết công việc theo ý muốn chủ quan, việc ứng xử với nhân dân, với cộng đồng còn nặng về tập quán, thói quen, tình cảm, một số CBCC tư tưởng dao động, không dám làm việc trong những thời điểm “nóng”,… một số ít cán bộ thiếu tinh thần trách nhiệm với nhân dân, chưa thật sự tâm huyết với công việc, một số ít có biểu hiện suy thoái đạo đức, mất đoàn kết, cơ hội, bè phái, cục bộ gia đình, dòng họ đã làm giảm lòng tin của cán bộ và nhân dân
- một số CBCC tuy có trình độ nhưng năng lực các mặt còn hạn chế, đặc biệt là năng
lực, kỹ năng hành chính (thể hiện qua việc ban hành, tham mưu ban hành văn bản, xử lý tình huống hành chính, thực thi công vụ…); một số làm việc thụ động, cầm chừng, trách nhiệm không cao, không nắm rõ tình hình địa phương, tình hình công việc; một số ít có biểu hiện thiếu trách nhiệm, chưa thật sự quan tâm đến cơ sở
- một số CBCC (kể cả người đứng đầu cơ quan, đơn vị chưa sử dụng hiệu quả thời gian
làm việc; việc chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính có phần chưa nghiêm; trách nhiệm, tính tiên phong, gương mẫu của công chức là thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa phát huy đúng mức nên có phần ảnh hưởng đến phong cách, tác phong, lề lối làm việc của CBCC, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị
Trang 52 Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ
Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, công chức, là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Đảng, Nhà nước và cả hệ thống chính trị Để đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ trên thì làm tốt công tác cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC cơ sở, nhất là cán
bộ chủ chốt cơ sở là một nhiệm vụ cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế, yếu kém
đó và đáp ứng được yêu cầu mới đặt ra trong giai đoạn hiện nay Theo tôi, trong thời gian tới chúng ta cần thực hiệm một số giải pháp cơ bản sau đây:
- cần rà soát, tổng hợp đội ngũ CBCC không đạt tiêu chuẩn theo quy định, CBCC đạt
chuẩn về trình độ nhưng có độ tuổi cao, năng lực hạn chế chưa đủ điều kiện nghỉ hưu để xem xét từng trường hợp cụ thể;
- đề nghị cấp có thẩm quyền quy định chế độ tiền lương và định mức biên chế đối với
CBCC phù hợp với từng khu vực, vùng, miền và phân loại đơn vị hành chính các cấp;
đề xuất ban hành quy chế, chính sách thu hút cán bộ, sinh viên giỏi có trình độ Đại học, trên Đại học về công tác tại xã, phường;
- phối hợp thực hiện tốt việc bố trí, bổ nhiệm cán bộ; đặc biệt quan tâm và thực hiện tốt
công tác quy hoạch, bồi dưỡng và bổ nhiệm lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhà nước;
- thực hiện việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, giới thiệu bầu cử các vị trí cấp trưởng của các
cơ quan, đơn vị, tổ chức nhà nước phải đảm bảo yêu cầu về trình độ (Đại học trở lên, ưu tiên học chính quy), năng lực tốt và có trình bày đề án, kế hoạch hoặc giải pháp tốt phát triển ngành, lĩnh vực liên quan (điều kiện đặc biệt có thể miễn);
- đổi mới và nâng cao chất lượng đánh giá, phân loại CBCC; nâng cao vai trò, trách
nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc hướng dẫn, chỉ đạo, theo dõi, đánh giá đội ngũ CBCC; xây dựng kế hoạch, quy hoạch, làm tốt công tác quy hoạch CBCC; kiên quyết
xử lý đối với CBCC trì trệ, không hoàn thành nhiệm vụ, kịp thời thay thế, luân chuyển
và mạnh dạn đề bạt công chức trẻ có năng lực, đủ sức đảm đương nhiệm vụ theo yêu cầu mới;
- phối hợp thực hiện tốt công tác lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm đối với những
người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu hoặc phê chuẩn theo quy định
- xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCC, đảm bảo công
tác đào tạo, bồi dưỡng phải xuất phát từ quy hoạch, gắn với sử dụng, đúng với ngạch và chức danh cán bộ, chú trọng bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ và kinh nghiệm giải quyết những tình huống theo từng chức danh CBCC cụ thể Cử CBCC tham gia đào tạo;
- cụ thể hóa các quy định của từng địa phương, trung ương áp dụng vào tình hình cụ thể
ở địa phương để hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhà nước, Ủy ban nhân dân các cấp xây dựng quy chế làm việc, quy chế phối hợp với các tổ chức trong hệ thống chính trị cơ sở, nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới, nâng hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của đội ngũ CBCC;
- đổi mới mạnh mẽ, một cách đồng bộ tác phong và tư duy làm việc của các tổ chức
Đảng, chính quyền, mặt trận và toàn thể nhân dân, đặc biệt là ở cơ sở; kiên quyết loại trừ tư tưởng cục bộ, không ủng hộ cái mới, chậm chuyển biến, đổi mới phong cách lãnh đạo và nề nếp làm việc trì trệ của đội ngũ CBCC;
-cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về công vụ; mạnh dạn xử lý CBCC nhũng
nhiễu, hách dịch, gây khó khăn cho công dân
Hiến pháp năm 2013 được Quốc hội thông qua ngày 28/11/2013 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2014, đây là một sự kiện chính trị - pháp lý đặc biệt quan trọng, đánh dấu một
Trang 6bước tiến mới trong lịch sử lập hiến của nước ta Nhằm đổi mới mô hình tổ chức chính quyền địa phương, đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong thời kỳ mới, Hiến pháp mới đã quy định một cách khái quát và xác định nguyên tắc về mô hình tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương Việc nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC vững vàng
về chính trị, có đạo đức lối sống trong sạch, có trí tuệ, kiến thức và trình độ năng lực để thực thi chức năng, nhiệm hiệm vụ theo đúng pháp luật, bảo vệ lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và phục vụ nhân dân có vai trò hết sức quan trọng trong tiến trình xây dựng và hoàn thiện bộ máy chính quyền cơ sở, góp phần xây dựng thành công Luật Tổ chức chính quyền địa phương./